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<p>Unidad 1- Objetivos y funciones del O Y M</p><p>Antecedentes: La necesidad de organización surgió desde el momento que dos o más individuos se han asociado para realizar actividades con un objetivo común.</p><p>Así, la actividad organizativa tiene sus comienzos en los trabajos de grupos de personas procurando racionalizar las acciones de los componentes de cada grupo y conseguir mayor rendimiento con el menor esfuerzo.</p><p>Las actividades de organización y de racionalización del trabajo tuvieron su origen en las empresas industriales a comienzos del siglo XVIII.</p><p>En el periodo de la revolución industrial Frederick Taylor, experimento la división del trabajo, la distribución de tareas y el tiempo de ejecución de cada tarea, para determinar el patrón de trabajo en el sector de producción y estableció los principios básicos a los que denomino “Principios de Administración Científica” que sirvió de base para el nacimiento del campo de especialización de organización y método (O & M)</p><p>Para llegar a la denominación de O & M se han tenido que apelar a las experiencias obtenidas en varios países como ser:</p><p>FRANCIA: Organización Científica; Organización Racional del Trabajo, Racionalización del trabajo.</p><p>En EE.UU..: Administración Científica, Planeamiento Administrativo; Experto en Adm. de Empresas.</p><p>En INGLATERRA, W. Wilson por primera vez usó el término Organización y Métodos para Administración, organización y racionalización.</p><p>Es una Técnica aplicada al principio en la industria, luego en el comercio y finalmente en los Servicios y el Gobierno, para racionalizar gastos y aumentar beneficios.</p><p>Actualmente se aplica para consolidar ventajas competitivas y la excelencia de la gestión empresarial.</p><p>Organización de sistemas y métodos: O&M es un campo de especialización de la Ciencia de la Administración que tiene por objeto;</p><p>· Lograr la excelencia en la organización y gestión empresarial</p><p>· Definiendo en forma clara y precisa la Visión, Misión, Filosofía, Objetivos políticas y Estrategias de la empresa.</p><p>· A través del diseño, desarrollo, e implantación de estructuras organizacionales,</p><p>· De sistemas y procesos operacionales,</p><p>· De acuerdo con las características y exigencias del ambiente, y a los recursos disponibles,</p><p>· Para consolidar ventajas competitivas, y lograr la satisfacción plena de clientes internos y externos de la empresa.</p><p>De autores:</p><p>Michael Addison: “es una función especializada que se establece para aconsejar en la introducción de nuevos métodos de administración y estructuras de organización, que reduzcan los costos sin imponer un esfuerzo insoportable o causar daños reales a la estructura social de la empresa. “</p><p>R.G.Anderson: es una función especializada cuya finalidad consiste en aumentar la eficacia y la rentabilidad de los procesos burocráticos, así como el control dentro de la empresa, mediante el estudio y el perfeccionamiento de la estructura organizativa y de los trámites y métodos administrativos en vigencia.</p><p>Lardent y Loro: “Es la función de la Administración que se ocupa de analizar los problemas de estructura y procedimientos, para optimizarlos para el logro de los objetivos definidos”. De este análisis surgirá una propuesta para mejorar la eficiencia, la eficacia, el esquema jerárquico e informativo.”</p><p>Importancia de O Y M</p><p>Merecen mayor atención porque:</p><p>· Las empresas se interrelacionan con factores económicos, tecnológicos, políticos, legales, sociales, culturales, demográficos, ecológicos y éticos, proveedores, competencia, clientes y usuarios.