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LA IMPORTANCIA DE LA INFORMACIÓN EN LA EMPRESA. 1. Concepto. Para llegar al concepto de la información en la empresa partiremos del proceso de comunicación, el cual consta de una serie de elementos: - ente emisor (persona o máquina) del cual emana una información de una forma organizada. - ente receptor (persona o máquina) que es capaz de interpretar una información emitida por el emisor. - elemento a transmitir (pensamientos, conclusiones, señales…) es la información en sí. - método de transmisión, debe ser inteligible por ambas partes en forma de lenguaje (idioma para las personas / lenguaje binario o ensambler para las máquinas) - medio de transmisión (voz, escritura…) es por donde circula el mensaje. La comunicación es el proceso mediante el que un ente emisor transmite un mensaje a un ente receptor, codificado de alguna forma para que sea inteligible para el receptor. En un inicio la comunicación no es más que datos. Dato es aquel mensaje que no aporta ningún valor en el conocimiento para el receptor; el conjunto de datos nos dará la información completa. La información es la medida del valor de un dato transmitido en un mensaje para una persona en concreto. Un dato será información a medida que sea útil para el receptor y sirva para tomar alguna decisión o bien emprender alguna determinada actitud. En la empresa circulan tanto datos como información. Hablaremos de información primaria cuando los datos que nos llegan necesitan elaborarse para podernos ser útiles para tomar decisiones. Para que los datos sean considerados información deben tener en consideración una serie de atributos: - Velocidad: la rapidez en que puedan conocerse los mensajes es muy importante, la velocidad evita que la información se quede obsoleta. - Frecuencia: la frecuencia en que se recibe el mismo dato a través del tiempo es importante para ver la evolución de ese dato y así poder tomar decisiones oportunas. - Precisión en la información: ha de ser claro el objeto o la situación a la que se refiere una información y evitar que se mezclen conceptos poco definidos. - Exactitud: mide la aproximación de una información a la realidad que pretende describir. - Actualidad: la información que recibe el receptor ha de ser lo más actual posible, la información no actual puede resultar totalmente inútil. - Interpretable: el receptor debe poder interpretar la información. 2. Utilidad de la información en la empresa. La empresa está constituida por un conjunto de personas que trabajan interrelacionadas para obtener un fin común. Esta interrelación son los datos y la información que maneja la empresa, todo ello nos permite considerar a la información como un recurso empresarial de primer orden. La circulación y generación de información constituye el ámbito en el que se mueve la empresa. INFORMÁTICA APLICADA Pág. 1 La empresa está en constante transmisión mutua de información con el medio que la envuelve. ( Admón. Pública ) ( Bancos ) ( Clientes ) ( Proveedores ) ( Accionista s ) ( EMPRESA ) Forrester definió empresa como un conjunto de problemas por resolver que se resuelven mediante una información a procesar. 3. La calidad de la información. Para la empresa es importante recibir y emitir una información con una determinada calidad; la información emitida ha de estar elaborada de forma eficiente y ha de poder ser interpretada correctamente por el receptor. La información como recurso tiene unas características que no tienen los bienes materiales, éstas hacen que sea muy difícil que el sistema de información de la empresa pueda constar en el balance contable de activos de la empresa: - La información no es apropiable: no cambia de dueño, sino que se expande. - El valor de uso: tener una información puede ser muy importante en un momento determinado y en otro no servir para nada. - Valor de cambio: es muy difícil de determinar el valor de una información, aunque normalmente determinamos este valor como el coste de no poseer tal información. 4. Métodos de incrementar e influir en la información. En la empresa solemos encontrarnos tumultos de listados informáticos, éstos no siempre son fácilmente inteligibles y no siempre están en manos de quien los necesita. Dos medios que incrementan la información nos ayudarán en estos casos: - Síntesis: reducir los datos almacenados mediante algún proceso que nos permita tenerlos resumidos. - Orientación: orientar la información hacia todas aquellas personas que la necesiten y están autorizadas para utilizarla. Es importante tener una orientación eficaz. También hay formas de influir en la información: - Demorar el mensaje: el tiempo puede influir e incluso distorsionar una información. - Modificar el mensaje: añadir detalles que cambien completamente el significado, de forma que induzcamos a acciones no del todo correctas. 5. Sesgo y errores en la información. La forma en que se presenta la información influirá o predispondrá la manera de usarla y la interpretación de su resultado. Encontramos distintos criterios con los que ordenar la información: - Orden alfabético (A Z): con este método cualquier elemento es fácil de encontrar, pero los primeros elementos serán los que recibirán una mayor atención sin que estos sean representativos del total. - Orden por motivos de interés: por ejemplo una clasificación de clientes por cifra de ventas, aquí los primeros elementos sí pueden ser representativos del conjunto, pero será muy difícil encontrar un elemento concreto. - Límites de excepción: la información se sesga entre unos límites, aquella información que no está dentro de los límites no aparece. - Presentación de la información mediante diagramas gráficos: es muy importante la escala y los colores que utilicemos en la presentación; con una escala pequeña las diferencias se minimizan, mientras que con una escala mayor las diferencias se ven más. TEMA 2: EL SISTEMA DE INFORMACIÓN. 1. Los flujos de información. La información no es estática, se transmite de un lugar a otro. El flujo de información es el intercambio de información, ya sea interno o externo. - Flujos externos: son los que van y vienen del interior de la empresa con su exterior. - Flujos internos: son los que circulan por el interior de la empresa. Pueden ser: - ascendentes: de un subordinado a un superior - descendentes: de un superior a un subordinado. - horizontales: entre personas del mismo nivel jerárquico. Todos estos flujos podemos calificarlos como formales, ya que son una serie de datos que fluyen por la empresa y que normalmente están en el manual de procedimientos y quedan archivados en uno u otro lugar de la empresa.. También hay en la empresa una serie de flujos de información informal, que es aquella información que no consta en ningún manual de procedimientos y que no queda archivada. En algunos casos pueden substituir a los flujos formales. Los flujos informales se suelen dar en los niveles ejecutivos de la empresa (información que no debe constar en ningún sitio). Hay información informal que es importante que pase a ser formal, ya que forma parte de la empresa y ha sido conseguida mediante fondos de la empresa, sin embargo la tiene en su poder un ejecutivo que puede abandonar la empresa. Puede ser el caso de listados de posibles clientes, posibles países de exportación… 2. Concepto y objetivos del Sistema de Información. Definimos sistema de información como todos aquellos elementos y medios (personas, máquinas, herramientas…) que nos sirven para recoger la información, que posteriormente será procesada, almacenada de forma oportuna y distribuida de forma eficiente a aquellos puestos de trabajo que la necesiten. El objetivo principal del Sistema de información es suministrar la información a unos usuarios finales (de cualquier eslabón jerárquico) para que puedan tomar las acciones o decisiones oportunas. Elementos del Sistema de información: - Recogida de la información: realizada por las personas pormedio del teléfono, fax, lectores ópticos, lápices… - Procesar la información: personas, calculadoras, ordenadores… - Almacenar la información: archivadores manuales, agendas, discos duros, disquetes… - Distribuirla: por medio de las propias personas, impresoras, plotteres… A la hora de construir un Sistema de Información nos hemos de plantear ciertas cuestiones, siempre partiendo del resultado que queremos obtener: - ¿Qué datos se necesitan para tener una salida útil? - ¿Qué medios se necesitan para lograr los datos? - ¿Qué proceso se necesita para obtener la información? 