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Cuaderno de trabajo de los participantes Administración y contabilidad básica Créditos Dirección general Sistema Nacional de Áreas de Conservación (SINAC) Responsable de la Unidad de Coordinación del Proyecto Yadira Mena Araya Autora Susy Lobo Ugalde Revisión técnica Yorlenny Fontana Coto Diseño y diagramación Alexandra Cortés, Producciones La Lechuza S.A. Fotografías de la portada Roberto Ramos Material desarrollado con el apoyo de: Cuaderno de trabajo de los participantes Administración y contabilidad básica Enero, 2015 Fotografía: Melissa Bolaños © Contenido Introducción de los módulos ................... ii Presentación .............................................. 1 Objetivos de aprendizaje ......................... 2 1. ¿Qué es la administración? ................. 3 1.1. Planificación .....................................................4 1.2. Organización ..................................................6 1.3. Dirección ..........................................................7 1.4. Control y evaluación ..................................8 2. Contabilidad ....................................... 10 2.1. ¿Qué es la contabilidad? ...................... 10 2.2. Funciones contables .................................11 2.3. Pasos fundamentales de un sistema contable ....................................... 12 2.4. Nombre o nomenclatura de las cuentas ........................................................... 12 2.5. Estados financieros .................................. 12 2.6. Estado de ganancias y pérdidas o estado de resultado ................................ 12 2.7. Balance General o Balance de Situación ........................................................ 14 2.8. El flujo de caja o flujo de fondos ..... 16 2.9. Ejemplo de una contabilidad simple 16 3. Costos y Precios ................................ 19 4. Literatura consultada ....................... 23 Cuaderno de trabajo de los participantes ii Introducción a los módulos El Proyecto “Fortalecimiento del Programa de Turismo en Áreas Silvestres Protegidas”, ejecutado por el Sistema Nacional de Áreas de Conservación (SINAC) y financiado por el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), se ejecuta con el fin de consolidar el turismo en las Áreas Silvestres Protegidas (ASP) estatales de Costa Rica, como un mecanismo para fortalecer la gestión sostenible, contribuyendo directamente al desarrollo socioeconómico local y a la conservación de los recursos naturales. En el marco del Proyecto se desarrolló la consultoría “Capacitación de actores locales: guías locales y grupos interesados en ofrecer servicios no esenciales en las Áreas Silvestres Protegidas del Sistema Nacional de Áreas de Conservación”, con el objetivo de contribuir con el desarrollo de las capacidades de los grupos locales: guías locales y grupos organizados mediante un proceso de capacitación y actualización de conocimientos y buenas prácticas, tendiente a mejorar la calidad del servicio que pueden ofrecer dichos grupos en las Áreas Silvestres Protegidas. La determinación de las necesidades de capacitación de estos actores locales, se efectuó mediante un proceso de consulta, en el que se aplicaron diversos instrumentos de diagnóstico para finalmente priorizar los temas de capacitación para cada grupo en las diferentes Áreas Silvestres Protegidas seleccionadas. Los eventos de capacitación tienen un formato de taller que conjuga elementos prácticos y teóricos, dentro de una dinámica de aprender – haciendo. Cada taller tiene una duración de 7 horas y está estructurado en sesiones temáticas, integrando diferentes dinámicas y técnicas de aprendizaje, tales como charlas introductorias, trabajos en grupo y ejercicios prácticos. Como recurso pedagógico de este proceso se elaboraron dos módulos de capacitación, cada uno dirigido a los actores locales de interés del proyecto: guías turísticos y organizaciones comunales. Cada uno de los temas que conforman un módulo fue desarrollado en un cuaderno para la persona participante y una guía para la persona que facilita. El cuaderno para la persona participante incluye la información ligada a los contenidos de cada taller, así como ejercicios que serán realizados en cada sesión de trabajo. La guía para la persona facilitadora contiene los lineamientos e información que requiere para desarrollar el taller de capacitación, abarcando los objetivos, los temas, los contenidos y el tiempo programado. Además, este instrumento asegura la coherencia en el abordaje metodológico y temático del taller, así como la calidad y profundidad de los temas seleccionados. Administración y contabilidad básica iii Mediante estos procesos de capacitación, SINAC gestiona y facilita acciones que contribuyen con el desarrollo socioeconómico local. En el caso particular de la capacitación a los guías de turismo, se espera una mayor calidad de servicio dirigido al turista. Con los procesos enfocados a los actores locales, se pretende fortalecer los encadenamientos productivos, una mayor asociatividad y el desarrollo del emprendedurismo. Fotografía: SINAC © Administración y contabilidad básica 1 Presentación El presente módulo contiene tres capítulos, el primero sobre Administración, el segundo sobre Contabilidad y el tercero sobre Costos y