Trabalho - funções administrativas e tomada de decisão

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Universidade Federal de Viçosa 
Pensão Popular 
Teoria Vs. Prática 
HECK, Thales Silva 
Matrícula 71165 
Turma 6 
Concluído em Viçosa, 11 de Novembro de 2011. 
 
Thales Silva Heck 71165 EAM 2 | P á g i n a 
 
Introdução 
Durante uma das aulas de Teoria Geral da Administração (TGA), nos foi 
proposto à realização de um trabalho a respeito dos comércios viçosenses e como é 
realmente o andamento de uma empresa fora da teoria e dentro da prática diária, com 
problemas reais. 
A minha pesquisa foi feita em um estabelecimento de hospedagem, a Pensão 
Popular, localizada no centro de Viçosa-MG, onde a proprietária Sra. Maria Aparecida 
(Dona Cida) reside com seus familiares, filha e marido, e recebe hospedes de qualquer 
região com muita cautela e uma recepção calorosa a cada um. 
Durante a consulta aos livros que me cederam uma forte base teórica para que 
pudessem ser realizadas as perguntas à Dona Cida, tive o prazer de constatar alguns 
erros em minha concepção a respeito das principais funções administrativas, 
planejamento, direção, organização e controle, e sobre o método de tomada de 
decisões. 
Ao fim dessa experiência passei a ter uma noção melhor do verdadeiro 
funcionamento de uma empresa, dos seus problemas diários e das dificuldades que são 
enfrentadas no dia-a-dia. 
Enfim, ao decorrer da leitura do trabalho é possível entender melhor a 
contribuição de Dona Cida e sua pensão para a minha formação pessoal e crescimento 
profissional, porque por menor que seja o meu aprendizado é no cimento assentado na 
fundação que é feita uma boa estrutura para qualquer construção de qualidade, e a ela eu 
só tenho a agradecer. 
 
 
Thales Silva Heck 71165 EAM 3 | P á g i n a 
 
Histórico Empresarial 
Nome da empresa: Pensão Popular 
Razão social: não foi cedido. 
Endereço: Travessa João Carlos Bello Lisboa, nº02, Centro, Viçosa - Minas Gerais, 
CEP 36570-000. 
Ramo de atividade: hospedagem de pessoas. 
Nome do proprietário: Maria Aparecida Teixeira Maurílio. 
Número de funcionários: não possuí funcionários, apenas os familiares. 
 
 
 
Thales Silva Heck 71165 EAM 4 | P á g i n a 
 
Administração 
“A Administração se refere ao campo de atividades humanas que tem como 
finalidade fundamental a coordenação de um esforço em grupo para o desempenho das 
funções de planejamento, organização, direção e controle em relação a certos fatores 
básicos através de esforços motivacionais apropriados, de maneira que os vários 
objetivos do grupo e dos indivíduos que dele fazem parte sejam atingidos um grau 
ótimo, com eficiência ótima.” 
Josué Leitão e Silva – UFV 
 
