Buscar

pdf-190985-Aula 02-LIMPAJcurso-25185-aula-02-v3

Prévia do material em texto

!∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: >
<6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ
 
6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& % #∃ ∀%&
7. Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo – Operações de Arquivamento
∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀39
8. Modelos de Arquivos e Tipos de Pastas ∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀31
8.1 Material de Consumo ∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀31
9.Protocolo ∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀38
7.1. Setor de Protocolo∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀38
10. Avaliação e Destinação de Documentos∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀47
10.1. Análise, Avaliação, Seleção e Eliminação∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀47
10.2 Instrumentos de Destinação (Tabela de Temporalidade e Lista de Eliminação) ∀∀∀∀∀∀∀∀43
10.3 Código de Classificação ∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀44
10.4 Transferência e Recolhimento∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀46
11. QUESTÕES COMENTADAS ∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀48
12. Lista Completa de questões∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀ 594
12. Gabarito∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀ 517
13. Bibliografia ∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀ 513
 
1. Panorama da Aula 
PESSOAL! Fiz uma mudança no cronograma do curso! Coloquei apenas 4 aulas. Assim, se 
você baixou a aula 2 antes do dia 27/02, peço que faça um novo download. Essa aula aqui 
está mais completa e melhor ;). Vamos lá! 
Nessa aula veremos temas que são muito cobrados. Coloquei muitas questões para que 
você veja como o assunto é mais exigido. Veja que é quase impossível que você estude 
todo o universo de arquivologia. Por mais que as bancas chamem de “noções”, muitas 
vezes cobram temas pesados. Por isso, procure sempre raciocinar sobre a matéria e não 
decorar apenas. E também, por essa razão, incluo alguns termos no Mini-dicionário. É 
importante que estude com atenção. 
Bom, a aula é grande? Um pouco...Enfim, não adianta chorar ☺ 
!∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: >
<6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ
 
6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& ∋ #∃ ∀%&
Não se assuste com o tamanho! Ela está grande porque possui muitos exercícios e porque 
eu tentei detalhar muito algumas etapas de resolução de cada um, para evitar que você 
tenha muitas dúvidas nessa parte da disciplina. Você vai perceber que nem vai demorar 
tanto para estudar todo o conteúdo. 
As próximas aulas serão menores que essa aqui. Prometo! 
2.Dica de Coach 
 
Dica1: Tente não estudar por mais de duas horas seguidas a mesma matéria. E mais do 
que isso: nunca estude por matéria. Ou seja: não estude toda a disciplina A e depois migre 
para a B. Construa ciclos de estudos que façam com que haja uma alternância entre elas. 
Isso fará com que você sinta menos cansaço e consiga estudar mais horas líquidas (horas 
reais de estudos). 
Dica 2: Se estiver com dificuldade em algum termo ou conceito, anote-o na capa de seu 
material e releia-o sempre que for começar uma aula nova. Mesmo que esteja estudando 
a aula 4, volte e releia esses termos que você dificuldade nas aulas anteriores. Você verá 
que, ao usar os ciclos e sempre revisar os temas em que sentiu mais dificuldade em 
memorizar, eles naturalmente passarão a fazer parte da sua memória de longo prazo. O 
segredo é insistir e manter a constância. 
Dica 3: Se precisar saber como fazer marcação de texto diretamente no computador, 
usando rabiscos, círculos, setas e etc, veja os dois vídeos abaixo. 
https://www.youtube.com/watch?v=rp641jK1kR4 
https://www.youtube.com/watch?v= yI-t-waIP8 
3.Mini-dicionário de Arquivologia (MDA) – continuação. 
 
Antes de avançarmos, gostaria de adicionar mais alguns termos ao nosso “MDA” 
ACESSO: Possibilidades de consulta aos documentos de arquivos, as quais poderão variar 
em função de cláusulas restritivas (ainda estudaremos isso, mas já saiba que estudaremos 
a questão do sigilo). Nem sempre todos poderão ter acesso aos documentos. 
!∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: >
<6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ
 
6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& ( #∃ ∀%&
DEPÓSITO: Ato pelo qual arquivos ou coleções são colocados, fisicamente, sob custódia 
(guarda) de terceiros, sem que aconteça a transferência de posse ou propriedade. 
DOCUMENTO DE ARQUIVO: Aquele que, produzido e/ou recebido por uma instituição 
pública ou privada, no exercício de suas atividades, constitua elemento de prova ou de 
informação. Também pode ser classificado como documento de arquivo, aquele que for 
produzido e/ou recebido por pessoa física no decurso de sua existência. 
ITEM DOCUMENTAL: A menor unidade arquivística materialmente indivisível. É tipo um 
átomo da arquivologia ☺. 
UNIDADE DE ARQUIVAMENTO: O menor conjunto de documentos reunido de acordo 
com um critério de arranjo preestabelecido. Tais conjuntos, em geral, são denominados 
pastas, maços ou pacotilhas. 
JUNTADA: 1. Apensação ou anexação de um processo a outro. 2. Junção de documentos 
a um processo. Ou seja, é quando um processo é juntado a outro ou quando documentos 
são incluídos em um processo. 
APENSAÇÃO: Juntada, em caráter temporário, com o objetivo de elucidar ou subsidiar a 
matéria tratada, conservando cada processo a sua identidade e independência. 
ANEXAÇÃO: Juntada, em caráter definitivo, de documento ou processo a outro processo, 
na qual prevalece, para referência, o número do processo mais antigo. Trata ainda do 
mesmo assunto e da mesma pessoa. 
 
Note alguns termos importantes para facilitar a resolução de questões. 
 
