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1 MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS DE ASOANEI Desde 1995 produciendo el mejor café FTO en Colombia. A8-1RPT: 2 MANUAL DE FUNCIONES ASOANEI VERSIÓN: 01 PÁG.: 2 DE 57 VERSIÓN No. CAMBIO REALIZADO VIGENCIA DESDE 01 Primera emisión del documento 05/12/2021 3 PRESENTACIÓN Este documento es un instrumento orientador al personal nuevo vinculado e informa a los trabajadores antiguos sobre sus labores, dado que describe los cargos contemplados en el organigrama, delimitando sus funciones correspondientes y definiendo perfiles por competencias. El departamento de Talento Humano de la Asociación de Productores Agroecológicos Indígenas y Campesinos de la Sierra Nevada de santa Marta y la Serranía del Perijá ANEI –ASOANEI-, respondiendo a la necesidad de estructurar y consolidar el desarrollo organizacional, presenta el Manual de Funciones, el cual está encaminado al mejoramiento de la eficiencia de las gestiones administrativas y productivas que se desarrollan; además es una herramienta de consulta que permite establecer claridad en las funciones desempeñadas por cada uno de los funcionarios vinculados a la asociación. Es importante anotar, que la información contenida en este manual ha sido producida en función de las necesidades de todo el personal y consecuente con la estructura organizacional y puestos de trabajo. Su correspondencia con la realidad, permanencia y actualización, debe ser tarea del área de Talento Humano; en tal virtud, los trabajadores de la Asociación son los responsables de mantenerlo vigente y actualizado y a su vez informar los cambios e inconsistencias que se presenten en la ejecución de las actividades. 4 INTRODUCCIÓN El presente Manual permite conocer la estructura organizacional de la asociación, profundizando en sus Funciones Principales y Responsabilidades acorde a las necesidades identificadas por la organización. La organización documentada de la asociación permite constituir un sistema coherente y acorde con los propósitos de una organización moderna, así como describir las funciones y responsabilidades de cada uno de los puestos de trabajo de acuerdo a las competencias del personal. Así también hace referencia a la matriz de competencias de acuerdo a las necesidades de la asociación, para beneficio individual y de grupo en el desarrollo de las actividades en la Asociación de productores agroecológicos indígenas y campesinos de la sierra nevada de santa marta y la serranía del Perijá Anei, “ASOANEI”. 5 OBJETIVO GENERAL Contribuir al desarrollo de la Misión y la Visión de la Asociación, a partir de un enfoque sistémico, desde el cual se pretende que con la definición de los perfiles por competencias ASOANEI logre la eficiencia de su gestión. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Brindar la ayuda necesaria en el proceso de reclutamiento y selección del personal capacitado para desempeñar determinado cargo, teniendo en cuenta los requisitos mínimos necesarios en conocimiento, experiencia, habilidades y destrezas. Proporcionar al personal administrativo y de producción una guía para el desarrollo de las actividades de determinado cargo, necesarias para cumplir con sus responsabilidades, enfocado en la mejora continua y a su vez el aumento de los niveles de desempeño. Servir de guía para el conocimiento de los diferentes niveles de autoridad, y con ello la ubicación de cada cargo dentro de la organización, optimizando los procesos y determinando las líneas de mando. 6 APROBACIÓN, DIVULGACIÓN, IMPLEMENTACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y ALCANCE Aprobación De acuerdo con las políticas internas de la Asociación es competencia de la Dirección Ejecutiva aprobar el Manual de Funciones que rige las actividades de la Empresa. Divulgación La divulgación está a cargo del Coordinador de Talento Humano conjuntamente con los Coordinadores de cada Área. Implementación El órgano encargado de la implementación es el Departamento de Talento Humano. Actualización El manual de Funciones como instrumento de gestión será actualizado y mejorado continuamente por el o la Coordinadora de Talento Humano en coordinación con el coordinador del área que necesite el ajuste, cambio o anexo de determinado cargo; cambios que deberán registrarse y aprobarse obligatoriamente por la Dirección Ejecutiva. Alcance Este documento abarca todos los cargos y funciones de la asociación hasta la actualidad de su elaboración. 7 MAPA DE PROCESOS Fuente: (Asoanei, 2019) 8 MANUAL DE FUNCIONES DESCRIPCIÓN DE PUESTOS N° REGISTRO CARGO CÓDIGO R-01 Directora Ejecutiva MTH-D01 R- 02 Director del Administrativo, y Financiero MTH-D02 R- 03 Director Comercial y Operativo MTH-D03 R- 04 Supervisor de Producción MTH-SP01 R- 05 Coordinador Sistema Interno de Control MTH-SIC01 R- 06 Coordinador del Departamento Administrativo, Contable y Financiero MTH-A01 R- 07 Coordinador del Departamento de Operaciones MTH-O01 R- 08 Coordinador del Departamento Técnico-Ambiental MTH-TA01 R- 09 Coordinador del Área de Desarrollo Social MTH-DS01 R- 10 Coordinador del Centro de Operaciones (punto). MTH-O02 R- 11 Ingeniero Agrónomo MTH-TA02 R- 12 Ingeniera Ambiental MTH-TA03 R- 13 Analista de Control Interno MTH-SIC02 R- 14 Analista Físico (Agente de Compra) MTH-O03 R- 15 Analista Sensorial (Catador) MTH-O04 R- 16 Tesorera MTH-A02 R- 17 Auxiliar Administrativo, Contable y Financiero MTH-A03 R- 18 Auxiliar Contable MTH-A04 R- 19 Auxiliar de Gestión Comercial MTH-C01 R- 20 Auxiliar de Mercadeo MTH-C02 R- 21 Auxiliar de Operaciones MTH-O05 R- 22 Auxiliar de Secadora MTH-O06 R- 23 Jefe de Bodega MTH-O07 R- 24 Cotero MTH-O08 Elaborado por: Azzucena Salas García Talento Humano Revisado por: Juan Sebastián Páez Izquierdo Director Administrativo y Financiero. Aprobado por: Aurora María Izquierdo Torres Directora Ejecutiva 9 MANUAL DE FUNCIONES CÓDIGO: MTH-D01 FECHA: 06/12/2019 VERSIÓN: 01 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Nivel: Directivo Denominación del Cargo: Directora Ejecutiva No. De Cargos: 1 Dependencia: Director Administrativo y Financiero, Director Comercial y Operativo Cargo del Jefe Inmediato: Junta Directiva Área Funcional: Gerencia II. PROPÓSITO PRINCIPAL Administrar el adecuado funcionamiento de la asociación asegurando la optimización de sus recursos, manteniendo y mejorando la productividad, la eficiencia y la eficacia de sus procesos con el propósito de lograr el desarrollo integral y la consecución de los fines institucionales de la misma. III. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESENCIALES 1. Aprobar, modificar o reformar los Estatutos y el reglamento interno de la Asociación. 2. Adoptar los estatutos de la Asociación y sus Reformas. 3. Estudiar y considerar el informe anual del Consejo Directivo, Junta de Vigilancia y Director Ejecutivo sobre la marcha de la Asociación e informe contable y financiero. 4. Examinar y aprobar las Cuentas y balances de cada ejercicio que presente los Directores. 5. Ejecutar las políticas, planes, programas y proyectos generales de la Asociación. 6. Constituir apoderados judiciales para la defensa de los intereses de la Asociación. 7. Presentar a la Asamblea de Delegados los planes y propuestas que pueda ejecutar la Asociación en cumplimiento de sus objetivos institucionales. 8. Dirigir las finanzas de acuerdo a los presupuestos adoptados para cada ejercicio de ejecución por la Asamblea de Delegados.9. Rendir informe semestral a la Asamblea de Delegados. 10. Celebrar toda clase de contratos o actos legales a que hubiere necesidad para el cumplimiento de los fines institucionales de la Asociación, previamente autorizados por el Consejo Directivo. 11. Establecer requerimientos de personal con su respectiva asignación salarial para la ejecución de planes, programas y proyectos. PÁG.: 9 DE 57 10 12. Informar oportunamente a la Asamblea de Delegados sobre cualquier irregularidad que considere no está en sus manos subsanar. 