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4 FASE I DEFINICIÓN 1.- TEORIZACION DE LA VARIABLE 1.1.- BASES TEORICAS La formulación teórica se presenta con la finalidad de definir, analizar y aplicar los sistemas contables. Su importancia en las organizaciones, así como también el ciclo contable, sus elementos, los estados financieros con sus clases y tipos para dar un amplio resumen de todo lo que abarca el sistema contable como tal. También se debe hacer referencia a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en Venezuela (P.C.G.A) y la Normas Internacionales de la Contaduría (N.I.C), que son las normas por los que se deben regir todos los Contadores Públicos; para sus prácticas y la realización de los Estados Financieros en Venezuela. De igual manera, se detallan los registros, formatos, políticas, normas y procedimientos contables, al igual que el plan de cuenta y el proceso de ajuste que con lo mencionado previamente establece el objeto de complementar o dar soporte científico al estudio. 5 1.1.1. SISTEMAS CONTABLES 1.1.1.1. DEFINICIÓN Según Horngren (1997. p.225) define el sistema contable como la combinación del personal, los registros y los procedimientos que usa un negocio para cumplir con sus necesidades rutinarias de información financiera. Debido a que cada negocio tiene necesidades de información diferente, cada uno usa un sistema de información”. Así mismo Catácora (1997. p.110) manifiesta que “el sistema contable es el que reúne y presenta datos resumidos o detallados acerca de la actividad económica de una empresa a una fecha o periodo determinado y funciona para lograr un objetivo común”. Por otro lado Rodríguez (2002. p.46) define el sistema contable como la clasificación de cuentas, registros, formas, procedimientos y controles por los cuales los activos, pasivos, ingresos, egresos y resultados de las transacciones son registrados y controlados. Se puede observar que, el sistema contable es un conjunto de elementos de un todo organizado, de manera sistemática que mide las actividades de la empresa y procesa información de los estados financieros para ser relacionada al momento de la toma de decisiones. Se puede observar que para una mayor efectividad del sistema contable este se deberá adaptar a las 6 necesidades específicas del negocio. Para administrar y evaluar un negocio es importante tener una buena compresión del sistema de contabilidad debido a que este es el que mantiene unida a la organización. La contabilidad no es un fin en si mismo, sino un útil instrumento. Por esta razón es importante que toda empresa cuente con un sistema contable. 1.1.1.2. IMPORTANCIA DEL SISTEMA CONTABLE Catácora (1997 p.21), afirma que todo proceso contable requiere de los sistemas. En una empresa, el funcionamiento del proceso contable depende de los sistemas. De esto se deduce la importación que tienen los sistemas, y como su uso, redunda en un beneficio para toda empresa. Es imposible llevar un adecuado control sobre las operaciones y transacciones financieras, sin contar con el auxilio de los sistemas mecanizados desarrollados en las computadoras. El autor, alega que la mayor responsabilidad de un gerente es la de tomar decisiones de tipo financiero y no financiera; el proceso de toma de decisiones se basara necesariamente en la información generado por los sistemas de información gerencial. El proceso de generación de información en las empresas esta soportado por sistemas que manejan una serie de variables complejas, que ayudan a generar información. Por otra parte, Horngren (1997, p.657) señala que independientemente del tamaño o tipo de entidad, así es privada o publica, los gerentes y 7 contadores deben estar al tanto de los fundamentos de los sistemas y controles contables. Por lo tanto, se puede decir que para alcanzar el éxito de una empresa, se debe tener en cuenta la importancia de la aplicación de un buen sistema contable, para que todo proceso administrativo quede sistematizado, y que la información que resulte de dicho sistema, sea confiable y oportuna para la ayuda de la toma de decisiones. Para llevar a cabo este proceso es importante guiarse a través de la aplicación del ciclo contable. 1.1.1.3. CICLO CONTABLE Según Meigs (2000, p.102), la secuencia de los procedimientos contables utilizados para registrar, clasificar y resumir la información contable se denomina con frecuencia, iniciándose con el registro inicial de las transacciones del negocio y terminando con la preparación de los estados financieros formales. El termino ciclo indica que estos procedimientos deben ser repetidos continuamente para permitir que la empresa prepare estados financieros actualizados nuevos a intervalos razonable. Para el autor Elizondo (citado en Rodríguez 2002. p. 58) define el proceso contable como el conjunto de fases o etapas a través de las cuales la contaduría pública cumple sus objetivos. Por otro lado Catácora (1997 p. 198) manifiesta que el ciclo contable cumple con las funciones de producir, facturar, cobrar, comprar bienes o 8 adquirir servicios, pagar proveedores y otras más de toda empresa. Cada una de las operaciones derivadas de estos ciclos afecta a la entidad desde el punto de vista financiero. Continuando con el autor; para llevar a cabo este ciclo contable, una empresa recurre a diferentes medios y técnicas que suministran la ciencia y el conocimiento contable, debido a que uno de los objetivos de la contabilidad es la correcta presentación de todas las operaciones. Se puede decir que el ciclo contable es el proceso en donde se producen los estados financieros de una entidad en un periodo específico. El ciclo contable se inicia al aperturar las cuentas del mayor, cuando un negocio ya ha operado durante un periodo especifico las cuentas pasan de un periodo a otro. Esto muestra que el ciclo contable se divide en el trabajo que se realiza en el periodo y el realizado al final para preparar los estados financieros. (A) ELEMENTOS DEL CICLO CONTABLE Elizondo (citado en Rodríguez 2002. p. 58) presentan las fases o etapas a través de las cuales la contaduría pública cumple sus objetivos. Se presentan a continuación las fases o etapas del proceso o ciclo contable según Elizondo: • Sistematización. Es la fase inicial del proceso contable, que organiza los elementos que participan en la generación de información financiera en un 9 organismo social. A través de ella es posible el tratamiento de los datos, a partir de su captación hasta su presentación, en términos de información concluida. • Valuación. Es la segunda etapa del proceso contable; consiste en cuantificar, en términos monetarios, las transacciones financieras que efectúa un organismo social. Es decir, se requiere medir los datos sobre transacciones financieras, en términos de unidades monetarias con base en las reglas de cuantificación contenidas en la teoría contable. En si, dicha medición o cuantificación constituyen una valuación. • Procesamiento. Esta fase consiste en registrar las operaciones o transacciones realizadas por la empresa, elaborando estados financieros. Aquí se necesita registrar los datos financieros en documentos y libros específicos con la finalidad de clasificarlos, sintetizarlos y presentarlos de manera accesible para sus usuarios • Evaluación. Esta etapa del proceso consiste en calificar la información consignada en estados financieros, respecto de transacciones realizadas por la empresa; la información plasmada en estados financieros debe realizarse e interpretarse para conocer realmente la situación financiera y los resultados de la empresa. Como resultado de cadaanálisis e interpretación, se emiten una calificación sobre la información financiera con el objeto de darla a conocer a las personas responsables de tomar decisiones. 