</p><p>· Este entorno hace necesarios cambios frecuentes en las políticas, estrategias, y estructura, métodos, sistemas y procesos.</p><p>· Para diagnosticar y proponer opciones de solución en la optimización y establecimiento de métodos, procesos y sistemas de trabajo, y asesorar a directivos.</p><p>· El volumen y la modalidad de transacciones Internacionales evidencian la necesidad de actualizarse con los nuevos métodos y técnicas.</p><p>· La aparición de nuevas tecnologías, bienes y servicios, hacen que los métodos, sistemas y procesos empleados actualmente se vuelvan rápidamente obsoletos.</p><p>· La diversificación y el crecimiento de las actividades de las empresas, hace que los Directivos y los Gerentes deban dedicar mayor tiempo a; las políticas y estrategias empresariales, a la planificación y al control de la gestión y de la calidad de los resultados.</p><p>· La descentralización que obliga a dejar bajo la responsabilidad de los subordinados la tarea de la ejecución.</p><p>· La importancia real de O & M radica en el análisis organizacional, de los métodos, sistemas y procesos operacionales, para diagnosticar y proponer las opciones de solución, para optimizar la organización.</p><p>· Proporcionar a los gerentes el asesoramiento para el logro de una administración eficiente y eficaz.</p><p>Las nuevas tendencias de organización y gestión empresarial, así como el surgimiento de nuevas tecnologías, sistemas y procesos de producción de bienes y servicios, exigen el empleo de técnicas específicas y actualizadas.</p><p>De ahí la importancia de los servicios de los profesionales de Organización y Procesos Empresariales, técnicos especializados en análisis organizacional, así como en métodos, sistemas y procesos operacionales, para diagnosticar y proponer las opciones de solución, ya sea para la definición de la visión, misión, filosofía, objetivos, políticas, estrategias y normas empresariales, para la optimización de la organización.</p><p>FUNCIONES GENERALES DE O & M</p><p>Referentes a la organización:</p><p>· Estudios y diagnósticos de la organización y funcionamiento de empresas.</p><p>· Asesora para definir Visión, Misión, Filosofía, objetivos, políticas y estrategias.</p><p>· Análisis, diseño, desarrollo e implantación de estructura, y funciones.</p><p>· Identificar y recomendar necesidades y tecnologías de información.</p><p>FUNCIONES GENERALES DE O & M</p><p>· Determinar necesidades de RRHH en calidad, cantidad, sector, capacitación.</p><p>· Elaborar y actualizar manuales de Políticas,</p><p>· Estructuras, Organización y Funciones, Procedimientos.</p><p>· Formular reglamentos, circulares, etc.</p><p>· Difundir técnicas y procesos de gestión administrativa.</p><p>· Estudios de factores físicos (oficinas, interiores, espacios).</p><p>· Elaborar el plan global de reforma administrativa.</p><p>· Definir e implantar el Sistema de Información Gerencial (SIG).</p><p>ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE O&M</p><p>La estructura organizacional de un órgano de O&M, así como la calidad y la cantidad de Recursos Humanos requerido para su funcionamiento, dependerán principalmente: del tamaño de la empresa, del volumen y complejidad de sus actividades y del tipo de tecnología de información utilizada.</p><p>POSIBILIDADES DE UBICACIÓN DEL ÓRGANO DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS EMPRESARIALES (O&M)</p><p>· O&M por la naturaleza de sus funciones es un órgano de asesoría,</p><p>· Su ubicación ideal en la estructura organizacional es en el nivel directivo o institucional.