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Técnicas
documentales
de archivo
Víctor Hugo Arévalo Jordán
La descripción
archivística
Técnicas
documentales
de archivo
La descripción
archivística
Víctor Hugo Arévalo Jordán
Técnicas
documentales
de archivo
e-libro.net
La descripción
archivística
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químico, óptico, de gradación o de fotocopia, sin la previa
autorización escrita por parte del editor o del autor.
Esta obra también está disponible en soporte papel, bajo la
modalidad de “libro a pedido”.
© 1991, por Víctor Hugo Arévalo Jordán
© Primera edición virtual y en papel, e-libro.net, septiembre
de 2002
ISBN en trámite
Asociación de Archiveros de Santa Fe, Santa Fe, Argentina
Primera edición en papel, 1991
Segunda edición, 1992
Tercera edición, 1993
Primera reimpresión, 1994
Segunda reimpresión, 1995
Tercera reimpresión, 1996
Cuarta reimpresión, 1997
Quinta reimpresión, 1998
Sexta reimpresión, 1999
Cuarta edición, 2000
Quinta edición, 2001
PRÓLOGO
PRESENTAR un libro del técnico archivero Víctor Hugo
Arévalo Jordán es una gran satisfacción personal y
profesional, tanto por la amistad que nos une como
por lo que el presente libro va a representar en el pa-
norama de la Archivística y Documentación nacional
y provincial.
Pero antes de hablar de estas Técnicas Documenta-
les, quiero referirme a sus anteriores publicaciones.
Aunque algunas de ellas de impresión modesta, han
cubierto a satisfacción las necesidades del mundo de
nivel terciario, precisamente en la carrera de Archivís-
tica, en el Instituto Superior Nº 12, ya que ha sido el
propulsor de estos estudios. Como consecuencia de ello
fue nombrado Jefe de Sección, título que corresponde
a lo que comúnmente llamamos Director de la carrera.
Su preocupación por la formación profesional lo ha
hecho asumir el dictado de cátedras tales como Teo-
ría Archivística, Grafística y Diplomática; Técnicas
Descriptivas I y II, para las que fue realizado el pre-
sente trabajo; Conservación y Restauración documental;
Planificación archivística; Informática; y ha alternado
6
con Paleografía y Diplomática; Metodología de la Inves-
tigación Histórica; Historia Americana II; en la carrera
de Historia, y en la carrera de Periodismo y Comuni-
cación Social: Tecnología Informativa.
Para muchos conocedores de las técnicas archivoló-
gicas estas teorizaciones constituyeron la formulación
escrita de soluciones lógicas y correctamente funda-
mentadas para solucionar problemas básicos.
Desde el punto de vista de la práctica, la expe-
riencia archivística de Víctor Hugo Arévalo Jordán,
inquieto gestor y Miembro Honorario de la Asocia-
ción Entrerriana de Archiveros y de la Asociación de
Archiveros de Santa Fe (1988), lo ha llevado a publi-
car: Descripción de documentos por computación, Mi-
nisterio de Gobierno, Santa Fe, 1983, en impresión
mimeográfica; Introducción a la paleografía, Instituto
de Investigaciones Históricas, Facultad de Historia de
la Universidad Católica de Santa Fe, 1983; Capacita-
ción archivística, IAFA, Paraná, Entre Ríos, 1984; Teo-
ría archivológica, Departamento de Investigaciones
Documentarias, Instituto Superior Nº 12, 1985, Edi-
ción Maya, Santa Fe, 1987 y 1988; Situación de los ar-
chivos de Entre Ríos, en Cuadernos, Archivología, Nº 3,
Santa Fe, 1988; Los centros documentales, Boletín In-
formativo, Instituto de Investigaciones, Facultad de
Humanidades y Arte de la Universidad Nacional de Ro-
sario (Santa Fe), octubre, 1988.
De igual modo, ha presentado trabajos que han sido
considerados de mucho valor archivístico, en jornadas
y congresos de la especialidad, a partir de 1979 hasta
la fecha, y ha integrado el comité evaluador de traba-
jos, así como ha sido vicepresidente de las I Jornadas de
Archiveros de la Provincia de Entre Ríos, Paraná; vice-
7
presidente de las V Jornadas de Archiveros de Argen-
tina con Proyección Latinoamericana, Paraná, Entre
Ríos y vocal de la Comisión Ejecutiva (decreto 0875 del
4 de abril de 1988) de las VI Jornadas de Archiveros de
la Argentina con Proyección Latinoamericana y en las
X Jornadas de Archiveros de la Provincia de Santa Fe.
Sus proyectos y propuestas presentadas en jorna-
das nacionales y provinciales han sido evaluados con
altos conceptos, lo que ha demostrado su eficiente
capacidad planificadora, poniendo mano a la obra y
participando en cursos u organizándolos, ya sea de
Paleografía o Documentación.
Todo lo dicho no significa la totalidad de los cono-
cimientos de Arévalo Jordán. Hoy nos presenta su li-
bro Técnicas Documentales y como su autor nos revela
en el contenido, es una unidad de visión y de conjunto
del que se carece en el panorama archivístico argen-
tino y santafesino.
Como aportaciones más relevantes, quiero seña-
lar: 1) Sistemas de información en el ciclo vital del do-
cumento; 2) Análisis documental; 3) Evaluación del
rendimiento informativo, 4) Tesauros aplicados a los
archivos; 5) Sistema general para descripción por or-
denadores y 6) Administración de la información.
Para finalizar, estimo que el libro de Víctor Hugo
Arévalo Jordán va a ser un elemento básico y una obra
de consulta para todos aquellos que deseen intro-
ducirse con profundidad en el mundo de las técnicas
documentales.
J. CATALINA PISTONE
Directora General
Archivo General de la
Provincia de Santa Fe
8
ÍNDICE
Prólogo ........................................................................... 5
INTRODUCCIÓN ............................................................... 16
Las normas ................................................................. 20
Las normas ISAAD (G) .............................................. 20
Las normas ISAAR (CPF) ........................................... 22
Origen y objetivo del documento normativo .......... 24
Las normas ISO ............................................................ 28
La problemática documental .................................... 31
Toma de decisiones ................................................... 33
DEFINICIÓN Y ASPECTOS TEÓRICOS DE LAS TÉCNICAS
DOCUMENTALES ......................................................... 44
Archivología y archivos............................................. 44
La archivología como ciencia social .................... 49
Archivo ................................................................... 51
Archivos y bibliotecas ........................................... 54
Documento............................................................. 57
El expediente ........................................................ 63
Información ........................................................... 67
9
Aspectos teóricos ...................................................... 71
Justificación de las técnicas documentales ....... 80
Programa documental .......................................... 84
Objetivos del programa ........................................ 90
Archivos sin auxiliares descriptivos................... 94
Los usuarios .......................................................... 97
LOS CARACTERES DE LOS DOCUMENTOS ......................... 104
Análisis de los elementos constitutivos
del documento diplomático ................................. 105
Protocolo inicial .................................................. 107
El cuerpo.............................................................. 109
Protocolo final ..................................................... 110
Los caracteres internos y externos
del documento ....................................................... 111
Caracteres externos ........................................... 111
Clase y tipo documental ................................ 111
Contenedor o formato ................................... 121
Cantidad ......................................................... 123
Soporte o forma .............................................. 124
Caracteres internos ............................................125
Entidad productora ....................................... 125
Fecha y lugar de producción ......................... 127
Orígenes funcionales ..................................... 128
Contenido sustantivo .................................... 130
Ciclo vital de los documentos ................................ 132
Sistemas de información en el ciclo vital .............. 136
Primera etapa ..................................................... 137
Segunda etapa ..................................................... 138
Tercera etapa ...................................................... 140
Cuarta etapa ........................................................ 141
10
ANÁLISIS DOCUMENTAL ................................................. 144
Elementos del análisis documental ....................... 144
Criterios............................................................... 149
Análisis de los tipos documentales ................... 151
Determinación del tipo de información
que se desea obtener ................................... 152
Identificación del documento ....................... 155
Especificaciones o requerimientos
documentales ............................................... 156
Determinación de la fuente de obtención
de datos ........................................................ 158
Forma de obtener datos ................................ 160
Preparación de los formularios .................... 164
Concepto e importancia de los documentos ......... 165
Presentación de los documentos ....................... 166
Archivo de los documentos ................................ 167
Requisitos generales de los documentos .......... 167
Sistematización de los documentos ....................... 168
Grupo I ................................................................. 169
Grupo II ............................................................... 171
Grupo III .............................................................. 172
Grupo IV .............................................................. 174
Control de gestión para archivos ........................... 178
Ventajas de la aplicación tecnológica por medio
de ordenadores ..................................................... 181
Evaluación del rendimiento informativo .............. 182
Nociones básicas ................................................. 182
Finalidades de la evaluación. La necesidad
de rendimiento ................................................. 183
Limitaciones de la evaluación ........................... 184
Métodos de evaluación del rendimiento .......... 186
Escalas de evaluación .................................... 186
11
Lineamientos para la presentación
de los trabajos ....................................................... 187
LA DESCRIPCIÓN PROPIAMENTE DICHA. TÉCNICAS
DESCRIPTIVAS .......................................................... 189
Inventarios ............................................................... 189
Procedimientos ................................................... 191
Clasificación de inventarios .............................. 194
Por la unidad de archivo que lo utiliza ........ 195
Por la finalidad del inventario ..................... 196
Diseño y diagramación del inventario .............. 198
Encabezamiento ............................................. 198
Encolumnado .................................................. 201
Datación .......................................................... 202
Códigos ................................................................ 203