10 • Información. Esta última etapa del proceso contable consiste en comunicar, por medio de un informe, los resultados obtenidos en la fase de evaluación de la situación financiera del organismo, incluyendo recomendaciones de acción. • La teoría contable. Representa un conjunto de postulados, principios, reglas, criterios, etc., que rigen a la contabilidad. Constituye elementos de la teoría contable aplicables a la contabilidad, tales como: - Principios contables - Reglas particulares - Criterio prudencial - Código de ética profesional La contabilidad aplica la teoría, que le es consustancial, por medio de técnicas específicas como: - Diseño de sistemas de información contable - Partida doble - Procedimientos de registros - Control de recursos y obligaciones - Análisis financiero La contabilidad, asimismo, esta orientada hacia diversas áreas de especialización, según: - La naturaleza o actividad de los organismos donde se aplica. - Los usuarios que la manejan 11 De acuerdo con la primera clasificación, la contabilidad puede orientarse hacia el comercio, la industria o los servicios, recibiendo en tales casos, la denominación genérica de contabilidad comercial, industrial, hotelera, de hospitales, etc. En cuanto a la segunda clasificación, los sistemas de información cubren todas las áreas de las empresas; pero, en todos los casos deben establecer lineamientos especiales a fin de cubrir con amplitud la finalidad que se pretende obtener con su utilización. Por tal motivo, afirman Dutilly y ramos (p.51), “la contabilidad puede clasificarse en tres ramas: • Contabilidad financiera. Es la que genera información para conocer una panorámica de las actividades y, periódicamente, suministra un conocimiento de la empresa a través de los estados financieros. • Contabilidad administrativa. Es la contabilidad que abarca fases de presupuesto, costos, control y manejo del material, eficiencia del sistema de contabilidad, estudios económicos para aumento de producción, etc. Generalmente, sirve para presentar informes internos, pues este tipo de contabilidad informa directamente a la administración superior para que este planee y controle las operaciones. • Contabilidad fiscal. La situación fiscal afecta a todas la empresas y, por tanto, se deben establecer requisitos a fin de determinar utilidades para, posteriormente y con bases en ellas, pagar el impuesto correspondiente. La interpretación de criterios fiscales y su aplicación en las actividades de las empresas representan el origen de este tipo de contabilidad. 12 Por otra parte Catácora (1998 p. 23) manifiesta que los elementos del ciclo contable son: (a) La Cuenta: La define como la mínima unidad de registro de la cual dispone una entidad para reflejar los cambios en su situación financiera o de resultados. La cuenta para la contabilidad representa el medio con el cual se controlan todas las transacciones que genera una operación. La cuenta en contabilidad se presenta en su forma más simple, como un estado dividido en tres partes: • El titulo o nombre de la cuenta • La parte izquierda del rayado se destina al registro de los debitos, cargos o partidas deudoras y se le denomina debe. También se dice que es el espacio destinado para registrar los valores que ingresan (activo), perdidas que se producen y obligaciones que se cancelan (pasivos). • La parte derecha del mismo, se destina al registro de los créditos, abonos o partidas acreedoras y se le denomina haber. En otros términos, se dice que es el espacio destinado a registrar las obligaciones contraídas (pasivos), ganancias obtenidas o valores que salen (activos). Existen varios tipos de cuentas bajo las cuales se ordenan y clasifican las transacciones. Según Catácora (1998 p. 32) se clasifican en cuatro: • Cuentas reales: son aquellas que se utilizan para el registro de todas las transacciones que afectan directamente a las partidas del balance general. 13 • Cuenta nominales: son aquellas que registran los incrementos del patrimonio mediante los ingresos, o disminuciones por los costos o egresos, ocurridos en un periodo determinado. • Cuentas mixtas: son aquellas cuentas cuyo saldo en una fecha determinada esta formando parte real y otra parte nominal, sin embargo, al cierre de un ejercicio económico todo su saldo debe ser de naturaleza real. • Cuentas de orden: son aquellas cuentas que controlan ciertas operaciones o transacciones que no afectan al activo, el pasivo, el patrimonio o las operaciones de periodo, pero de una forma u otra, implican cierta responsabilidad para la empresa y se debe tener cierto control sobre ellas. (b) Libros Contables : Son en los cuales las empresas plasman las operaciones que van llevando a cabo con terceras partes. Estos libros básicos son tres al menos: el libro de diarios, el mayor, y el de inventario y balances. • Libros diarios: es aquel libro de registro en el cual se van anotando de forma cronológica, todas las operaciones que se generen de las transacciones de un negocio. • Libro Mayor: en el cual clasifican y resumen todas las operaciones que son registradas en el libro diario mediante la segregación de los movimientos de cada cuenta en forma individual. El proceso de traspaso del libro diario al libro mayor es llamado mayorización, es decir, cada registro debito o crédito asentado en el libro diario, es traspasado a un folio de libro mayor. 14 • Libro de inventarios y balances: es donde se refleja la situación financiera de la empresa por medio del registro y detalle de todos los activos, pasivos y patrimonios. • Libros auxiliares: los tres libros vistos hasta ahora, constituyen la base de cualquier sistema de contabilidad. El grado de detalle que un negocio requiere para sus operaciones, determina el número de libros auxiliares que deberá ser utilizado. A manera enunciativa se pueden tener los siguientes libros auxiliares: ingresos de caja, diarios de compras, diarios de ventas, egresos de caja, egreso de caja. (c) El Código de Cuenta : Para Catácora (1998 p.45) son las operaciones de un libro diario o Mayor que se registran mediante cuentas que sirven para codificar todas las operaciones que generan una empresa. Un código de cuentas representa una herramienta sumamente útil para el registro de las operaciones, por cuanto los registros se realizan por medio de sistemas mecanizados que sustituyen a los libros manuales. El primer paso a seguir para tener un sistema contable organizado consiste en elaborar el código de cuentas, plan de cuenta o catalogo de cuentas, que son los nombres comúnmente utilizados para denominar el código contable. (d) Los Registros Contables: Son otros de los elementos del ciclo o proceso contable. Catácora (1998. p.36), afirma que las transacciones financieras son plasmadas en los registros contables. La herramienta utilizada hasta ahora para reflejar estos registros es la cuenta T. Aplicar la 15 cuenta T representa el primer ejercicio que se debe realizar con el objetivo de analizar las relaciones que se presentan entre las distintas partidas de los estados financieros. Según Catácora (1998 p.48) el registro de las operaciones o transacciones requieren que los datos sean recolectados, clasificados y codificados para ser registrados. Se debe distinguir las siguientes etapas en el proceso de registrar las operaciones: • Recolección de registros, que corresponden a toda recopilación de información susceptible de registro para una entidad, • Clasificación de registro, consiste en la separación de las operaciones de acuerdocon criterios previamente establecidos. La clasificación de registros puede ser clasificada con base en tipo de operaciones, o en los ciclos de operaciones que típicamente son efectuados en una empresa. • Codificación de registros: consiste en la asignación de una cuenta a cada uno de los movimientos que generan las transacciones. • Registro de las operaciones que consiste en grabar o reflejar en algún medio de almacenamiento, todos los datos, de tal forma que se puedan consultar posteriormente la información. Los elementos del ciclo contable son diversos y cada autor mantiene su criterio, pero todos llegan al mismo punto, ya que los elementos del ciclo contable son las etapas, fases, técnicas, herramientas, entre otros que debe tener una empresa para poder cumplir con los requerimientos contables 16 desde sus inicios, todas las transacciones y los registros diarios, el final de cada ejercicio contable hasta el cierre o quiebra de la empresa. De tal manera, así poder proporcionar la información necesaria plasmada en los estados financieros que son requeridos por los usuarios de la empresa. Dichos estados son concisos y presentan la situación del negocio o resumen de las transacciones comerciales de un periodo contable especifico. 1.1.1.4. ESTADOS FINANCIEROS Según Álvarez y Gutiérrez (2000, p.168), la preparación de los estados financieros representa la ultima etapa del ciclo contable. Después de contabilizar los asientos de cierre en el libro diario y mayor, existe un resultado de las operaciones, utilidad o perdida, y todas las cuentas de activo, pasivo, capital, presentan sus saldos correctos al final del ejercicio Por otra parte, Romero (2000, p.188) expresa que los estados financieros son los mecanismos que utiliza la empresa para mostrar la información a los usuarios de las empresas tanto internos como externos. “Según las NIC y NIC1 el termino estados financiero incluye Balance general, estados de resultado o cuenta de pedidas o ganancias, estados de cambios en la situación financiera, notas y otros estados y material explicativo que se identifiquen como parte integrante de los estados financieros. 