</p><p>· En las grandes empresas o corporaciones se pueden crear Asesorías de Organización y Procesos (O&M) en los diferentes niveles de la estructura organizacional como;</p><p>· Asesorías de Gerencias, Asesorías de Departamentos, etc., que pueden estar dispersas geográficamente, pero coordinadas funcionalmente por el órgano central de Organización y Procesos (O&M) de la empresa o institución</p><p>CREACIÓN DE UN ÓRGANO INTERNO DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS EMPRESARIALES (O&M) O CONTRATACIÓN DE CONSULTORÍA EXTERNA</p><p>Toda empresa u organización tiene básicamente dos opciones para la utilización de los servicios de Organización y Procesos Empresariales (O&M), una como un órgano interno y la otra como contratación de consultoría externa.</p><p>Para la creación de un órgano interno de (O&M) es necesario considerar varios factores.</p><p>· Tener en cuenta la naturaleza y el volumen de las actividades</p><p>· Los recursos humanos disponibles.</p><p>· La clase de tecnología utilizada.</p><p>· Los recursos financieros de la empresa</p><p>VENTAJA: Tener una organización dinámica, actualizada y los métodos, sistemas, proceso o procedimientos adecuados a las características y necesidades de la empresa u organización.</p><p>Para la creación de un órgano EXTERNO de (O&M)</p><p>es necesario considerar varios factores.</p><p>· Una empresa pequeña o mediana, cuyo volumen de actividades no justifica la creación de una unidad de O&M, sería más recomendable la contratación de consultoría externa.</p><p>· La creación y el funcionamiento de un órgano permanente dentro de la estructura organizacional representará un considerable costo en el funcionamiento de la empresa.</p><p>¿CÓMO SE ORIGINA UN TRABAJO DE ORGANIZACUÓN Y PROCESOS EMPRESARIALES (O&M)</p><p>En cualquier tipo de organización un trabajo de Organización y Procesos Empresariales (O&M) puede originarse a través de tres conductos principales:</p><p>1. A pedido de la parte interesada</p><p>2. A pedido o iniciativa del órgano interno de O&M</p><p>3. A pedido o por disposición de la gerencia superior</p><p>CUALIDADES REQUERIDAS PARA SER ANALISTA O CONSULTOR DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS EMPRESARIALES (O&M)</p><p>· MENTE ANALÍTICA: capacidad de analizar y separar las partes de los problemas.</p><p>· PODER DE PERSUACIÓN: capacidad de convencer para que su propuesta sea aceptada por la alta dirección.</p><p>· PRACTICIDAD: debe ser objetivo en sus apreciaciones y emitir soluciones adecuadas a la capacidad de reforma</p><p>· PRUDENCIA: debe saber escuchar y guardar los secretos de los problemas.</p><p>· ENTUSIASMO Y VOCACIÓN: aptitud que estimula la iniciativa y capacidad creadora.</p><p>· TACTO: debe ser un profesional en Administración.</p><p>PERFIL DEL PROFESIONAL DE (O y M) – ACTUAL Y FUTURO</p><p>· Generalista en Administración de Empresas</p><p>· Sólidos conocimientos e: Administración, Producción, Mercadotecnia, Finanzas, RR. HH, Técnicas de Gestión.</p><p>· Especialista en Organización y Procesos Empresariales (O&M) o en Consultoría Organizacional</p><p>· Sólidos conocimientos de Tecnología de Información (tecnología computacional o comunicacional)</p><p>· Conocimiento de Psicología Organizacional (Inteligencia Emocional)</p><p>· Flexible, dinámico, creativo e innovador</p><p>· Actitud positiva para el trabajo en equipo.</p><p>· Facilidad de comunicación</p><p>· Capacidad de relacionamiento</p><p>· Equilibrio Emocional</p><p>· Capacidad para aprender y desaprender (aprendizaje continuo)</p><p>· Cambio de paradigma.</p><p>ALGUNOS ERRORES QUE DEBEN EVITARSE</p><p>· Son comunes las denominaciones como “El Departamento de Organización, Sistemas y Métodos” o “La Dirección d Organización, Sistemas y Métodos” o “El Director del Departamento de Organización, Sistemas y Métodos y otros.