Grátis: Qual é a vantagem de implementar uma boa gestão documental em uma organização? a) Reduzir a quantidade de documentos armazenados permanentemente b)... – Questões Respondidas

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Qual é a vantagem de implementar uma boa gestão documental em uma organização?
a) Reduzir a quantidade de documentos armazenados permanentemente
b) Aumentar os custos operacionais com armazenamento
c) Facilitar o acesso rápido e seguro às informações, aumentando a produtividade
d) Limitar o número de documentos a um formato físico
e) Criar um sistema fechado que dificulte o acesso às informações

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Gestão Documental

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Vamos analisar as alternativas apresentadas sobre a vantagem de implementar uma boa gestão documental em uma organização: a) Reduzir a quantidade de documentos armazenados permanentemente - Embora a gestão documental possa ajudar a otimizar o armazenamento, essa não é a principal vantagem. b) Aumentar os custos operacionais com armazenamento - Essa opção é negativa e não representa uma vantagem. c) Facilitar o acesso rápido e seguro às informações, aumentando a produtividade - Esta é uma das principais vantagens da gestão documental, pois melhora a eficiência e a agilidade no acesso às informações. d) Limitar o número de documentos a um formato físico - Isso não é uma vantagem, pois a gestão documental busca também a digitalização e a acessibilidade. e) Criar um sistema fechado que dificulte o acesso às informações - Essa opção é negativa e contrária aos princípios de uma boa gestão documental. Portanto, a alternativa correta que representa a vantagem de implementar uma boa gestão documental em uma organização é: c) Facilitar o acesso rápido e seguro às informações, aumentando a produtividade.

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O que é gestão documental?
a) Processo de eliminação de documentos irrelevantes
b) Conjunto de atividades relacionadas ao ciclo de vida dos documentos, desde sua criação até sua destinação final
c) Apenas o armazenamento de documentos eletrônicos
d) Processo de auditoria e análise de documentos para fins fiscais
e) Controle de documentos em papel

Qual é o principal objetivo da gestão documental?
a) Garantir a eliminação de todos os documentos após um ano
b) Organizar e preservar documentos para facilitar o acesso e uso
c) Apenas a digitalização de documentos
d) Realizar a guarda de documentos por tempo indeterminado
e) Armazenar documentos em caixas sem critérios

Qual das opções a seguir não faz parte das fases do ciclo de vida dos documentos na gestão documental?
a) Criação
b) Classificação
c) Avaliação
d) Digitalização
e) Destruição

A organização de documentos dentro de um sistema de gestão documental deve levar em consideração:
a) O tempo de criação do documento
b) O volume total de documentos produzidos
c) As normas e regulamentos para facilitar a recuperação da informação
d) O custo de produção do documento
e) Apenas os documentos mais antigos

Qual é a função da classificação de documentos na gestão documental?
a) Organizar os documentos de acordo com seu tipo, relevância e prazo de guarda
b) Permitir o armazenamento de documentos em qualquer ordem
c) Descartar documentos que não têm mais utilidade
d) Digitalizar documentos para garantir sua preservação
e) Limitar o acesso aos documentos apenas a uma pessoa

O que se entende por avaliação documental?
a) Processo de identificar e definir o valor dos documentos para determinar o prazo de guarda ou eliminação
b) Identificar os documentos mais recentes
c) Armazenar documentos sem critérios específicos
d) Excluir documentos antigos sem avaliação
e) Manter todos os documentos no mesmo local, sem distinção

Quais são os critérios mais importantes para determinar o tempo de guarda de um documento?
a) O tipo de papel utilizado
b) O custo de produção do documento
c) A importância legal e administrativa do documento
d) O número de páginas
e) O lugar onde o documento foi produzido

A digitalização de documentos na gestão documental tem como principal objetivo:
a) Tornar os documentos ilegíveis para garantir segurança
b) Facilitar o armazenamento e o acesso aos documentos de forma digital
c) Aumentar o volume de papel utilizado
d) Tornar os documentos mais pesados e difíceis de manusear
e) Substituir todos os documentos físicos por cópias impressas