17 El mismo autor (año 2000. p. 190) señala que: Los estados financieros son el resultado del proceso contable y por esto deben estar apegados a las características de la contabilidad; deben estar preparados de conformidad con los principios de contabilidad especialmente por el de revelación suficiente. Las características de los estados financieros son: • Utilidad: adecuarse a los propósitos del usuario y brindar información de tipo general de la entidad, deben poseer contenido informativo y ser presentados con oportunidad. • Confiabilidad: deben ser estables, objetivos y verificables. • Provisionalidad: la información contenida en los estados financieros incluye estimaciones importantes a la hora de determinar la información relevante a cada periodo contable. Así mismo Catácora (1998 p.85) señala que los estados financieros representan el principal producto de todo el proceso contable que se lleva cabo en una organización. La elaboración y presentación de las cifras deben cumplir con ciertas normas o reglas que se aplican de forma usual en la empresa independientemente de la actividad que se desarrolle en ella. Los estados financieros son complementados con las notas. Las notas de los estados financieros se pueden encontrar gran cantidad de información acerca de una entidad. El autor afirma que “sobre los estados financieros, son tomadas la casi totalidad de las decisiones económicas y financieras que afectan a una entidad.” 18 Se puede decir entonces que, los estados financieros sirven de base para la toma de decisiones tanto financiera como no financiera, ya que son un medio de transmitir información tanto para la gerencia como para todos los empleados e interesados. Esta información debe ser de fácil compresión para los usuarios de manera de poder satisfacer sus necesidades. Los estados financieros deben proporcionar información sobre: la situación financiera de la entidad en cierta fecha, los resultados de sus operaciones en un periodo, los cambios en la situación financiera por el periodo contable terminado en dicha fecha y los cambios en la inversión de los propietarios durante el periodo. (A) ESTRUCTURA DE LOS ESTADOS FINANCIEROS. Según Álvarez y Gutiérrez (2000, p.168), todos los estados financieros deben estar constituidos por 3 partes: • El Encabezado; consta del nombre de la empresa, nombre del estado financiero, periodo que cubre o fecha de realización y el enunciado expresado en bolívares. • El Cuerpo; esta constituido por todas las cuentas que forman parte del estado. En caso del estado de resultado, ingresos y egresos; y en caso del balance general, activos, pasivos y capital. 19 • El Pie o Notas Anexas; va toda la información que les servirá a todos los lectores de los estados financieros para obtener una mejor interpretación de los mismos. (B) CLASES DE ESTADOS FINANCIEROS De acuerdo a Catácora (1998 p. 85) los estados financieros se dividen en cuatros clases: (a) Balance General: Son una serie de documento contable que refleja la situación patrimonial de una empresa en un momento del tiempo. Consta de dos partes, activo y pasivo. El activo muestra los elementos patrimoniales de la empresa, mientras que el pasivo detalla su origen financiero. La legislación exige que este documento sea imagen fiel del estado patrimonial de la empresa. (b) Estado de Resultado: Es un estado contable que muestra la relación de todos los ingresos y egresos de un periodo contable para mostrar el resultado de las operaciones. Es la confrontación del total de los ingresos menos el total de los egresos, para obtener la utilidad o la perdida de dicho periodo, el cual casi siempre es un año. Generalmente va acompaña a la hoja del Balance General. (c) Estado de Flujo de Efectivo: Es el movimiento o circulación que de forma anticipada, muestra las salidas y entradas en efectivo que se darán en 20 una empresa durante un periodo determinado. Tal periodo normalmente se divide en trimestres, meses o semanas, para detectar el monto y duración de los faltantes o sobrantes de efectivo. (d) Cuentas de Movimientos de Patrimonio: Catácora (1998 p. 97) los define como el cambio o movimiento ocurrido entre dos fechas, en todas aquellas cuentas que componen el patrimonio, tales como el capital social y las cuentas de superávit. El estado financiero tiene como objeto revelar movimientos en el patrimonio, que son importantes y que de otra forma no se pudieran conocer. Existen dos fuentes o renglones principales que originan movimientos de las cuentas del patrimonio las cuales son el capital social y las cuentas de superávit. La presentación del estado de movimiento de las cuentas del patrimonio, surge como una necesidad de informar con mayor detalle las transacciones que ocurrieron con las cuentas del patrimonio para un periodo determinado. Los estados financieros son el producto de la realización del proceso contable dentro de una entidad, donde son usados como soportes para la toma de la mayoría de las decisiones financieras y no financieras que de una forma u otra afectan a la organización. Los estados financieros pueden ser realizados por toda organización interna, si posee un sistema o departamento contable, o externa a ella, por medio de contadores externos. 21 1.1.1.5. PRINCIPIOS GENERALES DE ACEPTACION GENERAL Hablar de los principios de aceptación generalmente aceptados, las reglas particulares y del criterio prudencial, es el punto de partida obligado al referirse a la estructura básica de la contabilidadfinanciera que hemos de conocer, comprender y aprender, para ellos nos proporcionan los elementos básicos para una buena y sana practica profesional. Horngren (1998 p.86) define que, los principios de contabilidad de aceptación general son un conjunto de doctrinas las cuales están asociadas a la contabilidad, sirven de guía en la selección de procedimientos aplicados por los profesionales de la contaduría pública en el ejercicio de las actividades que les son propias. Ahora bien, el mundo de los negocios actual esta caracterizado por una estructura económica a nivel internacional, encaminada hacia la globalización de la economía en todo el mundo, lo cual impulsa a conocer al mismo tiempo las normas, principios y políticas contables aceptadas, para proporcionar información financiera útil para los usuarios a nivel nacional. Según la Declaración de Principios Contables (DPC Nº 0, p10) los Principios básicos son: � Entidad. Este supuesto define que todo estado financiero debe hacer referencia a una entidad en la cual los propietarios o accionistas se consideran como 22 terceros, por tal motivo se deben separar el patrimonio personal del propietario o del dueño, del patrimonio de la entidad. � Énfasis en el Aspecto Económico. La contabilidad es una ciencia cuantitativa y por esta razón, el énfasis debe estar dirigido principalmente a la evaluación de las cifras y no a la forma en la cual se realizan las transacciones. El aspecto económico debe estar por encima de cualquier circunstancia o situación, por lo cual la contabilidad mide necesariamente los valores financieros que son generados por las transacciones de carácter económico. � Cuantificación. Este principio ratifica las definiciones de la contabilidad como una ciencia que expresa en términos de dinero hechos económicos que afectan una entidad. Sin la determinación de las cifras todas las decisiones gerenciales carecerían de un soporte mínimo. � Unidad de Medida. Todas las transacciones son cuantificadas en términos de dinero para poder ser registradas en los libros y por ser el bien por excelencia patrón común de medida al cual pueden ser convertidos los Activos, Pasivos, y el Patrimonio de una entidad. Continuando con la DPC - 0; Otros � Valor Histórico Original. La definición de costo histórico establece que la cuantía que debe ser tomada a los efectos de asignar un valor monetario a las transacciones que 23 se contabilizan en los libros deben ser registrada a su valor de origen, es decir, a su valor histórico. � Dualidad Económica. Es conocido también como partida doble, este supuesto establece que los hechos económicos llevados a cabo por una entidad deben ser expresados por medio de sistemas de contabilidad. � Negocio en Marcha o Continuidad. Este supuesto establece que a menos que se exprese lo contrario, se asume que una empresa que emita estados financieros se encuentra en la