</p><p>· Es importante recordar que la función de un órgano de Organización y Procesos Empresariales (O&M) es de asesoría y, por lo tanto, aunque no esté ubicado al nivel gerencial, departamental o divisional, NO ES RECOMENDABLE LLEVAR LA DENOMINACIÓN DE UN ÓRGANO DE LÍNEA sino simplemente ORGANIZACIÓN Y PROCESOS (O&M)</p><p>Términos usuales en O y M</p><p>Se citan algunos términos básicos utilizados corrientemente en el proceso de organización y gestión de empresas, con los cuales hay que familiarizarse:</p><p>· Ambiente externo: se refiere a todo lo que está afuera del sistema empresarial.</p><p>· Objetivo o Meta: Es el resultado que se pretende alcanzar en un periodo determinado.</p><p>· Política: Es un conjunto de pautas o directrices que se establecen como guías para la actuación de los integrantes de una Organización</p><p>· Procesos o Procedimientos: Es una forma de actuación preestablecida, para orientar a los miembros de una organización en la ejecución de sus tareas respectiva.</p><p>· Órgano: Es una unidad administrativa impersonal, que tiene a su cargo una o varias actividades y puede estar integrada por uno o varios puestos.</p><p>· Eficiencia: Es la medida de desempeño interno de una organización. Se entiende que la eficiencia se da cuando se utilizan menos recursos para lograr un mismo objetivo.</p><p>· Eficacia: Es la medida de desempeño externo de una organización. La eficacia hace referencia a nuestra capacidad para lograr lo que nos proponemos.</p><p>UNIDAD II - TEORIAS Y TECNICAS DE GESTION</p><p>Principales campos de la administración</p><p>· Producción: área encargada de la elaboración de bienes y servicios</p><p>· Recursos humanos: responsable de la gestión del capital humano de la empresa.</p><p>· Informática: se encarga de la gestión de la tecnología de la información y las comunicaciones.</p><p>· Finanzas: se encarga de la gestión de los recursos económicos de la organización</p><p>· Comercialización: área encargada de la promoción y venta de productos y servicios.</p><p>· Compras o logística: responsables de la adquisición de bienes y servicios, así como la gestión de la cadena de suministros.</p><p>Fases del proceso administrativo</p><p>1. Planeación o planificación: ¿qué es lo que se quiere hacer?</p><p>2. Organización: ¿Qué se va a hacer?</p><p>3. Dirección: ¿Cómo se va a hacer?</p><p>4. Control: verificar que se haga ¿Cómo se a hecho?</p><p>1. Planificación: es el proceso de establecer metas, desarrollar estrategias, y definir acciones detalladas para alcanzar objetivos específicos. En términos generales, implica anticipar lo que se desea lograr en el futuro y determinar cómo algunos aspectos clave de la planificación incluyen:</p><p>· Establecimiento de Objetivos: Identificar claramente qué se quiere lograr. Los objetivos deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y limitados en el tiempo (SMART, por sus siglas en inglés).</p><p>· Desarrollo de Estrategias: Determinar los enfoques generales o métodos que se utilizarán para alcanzar los objetivos establecidos.</p><p>· Definición de Acciones y Tareas: Desglosar las estrategias en acciones concretas y tareas específicas. Esto implica determinar quién hará qué, cuándo se llevarán a cabo las acciones y qué recursos serán necesarios.</p><p>· Asignación de Recursos: Identificar y asegurar los recursos necesarios, como personal, financiamiento, materiales, tecnología, etc.</p><p>· Programación y Calendarización: Establecer un calendario o cronograma para las acciones y tareas planificadas. Esto implica definir plazos y fechas límite.</p><p>· Monitoreo y Evaluación: Establecer mecanismos para supervisar el progreso, identificar desviaciones o problemas, y tomar medidas correctivas si es necesario.</p><p>2. Organizar: es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una organización, de tal manera que estos puedan alcanzar las metas de la organización.