 
Thales Silva Heck 71165 EAM 5 | P á g i n a 
 
 
Planejamento 
O planejamento é a função da administração responsável pela definição dos 
objetivos da organização e pela concepção dos planos que integram e coordenam suas 
atividades. O planejamento tem a dupla atribuição de definir o que deve ser feito, 
objetivos e como devem ser feitos. 
Os objetivos são resultados, propósitos, intenções ou estados futuros que as 
organizações pretendem alcançar. Já os planos são guias que indicam o que deve ser 
feito, especificando os recursos e as ações necessárias para alcançar os objetivos. 
Independentemente do nível hierárquico que ocupam, todos os 
administradores necessitam planejar suas ações. Enquanto os administradores de topo 
planejam os objetivos e a estratégia da organização, os gerentes de nível tático 
estabelecem as atividades de sua unidade e os supervisores definem objetivos e 
programas para seu grupo de trabalho. De qualquer maneira o planejamento é 
indispensável em todas as organizações e em todos os níveis organizacionais. Sem 
planejamento, as organizações andariam à deriva e sem rumo. 
O planejamento é a base de todas as outras funções da administração. Não 
seria possível organizar os recursos e a estrutura da empresa se não existissem 
objetivos e planos. Também não seria possível dirigir de maneira eficaz os membros 
organizacionais se o que se pretende alcançar não estivesse claro. Como se pode 
motivar uma pessoa se não estiver definido o que se pretende dela? Por último, é 
impensável controlar as atividades se não tiverem sido estabelecidos objetivos ou 
parâmetros de desempenho. 
Apesar de sua importância para a administração, o planejamento nem sempre 
é formalizado em documentos escritos. Principalmente em organizações pequenas, é 
comum existir um tipo de planejamento informal. Esse estilo é caracterizado por uma 
definição vaga dos objetivos. Além disso, não se apresenta na forma escrita e pode ser 
altamente mutável ou variável. Mas o mais importante mesmo é o planejamento 
formal, usado pela maioria das instituições, a fim de terem um objetivo a ser 
cumprido, e que todos os funcionários possam conhecer formalmente. 
O processo de planejamento faz os administradores se afastarem da rotina 
operacional e se concentrarem no futuro da organização. Concretamente, podem ser 
destacados as seguintes vantagens e benefícios do planejamento: 
 Proporciona senso de direção; 
 Focaliza esforços; 
 Maximiza a eficiência; 
 Reduz o impacto do ambiente; 
 Define parâmetros de controle; 
 Atua como fonte de motivação e comprometimento; 
 Potencializa o autoconhecimento institucional; 
 
Thales Silva Heck 71165 EAM 6 | P á g i n a 
 
 Fornece consistência. 
Tipos de planos 
Nível estratégico: feito pelos administradores de topo. 
 Foco na organização como um todo; 
 Forte orientação externa; 
 Orientação de longo prazo; 
 Objetivos gerais e planos genéricos. 
Nível tático: gerentes. 
 Foco em unidades ou departamentos da organização; 
 Orientação de médio prazo; 
 Definem as principais ações a empreender para cada unidade. 
Nível operacional: supervisores de 1ª linha. 
 Foco em tarefas rotineiras; 
 Definem procedimentos e processos específicos; 
 Objetivos especificam os resultados esperados de grupos ou 
indivíduos. 
 
 
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Organização 
A estrutura organizacional refere-se ao modo como as atividades de uma 
organização são divididas, organizadas e coordenadas. A descrição de Ernest Dale, na 
qual o processo de organização é composto de cinco etapas: 
1. Listar o trabalho que precisa ser feito para alcançar os objetivos 
da organização. Por exemplo, o objetivo de um hospital envolve tarefas que vão 
da compra de equipamentos e suprimentos até a contratação de pessoal e a busca 
de credenciamento, ou reconhecimento, por parte de várias organizações 
profissionais. 
2. Dividir a carga total de trabalho em tarefas que possam ser 
realizadas lógica e confortavelmente por indivíduos ou grupos. A isto chamamos 
de divisão do trabalho. 
3. Combinar as tarefas de modo lógico e eficiente. O agrupamento 
de empregados e tarefas é geralmente chamado de departamentalização. 
4. Criar mecanismos de coordenação. Esta integração dos esforços 
de indivíduos, grupos e departamentos facilita o alcance dos objetivos. 
5. Monitorar a eficácia da estrutura organizacional e fazer os ajustes 
necessários. 
A departamentalização, ou agrupamento de tarefas, pode ser facilmente 
representado num organograma, que também mostra os níveis de hierarquia gerencial e 
a cadeia de comando. Além disso, os organogramas mostram o alcance de gerência, que 
afeta a eficiência e a eficácia da tomada de decisões. 
Há vários sinais que indicam que o projeto organizacional de uma empresa não 
está funcionando. Os administradores podem repetidamente deixar de prever mudanças 
no ambiente de negócios, ou podem ser incapazes de se adaptara essas mudanças. 
Talvez, além disso, a informação certa deixe de chegar às pessoas certas na hora certa. 
Quando as empresas enfrentam esse tipo de problemas, é hora de repensar o projeto 
organizacional. 
 