capacidad de continuar con sus operaciones por un periodo racional de tiempo en el cual los estados financieros deben presentar las cifras que reflejen los registros contables, den a conocer los dos aspecto que envuelve a toda operación económica. � Realización Contable. Este postulado establece que una transacción económica debe ser registrada en los libros solo cuando se haya perfeccionado la operación que la origina. Este postulado básico es uno de los más importantes, sobre todo cuando determina el momento en el cual debe registrarse una operación. � Periodo Contable. Este postulado establece que la contabilidad debe presentar información referida a ciertos periodos de tiempo, por lo cual los costos y gastos deben asociarse con los ingresos que se generan, sin tomar en cuenta el momento en el cual se cancela 24 Continuando con la DPC - 0; Otros � Conservatismo o Prudencia. Este postulado exige que los estados financieros muestren el escenario que sea mas conservador, interpretándose que el termino como la posición que refleje la menor utilidad o el mayor costo y/o gastos. Esta posición se deriva por un consenso generalizado entre los contadores públicos que manejan el criterio de que no se pueden anticipar ganancias utilidades que realmente no se hayan realizado, registrar costos y/o gastos que pudieran encontrarse subestimados. � Objetividad. En relación a este principio, puede interpretarse que la objetividad contable debe reflejar fielmente las operaciones realizadas para garantizar la información suministrada por los estados financieros. Por lo tanto, se establece que toda transacción debe ser registrada al valor de costo y poseer todos los documentos probatorios que la respalden. � Importancia Relativa. Este postulado establece que una cifra en los estados financieros es de importancia relativa, cuando una variación en la misma pudiera afectar la decisión de un usuario de los estados financieros. Continuando con la DPC - 0; Otros � Comparabilidad. La decisiones económicas basadas en la información financiera requieren en la mayoría de los casos, la posibilidad de comparar la situación financiera 25 y su resultado en operación de una entidad en periodos diferentes de su vida y con otras entidades, por consiguiente, es necesario que la política contable sean aplicadas uniformemente. Este postulado hace referencia concretamente a que la información financiera de las entidades estén presentados de manera tan uniforme que puedan ser comparados entre sí. � Revelación Suficiente. Establece que todo estado financiero debe tener la información necesaria y presentada en forma comprensible de tal manera que se pueda conocer claramente la situación financiera y los resultados de sus operaciones. En pocas palabras, la contabilidad ha sido elaborada por el hombre para satisfacer la necesidad de obtener información financiera que le sirva para el control y manejo de las actividades económicas, es allí donde dónde cabe destacar la importancia de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados como guía para el logro de los objetivos. 1.1.1.6. NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD Castillo y Fonseca (2005) expresan que, las NIC, como se le conoce popularmente, son un conjunto de normas o leyes que establecen la información que deben presentarse en los estados financieros y la forma en que esa información debe aparecer, en dichos estados. Las NIC no son leyes físicas o naturales que esperaban su descubrimiento, sino más bien normas 26 que el hombre, de acuerdo sus experiencias comerciales, ha considerado de importancias en la presentación de la información financiera. Por lo tanto, son normas de alta calidad, orientadas al inversor, cuyo objetivo es reflejar la esencia económica de las operaciones del negocio, y presentar una imagen fiel de la situación financiera de una empresa. Estas son emitidas por el International Accounting Standards Board. Los cambios que manifiesta el mundo actual en razón de la internacionalización de la economía, unidos a los requerimientos de información de las empresas en un mercado altamente competitivo, en el cual, la eficiencia es factor fundamental del éxito, ponen de presente la importancia de las normas internacionales de contabilidad y la necesidad de su adecuación al interior de cada país. Por consiguiente, tales normas se consideran fundamentales para transar en un mercado abierto dentro de una base homogénea y con parámetros sólidos, que le brinden seguridad a quienes interactúan con los entes económicos, a efecto de que los usuarios de la información posean elementos de juicio estructurados desde un sistema de información contable nacional configurado a partir de las normas internacionales de contabilidad. De tal manera, mejorará la calidad de losestados financieros y se obtendrá un grado cada vez mayor de comparabilidad, credibilidad, por consiguiente, la utilidad de los estados financieros se verá acrecentada en todo el mundo. Se puede concluir que generalmente estas normas se encuentra armonizadas entre si, es decir, al comparar estas normas haciendo un paralelo, no tienen mayores diferencias, quizás en algunos 27 casos en las NIC, se engloba un poco más los términos, ya que tiene una perspectiva de ver en lo macro. Citando a Beresford (2005), presidente de la FASB: "La internacionalización no debe ser una búsqueda del mínimo común denominador, sino una mejora de las normas contables en el mundo entero". Pero en casi todo, definen muy semejantemente ciertos conceptos que son lo más importante para el fin que persigue la contabilidad, que es dar una exacta y servible información a los usuarios, con la mayor claridad y entendimiento posible. Es por ello, que se debe elaborar un planteamiento que permita recoger las normas internacionales y su utilización en el nivel nacional, reconociendo mediante un modelo estructural las diferencias que deben ser asimiladas en el orden nacional de cada país teniendo un efecto importante a través de los años. 1.1.1.7. LIBROS DE CONTABILIDAD Según Catácora (1997 p. 225) los libros contables son los instrumentos donde se asientan o registran las operaciones contables. El registro de las operaciones debe ser realizado en forma cronológica, es decir, a medida que van sucediendo las transacciones. Por otra parte Sasso (1997; p.147), define a los Libros contables como el proceso rutinario de registrar, clasificar y resumir la información de cada una 28 de las transacciones efectuadas por la empresa. Por consiguiente, se pueden llevar las anotaciones con el mayor orden y claridad posible. El Código de Comercio establece en el Artículo 32: Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual comprenderá, obligatoriamente, el libro Diario, el libro Mayor y el de Inventarios. Podrá llevar, además, todos los libros auxiliares que estimara conveniente para el mayor orden y claridad de sus operaciones. Así mismo, en el Artículo 33: El libro Diario y el de Inventarios no pueden ponerse en uso sin que hayan sido previamente presentados al Tribunal o Registrador Mercantil, en los lugares donde los haya, o al Juez ordinario de mayor categoría en la localidad donde no existan aquellos funcionarios, a fin de poner en el primer folio de cada libro nota de los que éste tuviere, fechada y firmada por el juez y su Secretario o por el Registrador Mercantil. Se estampará en todas las demás hojas el Sello de la oficina. Y por último, en el Artículo 34: En el libro Diario se asentarán, día por día, las operaciones que haga el comerciante, de modo que cada partida exprese claramente quién es el acreedor y quién el deudor, en la negociación a que se refiere, o se resumirán mensualmente, por lo menos, los totales de esas operaciones siempre que, en este caso, se conserven todos los documentos que permitan comprobar tales operaciones, día por día. No obstante, los comerciantes por menor, es decir, los que habitualmente sólo vendan al detal, directamente al consumidor, cumplirán con la obligación que impone este artículo con sólo asentar diariamente un resumen de las 29 compras y ventas hechas al contado, y detalladamente las que hicieran a crédito, y los pagos y cobros con motivo de éstas. Es por ello que los libros contables son necesarios e importantes para asentar y registrar toda la información financiera concerniente a las entidades económicas, con el fin de visualizar de manera clara todos los movimientos de las cuentas. Por consiguiente se clasifican en tres tipos de libros; los obligatorios o Principales, los auxiliares y los específicos o Especiales. (A) CLASIFICACION DE LOS