Inventario y CVD ................................................... 204
Evaluación de inventarios ................................. 205
Presentación ........................................................ 207
La catalogación archivística ................................... 208
Introducción ........................................................ 208
Catalogación de archivos y bibliotecas ............. 214
Catalogación en las etapas del ciclo
documental ....................................................... 216
La etapa prearchivística ............................... 217
La etapa archivística ..................................... 220
Soportes de los catálogos ................................... 222
Diagramación catalográfica ............................... 225
Elementos de la catalogación ............................ 227
Ficha catalográfica general ................................ 228
Encabezamiento ............................................. 229
Cuerpo............................................................. 231
El escatocolo ................................................... 233
La ficha erudita, temática o documental .......... 234
12
Tipos de fichas .................................................... 235
La utilidad de anotaciones y signos .................. 239
Ficha de publicaciones periódicas .................... 241
Ficha catalográfica periódica ............................ 242
Diarios ................................................................. 244
Clasificación de los catálogos ............................ 245
Catálogo de epígrafe ...................................... 247
Catálogo de extracto ...................................... 247
Catálogo de resumen ..................................... 248
Clasificación de los resúmenes................. 248
Redacción del resumen ............................. 250
Ordenación de los catálogos .............................. 256
Taxología.............................................................. 257
La indización archivística ....................................... 261
Introducción ........................................................ 261
Sistemas clasificatorios ...................................... 272
Simplificación de las reglas de indización ....... 273
Consejos prácticos .............................................. 276
Los índices temáticos ......................................... 277
Clasificación ........................................................ 278
Aplicación de los ordenadores .......................... 281
Construcción de la clasificación ........................ 282
Los tesauros archivísticos ...................................... 284
Introducción ........................................................ 284
Estructuración de tesauros. Técnicas
de compilación ................................................. 286
Reglas de construcción ....................................... 288
Controles semánticos .................................... 288
Reglas de complementación ......................... 290
Clasificación de los tesauros ............................. 291
Técnicas de acceso a los términos del tesauro 292
La clasificación por medio de descriptores ..... 295
Listas de encabezamientos y tesauros.............. 297
13
Las guías archivísticas ............................................ 300
Introducción ........................................................ 300
Capítulos introductorios .................................... 309
El servicio del archivo ........................................ 312
Descripción general ............................................ 313
La descripción por medio de ordenadores ........... 315
Introducción ........................................................ 315
La información y el avance tecnológico.
La documática .................................................. 318
Los ordenadores ................................................. 322
Ordenadores digitales ........................................ 323
Aspectos generales ........................................ 323
Principales unidades del sistema ................ 326
Momentos para la descripción .......................... 329
Control de trámites ....................................... 330
Listados ............................................................... 331
Lenguaje y formas de información .................... 333
Sistema general para la descripción
por ordenadores ............................................... 335Generalidades ................................................ 335
Objetivos ......................................................... 337
Naturaleza del sistema ................................. 338
Elementos del sistema .................................. 339
Datos relativos a la entidad ...................... 339
Datos relativos al documento ................... 341
Clasificación ............................................... 341
Para uso interno ......................................... 342
Información ................................................ 343
Datos relativos a la información .............. 344
La administración de los documentos ................... 345
Generalidades ..................................................... 345
Nociones preliminares de las estadísticas ....... 348
Objetivos de la estadística ................................. 349
14
Utilización de la estadística .............................. 350
Presentación de datos. Generalidades ............. 350
Partes de la administración de la información 352
Tipos de demanda de la información ................ 352
Tipos de alimentación de la información ......... 354
Tipos de selección ............................................... 355
Tipos generales ................................................... 355
Pronóstico ............................................................ 357
Períodos del pronóstico ..................................... 358
Análisis de los auxiliares descriptivos ............. 359
Modelos de la demanda ...................................... 360
Métodos empleados para formular
el pronóstico ..................................................... 363
Definiciones de términos empleados
en la administración de la información .............. 367
BIBLIOGRAFÍA ANOTADA ................................................ 370
ANEXO ......................................................................... 379
OBJETIVOS DEL PRESENTE TRABAJO
Que el lector logre:
a) Conocer la naturaleza de la documentación en ge-
neral, a fin de posibilitar su aplicación en una esfe-
ra especializada.
b) Comprender los aspectos teóricos y prácticos de la
materia que nos ocupa.
c) Comprender los cánones de las técnicas archivísticas.
d) Incentivar el interés por el estudio, manejo y em-
pleo de las distintas fuentes y servicios de informa-
ción documental.
e) Elaborar los instrumentos descriptivos más ade-
cuados a la realidad archivística que se le presente.
f) Conocer el rol que cumple la tarea descriptiva, en
la recuperación de la información.
g) Comprender la importancia de la información en la
toma de decisiones.
INTRODUCCIÓN
SE HACE cada vez más patente, la necesidad de un ma-
nual que reúna distintos sistemas de trabajo y proce-
dimientos, para las variadas formas descriptivas de
documentos, tomando en cuenta la creciente profesio-
nalización del personal que se encuentra a cargo de los
archivos, como las exigencias permanentes sobre el
control y correcta administración documental.
Los distintos auxiliares descriptivos utilizados en
los archivos tienen varios objetivos; entre los más im-
portantes podemos considerar:
a) Facilitar la gestión documental.
b) Permitir la investigación, obteniendo recursos
documentales y facilitando aspectos de la información.
c) Dar seguridad a los documentos que han sido
descriptos.
d) Controlar el movimiento documental en sus dis-
tintas etapas.
e) Discernir los distintos tipos de información: cien-
tífica, técnica y administrativa.
Científica. Perteneciente o relativo a la ciencia, o a
su investigación. Que posee una o varias ciencias.
17
Técnica. Conjunto de procedimientos y recursos
de que se sirve una ciencia o arte. Pericia o habilidad
para utilizar estos procedimientos y recursos.
Administrativa. Perteneciente o relativo a la ad-
ministración. Que trabaja en la administración. Rama
del derecho público que regula las instituciones y las
actuaciones del poder ejecutivo, sus relaciones con
los administrados y el funcionamiento de los servi-
cios públicos.
f) Ubicar al documento en tiempo mínimo.
Las normas ISAAD (G) señalan objetivos que nos son
comunes desde el punto de vista de la descripción ar-
chivística, estas normas en teoría están diseñadas para:
a) Asegurar la creación de descripciones coheren-
tes, apropiadas e inteligibles por sí mismas.
b) Facilitar la recuperación y el intercambio de in-
formación sobre la documentación de archivo.
c) Hacer posible compartir los encabezamientos
autorizados, y contenidos
d) Hacer posible la integración de descripciones
de diferentes depósitos en un sistema unificado1 de
información.2
1 Sobre este tema hablamos muy extensamente en la descrip-
ción colectiva y en los sistemas integrados de archivos.
2 Consejo Internacional de Archivos; Proyecto ISAD (G); Norma In-
ternacional General de Descripcion Archivistica. Adoptada por la
Comisión ad hoc sobre Normas de Descripción. Madrid 21-24 de ene-
ro de 1992. Secretaría de la Comisión delCIA sobre Normas de Des-
cripción Archivística, Ottawa, enero de 1992. Original en inglés. Esta
traducción se realiza solamente para objetivos de referencia; no es
un documento oficial. Comisión ad hoc sobre Normas de Descripción
Archivística.
18
Una de las funciones esenciales de un archivo es
tener conocimiento de todos y cada uno de los docu-
mentos que posee la institución, labor que puede ser
realizada de distintas formas: empleando inventarios,
con una amplia gama de variedades que permite ser
flexibles en cada objetivo archivístico. Los catálogos
son el instrumento más ampliamente conocido por la
influencia de los bibliotecólogos que han trabajado en
archivos, tratando de darle al procedimiento archivísti-
co un tratamiento similar al de las bibliotecas. También
se tiene la colaboración de guías, índices, tesauros, bases
de datos, etc., la enumeración se hace de acuerdo con el
grado intelectivo que se requiere para cada auxiliar.3
Cada uno de estos sistemas es interpretado de
acuerdo con las necesidades de cada archivo, creando
una enorme variedad de auxiliares, muchas veces re-
cargados de información, cuando no obsoletos o por lo
general auxiliares cuyos datos se encuentran repeti-
dos, con la consecuente dispersión de información y de
trabajo. O en caso contrario, auxiliares muy escuetos,
resumidos que sólo cumplen el objetivo de ubicación.
“Otras ayudas de recuperación: la producción
de otras clases de ayuda de recuperación de la infor-
mación dependerá de las características específicas
de los archivos, de la forma en que se utilizan y del nú-
mero de usuarios. Para algunos archivos muy utiliza-
dos puede ser rentable describir los documentos a nivel
de fichero o de expediente y hasta a nivel de docu-
mento particular. Los asientos individuales pueden
figurar en tarjetas de fichero o tomar forma de calen-
3 Aún no se cuenta con una normalización de la nomenclatura ar-
chivística, por lo que preferimos citarlos como auxiliares descriptivos.