 
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Direção 
É a função administrativa que tem por finalidade conduzir para o sucesso,para 
alcançar a performance, a empresa sob a responsabilidade administrativa. É, em última 
análise, operar a organização ou qualquer subdivisão da empresa, à medida que os 
planos administrativos vão sendo postos em prática. 
A direção é uma fase administrativa dinâmica em que o executivo se dirige para 
as metas pré-estabelecidas no planejamento, através de ordens, instruções ou outros 
meios, de modo a conduzir à execução do plano, corrigindo as imperfeições e/ou 
desvios indesejáveis. 
Emissão de ordens 
A função de dirigir, para sua completa e perfeita execução, apresenta certas 
fases, que devem merecer especial atenção do executivo: 
 Translação dos planos superiores: os planejamentos são 
geralmente globais; 
 Expectativa superior: consiste em ser confiada ao grupo ou equipe 
uma parte do planejamento a ser executado, para que haja compreensão 
apropriada do que se espera fazer técnica e humanamente; 
 Aptidões dos subordinados: aos chefes de setores, ou grupos cabe 
uma missão muito delicada, que é a de conhecer com bastante intimidade, a 
aptidão de cada um dos membros do seu grupo ou setor; 
 O papel do companheiro: o que ocorre dentro de cada setor ou 
grupo da empresa, de estar sob controle de modo que o papel desempenhado por 
um chefe, encontre receptividade, ou contrapartida de seu companheiro de 
empresa. 
Os planejamentos tem bem expressos os objetivos e os desejos da empresa 
para ser alcançado sua performance. 
Estes desejos e expectativas são transmitidos das camadas superiores da 
administração, às imediatamente inferiores, através de instruções, ordens e outros 
meios julgados necessários e convenientes. 
Ao receber esses elementos, os chefes de setores ou grupos, os transforma 
em menores parcelas e os faz aplicar ao seu setor ou grupo de tal modo, que o 
planejamento venha a ser executado. 
Esse trabalho administrativo requer uma certa sequência lógica, pelo fato de 
se constituir verdadeiro processo de direção que deve ser aplicado. Este processo 
pode ser apresentado sob as seguintes fases que o compõe: 
 Estabelecimento de unidade de trabalho: se diferem no grau de 
precisão de sua mensuração e na possibilidade de sua predeterminação; 
 
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 Seleção de indivíduo: capacidade para realizar o trabalho, 
considerações gerais do presente sobre as do futuro e efeito sobre as relações 
interpessoais e o moral. 
 Comunicação de atribuições: a negligência, má virtude que ocorre 
nos subordinados, determina que das atribuições sejam realizadas, na 
maioria, por escrito. 
 Autoridade para executar: a comunicação de atribuição deve 
sempre partir, escrita ou oralmente, da pessoa competente, assegurada pela 
estrutura da empresa e sua organização; 
 Descrição do que deve ser feito: as ordens quer escritas, quer 
orais, devem ser plenamente claras, pois só assim o trabalhos a ser realizado 
poderá sê-lo com a perfeição desejada. 
 Instruções sobre como deve fazer: as ordens sempre são 
puramente administrativas, grande número delas são técnicas, envolvendo 
conhecimentos novos. Nesses casos as ordens devem vir acompanhadas de 
instruções em grau maior ou menor, conforme o caso. 
 
