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informação) 
• Divulgação proativa de informações de interesse coletivo e geral (transparência ativa) 
• Criação de procedimentos e prazos que facilitam o acesso à informação (transparência 
passiva) 
A informação em poder dos órgãos e entidades públicas poderá ser classificada como 
ultrassecreta, secreta e reservada, com os seguintes prazos máximos de restrição abaixo: 
•Ultrassecreta: prazo de segredo - 25 anos (renovável uma única vez) 
•Secreta: prazo de segredo - 15 anos 
• Reservada: prazo de segredo - 5 anos 
Note que apenas os documentos classificados no grau ultrassecreto podem ser 
prorrogados. E apenas UMA única vez (25 anos + 25 anos, logo, prazo máximo de 50 anos) 
ATENÇÃO!!! 
Os prazos determinados pelo artigo 24 § 1º da LAI (12.527/2011) podem ser menores do 
que os estabelecidos. Cuidado com esse detalhe. 
Saiba que um documento classificado como ultrassecreto pode ter um prazo menor do 
que os 25 anos, de acordo com a própria LAI (12.527/2011). 
Base legal: 
Art. 24. A informação em poder dos órgãos e entidades públicas, observado o seu 
teor e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado, 
poderá ser classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada. 
§ 1º Os prazos máximos de restrição de acesso à informação, conforme a 
classificação prevista no caput, vigoram a partir da data de sua produção e são os 
seguintes: 
%
∆03,106.#015. Θ∃1.6 #. Ρ35Σ0:
!∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: >
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6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& %∀ #∃ ∀%&
ciências atingidos pela Humanidade. Foi um período de tanta produção que começou a 
haver dificuldades para se gerir, controlar tantos documentos. Nesse período surgiu a 
Teoria das 3 Idades e um novo conceito para Gestão de Documentos. 
A Lei 8.159/91, nossa amiga, define muito bem seu significado: 
Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e 
operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e 
arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou 
recolhimento para guarda permanente. 
 
Observe que ao se falar em Gestão Documental, estamos nos referindo aos arquivos das 
fases: 
• Corrente 
• Intermediária 
Agora já podemos falar das fases básicas da gestão de documentos. 
 
 
5. Gestão de Documentos 
Vamos começar a falar do assunto relembrando a definição de Documento, para então, 
estudarmos a Gestão deles. 
Documento: Registro de uma informação independentemente da natureza do suporte que 
a contém. 
Dessa forma, qualquer informação registrada em um suporte material que possibilite 
consultas, provas, estudos, pesquisa é um documento, pois comprova fatos, fenômenos e 
pensamentos do homem em determinado momento histórico. 
O documento pode ser um livro, um pendrive, um CD, uma planta (não, a samambaia não, 
aquelas plantas de edificações, etc. 
!∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: >
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6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& %% #∃ ∀%&
Vamos direto à doutrina, para não ter chance de erro. Vejamos as definições de Marilena 
Paes. 
Antes um alerta: não confunda as fases da gestão de documentos com a Teoria das 3 
idades. Elas são similares estão diretamente ligadas e o examinador vai tentar puxar seu 
tapete se você não ficar atento. 
Produção de Documentos (Primeira fase): 
Nome bem intuitivo. Busque sempre associar o nome, quando possível, a sua realidade. A 
produção de documentos trata da elaboração de documentos em função das atividades 
de um órgão ou setor. Nesta fase, o arquivista deve priorizar apenas os documentos 
fundamentais para a a atividade e administração da instituição e deve impedir que haja 
duplicação e emissão de vias desnecessárias. O arquivista tem função importante pois deve 
propor criação ou extinção de formulários e modelos; contribuir para a difusão de normas 
e informações necessárias ao bom desempenho organizacional e até propor consolidação 
de atos normativos ou atualizados com certa frequência. Deve ainda, apresentar estudos 
sobre a adequação e o melhor aproveitamento de recursos reprográficos e informáticos, 
ou seja, o objetivo é evitar perda de tempo no futuro com documentos duplicados ou que 
nem deveriam ser arquivados. 
 
 
Utilização de Documentos (Segunda fase) : 
Aqui partimos para a fase do Protocolo (Recebimento, Classificação, Registro, Distribuição, 
Tramitação), de Expedição e de organização e arquivamento em de documentos em fase 
corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação 
(empréstimo e consulta) e à recuperação de informações, indispensáveis ao 
desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou cientificas das instituições. 
Estudaremos algumas dessas etapas ainda nessa aula ;). 
Avaliação e Destinação de Documentos (Terceira fase): 
Costuma ser considerada a fase mais complexa, pois depende de capacidade analítica, já 
que é necessária a avaliação e análise dos documentos acumulados nos arquivos, com fins 
!∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: >
<6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ
 
6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& %Ν #∃ ∀%&
1. Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois, o 
prenome. 
Exemplo: 
João Barbosa 
Pedro Álvares Cabral 
Maria Luísa Vasconcelos 
 
Arquivam-se: 
Barbosa, João 
Cabral, Pedro Álvares 
Vasconcelos, Maria Luísa 
 
Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do 
prenome. 
Exemplo: 
Aníbal Teixeira 
Marilda Teixeira 
Paulo Teixeira 
Vitor Teixeira 
Arquivam-se: 
Teixeira, Aníbal 
Teixeira, Marilda 
Teixeira, Paulo 
Teixeira, Vítor 
 
2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não 
se separam. 
Exemplo: 
Camilo Castelo Branco 
Paulo Monte Verde 
Heitor Villa-Lobos 
!∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: >
<6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ
 
6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& %Ο #∃ ∀%&
 
Arquivam-se: 
Castelo Branco, Camilo 
Monte Verde, Paulo 
Villa-Lobos, Heitor 
 
3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra dos 
sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo. 
 
Exemplo: 
Waldemar Santa Rita 
Luciano Santo Cristo 
Carlos São Paulo 
 
Arquivam-se: 
 
Santa Rita, Waldemar 
Santo Cristo, Luciano 
São Paulo, Carlos 
 
4. As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de 
sobrenomes iguais. 
Exemplo: 
J. Vieira 
Jonas Vieira 
José Vieira 
 
Arquivam-se: 
Vieira, J. 
Vieira, Jonas 
Vieira, José 
!∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: >
<6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ
 
6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& ∋Π #∃ ∀%&
 
5. Os artigos e preposições, tais como o, de, da, do, e, um, uma não são considerados!! 
(ver também a regra 9) 
 Exemplo: 
Pedro de Almeida 
Ricardo d’ Andrade 
Lúcia da Câmara 
Arnaldo do Couto 
 
Arquivam-se: 
Almeida, Pedro de 
Andrade, Ricardo d’ 
Câmara, Lúcia da 
Couto, Arnaldo do 
 
6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto, 
Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são 
considerados na ordenação alfabética! 
 
Exemplo: 
Antônio Almeida Filho 
Paulo Ribeiro

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