19
darios —resúmenes sucintos de documentos aislados
dispuestos por lo general cronológicamente—. Para
algunas clases de documentos, utilizados principalmen-
te para localizar una información específica, los archivos
pueden considerar útil elaborar listas: de personas,
lugares, embarcaciones, transacciones, casos jurídicos,
etc. Sin embargo, se debe ser muy prudente para co-
menzar a hacer la descripción de las clases de do-
cumentos mencionados. No deberá iniciarse antes de
tener la seguridad de que los gastos ocasionados se
van a compensar en relativamente poco tiempo con lo
que se economice en costos de personal para propor-
cionar la información a los usuarios”.4
Es conocido por todos que la herencia documental
sufre grandes pérdidas no sólo por accidentes y actos
vandálicos, sino también por sustracciones, sustitucio-
nes o robos de los que, en el momento adecuado, no se
tiene noticia.
Los auxiliares descriptivos cumplen la función de
seguridad cuando están adecuados a estas necesidades.
Independiente de los actos citados,se produce más
daño en los archivos, como consecuencia del manejo
de información realizado por personas no especializadas
que, desconociendo los métodos de recuperación de
información, realizan trabajos consuetudinarios sub-
jetivos, que si bien solucionan problemas momentá-
neos de las instituciones, no logran un servicio idóneo
de información adecuada, con las consiguientes con-
secuencias económicas en estas instituciones.
4 Rhoads, James B., La función de la gestión de documento y ar-
chivos en los Sistemas Nacionales de Información: estudio del RAMP,
preparado por este autor para el Programa General de Información
y Unisist, París, Unesco, 1983, 51 pp., 30 cm (PGI-83/WS/21).
20
Son razones valederas para estudiar las distintas
características dentro de cada sistema propuesto, to-
mando en cuenta los avances tecnológicos y de la eje-
cución de auxiliares descriptivos supeditados a un eje
principal de trabajo.
LAS NORMAS
Consecuentemente y con el fin de lograr situacio-
nes de lenguaje común a la descripción general de to-
dos los archivos, se plantean normas como las ISAAD (G),
las normas ISAAR y la aplicación de las normas ISO para
generalizar el trabajo de los archivos.
Las normas ISAAD (G)
El Consejo Internacional de Archivos (CIA) presen-
tó un proyecto denominado ISAD (G), que básica consiste
en una Norma Internacional General de Descripción
Archivística, que fuera adoptada por la comisión ad
hoc sobre Normas de Descripción. En Madrid entre el
21 y el 24 de enero de 1992 y por la Secretaría de la Co-
misión del CIA sobre Normas de Descripción Archivís-
tica, este trabajo fue distribuido en inglés. La copia se
realizó solamente para servir de referencia, no como
un documento oficial. Pero, en muchas parte se adop-
tó directamente y se aplicó sin tomar en cuenta nin-
guna consideración previa.
Los miembros del CIA que han formado parte de la
comisión desde su formación en 1990 son: Christopher
J. Kitching (presidente), Reino Unido; Hugo L. P. Stib-
be (director del proyecto), Canadá; Chislain Brunel
21
(1990-1991) Francia; Michael Cook, Reino Unido; Jan
Dahlin, Suecia; Wendy Duff, Canadá; Ana Franqueira,
Portugal; Pedro González, España; Christine Petillat,
(1991) Francia; Sharon G. Thibodeau, Estados Unidos;
Habibah Zon Yahaya, Malasia; Charles Kecskeméti (di-
rector ejecutivo del CIA); Wolf Buchmann (secretario
de Asuntos Técnicos); Representante de la Secretaría del
CIA; Axel Plathe, Representante del PGI de la Unesco;
Secretaría C/o National Archives of Canadá.
El borrador de Reglas Generales para la Descrip-
ción fue preparado por un grupo de la comisión ad hoc
sobre Normas de Descripción. Fue establecido en la
primera sesión plenaria de la comisión en Höhr Gren-
zausen, Alemania, en octubre de 1990.
El grupo estuvo formado por: Wendy Duff (coordi-
nadora); Michael Cook, Sharon Thibodeau, Hugo Stib-
be (director del proyecto y secretario).
El grupo se reunió en Liverpool, Reino Unido, en
julio de 1991, para completar el borrador que pasó por
las etapas de todo proyecto; luego fue discutido, modi-
ficado y ampliado en la reunión plenaria de la comi-
sión, en Madrid, en enero de 1992. Esta participación
de España permitió que se difundiera en habla hispana
y el entusiasmo español adoptó formalmente el borra-
dor en esta reunión. Se le conoce como Borrador de
Madrid de la “ISAD (G): Norma Internacional General
de Descripción Archivística”.
El borrador de Madrid de la ISAD (G) fue puesto en
circulación en febrero de 1992, para ser comentado por
la comunidad archivística internacional, traducido a
las lenguas oficiales del Consejo Internacional de Ar-
chivos y distribuido como ponencia en el XII Congre-
so Internacional de Archivos celebrado en Montreal,
22
en septiembre de 1992, siendo discutido en una sesión
abierta. La comisión volvió a reunirse en Estocolmo,
en enero de 1993, para examinar y revisar el documen-
to, respondiendo a los comentarios recibidos de todas
partes del mundo y a los efectuados en la sesión abier-
ta de Montreal. Son las normas adoptadas en algunos
archivos de Europa. No obstante se propuso un perío-
do de cinco años para revisar este documento, lo cual
será recomendado por el CIA cuando sea presentado
para su publicación.5
Las normas ISAAR (CPF)
Esta Norma Internacional de Descripción para los
documentos corporativos, de personas y familias fue
aprobada en su última versión por el Consejo Interna-
cional de Archivos, preparado por la Comisión ad hoc
en Normas Descriptivas en París, Francia, entre el 15
y el 20 de noviembre de 1995. Desarrollado con la con-
tribución de la Unesco.
El grupo formado por Wendy Duff, Jan Dhalin, Chris-
tine Nougaret, Hugo Stibbe (director del proyecto y
secretario), y Michael Cook, miembros de la Comisión
ad hoc de Normas de Descripción del Consejo Inter-
nacional de Archivos (CIA), se reunió en Estocolmo en
enero de 1993, en la tercera sesión plenaria de la Co-
misión, con el fin de elaborar un documento de trabajo,
propuesto como una norma que estableciera control
en los sistemas archivísticos de información.
5 Concilio Internacional en los Archivos. Comisión ad hoc en las
Normas Descriptivas; ISAAR (CPF): Descripción general de archivos para
los cuerpos corporativos, personas y familias. El último ICA aprobó
la versión.
23
El mismo que en noviembre de 1993 celebró una
reunión en Liverpool para tratar los puntos de acceso
en la descripción archivística. La norma ideada por el
grupo, peca por sus semejanzas con las normas biblio-
tecarias para el control de autoridad de los encabeza-
mientos, basado en las investigaciones que, sobre este
tema, se estaban realizando en Canadá y en Estados
Unidos. La inspiración de estas normas estarían sus-
tentadas en la labor que la Federación Internacional
de Asociaciones de Bibliotecarios y Bibliotecas (IFLA)
ha venido desarrollando a nivel internacional durante
los años setenta y ochenta, en materia de encabeza-
mientos autorizados, como las Guidelines for authority
and reference entries (IFLA, 1984).
El grupo elaboró un anteproyecto que fue examina-
do, modificado y ampliado durante la sesión plenaria
de la comisión ad hoc celebrada en La Haya en octubre
de 1994. Este anteproyecto se difundió entre algunos
miembros de la comunidad archivística internacional
para que ésta presentara sus comentarios. Durante la
sesión plenaria de la comisión celebrada en París en
noviembre de 1995, se examinaron los comentarios
recibidos.
Es interesante saber que la Comisión ad hoc de Nor-
mas de Descripción del CIA manifestó su agradecimien-
to a los archivos nacionales de Canadá, por la ayuda
proporcionada al secretariado, y a aquellas otras ins-
tituciones, como la Universidad de Liverpool, la Es-
cuela Holandesa de Archivística (Países Bajos) y los
archivos nacionales de Francia, que han recibido a la
comisión durante la elaboración de este documento.
24
ORIGEN Y OBJETIVO DEL
DOCUMENTO NORMATIVO
Dentro de sus actividades de normalización, la co-
munidad archivística reconoce la importancia de una
adecuada presentación de los elementos informativos
descriptivos, entre los cuales, uno de los más impor-
tantes es el relativo al contexto de producción de los
documentos —entidad productora.
La norma internacional de descripción archivística,
la ISAD (G): Norma Internacional General de Descrip-
ción Archivística, prevé la integración de esta infor-
mación sobre el contexto en la propia descripción de
la unidad archivística —el fondo, grupo, la serie o el
expediente, el tipo documental, las unidades documen-
tales—. La norma ISAD (G) admite, sin embargo, la po-
sibilidad de tratar autónomamente esta información
contextual combinándola con otros elementos infor-
mativos utilizados en la descripción.