3. Clases de información en un Sistema de Información. - Información informal: va por los canales no establecidos. - Información formal: va por los canales establecidos. Ésta puede ser de dos tipos: - Cualitativa: expresa cualidades, es difícil de mecanizar. - Cuantitativa: expresa cantidades, es fácil de mecanizar. Podremos llegar a ella de forma manual, automática o mixta ( Sistema de información de la empresa ) En el Sistema de información hay una pequeña parte que está totalmente automatizada, dentro de la cual encontramos el Sistema de pilotaje. ( S.I. Automático ) Las acciones llevadas a cabo por el Sistema de pilotaje son aquellas acciones que pueden ser preprogramadas (acciones f ( Sistema de pilotaje )áciles y rutinarias de mecanizar). Por tanto las empresas incluyen en el Sistema de Pilotaje aquellos procesos que se repiten constantemente como son la contabilidad, las nóminas… Una empresa decide automatizar un proceso cuando los costes de la automatización no superen los costes de llevar este proceso de forma manual. 4. El binomio Tecnología de Información / Sistema de Información (TI/SI). La tecnología de la información la podemos dividir en tres grupos: - Ordenadores con posibilidades de cálculo y almacenamiento (informática). - Tecnologías de comunicación: vías de transmisión de la información (redes telefónicas…). - Tecnologías de burótica: artilugios capaces de mejorar el proceso de transmisión de la información (fax, fotocopiadoras, procesadores de texto…). Definiremos las tecnologías de la información como aquellas herramientas que sirven para reunir, almacenar, transmitir, procesar y recuperar electrónicamente palabras, números, imagen o sonido; así como todos aquellos medios electrónicos que sirven para controlar máquinas de todo tipo, desde los más simple aparatos de uso cotidiano hasta las más grandes fábricas automatizadas. La tecnología en la información contribuye a mejorar las comunicaciones y los procesos. La tecnología perfecciona el sistema de información. Los responsables de las empresas deben procurar introducir las tecnologías en aquellos puntos donde la empresa pueda sacar una ventaja en proceso, en almacenamiento o en comunicación; estas ventajas pueden llegar a ser estratégicas en el sector en el que se mueve la empresa. Se pueden introducir las tecnologías a partir de una estrategia ya definida o saber que tecnologías existen y respecto a ellas organizar la estrategia (posición de liderazgo, es la opción más arriesgada). Las tecnologías que encontramos en nuestro entorno han surgido de forma desordenada, solapándose unas entre otras. En las empresas se han ido introduciendo sin coordinación entre ellas. Toda información en la empresa debe ser corporativa, han de pertenecer a toda la empresa y han de estar al servicio de todo el personal autorizado que la necesite y así evitar posturas de secretismo. 5. Tópicos de los sistemas de información automáticos. - Los ordenadores son capaces de resolverlo todo con solo apretar un botón. Esto no es cierto, primero hay que introducir toda la información, el ordenador sólo permitirá seleccionarla. - La informática no es buena porque elimina puestos de trabajo. La mecanización sí que elimina puestos de trabajo, pero la informática ha generado tantos como ha destruido; el cambio se ha producido en el tipo de trabajo, pasándose a demandar puestos más cualificados. - Sólo las empresas grandes tienen acceso a una buena informática. El desarrollo de los PC’s deja a este tópico en evidencia. - Los ordenadores son máquinas perfectas que no se equivocan nunca. Es cierto, se equivocan sólo en caso de un mal diseño o una introducción errónea de datos. TEMA 3: EL HARDWARE. 1. Conceptos básicos. · Bit es el átomo informático, contiene la mínima información imaginable y consta de dos únicos posibles valores: 1 y 0. El bit por sí solo no aporta ninguna información al ordenador. · Byte corresponde a 8 bits y es la mínima información que podemos hacer llegar al ordenador. Por ejemplo 01000001 equivale a la letra A. A la combinación de ocho bits se llega por la necesidad de incluir los caracteres de todas las letras del abecedario (mayúsculas y minúsculas), todos los números, signos de puntuación, el alfabeto griego… 25 = 256 (esta cifra permite codificar los caracteres suficiente) Hay un convenio al respecto, el código ASCII, en el que a cada distinta posición de los 256 bytes se le hace corresponder un carácter ‘humano’. nº 65 01000001 = A nº 97 01100001 = a nº 48 00110000 = 0 El byte se ha convertido en una unidad de medida, y, actualmente, más en concreto sus múltiplos: - 1 byte 8 bits - 1 Kb 210 bytes 1.024 bytes - 1 Mb 220 bytes 1.048.576 bytes - 1 Gb 230 bytes 1.073.741.824 bytes - 1 Tb 240 bytes 1.099.511.627.776 bytes · El hardware es el conjunto de máquinas, dispositivos, mecanismos y equipos que sirven para procesar la información. Un ordenador es un conjunto de componentes (no es un elemento único); la parte más importante del ordenador es la Unidad Central de Procesamiento, otros elementos serán el monitor, teclado, impresora… 2. La Unidad Central de Procesamiento. Es donde están los componentes que configuran el sistema, según los elementos que se monten el equipo tendrá distintas características. La CPU es un conjunto de dispositivos interrelacionados que tiene las instrucciones necesarias para que el sistema funcione. Componentes: - Placa base: es donde se montan los componentes unidos por una complicada serie de circuitos. - Procesador: esta fabricado por una lámina de silicio (chip) y dentro puede contener hasta millones de transistores. Es un elemento de alta tecnología. Hay también unos procesadores de apoyo, como el coprocesador matemático, que ayuda al procesador al agilizar las operaciones aritmeticológicas (a partir del 486 ya va incluido dentro del procesador). - Memoria RAM: es un conjunto de chips. Es una memoria de trabajo, o sea, guarda información de memoria no permanente. Actualmente se mide en megas (4, 8 u 16 Mb). Al apagar el sistema la información se pierde. Esta memoria se puede ampliar. - Memoria ROM: en esta memoria se sitúan aquellas instrucciones imprescindibles para poner en marcha el ordenador. Es una memoria permanente y que no se puede modificar, su capacidad se mide en Kb. - Tarjetas: son los controladores de los dispositivos periféricos (de sonido, de vídeo…). - Disco Duro: se encarga del almacenaje de datos de forma permanente. Su capacidad se mide desde Mb hasta Gigas. El disco duro es un conjunto de discos al que acceden unos cabezales que leen la información, estos discos están cerrados de forma hermética dentro del ordenador y no son portátiles (aunque existen no son nada usuales). 