5-2-Politicas-Viaticos-Fundacion-UV

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Manual de Políticas y Procedimientos 
Para el Trámite de Viáticos y Pasajes 
 
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MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS 
PARA EL TRÁMITE DE VIÁTICOS Y PASAJES 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Manual de Políticas y Procedimientos 
Para el Trámite de Viáticos y Pasajes 
 
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ÍNDICE 
 
 
1. OBJETIVO 3 
2. NORMAS Y POLÍTICAS 3 
 2.1. Sujetos 3 
 2.2. Definiciones 3 
 2.3. Comisiones 4 
 2.4. Autorizaciones 5 
 2.5. Restricciones 5 
 2.6. Erogaciones que se pueden efectuar con la asignación de viáticos 5 
 2.7. Otorgamiento de pasajes nacionales 6 
 2.8. De la comprobación 6 
 2.8.1. Comprobación de viáticos y pasajes nacionales 7 
 2.8.2. Principales requisitos legales, fiscales y administrativos que debe cubrir la 
documentación comprobatoria de gastos en el caso de viáticos nacionales 
7 
 2.8.3. Responsabilidades relativas a los viáticos y pasajes nacionales 7 
 2.8.4. Otorgamiento de pasajes locales con o sin pernocta 7 
 2.8.5 Reintegros 8 
3. TARIFAS 8 
 3.1. Operación de la Tarifa 8 
 3.2. Tarifas de viáticos 10 
4. FORMATOS 11 
 Solicitud de viáticos 11 
 Comprobación de viáticos 12 
 
 
 
 
Manual de Políticas y Procedimientos 
Para el Trámite de Viáticos y Pasajes 
 
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1. OBJETIVO 
 
La Fundación de la Universidad Veracruzana A.C., acorde con las disposiciones de racionalidad, austeridad y 
disciplina presupuestal que se deberá observar, da a conocer el siguiente documento que contiene las normas, 
políticas y tarifas para la aplicación de viáticos y pasajes locales y nacionales, con el objeto de regular las 
comisiones oficiales que habrán de observar los trabajadores de las diferentes áreas y departamentos de la 
Fundación, derivados de las funciones o tareas a desempeñar fuera del lugar de adscripción y el horario laboral 
sea mayor al establecido. 
 
 
 
2. NORMAS Y POLÍTICAS 
 
2.1 Sujetos: 
Las presentes normas, políticas y tarifas de viáticos nacionales y pasajes son aplicables a los trabajadores que 
sean comisionados para el cumplimiento de los objetivos de sus programas o para el desempeño de las 
funciones que tienen encomendadas, o bien a un lugar distinto al de su adscripción en los términos referidos en 
el apartado. 
 
 
2.2 Definiciones: 
Para efectos del presente manual, se entenderá por: 
 
Comisión: Es la tarea o función oficial conferida al personal, para que realicen por razones de su empleo o 
cargo, sus actividades en un sitio distinto al de su lugar de adscripción. 
 
Comprobante: Documento que sirve de prueba de un desembolso en efectivo, y que reúne requisitos fiscales y 
administrativos señalados en la normatividad vigente. 
 
Comprobación de viáticos: Documento mediante el cual, el trabajador comisionado declara los gastos 
efectivamente erogados durante la comisión, registrando por una parte los comprobados que reúnan requisitos 
fiscales (facturas); y por otra el desglose de los gastos permitidos para erogar por concepto de viáticos. 
 
Lugar de adscripción: Aquel en que se encuentra ubicada el área o el centro de trabajo y cuyo ámbito 
geográfico delimita el desempeño de la función del trabajador. 
 
Oficio de Comisión: Documento oficial que debe contener la autorización y designación del trabajador 
comisionado, así como el objetivo, sus funciones, la temporalidad, destino y duración de la comisión, que servirá 
como justificante de la erogación que se realice. 
 
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Pasaje: Asignación destinada a cubrir el costo de transportación del lugar de adscripción del trabajador, al lugar 
o lugares en que se efectuará la comisión oficial y viceversa, de carácter nacional. 
 
Tarifa: Tabla que consigna los montos máximos diarios por nivel y zona, que se otorgan por concepto de 
viáticos. 
 
Transporte Local: Es el servicio consistente en el traslado del trabajador comisionado, a través del transporte 
público urbano o de taxi, cuyo costo es cubierto mediante la asignación del viático, en el transcurso de una 
comisión oficial. 
 