LIBROS CONTABLES Para el autor Sasso, (1997 p.147) la clasificación de los libros contables es la siguiente: (a) Los libros Obligatorios: Son el de Diario, el de Inventarios y el de Balances. Estos libros deberán estar encuadernados y foliados y en ellos no se podrá alterar el orden y las fechas de los asientos, dejar blancos ni espacios libres donde se pueda intercalar información, hacer interlineaciones, raspaduras ni enmiendas, tachar información ni mutilar parte del libro o arrancar hojas. El libro diario podrá ser llevado con asientos globales que no comprendan periodos mayores a un mes. (b) Los libros Auxiliares: Son indeterminados en clase y cantidad y no son exigidos legalmente. Este registro permite a través del registro de los 30 debitos y créditos correspondientes, obtener el saldo de cualquier cuenta en el momento deseado. Así mismo, del mayor de cada cuenta es de donde se extrae el saldo respectivo para poder confeccionar el Balance General y el Estado de Resultado. (c) Los libros Específicos o Especiales: Continuando con el autor, Sasso expresa que los libros Específicos o Especiales, son libros cuyo objetivo no forma parte del proceso contables, pero son obligados en virtud a disposiciones legales, impositivas de organismos de control, entre otros. Entre los cuales se puede mencionar el libro de actas de Asamblea y el libro de IVA. Por lo tanto, es importante destacar que los libros de Contabilidad sirven de soporte para registrar todas las transacciones u operaciones económicas y financieras realizadas por la entidad o empresa con la finalidad de que dicha información pueda ser visualizada por terceros para la toma de dediciones. 1.1.1.8. ASIENTOS O REGISTROS CONTABLES Catácora (1997. p.213) define que, los registros contables conforman un todo en el ciclo o procedimiento contable, desde el diseño de un sencillo sistema de contabilidad hasta la presentación de los estados financieros básicos, pasando por los asientos iniciales de operaciones normales de ajuste y cierre. Los asientos contables es la anotación de un hecho 31 económico en el libro diario, en la cual la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los créditos. Por consiguiente es importante, que toda entidad económica necesita controlar las transacciones que afectan su posición financiera o los resultados del periodo. Los registros son la memoria permanente de toda empresa. La contabilidad y sus registros muestran todo lo que sucedió en la empresa durante un periodo. Por otra parte, Redondo (1998. p. 6) señala que toda operación que afecte o pueda afectar, transformar o modificar el patrimonio, se registrara en contabilidad en su correspondiente cuenta. Los principales registros contables se basan en transacciones comerciales, las cuales se refieren a los tratados o negocios para el intercambio de valores entre un mínimo de dos unidades económicas, pero siendo el objeto de la contabilidad, el informar sobre todas las operaciones que afecten al patrimonio, deberá, así mismo, registrar cualquier fenómeno relacionado con este, aunque no conlleve las características de la transacción comercial. Se puede afirmar que todas las decisiones empresariales giran, de alguna manera, alrededor de la información financiera que se desprende de los registros contables, los mismos son importantes por las siguientes razones: • Permiten efectuar un seguimiento preciso a grupos de operaciones o alguna operación especifica. • Son la base para la elaboración de los estados financieros. 32 • Ayudan a tomar decisiones en diferentes áreas de la empresa. Por consiguiente, toda entidad económica necesita controlar y registras las acciones que afectan su posición financiera o los resultados del periodo. Los registros son la memoria permanente de toda la empresa. La cuenta es el medio de registro para cualquiertipo de operación que pueda afectar los activos, pasivos o el patrimonio de una entidad. 1.1.1.9. POLITICAS CONTABLES Según Álvarez (1999. p.27) expresa que las políticas contables mantienen una organización ordenada, y estas deben ser pensadas y diseñadas para que las cosas se hagan correctamente, las políticas bien pueden ayudar a evitar el desorden, así mismo ayuda a evitar lentitud, defectos y sobre todo la perdida de tiempo en las principales actividades y procesos de la organización. Catácora (1997. p.59) manifiesta que las políticas contables son aquellas que se establecen con la finalidad de regular toda la actividad contable referente a los registros, tratamiento y presentación resumida de las transacciones financieras. Las políticas contables se encuentran establecidas en manuales declarativos que por lo general son manejados por la alta gerencia. 33 Por consiguiente, toda actividad comercial de una empresa requiere que el nivel directivo fije y dicte pautas para el procesamiento de la información financiera. De esta forma, una gran corporación requiere que sean establecidas políticas para el tratamiento y registro de las transacciones financieras. El análisis de este aspecto de un sistema contable, deberá estar enfocado a la verificación de la existencia formal o informal de políticas como por ejemplo: • Registro de los gastos y amortizaciones de los gastos prepagados. • Capitalización de activos fijos. • Depreciación y amortización de activos fijos tangibles e intangibles respectivamente. • Métodos para valorar las inversiones. • Políticas para el registro de las provisiones para incobrables y de inventario. • Políticas para el cálculo y registro de las acumulaciones y reservas. En tanto que, Horngren (1997 p. 504) expresa que las políticas de contabilidad son importantes para evaluar a una compañía, los inversionistas y los acreedores necesitan conocer como se prepararon sus estados financieros. Esta consideración es de especial importancia cuando la compañía puede seleccionar entre diversos métodos aceptables. Las compañías resumen sus políticas contables en la primera nota de los estados financieros. La nota puede incluir importes monetarios y 34 descripciones por escrito, considerando las políticas contables más importantes: (a) Contratos a largo plazo , los ingresos y utilidades relacionadas con productos que requieren periodos de construcción a largo plazo, principalmente cables de arrastre y precipitadores electrostáticos, se reconocen para fines de informes financieros sobre la base del porcentaje de terminación. (b) Inventarios , fundamentalmente todos los inventarios en las compañías se registran sobre la base del costo de últimas entradas, primeras salidas (UEPS) o primero entradas, primero salidas (PEPS). Los inventarios que no sean valorados al costo (UEPS) o (PEPS), se registran al costo (principalmente el costo promedio) o mercado el que sea mas bajo. (c) Activos fijos , los activos fijos se deprecian durante la vida de servicio estimada. Se usan métodos de depreciación acelerada para fines de los estados financieros, excepto en el caso de los activos fijos con una vida útil de servicio de 10 años o menos aproximadamente, los cuales se deprecian sobre el método de línea recta. Los métodos de depreciación acelerada también se usan para fines fiscales siempre que sea permitido. Por lo anteriormente descrito, se entiende que las políticas contables son herramientas para la centralización de todas las operaciones financieras y contables; así como los registros de las mismas, para la planificación desarrollo y evaluación de las decisiones financieras, son creadas para servir de guía de los criterios generales que tienen por objeto orientar las acciones 35 contables y registro de las transacciones financieras, también las políticas contables se refieren a los tratamientos contables especiales y aplicables a ciertas operaciones y transacciones de partidas de los estados financieros. 1.1.1.10. NORMAS CONTABLES Catácora (1997. p.65.) manifiesta que las normas contables, son las pautas específicas que emite la gerencia para el buen funcionamiento de todas las operaciones realizadas en la organizaciones. De esta forma por ejemplo, un sistema para el control de pagos puede ser llevado a cabo en forma mecanizada o manual si existen ciertas pausas para su control. Por otra parte Gómez (1997. p.41), explica que las normas contables son guías de acción que deben seguirse y no permiten desviaciones en la ejecución de las actividades contables y tienen un carácter especifico y no real. En otras palabras, las normas contables son las que nos dictan el curso de acción que debemos seguir para el buen funcionamiento de todas las operaciones contables realizadas por la empresa. Es por ello que las normas contables deben ser uniformes, pertinentes y explicativas a los efectos de lograr una información adecuada, veraz y oportuna, las mismas, deben ser de fácil interpretación y de utilidad para todos los usuarios de las mismas. 