Considera el grupo que existe una serie de moti-
vos que justifican la utilidad de este tratamiento de la
información contextual fuera de la descripción. Esto
significa que la información contextual se puede re-
lacionar con la descripción documental de un mismo
productor que se conserveen más de un archivo —prin-
cipio de pertenencia— o bien con las de archivos y obras
bibliográficas de un mismo productor que se conser-
ven por separado —principio de procedencia— o con
documentos que todavía conserve dicho productor. Es-
tas relaciones son muy limitadas porque hasta el mo-
mento sólo facilitan la investigación histórica. Esto
siempre de acuerdo con los enunciados del documen-
to original.
25
Supuestamente, estas normas deberían permitir
que los diferentes archivos que conservan documen-
tos de un mismo productor puedan intercambiar con
más facilidad su información contextual sobre dicho
productor si ésta se ha tratado de una manera norma-
lizada Para ello contamos los archiveros con la des-
cripción colectiva.
Para este grupo, dicha normalización adquiere un
interés internacional cuando el intercambio de infor-
mación contextual traspasa las fronteras nacionales.
(Consideremos que sin necesidad de las normas los
documentos conllevan un interés internacional implíci-
to en su contenido sustantivo.) El carácter multinacio-
nal de los archivos actuales y del pasado, producidos
en el desarrollo de actividades como la colonización,
la inmigración o el comercio, está reclamando una nor-
malización internacional que permita el intercambio
de la información contextual, esta situación justifica
nuestra opinión de que estas normas son más para fa-
cilitar solamente la investigación histórica.
Una norma internacional que pretenda servir de
base para el intercambio de las descripciones relati-
vas a los productores de archivos, debe fomentar la
preparación de unas descripciones coherentes, perti-
nentes y explícitas aplicables a las entidades, personas
y familias que sean entes productores. No requerimos
enormes esfuerzos para ello cuando, por caminos más
archivísticos, lo podemos lograr con una descripción
colectiva, respetando derechos colaterales.
Esto es perfectamente coherente con una norma-
lización más general de la información contenida en
los puntos de acceso de las descripciones archivísticas
o bibliográficas ya que, en efecto, el nombre del pro-
26
ductor de la unidad de descripción puede conside-
rarse el principal punto de acceso en la descripción
archivística.
En los sistemas bibliotecarios de información, el
contenido del punto de acceso es objeto de una des-
cripción normalizada denominada encabezamiento
autorizado. Éste comprende una entrada autoriza-
da —la formulación normalizada del nombre o térmi-
no utilizado como punto de acceso— combinada con
otros elementos informativos que describen el conteni-
do de la entrada autorizada o remiten a otras entradas
autorizadas. En un encabezamiento autorizado clásico
estos otros elementos informativos no son más que los
calificadores fundamentales que sirven para clarificar
perfectamente el contenido de la entrada autorizada,
de manera que en los ficheros de autoridades volu-
minosos se distingan claramente los diferentes enca-
bezamientos autorizados. Con la formación de bases
de datos actuales, estos encabezamientos autorizados
quedan un poco obsoletos, si bien tienen vigencia para
las objetivos de la Bibliotecología, en Archivística se
pueden realizar puntos de acceso en cada campo de
la planilla de una base de datos. A partir de este pun-
to de vista, es obsoleto el análisis de estas normas.
La descripción normalizada de un productor de ar-
chivos puede considerarse una clase de encabezamien-
to autorizado que comprende una entrada autorizada
—el nombre— combinada con otros elementos infor-
mativos que sirven para describirlo o que remiten a
otras entradas autorizadas.
Las descripciones contextuales normalizadas para
archivos, ya que sirven para describir perfectamente
al ente productor y tener un mayor conocimiento de
27
las descripciones relativas a sus archivos, deben utili-
zar en mayor medida que los encabezamientos autori-
zados clásicos, otros elementos informativos distintos
para resaltar esta diferencia. Es preferible denominar a
estas descripciones normalizadas del contexto de pro-
ducción, encabezamientos autorizados archivísticos.
El principal objetivo de este documento consiste
en proporcionar unas reglas generales para el estable-
cimiento de los encabezamientos autorizados archi-
vísticos relativos a las entidades, personas y familias
que figuran como productoras de archivos en las des-
cripciones archivísticas. Con este tipo de normas, se-
ría conveniente preguntarnos si no estamos forzando
la condición natural del cuerpo descriptivo para que
se sujete y responda a normas internacionales. Los en-
cabezamientos elaborados a partir de estas reglas ser-
virán para normalizar la forma de los nombres de los
productores de archivos, a la vez que para describir
todos aquellos atributos del productor que sean nece-
sarios para comprender el contexto de producción de
cada conjunto documental.
Un encabezamiento archivístico autorizado, elabora-
do según esta norma, puede servir también para con-
trolar la forma del nombre y la identidad de cualquier
entidad, persona o familia mencionada en cualquiera
de los puntos de acceso de una unidad de descripción.
Nos preguntamos si este objetivo planteado por el do-
cumento es una labor netamente archivística o, más
bien, administrativo-histórica. No se comprende que
los archivos tengan el control desde ese punto de vista.
Si lo consideramos desde el punto de vista informativo,
posiblemente realicemos adelantos en cuanto a infor-
mación, pero no en cuanto a actividades de control.
28
En esta norma se trata sólo de algunas de las con-
diciones requeridas para el intercambio de la infor-
mación contenida en los encabezamientos autorizados
archivísticos. A nivel nacional o en cada lengua, debe-
rán elaborarse normas y convenios para la normaliza-
ción de los puntos de acceso. Además, para que se lleve
a efecto el intercambio de esta información de los en-
cabezamientos autorizados archivísticos, es preciso
que los archivos afectados elaboren y utilicen formatos
de intercambio que se adapten a ello. Sería muy con-
veniente impulsar la elaboración o identificación de
un formato que se adapte al intercambio internacio-
nal de la información contemplada en esta norma. Para
comprender mejor las ventajas y desventajas de esta
norma, incluimos el capitulo de la descripción colectiva.6
LAS NORMAS ISO
Estas normas, al igual que las anteriores, tienen
una relación muy estrecha con la Unesco. Desde la crea-
ción del Unisist en 1972, la Unesco ha planteado en el
campo de la información, la formulación permanente y
su publicación, de directrices para mejorar los sistemas
y servicios de información y, para establecer formatos y
prácticas normalizados. La Unesco ha cooperado tam-
bién estrechamente con la Organización Internacional
6 International Council on Archives; ISAAR (CPF): International
Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons
and Families, Final ICA approved version, Prepared by the Ad hoc
Commission on Descriptive Standards Paris, France, 15-20 November
1995, The Secretariat of the ICA ad hoc Commission on Descriptive
Standards, Ottawa, 1996.
29
de Normalización (ISO) en el establecimiento de nor-
mas y recomendaciones, en particular en los campos
de:
a) La bibliotecología y la documentación.
b) La terminología.
c) El tratamiento de datos.
d) La reproducción de documentos.
Algunas normas y recomendaciones de la ISO son
producidas gracias al Unisist.
El establecimiento en 1977 del Programa General
de Información de la Unesco (PGI) refundió en una mis-
ma división:
a) Los sistemas y servicios de información cientí-
fica y tecnológica —incluida la promoción y el desa-
rrollo del Unisist.
b) La promoción de la documentación, las bibliote-
cas y los archivos.
El Consejo Internacional de Archivos (CIA) compren-
dió claramente la importancia de las directrices y nor-
mas, con miras a una plena capacitación profesional
de los archiveros y del número creciente de investiga-
dores cuyas necesidades atienden.
Desde mediados de los añossetenta, los comités
técnicos del CIA han preparado manuales de conserva-
ción de archivos y tecnología del microfilme, así como
normas básicas relativas al material y equipo de los
talleres de conservación y reprografía.
El CIA, contando con el apoyo económico de la Unesco,
estableció un modelo estadístico para las actividades
archivísticas, así como un glosario plurilingüe de tér-
minos relacionados con los archivos.
Se escogió entonces como tema de la 18ª Mesa Re-
donda Internacional de Archivos, celebrada en Nairo-
30
bi en 1978, el “establecimiento y organización de las
instituciones de archivos”, dedicando atención a la for-
mulación de normas y directrices en planes a plazo me-
dio del CIA.
En 1979 el PGI inicia su Programa de Gestión de Do-
cumentos y Archivos (RAMP), estimando la preparación
de normas y directrices.
La Unesco organizó en Bari, en 1979, una reunión
de expertos, encargados de preparar una lista de las
normas y directrices que necesitan los archiveros y de
recomendar un orden de prioridad. El resultado se
denominó “Informe Bari”.
La Unesco, contrato mediante, encargó al CIA, eva-
luar las directrices existentes del Unisist, junto a las
normas y recomendaciones de la ISO en el campo de la
información, referidas a sistemas y servicios de ges-
tión de registros y archivos.
Se establecen recomendaciones sobre todo para la
recuperación de información científica, en la primera
etapa del ciclo vital de los documentos; puesto que los
archivos procuran conservar documentos, que encie-
rren una información que tenga interés perdurable y
valor para la investigación retrospectiva.