Precios. El cuaderno de trabajo está dirigido a guías turísticos con el fin de potenciar su desarrollo personal y representantes de organizaciones locales. La gestión empresarial, contempla aspectos fundamentales para el desarrollo y el crecimiento de las iniciativas de las asociaciones de guías turísticos, y otros grupos interesados, que se dedican a esa actividad de manera individual. La administración, la contabilidad, el poder determinar los costos, incluyendo los costos ocultos, y establecer un precio por el servicio brindado, es el tema de trabajo que se desarrolla en este material. Dicho documento puede ser utilizado como un cuaderno de trabajo, en el cual se pueden repasar los temas a tratar en la sesión de capacitación, realizar los ejercicios o trabajos encomendados y tomar apuntes, de forma tal que se disponga de un material de consulta. A continuación, se presentan los objetivos de aprendizaje, los temas a tratar y el desarrollo de cada tema, así como una lista de referencias a fin de profundizar en aquellos aspectos que se considere necesario. Fotografía: Rainforest Alliance, Robert © Cuaderno de trabajo de los participantes 2 Objetivos de aprendizaje El presente documento tiene como objetivos de aprendizaje los siguientes: Objetivo general: Brindar a las personas que se dedican al guiado de turismo o a quienes participan en organizaciones locales vinculadas con la actividad turística, algunas herramientas sobre la administración y la contabilidad básica. Los objetivos específicos son: Contribuir al desarrollo de las capacidades individuales y colectivas tantos de guías turísticos como de representantes de organizaciones locales. Desarrollar las habilidades y destrezas de las personas participantes. Reflexionar sobre la importancia de realizar cambios en la administración y la contabilidad en las iniciativas desarrolladas por las personas que se dedican al guiado de turismo así como otras actividades relacionadas. Temas a desarrollar El presente documento tratará los siguientes capítulos: 1. Administración 1.1 Planificación. 1.2 Organización, Organigramas. 1.3 Dirección, toma de decisiones, planes de trabajo. 1.4 Control y Evaluación. 2. Contabilidad 2.1 Funciones contables. 2.2 Pasos fundamentales de un sistema contable. 2.3 Nombre o nomenclatura de las cuentas. 2.4 Estados financieros. 2.5 Estado de ganancias o pérdidas. 2.6 Estado general. 2.7 Flujo de fondos. 2.8 Contabilidad simple. 3. Costos y Precios 3.1 Precio. 3.2 Costo. 3.3 Diferencia entre costos y gastos. 3.4 Competencia. 3.5 La ley y las regulaciones. 3.6 El prestigiodel producto o servicio en el mercado. Administración y contabilidad básica 3 1. ¿Qué es la administración? La administración es el conjunto de decisiones que se toman para optimizar el uso de los recursos de una empresa y así lograr sus objetivos. Se puede decir que una persona administra sus asuntos personales, por ejemplo, al tomar una decisión, de qué comprar, que ropa ponerse, o incluso al manejar el dinero, el tiempo, son aspectos que tienen que ver con la administración. Entonces así como se puede decir que administramos nuestra vida, nuestro dinero, nuestras decisiones, entonces así también las empresas deben considerar la administración de sus recursos y tomar decisiones. La administración tiene propósitos determinados, según los objetivos de cada empresa. La mayoría de las empresas tienen el objetivo de generar ganancias, de obtener una rentabilidad; existen otras empresas con un enfoque más social, en donde la generación de empleo, será lo que guía su accionar, son empresas en donde la generación de ganancias es un objetivo, pero sin olvidar una realidad social. Las empresas familiares, por otra parte, pueden ser que están motivadas a seguir con un negocio familiar que tiene muchos años y la administración de generación en generación. Por esas razones, activar y poner en acción una empresa, comprende una serie de actividades emprendidas por la o el empresario. Estas acciones incluyen la planificación y organización para alcanzar los objetivos de la empresa. 1 Fotografía: Alexandra Cortés © Cuaderno de trabajo de los participantes 4 Los objetivos que persiga una empresa le dan sentido y dirección a los esfuerzos aplicados por las personas que integran la empresa. Un/a empresario/a debe decidir qué acciones específicas se necesitan para mantener un ritmo satisfactorio, la decisión está presente en todos los momentos y áreas de la empresa. La acción de administrar, es un proceso de dirección de los recursos humanos y materiales hacia objetivos establecidos. Dentro del proceso administrativo hay una serie de actividades importantes que debe desarrollar la administración: Planificación. Son las decisiones que se toman para lograr los objetivos, es el fundamento del proceso organizativo. Organización. Es el ordenamiento de los recursos y funciones de la empresa, para facilitar el logro de los objetivos. Dirección. La coordinación de todas las actividades ejecutadas por los/as colaboradores/as. Control. Es la comparación de lo ejecutado con lo planeado, para verificar cuanto se ha cumplido y hacer las correcciones del proceso. 