36 1.1.1.11. PROCEDIMIENTOS CONTABLES En opinión de Catácora (1997. p.71.) los procedimientos contables son todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivo que utilizan para el registro de las transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libros de contabilidad. Desde el punto de vista del análisis, se pueden establecer procedimientos contables, para el manejo de cada uno de los grupos generales de cuentas de los estados financieros. Algunos ejemplos de procedimientos contables, son los siguientes: • Recepción de inventarios • Ventas de productos • Fabricación de productos • Registro de estimaciones • Destrucción de inventarios. Por lo tanto, realizar y llevar a cabo un inventario de todos aquellos procedimientos que pueden asimilarse como procedimientos contables, permite conocer en profundidad todas las posibles operaciones que pueden afectar los estados financieros. Cuando se esta realizando el análisis de todos los procedimientos llevados a cabo en la empresa, es sumamente importante determinar e identificar todos aquellos clasificables como procedimientos contables. 37 Según Álvarez (1999. p.36) los procedimientos contables son una guía detallada que muestra secuencial y ordenadamente como dos o mas personas realizan un trabajo. Los procedimientos que se usan generalmente dentro de una organización son informales y son fácilmente observables a través de las costumbres y hábitos de las personas. Por otra parte Gómez (1997. p.52) señala que un procedimiento contable puede considerarse como la sucesión cronológica y secuencial de operaciones entrelazadas en si, que se constituyen en una unidad en función de la realización de una actividad o tarea especifica dentro de un ámbito predeterminado de ampliación. De acuerdo con los planteamientos anteriores los procedimientos contables son un conjunto de reglas y principios de forma secuencial y disciplinada con el propósito de cumplir la realización de una actividad o tarea especifica ordenada, a tal fin de estimular las decisiones mas idóneas para administrar todos los recursos con eficiencia. 1.1.1.12. FORMATOS CONTABLES Según Álvarez (1999. p.45) los formatos son todas aquellas formas o documentos que se utilizan periódicamente para registrar información y evidencia relacionada con el sistema de trabajo de la organización. 38 Para Lázaro (1995. p.243) define los formatos como objetos sobre el cual se imprimen informes constantes, que cuentan con espacios para notar en ellos una información variable. De igual manera Gómez (1997. p.205) define los formatos o soportes contables como los documentos que sirven de base para registrarlas operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos. Los soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan. Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y resumida, expresando claramente las transacciones que diariamente se realizan en una empresa. De tal manera, que todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser registradas en los libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros sean justificables deben soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas, es por ello que a continuación se presentan los principales papeles comerciales y títulos valores que pueden ser utilizados en el ciclo contable, su definición y sus principales características. Todos los soportes contables deben contener la siguiente información general: (a) Nombre o razón social de la empresa que lo emite. (b) Nombre, número y fecha del comprobante. (c) Descripción del contenido del documento. 39 (d) Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes. Los principales soportes de contabilidad son: (1) Recibo de Caja: El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura. (2) Recibo de Consignación Bancaria: Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna. Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas. (3) Comprobante de Depósito y Retiro de Cuentas de Ahor ros : Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depósitos en efectivo o cheques de bancos 40 locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente. (4) Factura de Compra-Venta: La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago. Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad. La factura se debe expedir con los siguientes requisitos: • Estar denominada expresamente como factura de venta. (preimpreso). • Numeración en orden consecutivo. (preimpreso). • Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio. (preimpreso). • Apellidos y nombre o razón social del adquiriente los bienes o servicios. • Fecha de expedición. • Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. • El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura. (preimpreso). • Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. 41 (5) Cheque: Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un banco llamado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado "beneficiario". (6) Comprobante de Pago: Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario. (7) Letra de Cambio : Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da una persona llamada "girador" a otra llamada "girado", para que pague a la orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada. En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en compras y ventas a crédito. El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por cobrar; el comprador acepta las letras a sus proveedores y se llaman letras por pagar. (8) Pagaré: Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los créditos bancarios. (9) Nota Débito: Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error 42 en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones. (10) Nota Crédito: Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito. Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. (11) Recibo de Caja Menor: El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor. (12) Nota de Contabilidad: Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre. (13) Comprobante Diario de Contabilidad: Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen. En otras palabras los formatos contables son documentos que se utilizan para la recopilación de información relacionada con el sistema de trabajo y dejar evidencias de la misma. Los formatos contables son pruebas que 43 proporcionan información contable que sirve de base y soporte para facilitar las actividades en la organización 1.1.1.13. PLAN DE CUENTAS Loaiza (1998. p.43) acota que el plan de cuentas es un documento de referencia que es utilizado para capturar los datos de las transacciones por el sistema de información contable, así como para guiar todo el procedimiento de las mismas. Redondo (1993 p. 614) expresa que para registrar contablemente las operaciones realizadas por un ente, es necesario preestablecer un plan que nos indique el nombre que daremos a las cuentas en donde registraremos las operaciones efectuadas. Siguiendo son el autor, existenvarios procedimientos para registrar contablemente las operaciones. En el denominado procedimiento manual no es necesario que las cuentas que componen el plan de cuantas estén codificadas. No obstante, para mejorar su efectividad casi siempre se suelen codificar. En el registro contable de operaciones por medio de procedimientos computarizados es imprescindible codificar todas las cuentas que formen un plan de cuentas. Por otra parte Sasso (1997p.16) En la presentación y codificación de un plan de cuantas para registrar operaciones por procedimientos 44 computarizados es necesario realizar un profundo y detallado estudio de las características y necesidades presentes y futuras. Es por ello, que cada empresa suele tener necesidades diferentes, con respecto a las necesidades futuras deberá prever y tener muy presente al preparar la codificación. Es decir, el código debe ser flexible y tener cierto margen para poder ser ampliado, pues en una contabilidad computarizada, cambiar un código de cuentas es una tarea delicada y muy costosa. De manera tal, que partiendo de los autores mencionados el plan de cuentas consiste en registrar datos y transacciones realizadas por la empresa con la finalidad de suministrar la información mas clara y precisa sobre las operaciones o cuentas y servir de guía para facilitar la información, debido a que el plan de cuentas indica el nombre que se le da a la cuenta donde se registran las operaciones efectuadas. (A) FINALIDADES DEL PLAN DE CUENTAS Para el autor Sasso, (1997 p. 16) las finalidades del plan de cuentas son las siguientes: (a) Facilitar el logro de los objetivos de la contabilidad, a través de: • Suministro de información • En base a dicha información, permitir un eficiente control. (b) Facilitar la imputación contable de los registros. 