[PERMANENTE ] [ANTECEDENTE] [+ ANTIGO] [MESMA PESSOA]" ANEXAÇÃO 
 [PROVISÓRIO] [PRECEDENTE] [RECENTE] [ PESSOAS DIFERENTES] " APENSAÇÃO 
Cuidado: a banca CESPE, por exemplo, usa essas definições para Apensação e Anexação. 
São definições do DBTA (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística). Por mais que 
haja outras definições e, no dia a dia elas não correspondam tanto à realidade, usem esses 
conceitos 
!∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: >
<6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ
 
6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& ) #∃ ∀%&
4. Classificação dos Arquivos e dos Documentos1 
 
Podemos classificar os arquivos em função de: 
• entidades mantenedoras 
• estágios de sua evolução (são as 3 idades) 
• extensão de sua atuação (abrangência) 
• natureza dos documentos 
 
Detalhe importante e cobrado em provas " De acordo com a entidade produtora, os 
arquivos são classificados em: 
• Públicos 
• Privados. 
É só lembrar que quem PRODUZ um arquivo, pode ser um “produtor” público ou privado. 
Um exemplo de arquivo público é o Arquivo Nacional (o mais citado em provas). 
Exemplos de arquivos privados são ainda mais fáceis, pois uma empresa privada pode ter 
um arquivo, pessoas físicas podem possuir arquivos, universidades, entreoutros. 
4.1Entidades Mantenedoras 
 
As instituições possuem características próprias. A Petrobras é bem diferente da Coca-
Cola, por exemplo. E isso se reflete nos arquivos. E em função dessas características 
individuais, seus arquivos gerados podem ser: 
• Públicos (federal, estadual, municipal) 
• Institucionais (igrejas, escolas...) 
• Comerciais (empresas, firmas) 
• Familiares ou pessoais 
4.2Abrangência (Extensão de sua atuação) 
 
O mais importante aqui é que saiba que existem arquivos centralizados e descentralizados. 
∀
∗++∃ ,∃−. /0#∃ ./.1∃2∃1 20− 0 30−∃ #∃ 45/06075. 8029−∃3,.6:
!∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: >
<6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ
 
6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& & #∃ ∀%&
Os arquivos descentralizados devem ficar perto do órgão operacional, por serem muito 
consultados. Isso é uma característica dos arquivos correntes. 
Esses arquivos podem até descartar documentos sem valor administrativo ou jurídico. 
Um exemplo é o arquivo setorial. 
Os arquivos Centralizados (centrais ou gerais) centralizam as atividades dos arquivos 
correntes. Eles recebem a produção de várias áreas dentro de uma organização. 
Exemplo: arquivo central ou arquivo intermediário. 
4.3Natureza dos Documentos 
 
A “Natureza dos Documentos” divide-se em duas: Arquivos Especiais e Arquivos 
Especializados 
É chamado de Arquivo Especial, aquele que tem sob sua guarda documentos de formas 
físicas diversas. Em um mesmo local você pode ter CD-ROM, disquete (!), discos, fitas, 
microformas (microfilme), slides e etc. 
Pense: é ou não especial um arquivo que possui documentos em formas físicas tão 
diferentes? Certamente que sim. 
Já o Arquivo Especializado não faz essa “mistureba” toda. Ele possui documentos 
decorrentes “da experiência humana num campo específico”, independentemente da 
forma física que apresentem. São arquivos de engenharia, arquivos médicos ou de 
imprensa, por exemplo. 
!∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: >
<6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ
 
6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& Ν #∃ ∀%&
 
→ Cartográficos: documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo 
representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia (mapas, plantas, 
perfis); 
 
→ Iconográficos: Fotografias, gravuras, diapositivos*, desenhos. São documentos em 
suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, com imagens fixas. 
Aqui você vê o diapositivo. Uma espécie de “Slide do powerpoint” do passado. 
Não se preocupe com sua história ou funcionamento. As bancas, quando o citam, 
não entram em detalhes, mas querem saber se você identifica que o diapositivo está 
classificado quanto ao gênero (sim) e se é um exemplo de documento iconográfico 
(sim). Bingo! Mais um ponto na prova. Lembre-se: estamos estudando a classificação 
quanto ao gênero dos documentos. Não perca isso de vista. 
 
→ Filmográficos: Filmes e fitas videomagnéticas – são documentos em películas 
cinematográficas e fitas magnéticas de imagem (tapes), conjugados ou não a trilhas 
sonoras, com bitolas e dimensões variáveis, contendo imagens em movimento. Esse 
é bem fácil de visualizar. 
 
→ Sonoros: discos e fitas áudio magnéticas – são documentos com dimensões e 
rotações variáveis, contendo registros fonográficos. Observe que fono está 
relacionado a som e você não terá problemas. 
 
→ Micrográficos: Rolo, 
microficha, jaqueta, cartão-janela – 
são documentos em suporte fílmico 
resultantes da microrreprodução de 
imagens, mediante utilização de 
técnicas específicas. Ronaldo, “peraí”! 
Jaqueta? Jaqueta nada mais é do que 
um material de plástico ou similar que 
envolve as microformas. Não se 
!∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: >
<6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ
 
6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& Ο #∃ ∀%&
preocupe tanto com o aprofundamento desses termos. Veja as questões, note como 
o tema é cobrado e você saberá exatamente o que deve priorizar. É assim que 
devemos estudar ;). 
→ Informáticos: esse aqui é que você mais conhece! São documentos produzidos, 
tratados ou armazenados em computador: disquete, disco rígido, memória flash ou 
disco ótico (CD, DVD), por exemplo. 
 
Quanto à Espécie: 
Vamos listar os documentos classificados quanto à espécie para que isso não fique solto, 
sem que você entenda. De novo: não decore! Procure ter uma visão geral sobre cada uma 
das classificações e tudo ficará mais fácil na hora da prova. Vamos lá: 
→ Atos Normativos: documentos relacionados à normatização das atividades. 
Exemplos: leis, decretos, estatutos, portarias. 
 
→ Atos de Correspondência: diretamente ligados aos atos normativos, pois os atos de 
correspondência é que viabilizam a execução deles. Imagine que no seu futuro 
trabalho como servidor, você veja que uma nova lei foi editada. Se você é o 
responsável por divulgar essa informação, poderá fazer essa comunicação por meio 
de um ato de correspondência, usando uma circular, por exemplo, para divulgar 
essa lei para toda a equipe. Outros exemplos: carta, ofício, memorando, notificação, 
alvará, telegrama, edital. 
 
