Arquivo permanente

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ARQUIVOLOGIA 
 
Arquivo de Terceira Idade ou Permanente 
 
É constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e 
que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os 
meios de conhecer o passado e sua evolução. Estes são os arquivos propriamente 
ditos, pois ali os documentos são arquivados de forma definitiva. 
 
Também são chamados de: 3ª Idade; Histórico; De Custódia; Inativo/passivo; Estático; 
Definitivo; Final; 3ª Fase; 3º Ciclo. 
 
São classificados como permanentes os documentos: 
 
 que revelam a origem e a constituição da instituição; 
 que mostram como a instituição funcionou ao longo do tempo; 
 normas e regulamentos; 
 demais documentos que se caracterizem como históricos para a instituição. 
 
Atividades do Arquivo Permanente 
 
O arquivo permanente tem como atividades: arranjo; descrição e publicação; 
conservação e referência: 
 
1 - ARRANJO: É a reunião e ordenação adequada dos documentos. 
O Arranjo de documentos arquivísticos é definido pelo DBTA (Dicionário Brasileiro de 
Técnicas Arquivísticas) como “sequência de operações intelectuais e físicas que visam 
à organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano ou 
quadro previamente estabelecidos”. 
O Arranjo é a ordenação dos documentos em fundos, a ordenação das séries dentro 
dos fundos, e, se necessário, dos itens documentais dentro das séries. 
 
Fundo Arquivístico: Arquivos provenientes de uma mesma fonte. 
Série: Divisões de um Fundo Arquivístico. 
Unidade de Arquivamento: Menor conjunto de documentos. Ex: Dossiê, pastas. 
Item Documental: A menor unidade arquivística. Indivisível. 
 
Segundo Marilena Leite Paes, no arquivo permanente, o arquivista não se interessa 
apenas pelo arranjo dos documentos dos setores, mas também dos documentos de 
outros órgãos que estão sob sua guarda. Dessa forma, o arquivista deve obedecer ao 
princípio da Proveniência, segundo o qual devem ser mantidos reunidos, num mesmo 
fundo, todos os documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivo. 
O princípio da Proveniência corresponde à expressão francesa respect des fonds, 
respeito aos fundos, que também é muito usada no Brasil. 
 
Regras para o arranjo dos documentos, segundo a Associação dos Arquivistas 
Holandeses 
 
 Todo conjunto deve ser metodicamente arranjado, em ordem de: procedência, 
data, número, assunto e nome. 
 O método de arranjo deve ser sempre baseado na organização primitiva, que 
corresponde à organização da entidade que produziu o arquivo. 
 No arranjo de um conjunto deve, portanto, ser estabelecida, tanto quanto 
possível, a ordem originária, ou seja, a ordem de arquivamento em que este 
conjunto era armazenado na instituição de origem. Só de depois de um 
levantamento poder-se-á julgar se é possível fazer qualquer alteração. 
 O arranjo original pode ser modificado de forma a corrigir desvios de estrutura 
geral do conjunto. 
 Documentos que depois de terem desaparecido de um conjunto a ele 
voltarem, podem reassumir o seu lugar, se ficar bem clara a sua origem. 
 
2 – DESCRIÇÃO E PUBLICAÇÃO: É a elaboração de instrumentos de pesquisa para 
identificar, rastrear, localizar dados, seja pela via sumária ou pela analítica, facilitando 
o acesso aos documentos e a divulgação do acervo. 
Além de tornar o acervo acessível, os instrumentos de pesquisa objetivam divulgar o 
conteúdo e as características dos documentos. Vários são os instrumentos de que 
pode dispor um arquivo. 
 
3 - CONSERVAÇÃO: São as medidas de proteção aos documentos e ao local de seu 
acondicionamento, visando impedir sua deterioração. 
 
4 - REFERÊNCIA: Estabelecer políticas de acesso aos documentos, essa é a função da 
atividade de Referência. 
Nessa atividade são realizados procedimentos no sentido de permitir o que pode ser 
consultado, e não permitir a consulta de informações com restrições. 
Também estabelece como devem ser consultados os documentos, indicando quais 
usuários terão acesso ao acervo e elaborando o regulamento da sala de consultas.