Muy relativamente, hasta la década del sesenta,
los documentos disponibles para su transferencia a
los archivos, solían referirse más a las ciencias huma-
nas que a las investigaciones de carácter científico o
tecnológico.
Esto se modifica, muy lentamente, en cierto grado
al intervenir cada vez más los gobiernos en asuntos
científicos y tecnológicos, y los registros que crean cons-
tituyen un fiel reflejo de esa intervención.
31
Comprobada la existencia en los archivos de canti-
dades crecientes de información científica y tecnológica,
pasan veinticinco o más años antes de que se transfie-
ran a los archivos. Situación que permite a los inves-
tigadores científicos pedir información más reciente.
No es probable que los archivos puedan desempeñar
un papel esencial en los tipos de sistemas y servicios
que constituyen el tema principal del Unisist.
Las normas, directrices y recomendaciones formu-
ladas para facilitar la consecución de los objetivos del
Unisist carecen mayormente de interés directo para
las necesidades o actividades en materia de archivos,
o que tengan sólo una utilidad indirecta.
LA PROBLEMÁTICA DOCUMENTAL
Los servicios de “consultoría documental” surgen
en los últimos años como consecuencia de la proble-
mática que implica el manejo de documentos en insti-
tuciones que requieren regularizar gran cantidad de
información.
El progreso de la informática no llegó a desarro-
llar completamente “la oficina sin papeles”. Se calcu-
la que para 1992, una amplia mayoría de instituciones
en los Estados Unidos adoptaría esta modalidad. Nor-
malmente se aprecia un incremento documental en
las instituciones.
Esta situación nos lleva a una convivencia de pro-
cesos de informatización con interferencia documental,
sin integrarse en el proceso de trámite, adquiriendo
complejidad en los niveles de la administración públi-
ca y privada:
32
a) En instituciones con gran cantidad de clientes
o usuarios, como se da en los ministerios de Salud Pú-
blica y de Educación, que requieren de grandes siste-
mas de control de documentos.
b) En instituciones con varias sucursales de servi-
cios públicos, que se dan en ministerios de energía,
cuando no están privatizados, por la provisión de sis-
temas de energía como agua y corriente eléctrica, gas,
etcétera.
c) En instituciones con grandes caudales de docu-
mentos por razones jurídicas y/o administrativas.
Los principales problemas que se presentan consis-
ten en la circulación de gran cantidad de papeles entre
las oficinas, en muchos casos sin necesidad, generando
basura y mezclándose con documentos importantes.
d) Existen más copias por documento que lo nece-
sario o lo normado.
e) Los archivos crecen desmesuradamente, perdién-
dose su control adecuado
f) Al no estar debidamente organizados, los archi-
vos no producen valiosa información para análisis y
toma de decisiones.
g) Generalmente se desconocen los plazos de con-
servación asignados o por asignar a cada tipo docu-
mental y se archiva por más tiempo del asignado.
h) Se pierde mucho tiempo en encontrar documen-
tos de valor, por falta de eficacia.
i) Se extravían documentos sin que se tenga co-
nocimiento de ello.
j) No existe control o se degradan los sistemas so-
bre la producción documental de la institución.
Para lograr soluciones es necesario contemplar los
siguientes objetivos:
33
a) Reducción de costos.
b) Optimización de procesos.
c) Mejora en la atención a usuarios tanto internos
como externos.
d) Producción de información de manera ágil y
oportuna.
Para ello es posible la necesidad de:
a) Rediseño de circuitos internos de comunicación
documental o trámites.
b) Generación de normativas para el archivo y re-
cuperación de documentos.
c) Asignación de plazos de guarda de la documen-
tación.
d) Reemplazo de algunos tipos documentales por
procesos electrónicos.
e) Implementación de software que favorezca a la
gestión documental
f) Microfilmación e informatización de archivos
centrales.
TOMA DE DECISIONES
“Los archivos son instrumentos básicos de admi-
nistración. Gracias a ellos se realizan muchos proce-
sos y funciones operacionales. Comprenden toda la
información registrada, producida o recibida por una
organización al realizar sus operaciones. La documen-
tación puede presentarse en la forma tradicional de
documentos escritos en papel y también en microfor-
mas o medios legibles por máquina, por ejemplo, cintas
o discos de computadoras, comprende además foto-
grafías, grabaciones, películas y cualquier otro medio
34
de grabación o transmisión de la información cuando
una organización realiza sus operaciones”.7 La toma
de decisiones es por su esencia una actividad constan-
te del ser humano que realiza en todos los aspectos de su
vida. Las decisiones se toman en forma intuitiva, empí-
rica o como producto de una actividad intelectiva.
Toda institución o entidad orgánica es considerada
como una reunión de factores: como producción, natu-
raleza y trabajo, bajo una dirección, para prosecución
de determinadas satisfacciones o servicios que requie-
re la comunidad. Así en la institución encontramos
recursos humanos y materiales que se combinan para
alcanzar objetivos determinados.
En toda institución existe una dirección que inte-
gra los diferentes recursos, dirige, coordina y controla
para el logro del fin propuesto.
Las actividades de la institución se hacen más com-
plejas al aumentar la presión competitiva y requeri-
mientos legales o de otro orden que impone el cuerpo
social. La dirección de actividad empírica se transfor-
ma en técnica, involucrando la demanda de especiali-
dades en diferentes áreas de su organismo.
La mayor eficiencia en la distribución, utilización
y aplicación de recursos es el resultado de las decisio-
nes que el elemento humano toma respecto a las al-
ternativas de su propio tiempo.
Es la calidad del elemento humano la que condi-
ciona o determina la calidad de los resultados y permi-
te la gestión de la administración. En las instituciones
pequeñas las decisiones se encuentran generalmente
centralizadas en un individuo; en las instituciones gran-
7 Rhoads, James B., op. cit.
35
des hablamos de la resultante de las decisiones del con-
junto de individuos facultados para tal efecto, situación
que da origen a la aplicación de técnicas de comunica-
ción para lograr la coordinación.
La toma de decisiones es la actividad esencialen
los puestos ejecutivos. La labor de un ejecutivo consis-
te en actividades de:
a) Planeamiento.
b) Dirección.
c) Integración.
d) Coordinación.
e) Control.
Estas actividades forman parte del proceso admi-
nistrativo.
En la etapa de planeamiento, el ejecutivo necesita
fijar objetivos a corto o largo plazo para áreas o fun-
ciones bajo su responsabilidad, de acuerdo con los obje-
tivos y políticas generales de la empresa.
Esos objetivos revisten la forma de problemas o
cuestiones a resolver que requieren la formulación de
programas o planes que deben ser llevados a cabo por
elementos disponibles en cada etapa.
En la planificación se decide qué objetivos concre-
tar de inmediato, cuáles se dejan en segundo término
y cuáles se postergan indefinidamente.
Una vez establecida la prioridad de los problemas,
se decide sobre los factores materiales y humanos que se
abocarán a la solución del problema o a la ejecución
del plan que se trate. Son decisiones tomadas en las
áreas de integración y organización.
Supervisión, información y medios de control son
otros aspectos del carácter de las decisiones del nivel
ejecutivo.
36
La toma de decisiones es generalmente un proceso
inconsciente, automático, estimulado por la filosofía
administrativa de la institución, así como por el tipo
de organización.
En la administración moderna, se trata de aprove-
char los recursos que la ciencia y la técnica han puesto
al servicio de la institución para un mejor cumpli-
miento de sus cometidos en beneficio general. La in-
formación procesada en los archivos es de elemental
importancia para mejorar las probabilidades de acier-
to en las decisiones adoptadas cotidianamente.
Si en la institución prevalece la filosofía de aplica-
ción razonable y ponderada de las técnicas administra-
tivas, y la incentivación de las técnicas documentales
correctamente aplicadas por los profesionales de la
información, se contará con el ambiente propicio para
que los niveles ejecutivos puedan aplicar mejores re-
cursos para la solución de problemas.
La literatura técnica ha evidenciado el interés de
las instituciones en aspectos de las comunicaciones e
integración de sistemas de información.
Es indiscutible que la probabilidad de éxito de una
decisión depende de la información en la que se basa.
Haciendo a un lado el elemento azar, el elemento suer-
te o casualidad, la decisión será tanto mejor cuanto
más adecuada sea la información que se utiliza, y esto
se refiere a la información sobre antecedentes y a la
que sirve para formular hipótesis sobre los aconteci-
mientos futuros bajo determinadas circunstancias.
La información de que puede disponerse es normal-
mente operativa, contable y numérica; aquella sobre
hechos o circunstancias no apreciables numéricamente
también se tiene en cuenta para la toma de decisiones.
37
En ese aspecto el problema que se plantea al eje-
cutivo responsable por la recopilación, procesamiento
y presentación de la información dentro de la institu-
ción se refiere a sus actividades y a las del medio en
que se desarrollan; es la selección de la información
conveniente o necesaria para la toma de decisiones en
todos los niveles de la organización.
El diseño de los sistemas de información y de los
estados documentales se realiza para producir infor-
mación necesaria para mejorar la actuación de los fun-
cionarios en todos los niveles de la institución y
contribuir así a la optimización de las utilidades. Se
requiere toda una nueva técnica para presentar infor-
mación en forma oportuna, clara, digerible y útil.