Peajes: Es el pago que se efectúa como derecho para poder circular por un camino (Casetas). 
 
Viático: Asignación destinada a cubrir los costos por hospedaje, alimentación, pasaje, transporte local, 
combustible, peajes o estacionamiento a usar con motivo de la comisión y llamadas telefónicas oficiales o tarjeta 
telefónica prepagada, durante el desempeño de una comisión oficial. 
 
Requisito Fiscal. Se entiende por éste a la información que debe cumplir la documentación comprobatoria de 
viáticos y pasajes que proporcione el trabajador comisionado, que se encuentra contenida en el Código Fiscal de 
la Federación, su Reglamento y las leyes fiscales y/o tributarias respectivas. 
 
Requisito Administrativo: Son los datos de control interno que debe cumplir la documentación comprobatoria 
de viáticos y pasajes. 
 
 
2.3 Comisiones: 
Las comisiones nacionales siempre deben atender los aspectos siguientes: 
 
- La comisión debe estar relacionada con las funciones que realiza el trabajador comisionado y que sean 
estrictamente necesarias para dar cumplimiento con los objetivos de la Fundación. 
 
- Estar determinadas en el calendario de trabajo de las unidades administrativas conforme a programas 
prioritarios, salvo que se trate de comisiones derivadas de situaciones urgentes, imprevistas y 
plenamente justificadas. 
 
- Apegarse a criterios de austeridad y aplicación racional de los recursos, y considerar lo siguiente: 
 Que la comisión contribuya al mejoramiento de la operación y productividad de la Fundación. 
 El número de trabajadores que sean enviados a una misma comisión deben reducirse al mínimo 
indispensable. 
 
Su autorización debe estar en función de los criterios anteriores y a los resultados esperados de acuerdo con los 
objetivos y metas de los programas a cargo. 
 
 
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2.4 De la Autorización: 
El desempeño de cualquier tipo de comisión oficial deberá contener la autorización del titular del programa y en 
su caso el trabajador de mayor jerarquía dentro del área de trabajo. 
 
La autorización del oficio de comisión constituye la justificación para la asignación de viáticos y pasajes. 
 
 La Fundación de la Universidad Veracruzana, A.C. autorizará en forma anual las erogaciones por 
conceptos de pasajes y viáticos de acuerdo con el presupuesto elaborado. 
 
 No se autorizarán comisiones que tengan por objetivo desempeñar servicios de alguna organización, 
institución, partido político o empresa privada diferente. 
 
 
2.5 Restricciones: 
Queda prohibido a los titulares de las áreas administrativas facultadas, en quien se delegue la responsabilidad 
para asignar comisiones: 
 
1. Autorizar el pago de viáticos y pasajes para sufragar gastos de terceras personas o de actividades 
ajenas al servicio oficial. 
 
2. Efectuar erogaciones de viáticos y pasajes, que no obedezcan al estricto cumplimiento de funciones o 
comisiones debidamente autorizadas. 
 
3. Cubrir con los recursos asignados a las partidas antes señaladas, complementos a las remuneraciones 
del personal. 
 
4. Otorgar boletos de viaje con fines de cortesía o promoción social. 
 
5. Asignar comisión alguna al personal que se encuentre disfrutando de período vacacional. 
 
6. Otorgar viáticos a trabajadores que adeuden comprobantes y/o reembolsos por concepto de viáticos no 
devengados, de comisiones anteriores. 
 
 
2.6 Erogaciones que se pueden efectuar con la asignación de viáticos 
 
Hospedaje: Sólo se podrá efectuar una erogación diaria por concepto de hospedaje. 
 
Transporte Local: El transporte local, consiste en el traslado del trabajador comisionado, prestado mediante 
serviciopúblico urbano o de taxi, según corresponda en los siguientes casos: 
a) Del punto de origen, a la terminal. 
b) Que requiera en el lugar en donde se desarrolle la comisión. 
c) De la terminal, a su punto de origen. 
 
Para efectos del presente manual, no se considera transporte local el arrendamiento de vehículos. 
 
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La comprobación mediante el “Desglose de gastos” por concepto de transportación local, no será válida cuando 
el trabajador se traslade en vehículo oficial o particular y se le cubran las cuotas de peaje y gastos de 
combustible o registre erogaciones por concepto de estacionamiento, excepto en caso fortuito o fuerza mayor. 
 