 
Thales Silva Heck 71165 EAM 10 | P á g i n a 
 
Controle 
O controle é o esforço sistemático de geração de informações sobre a 
execução das atividades organizacionais, de forma a torná-las consistentes com as 
expectativas estabelecidas nos planos e objetivos. Basicamente, trata-se do processo 
que busca garantir o alcance eficaz e eficiente da missão e dos objetivos 
organizacionais. Para isso, o controle tem duas atribuições essências: o 
monitoramento de atividades, comparando o desempenho real com o planejado, e a 
correção de qualquer desvio significativo, caso se conclua que as atividades estão 
sendo executadas de tal forma que não conduzam ao alcance dos objetivos 
definidos. 
O controle é o último vínculo funcional do processo de administração, que é 
composto também pelas funções de planejamento, organização e direção. A função 
controle averigua se as atividades estão sendo executadas de forma a alcançar os 
objetivos e se estão sendo tomadas medidas corretivas sempre que isso não se 
verificar. 
Embora o controle seja a última função do processo administrativo, está 
longe de ser a menos importante. Sendo o último elo da cadeia desse processo, sua 
importância reside na capacidade de garantir que o ciclo administrativo se complete. 
Sem que haja o controle, todas as outras funções da administração perdem sua razão 
de existir. 
O controle também ajuda os administradores a monitorar as mudanças 
ambientais que afetam a organização em seu percurso e a sugerir mudanças que 
permitam alcançar os resultados e a sugerir mudanças que permitam alcançar os 
resultados desejados. 
Um sistema de controle 
Um sistema de controle eficaz garante que todas as atividades da 
organização sejam realizadas conforme o planejado. 
Em suma, o controle tem como função manter o sistema organizacional 
dentro de um padrão de comportamento previamente estabelecido. Busca, portanto, 
garantir a normalidade do sistema, identificando todo e qualquer desvio e 
permitindo sua rápida e efetiva correção. Para tanto, requer o suprimento de 
informações contínuas sobre o próprio sistema e seu padrão de comportamento. 
Esse padrão será o parâmetro de avaliação a ser considerado para medir se o 
desempenho do sistema está bom ou ruim. 
O controle por nível organizacional 
Estratégico: administradores de topo: 
 Grau de realização da missão, visão, estratégias e objetivos; 
 Forte orientação externa; 
 
Thales Silva Heck 71165 EAM 11 | P á g i n a 
 
 Foco no desempenho da organização como um todo. 
Tático: gerentes: 
 Foco no desempenho de unidades ou áreas funcionais da 
organização; 
 Preocupação com a articulação interna. 
Operacional: supervisores de 1ª linha: 
 Foco no desempenho de atividades e processos operacionais; 
 Preocupação com a eficiência e consumo de recursos. 
 
 
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Tomada de Decisão 
O administrador fica investido das mais graves responsabilidades e, portanto, 
deve passar a medir bem suas atitudes, porque estas vão ser decisivas, quaisquer que 
sejam. 
Ao enfrentar o problema, poderá escolher uma das seguintes alternativas: agir 
ou não agir. Quando decide pelo primeiro caso, pode fazê-lo logo: 
a) Com pleno conhecimento de causa; 
b) Sem necessidade de mais informações; 
c) Com maior ou menor flexibilidade. 
Por este motivo, cabe-lhe ter cautela e bastante reflexão sobre o que vai decidir, 
sendo aconselhável palmilhar o seguinte roteiro: 
1. Especificar bem as alternativas selecionadas, com o máximo de 
pormenores; 
2. Decidir fortemente sobre qual alternativa vai recair sua escolha 
definitiva; 
3. Verificar todas as decisões a serem tomadas para a solução do 
problema, na melhor ordem e sequência dos fatos. 
A eficiência do administrador é conhecida através das decisões que tomou. 
Admite-se que é eficiente, quando acerta em mais de 50% de suas decisões e, ao 
contrário, é ineficiente, quando seus erros atingem mais de 50%. 
 