13. Cumplir y hacer cumplir los Estatutos y las decisiones de la Asamblea General y el Consejo Directivo. IV. RESPONSABILIDADES Aprobar los planes de acción o planes de trabajo anuales propuestos por el director ejecutivo. Representar a la Asociación con facultades para transigir, desistir, delegar, sustituir. Ratificar o desaprobar la inclusión de nuevos miembros. V. MARCO DE RELACIÓN Internas: Comité de Vigilancia, consejo directivo, asamblea de delegados, directivos. Externas: Entes Gubernamentales como son (Ministerio de comercio, Gobernación del Cesar, Prosperidad Social, comité de Vigilancia,) VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Conocimientos relacionados a comunidades indígenas, conocimientos amplios sobre leyes y reglamentos inherentes a asociaciones, conocimientos en temas de propuestas financieras que involucren el futuro de la asociación, conocimiento administrativo, agrónomo y comercial. VII. COMPETENCIAS Liderazgo Trabajo en equipo, toma de decisiones, gestión del cambio, mentalidad visionaria. VIII. REQUISITOS Formación Académica: Profesional en ingeniería agrónoma y administración de empresas. Experiencia: 5 años Actitudes: Honesto, responsable, transparente, certero, consistente, empático Idiomas: Español 11 MANUAL DE FUNCIONES CÓDIGO: MTH-D02 FECHA: 06/12/2019 VERSIÓN: 01 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Nivel: Directivo Denominación del Cargo: Director Administrativo y Financiero No. De Cargos: 1 Dependencia: Departamento Administrativo, Contable y Financiero Departamento Técnico-Ambiental, Área de Desarrollo Cargo del Jefe Inmediato: Directora Ejecutiva Área Funcional: Gerencia II. PROPÓSITO PRINCIPAL Gestionar y supervisar los recursos económicos y financieros de la compañía para poder trabajar con las mejores condiciones de coste, liquidez, rentabilidad y seguridad. III. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESENCIALES 1. Diseñar, instaurar y controlar las estrategias financieras de la empresa. 2. Coordinar las tareas de contabilidad, tesorería, auditora interna y análisis financiero. 3. Realizar y mantener negociaciones con las entidades financieras y otros proveedores. 4. Optimizar los recursos económicos y financieros necesarios para conseguir los objetivos planteados. 5. Analizar, definir y dirigir las inversiones de la empresa. IV. RESPONSABILIDADES Administrar los recursos físicos y económicos del talento humano de la organización. V. MARCO DE RELACIÓN Departamento Administrativo, Contable y Financiero, Departamento Técnico-Ambiental, Departamento Operativo, Área de Desarrollo, Área Comercial. PÁG.: 11 DE 57 12 VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Conocimiento en Administración de Empresas, Estudios de especialización en Dirección Financiera, conocimientos de contabilidad, matemáticas financieras, legislación mercantil y fiscal, análisis de inversiones y mercados de capitales. VII. COMPETENCIAS Formación administrativa, perspectiva estratégica, manejo de análisis de información, contabilidad, talento humano, liderazgo, trabajo en equipo, habilidades comunicativas. VIII. REQUISITOS Formación Académica: Profesional Experiencia: 5 años Actitudes: Honesto, responsable, transparente, certero, consistente, empático Idiomas: Español 13 MANUAL DE FUNCIONES CÓDIGO: MTH-A01 FECHA: 06/12/2019 VERSIÓN: 01 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Nivel: Profesional Denominación del Cargo: Coordinador del Departamento Administrativo, Contable y Financiero No. De Cargos: 1 Dependencia: Auxiliar Contable, Tesorera Cargo del Jefe Inmediato: Director Administrativo y Financiero Área Funcional: Departamento Administrativo, Contable y Financiero II. PROPÓSITO PRINCIPAL Suministrar información como herramienta útil y práctica para la toma de decisiones de la gerencia III. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESENCIALES 1. Suministrar un plan de desarrollo 2. Presentar informe de ejecución del plan de desarrollo 3. Organizar el informe auditado por un ente externo sobre ejecución del plan de desarrollo. 4. Manejo del impuesto de renta 5. Practicar las retenciones de impuesto de venta (mensual y anual) 6. Preparar los estados financieros (trimestrales, semestrales, anuales) 7. Verificar que el informe del auxiliar contable y el informe de la tesorera hayan sido efectuados de manera correcta. 8. Facturar cuando esté completa la liquidación en el drive. 9. Cobrar semanalmente. 10. Gestionar pagos luego de la verificación de los aprobados se programaran los pagos diariamente. 11. Analizar y comparar la información diariamente en cuanto a la información reportada para preparar informes. 12. Comparar planillas vs software vs extracto semanalmente. 13. Revisar preparar e informar los indicadores, adicionalmente se programaran los informes fiscales y otros. PÁG.: 13 DE 57 14 IV. RESPONSABILIDADES Mantener la Certificación Fairtrade Cumplir con la norma fiscal y obligaciones Preparación de estados financieros V. MARCO DE RELACIÓN Departamento Administrativo, Contable y Financiero, Departamento Técnico-Ambiental, Departamento Operativo, Área de Desarrollo, Área Comercial. VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Procesos administrativos, administración de recursos, conocimientos de contabilidad, de Tributaria, Finanzas Públicas o Privadas y Revisoría Fiscal. VII. COMPETENCIAS Manejo de Excel, manejo del café, régimen tributario especial, manejo de asociaciones, contabilidad, manejo de software, manejo de tasas, monedas, conversiones, proyecciones y presupuestos. VIII. REQUISITOS Formación Académica: Profesional Experiencia: 1 año Actitudes: Honesto, transparente, responsable Idiomas: Español 15 MANUAL DE FUNCIONES CÓDIGO: MTH-A04 FECHA: 06/12/2019 VERSIÓN: 01 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Nivel: Técnico Denominación del Cargo: Auxiliar Contable No. De Cargos: 1 Dependencia: Ninguno Cargo del Jefe Inmediato: Coordinador del Departamento Administrativo, Contable y Financiero. Área Funcional: Departamento Administrativo, Contable y Financiero II. PROPÓSITO PRINCIPAL Mantener el orden y relación de los movimientos diarios de la asociación. III. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESENCIALES Revisar y auditar la planilla de Excel. Registrar los movimientos en el software (compras, pagos, ventas, ingresos, entre otros). Llevar el control de presupuestos. Liquidar la seguridad social Registrar las conciliaciones bancarias y movimientos de tarjetas. IV. RESPONSABILIDADES Recibe, examina, clasifica, codifica y efectúa el registro contable de documentos. Revisa y compara lista de pagos, comprobantes, cheques y otros registros con las cuentas respectivas. Archiva documentos contables para uso y control interno. V. MARCO DE RELACIÓN Coordinador del Departamento Administrativo, Contable y Financiero, Tesorera, Departamento Técnico-Ambiental, Departamento Operativo, Área de Desarrollo, Área Comercial. PÁG.: 15 DE 57 16 VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Manejo de los programas de Office (Word, Excel), Conocimientos actualizados contabilidad y tributaria, Manejo deherramientas de oficina, Conocimiento como mínimo de un programa contable VII. COMPETENCIAS Competencias comunicacionales, interpersonales intrapersonales y de gestión, manejo de Excel, manejo de software, aplicación de bases contables (IVA, retención), orientación al servicio, trabajo en equipo. VIII. REQUISITOS Formación Académica: Tecnólogo Experiencia: 1 año Actitudes: Honesta, transparente, responsable Idiomas: Español 17 MANUAL DE FUNCIONES CÓDIGO: MTH-A02 FECHA: 06/12/2019 VERSIÓN: 01 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Nivel: Técnico Denominación del Cargo: Tesorera No. De Cargos: 1 Dependencia: Ninguna Cargo del Jefe Inmediato: Coordinador del Departamento Administrativo, Contable y Financiero Área Funcional: Departamento Administrativo, Contable y Financiero II. PROPÓSITO PRINCIPAL Dirigir y coordinar el proceso de recaudo de ingresos de la entidad, así como el pago por los diferentes conceptos, de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos en tal materia. Además, coordinar la ejecución, entrega y recibo de los dineros correspondientes a los depósitos de los productores de la asociación, coordinar con la gerencia la inversión de los excedentes de liquidez buscando la mayor rentabilidad para la asociación, acorde con las leyes, normas vigentes, normas de seguridad y garantizando su disponibilidad oportuna para la ejecución de las operaciones. III. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESENCIALES 1. Coordinar y supervisar y promover en el grupo de Área de Tesorería el servicio integral excelente y oportuno al cliente o usuario con alto nivel de eficiencia, eficacia, efectividad, regidos por los valores de calidad, compromiso y transparencia. 2. Coordinar y supervisar la ejecución del Plan Estratégico en el Área de Tesorería sincronizados con las metas institucionales mensuales y anuales, las políticas y el excelente servicio integral al cliente y ejecutar el plan de Acción. 3. Divulgar los objetivos estratégicos y operacionales de las metas mensuales y anuales institucionales en el Área de Tesorería comprometiendo a todos los colaboradores, seleccionando y diseñando indicadores de gestión que permitan hacer seguimiento, controlar y evaluar la gestión, focalizados con la Visión y Misión del Instituto, en concurrencia con todas las dependencias del Instituto. 