45 Por consiguiente, se puede considerar que el plan de cuentas tiene su finalidad, debido a que este nos permite tener un mayor control específico de la información que posee la empresa de determinadas áreas de la contabilidad, facilitando la realización de los estados financieros. Ya que este plan de cuentas nos sirve como estructura básica en la organización y también de diseño del sistema contable. (B) CARACTERÍSTICAS DEL PLAN DE CUENTAS Para el autor Sasso, (1997 p. 17) las características del plan de cuentas son las siguientes: (a) Debe ser flexible, es decir, debe permitir la incorporación de nuevas cuentas. (b) Los agrupamientos deben ser de características homogéneas. (c) Debe existir claridad en la terminología de las cuentas. (d) No debe ser innecesariamente extenso, pues se dificulta la búsqueda de información. Se puede observar, que el plan de cuenta posee características importantes que deben ser tomadas en cuenta al momento de realizar el mismo. De tal manera que debe reunir ciertos requisitos como contener todas las cuentas necesarias de acuerdo a las necesidades de información 46 de la empresa, también debe permitir introducir nuevas cuentas y ordenarse de acuerdo a un criterio que les de una estructura organizada. (C) ASPECTOS A TENER PRESENTE PARA LA CONFECCIÓN DE UN PLAN DE CUENTAS Para el autor Sasso, (1997 p. 17) los aspectos a tener presente para la confección de un plan de cuentas son las siguientes: (a) Tipo de explotación de la empresa. (b) Aspectos legales que deben complementarse en virtud a la naturaleza jurídica de la empresa (c) Tamaño de la empresa y planes futuros (a corto plazo) de dimensionamiento. (d) Extensión geográfica, si tiene o no sucursales y de que tipo. (e) Si existe en la empresa una organización dividida en áreas o departamentos. Es por ello, que se considera relevante cumplir con estos aspectos al momento de realizar el plan de cuentas debe partirse de lo general a lo particular, es decir comenzar por las cuentas colectivas y utilizar una terminología clara para nombrar a las cuentas mas no generalizar demasiado 47 las mismas. Así mismo, se considera importante la actividad de la empresa, la forma jurídica y la naturaleza de los recursos. 1.1.1.14. PROCESO DE AJUSTE. Para Catadora (1997 p.302.) El proceso contable normalmente esta constituidos por procedimientos de ajustes para depurar la información financiera y presentar estados financieros de acuerdo con lo establecido por los principios de contabilidad de aceptación general. Desde el punto de vista contable existen dos metodologías básicas para el registro de las operaciones: (A) CONTABILIDAD EN BASE DE EFECTIVO Continuando con el autor, el registro de las operaciones contables requiere que se establezcan normas, métodos y procedimientos para asentar en los libros las transacciones que pudieran afectar a la empresa, de acuerdo con el principio de entidad. El método de contabilidad en base de efectivo consiste en registrar las operaciones en los libros, en el momento que ingresa o se desembolsa efectivo bajo esta permisa. De hecho, este método no cumple con el principio de contabilidad de asociación de ingresos y egresos. De tal manera que esto hace al método 48 incompleto y principalmente, no cumple con el principio de contabilidad de asociación de ingresos y egresos, para medir el desempeño económico de una entidad. (B) CONTABILIDAD EN BASE DE ACUMULACIONES Siguiendo con el autor Catacora, el segundo método de contabilidad aplicado en las organizaciones es la contabilidad en base de acumulaciones, el cual establece que las operaciones son registradas en el momento en que están afectan la posición financiera, o los resultados de una entidad. La contabilidad en base de acumulaciones se contrapone a la contabilidad en base de efectivo. En la última los ingresos y egresos solo se reconocen cuando se obtiene o desembolsa el numerario. De tal manera que, la contabilidad en base de acumulaciones exige ajustar los distintos saldos de las cuentas para reflejar aquellos eventos que por alguna razón no se hayan registrado, ya sea porque no se tuvo evidencia directa, como un soporte físico, por ejemplo una factura de un proveedor, o por que dependen del transcurrir del tiempo. Este tipo de eventos deben considerarse previamente al momento de realizar el cierre contable y la elaboración de los estados financieros. Es por ello que, los registros contables de la empresa sirven como base para calcular los resultados de las operaciones de una entidad. El proceso de 49 registro de las transacciones requiere que sea hecho simultáneamente con las operaciones con las operaciones y en la medida en que se producen os intercambios. 1.2.- SISTEMA DE VARIABLES Con el diseño del sistema contable de la empresa Auto Max C.A., se plantean variables a aplicar mediante formulación de datos e indicadores y su posterior análisis. 1.2.1. DEFINICIÓN NOMINAL Sistema Contable 1.2.2. DEFINICIÓN CONCEPTUAL El sistema contable es como la clasificación de cuentas, registros, formas, procedimientos y controles por los cuales los activos, pasivos, ingresos, egresos y resultados de las transacciones son registrados y controlados. (Rodríguez 2002. p.46) 50 1.2.3. DEFINICIÓN OPERACIONAL El sistema contable es la combinación de la sistematización, valuación, procesamiento, evaluación e información sobre los registros, los procedimientos y la actividad económica de Auto Max, C.A. a una fecha y periodo determinado, pudiendo así cumplir con sus necesidades rutinarias de información financiera. Esta variable será medida operacionalmente a través de un instrumento de recolección de datos elaborado por Boscán, Núñez y Torres (2006) por medio de las dimensiones e indicadores presentes en elCuadro 1, llamando cuadro operacional de la variable. 51 Cuadro 1 Cuadro operacional de la variable Objetivo General: Diseñar un sistema Contable para la empresa Auto Max, C.A. Fuente: Boscán, Núñez y Torres (2006). Objetivos específicos Variable Dimensión Indicadores Pág Diagnosticar la situación actual del proceso contable de la empresa Auto Max, C.A. Situación actual del proceso contable. • Sistematización • Valuación • Procesamiento • Evaluación • Información • La teoría contable 8 9 9 9 10 10 Formular las políticas contables de la empresa Auto Max, C.A. Políticas contables. Objetivos propios del sistema 32 Formular las normas contables para la empresa Auto Max, C.A. Normas contables. Objetivos propios del sistema 35 Establecer los procedimientos contables de la empresa Auto Max, C.A. Procedimientos contables. Objetivos propios del sistema. 36 Diseñar los formatos contables de la empresa Auto Max, C.A. Formatos contables Objetivos propios del sistema. 37 Establecer el plan de cuentas para la empresa Auto Max, C.A. S I S T E M A C O N T A B L E Plan de cuentas Objetivos propios del sistema. 43 52 2.- DESCRIPCION DE LA PROBLEMÁTICA. El proceso de globalización ha obligado tanto a las personas naturales como a las jurídicas a mejorar constantemente, ello a los fines de permanecer actualizadas y competitivas tanto en el campo laborar como a nivel empresarial es por ello, que las empresas mercantiles deben mejorar permanentemente sus sistemas y métodos de trabajos, con diseño de las operaciones contables, administrativas, legales y de personal. Así mismo, con el objeto de hacer frente a la fuerte competitividad que se vive en los mercados actuales y poder asegurar su existencia a lo largo del tiempo, se hace necesario para el desarrollo armónico de las organizaciones jurídicas, la creación de procesos que aseguren la correcta utilización de los recursos humanos y tecnológicos, así como los materiales a emplearse en los mismos. Cabe destacar, que Venezuela, no escapa a esta situación, y mucho menos por cuanto el país ha venido atravesando por una crisis que ha afectado estructuralmente todas las organizaciones, tanto públicas como privadas, por lo cual se han estado realizando grandes esfuerzos con el fin de alcanzar tales objetivos. Ejemplo de esto, lo constituye en el ámbito nacional, la modernización de los procesos legales, y de seguridad social entre otros, realizados con la finalidad de crear organizaciones que permitan mejorar la justicia, y calidad de vida del venezolano o del colectivo. 