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1-2 Pagamento de impostos 
2 - MANUTENÇÃO 
2-1 Conserto de elevadores 
2-2 Manutenção Predial 
3- MARKETING 
3-1 Anúncios 
3-2 Propaganda 
4 - RECURSOS HUMANOS 
4-1Desligamento de pessoal 
4-2 Investimentos em treinamento 
4-3 Pagamento de bônus 
 
Para fechar o método Ideográfico (ou por assunto)! Falemos do DECIMAL. Esse é bem 
diferente dos outros. Não é tão simples, mas basta você saber sua definição. Foi um 
método criado por Dewey em 1876. Ele separa cada assunto em 10 classes, depois mais 
10 subclasses e, a seguir, divisões, grupos, subgrupos, subseções, etc. Apesar de tantas 
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divisões, a expansão das classes é finita, ao contrário do Duplex, que pode ser eternamente 
aumentado. 
Vejamos a definição do DBTA: 
Método de ordenac6ão que tem por eixo um plano prévio de distribuic6ão dos 
documentos em dez grandes classes, cada uma podendo ser subdividida em 
dez subclasses e assim por diante 
6.5 Unitermo 
 
Nada mais é do que a indexação por termos simples extraídos do documento. Também é 
conhecida como método unitermo. 
 
 
6.6 Métodos Padronizados 
 
São métodos pouco cobrados em provas de nível médio e em provas que não são 
específicas para formação em arquivologia. O importante é apenas saber que existem e 
suas características básicas. Não invista muito tempo em seu estudo, pois o custo 
benefício, atualmente, é muito baixo. 
6.6.1 Variadex 
 
Método de ordenação que tem por eixo as letras do alfabeto representadas por cores 
diferentes. 
6.6.2 Automático 
É utilizado para arquivamento de nomes. Combina letras, cores e números. Um detalhe 
importante: é usado para arquivar nomes, mas deve-se evitar acumular pastas de 
sobrenomes iguais. Não é utilizado nos arquivos brasileiros. 
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→ INSPEÇÃO: consiste no exame do documento para verificar se ele realmente se 
destina ao arquivamento, se possui anexo e se a classificação atribuída será alterada 
ou mantida. Nem sempre os documentos são encaminhados ao arquivo para serem 
arquivados. Pode acontecer de serem enviados ao Arquivo para serem anexados ou 
apensados a outros ou, simplesmente, de fornecerem uma informação 
 
→ ESTUDO: É a leitura atenta de cada documento para verificar a entrada3 que deverá 
ser atribuída a ele, assim como verificar a existência de antecedentes e a 
necessidade de referências cruzadas. 
→ CLASSIFICAÇÃO: Depois que o estudo do documento é concluído, o arquivista 
passa para essa etapa. Nela ocorre a determinação da entrada e das referências 
cruzadas que serão atribuídas a ela. A classificação é responsável pela interpretação 
dos documentos. Logo, não é qualquer um que pode fazer isso. O profissional 
precisa conhecer bem o funcionamento e estrutura da instituição. Como reforça 
Paes, o todos os documentos de, para, ou sobre uma pessoa, assunto ou 
acontecimento, devem estar classificados sob o mesmo título e arquivados juntos, 
formando uma unidade de arquivamento, ou seja, um dossiê. A classificação é uma 
atividade intelectual (grave isso) 
→ CODIFICAÇÃO: Ela reduz o tempo de ordenação e facilita o arquivamento e 
localização. Funciona assim: o arquivista apõe, ou seja, inclui, nos documentos, os 
símbolos correspondentes ao método de arquivamento adotado, usando: letras, 
números, letras e números e cores. 
→ ORDENAÇÃO: é a disposição dos documentos de acordo com a classificação e a 
codificação recebidas. Na ordenação os documentos podem ser organizados em 
escaninhos, pilhas ou classificadores, enquanto as fichas devem ser separadas por 
guias. A ordenação serve para agilizar o arquivamento, minimizando a possibilidade 
de erros. Além disso, estando ordenados adequadamente, será possível manter 
reunidos todos os documentos referentes a um mesmo assunto, organizando-os 
previamente para o arquivamento. OU seja, a organização traz duas grandes 
vantagens: agiliza e racionaliza o trabalho de arquivamento. A ordenação é uma 
atividade intelectual (grave isso) 
∋
β03,0 #∃ ∃3,1.#. #∃ 9−. 935#.#∃ #∃ #∃+215ΥΣ0 ∃− 9− Α3#52∃:
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→ GUARDA DE DOCUMENTOS: É o arquivamento! É a guarda do documento no local 
devido (pasta suspensa, prateleira, caixa), de acordo com a classificação dada. Nesta 
fase deve-se ter muita atenção, pois um documento arquivado erroneamente 
poderá ficar perdido, sem possibilidades de recuperação caso venha a ser 
requisitado no futuro. O arquivamento é uma operação física, ou seja, não é uma 
atividade intelectual. É só pensar que é uma atividade mais “braçal”. 
 
8. Modelos de Arquivos e Tipos de Pastas 
 
O que diferencia os tipos de arquivamento é a posição em que as fichas e documentos 
estão dispostos e não a forma dos móveis, portanto, são dois tipos de arquivamento: 
horizontal e vertical. 
No tipo vertical, os documentos ou fichas são dispostos uns atrás dos outros, permitindo 
uma consulta rápida, sem necessidade de manipular ou remover outras fichas ou 
documentos. 
No tipo horizontal, os documentos ou fichas são colocados uns sobre os outros e 
arquivados em caias, escaninhos ou estantes. Esse tipo de arquivamento é muito usado 
para desenhos, mapas, plantas, assim como nos arquivos permanentes. 
 
8.1 Material de Consumo 
 
Material de consumo é o que sofre desgaste a curto ou médio prazo. São as fichas, guias, 
pastas, tiras de inserção e outros. Vamos aprender algumas definições, extraídas da maior 
referência na disciplina, Marilena Leite Paes. 
FICHA – é um retângulo de cartolina, grande ou pe,queno, liso ou pautado, usado para o 
registro das informações. 
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Bom, essa é a hora de você ver se aprendeu mesmo os conceitos da aula 1, sobre a Teoria 
das 3 Idades. Lembra da fase Corrente? Pois é! É nela em que precisamos de rápido acesso 
aos documentos e eles precisam estar próximos. Então... a atividade de protocolo está 
diretamente relacionada à fase Corrente dos arquivos. 
Resumidamente, já podemos ver algumas das atividades do Protocolo: 
→ Receber a correspondência (ECT, malotes, balcão) 
→ Separar a correspondência oficial da particular. 
→ Distribuir a correspondência particular. 
→ Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso. 
→ Abrir a correspondência ostensiva 
→ Colocação de carimbo ou etiqueta de protocolo, com data e hora do recebimento, 
ao menos. 
→ Elaboração de resumo do assunto 
→ Encaminhamento à pessoa ou órgão destinatário. 
Obs. Cuidado! Pode parecer que um órgão público não seja obrigado a distribuir as cartas 
particulares de seus servidores. Mas é sim. O setor de protocolo deve fazer essa 
distribuição, mas não deve fazer o registro dessa carta. Ou seja, se o Superintendente do 
INSS está recebendo uma carta de amor, isso não precisa ficar registrado no setor de 
protocolo. Basta entregar a cartinha para ele ;). Como se alguém ainda enviasse cartinhas 
de amor, não é verdade? Voltemos ao que interessa! 
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