Para lograr estos valores en el diseño de la infor-
mación, tenemos en cuenta:
“¿Contienen los documentos alguna información
que pueda resultar tal vez necesaria de nuevo a los
responsables que la elaboraron o a otros departamen-
tos gubernamentales?
”¿Contienen decisiones o transacciones importan-
tes o que sienten un precedente para el futuro?
”¿Sirven para aclarar cómo se llegó a tomar una
decisión importante?
”¿Tratan de obligaciones a largo plazo respecto a
otros países, otras dependencias gubernamentales, or-
ganizaciones e instituciones que no son de carácter pú-
blico, o respecto de personas particulares?
”¿Terminará la información que contienen siendo
accesible al gran público?
”¿Contienen los documentos alguna información
que ayude a comprender a personas, lugares, cosas,
fenómenos u otros acontecimientos que sean útiles a
38
investigadores, especialistas de varias disciplinas, abo-
gados, periodistas, escritores o genealogistas?
”¿Es la información única, o existen otras fuentes
que contienen esencialmente la misma información en
forma fácilmente utilizable?
”¿Son los datos que figuran en los documentos pu-
ramente informativos, o hay valores intrínsecos relati-
vos a las circunstancias en que se elaboraron? ¿Están
firmados o formalizados, por ejemplo, por las altas
autoridades legislativas o judiciales por el jefe de Es-
tado o por ministros importantes? ¿Llevan la firma de
conocidas personalidades de la literatura, las artes o
las ciencias? ¿Revisten los documentos en sí alguna
importancia artística o cultural?”8
Básicamente se plantea un intento de realizar una
política archivística universal, pretendiendo estable-
cer normas sobre materias de descripción utilizables
en todas las variaciones de funciones archivísticas y
aplicables a todo tipo de documentos, si bien debemos
empezar primero por un leguaje propio y común a la
comunidad profesional archivística, para posteriormen-
te hablar de normas de procedimiento descriptivo. Jus-
tificando que “debería atribuirse una gran importancia
a los millones de documentos científicos y tecnológi-
cos producidos por las administraciones públicas; sin
embargo son muchos los Estados que han creado in-
fraestructuras institucionales y jurídicas para aplicar
programas tradicionales de gestión de documentos sin
poner el debido acento en los documentos científicos
y técnicos en poder de los organismos públicos.”9
8 Rhoads, James B., op. cit.
9 Wimalaratne, K. D. G., La información científica y tecnológica
que figura en los expedientes de casos y en los archivos de las adminis-
39
Es considerable el avance conceptual de las insti-
tuciones archivísticas con un profundo afianzamiento
científico y un estudio metodológico de la Archivolo-
gía. El volumen de esfuerzo a realizar se diversifica al
afrontar numerosas categorías de archivos que en el
fondo desconocen la información que no sea de carác-
ter histórico, social o económico, cuando no solamente
local.
Los archivos adoptan diversas formas, de acuerdo
con la naturaleza de la institución que los genera, cada
una de las cuales presenta exigencias especiales en
cuanto al almacenamiento; no es lo mismo el archivo de
un abogado que el de un arquitecto o el de un ingenie-
ro, en cada caso difieren la conservación y la utilización.
En primera instancia se categoriza a los documentos
de acuerdo con los intereses del demandante de in-
formación, así logramos:
Documentos manuscritos. Escritos en papel, per-
gamino, vitela, tela, papiro y otros medios existentes
hasta el siglo XIX, que utilizan como medio para impreg-
nar sobre el soporte tinta de distintas variedades o lá-
pices en forma manual, queda entredicho lo escrito con
máquina de escribir.
Documentos cartográficos. En muchos casos se
incluye como una generalización a los documentos ar-
quitectónicos; éstos, por sus características de construc-
ción en muchos casos son manuscritos, sustentados
principalmente en representaciones gráficas y texto
escrito.
traciones públicas, un estudio del Programa de Gestión de Documentos
y Archivos (RAMP), Programa General de Información y Unisist, París,
Unesco, 1984, p. 9.
40
Documentos audiovisuales. Negativos y copias
de fotografías y de películas; cintas de video; graba-
ciones sonoras en distintos soportes como los cilindros,
discos y cintas magnéticas; micropelículas, microtar-
jetas, microfichas y micropelículas y microfichas de
terminal de computadoras.
Documentos legibles a máquina.Información
que se elabora, almacena, reproduce y presenta por
medio de ordenadores u otro dispositivo electrónico
de procesamiento de datos.
Documentos impresos. Puede parecer una cos-
tumbre rara, pero algunos archivos reúnen, conservan
y custodian una copia de volantes, folletos, libros y
demás documentos impresos producidos por el go-
bierno y sus dependencias, se justifica esta situación
por considerarse documentos producidos en una acti-
vidad administrativa.
Los auxiliares descriptivos realizados en los ar-
chivos deben propugnar apoyo a un amplio espectro
de ciencias, sobre todo en los documentos modernos,
cuyo contenido es muy diverso y específico.
Uno de los problemas más graves de nuestra épo-
ca es la falta de control de la producción documental
que trae consigo una pérdida de eficacia de los archi-
vos en su labor de recolección —reunión— y custodia
—seguridad—, acrecentando los factores que intervie-
nen en la selección, sin enumerar los distintos proble-
mas que pueden presentarse al realizar los auxiliares
descriptivos.
Todo esto comporta serios problemas, creando in-
seguridad y desconocimiento de las posibilidades rea-
les de cada archivo, llegando inclusive a un bloqueo
parcial o total de la labor de difusión, tanto en lo que
41
se refiere a la utilización de la información como el ries-
go que conlleva la pérdida de los mismos.
Es evidente que una planificación institucional debe
procurar formar mínimamente las actividades de los
diversos archivos, conociendo la base material con que
se cuenta. Resulta inútil tomar medidas de conservación
y seguridad de los documentos cuando éstos no están
acompañados de los auxiliares descriptivos adecuados.
La búsqueda e inmediata localización de informa-
ción requerida o documentación que facilite la lectura
de contenidos documentales, se ha convertido en un
problema fundamental en el desarrollo de la investi-
gación científica y en los distintos aspectos burocráti-
cos de las instituciones. Esta necesidad deja de ser un
campo exclusivo de la profesión documental para ex-
tenderse al ciudadano medio, que requiere mayores
conocimientos sobre la amplia variedad de temas que
son de su interés.
Esta necesidad se da sobre todo en el área de pro-
fesionales no archiveros, que en forma permanente
reúnen documentos que serán consultados en el futu-
ro mediato o inmediato, con los consiguientes proble-
mas de acumulación de papeles que entorpecen una
rápida ubicación de la información requerida.
Una de las razones básicas para denominar este
trabajo “Técnicas documentales” es la variedad de téc-
nicas empleadas para lograr una descripción adecuada
a las necesidades de los usuarios en la recuperación
de información contenida.
Las técnicas documentales, tratan de aquellos sis-
temas que se pueden emplear en los archivos, para
procesar la información almacenada, partiendo del
criterio de que el documento es un segmento de reali-
42
dad. Concretamente, de nada sirve tener un archivo
clasificado y ordenado, si desconocemos los conteni-
dos reales de información.
Se emplean desde las técnicas manuales, hasta las
que utilizan instrumentos modernos y, para cada caso,
se hace un estudio adecuado, de modo que su empleo
nos permita lograr resultados satisfactorios.
Las técnicas documentales, como muchos campos
de la Archivología, no pueden estar ajenas al desarro-
llo de la informática, por la cual se incluyen en el pre-
sente trabajo las nociones elementales o necesarias
para una descripción automatizada, fundamentos bási-
cos para lo que se denominaría la Documática, o proce-
so automatizado de los documentos.
La Documática se sustenta en la concreción de in-
formación de carácter científico, técnico o tecnológico,
producida por todas las fuentes documentales que en
nuestro caso, consideramos desde el punto vista ar-
chivístico, pero no por ello podemos dejar de conside-
rar a las disciplinas símiles como la Bibliotecología y
documentación, por lo menos comparativamente.
La participación del archivero en relación con los
auxiliares descriptivos, en virtud de su independen-
cia de trabajo, cuando se trata de archiveros profesiona-
les, y teniendo en cuenta los fines de su trabajo, lleva
un criterio diferente al de cualquier otra persona, es
decir, que la finalidad del archivero es la presentación
de un informe en el cual emite su opinión hablando de
“razonabilidad”.
El informe del archivero está encaminado, entre
otros fines, a satisfacer determinadas necesidades del
usuario, tales como tener confianza de que la informa-
ción presentada por su despacho es razonablemente
43
correcta y consistente, lo que expresará en su dicta-
men. Su opinión está basada en principios archivísti-
cos aceptados por la generalidad de los profesionales.
La consistencia en la aplicación de principios ar-
chivísticos aceptados, mencionada en el dictamen del
archivero, tiene por objeto dar al usuario la confianza
de que la comparación de la información por períodos,
posiblemente se verá afectada por cambios en la apli-
cación de principios de Archivística generalmente acep-
tados, o bien, se mencionarán los efectos que pueda
tener en los auxiliares descriptivos, un cambio en la
consistencia informativa, debidamente cuantificado.