1.1. Planificación 1.1.1. ¿Qué es la planificación? La planificación es un proceso donde se seleccionan, priorizan, ordenan y diseñan las acciones que deben realizarse para el logro de determinados propósitos, procurando una utilización racional de los recursos. La planificación es el conjunto de decisiones que se toman para realizarse en un futuro. Toda acción es producto de una decisión, ya sea improvisada o planificada. Cuando se realiza un proceso de análisis sistemático de la realidad presente y un cálculo de las posibles evoluciones de esa realidad, la toma de decisiones que antecede es planificada. Es por ello que la planificación supone: Definir los propósitos. Establecer los mecanismos para el logro de los propósitos. Ejecutar acciones. Conocer los resultados de las acciones. La planificación es altamente interdependiente de la función de control. Los planes se establecen sólo después de un examen sobre lo bien que se han ajustado los hechos del pasado con las proyecciones previstas. La planificación implica un tipo particular de toma de decisiones. Consiste en especificar alternativas y elegir entre ellas. Es por ello que, en ese proceso de planificación y toma de decisiones, las empresas deben proponerse ser: Económicas. Obtener rentabilidad brindando un servicio eficiente con la utilización racional de los recursos. Competitivas. Prestar un servicio eficaz, enfrentando la competencia. Debe brindar calidad. Ser mejor que las otras empresas. Sociales y Políticas. Participar y contribuir en los diferentes aspectos de la comunidad. Por esto la empresa debe planificar muy bien todo su accionar, la planificación debe ser la base de la empresa. 1.1.1. Importancia de la planificación Al planificar la empresa podrá organizar todas sus actividades y tener un orden básico en los siguientes elementos: El tiempo. Es importante planificar nuestro tiempo para hacer cumplir todas nuestras responsabilidades y no aceptar aquellas con las que no se podría cumplir. La organización del tiempo requiere de una agenda para apuntar los compromisos, Administración y contabilidad básica 5 tener en cuenta las prioridades, puntualidad para alcanzar a hacer todo lo programado, dedicación exclusiva a cada tarea. El trabajo. En este caso es importante planificar todas las tareas que debemos realizar, que se pueden agrupar en áreas afines y así cumplir con los objetivos. En cuanto a la organización del trabajo es importante hacer la lista de todas las tareas que se realizan en la empresa. El personal. Organizar al personal, para que cada persona conozca sus funciones, responsabilidades y limitaciones. La creación de organigramas es aconsejable para definir los grados de autoridad, con el fin de evitar confrontaciones dentro de varias unidades o partes de la organización definida. El dinero. Es importante la distribución racional de los recursos financieros, en cualquier empresa para que ésta camine bien. Para organizar los recursos financieros se necesita de algunos aspectos contables básicos, que nos sirvan para la toma de decisiones y su distribución racional. Práctica 1. 1. Describa con sus propias palabras el concepto de administración. _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ 2. Describa con sus propias palabras el concepto de planificación. _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ 3. ¿Por qué es importante para su empresa la planificación? _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ 4. ¿Qué situaciones o elementos de la planificación tiene que emplear usted en la actividad que realiza? _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ Cuaderno de trabajo de los participantes 6 1.2. Organización Organizar una empresa es dotarla de todos los elementos que le son necesarios para cumplir adecuadamente sus funciones y lograr los objetivos propuestos. Por lo tanto, una empresa es la combinación de recursos humanos, materiales, económicos, conocimientos, entre otros, unidos de forma eficiente y eficaz para lograr un objetivo deseado. La dirección es la fuerza que guía y dirige una organización para lograr un fin previamente determinado. Administración es la fuerza que propone el objeto para el que operan una empresa y su correspondiente organización y las directrices esenciales de acuerdo con las cuales debe operar. Así que organizarse implica dividir el trabajo en varias tareas y además responsabilizar en este proceso a las personas, para que se puedan lograr los objetivosde la empresa. 1.2.1. Los organigramas Un organigrama es la representación gráfica de la estructura administrativa de nuestra empresa. Cuyo objetivo es definir los grados o líneas de autoridad así como definir responsabilidades para cada colaborador/a. Las formas de presentación de los organigramas son: Por departamentos: en función de la actividad que se realiza por cada grupo de personas. Por elementos o funciones: es cuando se desea destacar la actividad o autoridad que desarrolla cada colaborador/a dentro de la estructura administrativa. Figura 1. Ejemplo de organigrama. Fuente. Programa Competitividad y Medio Ambiente –CYMA-. (2011). Manual de formación para el fortalecimiento del sector microempresarial en gestión y comercialización de residuos reciclables. San José, Costa Rica. Sin publicar. Administración y contabilidad básica 7 1.3. Dirección 1.3.1. La toma de decisiones Cuando creamos una empresa vamos a tener que relacionarnos tanto a nivel interno como externo con todo tipo de personas. Lo que trae como consecuencias nuevas situaciones en las que tenemos que tomar decisiones que a veces se tornan difíciles. Al tomar una decisión debemos evaluar la importancia de ésta y tener en cuenta los siguientes puntos: Los recursos que se comprometen de la empresa. El grado de compromiso de las personas. Los efectos que podría producir la decisión. Cuando una decisión es de suma importancia la persona que decide debe contar con: Suficiente información sobre el tema. Un análisis de los riesgos. Otras opiniones. Para solucionar un problema, el proceso para la toma de decisiones se ilustra con los siguientes pasos: 1. Defina la situación más problemática. 