Quais são as funções bases da administração por Fayol?

Segundo a teoria clássica, do engenheiro francês Jules Henri Fayol, as funções básicas da Administração seriam: prever, organizar, comandar, coordenar e controlar.

Com o passar do tempo, esses princípios foram alterados, formando o que conhecemos, hoje. As quatro funções administrativas utilizadas atualmente e conhecidas como PODC são: planejar, organizar, dirigir e controlar.

Perceba que a teoria clássica permanece valendo. O que aconteceu foi uma unificação em alguns termos e revisão das nomenclaturas. Dessa forma:

• Comandar e coordenar foram unificados sob o termo “dirigir”;
• Prever foi alterado para “planejar”.

Assim, a consagrada teoria POC3 foi substituída pela PODC pelos estudiosos da teoria neoclássica. Vamos entender cada uma das funções, agora:

Planejar

O gestor da pequena empresa deve ter claro os objetivos do seu negócio e o caminho a seguir. Onde você quer chegar com sua empresa? O que espera de resultados? Em qual prazo você espera ter esses objetivos alcançados?

Uma das atividades relacionadas ao planejar está a definição das diretrizes estratégicas da empresa. Temos um artigo falando só sobre isso. Confere aqui:

Missão, visão e valores: como criar para a sua empresa.

Dentro dessa função administrativa, o gestor também deve ser capaz de avaliar cenários futuros, considerando as movimentações de mercado. Aqui, é muito importante que sejam utilizados dados como referência para possíveis projeções.

Isso significa que nada é “chutômetro” ou intuição. É preciso acompanhar tanto o mercado externo quanto os dados e histórico da sua empresa. Assim, você poderá fazer planejamentos assertivos e dentro da realidade.

Lembre-se de considerar, sempre, três possíveis cenários: otimista, realista e pessimista.

Organizar

Esta é a hora de pôr em prática as ações que vão permitir a realização do que foi planejado. Para isso, é preciso organizar os recursos da empresa, tanto financeiros quanto humanos.

Nessa função, o gestor define como o projeto será realizado, determina responsáveis, delega atividades e investe no que for preciso para sua conclusão.

Assim, começam as metas de produtividade e eficiência. Afinal, quanto mais pessoas envolvidas, mais processos, mais desafios: cabe ao gestor manter tudo em ordem para que toda a equipe possa executar suas atividades com o maior desempenho possível.

Dirigir

Dirigir é, provavelmente, a função mais conhecida pelo gestor. Cargos de gestão estão acostumados com tarefas como delegar, acompanhar, cobrar, motivar.

É aqui que ficam as atividades relacionadas à liderança. E não são todos os chefes que sabem ser líderes. É fundamental que, além de distribuir tarefas e cobrar resultados, o líder seja capaz de inspirar seus funcionários.

Uma equipe motivada, ciente do caminho que a empresa tem a percorrer e com objetivos em comum trazem muito mais resultado ao negócio.

O termo desta função administrativa não poderia ser melhor. Para que direção segue a sua pequena empresa?

Controlar

A quarta e última função administrativa é o controle. Nenhuma empresa é sustentável sem controle de processos, documentos, equipes, indicadores, entre outros.

O gestor precisa estar de olho em relatórios e números, avaliando o desempenho, buscando soluções para os desafios e implementando a melhoria contínua.

Defina KPI’s para acompanhar a evolução (ou não) dos indicadores, avaliando a performance das equipes, a qualidade das entregas, a presença da marca no mercado, enfim: tudo que possa lhe orientar para que você continue fazendo crescer os seus resultados.

Quais os objetivos das funções administrativas

As funções administrativas envolvem uma série de atividades e o desempenho de um papel multidisciplinar importante por parte do gestor, de forma que a empresa possa crescer e obter resultados satisfatórios.

Se uma das funções não for bem realizada, compromete as metas, as vendas, a qualidade dos processos e o futuro da organização.

Compreender as 4 funções administrativas e suas atividades é fundamental para que o gestor tenha:

• Visão de futuro
• Planos e metas
• Controle sobre a operação
• Qualidade na prestação dos serviços
• Ambiente de trabalho agradável
• Engajamento e satisfação dos funcionários
• Satisfação dos clientes
• Controle financeiro
• Viabilidade econômica
• Sustentabilidade

É claro que o gestor não é nenhum super-herói, capaz de cuidar de tudo sozinho e com perfeição. Saber delegar é uma das funções do líder, mas você também pode contar com sistemas que facilitem essa rotina de controle e monitoramento.

O ERP, por exemplo, é um sistema de gestão que automatiza muitas funções e oferece relatórios personalizados, que apoia a tomada de decisões e a análises dos resultados da empresa.

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