→ Atos Enunciativos/opinativos: são os que esclarecem os assuntos visando 
fundamentar uma solução. Ex.: parecer, relatório, voto. 
 
→ Atos de assentamento (registro de fatos): trata-se do registro de fatos e ocorrências, 
usando-se: atas, termo, auto de infração, apostila. Então quando o Fiscal Ronaldo 
vê que existe uma fraude em uma empresa, a grosso modo, ele “assenta” uma multa 
(auto de infração), ou seja, ele registra um fato! E esse termo “apostila”? É um termo 
mais administrativo, ligado a uma informação que é acrescentada a um documento 
para alterá-lo oficialmente. 
!∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: >
<6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ
 
6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& ∀Π #∃ ∀%&
 
→ Atos comprobatórios: são os atos que comprovam os assentamentos, como as 
certidões, atestados e traslados, por exemplo. 
 
→ Atos de Ajuste: representados por acordo de vontade em que a Administração 
federal, estadual ou municipal é uma das partes. Exemplo: tratado, convênio, 
contrato. 
Quanto à Natureza do 
Assunto: 
Aqui vamos ver uma definição bem simplória, pois o tema está ligado à classificação de 
documentos. E é isso que você precisa saber agora. Quanto à natureza do assunto, temos 
como referência a Lei de Acesso a Informação (Lei 12.527/2011) que entrou em vigor em 
16/05/2012. Mas como já disse, o que você precisa aprender agora é isso aqui: 
→ Ostensivos: são documentos cuja divulgação não prejudica a administração. Não há 
restrição de acesso aos documentos. 
 
→ Sigilosos: como o nome indica, são documentos que possuem informações 
sensíveis e que não podem ser divulgadas antes de respeitados os prazos máximos 
de restrição de acesso. Só para você já ficar sabendo, são três os graus de sigilo: 
Reservado (até 5 anos), Secreto (até 15 anos) e Utrassecreto (até 25 anos). Muito 
cuidado com a palavra Confidencial! Essa classificação não existe mais!! 
 
 
!∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: >
<6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ
 
6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& ∀∀ #∃ ∀%&
Principais Aspectos da LAI, extraídas da CGU2: 
• Acesso é a regra, o sigilo, a exceção (divulgação máxima) 
• Requerente não precisa dizer por que e para que deseja a informação (não exigência de 
motivação) 
• Hipóteses de sigilo são limitadas e legalmente estabelecidas (limitação de exceções) 
• Fornecimento gratuito de informação,salvo custo de reprodução (gratuidade da 
informação) 
• Divulgação proativa de informações de interesse coletivo e geral (transparência ativa) 
• Criação de procedimentos e prazos que facilitam o acesso à informação (transparência 
passiva) 
A informação em poder dos órgãos e entidades públicas poderá ser classificada como 
ultrassecreta, secreta e reservada, com os seguintes prazos máximos de restrição abaixo: 
•Ultrassecreta: prazo de segredo - 25 anos (renovável uma única vez) 
•Secreta: prazo de segredo - 15 anos 
• Reservada: prazo de segredo - 5 anos 
Note que apenas os documentos classificados no grau ultrassecreto podem ser 
prorrogados. E apenas UMA única vez (25 anos + 25 anos, logo, prazo máximo de 50 anos) 
ATENÇÃO!!! 
Os prazos determinados pelo artigo 24 § 1º da LAI (12.527/2011) podem ser menores do 
que os estabelecidos. Cuidado com esse detalhe. 
Saiba que um documento classificado como ultrassecreto pode ter um prazo menor do 
que os 25 anos, de acordo com a própria LAI (12.527/2011). 
Base legal: 
Art. 24. A informação em poder dos órgãos e entidades públicas, observado o seu 
teor e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado, 
poderá ser classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada. 
§ 1º Os prazos máximos de restrição de acesso à informação, conforme a 
classificação prevista no caput, vigoram a partir da data de sua produção e são os 
seguintes: 
%
∆03,106.#015. Θ∃1.6 #. Ρ35Σ0:
!∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: >
<6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ
 
6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& %∀ #∃ ∀%&
ciências atingidos pela Humanidade. Foi um período de tanta produção que começou a 
haver dificuldades para se gerir, controlar tantos documentos. Nesse período surgiu a 
Teoria das 3 Idades e um novo conceito para Gestão de Documentos. 
A Lei 8.159/91, nossa amiga, define muito bem seu significado: 
Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e 
operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e 
arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou 
recolhimento para guarda permanente. 
 
Observe que ao se falar em Gestão Documental, estamos nos referindo aos arquivos das 
fases: 
• Corrente 
• Intermediária 
Agora já podemos falar das fases básicas da gestão de documentos. 
 
 
5. Gestão de Documentos 
Vamos começar a falar do assunto relembrando a definição de Documento, para então, 
estudarmos a Gestão deles. 
Documento: Registro de uma informação independentemente da natureza do suporte que 
a contém. 
Dessa forma, qualquer informação registrada em um suporte material que possibilite 
consultas, provas, estudos, pesquisa é um documento, pois comprova fatos, fenômenos e 
pensamentos do homem em determinado momento histórico. 
O documento pode ser um livro, um pendrive, um CD, uma planta (não, a samambaia não, 
aquelas plantas de edificações, etc. 
!∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: >
<6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ
 
6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& %% #∃ ∀%&
Vamos direto à doutrina, para não ter chance de erro. Vejamos as definições de Marilena 
Paes. 
Antes um alerta: não confunda as fases da gestão de documentos com a Teoria das 3 
idades. Elas são similares estão diretamente ligadas e o examinador vai tentar puxar seu 
tapete se você não ficar atento. 
Produção de Documentos (Primeira fase): 
Nome bem intuitivo. Busque sempre associar o nome, quando possível, a sua realidade. A 
produção de documentos trata da elaboração de documentos em função das atividades 
de um órgão ou setor. Nesta fase, o arquivista deve priorizar apenas os documentos 
fundamentais para a a atividade e administração da instituição e deve impedir que haja 
duplicação e emissão de vias desnecessárias. O arquivista tem função importante pois deve 
propor criação ou extinção de formulários e modelos; contribuir para a difusão de normas 
e informações necessárias ao bom desempenho organizacional e até propor consolidação 
de atos normativos ou atualizados com certa frequência. Deve ainda, apresentar estudos 
sobre a adequação e o melhor aproveitamento de recursos reprográficos e informáticos, 
ou seja, o objetivo é evitar perda de tempo no futuro com documentos duplicados ou que 
nem deveriam ser arquivados. 
 