3. Los periféricos · Monitor: constituye uno de los periféricos estándares, ya que no se concibe un ordenador sin una pantalla para poder visualizar aquellos datos que introducimos. Definimos el monitor como un dispositivo semejante a un aparato de TV, que mediante señales de vídeo se emplea para representar caracteres y gráficos. Características: - Tamaño de la pantalla: se mide por la longitud en pulgadas entre los extremos de su diagonal (1 pulgada = 2,54 cm). Las pantallas van de 9” a 37” (las típicas son las de 14” y 17”). - Resolución de la pantalla: se por el número de pixels (puntosde luz) horizontales y verticales. La resolución de la pantalla sólo se podrá aplicar en su totalidad si la tarjeta gráfica tiene las mismas características. La resolución también se puede medir por el ‘paso al punto’, que es la distancia que hay desde el centro de un pixel al centro del siguiente expresado en milímetros, pueden ser de 0,28 mm (mejor), 0,31 o 0,41. - Color: las pantallas pueden ser monocromo o color. - Tarjeta gráfica: es la que permitirá en mayor o menor medida toda la potencia del monitor. La tarjeta va instalada en la placa base. Tipos Hércules 720 x 348 Monocromo EGA 640 x 350 16 colores VGA 720 x 480 256 colores SVGA 1024 x 768 16,7 M. colores · Teclado: dispositivo de entrada de datos. Encontramos dos tipos de teclados, el ampliado (102 teclas) y el reducido (84 teclas). · Impresora: dispositivo asociado al ordenador que recibe información del ordenador para pasarla de forma impresa a papel. Características generales: - Velocidad: número de caracteres que puede imprimir en un segundo o páginas por minuto (láser). - Tipo de escritura que puede ofrecer: saber como hace negritas, cursivas, subíndices, compresión, expansión, tamaños de papel… - Capacidad del buffer: se mide en Mb y es un depósito de memoria intermedia para que podamos utilizar el ordenador mientras la impresora imprime. La impresora imprime lo que hay en el buffer, que cuando está vacío se vuelve a llenar. Tipos de impresoras y sus características: - Matricial o de agujas: los caracteres se forman por una serie de puntitos muy finos al golpear las agujas sobre una cinta. Hay impresoras de 9, 18 o 24 agujas. Este tipo de impresoras aún tiene utilidad para la empresa, no para particulares. Ventajas - Únicas que admiten papel de calco - Casi las únicas que aceptan papel contínuo - Es la que consume menos, la más barata. Inconvenientes - Muy ruidosas. - Baja calidad de impresión. - Desgaste de la cinta (varia la calidad de las copias). - No admiten paleta de colores en un mismo documento (sólo un color). - Inyección de tinta: los caracteres se forman mediante la inyección directa de tinta sobre el papel controlada mediante campos electroestáticos. El consumible es un cartucho de tinta. Ventajas - Calidad de presentación. - Silenciosa. - Admiten la mezcla de colores. - Impresión de transparencias. Inconvenientes - No admiten el papel de calco. - Hay pocas que usen papel contínuo. - Precio medio por copia impresa. - La tinta impresa se puede correr (deterioro). Estas impresoras son las más recomendables para uso doméstico, son útiles también para la empresa. - Térmicas: funcionan mediante agujas que chamuscan el papel para dibujar los caracteres o gráficos en un papel especial. Tiene el inconveniente de que el papel es muy sensible al calor y a la luz, y que además es muy caro. No es recomendable para el uso empresarial. - De sublimación: disponen de unos cabezales que permiten modular la cantidad de calor, con este calor funda colores distintos formando una especie de nube que se deposita en el papel; la impresión tiene un efecto difuminado que da una calidad cercana a la fotografía (puede llegar a formar sobre el papel 16,7 millones de colores). No es recomendable para la empresa, ya que su impresión es lentísima y aporta un gasto importante. - Láser: los caracteres se forman a través de un rayo láser que se desvía a través de un espejo poligonal y electrostáticamente se atrae la tinta del tonner (su funcionamiento es parecido al de las fotocopiadoras). Ventajas - Gran calidad de impresión. - Admiten transparencias. - Silenciosa. Inconvenientes - Aunque el precio es soportable, el tonner es mucho más caro. - No admiten papel de calco. - La copia es la más cara. - Las copias pierden calidad con el tiempo. 4. Las familias de ordenadores. La tecnología de los PC’s se ha montado a partir de la tecnología Intel, los distintos ordenadores que han ido saliendo al mercado son fruto de la evolución de los chips: Chips Intel Año Transistores RAM Disco duro 8086 ‘78 29.000 640 K 8088 ‘79 29.000 640 K 80286 ‘82 134.000 1 Mb 20 Mb 80368 ‘88 275.000 2 Mb 70 Mb 80486 ‘91 1.200.000 8 Mb 760 Mb Pentium ‘92 3.100.000 60 Mb 1 Gb Sextium Podría salir en el ’97 y duplicará las capacidades del Pentium ¿Que son los grandes ordenadores? Son aquellos que en una misma CPU se pueden conectar varias terminales (hasta más de 200), estas mandan y reciben información a la unidad central. Son un conjunto de placas conectadas con varios procesadores. La velocidad se mide en MIPS (millones de instrucciones por segundo) y van de 20-30 Mips hasta los 200-300 Mips. El almacenaje puede alcanzar desde 20 hasta 300 Gigas y su memoria RAM está entre una y dos gigas. 5. Dispositivos de comunicación. Cada vez es más difícil encontrar un ordenador que esté solo y aislado; los usuarios necesitan que el ordenador se pueda comunicar con el exterior, con otros ordenadores u otros usuarios: - Correo electrónico. - Internet. - Instituciones financieras. - Agencias de viajes. - Grandes almacenes. Para poder realizar estas conexiones de apertura al exterior se necesita conectar el ordenador con la línea telefónica, pero la línea telefónica no esta codificada de forma binaria o digital, sino de forma analógica o de sonido, por ese necesitaremos de un dispositivo para realizar tal conversión: el módem. Características que podemos pedir a un módem: - Alta velocidad de transmisión: a mayor velocidad menor duración de la llamada, o sea, menos coste. - El módem puede ser interno o externo. - Puede tener o no discriminador, que es un detector, en caso de compartir la línea del módem con la del teléfono, que detecta si lo que llega al receptor son datos o sonido. 6. Las redes de comunicación. En la empresa muy pronto nos encontramos con la necesidad de comunicarnos con otros ordenadores, también surge la necesidad de hacer más eficientes nuestros equipos, la red nos dará esa comunicación y permitirá que nuestros discos duros no ocupen su espacio con toda la información, sino que esté en un solo ordenador al que el resto pueda acceder. Tipos de redes. · LAN o Red de Area Local cuando se comunican PC’s dentro de una misma empresa, siendo propiedad la propia empresa del canal de comunicación (red interna). Para funcionar la red se requiere de PC’s, tarjetas de comunicación, soft de red y cableado. - Con este sistema podemos comunicar los ordenadores, periféricos y resto de equipo de forma que desde cualquier ordenador podamos usarlo todo. - La velocidad de transmisión de datos es muy elevada (varios millones de bits por segundo). - La distancia física de la red es limitada (al cableado). En las empresas grandes se organizan redes por departamentos. - Los cables de conexión que se utilizan son coaxiales (transmisión lenta), telefónicos (más rápida) o de fibra óptica (aún más rápidos). - La red puede ser controlada y administrada por un usuario con unos conocimientos medios. - No está sujeta a los organismos nacionales de telecomunicaciones, es interna. - Permite aumentar la productividad en las empresas, ya que las personas que ejecutan tareas similares trabajan partiendo de una misma fuente de información, al trabajar con los mismos datos se evitan duplicidades en los trabajos. - Podemos disponer de una sola aplicación para cada proceso, lo cual reduce costes. - Permite aumentar el nivel de comunicación entre departamentos. Topología de la red. Para la empresa es importante escoger la forma correcta de organizar su red de trabajo, para ello habrá que fijarse en el espacio que tengamos y en el tipo de empresa (soft necesario, información que se trate…) En red o bus: cuando hay un canal de comunicación común a la red y de él cuelgan todas las estaciones de trabajo. - En anillo: los equipos están conectados en línea, pero sin principio ni fin. - En estrella: cuando en el centro hay un ordenadorprincipal (servidor más potente) y el resto de PC’s están conectados a él. · WAN o Red de Area Extensa Cuando la comunicación es entre distintos tipos de máquinas u ordenadores (no solo PC’s) y el canal de comunicación es externo, en estos momentos pertenece a Telefónica. Siendo la línea más importante de datos la X-25 o la línea conmutada. - Necesitan de un canal de comunicación (cable) que es de propiedad pública. - Necesitan de un complejo dispositivo tanto de equipo como de personal (ingenieros de telecomunicaciones, técnicos informáticos -garantizar la seguridad ante accesos no deseados -). - La gestión de una de estas redes no es sencilla. TEMA 4: EL SOFWARE. 