4. Coordinar y supervisar las estadísticas, crear actualizar la base de datos de la dependencia. PÁG.: 17 DE 57 18 5. Concurrir en el desempeño de sus funciones con todas las dependencias afines, integrando equipos interdisciplinarios que garanticen una gestión con calidad, cumplimiento oportuno de los objetivos y metas institucionales. 6. Participar activamente en los programas de inducción, reinducción, entrenamiento, capacitación y mejoramiento de la cultura organizacional, establecidos por el instituto. 7. Elaborar, presentar y sustentar los informes de gestión oportunos al superior inmediato y ejercer el control Interno del Área de Tesorería. IV. RESPONSABILIDADES reporte de bancos consolidación del movimiento general de contabilidad consolidar las planillas de Excel verificar contra extracto preparar informes de bancos, comprar, flo y otros V. MARCO DE RELACIÓN Departamento Administrativo, Contable y Financiero, Departamento Técnico-Ambiental, Departamento Operativo, Área de Desarrollo, Área Comercial VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Conocimiento en contabilidad, economía y en el café. VII. COMPETENCIAS Manejo de Excel, manejo de plataformas bancarias, manejo de números y arqueo de caja, conocimiento del café y de contabilidad, aprendizaje continuo. VIII. REQUISITOS Formación Académica: Tecnólogo Experiencia: 1 año Actitudes: Transparencia. Compromiso con la organización, responsabilidad, honestidad. Idiomas: Español 19 MANUAL DE FUNCIONES CÓDIGO: MTH-TA01 FECHA: 06/12/2019 VERSIÓN: 01 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Nivel: Profesional Denominación del Cargo: Coordinador del Departamento Técnico-Ambiental No. De Cargos: 1 Dependencia: Agrónomo, Ingeniera Ambiental, Asistentes Técnicos Cargo del Jefe Inmediato: Director Administrativo y Financiero Área Funcional: Departamento Técnico-Ambiental II. PROPÓSITO PRINCIPAL Controlar y direccionar las actividades correspondientes al área técnica de la asociación, y encargada de dar cumplimiento a las actividades programadas anualmente por el área técnica. III. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESENCIALES 1. Liderar las actividades relacionadas en la productividad de las unidades productivas de los asociados. 2. Desarrollar los planes de capacitación de los productores asociados. 3. Liderar las áreas de apoyo alineándolas a los objetivos. 4. Desarrollar los planes fitosanitario. 5. Asegurar que las actividades desarrolladas en el tema agronómico estén de acuerdo a las políticas de la empresa. 6. Colaborar en la ejecución de las acciones correctivas y preventivas de los hallazgos de auditoría por la certificación Orgánica y FLO-CERT. 7. Preparar a los caficultores socios brindándoles la información para el proceso de la Certificación Orgánica y FLO-CERT. 8. Apoyo en los procesos de acopio de café en los diferentes municipios. 9. Apoyo en la entrega y control del café en los procesos de la trilladora. IV. RESPONSABILIDADES Mejoramiento de la productividad de las fincas Mejoramiento de la calidad física y sensorial de las unidades productivas Obtención y mantenimiento de los certificados obtenidos de la asociación PÁG.: 19 DE 57 20 V. MARCO DE RELACIÓN Directivos, Agrónomo, Ingeniera Ambiental, Departamento Administrativo Contable y Financiero, Área Comercial, Sistema Interno de Control. VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES De normas internacionales y nacionales de procesos ambientales, legislación ambiental, procedimientos ambientales, estudios y diagnósticos ambientales, trámites institucionales relacionados con el área ambiental. Además debe poseer conocimiento de computación en procesadores de texto, hojas electrónicas, redacción de Informes Técnicos; Cursos/Seminarios y/o Talleres relacionados a la Elaboración y/o Manejo de Proyectos y otros relacionados al área VII. COMPETENCIAS Gerenciamiento de Proyectos y Obras Control presupuestaria y de gestión manejo y conocimientos de contratos de servicios y/o productos, trabajo en equipo, habilidad comunicativa, capacidad de relacionarse, manejo del paquete de Microsoft Office, proactivo Capacidad de adaptación a diferentes procedimientos y metodologías de trabajo. VIII. REQUISITOS Formación Académica: Profesional Experiencia: 2 años Actitudes: Responsable, honesto, trabajador, transparente. Idiomas: Español 21 MANUAL DE FUNCIONES CÓDIGO: MTH-TA02 FECHA: 06/12/2019 VERSIÓN: 01 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Nivel: Profesional Denominación del Cargo: Ingeniero Agrónomo No. De Cargos: 1 Dependencia: Ninguno Cargo del Jefe Inmediato: Coordinador del Departamento Técnico-Ambiental Área Funcional: Departamento Técnico-Ambiental II. PROPÓSITO PRINCIPAL Coordinar programas agrícolas, investigando, controlando y desarrollando actividades del área, a fin de propiciar nuevas tecnologías y garantizar el aprovechamiento de los bienes y recursos derivados de la producción agrícola. III. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESENCIALES 1. Diseñar los planes de capacitación, acorde a las necesidades de las unidades productivas. 2. Caracterizar los suelos de las veredas de las unidades productivas. 3. Hacer acompañamiento técnico a los promotores. 4. Capacitar a los asociados sobre MIP – manejo integrado de plagas, incluyendo el monitoreo de plagas y enfermedades, formasalternativas para el control de plagas y enfermedades, medidas preventivas y medidas para evitar que las plagas y enfermedades se hagan resistentes. 5. Capacitar a los Asociados en el NO uso de la Lista Roja de Materiales Prohibidos (LMP). 6. Implementar un plan de registros para sustituir estos materiales definitivamente de las fincas de los asociados. 7. Capacitar a los Asociados en las medidas no químicas para el control de malezas. 8. Capacitar a los Asociados sobre el riesgo que implica el manejo de estos materiales (Agroquímicos) y sobre cómo manejarlos de manera adecuada. 9. Implementar medidas para garantizar que todas las personas incluyendo asociados y trabajadores utilicen un equipo de proyección personal (EPP). 10. Capacitar a los Asociados para identificar las tierras en riesgo de erosión o ya erosionadas y sobre prácticas que reducen y previenen la erosión del suelo. PÁG.: 21 DE 57 22 11. Capacitar a los Asociados sobre los procedimientos para la prevención de la contaminación de las fuentes de agua, su uso eficiente y la correcta disposición de las basuras generadas en las fincas. 12. Apoyo en los procesos de acopio de café en los diferentes municipios. 13. Apoyo en la entrega y control del café en los procesos de la trilladora. IV. RESPONSABILIDADES Ejecutar los programas y ejecuciones comerciales de la formulación, certificación de utilidad, para los bienes, extendiendo la aplicación de agro-químicos, bienes biológicos, bienes bacteriológicos, que son de fertilidad y con el fin a la utilidad agrícola y forestal , por su posible perjuicio a la integridad y mantenimiento del suelo y el ambiente. V. MARCO DE RELACIÓN Coordinador del Departamento Técnico-Ambiental, Departamento Administrativo, Contable, y Financiero, Directivos, Área Comercial, Sistema Interno de Control, Productores, Certificadoras. VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Elementos esenciales en ciencias, químicas VII. COMPETENCIAS Unión a la hora de trabajar en conjunto. Habilidades para el labor bajo presión. Capacidades para entender fenómenos biológicos. Habilidades para desarrollar labores de campo. Entendimiento de relaciones con el sector agrícola. Concentración fundamental en el espacio rural e identificarse con el mismo. VIII. REQUISITOS Formación Académica: Profesional Experiencia: 2 años Actitudes: Responsable, actitudes sinceras y morales. interés social y de apoyo, iniciativa, tolerancia Idiomas: Español 23 MANUAL DE FUNCIONES CÓDIGO: MTH-TA03 FECHA: 06/12/2019 VERSIÓN: 01 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Nivel: Profesional Denominación del Cargo: Ingeniera Ambiental No. De Cargos: 1 Dependencia: Promotores Cargo del Jefe Inmediato: Coordinador del Departamento Técnico-Ambiental Área Funcional: Departamento Técnico-Ambiental II. PROPÓSITO PRINCIPAL Determinar el impacto Ambiental derivadas de la actividad asociada a la organización; se encarga también del control y prevención del deterioro de los recursos naturales generados por la actividad de cada unidad productivas. III. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESENCIALES 1. Vigilar el cumplimiento de las normas para proteger el medio ambiente. 2. Organiza y pone en marcha campañas de sensibilización al productor asociado del medio ambiente. 3. Mantiene el control de la contaminación del agua, suelo, aire y residuos en las unidades productivas. 4. Trabajar por el óptimo uso de los recursos naturales para la obtención de productos y procesos ecológicamente saludable. 5. Diseñar modelos de saneamiento de aguas residuales en zonas de las unidades productivos. 6. Manejo de sistemas de monitoreo con la finalidad de minimizar emisiones y residuos de las unidades productivas. 7. Poner en práctica soluciones técnicas que minimicen los efectos negativos del proceso productivo del café sobre el medio ambiente. 8. Formular proyectos ambientales. 9. Apoyo en los procesos de acopio de café en los diferentes municipios. 10. Apoyo en la entrega y control del café en los procesos de la trilladora. PÁG.: 23 DE 57 24 IV. RESPONSABILIDADES Velar por el cumplimiento de los diferentes criterios ambientales de los entes certificables. Apoyar al departamento técnico ambiental en su objetivo de cumplimiento. Crear los planes del departamento técnico-ambiental para mejorar las condiciones ambientales poco fortalecidas. Gestionar y administrar el presupuesto del área. V. MARCO DE RELACIÓN Interno: Departamento contable, Directivos, Departamento Comercial, Sistema de Control Interno. Externo: Productores, Certificadoras. VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Procesos de gestión ambiental, metodologías de estudios e investigaciones sociales, metodologías de evaluación de impacto ambiental, sistema de evaluación del desempeño y resultados, procesos de gestión ambiental, sistema de rendición de cuentas. VII. COMPETENCIAS Planificación Juicio y toma de decisiones, pensamiento estratégico, identificación de causas fundamentales, monitoreo y control, orientación / asesoramiento, manejo de paquete de Microsoft, manejo de personal, disposición de tiempo total, conocimiento básicos agrícolas, en la producción de café orgánico y de comercio justo, liderazgo, trabajo en equipo. VIII. REQUISITOS Formación Académica: Profesional Experiencia: 1 año. Actitudes: Honesta, transparente, responsable. Idiomas: Español 25 MANUAL DE FUNCIONES CÓDIGO: MTH-DS01 FECHA: 06/12/2019 VERSIÓN: 01 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Nivel: Profesional Denominación del Cargo: Coordinador del Área de Desarrollo Social No. De Cargos: 1 Dependencia: Ninguno Cargo del Jefe Inmediato: Director Administrativo y Financiero Área Funcional: Área de Desarrollo Social II. PROPÓSITO PRINCIPAL Brindar bienestar a los asociados y a su núcleo familiar, fortaleciendo las capacidades de la asociación y de los diferentes grupos de interés. III. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESENCIALES 1. Liderar la ejecución de los diferentes programas sociales. 2. Brindar respuesta oportuna a las necesidades de nuestros asociados con nuestros programas sociales u otros canales. 3. Gestionar alianzas y convenios con entidades estratégicas del sector Público privado y la academia, entre otros para el desarrollo de nuevos proyectos. 4. Formular proyectos que fortalezcan las líneas productivas de la asociación. 5. Diseñar estrategias para el cumplimiento de los objetivos de los programas sociales. 6. Coordinar la realización de actividades de evaluación, socialización, seguimiento y ejecución de las solicitudes aprobadas. 7. Medir el impacto logrado con la ejecución de los diferentes programas sociales. 8. Participar de forma activa en los diferentes espacios de formación de otras entidades públicas y privadas de nuestro interés. 9. Realizar informes de las actividades realizadas, los logros alcanzados o avances significativos. 10. Recepcionar la información y generar informes para otras actividades. 11. Contribuir al desarrollo de proyectos productivos para la asociación, dándole respuesta a la necesidad de las comunidades. 12. Contribuir al desarrollo sostenible a través del apoyo y el fomento de programas o proyectos que busquen mejorar las condiciones de vida de los productores, sus familias y la comunidad. PÁG.: 25 DE 57 26 13. Ser aliado estratégico de las organizaciones públicas y privadas nacionales e internacionales, en la ejecución de programa o proyectos sociales, IV. RESPONSABILIDADES Gestionar alianzas Formular proyectos Liderar la ejecución de programas sociales V. MARCO DE RELACIÓN Interno: Departamento técnico-ambiental, Departamento Administrativo, Contable y Financiero, Directivos, Área Comercial,Sistema Interno de Control. Externo: Productores, proveedores, clientes y entidades públicas o privadas. VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Formulación y evaluación de proyectos, gestión social. VII. COMPETENCIAS Formulación de proyectos, manejo de Microsoft Office, manejo de relaciones interpersonales, búsqueda de cooperantes o posibles financiantes para los proyectos, manejo del presupuesto. VIII. REQUISITOS Formación Académica: Profesional Experiencia: 1 año. Actitudes: Honesta, transparente, responsable. Idiomas: Español 27 MANUAL DE FUNCIONES CÓDIGO: MTH-SIC01 FECHA: 06/12/2019 VERSIÓN: 01 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Nivel: Profesional Denominación del Cargo: Coordinador Sistema Interno de Control No. De Cargos: 1 Dependencia: Analista de Control Interno Cargo del Jefe Inmediato: Junta Directiva Área Funcional: Sistema Interno de Control II. PROPÓSITO PRINCIPAL Garantizar la sostenibilidad de las Certificaciones Flocert y Bcs, y garantizar la trazabilidad en los procesos de la organización. III. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESENCIALES 1. Planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación del sistema de control interno. 2. Verificar que el sistema de control interno esté formalmente establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos y, en particular, de aquellos que tengan responsabilidad de mando. 3. Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la organización, se cumplan por los responsables de su ejecución y en especial, que las áreas o empleados encargados de la aplicación del régimen disciplinario ejerzan adecuadamente esta función. 4. Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la organización, estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la entidad. 5. Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la organización y recomendar los ajustes necesarios. 6. Servir de apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones, a fin que se obtengan los resultados esperados. 7. Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de la entidad y recomendar los correctivos que sean necesarios. 8. Fomentar en toda la organización la formación de una cultura de control que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional. PÁG.: 27 DE 57 28 9. Evaluar y verificar la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana que en desarrollo del mandato constitucional y legal, diseñe la entidad correspondiente. 10. Mantener permanentemente informados a los directivos acerca del estado del control interno dentro de la entidad, dando cuenta de las debilidades detectadas y de las fallas en su cumplimiento. 11. Publicar cada cuatro (4) meses en la página web de la entidad, un informe pormenorizado del estado del control interno, so pena de incurrir en falta disciplinaria grave. 12. Verificar que se implanten las medidas respectivas recomendadas. 13. Sin perjuicio de las demás obligaciones legales, deberá reportar a los organismos de control los posibles actos de corrupción e irregularidades que haya encontrado en ejercicio de sus funciones. 14. Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo. IV. RESPONSABILIDADES Velar por la sostenibilidad de las Certificaciones Captar ingresos de nuevos Productores V. MARCO DE RELACIÓN Internas: Departamento Administrativo Contable y Financiero, Departamento de Operaciones, Departamento Técnico–Ambiental, área de Desarrollo, área comercial. Externas: Certificadoras BCS – FLO – CERT VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES En Control Interno, conocimiento sobre las funciones y responsabilidades de cada área de la organización, contexto de las mismas (objetivos, metas), contratación de personal, fundamentos de formulación y evaluación de proyectos, sistema de gestión de calidad VII. COMPETENCIAS Buenas relaciones interpersonales, liderazgo, toma de decisiones, manejo paquete de Microsoft, orientación a resultados, compromiso con la organización. VIII. REQUISITOS Formación Académica: Profesional Experiencia: 2 años. Actitudes: Leal, honesta, transparente, segura, comprometida, proactiva, responsable. Idiomas: Español / Inglés 29 MANUAL DE FUNCIONES CÓDIGO: MTH-SIC02 FECHA: VERSIÓN: 01 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Nivel: Profesional Denominación del Cargo: Analista del SIC No. De Cargos: 1 Dependencia: Ninguno Cargo del Jefe Inmediato: Coordinador del Sistema Interno de Control Área Funcional: Sistema Interno de Control II. PROPÓSITO PRINCIPAL Diseñar, planear, ejecutar y controlar programas que garanticen que el sistema de control interno esté formalmente establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos, para velar de esta manera, por el cumplimiento de la misión, objetivos y metas de la empresa. III. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESENCIALES Depuración de datos. IV. RESPONSABILIDADES Análisis de datos V. MARCO DE RELACIÓN Coordinador del Sistema Interno de Control, departamento de operaciones y área comercial. VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Conocimientos en indicadores de gestión, formulación y evaluación de proyectos, auditoria, normatividad en control interno, estadística, análisis financiero y conocimientos en ISO 9000. VII. COMPETENCIAS Proactiva, trabajo en equipo, optimismo, Adaptabilidad. PÁG.: 29 DE 57 30 VIII. REQUISITOS Formación Académica: Profesional Experiencia: 1 año. Actitudes: Honestidad, transparencia, responsabilidad. Idiomas: Español 31 MANUAL DE FUNCIONES CÓDIGO: MTH-D03 FECHA: 06/12/2019 VERSIÓN: 01 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Nivel: Directivo Denominación del Cargo: Director Comercial y Operativo No. De Cargos: 1 Dependencia: Departamento Operativo, Área Comercial. Cargo del Jefe Inmediato: Directora Ejecutiva Área Funcional: Gerencia II. PROPÓSITO PRINCIPAL Planificar y dirigir la política de promoción, venta y distribución de productos o servicios de la asociación. III. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESENCIALES Estructurar el plan de marketing, estructurar el plan de ventas por medio del histórico Analizar los históricos, generar un plan de mejora del área de operaciones, mejorar los procesos en cuanto a calidad, el tiempo y los costos. Elaborar los planes y acciones a corto y medio plazo para conseguir los objetivos marcados por la empresa, diseñando las estrategias necesarias y supervisando su aplicación. Investigar el mercado, previendo la evolución del mismo y anticipando las medidas necesarias para adaptarse a las nuevas inclinaciones o tendencias. Dirigir las actividades de la red comercial existente, formando al equipo y motivándolo. Fijar tanto la política de precios y condiciones de venta como los canales de distribución. Responsabilizarse de la negociación y seguimiento de grandes cuentas. Llevar a cabo las acciones de seguimiento necesarias para asegurar la máxima efectividad en la consecución de objetivos. PÁG.: 31 DE 57 32 IV. RESPONSABILIDADES Planear las ventas Planear la compra V. MARCO DE RELACIÓN Departamento Administrativo y Financiero, Departamento Técnico-Ambiental, Departamento Operativo, Área de Desarrollo, Área Comercial VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Conocimiento en Administración de Empresas,conocimientos de Marketing/Ventas, Conocimientos de planificación de estrategias comerciales, canales de distribución, producto-mercado-competencia de la asociación. VII. COMPETENCIAS Manejo eficiente de la información, capacidad de planeación, liderazgo VIII. REQUISITOS Formación Académica: Profesional Experiencia: 5 años Actitudes: Ser certero, empático, consistente, honesto, responsable. Idiomas: Español 33 MANUAL DE FUNCIONES CÓDIGO: MTH-C01 FECHA: 06/12/2019 VERSIÓN: 01 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Nivel: Profesional Denominación del Cargo: Auxiliar de Gestión Comercial No. De Cargos: 1 Dependencia: Ninguno Cargo del Jefe Inmediato: Director Comercial y Operativo Área Funcional: Área Comercial II. PROPÓSITO PRINCIPAL Analizar, planificar, ejecutar y controlar las acciones y programas destinados a realizar las estrategias comerciales a fin de alcanzar los objetivos de la organización III. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESENCIALES 1. Realizar Historia de las ofertas. 2. Crear Líneas de las Ofertas. 3. Identificar diferencial de las ofertas 4. Enviar muestra de café tipo a clientes nuevos y clientes actuales. 5. General y diligenciar los contrato de venta 6. Realizar y ejecutar el plan de seguimiento al cliente durante todo el año. 7. Evaluación de Cada servicio (tiempo, factura, respuesta) 8. Sugerencias por parte del cliente. 9. Realizar y Ejecutar el Plan de Venta 10. Ejecutar la vista de la organización 11. Realizar y ejecutar políticas de venta IV. RESPONSABILIDADES Supervisar la imagen y publicidad Realizar el seguimiento a los clientes Estar al frente del servicio de preventa y postventa PÁG.: 33 DE 57 34 V. MARCO DE RELACIÓN Departamento de operaciones, Departamento Técnico-Ambiental, Sistema Interno de Control, Departamento Administrativo Contable y Financiero. VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Conocimiento en ventas, monedas, negociación, manejo del paquete de Office, VII. COMPETENCIAS Habilidad de comunicación oral y escrita, manejo de Excel avanzado, inglés avanzado, conocimiento del café, terminología, tipos de negociaciones, información del mercado, certificaciones, perfilaciones del café, concepto de toda la cadena de distribución, alto nivel de atención al detalle, manejo documental, digitación, alto nivel de organización, rapidez. VIII. REQUISITOS Formación Académica: Profesional Experiencia: 1 año Actitudes: Responsable, honesta, trabajadora, creativa, inicitiva. Idiomas: Español / Inglés Intermedio – Alto. 35 MANUAL DE FUNCIONES CÓDIGO: MTH-C02 FECHA: VERSIÓN: 01 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Nivel: Profesional Denominación del Cargo: Auxiliar de Mercadeo No. De Cargos: 1 Dependencia: Ninguno Cargo del Jefe Inmediato: Director Comercial y Operativo Área Funcional: Área Comercial II. PROPÓSITO PRINCIPAL Analizar, planificar y ejecutar el plan de Mercadeo de acuerdo a los objetivos de la organización. III. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESENCIALES 1. Colaborar y participar en los programas de planeación y definición de objetivos del Departamento comercial 2. Investigar mercado Internacional y Nacional 3. Investigar otros productos para diversificar ingresos 4. Diagnóstico de la Situación de la empresa 5. Investigar viabilidad para líneas de Oferta. 6. Identificar y realizar seguimiento a Clientes potenciales 7. Proponer y Ejecutar el plan de Marketing 8. Elaborar estrategias de Publicidad 9. Desarrollar publicidad 10. Realizar Logística de los Clientes que visitan la Organización 11. Organizar la Asistencia a Ferias Internacionales de Cafés Especiales. IV. RESPONSABILIDADES Promoción; Creación de contenido publicitario que vaya acorde con la cultura y los objetivos de la organización. Creación de boletín informativo, brochure, postales y demás piezas graficas Manejo de Precio- Producto. PÁG.: 35 DE 57 36 V. MARCO DE RELACIÓN Departamento de operaciones, Departamento Técnico-Ambiental, Sistema Interno de Control, Departamento Administrativo Contable y Financiero. VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Estrategia De Marketing, conocimiento de la organización sobre a los temas sociales, el cambio climático, VII. COMPETENCIAS Herramientas Office. Conocimientos en finanzas y mercadeo. Conocimiento técnico de los productos. Proactivo y fluidez verbal. VIII. REQUISITOS Formación Académica: Profesional Experiencia: 1 año Actitudes: Responsable, Honesta, trabajadora, comprometida, creativa, respetuosa. Idiomas: Español / Inglés Básico 37 MANUAL DE FUNCIONES CÓDIGO: MTH-O05 FECHA: 06 /12/2019 VERSIÓN: 01 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Nivel: Asistencial Denominación del Cargo: Auxiliar de Operaciones No. De Cargos: 1 Dependencia: Ninguno Cargo del Jefe Inmediato: Coordinador del Departamento de Operaciones Área Funcional: Departamento de Operaciones II. PROPÓSITO PRINCIPAL Ejecutar las estrategias planteadas por el Coord. De Operaciones que conlleve a materializar el objetivo del departamento. III. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESENCIALES 1. Estudiar las estrategias planteada por el Coordinador de Operaciones, para poder cumplir con el objetivo del departamento. 