2. Defina si usted puede intervenir (si tiene control). 3. Defina la cuál es el problema más grave (prioridad). 4. Identifique posibles causas del problema y verifíquelas. 5. Identifique verdaderas causas. 6. Defina qué es lo más conveniente (fije una meta). 7. Propóngase una acción. 8. Controle lo que está haciendo para asegurarse el cumplimiento de la meta. 1.3.1. Los planes de trabajo Esta es una herramienta muy útil, aquí se ordenan los objetivos que se desean alcanzar y todas las actividades que hay que realizar para que marche bien la empresa. Para ello es importante responsabilizar al personal de las diferentes actividades, pues será a cada responsable a quién se le pedirán cuentas de lo que se le encomendó. Es necesario dar un tiempo para que cada tarea sea realizada. Para elaborar el plan de trabajo es necesario hacerse las siguientes preguntas: ¿Qué se va a hacer? ¿Dónde se va a hacer? ¿Quién lo hará? ¿Cómo se va a hacer? ¿Cuándo y en cuánto tiempo se hará? Fotografía: Rainforest Alliance © Cuaderno de trabajo de los participantes 8 Los planes de trabajo se realizan de acuerdo a las necesidades de cada empresa y sirven para organizar el tiempo y el trabajo. Para los planes de trabajo se pueden utilizar los cronogramas de actividades, que son una gráfica muy útil para establecer y controlar. Los cronogramas de actividades se pueden hacer por año, mes, semana, días: todo depende del plazo que se le quiera fijar a las prioridades y necesidades de la empresa. Un ejemplo de cronograma por día, podría ser (Cuadro 1). Cuadro 1. Cronograma de actividades del mes de noviembre. Programación diaria. Actividades 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 1.4. Control y evaluación Esta es una función muy importante para cualquier empresa. Cuando se controla y evalúa, se comparan los planes con los resultados para analizar y verificar si se van cumpliendo las actividades y así corregirlas y reprogramarlas en pro de los objetivos. Pueden utilizarse las encuestas de opinión para medir los resultados de los clientes, a la vez que internamente se realizan instrumentos de control y evaluación. Esto implica cuatro acciones importantes: Analizar las metas y objetivos propuestos. Recoger información sobre los resultados de las acciones realizadas y sus efectos. Comparar las metas y los objetivos con los resultados. Analizar qué falta para el cumplimiento de lo programado. Corregir las desviaciones o reprogramar las actividades que aún no se han realizado y que son importantes. Tomar las medidas correctivas o preventivas necesarias. Administración y contabilidad básica 9 Práctica 2. 1. Describa con sus propias palabras el concepto de organización. _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ 2. Elabore el organigrama para su empresa. 3. ¿Qué situaciones generan la toma de decisiones en su empresa? ¿Cuáles son los elementos que considera cuando toma esas decisiones? _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ ____________ 4. Elabore un plan de trabajo, la actividad se refiere a cómo va a poner en práctica en su empresa el control y evaluación. Utilice el siguiente formato: Actividad Mes 1 Mes 2 Mes 3 Responsable Cuaderno de trabajo de los participantes 10 2. Contabilidad 2.1. ¿Qué es la contabilidad? La contabilidad es un conjunto de principios, técnicas y procedimientos para recopilar, clasificar, registrar y analizar todas las operaciones que realiza una empresa en términos monetarios. Satisface la necesidad de llevar la documentación contable de la empresa, en una forma adecuada. Además se puede apreciar la situación exacta de los bienes o posesiones, deudas, aportes, ingresos, costos, gastos, utilidades o pérdidas. El control contable es el conjunto de procedimientos administrativos empleados para conservar la exactitud y la propiedad de las transacciones y permite realizar un análisis objetivo de los estados financieros para determinar la situación económica real de la empresa en un momento dado. Por ejemplo, entre los procedimientos, que se pueden desarrollar en una empresa, están: Anotar todos los costos y gastos que se hacen diariamente. Verificar si las entradas de efectivo corresponden al monto de los ingresos por la venta del servicio. Llevar un control paralelo de las deudas. Toda empresa debe establecer su sistema contable que contempla los métodos, procedimientos y recursos utilizados para registrar sus actividades financieras, clasificándolas y luego resumirlas en reportes o estados contables que faciliten la toma de decisiones. 