 
Utilização de Documentos (Segunda fase) : 
Aqui partimos para a fase do Protocolo (Recebimento, Classificação, Registro, Distribuição, 
Tramitação), de Expedição e de organização e arquivamento em de documentos em fase 
corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação 
(empréstimo e consulta) e à recuperação de informações, indispensáveis ao 
desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou cientificas das instituições. 
Estudaremos algumas dessas etapas ainda nessa aula ;). 
Avaliação e Destinação de Documentos (Terceira fase): 
Costuma ser considerada a fase mais complexa, pois depende de capacidade analítica, já 
que é necessária a avaliação e análise dos documentos acumulados nos arquivos, com fins 
!∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: >
<6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ
 
6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& %Ν #∃ ∀%&
1. Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois, o 
prenome. 
Exemplo: 
João Barbosa 
Pedro Álvares Cabral 
Maria Luísa Vasconcelos 
 
Arquivam-se: 
Barbosa, João 
Cabral, Pedro Álvares 
Vasconcelos, Maria Luísa 
 
Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do 
prenome. 
Exemplo: 
Aníbal Teixeira 
Marilda Teixeira 
Paulo Teixeira 
Vitor Teixeira 
Arquivam-se: 
Teixeira, Aníbal 
Teixeira, Marilda 
Teixeira, Paulo 
Teixeira, Vítor 
 
2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não 
se separam. 
Exemplo: 
Camilo Castelo Branco 
Paulo Monte Verde 
Heitor Villa-Lobos 
!∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: >
<6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ
 
6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& %Ο #∃ ∀%&
 
Arquivam-se: 
Castelo Branco, Camilo 
Monte Verde, Paulo 
Villa-Lobos, Heitor 
 
3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra dos 
sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo. 
 
Exemplo: 
Waldemar Santa Rita 
Luciano Santo Cristo 
Carlos São Paulo 
 
Arquivam-se: 
 
Santa Rita, Waldemar 
Santo Cristo, Luciano 
São Paulo, Carlos 
 
4. As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de 
sobrenomes iguais. 
Exemplo: 
J. Vieira 
Jonas Vieira 
José Vieira 
 
Arquivam-se: 
Vieira, J. 
Vieira, Jonas 
Vieira, José 
!∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: >
<6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ
 
6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& ∋Π #∃ ∀%&
 
5. Os artigos e preposições, tais como o, de, da, do, e, um, uma não são considerados!! 
(ver também a regra 9) 
 Exemplo: 
Pedro de Almeida 
Ricardo d’ Andrade 
Lúcia da Câmara 
Arnaldo do Couto 
 
Arquivam-se: 
Almeida, Pedro de 
Andrade, Ricardo d’ 
Câmara, Lúcia da 
Couto, Arnaldo do 
 
6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto, 
Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são 
considerados na ordenação alfabética! 
 
Exemplo: 
Antônio Almeida Filho 
Paulo RibeiroJúnior 
Joaquim Vasconcelos Sobrinho 
Henrique Viana Neto 
 
Arquivam-se: 
Almeida Filho, Antônio 
Ribeiro Júnior, Paulo 
Vasconcelos Sobrinho, Joaquim 
Viana Neto, Henrique 
 
!∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: >
<6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ
 
6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& ∋∀ #∃ ∀%&
Obs.: Os graus de parentesco só são considerados na alfabetação quando servirem de 
elemento de distinção. No exemplo abaixo, você nota que seria necessário criar uma 
diferenciação, já que todos os prenomes eram iguais a Jorge de Abreu. Note que houve 
uma ordem de posição no arquivamento! 
 Exemplo: 
Jorge de Abreu Sobrinho 
Jorge de Abreu Neto 
Jorge de Abreu Filho 
 
Arquivam-se: 
Abreu Filho, Jorge de 
Abreu Neto, Jorge de 
Abreu Sobrinho, Jorge de 
 
7. Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome 
completo, entre parênteses. 
 
 Exemplo: 
Ministro Milton Campos 
Professor André Ferreira 
General Paulo Pereira 
Dr. Pedro Teixeira 
 
Arquivam-se: 
Campos, Milton (Ministro) 
Ferreira, André (Professor) 
Pereira, Paulo (General) 
Teixeira, Pedro (Dr.) 
8. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, exceto nos casos 
de espanhóis e orientais (ver também regras 10 e 11 para entender melhor ;) 
 
!∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: >
<6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ
 
6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& ∋% #∃ ∀%&
 Exemplo: 
Georges Aubert 
Winston Churchill 
Paul Muller 
Jorge Schmidt 
 
Arquivam-se: 
Aubert, Georges 
Churchill, Winston 
Muller, Paul 
Schmidt, Jorge 
9. As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais 
comum é considerá-las como parte integrante do nome quando escritas com letra 
maiúscula. 
 
 Exemplo: 
Giulio di Capri 
Esteban De Penedo 
John Mac Adam 
Gordon O`Brien 
 
Arquivam-se: 
Capri, Giulio di 
De Penedo, Esteban 
Mac Adam, John 
O`Brien, Gordon 
 
10.Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde 
ao sobrenome de família do pai. (atenção, pois foge à regra a qual estamos 
acostumados) 
 
!∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: >
<6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ
 
6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& ∋∋ #∃ ∀%&
 Exemplo: 
Arquivam-se: 
José de Oviedo y Baños 
Francisco de Pina de Mello 
Angel del Arco y Molinero 
Antonio de los Ríos 
 
Arquivam-se: 
Arco y Molinero, Angel del 
Oviedo y Baños, José de 
Pina de Mello, Francisco de 
Ríos, Antonio de los 
11.Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são registrados como se 
apresentam, ou seja, da mesma forma. É o mais fácil ;) 
Exemplo: 
Chun Li 
Al Ben-Hur 
Ryu Akuma 
Edomondo Honda 
 
Arquivam-se: 
Al Ben-Hur 
Chun Li 
Edomondo Honda 
Ryu Akuma 
 
12.Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser 
transcritos como se apresentam, não se considerando, porém, para fins de 
ordenação, os artigos e preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a 
ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome. 
 
!∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: >
<6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ
 
6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& ∋( #∃ ∀%&
Exemplo: 
Estratégia Concursos 
Trump Towers 
The Library of Congress 
A Colegial 
Barbosa Santos Ltda. 
 
Arquivam-se: 
Barbosa Santos Ltda. 
 
Colegial (A) 
Estratégia Concursos 
Library of Congress (The) 
Trump Towers 
 
13.Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias e assemelhados " 
os números arábicos, romanos, ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, 
entre parênteses. 
Exemplo: 
II Conferência de Pintura Moderna 
Quinto Congresso de Geografia 
3 Congresso de Geologia 
 
Arquivam-se: 
Conferência de Pintura Moderna (II) 
Congresso de Geografia (Quinto) 
Congresso de Geologia (3) 
6.2 Método Geográfico 
 
!∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: >
<6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ
 
6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& ∋) #∃ ∀%&
O método Geográfico é do sistema direto (assim como o alfabético). E, relembrando, é 
considerado direto porque a busca é feita diretamente ao documento. Esse método é o 
mais usado quando o principal elemento a ser considerado em um documento é a 
PROCEDÊNCIA ou LOCAL. 
 
As melhores ordenações geográficas são: 
• Nome do estado, cidade e correspondente 
• Nome da cidade, estado e correspondente 
 
1)Nome do estado, cidade e correspondente – quando o arquivo é organizado por 
estados, as CAPITAIS devem ser alfabetas em primeiro lugar, por estado, 
INDEPENDENTEMENTE da ordem alfabética em relação às demais cidades, que deverão 
estar dispostas após as capitais. 
Imagine uma pasta que usa o método geográfico (sistema direto) e ordenada por Nome 
do estado, cidade e correspondente. 
 
Ex. Organização de pasta por estado do Rio de Janeiro: 
(1) Rio de Janeiro (capital) 
(2) Campos 
(3) Nova Iguaçu 
(4) Petrópolis 
(5) Teresópolis 
(6) Xerém 
Viu como, excetuando a capital (Rio de Janeiro), todas as cidades estão em ordem 
alfabética? Não, então olhe de novo. 
 
2)Nome da cidade, estado e correspondente – quando o arquivo é organizado por 
cidade e não o estado, seremos “tradicionais, ou seja, usar a ordem alfabética por 
cidades, sem privilégio para capitais. 
 
Ex. Organização de pasta por cidades: 
!∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: >
<6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ
 
6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& (% #∃ ∀%&
Vamos montar um exemplo para clarear o método ideográfico. 
Imagine uma instituição com alguns ASSUNTOS que justifiquem a organização dos 
documentos por esse método. 
 
Pagamento de bônus 
Desligamento de pessoal 
Investimentos em treinamento 
Anúncios 
Pagamento de impostos 
Manutenção Predial 
Investimento em Ações 
Conserto de elevadores 
Propaganda 
 
Acima, já percebemos que há uma organização por assunto, ou seja, a empresa está 
usando o método Ideográfico (ou por assunto). 
Vamos para a próxima etapa: o método Ideográfico Alfabético Dicionário (olhe no 
esquema). Nesse formato, a classificação ficará similar a um dicionário, por isso ele tem 
esse nome. Assim, vamos reorganizar a lista acima usando a ordem alfabética. Perceba! 
Anúncios 
Conserto de Elevadores 
Desligamento de pessoal 
Investimento em Ações 
Investimentos em treinamento 
Manutenção Predial 
Pagamento de bônus 
Pagamento de impostos 
Propaganda 
!∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: >
<6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ
 
6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& (( #∃ ∀%&
Vamos usar os mesmos exemplos para o arquivamento pelo método Ideográfico 
Numérico. Comecemos pelo Duplex. 
Vejamos como o DTBA (Dicionário de Arquivologia) define o Duplex: 
Método de ordenac6ão que tem por eixo a distribuic6ão dos documentos em 
grandes classes por assunto, numeradas consecutivamente, que podem ser 
subdivididas em classes subordinadas mediante o uso de números 
justapostos com trac6os de união. 
 
Depois que você aprende o anterior, esse, o Duplex, é fácil. Basta numerar, como 
demonstro abaixo: 
 
1-FINANCEIRO 
1-1 Investimento em Ações1-2 Pagamento de impostos 
2 - MANUTENÇÃO 
2-1 Conserto de elevadores 
2-2 Manutenção Predial 
3- MARKETING 
3-1 Anúncios 
3-2 Propaganda 
4 - RECURSOS HUMANOS 
4-1Desligamento de pessoal 
4-2 Investimentos em treinamento 
4-3 Pagamento de bônus 
 
Para fechar o método Ideográfico (ou por assunto)! Falemos do DECIMAL. Esse é bem 
diferente dos outros. Não é tão simples, mas basta você saber sua definição. Foi um 
método criado por Dewey em 1876. Ele separa cada assunto em 10 classes, depois mais 
10 subclasses e, a seguir, divisões, grupos, subgrupos, subseções, etc. Apesar de tantas 
!∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: >
<6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ
 
6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& () #∃ ∀%&
divisões, a expansão das classes é finita, ao contrário do Duplex, que pode ser eternamente 
aumentado. 
Vejamos a definição do DBTA: 
Método de ordenac6ão que tem por eixo um plano prévio de distribuic6ão dos 
documentos em dez grandes classes, cada uma podendo ser subdividida em 
dez subclasses e assim por diante 
6.5 Unitermo 
 
Nada mais é do que a indexação por termos simples extraídos do documento. Também é 
conhecida como método unitermo. 
 