2. Organizar logística de calibración de agentes de compra 3. Alimentar continuamente el checklist de operaciones 4. Actualizar continuamente el archivo que es utilizado para el control de las entrega de los contratos mes a mes 5. Atender las inquietudes de los puntos de operaciones sobre el manejo de cuadro durante la cosecha 6. Actualizar el movimiento general con la información de cada centro de operaciones 7. Enviar todo los días de la cosecha el movimiento general a los entes interesado. 8. Solicitar muestras para verificación de la calidad del productos almacenados y análisis químico 9. Preparar muestra para ser enviado para análisis químico o calidad (empacar, rotular. 10. Gestionar compra de herramientas necesarias (bascula, elemento de laboratorio, estiba, empaques, secado otros) mantenimiento de los equipos. 11. Realizar auditoria de control de inventario físico y consolidar la información y entregar hallazgo al Coordinador de Operaciones 12. Diligenciar continuamente los formato para control interno de inventario 13. Controlar las salidas de muestras, en drive (anotar toda la información desde código de recibo y entrega, calidad, cantidad y para qué fin) PÁG.: 37 DE 57 38 14. Solicitar entrada a trilladora y actualizar movimiento general 15. Cotizar diversas opciones de transporte 16. Presentar las opciones de transporte seleccionadas 17. Vincular la empresa ante las transportadoras o transporte seleccionadas 18. Cotizar los diferentes servicio de aseguradora para garantizar el movimiento de la carga y los inventarios en bodega 19. Monitorear estado de la carga en cada uno de sus puntos de control ( llamar para confirmar llegada de la carga a la trilladora, a bodega del exportador) 20. Gestionar la vinculación a las trilladoras seleccionadas 21. Compra de empaques y bolsas grain y demás insumos que se requiere del contrato en caso de exportación directa. Seguir instrucciones enviada por el Coord. sobre la llegada de los empaques de los demás exportadores. 22. Solicitar corte de trilla y actualizar cuadro de cortes de trillas. 23. Realizar la documentación requerida para la entrega (anunciar carga, solicitar guía, enviar instrucción de embarque, draft de bl y demás comunicación con el agencia de aduana) 24. Hacer seguimiento a cada entrega de los contratos (en caso de envío a puerto) 25. Solicitar a trilladora trazabilidadde trilla, copias y originales de los documentos de embarque a agencia de aduana. 26. Enviar los documentos originales 27. Archivar copias de los documentos originales en AZ IV. RESPONSABILIDADES Actualizar continuamente los archivos V. MARCO DE RELACIÓN Supervisor de Producción, coordinador punto. VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Manejo de Excel Avanzado, Word, básicos en calidad de café, manejos logísticos, inventarios, compras, entre otros. VII. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES Buen manejo de paquetes de office, elaboración de informes, formatos, compras, atención al cliente. VIII. REQUISITOS Formación Académica: Técnico Experiencia: 1 año Actitudes: Responsable, tratajadora, honesta, comprometida. Idiomas: Español / Ingles 39 MANUAL DE FUNCIONES CÓDIGO: MTH-SP01 FECHA: 06/12/2019 VERSIÓN: 01 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Nivel: Profesional Denominación del Cargo: Supervisor de Producción No. De Cargos: 1 Dependencia: Coordinador Punto Cargo del Jefe Inmediato: Coordinador de Operaciones Área Funcional: Departamento Operativo II. PROPÓSITO PRINCIPAL Supervisar y ejecutar el plan de calidades que garantiza el óptimo procesamiento del producto y la entrega del producto final de acuerdo a las condiciones de calidad del contrato III. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESENCIALES 1. Analizar instrucciones de calidad, despacho enviadas por el Coord. De Operaciones 2. Catar muestra general de las cafés que ingresan a trilladora. 3. Realizar análisis completo de los café comercial porque de eso depende la compra. 4. Catar muestra PPS de los contratos 5. Realizar pre trilla de café antes de trilla 6. Identificar la ubicación de las entradas 7. Auditar el correcto almacenamiento del producto 8. Supervisar producción, y normas de trilla. 9. Confrontar entradas vs resultados de trilla 10. Organizar informe de hallazgos encontrados y entregarlo al Coord. De Operaciones 11. Validar resultados de cada una de las trillas con la catación del café excelso 12. Emitir informe de calidad de cada trilla 13. Enviar muestras y contramuestras 14. Monitoreo de la calidad para dar cumplimiento a las condiciones pactadas 15. Supervisar preparación de pasilla, realizarle análisis físico y sensorial 16. Control de inventarios de café en trilladora, sacos de excelso, pasilla 17. Verificar la calidad de las colillas de trilla tanto en excelso como pergamino para determinar a su asignación 18. Emitir informe de calidad de cosecha PÁG.: 39 DE 57 40 19. Acompañar por lo menos la primera entrega en caso de venta de café pergamino, para conocer sus proceso, equipos y calibrarse sus políticas de compra del cliente IV. RESPONSABILIDADES Optimizar la producción de trilla. Entregar contrato con las condiciones de calidad pactada con el cliente. V. MARCO DE RELACIÓN Coordinador de Operaciones, Auxiliar de Operaciones, Coordinador De puntos. VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Manejo de Excel, Word, calidad de café, inventarios entre otros. VII. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES Buen manejo de paquetes de office, elaboración de informes, formatos, compras, atención al cliente. VIII. REQUISITOS Formación Académica: Profesional Experiencia: 2 años. Actitudes: Transparente, responsable, honesto, comprometido, certero. Idiomas: Español 41 MANUAL DE FUNCIONES CÓDIGO: MTH-O01 FECHA: 06/12/2019 VERSIÓN: 01 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Nivel: Profesional Denominación del Cargo: Coordinador del Departamento de Operaciones No. De Cargos: 1 Dependencia: Coordinador del punto, Supervisor de Producción, Auxiliar de Operaciones. Cargo del Jefe Inmediato: Director Comercial y Operativo Área Funcional: Departamento de Operaciones II. PROPÓSITO PRINCIPAL Establecer estrategias que optimice el flujo de las operaciones de acuerdo a las condiciones pactadas y presentar informe en tiempo real para la toma de decisiones. III. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESENCIALES 1. Revisar cuadro de los contratos de cosecha emitido por comerciales para organizar su estrategia de compra y planificar el flujo de las operaciones en cada punto 2. Realizar flujo de caja de compra 3. Redireccionar contratos de acuerdo a las condiciones( tiempo, calidad, perfil,) de cada cliente 4. Realizar checklist de operaciones, para hacer seguimiento de los estados de los contratos y tener informado a los departamentos interesados. 5. Diseñar archivo para controlar las entrega de los contratos mes a mes, para entregar informe con las conclusiones en tiempo real 6. Plantear diferentes forma de compras (políticas flexible, comprar extraordinaria, otros) de acuerdo a los contratos que se requiere darle cumplimiento y teniendo en cuenta la evolución de la cosecha. 7. Construcción de los formatos de cosecha, movimiento de cada punto de operaciones y movimiento general 8. Establecer metas de compra de café mes a mes de cada uno de los centros de acopi 9. Capacitar al personal para el manejo de formatos y política de trabajo 10. Planificar calibración de equipo de compra con trilladora u otras organizaciones. 11. Informar los parámetros de compra 12. Recibir estrategia de compra de cada centro para el cumplimiento de la meta. PÁG.: 41 DE 57 42 13. Analizar Movimiento General 14. Monitorear cumplimiento de la metas asignadas 15. Retroalimentar indicador de cumplimiento de la meta a los centros 16. Informar nuevas estrategias de compra 17. Entregar final de monitoreo de compra 18. Informar a los puntos de operaciones como hacer las separaciones del producto por calidad 19. Retroalimentar hallazgos en la auditoria a los agentes implicados 20. Establecer los parámetros para darle cumplimento de los planes de contingencia para evitar colapso por espacio e insumos en almacén. 21. Asegurar las condiciones y la calidad de muestra( tipo, oferta, PSS),enviada por los puntos de operaciones antes de ser entregada al solicitante 22. Programar despacho de acuerdo al espacio de almacén, logística de entrega, asignaciones de contrato y/o aprobación de PSS 23. Selección de la empresa transportadora 24. Recibir instrucciones de embarque, plan de entrega de carga, Orden de trilla por parte del departamento comercial. 25. Retroalimentar las diferencias ante los agentes implicados en el caso de la carga haya llegado a trilladora o almacén del exportador con fallas de peso, problema de calidad o de empaques. 