2 Fotografía: Roberto Ramos © Administración y contabilidad básica 11 Clasificar y codificar Distintas cuentas Caja, bancos Inventarios Otras cuentas Registro de datos Libros Diario Mayor Emisión de reportes e informes por mes Comprobantes Recibos Facturas No de cheques/ Transferencias Balance General Estado de Ganancias y Pérdidas Flujo de caja Ingreso de datos Fuente. Pérez, Laura, et al. (2000). Contabilidad y Finanzas: módulo 6. Serie para asesorar a la micro y pequeña empresa; gestión empresarial con enfoque de género. San José, Costa Rica. Los movimientos de las cuentas (aumentos o disminuciones) deben registrarse en su cuenta respectiva. Estas se clasifican en cinco básicas: Activos. Pasivos. Capital. Ingresos. Gastos. El sistema inicia en el momento en que se efectúa una operación y se obtiene información de ella. Es en ese momento cuando se inicia la contabilidad. Se apuntan todos los movimientos de dinero y se llenan los comprobantes. Recuerde El comprobante es la constancia escrita que permite respaldar las distintas operaciones de la empresa. Existen comprobantes de entrada (cuando se recibe dinero), de salida (cuando se saca dinero) y la factura (cuando la empresa vende algo). Cada comprobante debe llevar la fecha, el nombre de la persona o empresa, el detalle, el monto y la firma. 2.2. Funciones contables En la siguientefigura se presenta un esquema de las funciones contables, de uso interno (se destaca que una vez formalizada la empresa, deberá llevar la contabilidad según los requerimientos de cada país). Dichas funciones contables se desarrollan en los siguientes apartados (Figura 2). Figura 2. Cronograma de actividades del mes de noviembre. Cuaderno de trabajo de los participantes 12 2.3. Pasos fundamentales de un sistema contable El sistema contable está formado por cinco pasos: 1. Ordenar y archivar todas las facturas, recibos y documentos que respalda las operaciones contables. 2. Clasificación de la información, se utilizan para ello cuentas: el nombre de cada cuenta debe responder a su contenido, esto lo vamos a ver con más detalle a continuación. 3. Se debe realizar los registros de las operaciones contables, para ello existen libros y formularios de contabilidad según nuestras leyes. 4. Debe, por lo tanto cumplirse todas las normas y los procedimientos establecidos, por ejemplo, las facturas no deben tener tachones, ni estar rotas. 5. Finalmente, debemos informar sobre los resultados obtenidos en todas las operaciones de nuestra microempresa, en un periodo, por ejemplo, un año, o un mes, para ello existen los estados financieros y los reportes 2.4. Nombre o nomenclatura de las cuentas Una cuenta es el registro detallado de los cambios que ocurren en un activo, un pasivo o el capital contable durante un periodo. Para ponerle nombre a las cuentas se utiliza un catálogo o una lista, las cuales deben estar clasificadas y codificadas, por ejemplo podemos establecer en nuestro catálogo de cuentas que: 500-01 es la cuenta del pago del personal. 500-02 es la cuenta del pago de la electricidad. 500-03 es la cuenta de la compra de materiales de oficina. Es recomendable que los códigos y los nombres que establezcamos, lo hagamos con una persona especialista en contabilidad. Además, las cuentas se deben clasificar según las áreas del balance: Activo. Pasivo. Patrimonio o capital. 2.5. Estados financieros Existen tres estados o informes básicos que debe tener toda empresa: Estado de Ganancias y Pérdidas (Estado de Resultado). Informa sobre la rentabilidad de la empresa. Balance General (Balance de Situación). Presenta la relación entre los bienes de la empresa (ACTIVOS) y sus fuentes de financiamiento (PASIVOS y CAPITAL). Flujo de Caja (Movimiento de efectivo). Cuyo objetivo es presentar información sobre las fuentes de efectivo y los desembolsos, lo que constituye la base para estimar las necesidades de efectivo y sus probables fuentes. Más adelante se detallan cada uno de ellos. 2.6. Estado de ganancias y pérdidas o estado de resultado El estado de ganancias o pérdidas es un informe de los resultados de la actividad de la empresa en un período determinado. Está constituido por la diferencia entre los ingresos menos los costos y gastos. Es dinámico, porque su contenido refleja el movimiento total ocurrido durante todo el periodo. En resumen, consiste en conocer, cuánto obtuvo la empresa por venta de servicios en el periodo, cuánto costaron los servicios vendidos, cuánto costó la administración de Administración y contabilidad básica 13 2 La depreciación es el valor que van perdiendo los activos fijos de la empresa como consecuencia del desgaste por el uso y hay que tenerlo en cuenta en la contabilidad aunque no haya salida de dinero, pues el desgaste de los ACTIVOS FIJOS, es un gasto real y algún día hay que reemplazarlos. la empresa y cuánto quedó de ganancias. Un ejemplo formato resumido que se puede utilizar se muestra en el siguiente cuadro (Cuadro 2). Cuadro 2. Formato de Estado de Ganancias y Pérdidas resumido. Nombre de la empresa: Periodo: Ingresos Monto Costos Monto 1 Ventas 4 Costos de producir o prestar el servicio Compra de materiales Mano de obra directa 2 Inventarios finales 5 Inventarios Iniciales Insumos Insumos Materiales Materiales 6 Depreciación2 Instalaciones Maquinaria Equipo Herramientas 3 Sub-total (1+2) 8 Sub-total (4+5+6+6) 9 Utilidad bruta (3-8) 10 Gastos de administración 11 Gastos de ventas 12 Utilidad neta (9-10-11) 13 Gastos financieros 14 Utilidad neta del periodo (12-13) Fuente. Adaptado de: Pérez, Laura, et al. (2000). Contabilidad y Finanzas: módulo 6. Serie para asesorar a la micro y pequeña empresa; gestión empresarial con enfoque de género. San José, Costa Rica. Cuaderno de trabajo de los participantes 14 Recuerde Cuando los ingresos son mayores que los costos y gastos se presentan ganancias, cuando los ingresos son iguales a los costos y gastos se está en el punto de equilibrio y cuando los ingresos son menores que los costos y los gastos se presentan pérdidas. 