 
6.6 Métodos Padronizados 
 
São métodos pouco cobrados em provas de nível médio e em provas que não são 
específicas para formação em arquivologia. O importante é apenas saber que existem e 
suas características básicas. Não invista muito tempo em seu estudo, pois o custo 
benefício, atualmente, é muito baixo. 
6.6.1 Variadex 
 
Método de ordenação que tem por eixo as letras do alfabeto representadas por cores 
diferentes. 
6.6.2 Automático 
É utilizado para arquivamento de nomes. Combina letras, cores e números. Um detalhe 
importante: é usado para arquivar nomes, mas deve-se evitar acumular pastas de 
sobrenomes iguais. Não é utilizado nos arquivos brasileiros. 
!∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: >
<6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ
 
6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& )∀ #∃ ∀%&
 
→ INSPEÇÃO: consiste no exame do documento para verificar se ele realmente se 
destina ao arquivamento, se possui anexo e se a classificação atribuída será alterada 
ou mantida. Nem sempre os documentos são encaminhados ao arquivo para serem 
arquivados. Pode acontecer de serem enviados ao Arquivo para serem anexados ou 
apensados a outros ou, simplesmente, de fornecerem uma informação 
 
→ ESTUDO: É a leitura atenta de cada documento para verificar a entrada3 que deverá 
ser atribuída a ele, assim como verificar a existência de antecedentes e a 
necessidade de referências cruzadas. 
→ CLASSIFICAÇÃO: Depois que o estudo do documento é concluído, o arquivista 
passa para essa etapa. Nela ocorre a determinação da entrada e das referências 
cruzadas que serão atribuídas a ela. A classificação é responsável pela interpretação 
dos documentos. Logo, não é qualquer um que pode fazer isso. O profissional 
precisa conhecer bem o funcionamento e estrutura da instituição. Como reforça 
Paes, o todos os documentos de, para, ou sobre uma pessoa, assunto ou 
acontecimento, devem estar classificados sob o mesmo título e arquivados juntos, 
formando uma unidade de arquivamento, ou seja, um dossiê. A classificação é uma 
atividade intelectual (grave isso) 
→ CODIFICAÇÃO: Ela reduz o tempo de ordenação e facilita o arquivamento e 
localização. Funciona assim: o arquivista apõe, ou seja, inclui, nos documentos, os 
símbolos correspondentes ao método de arquivamento adotado, usando: letras, 
números, letras e números e cores. 
→ ORDENAÇÃO: é a disposição dos documentos de acordo com a classificação e a 
codificação recebidas. Na ordenação os documentos podem ser organizados em 
escaninhos, pilhas ou classificadores, enquanto as fichas devem ser separadas por 
guias. A ordenação serve para agilizar o arquivamento, minimizando a possibilidade 
de erros. Além disso, estando ordenados adequadamente, será possível manter 
reunidos todos os documentos referentes a um mesmo assunto, organizando-os 
previamente para o arquivamento. OU seja, a organização traz duas grandes 
vantagens: agiliza e racionaliza o trabalho de arquivamento. A ordenação é uma 
atividade intelectual (grave isso) 
∋
β03,0 #∃ ∃3,1.#. #∃ 9−. 935#.#∃ #∃ #∃+215ΥΣ0 ∃− 9− Α3#52∃:
!∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: >
<6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ
 
6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& )% #∃ ∀%&
→ GUARDA DE DOCUMENTOS: É o arquivamento! É a guarda do documento no local 
devido (pasta suspensa, prateleira, caixa), de acordo com a classificação dada. Nesta 
fase deve-se ter muita atenção, pois um documento arquivado erroneamente 
poderá ficar perdido, sem possibilidades de recuperação caso venha a ser 
requisitado no futuro. O arquivamento é uma operação física, ou seja, não é uma 
atividade intelectual. É só pensar que é uma atividade mais “braçal”. 
 
8. Modelos de Arquivos e Tipos de Pastas 
 
O que diferencia os tipos de arquivamento é a posição em que as fichas e documentos 
estão dispostos e não a forma dos móveis, portanto, são dois tipos de arquivamento: 
horizontal e vertical. 
No tipo vertical, os documentos ou fichas são dispostos uns atrás dos outros, permitindo 
uma consulta rápida, sem necessidade de manipular ou remover outras fichas ou 
documentos. 
No tipo horizontal, os documentos ou fichas são colocados uns sobre os outros e 
arquivados em caias, escaninhos ou estantes. Esse tipo de arquivamento é muito usado 
para desenhos, mapas, plantas, assim como nos arquivos permanentes. 
 
8.1 Material de Consumo 
 
Material de consumo é o que sofre desgaste a curto ou médio prazo. São as fichas, guias, 
pastas, tiras de inserção e outros. Vamos aprender algumas definições, extraídas da maior 
referência na disciplina, Marilena Leite Paes. 
FICHA – é um retângulo de cartolina, grande ou pe,queno, liso ou pautado, usado para o 
registro das informações. 
!∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: >
<6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ
 
6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& )Ο #∃ ∀%&
Bom, essa é a hora de você ver se aprendeu mesmo os conceitos da aula 1, sobre a Teoria 
das 3 Idades. Lembra da fase Corrente? Pois é! É nela em que precisamos de rápido acesso 
aos documentos e eles precisam estar próximos. Então... a atividade de protocolo está 
diretamente relacionada à fase Corrente dos arquivos. 
Resumidamente, já podemos ver algumas das atividades do Protocolo: 
→ Receber a correspondência (ECT, malotes, balcão) 
→ Separar a correspondência oficial da particular. 
→ Distribuir a correspondência particular. 
→ Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso. 
→ Abrir a correspondência ostensiva 
→ Colocação de carimbo ou etiqueta de protocolo, com data e hora do recebimento, 
ao menos. 
→ Elaboração de resumo do assunto 
→ Encaminhamento à pessoa ou órgão destinatário. 
Obs. Cuidado! Pode parecer que um órgão público não seja obrigado a distribuir as cartas 
particulares de seus servidores. Mas é sim. O setor de protocolo deve fazer essa 
distribuição, mas não deve fazer o registro dessa carta. Ou seja, se o Superintendente do 
INSS está recebendo uma carta de amor, isso não precisa ficar registrado no setor de 
protocolo. Basta entregar a cartinha para ele ;). Como se alguém ainda enviasse cartinhas 
de amor, não é verdade? Voltemos ao que interessa! 
!∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: >
<6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0ΚΛ
 