DEFINICIÓN Y ASPECTOS TEÓRICOS
DE LAS TÉCNICAS DOCUMENTALES
ARCHIVOLOGÍA Y ARCHIVOS
LAS TÉCNICAS documentales del archivo, se desarrollan
en el marco de la Archivología, por lo que nos es ne-
cesario realizar un análisis previo sobre algunos as-
pectos que nos conciernen sobre este contexto.
Las técnicas se convierten en especialidades, al de-
sarrollarse en su contexto, como partes de un conjunto.
Este hecho nos permite considerar necesariamente
un proceso, una evolución histórica, un desarrollo con-
tinuo con miras al futuro. Susceptible de convertirse
en método, por ser un conjunto de técnicas empleadas
para la prosecución de un fin determinado.
Si observamos un expediente, por ejemplo, sabemos
que se realiza un trámite causado por un individuo;
esos documentos son utilizados para determinados fines
burocráticos, los documentos manifiestan contenidos
de realidad, segmentos de la realidad. Un documento de
identificación es utilizado por su propietario, no sólo
como acto de reconocimiento de su identidad, sino como
imperio de un derecho ciudadano.
45
Podemos asegurar entonces que los documentos
“objetivan” acciones de modo que un documento sin
“objetivación” puede ser una simple “curiosidad”. De
ahí la legalidad de los archivos.
El desarrollo de la documentación —entendida como
tal— es posterior, pero si bien no podemos afirmar en
qué momento exacto se da este proceso, sí podemos
deducir que al acumularse una cantidad considerable
y suficiente de documentos, se patentiza la necesidad
de clasificar, ordenar y describir, generando la docu-
mentación propiamente dicha.
Los elementos descriptivos utilizados por los archi-
vos pueden considerarse como primeras formas de la
documentación especializada, su verdadero desarro-
llo surge en las últimas décadas.
En la actualidad, los sistemas de información de
los poderes públicos, las instituciones creadas para
facilitar información especializada, los avances tecno-
lógicos aplicados a los documentos y a la documenta-
ción, han ampliado el campo de conocimientos sobre
distintos procedimientos, técnicas y leyes utilizados
por los archivos.
Podemos afirmar con certeza que gran parte de la
economía y el desarrollo de las naciones, se sustenta
en la cantidad y calidad de documentación e informa-
ción que posee.
La Revolución Industrial impulsó el vertiginoso de-
sarrollo de la documentación, en Inglaterra más rápi-
damente que en Francia, al incrementar las múltiples
manifestaciones como en el aspecto agrícola, jurídico,
social y en el aspecto técnico.
Este cúmulo de actividades permite comprender la
importancia que representa la documentación: “Ayer los
46
descubrimientos de los sabios permanecían estérilmen-
te en sus portafolios o en los archivos de las academias
y losfabricantes no sospechaban que la aplicación de los
mismos podía serles muy útil en sus operaciones […]
Hoy […] el fabricante consulta al sabio […] existe la
mayor confianza entre el fabricante y el químico”10, por
consiguiente la necesidad de información se hace paten-
te. La fundación de los Archivos Nacionales de Francia
en l749, genera el principio de centralización en núcleos
específicos de los documentos producidos en las activi-
dades administrativas.
Los inventos y su perfeccionamiento continuo ace-
leran más el flujo documental. La máquina de escribir
y el papel carbónico incrementan la producción docu-
mental agravada por el continuo crecimiento demográ-
fico, tal como nos confirma Lasso de la Vega, la mayor
preocupación del siglo XIX es el exceso de producción
documental.
Los documentos se constituyen como testimonios
fieles del hombre, de su conducta y su trascendencia
manifiesta, determinada por aspectos psicológicos, cul-
turales, sociales, históricos y religiosos, sobre todo como
una manifestación permanente de su conocimiento.
Lo cierto es que la voz archivo y su derivado archi-
vología, han sido mal conceptuados desde sus orígenes
etimológicos, puesto que hay autores que sostienen su
origen de la raíz griega arkein, que significa proteger o
resistir, o de la raíz arche, que significa principio u ori-
gen, cuyo derivado corresponde a archeion. Otros auto-
10 Chaptal, extracto de “L’industrie Francaise 1819”. Cf. Schuhl,
op. cit., p. 61, en Ducase, Pierre, Historia de las técnicas, N° 29, Bs.
As., Eudeba. pp. 128/129.
47
res sostienen que el término archivo deriva del latín
arcivium, archivium, archivum. Esta última trascendió
en las lenguas para el concepto de guarda-documentos.
Lo evidente es que en griego se decía chartophila-
kion o grammatophilakion, al lugar donde se deposi-
taba la documentación, y al encargado o guardián se
lo denominaba chartophilax.11
Lo que actualmente denominamos archivo, en la-
tín se llamaba tabularium, éste contenía las tábulas o
registros públicos, y más específicamente se llamaba
tabularius al archivo público. En cambio al encarga-
do del tabularium se le llamaba cartarius. Logium y
logeum también significan archivos en latín.12
Para concluir, el aspecto etimológico consideramos
definitivamente que la Archivología deriva del latín
archivium, comúnmente utilizado, y las raíces griegas
logos-ia, se utilizaron para darle el carácter de estu-
dio o tratado —logos— y la terminación —ia— como
determinante de ciencia o disciplina.
Por consiguiente, decimos que la Archivología es
la ciencia o disciplina que estudia los archivos. Este
concepto resulta ser muy simple, puesto que el térmi-
no archivo ha desarrollado su contenido.
Se hace necesario aclarar que los términos archi-
vología, archivística y archivo no son sinónimos como
generalmente se los emplea. La Archivología engloba
todo el estudio teórico, su fundamentación e investi-
gación. La Archivística se ocupa de las técnicas que
11 Tanodi, Aurelio, Manual de archivología hispanoamericana,
teorías y principios, primera parte, 3ª reimp., Córdoba, Centro Intera-
mericano de Desarrollo de Archivos, Universidad Nacional de Córdo-
ba, Dirección General de Publicidad, 1979, pp. 1-2, en llamada 1.
12 Diccionario ilustrado latino-español, edición especial, p. 283.
48
se han de emplear en el manejo de la documentación,
y los archivos son los núcleos repositorios de los do-
cumentos, objeto formal de la Archivología.
Es conveniente aclarar que si todo hecho social es
irrepetible, en este caso todo hecho orgánico-social tam-
bién lo es en la medida en que es idéntico a sí mismo.
La generalización como tal es un proceso de abstrac-
ción del archivista o archivólogo y no es inherente a
sólo una parte de la realidad; como consecuencia la
generalización es relativa al campo de aplicación de
los conocimientos archivísticos y no tiene validez uni-
versal absoluta.
Este concepto permite sobre todo que la Archivo-
logía formule generalizaciones en diferentes grados
de amplitud y profundidad, según sean sus necesida-
des de acuerdo con su desarrollo propio.13
La Archivología como ciencia tiene sus variantes
metodológicas, adecuando las posibilidades de gene-
ralización al tipo de institución o entidad que produce
los documentos, o al punto de vista con que se lo enfo-
que, siempre que ese enfoque guarde relación con el
objetivo trazado.
De estos conceptos obtenemos que también puede
auxiliarse de la metodología de otras ramas del saber
por su misma naturaleza, adecuando las posibilidades
de generalización al tipo de institución o al punto de vis-
ta con que se lo enfoque, sin apartarse de lo que son sus
principios básicos como conocimiento y método cientí-
fico y, sobre todo, sin referirse a un método privativo.
13 Copes, María Isabel, La historia como ciencia. Iniciación de las
ciencias sociales, UCSF, ficha 1, unidad I, p. 22. La fundamentación
lograda para la historia es tomada como modelo para la fundamen-
tación archivológica.
49
La Archivología recurre al método administrativo
en su aspecto práctico. Si sólo se tratara de eso le da-
ríamos la razón a Giulius Batelli por considerarla como
una disciplina pragmática; pero, al adquirir elemen-
tos del método histórico, puesto que la materia de la
Archivología es el archivo y su contenido, es una eta-
pa de transición, un paso crítico al decir del Dr. Tano-
di, al existir una simbiosis histórico-administrativa,
después de esta simbiosis y la selección documenta-
ria, se determina específicamente la calidad histórica
de los documentos.
Pero lo más importante es la práctica absorción del
método diplomático para la determinación de los ca-
racteres documentales, primer paso para la descrip-
ción que estudiamos en el presente trabajo.
No nos alejan estos conceptos del desarrollo de la
información, al contrario, nos acercan cada vez más a
los centros de documentación e información.
La archivología como
ciencia social
Para adecuarnos a este marco referencial, la Archi-
vología recurre a otras ciencias sociales, entrando en
su campo, la Historia por ejemplo, especialmente en lo
que se refiere al tipo de quehacer. El quehacer es consi-
derado como hecho; los conceptualistas tradicionales
consideran sólo hechos consuetudinarios, de rutina
diaria, autónomos, individualizados, hechos que tie-
nen como base a un grupo social cuyo accionar consti-
tuye el meollo de la explicación.