O que é um sistema de gestão documental (SGD)?
a) Um software que apenas digitaliza documentos
b) Um sistema de gestão exclusivamente para documentos financeiros
c) Um conjunto de ferramentas e práticas para organizar, armazenar e recuperar documentos de forma eficiente
d) Apenas um repositório de arquivos sem controle
e) Um sistema de segurança para proteger documentos de incêndios

A gestão documental deve ser realizada de forma:
a) Manual e sem uso de tecnologias
b) Sem critérios claros de organização
c) Organizada e sistemática para garantir a eficiência na recuperação da informação
d) Apenas para documentos eletrônicos
e) Exclusivamente por um único setor de uma organização

O que são documentos classificados como 'vitalícios' na gestão documental?
a) Documentos que podem ser descartados após 5 anos
b) Documentos que possuem relevância permanente, como registros históricos e legais
c) Documentos que são destruídos logo após a avaliação
d) Documentos que podem ser digitalizados, mas não classificados
e) Documentos armazenados em papel, sem possibilidade de digitalização

Na gestão documental, o que significa a 'destinação final' dos documentos?
a) A organização dos documentos em caixas sem rotulagem
b) O processo de arquivamento ou eliminação dos documentos após a avaliação
c) O armazenamento em nuvem sem critério de segurança
d) A digitalização de documentos para mantê-los em formatos físicos
e) O processo de excluir documentos sem critérios

Qual é a vantagem da automação no processo de gestão documental?
a) Reduzir o custo de armazenamento de documentos em papel
b) Aumentar o uso de recursos naturais
c) Facilitar a eliminação de documentos sem critérios
d) Melhorar a eficiência e a rapidez no processo de arquivamento e recuperação de documentos
e) Permitir que os documentos sejam armazenados em locais físicos apenas

O processo de eliminação de documentos deve ser feito:
a) Sem nenhum critério, eliminando tudo que é considerado desnecessário
b) Apenas por técnicos especializados em segurança de dados
c) Seguindo as normas e diretrizes de preservação e de acordo com o valor do documento
d) Apenas quando há falta de espaço de armazenamento
e) Excluindo todos os documentos digitais sem avaliação prévia

O que é o 'Princípio da Proveniência' na gestão documental?
a) A obrigação de manter os documentos apenas no formato digital
b) O princípio que afirma que os documentos devem ser organizados de acordo com sua origem e contexto
c) O conceito de eliminar documentos imediatamente após a criação
d) O princípio que exige que todos os documentos sejam classificados como confidenciais
e) O conceito de armazenar documentos de forma aleatória

Em relação à segurança, o que é essencial na gestão documental?
a) Armazenamento dos documentos sem controle de acesso
b) Garantir que os documentos estejam acessíveis apenas a pessoas autorizadas
c) Manter documentos desorganizados para facilitar o acesso
d) Excluir todos os documentos, mesmo os vitais, após 1 ano
e) Não realizar nenhum tipo de backup de documentos digitais

O que significa 'digitalização' na gestão de documentos?
a) Ato de imprimir documentos para manter versões físicas
b) Ato de transformar documentos em formato digital para garantir preservação e fácil acesso
c) Ato de excluir documentos em papel sem avaliação
d) Ato de armazenar documentos em um único formato físico
e) Processo de reescrever documentos em papel

O que é 'indexação' na gestão documental?
a) O processo de arquivamento de documentos sem categoria
b) A atribuição de etiquetas ou palavras-chave aos documentos para facilitar sua localização e recuperação
c) O ato de destruir documentos antigos
d) A avaliação de documentos para garantir sua eliminação
e) O ato de criar documentos novos

Na gestão documental, a 'preservação' se refere a:
a) Manter os documentos físicos em arquivos sem cuidados adicionais
b) Manter os documentos de forma que eles não se degradem com o tempo e possam ser acessados quando necessário
c) Excluir documentos antigos
d) Armazenar documentos em locais sem controle de temperatura ou umidade
e) Manter documentos apenas em formato eletrônico