53 En cambio, la administración privada no persigue una finalidad colectiva, sino por el contrario, tiene como objetivo mantener la competitividad en el mercado para la obtención de una mayor utilidad o ganancia, que se traduce en beneficio personal, produciendo así estos beneficios tanto a nivel colectivo como personal, es necesario que se ejecuten una constante revisión de los sistemas contables y administrativos de las operaciones que realizan dando a conocer las áreas débiles o fuertes, y así detectar a tiempo las fallas de dichas organizaciones; una vez detectadas las mismas oportunamente crear controles internos que permitan alcanzar los planes u objetivos propuestos. En tal sentido, el sistema contable es el eje alrededor del cual se toman la mayoría de las decisiones financiera. Un sistema contable debe enfocarse, como un sistema de información que reúne y presenta datos resumidos o detallados acerca de la actividad económica de una empresa a una fecha o por un periodo determinado. De tal manera, la información contable es la base para tomar decisiones en distintas área, para que sea generada por los sistemas de información contable, dependiendo del sistema y de como funcione este, la información contable será más fácil de obtener y procesar, ya que uno de los objetivos principales del sistema contable, es el verificar que la información procesada se este efectuando de acuerdo con los estándares establecidos por la empresa. 54 Es por ello, que se puede considerar como objetivo principal del sistema contable, a la emisión de los estados financieros, debido a un creciente interés en el análisis de los sistemas contables, el cual ha venido originando cambios en el actual mundo de los negocios. Un ambiente de este tipo obliga a que se deba estar analizando constantemente las nuevas situaciones, y adoptar el esquema de funcionamiento que se adapte a las condiciones reinantes. De lo anteriormente descrito, se infiere lo importante y relevante que es para una empresa, no solo contar con un sistema administrativo, sino también con un sistema contable, ya que modernamente se ha demostrado que para una mayor productividad, eficacia, control y beneficio económico, estos dos sistemas deben encontrarse entrelazados. En ese sentido, la empresa Auto Max, C.A., fue constituida bajo la figura legal de Compañía Anónima, dedicada a la venta de repuestos tanto al mayor como al detal y prestación de servicio en el ramo automotriz; específicamente en el área de electricidad y entonación; cuyo propósito es prestar un excelente servicio a la colectividad en ese campo, en especial a los usuarios que acuden con el fin de que le sea resuelto la parte técnica que le compete a la empresa, el problema presentado por el vehiculo: así como el asesoramiento para la compra de repuestos relacionada con esa rama vehicular, presenta ciertos problemas por la carencia de un sistema contable. Es por ello que el presidente de la empresa manifiesta que existe un desconocimiento de la disponibilidad financiera, y de la verdadera situación 55 económica de la empresa, la cual se encuentra desactualizada sin innovaciones. En la organización la información no es recibida de forma oportuna, y las decisiones no son tomadas a tiempo, lo cual no permite a la alta gerencia tener un control sobre las operaciones y transacciones financieras y no financieras de la organización. De seguir esta situación se pueden originar consecuencias negativas en la organización, dado que no permite la utilización adecuada de los recursos, incrementándose así la posibilidad de cometer errores los cuales traerían como resultado la pérdida de tiempo y de recursos económicos. Así mismo la falta de información por parte de la alta gerencia ocasionaría la toma de decisiones no adecuadas; y esto a su vez propiciaría a los empleados a cometer acciones malintencionadas. Por consiguiente, para la empresa Auto Max, C. A. seria importante poder contar con un sistema contable que le permita llevar un adecuado control sobre las operaciones y transacciones financieras capaz de resolver la problemática existente, puesto que el proceso de toma de decisiones se basara en la información que se genere de dicho sistema, ya que la gerencia de la empresa tendría una herramienta que le ayudara a administrar y evaluar el negocio de una manera oportuna y confiable. 56 3.- OBJETIVOS DEL TRABAJO. 3.1.- OBJETIVO GENERAL. Diseñar un sistema contable para la empresa Auto Max, c.a. 3.2.- OBJETIVOS ESPECIFICOS. a) Diagnosticar la situación actual del proceso contable de la empresa Auto Max, c.a. b) Formular las políticas contables de la empresa Auto Max, c.a. c) Formular las normas contables de la empresa Auto Max, c.a. d) Establecer los procedimientos contables de la empresa Auto Max, c.a. e) Diseñar los formatos contables de la empresa Auto Max, c.a. f) Establecer un plande cuentas de la empresa Auto Max, c.a. 57 4.- JUSTIFICACIÓN Las empresas actualmente en la búsqueda de mejorar sus procesos, se han visto en la necesidad de crear mecanismos que le faciliten información detallada acerca de la situación real en la que se encuentra la organización, y así, de esta manera, poder aplicar los correctivos indispensables para lograr la optimización de los procesos. Desde el punto de vista teórico, en la presente investigación se busca aplicar en profundidad la definición de sistemas contables, análisis, elementos, políticas contables y estados financieros, así como sus clases, registros, información detallada de la actividad económica, procedimientos, controles, bajo la formula de principios o normas contables aceptadas tanto en Venezuela como a nivel internacional, planteados por diversos autores especialistas en la rama de Contaduría, para adaptarlo a las necesidades de la empresa Auto Max, C. A. durante un periodo determinado, permitiendo de esta manera conocer la realidad económica de la misma, mediante el diseño de un sistema contable. Dada la importancia que reviste actualmente contar con un sistema contable eficiente permite tener un mayor control sobre las operaciones financieras que realizan a fines de determinar las fallas externas e internas de la organización, surge esta investigación que persigue mediante el análisis del ciclo contable así como sus elementos, los estados financieros, 58 los principios de contabilidad y las normas internacionales, diseñar un sistema contable para la empresa Auto Max C.A. De tal manera, este sistema contable busca mejorar el control interno de la organización, supervisando las operaciones o transacciones de la misma; permitiendo conocer con mayor detalle la situación económica-financiera de las sucursales hacia la empresa al igual que de la empresa hacia las sucursales para tener de forma sistematizada la información que, al momento de la toma de decisiones, genere respuestas rápidas y oportunas, ayudando a colocar a la empresa en un entorno de mayor competencia pues reducirá sus costos para agilizar sus procesos contables. Para finalizar esta investigación se considera relevante, ya que facilitará a la empresa una herramienta de naturaleza contable que servirá para optimizar y garantizar tanto la calidad como la eficiencia de todos los procesos contables al igual que de las actividades financieras y económicas desarrolladas por la organización, la cual será de gran utilidad para los gerentes, administradores, accionistas debido a que la implementación de este sistema traerá consigo la fijación de las pautas a la empresa, un mayor grado de seguridad al momento de tomar decisiones. Desde el punto de vista metodológico, se aplicaran técnicas de investigación y se diseñaran instrumentos de recolección de datos, que permitirá obtener información que haga posible el logro de los objetivos propuestos en esta investigación, contribuyendo de esta manera a futuras investigaciones en el área de sistemas contables. 59 5.- DELIMITACION Esta investigación se basará en la realización de un Diseño de un Sistema Contable, para la empresa Auto Max, C.A. Ubicado en el Estado Zulia, Municipio San Francisco en el kilómetro 3 ½, con esquina Avenida Unión. El tiempo para realizar la elaboración de dicho diseño, se encuentra comprendido entre el mes de Marzo 2006 y el mes de Diciembre 2006. En cuanto al contenido de la investigación estará enmarcada en el área contable, específicamente en los sistemas contables, basados en los planteamientos de Catácora (1992), Horgren (1991), Sasso (1997), Rodríguez (2002), entre otros
