Grátis
127 pág.
Denunciar
Pré-visualização | Página 3 de 7
salvo custo de reprodução (gratuidade da informação) • Divulgação proativa de informações de interesse coletivo e geral (transparência ativa) • Criação de procedimentos e prazos que facilitam o acesso à informação (transparência passiva) A informação em poder dos órgãos e entidades públicas poderá ser classificada como ultrassecreta, secreta e reservada, com os seguintes prazos máximos de restrição abaixo: •Ultrassecreta: prazo de segredo - 25 anos (renovável uma única vez) •Secreta: prazo de segredo - 15 anos • Reservada: prazo de segredo - 5 anos Note que apenas os documentos classificados no grau ultrassecreto podem ser prorrogados. E apenas UMA única vez (25 anos + 25 anos, logo, prazo máximo de 50 anos) ATENÇÃO!!! Os prazos determinados pelo artigo 24 § 1º da LAI (12.527/2011) podem ser menores do que os estabelecidos. Cuidado com esse detalhe. Saiba que um documento classificado como ultrassecreto pode ter um prazo menor do que os 25 anos, de acordo com a própria LAI (12.527/2011). Base legal: Art. 24. A informação em poder dos órgãos e entidades públicas, observado o seu teor e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado, poderá ser classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada. § 1º Os prazos máximos de restrição de acesso à informação, conforme a classificação prevista no caput, vigoram a partir da data de sua produção e são os seguintes: % ∆03,106.#015. Θ∃1.6 #. Ρ35Σ0: !∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: > <6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& %∀ #∃ ∀%& ciências atingidos pela Humanidade. Foi um período de tanta produção que começou a haver dificuldades para se gerir, controlar tantos documentos. Nesse período surgiu a Teoria das 3 Idades e um novo conceito para Gestão de Documentos. A Lei 8.159/91, nossa amiga, define muito bem seu significado: Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Observe que ao se falar em Gestão Documental, estamos nos referindo aos arquivos das fases: • Corrente • Intermediária Agora já podemos falar das fases básicas da gestão de documentos. 5. Gestão de Documentos Vamos começar a falar do assunto relembrando a definição de Documento, para então, estudarmos a Gestão deles. Documento: Registro de uma informação independentemente da natureza do suporte que a contém. Dessa forma, qualquer informação registrada em um suporte material que possibilite consultas, provas, estudos, pesquisa é um documento, pois comprova fatos, fenômenos e pensamentos do homem em determinado momento histórico. O documento pode ser um livro, um pendrive, um CD, uma planta (não, a samambaia não, aquelas plantas de edificações, etc. !∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: > <6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& %% #∃ ∀%& Vamos direto à doutrina, para não ter chance de erro. Vejamos as definições de Marilena Paes. Antes um alerta: não confunda as fases da gestão de documentos com a Teoria das 3 idades. Elas são similares estão diretamente ligadas e o examinador vai tentar puxar seu tapete se você não ficar atento. Produção de Documentos (Primeira fase): Nome bem intuitivo. Busque sempre associar o nome, quando possível, a sua realidade. A produção de documentos trata da elaboração de documentos em função das atividades de um órgão ou setor. Nesta fase, o arquivista deve priorizar apenas os documentos fundamentais para a a atividade e administração da instituição e deve impedir que haja duplicação e emissão de vias desnecessárias. O arquivista tem função importante pois deve propor criação ou extinção de formulários e modelos; contribuir para a difusão de normas e informações necessárias ao bom desempenho organizacional e até propor consolidação de atos normativos ou atualizados com certa frequência. Deve ainda, apresentar estudos sobre a adequação e o melhor aproveitamento de recursos reprográficos e informáticos, ou seja, o objetivo é evitar perda de tempo no futuro com documentos duplicados ou que nem deveriam ser arquivados. Utilização de Documentos (Segunda fase) : Aqui partimos para a fase do Protocolo (Recebimento, Classificação, Registro, Distribuição, Tramitação), de Expedição e de organização e arquivamento em de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo e consulta) e à recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou cientificas das instituições. Estudaremos algumas dessas etapas ainda nessa aula ;). Avaliação e Destinação de Documentos (Terceira fase): Costuma ser considerada a fase mais complexa, pois depende de capacidade analítica, já que é necessária a avaliação e análise dos documentos acumulados nos arquivos, com fins !∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: > <6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& %Ν #∃ ∀%& 1. Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois, o prenome. Exemplo: João Barbosa Pedro Álvares Cabral Maria Luísa Vasconcelos Arquivam-se: Barbosa, João Cabral, Pedro Álvares Vasconcelos, Maria Luísa Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome. Exemplo: Aníbal Teixeira Marilda Teixeira Paulo Teixeira Vitor Teixeira Arquivam-se: Teixeira, Aníbal Teixeira, Marilda Teixeira, Paulo Teixeira, Vítor 2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam. Exemplo: Camilo Castelo Branco Paulo Monte Verde Heitor Villa-Lobos !∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: > <6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& %Ο #∃ ∀%& Arquivam-se: Castelo Branco, Camilo Monte Verde, Paulo Villa-Lobos, Heitor 3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo. Exemplo: Waldemar Santa Rita Luciano Santo Cristo Carlos São Paulo Arquivam-se: Santa Rita, Waldemar Santo Cristo, Luciano São Paulo, Carlos 4. As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais. Exemplo: J. Vieira Jonas Vieira José Vieira Arquivam-se: Vieira, J. Vieira, Jonas Vieira, José !∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: > <6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& ∋Π #∃ ∀%& 5. Os artigos e preposições, tais como o, de, da, do, e, um, uma não são considerados!! (ver também a regra 9) Exemplo: Pedro de Almeida Ricardo d’ Andrade Lúcia da Câmara Arnaldo do Couto Arquivam-se: Almeida, Pedro de Andrade, Ricardo d’ Câmara, Lúcia da Couto, Arnaldo do 6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética! Exemplo: Antônio Almeida Filho Paulo Ribeiro