1. Concepto de software. Un equipo informático tiene dos componentes: Hardware y Software. Las máquinas (hard) no podrían hacer nada si no obedecieran una serie de instrucciones, por tanto necesitan de un componente intangible: el software. El software es más importante que el hardware, hasta el punto que, el soft, marca la diferencia entre una buena instalación y una mala. Para la empresa deberemos atender al soft antes que al hard para escoger el equipo informático: captando primero las necesidades de información de la empresa (necesidades finales como la calidad, los formatos…), para luego escoger el soft que pueda realizar dichos trabajos y así poder escoger el equipo que nos soporte el soft que necesitamos. Dentro de cualquier ordenador podemos encontrar distintos tipos de software: - Sistemas operativos. - Lenguajes de programación. - Aplicaciones. - Herramientas de usuario final. 2. Los Sistemas Operativos. Los Sistemas Operativos son un conjunto de programas y rutinas básicas de trabajo que facilitan la ejecución de los procesos y permiten un uso más eficiente del hardware. El Sistema Operativo es el software de mayor importancia hasta el punto que ningún ordenador puede trabajar sin él. Su complejidad y sus funciones varían según el tipo de máquinas, este soft debe ser suministrado por el constructor del equipo. Entre las funciones del Sistema Operativo está la vigilancia del funcionamiento del ordenador y de los dispositivos que lo componen, avisándonos de los errores que se sucedan, también controla el flujo de información en todo el sistema. El Sistema Operativo pone en marcha el ordenador y es el núcleo de instrucciones en el que operan todos los programas. Tipos de Sistemas Operativos - MS/DOS (versiones) - Windows 95 - Dr. DOS - OS/2 WARP 3. Lenguajes de programación. Después de instalar el Sistema Operativo, para poder hacer algo en el ordenador le hemos de dar una serie de instrucciones; tanto si tenemos un programa hecho a medida como si es una aplicación comercial, tendrá un lenguaje con el que ejecutar sus posibilidades. Un lenguaje de programación sirve para comunicarse con el ordenador y darle instrucciones; es un medio de comunicación entre el hombre y la máquina mediante el cual se transmiten instrucciones comprensibles por la máquina. Los programas se escriben actualmente en un ‘inglés telegráfico’ que el ordenador entiende (traduciendo los comandos que damos al sistema binario) para ejecutar la orden. Los distintos lenguajes informáticos que existen no son más que diferentes formas de decir lo mismo (sinónimos). Hay toda una familia de lenguajes de programación. La elección del lenguaje a utilizar dependerá del tema que tratemos: - Temas científicos (pocos datos a almacenar, pero con un alto grado matemático) FORTRAN, LISP, ADA o PASCAL. - Temas comerciales / empresa (muchos datos, pero con aparato matemático sencillo) COBOL, RPG, BASIC, C O PASCAL. - Temas educativos (aprender el funcionamiento de los programas) BASIC, LOGO, C o PASCAL. A la hora de encontrarnos con un programa podremos encontrarnos el lenguaje del mismo de dos formas: - Lenguaje interpretado es aquel que la máquina lo traduce a código máquina cada vez que se ejecuta el programa. Cualquier usuario puede ir al programa y hacerle modificaciones. - Lenguaje compilado hay un programa fuente que el ordenador traduce una sola vez, este programa objeto (el traducido) es el que tiene el usuario. El programa fuente sólo es propiedad del programador, la compilación sirve para proteger al programa de modificaciones. 4. Aplicaciones. Aplicaciones son aquellos programas, diseñados y realizados por profesionales, que nos permiten ejecutar de forma automática aquellas tareas requeridas por la empresa. Nos permiten solucionar tareas de forma inmediata (son de aplicación restringida) y están pensadas para gran cantidad de usuarios, por lo que somos nosotros quienes nos hemos de adaptar a ellas. Además son muy fáciles de conseguir (salen en revistas…). Gracias a las aplicaciones la pequeña y mediana empresa ha podido automatizar sus tareas, ya que difícilmente se puede permitir programas hechos a medida. Las herramientas de usuario final son aquellas aplicaciones realizadas por grandes multinacionales, su aplicación es de carácter mundial y incluyen a toda la ofimática: - Procesadores de texto: manipulación de documentos introducidos. - Hojas de cálculo: potente calculadora y inclusión de gráficos sobre datos introducidos. - Bases de datos. TEMA 5: EL ALMACÉN DE LA INFORMACIÓN. 1. Definiciones previas. Ya definimos lo que era un bit y un byte, con ellos podemos introducir caracteres. Lo que pretendemos ahora es comunicar al ordenador transacciones. La base de datos es la aportación más importante que la empresa ha hecho a la informática, ya que ésta ha copiado la manera de hacer de la empresa para organizar la información en el disco duro del ordenador. · Campo conjunto de bytes con unas características determinadas en cuanto formato y contenido que representan una información con un significado coherente. A cada campo hay que darle un formato (30 dígitos) y decir de que tipo de información será (alfanumérico, numérico, lógico, fecha). · Ficha o registro conjunto de campos que recogen todos los datos referidos a un individuo o a una transacción · Fichero o archivo conjunto de registros relacionados que son tratados como una unidad. · Base de datos conjunto de ficheros organizados y relacionados entre sí que son utilizados por una organización para sus trabajos administrativos, a los cuales se puede acceder mediante una aplicación informática o bien por un sistema de consulta. Como podemos montar una Base de Datos. Supongamos que llevamos una sección de personal con los siguientes datos, con los que se realizan tres tareas: DNI / NIF Nóminas DNI / NIF Nombre empleado Nº Seg. social Apellidos Nombre empleado Dirección Apellidos Empleo anterior Dirección Correo profesional Nombre empleado Teléfono Ciudad (promociones) Apellidos Ciudad Nº cuenta Fecha alta Titulación Nombre entidad Titulación Puesto actual Categoría Idiomas Nº cuenta Nº hijos Puesto actual Nombre entidad Categoría Aficiones Correspondencia Nombre empleado Nº hijos Dirección Nº Seg. social Ciudad Categoría Aficiones Idiomas Si no existe una base de datos global obtendríamos tres pequeñas bases de datos que ocuparían mayor cantidad de espacio, debido a la alta repetición de datos. Mecanizando eficientemente estos procesos crearíamos dos bases de datos relacionadas que se complementarían mediante un campo clave (nº de empleado). Fichero 1 Fichero 2 Datos personales Datos profesionales Nº empleado Nº empleado DNI Empleo anterior Nº Seg. Social Puesto actual Nombre empleado Categoría Apellidos Titulación Teléfono Idiomas Dirección Aficiones Ciudad Nº hijos Nº cuenta Nombre entidad Los programas podrían acceder a ambos ficheros de datos para obtener los datos oportunos. Con este sistema evitamos tener datos repetidos. La Base de Datos es el almacén de la informaciónen el proceso de las transacciones. Entendemos como transacciones todo aquello que sucede en el interior o en el exterior de la empresa con significado para el sistema de información. Esta transacción deberá recogerla la base de datos llegando a ser un soporte interactivo de todas las actividades operativas en la organización. Es todo aquello que puede modificar cualquiera de nuestros campos. El registro de las transacciones supone para la empresa la materia prima para la puesta al días de la base de datos. La modificación de los datos debe ser: · El terminal pasa los datos de forma interactiva y en el mismo instante en que suceden. El problema que da es que tarda más tiempo. El sistema de trabajo es por índices, o sea, los registros están localizados en una dirección específica, lo que permite al ordenador dirigirse automáticamente a ellos · El terminal pasa los datos de forma secuencial (batch por lotes), el terminal retiene los datos durante un tiempo y en el momento oportuno los transmite todos juntos a la base de datos. De esta manera, para ganar tiempo (promedio de búsqueda de fichas de 30”), ordenaremos las transacciones igual que el fichero y así registra todas las operaciones evitando las búsquedas una a una. Recomendación (de usuarios de IBM para que lo incorporaran a sus productos): - Tiempo de respuesta adecuado: gran capacidad de manejar la información acumulada. - Coste mínimo por byte almacenado (información comprimible). - Redundancia mínima: que los valores repetidos acupen un mínimo espacio. - Gran capacidad