2.7. Balance General o Balance de Situación El Balance General o de Situación es un resumen a una fecha determinada, de todo lo que tiene la empresa (bienes o activos), de lo que debe (deudas o pasivos) y de lo que realmente le pertenece (capital contable, patrimonio o derechos). El balance tiene un carácter estático. 2.7.1. Los activos Los activos son “las cosas de valor que se poseen”. Se pueden clasificar en activo circulante, activo fijo y otros activos. En el activo circulante se incluye: Dinero en efectivo (caja y bancos). Inversiones temporales: depósitos a plazo fijo. Cuentas por cobrar a menos de un año (personas o empresas que le deben a la empresa). Los activos fijos son aquellos que cumplen con las siguientes características: Ser propiedad de la empresa. Ser de naturaleza duradera. No estar destinados para la compra/ venta. Que sean necesarios para desarrollar los programas o actividades de la organización. En el activo fijo se debe incluir: Terrenos. Edificios y estructuras permanentes. Maquinaria, vehículos y equipos Mobiliario. En otros activos se incluyen los que no son circulantes ni fijos, como gastos en publicidad, depósitos de garantía, patentes, licencias. También se les conoce como activos intangibles, porque sin ser activos materiales tienen un valor. Recuerde Activos totales = Activos circulantes + Fijos + Otros Activos 2.7.1. Los pasivos Los pasivos son las obligaciones o deudas que tiene la empresa, incluyendo los documentos por pagar y los préstamos. Los pasivos se clasifican en: pasivos circulantes o de corto plazo, pasivos a largo plazo y otros pasivos. En el pasivo circulante se incluye: Salarios, intereses por pagar. Deudas bancarias. Cuentas varias por pagar a menos de un año. Impuestos por pagar. En el pasivo fijo se incluir: Deudas bancarias a un plazo mayor de un año. Documentos por pagar a un plazo mayor de un año. Hipotecas. Administración y contabilidad básica 15 En otros pasivos se incluyen ingresos cobrados por anticipado )Los cobros por anticipado son los realizados antes del balance y en donde se tiene una obligación de brindar el servicio). Recuerde Pasivos totales = Pasivos circulantes + Fijos + Otros Pasivos 2.7.1. Patrimonio o capital Constituye la parte que la empresa ha acumulado como propio, a través del tiempo, constituyéndose en un capital que será de utilidad en el momento que se presente alguna crisis o falta de financiamiento. En el capital se incluyen las cuentas (Cuadro 3): Capital inicial. Capital social (en el caso de que la empresa tenga varios propietarios o propietarias). Reserva de capital (se puede utilizar para eventualidades). Valorizaciones (aumento del valor comercial de los activos). Utilidades sin distribuir (esto se define con anterioridad y se reinvierten). Donaciones. Utilidad del periodo (según el resultado del Estado de Ganancias y Pérdidas). Ciuadro 3. Formato para el Balance de Resultado. Nombre de la Empresa Balance General Al (día) del (mes) de (año) Activos Monto Pasivos Monto Activo circulante Pasivo circulante Caja Deuda Banco AAA BancosDeuda Juan Pérez (proveedor) Inventario de existencias Documento por pagar Documentos por cobrar Total pasivo circulante (4) Materiales de oficina Pasivo fijo Total activo circulante (1) Deuda Banco BBB (5 años) Activo fijo Hipoteca Terrenos Total pasivo fijo (5) Edificios e instalaciones Total Pasivo (4 +5) (6) Maquinaria Capital Vehículo Capital inicial (7) Equipo Utilidad (8) Total activo fijo (2) Total Capital (7+8) (9) Total Activo (1 + 2) Total pasivo + capital (6+9) Fuente. Pérez, Laura, et al. (2000). Contabilidad y Finanzas: módulo 6. Serie para asesorar a la micro y pequeña empresa; gestión empresarial con enfoque de género. San José, Costa Rica. Cuaderno de trabajo de los participantes 16 Recuerde Activo = Pasivos + Capital Contable 2.8. El flujo de caja o flujo de fondos El flujo de fondos de una empresa se puede considerar como un proceso continuo. Muestra las necesidades de dinero en efectivo de la empresa mes a mes. Indica cuándo se requerirá dinero para hacer las compras, cuándo recibirá dinero de sus ventas, cuánto deberá hacer los pagos por sus gastos cada mes y la necesidad de crédito o financiamiento. Es el instrumento más elemental en las finanzas y muestra el flujo de dinero de la empresa. Un problema en muchas empresas es que no se prevé la necesidad futura de dinero, y esa es la razón que muchas veces se debe recurrir a fuentes de crédito, que no son las más recomendadas, dado su alto costo. En el siguiente cuadro se muestra un ejemplo del flujo de fondos para 3 meses. Cuadro 4. Ejemplo del flujo de fondos para 3 meses. Detalle Mes 1 Mes 2 Mes 3 Total Ingresos Venta de tour individuales 25.000 15.000 35.000 75.000 Venta de tour grupales 50.000 56.000 