Combustible: El pago de esta erogación será cuando el comisionado se traslade en vehículo oficial o particular 
siempre y cuando el vehiculo particular tenga un contrato en comodato con la Fundación. 
 
Peajes: La erogación de las casetas será solo por la comisión oficial. 
El registro de las erogaciones por combustible y peajes, sólo se podrá realizar cuando el trabajador se traslade 
en vehículo oficial o particular. 
 
Estacionamiento: Lugar de paga donde se puede dejar el vehículo de la comisión por tiempo determinado. 
 
Alimentación: Los trabajadores comisionados, podrán registrar hasta tres erogaciones por concepto de 
alimentos por día de calendario, sin rebasar el monto autorizado de viáticos y no deben contener bebidas 
alcohólicas. 
 
Llamadas telefónicas oficiales: Las erogaciones que por concepto de llamadas telefónicas oficiales efectúe el 
trabajador comisionado, no deberán exceder de $50.00 diarios; a menos que se encuentren desglosadas en la 
factura de hotel, en caso de que se haya asignado teléfono celular, por ningún motivo se aceptarán erogaciones 
adicionales por llamadas telefónicas facturadas en el hotel así como tarjetas telefónicas. 
 
 
2.7 Otorgamiento de pasajes nacionales 
Los trabajadores que autoricen la asignación de pasajes, seleccionarán el medio de transporte idóneo 
considerando los aspectos siguientes: 
a) Lugar de destino y medios de transporte existentes. 
b) Trascendencia de las funciones a desarrollar. 
c) Ventajas en los costos de los diversos medios de transporte y en las clases o modalidades del 
servicio. 
 
Queda prohibida la adquisición de boletos de primera clase y clase de negocio (“business class” o “clase 
premier”) o equivalentes. 
 
Si el trabajador comisionado se traslada en vehículo propio, deberá comprobarlo debidamente y justificar el 
motivo de utilización de su vehículo, a fin de que se le otorgue la cuota respectiva por concepto de combustible, 
a razón de 1 litro por cada 5 kilómetros recorridos, del lugar de adscripción al lugar en que se realizó la comisión, 
y así mismo se cubrirán las cuotas de peaje efectivamente erogadas. 
 
 
2.8 De la comprobación 
Las áreas ejecutoras, deberán verificar los días efectivos de comisión reportados por el personal, con objeto de 
validar que la fecha de emisión de la factura de hotel se encuentre dentro del período de la comisión. 
 
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En el término de tres días hábiles posteriores al término de la comisión, el trabajador comisionado será 
responsable de proporcionar a la Unidad de Contabilidad de la Fundación a través de sus respectivas 
coordinaciones administrativas, la comprobación de los viáticos recibidos. 
 
En los casos que se cancele y/o reprograme una comisión, se dará conocimiento de esta circunstancia a la 
Coordinación Administrativa dentro del término de 24 horas, para los trámites correspondientes. Si la 
cancelación es definitiva el comisionado tendrá que hacer el reintegro total del efectivo entregado para viáticos. 
 
En el formato de comprobación de viáticos se anexará la siguiente documentación: 
 
 
2.8.1 Comprobación de Viáticos y pasajes nacionales 
 Talón del pasajero o boleto electrónico en el caso de avión, o en su caso boleto de autobús (talón de 
viajero); comprobantes de peaje y consumo de gasolina en caso de utilizar vehículo oficial o particular. 
 Factura de hotel. 
 Factura de alimentación. 
 Comprobantes de aquellos gastos permitidos en este Manual. 
 
 
2.8.2 Principales requisitos legales, fiscales y administrativos que debe cubrir la documentación 
comprobatoria de gastos en el caso de viáticos nacionales. 
 Documentos originales 
 Asegurarse que los comprobantes fiscales recabados con motivo de la comisión cumplan con las 
siguientes características: 
1. Los documentos deberán estar a nombre de Fundación de la Universidad Veracruzana A.C. 
(Forzosamente debe incluir las siglas A.C.), con Registro Federal de Contribuyentes FUV-
920309-KI4 y como domicilio fiscal el ubicado en CALLE VERACRUZ NO 46 INT 2 Y 3 
FRACCIONAMIENTO POMONA Código Postal 91040. 
2. Con el Impuesto al Valor Agregado desglosado. 
3. Facturas pegadas en hojas tamaño carta y firmadas por el comisionado en el cuerpo de la 
factura sin obstruir dato alguno del comprobante. 
4. No tener remarcaciones, tachaduras ni enmendaduras. 
5. En caso de que la factura indique “ticket anexo” se deberá anexar el ticket correspondiente. 
 