de búsqueda y consulta. - Integridad: que tenga sistemas de prevención contra fallos del hard y que prevenga la degradación de datos. - Sistemas que protejan los datos mediante la seguridad y reserva (contra accesos accidentales o intencionales por parte de personas no autorizadas. - Interface con el pasado: poder usar los datos introducidos con otros programas anteriores. - Interface con el futuro. - Afinación: ajustar la base de datos hasta cambiar fundamentalmente el diseño de la base de información. - Migración de los datos: que los datos que en ciertos momentos se usan más estén en zonas más accesibles del disco, pudiendo desplazarlos cuando estos ya no sean de un uso tan frecuente. TEMA 6: ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS. 1. Desarrollo de un proyecto informático. En el desarrollo de un gran programa de aplicaciones se requiere un gran nivel de habilidad técnica y organizativa, el desarrollo de estos proyectos requieren una previa coordinación de, quizá, docenas de personas, que deben de realizar centenares de actividades, pudiéndose extenderse el proyecto durante meses o años. La ingeniería del Soft es la disciplina que trata la teoría y práctica del desarrollo. Su objeto es que los programas sean flexibles (fácilmente modificables), eficientes y fiables (que hagan lo que el usuario quiera que realmente hagan). Actualmente el desarrollo de una aplicación se divide en etapas diferenciadas, que pueden ser gestionadas por separado, con unas tareas, unos recursos y unos productos finales bien definidos. Todo proyecto informático ha de cumplir con una serie de etapas: a) Estudio de viabilidad (preliminar) b) Análisis y diseño c) Desarrollo d) Prueba e) Mantenimiento (posterior) · Estudio de viabilidad da una solución técnica y económica. Todo es mecanizable, pero no es económico mecanizarlo todo. Se refiere básicamente a confeccionar un informe sobre el que se decidirá si elaborar o no el proyecto. Consta de un análisis amplio y rápido de una aplicación futura para obtener una estimación aproximada de sus beneficios y sus costes. El estudio de viabilidad no debería suponer más del 10% del tiempo destinado al proyecto y lo debería establecer un grupo de personas con un alto nivel de experiencia. · Análisis y diseño das una solución conceptual, la concepción gráfica que nos dice como funciona el sistema. Los analistas de sistemas deben captar las necesidades del área de estudio, analizando detalladamente para determinar qué tareas realiza cada área de gestión y los resultados que desean. - Recogida de datos. - Evaluación de diseños alternativos. Recogida de datos: El objetivo es identificar los puntos débiles para remediarlos y los fuertes para reforzarlos. Concertar entrevistas con el personal de la empresa que conozca con propiedad aquella área de gestión que se desea automatizar; hay que conocer los puestos de trabajo, que tarea se realiza en cada puesto, observar el valor añadido y la información que añade cada persona. Hay que determinar el volumen de trabajo que realiza cada persona (periodos punta o periodos normales). Todos los datos obtenidos hay que contrastarlos con la observación personal, ya que muchos empleados tienden a hinchar sus cargas de trabajo porque piensan que con el nuevo método podrían encargárseles más tareas de las que ahora ejecuta. Con toda la información, el analista elaborará unos diagramas llamados de entidad-relación que posteriormente veremos. · Desarrollo del proyecto llegamos a una solución en código del programa a realizar. Se escribe el programa. · Realizar pruebas mediante las pruebas llegamos a una solución definitiva, alcanzaremos la implantación del programa. · Mantenimiento atender a las modificaciones del programa. Diagramas Entidad-Relación. Estos diagramas los elabora el analista con toda la información que ha recogido junto con su observación personal. Estos diagramas consideran tres elementos: a) Entidades (ficheros informáticos): es la representación material o inmaterial del universo exterior, puede referirse a personas, lugares, cosa, conceptos, sucesos (reales o abstractos), o sea, cualquier concepto de interés para el sistema de información. Se representan mediante un cuadro. ( Clientes ) b) Relaciones: son el reconocimiento por parte del sistema de información de que existe una asociación entre las unidades del universo externo. Se representa mediante un rombo unido con arcos a las entidades que asocia. ( Producto ) ( compra ) ( Clientes ) c) Atributos: son cada una de las características o propiedades de las entidades y las relaciones. Son los campos que incluye cada entidad o relación. ( Libros Nº de libro Título Autor etc... ) Por ejemplo: EJEMPLO: Queremos mecanizar el proceso de poner las notas en una escuela en la que hay 100 alumnos y se imparten 6 materias. Campos Nombre alumno (fichero 1) Apellidos alumno (fichero 1) Dirección alumno (fichero 1) Materia enseñada (fichero 2) Nombre profesor (fichero 2) Nota final (relación) Reglas de gestión: - Cada materia es enseñada por un solo profesor. - A cada alumno le corresponde una sola nota final por materia. - A cada alumno le corresponden 6 materias al año. ( 100 ) ( 6 ) ( 600 ) ( MATERIA Cod. Materia Materia Profesor ) ( ALUMNO Cod. Alumno Nombre Apellidos Dirección ) ( (relación) Cod. Alumno Cod. Materia Nota ) De esta manera evitamos la repetición de datos que se daría si lo pusiéramos todo en un mismo fichero. En caso de un único fichero tendríamos que rellenar 600 fichas, 6 fichas por cada alumno en las que se repetirían datos (nombre, apellidos...) y también se repetirían fichas por cada materia (nombre, profesor...). Teoría de la normalización. Consiste en fragmentar una entidad en otras con el fin de que sean más manejables. El Dr. Cood (en 1980) definió una serie de reglas, basadas en tres formas normales (FN): 1FN una estructura está en 1FN cuando no tiene grupos repetitivos. 2FN una estructura está en 2FN cuando primero está en 1FN y los campos no clave de las entidades con clave vista dependen de la totalidad de la clave. 3FN una estructura está en 3FN cuando primero está en 2FN y no posee un campo no clave que dependa de otro no clave. - Cuando estamos en 1FN hemos de llevar a 2FN los grupos repetitivos y dejar en 1FN los que son de clave única. - En 2FN tenemos los grupos con doble clave, hemos de sacar fuera todo lo que no dependa de ambas claves.- En 3FN hemos de incidir sobre todos los archivos con clave única. · Ejercicio: Una empresa desea tener la información de los cursos realizados por sus empleados en distintos centros externos de formación. Para realizar esta labor hemos observado las siguientes reglas de gestión: RG1 Un empleado puede haber realizado 0, 1 o ‘n’ cursos. RG2 Un curso puede haber sido realizado por distintos empleados en distintas fechas. RG3 Los empleados siempre realizan un mismo curso en el mismo centro y con el mismo profesor. RG4 Un empleado siempre trabaja en el mismo departamento. Datos que nos proporcionan: Nombre empleado, dirección, ciudad, teléfono, departamento, teléfono del departamento, nombre del curso, centro de formación y profesor. 1FN 2FN 3FN EMPLEADO EMPLEADO EMPLEADO Cod. Empleado Cod. Empleado Cod. Empleado Nombre Idem 1FN Cod. Departamento Dirección Nombre Ciudad Dirección Teléfono Ciudad Departamento FORMACIÓN Teléfono Teléfono departamento Cod. Empleado Cod. Curso DEPARTAMENTO FORMACIÓN Fecha inicio Cod. Departamento Cod. Empleado Fecha final Departamento Cod. Curso Teléfono departamento Nombre curso CURSO Centro Cod. Curso FORMACION Profesor Nombre curso Idem 2FN Fecha inicio Centro Fecha final Profesor CURSO Idem 2FN Cambio en algunas reglas de gestión: RG3 Los empleados siempre realizan un mismo curso en el mismo centro, pero pueden tener distintos profesores. RG4 Un empleado puede cambio de departamento. 