26. Revisar informe con los estado de despacho de producto 27. Entregar instrucciones de producción, despacho, calidad e insumos al supervisar de producción. 28. Asignar destino de pergamino de acuerdo a los cupos, los tiempos de entrega y la calidad del servicio de las trilladoras 29. Organizar las órdenes de trilla de acuerdo a la fecha de entrega y empaques. E informar al equipo comercial sobre donde se debe enviar los empaques de cada exportadores 30. Revisar la retroalimentación continua que realiza el supervisor de producción de la calidad de producto. En ingreso, procesamiento y salida del excelso. 31. Revisar el seguimiento que se le hizo la carga hasta el lugar de entrega (EXW excelso, pergamino y FOB). 32. Comunicar el estatus de la carga. 33. Entregar Informe general de cosecha. IV. RESPONSABILIDADES Cumplir con las entrega de los contratos de acuerdo a los tiempos, calidad, cantidad. Monitorear el flujo de operación de los centros. Optimizar procesos, tiempo, recurso.43 V. MARCO DE RELACIÓN Director Comercial y Operativo, Coordinador del área Comercial, Coordinador del punto, Supervisor de Producción, Auxiliar de Operaciones, Departamento Administrativo Contable y Financiero. VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Manejo de Excel avanzado, Word, básicos en calidad de café, manejos logísticos, inventarios, compras, entre otros elaboración de informes, formatos, compras, atención al cliente. VII. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES Orientado a la mejora, liderazgo, manejo de personal, manejo de normas de calidad. VIII. REQUISITOS MÍNIMOS Formación Académica: Profesional Experiencia: 1 año. Actitudes: Responsabilidad, honestidad, transparencia, compromiso. Idiomas: Español – Inglés 44 MANUAL DE FUNCIONES CÓDIGO: MTH-O02 FECHA: 06/12/2019 VERSIÓN: 01 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Nivel: Profesional Denominación del Cargo: Coordinador de centro de operaciones (Punto) No. De Cargos: 3 Dependencia: Auxiliar Contable, Jefe de bodega, Auxiliar de Secado, Analista Físico (Agente de Compra), Analista Sensorial Cargo del Jefe Inmediato: Coordinador de Operaciones Área Funcional: Departamento Operativo II. PROPÓSITO PRINCIPAL Coordinar, supervisar, motivar y direccionar al equipo de trabajo con la finalidad de asegurar el cumplimento de los objetivos. III. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESENCIALES 1. Presentar estado de cosecha de cada punto de operaciones que ayude a establecer las estrategias de compra. 2. Estudiar las instrucciones de compra enviado por Coordinador de Operaciones 3. Atender inquietudes y buscarle solución a las solicitudes de los productores. 4. Tomar medidas correctivas si se presenta algún inconveniente con el personal que está bajo su cargo y si son hechos mayores remitir la queja teniendo en cuenta los conductos regulares para ello. 5. Implementar en su Punto de Operaciones las estrategias de compra establecida por el Coordinador de operaciones para el cumplimiento de la meta 6. Monitorear el cumplimiento de la estrategia de compra e informar al Coordinador de Operaciones. 7. Analizar las capacidades de bodegas, condiciones de equipos, e Informar estrategia para poder cumplir con la respectiva meta de compra de la cosecha. 8. Solicitar oportunamente los insumos (empaques, estibas, equipos, sisco, etc) y mantenimientos de los equipos los existente. 9. Monitorear el flujo óptimo de las operaciones del punto, (secado, análisis físico, sensorial, bodega), si existe algún inconveniente buscarle la solución y son hechos más complejos notificar al Coord. De Operaciones. PÁG.: 44 DE 57 45 10. Indagar de forma aleatoria con los productores sobre la atención brindada el punto, en caso de que lleguen café con mejoramiento de taza preguntarle sobre su proceso de beneficio. 11. Solicitar insumos y medidas de contingencia con tiempo para el buen funcionamiento del punto. 12. Informar el estado de las bodegas y antes que se presente un colapso por espacio e insumos en almacén, solicitar despachos y el cumplimento de estrategia propuesta para este caso. 13. Supervisar el cumplimiento de instrucciones de despacho. 14. Preparar trazabilidad (remisión de despacho, cantidad y calidad). 15. Diligenciar formato de despachos de acuerdo al flujo de operación y SIC. 16. Reportar información de despacho. 17. Presentar reporte de compra en cada punto de operaciones. IV. RESPONSABILIDADES Cumplir con metas de puntos, mantener en flujo óptimo las operaciones del punto, Auditoria Interna, Control de Inventarios, Manejo de clientes (Vital Importancia) y de proveedores (productor). V. MARCO DE RELACIÓN Departamento De Operaciones, Sistema de Control Interno, auxiliar de operaciones, auxiliar administrativo, analista sensorial, analista físico, auxiliar de bodega. VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Manejo de Excel, office, inventarios, Calidad básica del café, elaboración de informes, atención al cliente. VII. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES Perfil administrativo, sentido de liderazgo, atención al cliente, manejo de personal. VIII. REQUISITOS Formación Académica: Profesional Experiencia: 2 años Actitudes: Responsable, honesto, confiable, transparente, correcto. Idiomas: Español 46 MANUAL DE FUNCIONES CÓDIGO: MTH-A03 FECHA: 06/12/2019 VERSIÓN: 01 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Nivel: Técnico Denominación del Cargo: Auxiliar Administrativo, Contable y Financiero No. De Cargos: 2 Dependencia: Ninguno Cargo del Jefe Inmediato: Coordinador del Punto Área Funcional: Departamento Operativo II. PROPÓSITO PRINCIPAL Actualizar en el menor tiempo los movimientos del centro de operaciones para un óptimo flujo de información y recursos. III. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESENCIALES 1. Recibir la capacitación necesarias para el manejo del programa 2. Registrar en Excel la información de la planilla física que le pasa el agente de compras, sensorial, secadoras y otras. 3. Revisar en los cuadros de centro de operación el estatus de certificación del productor y anexar en la base de datos en el caso de compras a particulares. 4. Documento equivalente de venta, egresos, recibos de caja, remisiones y otros documentos necesarios para la operación. 5. Revisar y realizar el cobro de las deudas de los asociados. 6. Liquidar y realizar pagos. 7. Corroborar la información entregada para ser digitada, si ve alguna Anomalía reportarla al coordinador del centro. 8. Atender inquietudes básicas que tiene el productor sobre su entrega y si es más complejo llamar al especialista en el tema. PÁG.: 46 DE 57 47 9. Solucionar solicitudes básicas del productor y si es más complejo remitir la solicitud al coordinador de Punto. IV. RESPONSABILIDADES Diligenciar las planillas de Excel. Realizar auditorías internas. Controlar los inventarios. Manejo de productores. V. MARCO DE RELACIÓN Departamento Operativo, Departamento administrativo, contable y financiero. VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Manejo de Excel, office, inventarios, básico de café, elaboración de informes, atención al cliente. VII. COMPETENCIAS Perfil administrativo, manejo de paquetes de office, atención al cliente, básico de café. VIII. REQUISITOS Formación Académica: Técnica Experiencia: 1 año. Actitudes: Responsable, honesta, trabajadora, comprometida. Idiomas: Español 48 MANUAL DE FUNCIONES CÓDIGO: MTH-O03 FECHA: 06/12/2019 VERSIÓN: 01 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Nivel: Técnico Denominación del Cargo: Analista Físico (Agente de Compra) No. De Cargos: 3 Dependencia: Ninguno Cargo del Jefe Inmediato: Coordinador del punto. Área Funcional: Departamento Operativo II. PROPÓSITO PRINCIPAL Asegurar que el producto cumpla con los estándares físicos de calidad exigidos para el cumplimiento de las condiciones pactadas. III. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESENCIALES 1. Tomar el peso, numero de saco, información de rotulo y anotar en la planilla de control 2. Tomar la muestra general, chuzando saco a saco el café que se esta pesando 3. Pesar y luego trillar la muestra 4. Iniciar la evaluación para determinar (granometría, factor de rendimiento, granos defectuosos, almendra sana, porcentaje de broca y porcentaje de humedad) 5. Verificar estatus del agricultor 6. Anotar la información en la planilla física y remitir información al auxiliar administrativo 7. Entregar la muestra al Analista Sensorial para su debida catacion 8. Despasillar y colocar ennorma la muestras solicitadas por el Auxiliar de operaciones 9. Apoyar al Coordinador del punto a verificar como se está almacenando el café. PÁG.: 48 DE 57 49 IV. RESPONSABILIDADES Es el encargado de responder por el volumen, y la calidad física del café comprado. V. MARCO DE RELACIÓN Coordinador del punto, auxiliar de operaciones, jefe de bodega, auxiliar de secadora, auxiliar administrativo. VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Especialista en análisis de café VII. COMPETENCIAS Conocimiento profundos en café y calidad del Café VIII. REQUISITOS Formación Académica: Técnico Experiencia: 2 años. Actitudes: Responsable, honesto, transparente. Idiomas: Español 50 MANUAL DE FUNCIONES CÓDIGO: MTH-O04 FECHA: 06/12/2019 VERSIÓN: 01 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Nivel: Técnico. Denominación del Cargo: Analista Sensorial (Catador) No. De Cargos: 3 Dependencia: Ninguno Cargo del Jefe Inmediato: Coordinador del punto. Área Funcional: Departamento Operativo II. PROPÓSITO PRINCIPAL Es la persona encargada de recibir y velar porque el producto que se esté comprando cumpla con los estándares de calidad exigidos por la organización, una principal función es ser un apoyo estratégico para asegurar un producto de calidad, con el fin de dar cumplimiento a las condiciones pactadas. III. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESENCIALES 1. Recibir la misma muestra que se le realizo análisis físico, le asigna un código de catacion y es registrada en la planilla de catacion 2. Homogenizar las muestras y pesar los granos a tostar 3. Preparar la tostión molienda, elaboración de taza e inicia análisis sensorial 4. Registrar resultado en la planilla de catación 5. Coordinar con el jefe de bodega la separación de cafés 6. Segmentar lotes por calidad sensorial y perfil 7. Segmentar lotes por cliente. IV. RESPONSABILIDADES Es el encargado de responder por la calidad del café comprado y despachado. V. MARCO DE RELACIÓN Coordinador del punto, auxiliar de operaciones, jefe de bodega y analista físico, auxiliar administrativo. PÁG.: 50 DE 57 51 VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Análisis Físico y Sensorial de Café. VII. COMPETENCIAS Conocimientos en café, análisis físico y análisis sensorial. VIII. REQUISITOS Formación Académica: Técnico Experiencia: 1 año Actitudes: Responsable, comprometido, trabajador, honesto. Idiomas: Español 52 MANUAL DE FUNCIONES CÓDIGO: MTH-O07 FECHA: 06/12/2019 VERSIÓN: 01 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Nivel: Asistencial Denominación del Cargo: Jefe de Bodega No. De Cargos: 3 Dependencia: Cotero. Cargo del Jefe Inmediato: Coordinador del punto. Área Funcional: Departamento Operativo. II. PROPÓSITO PRINCIPAL Tener el control total de todas las actividades relacionada con la misma así como responsabilizarse del control de la calidad del producto que se encuentran en la bodega III. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESENCIALES 1. Analizar las estrategias de compra y almacenamiento que le entrega el Coord. De punto 2. Realizar un aseo general en el centro de acopio con abundante agua y cepillo, y registrar el proceso un acta de limpieza inicial 3. Verifica a diario que las instalaciones y equipos se encuentren limpios 4. Recibir el café que llega al punto y enviarlo a báscula con apoyo de los coteros. (mientras el analista físico toma la muestra y la información) 5. Marcar los sacos, con nombre productor y fecha y enviarlo un arrume provisional mientras se obtiene resultados de análisis 6. Guardar contra muestra de un gran volumen para luego ser catada y asignarla a un lote grande. 7. Calibrar café en empaques de fique N6 y estibarlo, separarlo de acuerdo a los resultado del análisis físico y sensorial PÁG.: 52 DE 57 53 8. de acuerdo a calidad, certificación y estibarlo en el área asignada tiendo en cuenta la los parámetros de almacenaje de la certificación 9. Guardar muestra general de cada lote, con su debida información de rotulo en el banco de muestra 10. Enviar muestras de lotes por calidades disponibles en bodega a partir de 10000 kilos 11. Asignar lote de acuerdo a perfil de cliente 12. Controlar espacios, capacidad de almacén y ubicación de lotes en bodegas. 13. Solicitar insumos y medidas de contingencia con tiempo para el buen funcionamiento del almacén 14. Informar la ubicación de los cafés señalado en la instrucciones de despacho 15. Reportar continuamente flujo de almacenamiento 16. Entregar informe de bodega de cosecha. IV. RESPONSABILIDADES Responde por el almacenamiento de acuerdo a lo designado por el coordinador del punto, responde por el volumen en bodegas, es el encargado de despachos, supervisa el personal a su cargo. V. MARCO DE RELACIÓN Coordinador del punto, auxiliar de operaciones, jefe de bodega y auxiliar de secadora VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES manejo de inventarios, manejo de personal, atención al cliente VII. COMPETENCIAS buen manejo de personal, conocimiento en manejo de inventarios, manejo de almacén. VIII. REQUISITOS Formación Académica: Bachiller Experiencia: 1 año. Actitudes: Responsable, honesto, comprometido, trabajador. Idiomas: Español 54 MANUAL DE FUNCIONES CÓDIGO: MTH-O06 FECHA: 06/12/2019 VERSIÓN: 01 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Nivel: Asistencial Denominación del Cargo: Auxiliar de Secadora No. De Cargos: 3 Dependencia: Ninguno Cargo del Jefe Inmediato: Coordinador del punto Área Funcional: Departamento Operativo II. PROPÓSITO PRINCIPAL 1. Reducir la cantidad problema de calidad al café integrado III. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESENCIALES 2. Conocer las políticas de secado, disponibilidad de equipo 3. Recibir el café de acuerdo el estado, mojado, semi mojado 4. Organizar turno de secado 5. Verificar las condiciones en que llego el café para saber que tratamiento darle o si tiene alguna anomalía 6. Rotular, muestras, anotar resultado de análisis de café, cantidad de kg y demás trazabilidad 7. Proceder a echar al silo, secadora o a patio de acuerdo a la verificación 8. Realizar seguimiento de secado(temperatura, estado de secado, disparidad, tiempo de secado otros) 9. Verificar el estado de los equipos e informar algún inconveniente a tiempo, así como la solicitud de insumo 10. Tomar muestra de café seco, anotar estado secado y pasar informe PÁG.: 54 DE 57 55 11. Informar al jefe de bodega, productor sobre el estado del café 12. Enviar café para bodega para que inicie el proceso de compra 13. Apoyar al coordinador de bodega en el almacenamiento del café en bodegas 14. informar al coordinador del punto sobre posibles inconvenientes con el servicio y demás IV. RESPONSABILIDADES Responde por el proceso de secado, por la calidad del café que sale de secadora. Supervisar el trabajo de los patios de secado. V. MARCO DE RELACIÓN Coordinador del punto, auxiliar administrativo, jefe de bodega y coteros VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES manejo de inventarios, manejo de almacén, manejo de máquinas de secado, conocimiento en secado de café VII. COMPETENCIAS Conocimiento de lotes, orientado a la organización, manejo de personal. VIII. REQUISITOS Formación Académica: Bachiller Experiencia: 1 año. Actitudes: Responsable, honesto, comprometido, trabajador. Idiomas: Español 56 MANUAL DE FUNCIONES CÓDIGO: MTH-O08 FECHA: 06/12/2019VERSIÓN: 01 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Nivel: Asistencial Denominación del Cargo: Cotero No. De Cargos: 9 Dependencia: Ninguno Cargo del Jefe Inmediato: Jefe de Bodega Área Funcional: Departamento Operativo II. PROPÓSITO PRINCIPAL Ser apoyo al coordinador de operaciones, del coordinador del punto en la organización de las bodegas. III. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESENCIALES 1. Recibir el café, pesarlo y descargarlo de la báscula 2. Calibrar el café y organizar bodegas de acuerdo a las instrucciones del coordinador del centro. 3. Informar al coordinador de centro de operaciones sobre posibles inconvenientes con los equipos utilizados (basculas, trilladoras, sondas de muestra, etc). IV. RESPONSABILIDADES Cargar el café a báscula. Cargue de transporte y descargue del café V. MARCO DE RELACIÓN Auxiliar de operaciones, coordinador de punto, auxiliar de secadora. VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Conocimientos en café pergamino. Organización VII. COMPETENCIAS Organización, chuzo, peso, manejo de trilladora PÁG.: 56 DE 57 57 VIII. REQUISITOS Formación Académica: Bachiller Experiencia: Un año Actitudes: Responsable, trabajador, comprometido. Idiomas: Español
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