Cuando las facturas de hotel contemplen alimentación, deberán venir desglosados. 
 
Cuando el importe total de los gastos relacionados en el desglose pormenorizado de los mismos sea superior al 
monto de los viáticos otorgados, el responsable de la comprobación de los recursos lo aceptará siempre y 
cuando esté debidamente justificado y autorizado por el responsable del área y deberá reintegrarse, solicitándolo 
dentro de la comprobación de viáticos. 
 
 
2.8.3 Responsabilidades relativas a los viáticos y pasajes nacionales 
 Cabe mencionar que de conformidad con lo señalado en el artículo 109, fracción XIII de la Ley del 
Impuesto Sobre la Renta, “No se pagará el impuesto sobre la renta por la obtención de viáticos”, 
cuando sean efectivamente erogados en servicio del patrón y se compruebe esta circunstancia con 
documentación de terceros que reúna los requisitos fiscales. 
 
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2.8.4 Otorgamiento de pasajes locales con o sin pernocta 
Los pasajes locales se pagarán al personal en activo, por concepto de transportación derivada del traslado de su 
lugar de adscripción a otro diferente, dentro de la zona conurbada de la ciudad de que se trate, en los siguientes 
casos: 
1. Cuando para la realización de las actividades ordinarias o extraordinarias de carácter oficial el 
trabajador deba transportarse de su lugar de adscripción a otra instalación. 
2. Cuando por razones del servicio, sea necesario que el trabajador inicie o termine sus labores fuera 
de su lugar de adscripción. 
 
En ningún caso las áreas administrativas podrán asignar pasajes locales para complementar las remuneraciones 
del personal. 
 
En casos excepcionales y justificados, y por razones de seguridad, se autorizará el pago de transportación local 
(taxi) al personal que por necesidades de operación del servicio, que requieran el traslado de su lugar de 
adscripción a otro diferente y la labor se diera con salida posterior a las 20:00 horas, y que no cuenten con 
vehículo propio. 
 
 
2.8.5 Reintegros 
El trabajador comisionado, reintegrará directamente a la unidad ejecutora dentro de los tres días hábiles 
siguientes al término de la comisión los importes no erogados, o de aquellos comprobantes que no cumplan con 
los requisitos fiscales y/o administrativos. 
 
 
 
3. TARIFAS 
 
3.1 Operación de la tarifa 
Las tarifas establecen los montos máximos de la asignación autorizada para el pago de viáticos, en períodos 
mayores o inferiores de 24 horas, estableciendo cuotas por zona geográfica local y nacional, mismas que 
incluyen los gastos de hospedaje y alimentación, que son erogados por el personal en el desempeño de la 
comisión conferida. 
 
Los gastos de naturalezadistinta a los descritos en el párrafo anterior, que se realicen durante la comisión, 
previa justificación, podrán cubrirse con cargo a la partida específica, atendiendo a la suficiencia presupuestaria 
así como a los lineamientos de austeridad vigentes. 
 
En la comprobación de los viáticos, para la alimentación de las personas, el trabajador no podrá incluir 
consumos de bebidas alcohólicas ni efectos personales tales como: souvenirs, cremas corporales, 
desodorantes, bloqueadores solares, pasta dental, jabones, cepillos de dientes, shampoo, navajas de rasurar, 
lociones, fijadores de cabello, libros, revistas, etc. 
 
En ningún caso se podrán erogar recursos para el pago de terceras personas, por lo que, el trabajador deberá 
abstenerse de desglosar este tipo de gastos. Asimismo, se reitera que los viáticos son otorgados de manera 
 
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individual y que su comprobación debe ser de la misma forma; por lo tanto no se aceptarán facturas de hotel 
donde estén relacionados más de dos trabajadores comisionados a menos que el oficio de autorización 
establezca el número de personas comisionadas y la persona responsable de los viáticos. 
 