48.000 154.000 Total 160.000 146.000 163.000 469.000 Egresos 0 Pago personal 100.000 100.000 100.000 300.000 Depreciación equipo 10.000 10.000 10.000 30.000 Pago servicios (agua, electricidad) 14.000 10.000 12.000 36.000 Compra materiales de oficina 15.000 15.000 12.000 42.000 Total 139.000 135.000 134.000 408.000 Saldo 21.000 11.000 29.000 61.000 2.9. Ejemplo de una contabilidad simple Se requiere un cuaderno de entradas y salidas, que nos puede ayudar a llevar un control detallado de los ingresos y egresos diarios de dinero de nuestra empresa. Consiste en anotar por ejemplo, las compras y ventas, así podremos determinar cómo se invierte el dinero y cuándo y cuánto se recibe por la venta de nuestro servicio. Este cuaderno ayuda a calcular “saldos” para determinar de cuánto dinero se dispone en cierto momento. Administración y contabilidad básica 17 Cuadro 5. Ejemplo de los rubros del cuaderno de entradas y salidas son los siguientes: Fecha Detalle Entrada Salida Saldo 30 de junio ¢ 15.000 2 de julio Venta tour grupal ¢ 60.000 ¢ 75.000 2 de julio Compra materiales de oficina ¢ 10.000 ¢ 65.000 2 de julio Pago del electricidad ¢ 5.000 ¢ 60.000 15 de julio Pago de agua ¢ 4.000 ¢ 56.000 15 de julio Pago de intereses del préstamo ¢ 9.500 ¢ 46.500 20 de julio Venta de tour individual ¢ 20.000 ¢ 66.500 Cuaderno de trabajo de los participantes 18 Práctica 3. Contabilidad 1. Defina con sus propias palabras el concepto de contabilidad. ________________________ ____________________________________________________________________ ________________________________________________ 2. Haga una lista de los activos que posee su empresa. _______________________________ ____________________________________________________________________ _________________________________________ 3. Haga una lista de las deudas que tiene su empresa. _______________________________ ____________________________________________________________________ _________________________________________ 4. Resuelva en grupo el siguiente estudio de caso: Doña Zulema, posee una empresa dedicada a realizar tours en una linda playa, se llama “Tour y Aventura Princesa del Mar”, tiene ¢ 100.000 colones en efectivo, ¢ 150.000 en su cuenta bancaria, ¢ 8.000 en cuentas por cobrar y ¢ 250.000 en mobiliario y equipo. Para comprar parte del mobiliario recibió un préstamo de ¢ 80.000 de un banco estatal a 6 meses. Puede ayudar a doña Zulema a contestar las dudas que tiene: ¿Cuánto posee en Activos? ________________________________________ ¿Cuál es el monto de Pasivos? ______________________________________ ¿Cuánto es el Capital Contable? _____________________________________ Haga el flujo de caja de su empresa. _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ Administración y contabilidad básica 19 3. Costos y Precios El precio es el valor monetario que se le asigna a un producto o a un servicio. Ese valor normalmente se expresa en dinero, no obstante, el trueque ha sido y es utilizado aún como forma de pago. Una vez definido el precio, se inicia un proceso de negociación, debido a que el comprador o cliente que desea adquirir nuestro servicio o producto debe contar con esa cantidad de dinero que se estableció. La fijación del precio de un producto o un servicio no es solo el resultado de sus costos más la ganancia esperada, sino un complejo proceso que impacta en la imagen ante los clientes. Algunas preguntas que debemos hacernos son: ¿Qué valor tiene lo que lo que se ofrece para los clientes? ¿Cuánto vale algo similar en el mercado? Para poder fijar el precio del producto o del servicio, puede considerarse: Los costos (que se analizaron en el apartado anterior). La competencia. La ley y las regulaciones. El prestigio del producto o servicio en el mercado. Vamos a analizar cada uno de esos elementos en las siguientes páginas. 3 Fotografía: Alexandra Cortés © Cuaderno de trabajo de los participantes 20 Al elaborar un producto o para brindar un servicio, se incurre en costos es decir, son aquellas materias primas, insumos, mano de obra, alquileres, transporte, entre otros. Una vez que se conozcan los costos, se puede establecer el precio de venta o precio al cliente (es la suma del costo más el beneficio). Recuede Si podemos manejar nuestros costos estaremos en ventaja ante nuestra competencia. Debemos considerar que un costo y un gasto son diferentes, en el siguiente cuadro vamos a encontrar ejemplos de aspectos que componen los costos y los gastos (Cuadro 6). Cuadro 6. Ejemplos de costos y gastos. COSTOS GASTOS Son los desembolsos y deducciones directos causados en el proceso de prestación del servicio. Son los desembolsos y deducciones causados por la administración de la empresa. » Mano de obra por hora o por día. » Salarios del personal de planta. » Materias primas. » Materiales de consumos e insumos. » Fletes. » Alquiler del local. » Pago de servicios públicos. » Depreciación de máquinas y equipos » Salarios del personal administrativo (gerente/a, secretaria/o, mensajero/a). » Alquiler de oficina. » Publicidad. » Transporte. » Mantenimiento de vehículo. » Depreciación de muebles y enseres de oficina. Recuerde Los costos están siempre relacionados a la prestación del servicio y los gastos están siempre relacionados a la administración. Es fundamental revisar que se están incluyendo todos