 
Thales Silva Heck 71165 EAM 13 | P á g i n a 
 
Questionário 
1) Se tratando de uma pensão, como a Sra. Aparecida cria expectativas para 
futuros clientes, você sempre sabe que eles estão chegando, espera-os com tudo pronto 
ou é arrumado no instante da chegada? 
Espero com tudo pronto. 
2) Com relação aos alimentos, você oferece o café da manhã. As compras 
de leite, café e outros mantimentos são feitas todos os dias ou você cria um estoque? 
Crio um estoque para o café, o leite é comprado diariamente. 
3) Os objetivos financeiros são traçados no início do mês, a cada semana ou 
você não tem uma mensuração de quanto lucrará por cada período? 
São planejados os gastos prevendo mais ou menos a quantidade aproximada declientes mensais, porque eu já sei em média quantos virão. 
4) Você pensa nas ações rotineiras, ou já traça tudo o que tem que ser feito 
na semana? 
Nas rotineiras né. 
5) Alguém lhe ajuda a fazer as tarefas, algum empregado, ou é feito tudo 
pela senhora? 
Pois é, minha filha e meu marido me ajudam na maioria das coisas. 
6) Se existe alguém que lhe ajuda, como é feita a divisão das tarefas? 
De acordo com a necessidade. 
7) As ordens emitidas aos seus “funcionários” são bem explicadas, eles 
conseguem executá-las com precisão? 
Nem sempre, na maioria das vezes eu tenho que ficar em cima deles falando o 
que tem que ser feito. 
8) É feito algum tipo de controle mensal para analisar o andamento da 
pensão? 
 
Thales Silva Heck 71165 EAM 14 | P á g i n a 
 
Eu não. 
9) Ao serem detectados erros no andamento do estabelecimento, o que é 
feito? 
Se eu der conta meu marido arruma, senão eu chamo o especialista na área. 
10) Você mencionou a presença de sua família na pensão, local onde vocês 
todos moram, com relação à privacidade, afinal tem ou não tem? 
Não, não existe privacidade, os hospedes faltam deitar na minha cama. 
11) As decisões são tomadas de acordo com uma análise ou são espontâneas? 
Eu analiso a situação. 
12) O sistema adotado para tomar decisões importantes está funcionando ou 
necessita de mudanças? 
Tô precisando ganhar dinheiro, afinal sábado tem Marcha NicoLopes. 
 
 
Thales Silva Heck 71165 EAM 15 | P á g i n a 
 
Conclusão e Sugestões 
A respeito da teoria, puder perceber que nem sempre ela será aplicada 
corretamente na prática, afinal alguns comerciantes nem têm tal conhecimento e 
utilizam sua própria experiência para reger a empresa, motivo pelo qual muitos falem 
em pouco tempo, porém outros conseguem ter um sucesso inesperado e é por isso que 
afirmo que se todos seguissem a teoria, ou todos faliam, ou ninguém lucrava nada, ou 
todos eram muito ricos, o que é menos provável, afinal o mercado para sobreviver 
necessita de acertos e muitas falhas, para que o mesmo possa crescer e melhorar sempre. 
Na Pensão Popular foram identificadas algumas falhas em todas as funções 
administrativas citadas acima, por exemplo, não há um controle na empresa, os 
problemas são identificados diariamente, mas não existe um momento onde a Dona 
Cida senta para fazer uma análise do andamento da pensão para que seja feito um 
concerto nos erros detectados. 
Por fim, sugiro que Dona Cida procura uma unidade próxima do SEBRAE, e 
faça um curso para o aperfeiçoamento de suas técnicas administrativas e para que ela 
possa ter uma visão melhor e mais ampla em relação aos seus concorrentes e decisões a 
serem tomadas. 
 
 
Thales Silva Heck 71165 EAM 16 | P á g i n a 
 
Referência Bibliográfica 
Acervo bibliográfico da UFV, Biblioteca Central do campus Viçosa, todos 
encontram-se no 2º andar, na ala de chamada 658: 
 Introdução à Administração; SILVA,Josué Leitão; Viçosa-UFV 1970. 
 Teoria Geral da Administração; MOTTA, Fernando C. Prestes; 3ªEdição. 
 Administração; STONER, James A.F. & FREEMAN, Edward R.; 1985. 
 Administração, teoria e prática no contexto brasileiro; SOBRAL, Filipe 
& PECI, Alketa; 2008.