1FN EMPLEADO FORMACIÓN ASIGNACIÓN Cod. Empleado Cod. Empleado Cod. Empleado Nombre Cod. Curso Cod. Departamento Dirección Nombre curso Nombre departamento Ciudad Centro Teléfono departamento Teléfono Profesor Fecha de alta Fecha inicio Fecha de baja Fecha final 2 FN (3FN) EMPLEADO FORMACIÓN CURSO ASIGNACIÓN Cod. Empleado Cod. Empleado Cod. Curso Cod. Empleado Nombre Cod. Curso Nombre curso Cod. Departamento Dirección Fecha inicio Centro Fecha alta Ciudad Fecha final Fecha baja Teléfono Nombre profesor DEPARTAMENTO Cod. Departamento Nombre departamento Teléfono departamento · Ejercicio: Una sociedad cultural y recreativa posee en este momento unos 5.000 socios; también consta de 20 secciones. En su biblioteca tiene 9.000 libros que desean mecanizar mediante una base de datos. RG1 Podemos clasificar los libros en 20 materias más una de varios. RG2 Sólo hay un ejemplar de cada libro. RG3 Si un libro está escrito por varios autores sólo constará el primero. RG4 No existe un mismo libro editado por varias editoriales. RG5 El número de autores es impreciso, pero podrían ser tantos como libros. RG6 El número de editoriales es cercano a las 50. DATOS - Título del libro - Año edición - Dirección - Autor - Nº páginas - Ciudad - Editorial - Fecha compra - Teléfono - Materia - Nombre socio Solución partiendo de fichas basadas en los libros. 1FN 2FN 3FN LIBRO LIBRO LIBRO Cod. Libro Cod. Libro Cod. Libro EDITORIAL Título libro Idem Título libro Cod. Editorial Autor libro Autor libro Editorial Editorial PRÉSTAMO Cod. Editorial Materia Cod. Socio Cod. Materias MATERIA Año edición Cod. Libro Año edición Cod. Materia Nº páginas Fecha préstamo Nº páginas Materia Fecha compra Fecha devolución Fecha compra PRÉSTAMO SOCIO PRÉSTAMO Cod. Socio Cod. Socio Cod. Socio Cod. Libro Nombre socio Cod. Libro Nombre socio Dirección Idem Dirección Ciudad Ciudad Teléfono SOCIO Teléfono Cod. Socio Fecha préstamo Idem Fecha devolución Solución partiendo de fichas basadas en los socios. 1FN 2FN 3FN SOCIO SOCIO SOCIO PRÉSTAMO Cod. Socio Cod. Socio Cod. Socio Cod. Socio Nombre socio Idem Nombre socio Cod. Libro Dirección Dirección Fecha préstamo Ciudad PRÉSTAMO Cod.Ciudad Fecha devolución Teléfono Cod. Socio Teléfono Cod. Libro CIUDAD PRÉSTAMO Fecha préstamo Cod. Ciudad Cod. Socio Fecha devolución LIBRO Ciudad Cod. Libro Cod. Libro Título libro LIBRO Título libro EDITORIAL Autor Cod. Libro Autor Cod. Editorial Editorial Título libro Cod.Editorial Editorial Materia Autor Cod. Materia Año edición Editorial Año edición MATERIA Nº páginas Materia Nº páginas Cod. Materia Fecha compra Año edición Fecha compra Materia Fecha préstamo Nº páginas Fecha devolución Fecha compra Para determinar si un número de ocurrencias ha de estar incluido en un grupo o debe formar un campo separado con clave propia nos basaremos en la siguiente norma (no real, sólo para el exámen): Nº ocurrencias > 100 fuera (codificar) < 100 dejarlo dentro · Ejercicio (Caso del Videoclub): Un videoclub tiene unas necesidades de información, las cuales se quieren mecanizar implementándolas en una Base de Datos. El usuario nos comenta que los campos que quiere mecanizar son: - Nombre película - Disponibilidad - Apellido 2 - Nombre actor - Nombre director - Observaciones - Fecha inscripción -¿Actor principal? - País - Nombre socio - Domcilio - País - Distribuidora - Apellido 1 - Teléfono El usuario también pide que las películas se puedan buscar por los actores. Una película en concreto se deja a un socio (nº de película es clave única). Reglas de gestión: - Nº distribuidores próximo a 50. - Nº de géneros próximo a 70. - Nº países próximo a 60. - Nº de películas cercano a 5.000. - Nº de socios cercano a 1.500. - Nº de actores indeterminado (más que películas). - A un socio se le pueden dejas n películas. - Para cada película se pueden considerar n actores. - Un actor puede ser principal en una película, pero no en otra. - Constará sólo el primer director si es que hay varios. - Una película pertenece a unas sola distribuidora, un sólo género y a un sólo país. 1FN PELÍCULA Cod. Película Nombre película Director Distribuidor Fecha distribución Género Disponibilidad Observaciones PRÉSTAMO Cod. Socio Cod. Película Nombre socio Apellidos socio Domicilio Teléfono Fecha entrega Fecha devolución REPARTO Cod. Película Cod. Actor Nombre actor Principal si/no País 2FN PELÍCULA Cod. Película Idem REPARTO Cod. Película Cod. Actor Principal si/no ACTOR Cod. Actor Nombre actor País PRÉSTAMO Cod. Socio Cod. Película Fecha entrega Fecha devolución SOCIO Cod. Socio Nombre socio Apellidos socio Domicilio Teléfono Fecha inscripción 3FN PELÍCULA Cod. Película Nombre película Cod. director Cod. Distribuidor Fecha distribución Disponibilidad Observaciones Cod. Género Cod. país DIRECTOR Cod. Director Nombre director DISTRIBUIDORA Cod. Distribuidora Nombre distribuidora GÉNERO Cod. Género Nombre Género PAÍS Cod. País Nombre país SOCIO Idem Cod. Ciudad CIUDAD (si es el caso) Cod. ciudad Nombre ciudad REPARTO Idem ACTOR Cod. Actor Cod. país Nombre actor · Ejercicio Una empresa quiere mecanizar los boletines de pedido. - Nº clientes 1.000 - Nº productos 5.000 - Representantes 50 - 200.000 pedidos por año - Media de líneas por pedido 5 Nº pedido: Nombre cliente: Cod. Representante: Dirección Ciudad Nombre: Fecha pedido: Ref. producto Designación Cantidad Precio unidad Importe línea Total línea Solución: 1FN 2FN 3FN PEDIDO PEDIDO PEDIDO nº pedido nº pedido nº pedido fecha Idem Cod. cliente nombre Cod. representante dirección LINEAS fecha pedido ciudad nº pedido total linea Cod representante ref. Producto nombre representante cantidad CLIENTES total linea importe linea Cod. cliente precio unitario nombre LINEAS dirección nº pedido PRODUCTO ciudad ref. producto ref.producto cantidad descripción REPRESENTANTE importe linea Cod. representante precio unitario precio unitario (si lo ponemos en nombre representante descripción producto suponemos que no cambia) LINEAS y PRODUCTO Idem Diccionario de datos. El diccionario de datos es el documento formal que sirve para marcar una serie de pautas al programador. ENTIDAD CLAVE ATRIBUTOS LONGITUD FORMATO OCURRENCIAS PEDIDO NPE NPE 6 N (numérico) FPE - F (fecha) 200.000 TOTLIN 11 N o CCLI 4 N 300.000 CREP 2 N CLIENTE CCLI CCLI 4 N NCLI 30 T (texto) 1.000 DCLI 25 T o CIUCLI 25 T 2.000 PRODUCTO RPRO RPRO 4 N DESIG 20 T 5.000 REPRESENT. CREP CREP 2 N NREP 30 T 50 30 LINEAS RPRO RPRO 4 N CREP NPE 6 N 1.000.000 CANT 4 N PUNIT 4 N 2.000.000 TLINEA 9 N El número de ocurrencias nos dirán la cantidad de disco duro que ocuparemos. TEMA 7: ADQUISICIÓN DE UN EQUIPO INFORMÁTICO. 1. Ventajas e inconvenientes de la automatización. La empresa, al enfrentarse con una gran inversión para automatizar sus instalaciones, debe tener claro los objetivos que persigue, ya que de qué sirve mecanizar si vamos a continuar haciendo las cosas igual. La mecanización debe tratar de reducir el tiempo en las tareas, o servir para aprovechar las oportunidades que nos ofrece la tecnología de la información actual para posicionar mejor la empresa en el entorno en que se mueve. Las tecnologías de la información pueden: - Cambiar por completo los procesos, métodos de trabajo... - Cambiar los productos que ofrecemos. - Introducir en nuestros productos nuevos atributos y prestaciones para que sean más atractivas para el mercado. A la hora de adquirir un equipo informativo no se debe ver sólo como la compra de ordenadores, sino que se trata de algo más. Hay que adquirir un Soft y un Hard de la más variada índole que soporte y conduzca a la empresa a conseguir unos objetivos. Estos pueden llegar a ser estratégicos de tal forma que conduzcan a la empresa a tener una ventaja comparativa respecto a sus competidores. Las tecnologías de la información se pueden usar como un arma estratégico con la que competir cara a generar nuevas oportunidades de mercado. Tal cambio lo habrá de soportar el personal de la empresa con una trayectoria profesional construida a base de mucho tiempo y esfuerzo. El personal puede no habituarse a los nuevos métodos (no cuestionan la validez de los métodos antiguos), incluso cuestionan su validez y les da miedo no poder validar el nuevo sistema. Con la mecanización algunos departamentos pueden adquirir mayor poder que otros. Hay dos posibilidades: - Mecanizar los diferentes departamentos, adquiriendo mayor fuerza alguno de ellos. Actualmente se intenta dar fuerza al departamento de producción (antes se hacía con finanzas o marketing). - Situación del departamento de organización y sistemas (OSI): si lo situamos en la parte baja del organigrama no tendrá ninguna fuerza para tomar