La dotación de viáticos, en períodos mayores a 24 horas, será en función de las pernoctas, y el documento 
comprobatorio indispensable será la factura de hotel debidamente requisitada, que ampare las noches que hizo 
uso del servicio; en el caso de que el último día de la comisión no se pernocte, y el trabajador en el cumplimiento 
de su labor realice algún gasto, se estará en la posibilidad de otorgar viáticos con tarifa sin pernoctar, es decir, 
en la misma comisión se pueden mezclar las diferentes tarifas establecidas para viáticos, quedando bajo 
responsabilidad y consideración del área ejecutora, el uso adecuado de este último precepto. 
 
Cuando por necesidades del servicio, la comisión incluya la permanencia de los trabajadores en varias 
poblaciones o entidades federativas distintas, la cuota que se asigne será la que marque la tarifa 
correspondiente a cada una de ellas, de acuerdo con el número de días de estancia en cumplimiento de la 
comisión. 
 
En los casos excepcionales en que coincida la estancia en dos o más localidades en un mismo día, se aplicará 
la tarifa de la localidad en que se pernocte. 
 
Al personal que por necesidades del servicio se le comisione por tiempo menor a 24 horas y tenga que regresar 
el mismo día a su lugar de adscripción, se le otorgarán las cuotas que se marcan en la tarifa correspondiente y 
que comprenden los conceptos de alimentación, transporte local y cualquier otro gasto similar, siempre y cuando 
el lugar de comisión se encuentre a una distancia mayor de 50 kilómetros de su lugar de adscripción. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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3.2. Tarifa de Viáticos 
 
 
 
 
 
 
Región de origen 
Lugar de la Comisión 
Xalapa Ver-Boca del Río Córdoba-Orizaba Poza Rica-Tuxpan Coatza-Mina México 
Al
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Xalapa 310.00 710.00 300.00 590.00 300.00 610.00 310.00 765.00 310.00 765.00 
Veracruz-Boca del Río 
300.00 590.00 300.00 590.00 300.00 610.00 310.00 765.00 310.00 765.00 
Córdoba-Orizaba 300.00 590.00 310.00 710.00 300.00 610.00 310.00 765.00 310.00 765.00 
Poza Rica-Tuxpan 300.00 590.00 310.00 710.00 300.00 590.00 310.00 765.00 310.00 765.00 
Coatza-Mina 300.00 590.00 310.00 710.00 300.00 590.00 300.00 610.00 310.00 765.00 
México 300.00 590.00 310.00 710.00 300.00 590.00 300.00 610.00 310.00 765.00 
 
 
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Para el Trámite de Viáticos y Pasajes 
 
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4. Formatos 
 
SOLICITUD DE VIATICOS 
 
 
Lugar y fecha_____________________________ 
 
Por medio del presente solicito el monto de viáticos para la comisión a la que fui designado y que a continuación se 
detalla: 
 
Datos Generales del Comisionado 
Nombre: 
Puesto: 
Área y región a la que pertenece: 
Datos de la Comisión 
Lugar (Ciudad y Estado): 
Días de comisión : 
Motivo: 
Tipo de viáticos Total 
Solicitado Ajuste 
Total 
Autorizado Boletos Gasolina Taxis Peajes Alimentos Hospedaje Otros 
 
Importe autorizado Importe en letra 
$ 
El interesado declara que: El importe recibido será ejercido exclusivamente en los conceptos correspondientes de viáticos autorizados. 
Observaciones 
 
 
 
Firmas 
 
 
 
 
 
 
Comisionado Autorizó 
Jefe inmediato del comisionado 
Revisión y entrega de los viático 
Área administrativa 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Para el Trámite de Viáticos y Pasajes 
 
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COMPROBACIÓN DE VIÁTICOS 
 
Lugar y fecha_____________________________ 
 
Datos Generales del Comisionado 
Nombre: 
Puesto: 
Área y región a la que pertenece: 
Datos de la Comisión 
Lugar (Ciudad y Estado): 
Días de comisión : 
Desglose de viáticos 
Tipo de viáticos Fecha No. de 
comprobante 
Proveedor Importe 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Total de gastos comprobados $ 
Importe entregado para viáticos $ 
Diferencia (Efectivo a entregar o importe por cobrar) $ 
Firmas 
 
 
 
 
 
 
Comisionado Vo.Bo. 
Jefe inmediato del comisionado 
Recibido 
Área administrativa