1. Contextualização

A Horizonte Engenharia e Serviços Ltda é uma empresa de médio porte que produz, diariamente, um grande volume documental: contratos, notas fiscais, folhas de ponto, laudos técnicos, projetos, e-mails e atas. Há dois anos, a diretoria anunciou que a empresa havia "implantado a GED". Na prática, porém, comprou alguns scanners e criou uma pasta compartilhada em rede, o "Drive comum".

O funcionamento é o seguinte: todo documento em papel é escaneado e jogado no Drive, em pastas nomeadas ao gosto de cada setor ("Contratos novos", "Coisas 2019", "Diversos"). Depois de escaneados, os originais em papel são enviados para descarte, para "economizar espaço". Não existe plano nem código de classificação: cada pessoa nomeia os arquivos à sua maneira ("contrato_final_v2_ESTE.pdf") e um mesmo tipo de documento é chamado de várias formas diferentes ("contrato de serviço", "acordo PJ", "contrato de prestação"). Localizar um documento de anos atrás leva dias, quando é possível.

Também não há tabela de temporalidade: algumas pastas guardam tudo desde a fundação da empresa; em outros casos, um estagiário "fez uma limpeza" e apagou arquivos antigos por conta própria. Muitos arquivos estão em formatos e mídias obsoletos (um CD antigo, um formato que nenhum programa atual abre); não há rotina de backup, de migração nem controle de acesso, todos podem abrir, alterar e excluir qualquer arquivo.

A situação virou crise quando uma auditoria fiscal e um processo trabalhista exigiram, com urgência, um contrato de cinco anos atrás, íntegro e confiável, que ninguém consegue localizar. Diante disso, a empresa contrata você como responsável pela gestão documental e solicita um parecer técnico explicando o que está errado e quais princípios e instrumentos deveriam orientar a organização.

2. Problema

O problema central é que a Horizonte confunde gestão eletrônica de documentos com simples armazenamento digital: digitaliza e acumula arquivos sem os fundamentos da gestão documental. Faltam classificação e indexação (o que inviabiliza a recuperação da informação), tabela de temporalidade (o que gera acúmulo indiscriminado ou descarte por impulso), preservação digital e segurança (o que ameaça a integridade e a continuidade do acervo) e conformidade legal (o que expõe a empresa a riscos em auditorias e ações judiciais). Além disso, a eliminação dos originais em papel após a digitalização e o descarte sem critério revelam desconhecimento tanto da terminologia (documento digital × digitalizado) quanto do ciclo de vida documental e das normas aplicáveis.

3. Pergunta

Na condição de responsável pela gestão documental da Horizonte Engenharia e Serviços Ltda., redija um parecer dissertativo explicando por que a atual forma de "GED" da empresa é frágil e quais princípios, instrumentos e cuidados legais deveriam orientá-la.

Em sua resposta, você deve obrigatoriamente:

● Distinguir documento digital (nato-digital) de documento digitalizado, apontando por que eliminar os originais em papel logo após a digitalização é um erro e sob que condições um original poderia ser eliminado (menção ao Decreto n.º 10.278/2020 e/ou à tabela de temporalidade é um diferencial);

● Explicar a necessidade de um plano/código de classificação (baseado nas funções e atividades da organização) e de indexação com vocabulário controlado/metadados, relacionando-os à recuperação da informação e diagnosticando o caos do "Drive comum";

● Explicar o ciclo de vida dos documentos e a teoria das três idades (corrente, intermediária, permanente), com os valores primário e secundário, mostrando como se materializam na tabela de temporalidade e por que sua ausência gera acúmulo ou descarte por impulso;

● Descrever as três formas de destinação documental — guarda permanente, eliminação e recolhimento — e justificar por que a eliminação exige critério e respaldo (temporalidade; no setor público, autorização da instituição arquivística competente — Lei n.º 8.159/1991 e Resolução CONARQ n.º 40/2014; no setor privado, observância de prazos legais e da LGPD);

● Apontar os cuidados de preservação digital e segurança da informação (obsolescência e migração, formatos e mídias, metadados de preservação/repositórios confiáveis, além de backup e controle de acesso);

● Relacionar tudo à importância estratégica e legal da gestão documental (eficiência, transparência, conformidade e auditoria, memória institucional) e concluir com uma recomendação clara e articulada.