</p><p>Diferentes metas requieren diferentes estructuras para poder realizarlos</p><p>La dirección supone hacer que los demás realicen las tareas necesarias para lograr los objetivos de la organización.</p><p>No puede haber dirección si no ha concluido la planeación y la organización; también es un elemento crucial de estas funciones.</p><p>3. Control: Es el proceso mediante el cual una persona, un grupo o una organización vigila el desempeño y emprende acciones correctivas.</p><p>La función de control consta de tres elementos primordiales:</p><p>· Establecer las normas de desempeño.</p><p>· Medir los resultados presentes del desempeño y compararlos con las normas de desempeño.</p><p>· Tomar medidas correctivas cuando no se cumpla con las normas.</p><p>ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO: El tiempo es el recursos más precioso, valioso, limitado que está a disposición del Hombre el cual no se puede comprar, alquilar, pedir prestado, robar más tiempo, se haga lo que se haga el día sólo tiene 24 horas, y el día de ayer ya es historia.</p><p>Nadie se tiene suficiente tiempo, sin embargo, paradójicamente, todo el mundo tiene todo el tiempo disponible POR LO TANTO EL PROBLEMA NO ES EL TIEMPO SINO LA FORMA COMO LO EMPLEAMOS.</p><p>El problema no es el tiempo, sino la forma en que la administramos.</p><p>El tiempo es un recurso precioso, limitado. Ud. no puede alquilar, comprar o pedir prestado o robar más tiempo. Haga Ud. Lo que haga la ración diaria está limitada a 24 hs. y el día de ayer es histórico.</p><p>¿POR QUÉ Y PARA QUÉ ADMINISTRARLO?</p><p>La administración es el arte de optimizar los recursos para el buen uso del tiempo. Se pretende que el tiempo sirva en beneficio personal y de los demás y para la misma sociedad, por lo que comprende el reflejo de sí mismo, mediante el manejo adecuado de los recursos de todo orden, ya que no hay una sola realidad que se sustraiga al tiempo.</p><p>REGLAS BÁSICAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO</p><p>EJEMPLOS:</p><p>· Objetivos de mantenimiento: Actividades</p><p>de alimentación, ejercicio, recreo, terapias, etc.</p><p>· Objetivos de crecimiento: Fortalecerse física y mentalmente, aprender (leer, tomar cursos), ocupar determinados cargos.</p><p>· Objetivos de innovación: Nuevos métodos, nuevos campos de acción, nuevas relaciones sociales, más productos creativos.</p><p>PRINCIPALES MOTIVOS DE INTERRUPCIÓN.</p><p>ENEMIGOS DEL TIEMPO</p><p>Existen “ladrones del tiempo” bastante numerosos y tanto más temibles cuanto más oculto y disimulados. Identificarlos es el primer paso para acabar con ellos.</p><p>Entendemos por “enemigo o desperdiciador del tiempo” cualquier circunstancia que se opone a la consecución de nuestros objetivos, o simplemente que nos aparta de nuestros valores.</p><p>Existen enemigos externos e internos, dentro de los externos podemos identificar a los enemigos visibles, los cuales son a su vez controlables y dentro de los enemigos internos tenemos a los ocultos, los cuales resultan incontrolables.</p><p>EXTERNOS (Visibles y controlados)</p><p>· Interrupciones del teléfono.</p><p>· Interrupciones por visitas inesperadas.</p><p>· Urgencias.</p><p>· Mobiliario incómodo.</p><p>· Incapacidad de los subalternos.</p><p>· Falta de información adecuada.</p><p>· Exceso de reuniones.</p><p>· Liderazgo deficiente.</p><p>· Trámites excesivos.</p><p>· Ruido y distractores visuales.</p><p>· Sistemas de comunicación deficiente</p><p>INTERNOS (Invisibles e incontrolados)</p><p>· No saber decir “no”.</p><p>· Querer acaparar actividades por no delegar.</p><p>· Sobrestimar las propias capacidades.</p><p>· Subestimar las propias capacidades.</p><p>· Aplazar, dejar las cosas para después.</p><p>· Indisciplina en el cumplimiento de los propios planes.