6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& &∀ #∃ ∀%&
trabalho é mais importante que outro quando ele ganha a “capa verde”. Significa que ele 
sofreu uma “autuação” um expediente normal, regular, virou um processo. 
→ Classificação 
É quando o Protocolo analisa o documento para saber seu assunto. Isso é feito para que 
haja a correta classificação dos documentos de acordo com o plano de classificação da 
instituição. Mas como saber o assunto de um documento? Só abrindo, não é verdade?! É! 
Isso mesmo! A correspondência será aberta pelo Setor de Protocolo. Mas fiquem calmos! 
Se for um documento sigiloso ou particular, ninguém vai abrir nada. Os documentos 
confidenciais, naturalmente, só podem ser abertos por seus destinatários. Imagine um 
funcionário do Protocolo abrindo um documento com dados estratégicos dirigido ao 
Presidente da Petrobras. Não faria sentido. 
Se houver expressões como: RESERVADO, PARTICULAR, CONFIDENCIAL ou 
semelhantes, o setor de protocolo não deve abrir a correspondência. 
→ Expedição/Distribuição 
Essa é fácil e o nome diz quase tudo. Trata-se de enviar o documento ao seu destinatário. 
Só fiquem atentos a uma diferença que as bancas adoram. 
Distribuição – quando é INTERNA. 
Expedição – quando é EXTERNA 
Veja que não há como errar! Se reparar no início de Expedição e no início de Externa, vai 
saber essa e vai lembrar que Distribuição está relacionada à distribuição Interna, por 
exceção. Ou vai lembrar por observar que a palavra “distribuição” possui um monte de “I” 
(3 no total). Gostou do bizu? ☺ 
→ Controle da 
Tramitação/Movimentação 
Para a definição de Tramitação, vamos pegar uma cola do DBTA (Dicionário de 
Arquivologia): 
!∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: >
<6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ
 
6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& &( #∃ ∀%&
10. Avaliação e Destinação de Documentos 
Já sabemos que alguns documentos possuem valor temporário e outros, valor permanente 
(esses não podem ser eliminados). De acordo com (Paes, 1997): 
Há documentos que frequentemente são usados como referencia, há outros aos 
quais se faz referencia com menos frequência ou quase não são usados e ainda 
existem aqueles que, após a conclusão do assunto, não sofrem nenhum uso ou 
referencia. 
E por causa das diferenças citadas por Paes, em função do valor e frequência é que deve 
haver um cuidado estudo da avaliação, seleção e eliminação de documentos. 
10.1. Análise, Avaliação, Seleção e Eliminação 
Essa sequência de operações (análise, avaliação, seleção e eliminação) consiste no 
estabelecimento de do prazo de vida dos documentos, afinal, não faz sentido que uma 
organização mantenha todos os documentos que produz para “toda a eternidade”, 
concorda? Alguns deverão ir para o lixo, por exemplo. 
O valor de um documento é medido pelas possibilidades e finalidades que ele pode trazer 
e também pelo tempo de duração (vigência) dessas finalidades. Em relação ao valor, os 
documentos podem ser: 
Permanentes Vitais: devem ser conservados indefinidamente por serem vitais para a 
instituição. 
Permanentes: Devem ser conservados indefinidamente devido às informações que 
contêm. 
Temporários: quando existe uma data limite que dá fim ao valor do documento. 
A eliminação não pode ser feita de qualquer forma e nem pode se limitar a datas rígidas. 
Os prazos são importantes como um parâmetro, mas há que se observar os valores que 
são atribuídos aos documentos, em função de seu conteúdo e as informações que ele 
carrega. Nunca serão importantes para essa tomada de decisão, a apresentação física ou 
a espécie documental a que ele pertença. 
!∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: >
<6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ
 
6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& &) #∃ ∀%&
10.2 Instrumentos de Destinação (Tabela de Temporalidade e Lista de Eliminação) 
Os instrumentos de Destinação são os atos normativos elaborados pelas comissões de 
análise, nos quais são fixadas as diretrizes quanto ao tempo e local de guarda dos 
documentos. Vamos ver os dois instrumentos agora, começando pela Tabela de 
Temporalidade. 
 Tabela de Temporalidade 
Uma definição bem objetiva é a do DBTA (Dicionário Brasileiro de Terminologia 
Arquivística): 
A tabela de temporalidade é um instrumento de destinação aprovado por autoridade 
competente, que determina prazos e condições de guarda, tendo em vista a transferência, 
recolhimento, descarte ou eliminação de documentos. 
Mas vamos um pouco além. Os prazos e condições estão relacionados aos arquivos 
correntes e/ou intermediários recolhidos aos arquivos permanentes e definindo os critérios 
para microfilmagem e eliminação. 
A tabela de temporalidade só pode ser utilizada depois que for aprovada pela autoridade 
competente. Essa aprovação deve trazer as descrições claras dos documentos para se 
evitar a eliminação ou classificação indevida. 
É interessante saber que a tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico 
resultante da avalição, que tem como objetivos definir prazos de guarda e destinação de 
documentos, com o objetivo de garantir o acesso à informação a quem necessitar dela. De 
acordo com o CONARQ4: 
Sua estrutura básica deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais 
produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de suas atividades, os 
prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, a destinação final – eliminação 
ou guarda permanente –, além de um campo para observações necessárias 7 sua 
compreensão e aplicação. 
Vejamos uns exemplos referentes à temporalidade, extraídos de Paes. 
→ Folha de Pagamento: considerando que a aposentadoria ocorre aos 35 anos de 
serviço, as folhas de pagamento serão microfilmadas e conservadas no arquivo 
intermediário pelo prazo de, no mínimo, 40 anos. 
(
Λ,,/ςςφφφ:+57.:.1=95>03.2503.6:70>:Ψ1ς5−.7∃+ς/9Ψ652.20∃+ς22,,γ−∃50:/#≅
!∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: >
<6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ
 