decisiones a nivel de empresa, para tener fuerza ha de estar en un mismo nivel que los departamentos de producción, finanzas, marketing... Pero para conseguir que el OSI tenga poder para controlar ha de ser independiente y estar por encima de los departamentos. Es necesario construir un plan estratégico de sistemas de información, con un plazo de duración de 1 a 5 años, que marque los pasos a dar, los objetivos a cumplir, para evitar errores y la descoordinación. El plan deberá marcar las pautas productivas, organizativas, administrativas y comerciales que permitan lograr el mejor posicionamiento que la empresa pretende. Para llevar a cabo el proceso hay que establecer un plan estratégico sobre tecnologías y servicios de información, cumpliendo los siguientes 10 puntos: · Establecer los objetivos básicos: - coste para la empresa. - calidad del bien o servicio que pretendemos ofrecer. - utilidad que debe dar a la empresa. · Establecer unos principios básicos operativos: - Estructura centralizada o distribuida. - Posición del servicio de información y sistemas en el organigrama de la empresa. · Análisis de la situación actual: - Estudio del actual sistema de información. - Estudio del sistema de información de la competencia (si es posible). - Identificar los puntos fuertes y débiles del actual sistema de información. · Predicción de la situación futura. - Avance de las tecnologías de la información. - Preveer posibles acciones de la competencia. · Determinar los grandes flujos de información que circularan por la empresa. - Determinar el binomio TI/SI de acuerdo con la estructura de la empresa. - Determinar distintos niveles jerárquicos. · Determinar a grandes rasgos de la operativa del sistema de información. - Arquitectura del Hard. - Bases de datos a utilizar. - Determinar las redes de comunicación que necesitaremos. · Determinar la agenda para el desarrollo (nuevas aplicaciones). - Programación temporal (PERT, GANTT). · Determinar la seguridad que necesitaremos del sistema. - En cuanto a Hard (copias de seguridad...). - En cuanto a Soft (códigos de acceso...). - Métodos para la solución de contingentes. · Establecer una política en cuanto a los RRHH (política de personal). - Planes de formación (reciclaje). - Políticas de selección de personal. · Control y seguimiento. - control de las desviaciones (costes y tiempo). Es importante que este plan no lo desarrolle sólo un departamento ya que perdería la visión global de la empresa. Lo mejor es hacer un comité estratégico de los sistemas de información con personal multidisciplinal (de diferente formación y de diferentes departamentos) con una estructura sencilla y orientado a la acción, formado por entre 3 y 7 personal. 2. Estrategias a seguir en cuanto a Soft y a Hard. La estrategia a seguir para la compra del Soft y del Hard necesario para la empresa requiere de una serie de pasos a seguir: - Captar las necesidades de información futuras. - ¿Qué Soft soporta tales necesidades? - ¿Qué Hard soporta el Soft escogido? - Pedir ofertas (a los suministradores). - Valorar las ofertas. - Elección del equipo y adquisición. · Captar las necesidades de información futuras. Es una fase muy importante, hay que tener en cuenta que el equipo debe durar entre 3 y 7 años. La implantación del equipo puede afectar a toda la organización, será un buen momento para valorar la actividad de la empresa, los métodos de gestión y administración que tiene y de la estructura orgánica actual. · ¿Qué Soft soporta tales necesidades? Para satisfacer las necesidades de Soft deberíamos definir, aunque sea a grandes rasgos, los posibles ficheros y su posible estructura. Definir volumenes de información de cada fichero y la frecuencia con la que se van a utilizar. Hay que definir también la información de salida (impresos, documentos y pantallas), así como las medidas de seguridad que deseemos. A todo esto hay que añadir el crecimiento que creamos que se puede obtener. Hay que tomar otra importante decisión, si trabajar con paquetes de llave mano (programas comerciales ya hechos) o con Soft desarrollado a medida. Esto tiene unas ventajas y unos inconvenientes: ELEMENTOS A MEDIDA LLAVE MANO Usuario Ideal (desarrollado para nosotros) Adaptarnos al programa Precio Caro Barato Documentación Escasa Muy elaborada Equipo Ideal (basado en nuestro equipo) Adaptable a todos los equipos Mantenimiento Alto (con programadores en plantilla) Suministrador no ofrece Tiempo Muy alto (2-3 meses para conseguirlo) Despreciable · ¿Qué Hard soporta el Soft elegido? Una vez decidido el Soft debemos configurar el Hard que soporte dicho Soft, para ello debemos definir: - Nº de puestos de trabajo empleados. - Configuración de la Unidad Central de Procesos.- Velocidad. - Rom necesaria. - Sistema operativo. - Capacidad necesaria de disco duro. - Periféricos necesarios. - Conexión con otros sistemas. · Pedir ofertas a los suministradores. A la hora de elegir un suministrador podemos tener en cuenta unas consideraciones: - Necesidades que podemos tener en formación, mantenimiento, manuales y apoyo on-line (teléfono de consulta). - Arquitectura modular de forma que pueda crecer según las necesidades que tengamos. - Dependencia o no de una marca. - Tener en cuenta el valor residual en caso de recompra. - Pedir ofertas incluyendo el precio, IVA, todo el equipo al detalle, complementos que van incluidos, plazos de entrega, costes derivados de la instalación... Los beneficios del sistema se producen durante toda la vida útil, por tanto, lo podemos considerar como una inversión y aplicar métodos como el VAN, la TIR o el Pay-back. · Valorar las ofertas. De inicio hemos de valorar las ofertas recibidas en base a unos criterios: - Cumplir los requisitos técnicos. - Coste total del sistema. - Servicio post-venta. Una vez aceptamos una de las ofertas es normal firmar un contrato con el suministrador (negociación con el suministrador), pero antes de firmar hay que tener unos puntos en cuenta: - Los términos del contrato han de ser objeto de negociación. - Recoger todas las condiciones aprobadas en la propuesta. - Recoger todos los acuerdos verbales. - Figurar de forma clara: marcas, modelos, versiones del equipo, su precio con IVA y las condiciones de pago. - Fecha límite de entrega. - Condiciones de garantía y post-venta. TEMA 8: POSICIONAMIENTO DEL OSI EN LA EMPRESA. OSI Departamento de informática, organización y sistemas. 1. Organización del OSI. Antes el OSI estaba situado en una posición muy baja dentro de la jerarquía de la empresa, dando servicio a una parte concreta de un departamento, sin tener ningún tipo de conexión con el resto de equipos de otros departamentos. Ahora el equipo de información da soporte a todas las áreas de la empresa, la informática se ha globalizado y, por tanto, para tener fuerza ha de estar situado, por lo menos, en el mismo nivel que el resto de departamentos importantes. Y si además, es el encargado de organizar al resto de departamentos estará tras el departamento de organización, por encima de los departamentos operativos. Hoy en día la informática debe encargarse de la gestión diaria de la información en la empresa. Actualmente también son competencia suya las funciones de organización y la de llevar a cabo métodos que diseña la estructura organizativa (procesos, tareas...). De esta forma, al globalizarse la mecanización, se can reorganizando dos funciones: la automatización de las tareas y la organización, métodos y tiempos. Así nace la unión entre organización e informática. Funciones del OSI. - Desarrollar nuevos sistemas de información mecánicos o manuales. - Programar aquellas partes mecánicas. - Explotación de los sistemas ya instalados. - Buscar la seguridad de los sistemas de la empresa (ante pérdidas de información, accesos no autorizados...). - Encaminar la técnica futura del sistema. 