</p><p>· Falta de motivación.</p><p>· Tensión y preocupaciones.</p><p>· Obsesión por lo trivial.</p><p>· Inconstancia, hábito de dejar tareas inconclusas</p><p>LA ORGANIZACIÓN DE REUNIONES</p><p>ORGANIZACIÓN Y CONDUCCION DE REUNIONES:</p><p>La dinámica de toda empresa, pública o privada, exige:</p><p>· Constante intercambio de informaciones entre los responsables de los distintos niveles de la estructura</p><p>· Con el fin de facilitar la toma de decisiones a fin de lograr mayor eficiencia, eficacia y efectividad en la ejecución de las tareas.</p><p>· Las reuniones constituyen los medios por los cuales se canalizan las informaciones.</p><p>¿Qué es una reunión?: grupo de personas que se juntan para tratar temas de interés común.</p><p>Se confrontan ideas u opiniones, puntos de vista, se intercambian datos e informaciones.</p><p>PREPARACIÓN DE UNA REUNIÓN.</p><p>FASES DE UNA REUNIÓN</p><p>Todo tipo de reuniones requieren dos fases importantes: la preparación y el desarrollo.</p><p>FASE 1</p><p>LA PREPARACION DE LA REUNION</p><p>Suelen subestimarse, aunque para que resulte útil tiene que estar bien preparado. Para lo cual tomaremos los siguientes aspectos son:</p><p>1. Definición de objetivos</p><p>2. La elección de los participantes</p><p>3. Planificar el desarrollo de la reunión.</p><p>4. La organización del material de la reunión</p><p>5. Finalmente se debe confirmar la participación de los convocados</p><p>FASE 2</p><p>EL DESARROLLO DE LA REUNION</p><p>Depende de los objetivos que persigan y en consecuencia del tipo de reunión. El principal recurso con que cuenta una reunión es el modelador quien deberá:</p><p>1. Presentación de los participantes</p><p>2. Darles confianza para crear un clima especial</p><p>3. Presentar el tema de la reunión</p><p>4. Fijar los objetivos de la misma</p><p>TIPOLOGÍA DE PARTICIPANTES A UNA REUNIÓN.</p><p>El asistente a una reunión puede presentar diferencias de actitudes y participación. Estas tipologías en general se presentan con rasgos mixtos y son la siguientes:</p><p>· Tímido: Se lo trata intentando imitarla a aportar ideas haciéndole preguntas lógicas y sencillas.</p><p>· Distraído: Se les debe controlar con la mirada, se le realiza preguntas directas con la opinión de otros.</p><p>· Preguntón: Se plantean preguntas o se solicita que él las responda.</p><p>· Mudo Voluntario: Se le hace preguntas con cuestionarios complejas.</p><p>· Liante o Liero: Se interrumpe educadamente su disertación o se toma algunas de ella y se las plantea al grupo.</p><p>· Discutidor: No hay que involucrarse en la discusión excusando la falta de tiempo.</p><p>· Obstinado: Se deja para el final la decisión sobre sus juicios.</p><p>· Sabelotodo: Se debe reforzarla intervención de otros que tenga la opinión contraria.</p><p>NORMAS PARA MODERAR UNA REUNIÓN</p><p>· Un moderador debe respetarlas siguientes normas:</p><p>· Procurar que intervengan todos los participantes.</p><p>· No tomar partido.</p><p>· Centrar frecuentemente la reunión en el objetivo.</p><p>· Evitar que algunos acaparen la discusión.</p><p>· No ridiculizar.</p><p>· Controlar el tiempo.</p><p>· Utilizar de forma adecuada los distintos tipos de preguntas.</p><p>· Recordar los progresos parciales conseguidos.</p><p>· Tratar a cada participante según su manera de ser.</p><p>· Procurar que nadie se considere el mejor. Están reunidos porque en grupo se llega a mejores soluciones que de forma individual.</p><p>· El nivel de atención no es constante. Se debe cambiar de ritmo cada 6 a 8 minutos.</p><p>El proceso de toma de decisiones.</p><p>1. Identificación problema</p><p>2. Sistema de información relacionados con el problema</p><p>3. Valoración del criterio de decisión</p><p>4. Desarrollo de alternativas</p><p>5.</p>