6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& && #∃ ∀%&
→ Cartões de Ponto: conservar por sete anos no serviço de pessoal, ou no arquivo 
Intermediário, eliminando em seguida, uma vez que os créditos trabalhistas 
prescrevem em cinco anos, no curso do contrato de trabalho. NO caso de rescisão 
de contrato, o empregado poderá reclamar até o limite de dois anos os créditos não 
prescritos no decorrer do contrato. 
 Lista de Eliminação 
É uma relação específica de documentos a serem eliminados em uma única operação e 
que necessita ser autorizada pela autoridade competente. 
 Os documentos podem ser eliminados quando: 
→ os seus textos estiverem reproduzidos em outros ou que tenham sido impressos em 
sua totalidade 
→ os originais estão conservados, suas cópias podem ser eliminadas. 
→ São apenas formais, como convites; 
→ Documentos obsoletos e que não tenham mais importância para a administração. 
Depois de a eliminação de documentos ser determinada, devem ser preparados os termos 
de eliminação correspondentes. A eiminacao , segundo (Paes, 1997.0p. 109) deve ser 
racional. Os processos mais indicados são: a fragmentação, a maceração, a alienação por 
venda ou doação. Paes informa que aincineração não deve ser mais utilizad, por não 
permitir a reciclagem dos papéis e por causa da poluição gerada. 
10.3 Código de Classificação 
 
De acordo com o Arquivo Nacional, o código de classificação de documentos de arquivo 
é um instrumento de trabalho utilizado para classificar quaisquer documentos produzidos 
ou recebidos por uma instituição no exercício de suas atividadese funções. 
Veja como a banca CESPE define esse tema: 
A atividade arquivística de classificação atribui ao documento um código 
representativo do seu conteúdo informativo. 
A classificação por assuntos serve para agrupar documentos sob um mesmo tema, como 
forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relativas à: 
!∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: >
<6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ
 
6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& &; #∃ ∀%&
• Avaliação 
• Seleção 
• Eliminação 
• Transferência 
• Recolhimento e Acesso 
É importante saber que a classificação dos documentos define a organização física dos 
documentos arquivados, constituindo-se em um referencial básico para sua posterior 
recuperação. 
 Plano de Classificação 
O Plano de Classificação, de acordo com o DBTA é o esquema de distribuição de 
documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamentos específicos, elaborado 
a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e análise do arquivo por ela 
produzido. 
10.4 Transferência e Recolhimento 
A primeira grande seleção de papéis deve ocorrer no arquivo corrente, no momento de 
sua transferência para o arquivo intermediário ou recolhimento para o arquivo permanente. 
A eliminação deve ser feita com muito cuidado. 
É muito importante relembrar que os os documentos que estão no arquivo intermediário 
ou permanente ainda possuem valor, afinal, se não o tivessem, já teriam sido eliminados, 
destruídos, vendidos... 
A transferência (passagem dos documentos dos arquivos correntes para os intermediários) 
e o recolhimento (transferência para os arquivos permanentes) são realizados em função 
da frequência de uso e não pelo valor que o documento possui! 
A transferência dos documentos do arquivo corrente para o intermediário e o recolhimento 
para o permanente visam a racionalização do trabalho, facilitar o trabalho e a localização 
de documentos, pois libera espaço e economiza recursos materiais. 
É importante ressaltar que é possível um documento passar diretamente da fase corrente 
(1° idade) para a fase permanente (3° idade). Fique ligado (a) ;). 
!∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: >
<6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ
 
6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& ∀%( #∃ ∀%&
 c) produção de documentos. 
 d) utilização de documentos. 
 e) difusão de documentos. 
 
12. Gabarito 
 
1. Errada 
2. Certa 
3. Certa 
4. Certa 
5. Certa 
6. Errada 
7. Certa 
8. Errada 
9. Certa 
10. Errada 
11. Certa 
12. ERRADA 
13. Errada 
14. Errada 
15. Errada 
16. Errada 
17. Certa 
18. Certa 
19. Certa 
20. Errada 
21. Certa 
22. Errada 
23. Errada 
24. Certa 
25. Certa 
26. Errada 
27. Errada 
28. B 
29. Certa 
30. Certa 
31. Errada 
32. E 
33. D 
34. D 
35. Certa 
36. C 
37. C 
38. A 
39. D 
40. D 
41. E 
42. E 
43. A 
44. Certa 
45. E 
46. E 
47. B 
!∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: >
<6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ
 
6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& ∀%) #∃ ∀%&
48. B 
49. Certa 
50. E 
51. Errada 
52. Certa 
53. C 
54. C 
55. E 
56. C 
57. E 
58. Errada 
59. E 
60. E 
61. C 
62. Certa 
63. Certa 
64. C 
65. C 
66. Certa 
67. Errada 
68. C 
69. Certa 
70. C 
71. B 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
13. Bibliografia 
Schellenberg, T.R (2006). Arquivos Modernos, Princípios e Técnicas. Editora FGV. 
Paes, Marilena Leite (2015). Arquivologia – Teoria e Prática (3ª edição). Editora FGV 
Bellotto, Heloísa Liberalli (2006). Arquivos Permanentes. Tratamento documental (4ª edição). 
!∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: >
<6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ
 
6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& ∀%& #∃ ∀%&
 
Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística in 
http://www.portalan.arquivonacional.gov.br/Media/Dicion%20Term%20Arquiv.pdf 
Lei federal 8.159 de 1991 in http://www.planalto.gov.br/ccivil 03/Leis/L8159.htm 
Decreto 7.845 de 2012 in http://www.planalto.gov.br/ccivil 03/ Ato2011-
2014/2012/Decreto/D7845.htm#art60 
Classiificação, Temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-
meio da administração pública. (Arquivo Nacional) in 
http://www.siga.arquivonacional.gov.br/images/publicacoes/cctt_meio.pdf

Outros materiais