2. Personal del OSI. A los 5 tipos de personal existente en el OSI, a todos ellos, se les suele denominar genéricamente como informáticos. · Directivo desarrollan las funciones de organización, coordinación y control de las distintos equipos de trabajo, así como una adecuada administración de los recursos de que se dispone. · Analistas de sistema pertenecen a un equipo de trabajo y tienen asignado un proyecto (desarrollo de una aplicación). Su función es descubrir qué es lo que debe hacer una aplicación informática (captar las necesidades de información, diseñar los ficheros y diseñar los procesos) y describir de forma gráfica el diseño de la aplicación a realizar. · Programadores son los encargados de traducir para el ordenador los diseños de los analistas. · Operadores personas que se ocupan del mantenimiento de los sistemas ya instalados. Son los encargados, en grandes sistemas, de encender y apagar los equipos. · Introductores de datos personas cuya única función es introducir datos, es importante que su introducción de datos sea fiable, con mínimos errores. 3. Arquitectura centralizada vs descentralizada. Una arquitectura completamente centralizada responde a un conjunto de equipos conectados a una única unidad central de procesos. La completamente descentralizada se puede representar mediante PC’s que no están conectados con nada más. Ambos extremos están fuera de lugar dentro de la empresa, y por tanto surge el problema de elegir hacia que tendencia se debe dirigir la informatización. La zona correcta donde debe situarse la empresa se llama informática distribuida. Se suele hablar de que la empresa está un, por ejemplo, 60% centralizada. Centralizada Descentralizada % centralizada % descentralizada · Arquitectura centralizada. Ventajas - Mejor forma de coordinar las actividades de captación, manipulación y uso de la información, sobretodo si hay un gran nº de usuarios. - Facilita el control de la empresa, ya que todos los datos están concentrados en un mismo lugar. - Se pueden obtener economías de escala, ya que permite una mejor optimización de la estructura. - Esta estructura hará que los planes de informatización de un área o departamento concreto no se contradigan con el general de la empresa. Desventajas - Cualquier variación debe pasar por el departamento de informática, debido a la complejidad de la UCP. - Saturación de trabajo del departamento de informática, produciéndose retrasos y pérdidas de tiempo a la hora de recibir las informaciones solicitadas. - Desmotivación del usuario que se desvincula totalmente de la máquina y, por tanto, de la información. - Su funcionamiento es muy rutinario y se perpetúan los errores y deficiencias. · Arquitectura descentralizada. Ventajas - El usuario puede realizar diseños a medida, cosa que motiva a los usuarios a ser independientes. - Se pueden distribuir las tareas hacia aquellos centros donde sea más adecuada su ejecución. Desventajas - Este sistema acaba con la paz del dato único. - Como hay tantos ficheros y tantos duplicados, los departamentos se aíslan del resto de la empresa. - Los equipos tienden a duplicarse o triplicarse innecesariamente. - Es más difícil seguir la marcha de la empresa desde un punto de vista global. - La tecnología informática suele salir más cara que con un sistema centralizado. TEMA 9: EL SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA DIRECCIÓN. (Puntos 1,2 y 3 en la publicación) 4. Descripción de algunos SI para la dirección. Los sistemas de información para la dirección son una serie de herramientas que puede tener un directivo para dirigir la empresa.. Al hacer uso de las tecnologías de la información utilizan herramientas de usuario final. En los últimos años han aparecido unas aplicaciones especiales para ejecutivos, las EIS (sistemas de información para ejecutivos). Los EIS son unos programas que se introducen en el ordenador y que hacen posible que los directivos puedan dirigir la empresa sobre conceptos sólidamente apoyados en management, como los factores críticos del éxito y la administración por excepción. Los factores críticos del éxito son aquellos factores que no pueden fallar para que se cumplan los objetivos marcados. Son propios de cada dirigente. El EIS captará cuales son dichos factores críticos navegando entre la base de datos comparativa de la empresa. Para la administración por excepción el ejecutivo reclama la atención sobre aquellas variables que se desvíen de unas magnitudes standard; es el control de una serie de datos mediante unos límites. Las herramientas para directivos permiten hacer un seguimiento continuado de la marcha de la empresa. El soft EIS hace de enlace entre, no sólo la base de datos corporativa, sino que además se puede conectar con bases externas, como Internet,las distintas Bolsas... Además tiene la capacidad de manejar los datos que obtiene mediante hojas de cálculo, paquetes gráficos (estadísticas), permite el correo electrónico, control de la agenda, calendarios... Todo y que no se puede confiar al 100% en los EIS son bastante recomendables para medianas y grandes empresas. Una vez instalado dicho soft no necesita intermediarios para ser usado, está hecho a medida para cada usuario, pueden tener un acceso restringido para los datos y requiere un mínimo entrenamiento o ninguno, además su entorno es fácil de utilizar. Otros sistemas. · Sistemas expertos son programas informáticos en los que se introduce el conocimiento de un profesional en una determinada área de conocimiento, de forma que está preparado para aportar soluciones. Para la dirección de la empresa no son unos sistemas fiables, ya que se necesita interpretar demasiados datos para tomar una solución. En la empresa los sistemas expertos se usarán para pequeñas aplicaciones: - Formación de los directivos más jóvenes, obteniendo de esa forma la experiencia de sus miembros más experimentados (transmisión de conocimientos). - En empresas multinacionales, cara a sus filiales, para que cuenten con una misma experiencia o una misma forma de tratar los problemas. TEMA 10: LA AUDITORIA INFORMÁTICA. 1. La auditoria informática: concepto y objetivos. Cuando la empresa decide implantar un sistema de información automatizado debe asegurarse de su funcionamiento, de forma que los usuarios tengan un nivel apropiado de servicio, asegurando la seguridad informática y la eficiencia del sistema. Cuando más dependencia se tenga de dicho sistema de información más se deben tener en cuenta dichos puntos. La auditoría informática consiste en hacer una serie de revisiones periódicas tanto al soft, al hard, al personal del OSI y a las instalaciones para evaluar la eficacia. Estos exámenes los efectúa personal experto e independiente a petición de la alta dirección de la empresa. Los auditores deberán hacer un informe confirmando si el sistema es adecuado o no: - Si el actual sistema de información cubrirá las necesidades a medio y largo plazo. - Si las medidas actuales de protección salvaguardan los datos a extraños y a cualquier tipo de accidente impredecible. 2. Examen de un sistema informático. El examen del sistema informático se hace mediante una serie de controles como: · Control externo ver si los sistemas de seguridad funcionan, reacción del sistema en caso de averías (cortes de corriente), de errores manifiestos en la entrada de datos... · Control interno el control del propio departamento de informática en sus diversos puntos: - estructura organizativa: ver si el organigrama es el más adecuado. - relaciones del departamento de informática con el exterior: con los proveedores (de soft y hard), recursos humanos del departamento (selección de personal, planes de formación y promoción...), desarrollo de programas (estructura de ficheros, desarrollo de aplicaciones) y documentación (información que generan los programas...). - seguridad: extintores, copias de seguridad (carga de trabajo que se ha de asignar a un trabajador, nº de copias, donde se guardan...) y control del acceso a los programas (ver si es seguro, si se ha de cambiar, cada cuanto...). 3. Técnicas de auditoría. - Observación personal. - Encuestas. (prediagnóstico) - Técnicas de caja negra: obviar el sistema de información, forzando errores haciendo fallar el sistema. - Uso de paquetes informáticos: programas que chequean el sistema forzando errores. Con estos métodos se hace un informe del sistema de información, revisado de forma que se advierte de los puntos fuertes y débiles detectados, así como posibles sugerencias para su mejoramiento. La alta dirección recibirá dicho informe para tomar las medidas oportunas. image2.wmf image1.wmf