los costos y gastos, porque en ningún caso, el producto o servicio se puede ofrecer por menos de lo que cuesta hacerlo. Debe tenerse cuidado de no olvidar contabilizar los costos ocultos, estos son aquellos en los que se incurre para la fabricación del producto o del servicio y que no es fácilmente detectable; por lo tanto, no se toma en cuenta, como por ejemplo los costos de promoción. Administración y contabilidad básica 21 La competencia. Se deben investigar los precios o tarifas de lacompetencia, para ofrecer el producto o servicio al mismo precio/tarifa o un poco más barato, si lo permiten los costos. Y sobre todo se debe garantizar ofrecer un valor agregado, para diferenciar el producto o el servicio. Se destaca que si los precios son más altos que los de la competencia, los clientes potenciales se irán con la competencia. No obstante, si son muy bajos, el problema se presenta entonces que no se alcanzarán los ingresos proyectos, además que puede darse una mala imagen ante los clientes (dudarán de la calidad del producto o servicio). Por otra parte, debe garantizarse que se hará una atención personalizada, que se cuenta con una política clara de devoluciones o servicios de entrega gratuita, son algunas ideas a considerar, dado que los clientes toman en cuenta estos aspectos a la hora de realizar sus compras. La ley y las regulaciones deben cumplirse aquellas como: Las reglamentaciones que regulan el precio/ tarifa de determinado producto o servicio. Las disposiciones de asociaciones gremiales que cumplen el mismo fin. Las disposiciones del gobierno municipal que regulan los precios/tarifas de determinados servicios. El prestigio del producto o servicio en el mercado, cuando un producto o servicio tiene muy buena fama en el mercado los clientes lo prefieren aunque sea más costoso, por eso, si el producto o servicio tiene un buen prestigio puede subirse el precio/tarifa hasta donde el mercado y la competencia lo permitan. Por lo tanto, debe tenerse en cuenta la calidad del servicio o producto. Entendido por calidad el conjunto de características y cualidades que debe tener mi producto o servicio para satisfacer e incluso superar las expectativas del cliente. Para determinar la calidad de mis productos o servicios se debe averiguar exactamente lo que los clientes esperan encontrar en él, esto incluye un precio o tarifa que esté de acuerdo con su capacidad de pago. Recuerde A los costos debe adicionarse un porcentaje de utilidad. Se puede determinar por la cantidad de las ganancias proyectadas, el tipo de producto o servicio que se vende, la rapidez con que el producto se vende, y la cantidad de servicios prestados. En el caso de los productos o servicios turísticos, puede considerarse los descuentos por temporada (descuentos estacionales). Los descuentos por temporada, lo que promueven es la compra de uno o más artículos/servicios en temporadas de menor demanda, dado que existe una disminución en el precio, un ejemplo es la estrategia que utilizan las agencias de viajes en los periodos de temporada baja. Recuerde Un descuento para darse a conocer, ya sea que se está iniciando la empresa o porque se quiere introducir nuevos productos o servicios, siempre es una buena idea. Cuaderno de trabajo de los participantes 22 Práctica 4. 1. ¿Qué elementos considera para la determinación del precio de su servicio de guiado? _______________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. ¿Cuáles son los costos de su servicio de guiado? _______________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. ¿Cuáles son los gastos de su servicio de guiado? _______________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. ¿Cómo es la competencia de su servicio de guiado? _______________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. ¿Cuál es el precio de su servicio de guiado? _______________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Administración y contabilidad básica 23 4. Literatura consultada Empresa Gerdau y GIZ. (2011). Manual de apoyo al desarrollo de personas y de empresas de la cadena de reciclaje de chatarra en la industria del acero. Sin publicar. Pérez, Laura, et al. (2000). Marco de análisis y situación dela micro y pequeña empresa (MYPE): módulo 1. San José Costa Rica. Programa Competitividad y Medio Ambiente – CYMA-. (2011). Manual de formación para el fortalecimiento del sector microempresarial en gestión y comercialización de residuos reciclables. San José, Costa Rica. Sin publicar. En www.youtube.com puede consultar los siguientes videos: Elementos de contabilidad de una empresa. Disponible el 11/9/14. Tomado de https:// www.youtube.com/watch?v=nVizk6j_4hE La importancia de una buena administración. Disponible el 11/9/14. Tomado de https:// www.youtube.com/watch?v=Op5zcComvEE Mi negocio aprenda a elaborar un flujo de caja. Disponible el 11/9/14. Tomado de https:// www.youtube.com/watch?v=bfIwi-Wsv9I ¿Qué es la contabilidad? Disponible el 11/9/14. Tomado de https://www.youtube.com/ watch?v=ugxCocs75zE Cuaderno de trabajo de los participantes 24 Notas ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ Secretaría Ejecutiva del SINAC Oficina Central, San José Teléfono: 2522-6500 Fax: 2248-2451 Correo electrónico: info@sinac.go.cr Dirección: Avenida 15 Calle 1º (Barrio Tournón al costado Sur de la ULACIT)
