Como montar um EAP?

1. Decomposição

Devemos decompor a EAP em fases e atividades até um nível que seja fácil de se gerenciar. Coloque no primeiro nível (nível 0) da EAP o nome do projeto. Coloque no segundo nível (nível 1, também chamado de primeiro nível de decomposição) as fases que estabelecem o ciclo de vida do projeto. Por exemplo, análise, design, construção e testes. Cada atividade deve ter: esforço, prazo, responsável e custo (métricas que indiquem qualidade também são muito importantes).

2. Planeje entregas, não planeje ações

Se tentarmos desenvolver a EAP orientada a ação, ela incluirá ações de mais ou de menos. No lugar de planejar ações, concentre-se na decomposição por entrega, assim você assegurará que a EAP não exagere na visão dos métodos, permitindo ideias mais criativas e inovadoras por parte dos participantes do projeto.

3. Detalhando

Outro ponto importante é a granularidade que você vai aplicar. Não há uma regra única, mas as boas práticas recomendam que você tenha pacotes com durações adequadas ao seu projeto. Não é interessante ter pacotes de curta duração, como 30 minutos (a não ser que eles sejam relevantes ao projeto), ou pacotes de longa duração como, por exemplo, um mês. Em casos assim, recomenda-se quebrar em pacotes menores. Quando tiver dúvida se vale a pena continuar decompondo, pergunte-se; o trabalho tem um responsável? O esforço foi estimado ou dá pra estimar? Tem custo ou dá para estimá-lo? Se todas essas perguntas tiverem resposta afirmativa, você pode continuar a decompor, caso contrário você pode parar e retornar ao nível acima.

4. Utilize modelos

Se há projetos recorrentes dentro de sua organização, envolva outros gerentes de projetos com o objetivo de trabalhar a definição de modelos padrão para novos projetos. Utilizando projetos reais e trocando experiências, as chances de desenvolvimento de EAP’S eficientes aumentam, já avaliadas na prática. No Project Builder é possível converter projetos em modelos e, mais tarde, gerar novos projetos com base em modelos selecionados, facilitando, assim, a estruturação desses novos projetos.

5. O Custo do Gerenciamento não pode ser maior que o custo da tarefa

A última dica é que o custo para se gerenciar um pacote obviamente não deve ser maior que o custo do mesmo (nem metade ou mesmo 20% – sugerimos no máximo 10%). Afinal, a EAP deve nos ajudar no gerenciamento, e não criar mais burocracia.