Este punto de vista es objetable porque el accio-
nar de todo archivo, objeto esencial de la Archivolo-
50
gía, está condicionado, limitado e impulsado por las
condiciones básicas del organismo al que pertenece,
sean éstos públicos o privados, sea una nación —ar-
chivos nacionales— o una determinada agrupación
social —archivos privados—; asimismo, estas condi-
ciones básicas están reguladas por la estructura eco-
nómica, los factores culturales, de población, etc. Los
factores por los cuales determinados archivos logran
mayor desarrollo que otros, hacen que los archivos se
conviertan en un fiel reflejo de la sociedad que los
crea. No se puede inventar un archivo independiente,
sin sociedad que lo produzca o sin elementos orgáni-
cos que lo supediten.
La herencia cultural —en el caso de América—
ha dejado huellas profundas en los sistemas de crea-
ción de documentos y su administración. Uno de los
principales problemas que se presenta con esta situa-
ción es la aplicación de normas elaboradas en distin-
tas experiencias administrativas con la intención de
universalizar algunos de los aspectos archivísticos como
la normalización general propuesta por un grupo del
CIA (Comité Internacional de Archivos).
En segundo lugar, consideramos la relatividad del
tiempo dentro del concepto social, es decir, los archi-
vos de una sociedad se presentan con el mismo ritmo
de desarrollo que se operan en estas sociedades según
sea el cambio de sus estructuras. No es lo mismo un
archivo del año pasado que uno actual, porque las va-
riaciones sociales, económicas y tecnológicas han modi-ficado sus conocimientos y aplicaciones.
Por todo lo expuesto, acordamos entonces, que la
Archivología es una ciencia social, una ciencia que tra-
ta de los archivos. Al acercarnos cada vez más a una
51
definición, observamos que la Archivología enfrenta
al contenido del archivo. Denominamos continente a
los locales, edificios, equipos y sus contenidos; los ele-
mentos “se relacionan con los distintos problemas de
organización y método, con los aspectos administrati-
vos y técnicos de la Archivística”.14
Los archivos son por naturaleza propia auténticos.
No existen los archivos falsos, aun cuando existieran
documentos falsos. Nos detendremos más sobre estos
puntos cuando efectuemos un estudio del archivo.
Concluimos: la Archivología es una ciencia social
que trata o estudia los archivos como continente y como
contenidos, cuya finalidad reside en facilitar una me-
todología adecuada para auxiliar a las ciencias y a la
sociedad.15
Archivo
Continuando con el marco o contexto del desarro-
llo de las técnicas documentales, estudiamos a los ar-
chivos, considerados como depósitos de documentos,
como las instituciones más antiguas de la humanidad,
relacionados estrechamente con los gobiernos; rela-
ción —gobierno-archivo— que se cumple hasta nuestros
días. En la medida de las particularidades de cada go-
bierno y de su evolución —conjuntamente con las ne-
14 Kecskemeti, Charles, Doctrina archivística, traducido por José
Manuel García, Córdoba, Centro Interamericano de Desarrollo de
Archivos, 1980, p. 6.
15 Trabajo extractado de Arévalo Jordán, Víctor Hugo, Teoría,
fundamentos y práctica de la Archivología, Buenos Aires, e-libro.net,
2002.
52
cesidades colectivas—, se estructura la formación de
los archivos actuales.
T. Schellenberg define: “[…] aquellos registros de
cualquier institución pública o privada que hayan sido
considerados a ameritar su conservación permanen-
te con fines de referencia o de investigación y que han
sido depositados o seleccionados para ser guardados
en una institución archivística.”16
Aurelio Tanodi define como archivo a “las seccio-
nes de entidades y las instituciones que reúnen, con-
servan, ordenan, describen, administran y utilizan la
Archivalía y, eventualmente, los documentos históri-
cos que no son Archivalía”.17
Asimismo, las definiciones hablan de documentos
recepcionados, concepto que en la actualidad ha cam-
biando, puesto que el archivo se amplía a todos los
documentos que se encuentran en el organismo pro-
ductor, es decir, el archivo interviene desde que se re-
cepciona la documentación en el organismo o desde que
es creado. Absorbe todas las fases del ciclo vital de los
documentos. Además, el archivo amplía continuamen-
te su concepto documental al conservar documentos
no convencionales como los sonoros, audiovisuales,
magnéticos, etcétera.
Los archivos en sí son los custodios de los aconte-
cimientos humanos, aspecto este que valoriza enor-
memente su contenido, teniendo en cuenta que los
documentos custodiados son ejemplares únicos. Lo
cual hace que el papel que desempeñan los archivos
no se limite sólo a conservar y proteger los documen-
16 Tanodi, Aurelio, Manual…, p. 5.
17 Ibid., p. 8.
53
tos, sino también a difundirlos, a hacerlos accesibles
al conocimiento general.
El archivo es la fiel imagen de la institución que lo
crea, por eso mismo la producción indebida de docu-
mentos, los trámites sobrecargados y burocráticos, son
factores que facilitan la pérdida o extravío o entrepape-
leo de aquellos documentos que realmente contienen
valor de utilidad para la investigación y la sociedad
misma.
Tenemos en cuenta entonces que al denominar ins-
tituciones, entidades, etc., extendemos más el concep-
to; resumiendo todos estos términos obtenemos que
son entes, en su calidad de sociales, que poseen orga-
nicidad y personería jurídica. Al referirnos a entes,
tomamos en cuenta también las secciones, como entes
orgánicos e institucionales.
Por otro lado, el custodiar, seleccionar y adminis-
trar, valen como elementos definitorios, pero limitan
enormemente la función objetiva, actividad y objetivi-
dad de los archivos. Si el concepto evoluciona es porque
en la actualidad el archivo asume mayores responsa-
bilidades con relación al pasado.
El desarrollo de la tecnología influye y modifica
estos conceptos, por consiguiente, el custodiar, conser-
var, seleccionar, etc., son operaciones técnicas inheren-
tes al archivo. Entendemos que el archivo es custodio
del patrimonio documental, que es una de las rique-
zas más auténticas y por tanto valiosas que puede po-
seer una entidad, pueblo o nación.
El Estado es un propietario relativo de la documen-
tación, puesto que es producto de una sociedad, perte-
nece a esa sociedad y sus herederos.
54
El fin de todo archivo se traduce en servicio, en-
tendámoslo así, pero ese servicio se realiza a través
de la transmisión de la información de la cual es de-
positario. Si reunimos todas estas piezas tenemos una
definición del archivo, acorde con sus funciones.
El archivo es todo ente orgánico e institucional en-
cargado de efectuar las operaciones técnicas necesa-
rias para cumplir la finalidad de suministrar información
que sea útil a la sociedad en general.
Archivos y bibliotecas
Archivos y bibliotecas estuvieron confundidos en dos
momentos históricos, en la antigüedad oriental y en la
Iglesia de Roma en los primeros siglos de su existencia.
Egipcios, hititas y fenicios practicaban la difusión
relativamente restringida del arte de escribir en to-
dos los imperios de Oriente.
La escritura, base de todo el edificio documental
actual, se constituía en monopolio y privilegio de una
sola clase, reclutada principalmente entre el clero, cla-
se numerosa pero muy cerrada y poco permeable a las
clases inferiores.
La réplica similar se da en la Edad Media, sin el
carácter aristocrático que tuvo en la antigüedad. La
escasez de gente apta en el manejo de la escritura fue
grande.
Los jefes de Estado no podían prescindir de una
cancillería organizada, pero no podían encontrar fuera
del clero personal quien supiera escribir; fueron per-
sonas de la Iglesia quienes ayudaron a salir a los re-
yes de este callejón sin salida.
55
Palacio y templo estaban generalmente dispues-
tos de manera contigua en Oriente, lo que favoreció la
estrecha colaboración política y administrativa entre
el templo y la cancillería. El templo fue también un
gran dominio agrícola y comercial que proveía educa-
ción al clero futuro.
Los descubrimientos asiáticos entregan mezclados
documentos políticos, económicos y textos literarios.
No sabemos si los archivos y bibliotecas de la Antigüe-
dad se constituyeron con fines administrativos o de
estudio.
Durante la revolución y la época napoleónica se
realizó el verdadero depósito de archivo, tal como lo
conocemos hoy: la revolución suprimió las antiguas
provincias del país y las reemplazó por una nueva di-
visión de territorio en departamentos.
Una cantidad de autoridades y centros administra-
tivos desaparecieron, algunas instituciones fueron pro-
fundamente transformadas o reorganizadas.
La supresión de obispados, iglesias y conventos, así
como los profundos cambios políticos y administrati-
vos, liberaron una enorme cantidad de documentos se-
parados de sus legítimos propietarios.
La exportación del racionalismo liberal a través
de todo el continente, provocó en todas partes los mis-
mos efectos que en Francia. Una migración de docu-
mentos escritos tuvo lugar en todas partes y una vez
pasada la confusión, el racionalismo organizador con-
tinuó durante todo el siglo XIX.
La separación en libros y documentos se implemen-
tó en todas partes y pasó a ser una evidencia.
Los archivos constituyen el depósito natural don-
de se conservan primero y pueden ser consultadas a
56
Actuar y decidir son propios de personas o de con-
junto de personas. Los archivos por su parte sólo se
ocupan de escritos. Sin embargo, estos escritos de ac-
ción tienen una naturaleza y un origen particular.