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ARQUIVOLOGIA ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS A organização de arquivos pressupõe o desenvolvimento de fases constituídas em: LEVANTAMENTO DE DADOS • Legislação pertinente: a) Âmbito externo à empresa: leis, decretos, resoluções, normas e procedimentos. b) Âmbito da instituição (interno): estatuto, regimentos, atos normativos. c) Âmbito do arquivo: normas, manuais, regulamentos. Organização: a) Organograma: gráfico que representa a organização formal da instituição delineada pelo estudo, permitindo a visualização dos diversos órgãos que integram a organização e seus respectivos níveis hierárquicos. b) Funciograma: gráfico que amplia partes setoriais do organograma tornando claras as atividades de cada um de seus órgãos. • Documentação: a) Gênero: textuais, audiovisuais, cartográficos etc. b) Tipo e espécies documentais: cartas, faturas, relatórios, projetos, atas, listagem de computador. c) Volume: total e média de arquivamento efetivados por dia, por mês. d) Estado físico: necessidade de restauração. • Processos: a) Rotinas e formulários em uso na empresa. b) Registros e protocolo (receber, separar, distribuir, encaminhar, classificar a correspondência com base no código de assuntos adotado, se for o caso, carimbar, data). c) Arranjo e classificação documental. • Recursos: a) Humanos: todas as pessoas que trabalham para otimizar o funcionamento da empresa (nível das pessoas, escolaridade). b) Físico: móveis, edifícios, material de consumo, equipamento. c) Ambientais: extensão, iluminação, umidade, proteção. ANÁLISE DE DADOS COLETADOS De posse de todos os dados mencionados no item anterior, o especialista estará habilitado a analisar objetivamente a real situação dos serviços de arquivo, e fazer seu diagnóstico para formular e propor as alterações e medidas mais indicadas, em cada caso, a serem adotadas no sistema a ser implantado. Em síntese, trata-se de verificar se estrutura, atividades e documentação de uma instituição correspondem à sua realidade operacional. O diagnóstico seria, portanto, uma constatação dos pontos de atrito, de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo, enfim, das razões que impedem o funcionamento eficiente do arquivo. PLANEJAMENTO Coletados os dados necessários, feita a sua análise e verificada a localização do arquivo na empresa, a próxima etapa é elaborar o plano arquivístico para que cumpra seus objetivos, em todos os estágios de sua evolução – corrente, intermediário e permanente. Esse plano precisa contemplar as disposição legais e as necessidades da instituição. IMPLANTAÇÃO E ACOMPANHAMENTO A última fase para a organização de um arquivo é a implantação do projeto arquivístico e seu acompanhamento. Ainda sobre Organização de Arquivos: Todo arquivo precisa ser organizado de forma que proporcione condições de segurança, precisão, simplicidade, flexibilidade e acesso: Segurança: O arquivo deve apresentar condições mínimas de segurança, incluindo-se medidas de prevenção contra incêndio, extravio, roubo e deterioração. Dependendo da natureza do arquivo, é importante cuidar do sigilo, impedindo ou dificultando o livre acesso a documentos confidenciais. Precisão: O arquivo deve oferecer garantia de precisão na consulta a documentos e assegurar a localização de qualquer documento arquivado, ou de qualquer documento que tenha sido dele retirado. Simplicidade: O arquivo precisa ser simples e de fácil compreensão. As possibilidades de erros são reduzidas em arquivos simples e funcionais. O número e a variedade de documentos não exigem necessariamente um arquivo complexo e de difícil entendimento. Flexibilidade: O arquivo deve acompanhar o desenvolvimento ou crescimento da empresa, ou órgão público, ajustando-se ao aumento do volume e à complexidade dos documentos a serem arquivados. As normas de classificação não devem ser muito rígidas, pois apenas dificultam a atividade de arquivamento. Acesso: O arquivo deve oferecer condições de consulta imediata, proporcionando pronta localização dos documentos.
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