Como é feito procedimento de auditoria ?

Deve-se seguir alguns passos.

3.1. Planejamento

O planejamento é um fator indispensável para qualquer trabalho. Apesar de não ser uma prática culturalmente observada pelos brasileiros, um gestor que queira a eficiência do seu negócio precisa planejar o gerenciamento do escopo.

Assim acontece com a auditoria, que, para ser eficaz, necessita de um bom planejamento. É importante, portanto, que seja elaborado um cronograma com todos os passos do processo.

3.2. Definição do objeto

A definição do objeto a ser auditado é de suma importância, pois é a partir daí que será possível entender a finalidade da auditoria, o histórico daquele objeto e o seu processo.

Não é necessário que seja somente um objeto (podem ser vários), mas é preciso uma definição clara.

3.3. Critérios da auditoria

Os critérios da auditoria serão definidos pela própria empresa nos casos de auditoria interna. Em se tratando de auditoria externa, esses quesitos partem de normas, procedimentos internos e legislação, dentre outros, para verificar se o objeto auditado está dentro dos padrões ora estabelecidos pela organização e/ou por demais regras específicas.

3.4. Definição do grupo auditor

Para a realização da auditoria, deve ser criado um grupo que vai se dedicar ao trabalho. Além disso, é preciso definir quem vai liderar a equipe e ocupar o posto de auditor líder, responsável pelo gerenciamento de todo o processo de auditoria.

3.5. Definição das atividades

Esse item corresponde a nada mais do que especificar as atividades já inseridas no cronograma.

Quais são os documentos necessários para realizar aquela auditoria, como será feita a distribuição de tarefas ou se terá necessidade de visitas físicas nas instalações, no caso das auditorias externas, são alguns dos exemplos.

3.6. As etapas da auditoria

Toda auditoria é realizada por etapas. É preciso ter isso em mente para que o trabalho seja transparente e bem claro para todas as partes envolvidas.

3.6.1. Reunião de abertura

A reunião de abertura é feita para repassar aos envolvidos todo o processo já definido, tais como: escopo, objeto e critérios. Serão confirmadas, ainda, as datas para cada etapa, para que não haja contratempos.

3.6.2. Visita às instalações

Normalmente, essa visita é indicada para auditorias específicas, nas quais é necessário realizar algumas entrevistas, observar as atividades desenvolvidas na empresa, verificar as condições de trabalho, etc.

Essa nem sempre será uma etapa obrigatoriamente realizada em todas as auditorias: dependerá da especificidade do objeto.

3.6.3. Condução da auditoria

O auditor precisa observar e realizar os apontamentos necessários. Em auditorias externas, principalmente, é importante evitar interferências e sempre solicitar permissão para fazer algo.

É importante, ainda, que o auditor gerencie o tempo para a realização de cada atividade, não desrespeitando o cronograma já definido.

3.6.4. Reuniões periódicas

Tanto na auditoria interna quanto na externa é necessário realizar reuniões periódicas para apresentação de resultados parciais. Assim, será possível deixar a direção e o cliente a par das não conformidades encontradas.

Realizar esses apontamentos é importante para facilitar a consolidação das informações na reunião de encerramento. Afinal, entregar um aglomerado de informações em um único momento é muito mais complexo do que fazer esse reporte por etapas.

3.6.5. Reunião de encerramento

A reunião será coordenada pelo auditor líder. Esse é o momento em que serão apresentados os relatórios de não conformidade, bem como esclarecidas as dúvidas.

Na reunião de encerramento, todos os parâmetros que foram utilizados para alcançar aquele resultado são repassados.

3.6.6. Entrega do relatório

O relatório vai conter todo o processo realizado na auditoria, apresentando as não conformidades encontradas no procedimento.

A partir das irregularidades identificadas o auditor deve propor ações corretivas ou preventivas, respectivamente, a serem adotadas.

A partir desse relatório, a empresa auditada pode identificar a causa daquelas não conformidades, elaborar e/ou propor soluções e corrigir os problemas identificados,

3.6.7. Avaliação da efetividade

O processo de auditoria não termina na entrega do relatório, afinal ela é realizada por um motivo: maximizar a eficiência dos processos e minimizar/corrigir as falhas.

Após a identificação das ações corretivas e preventivas e a implementação das soluções encontradas, é necessário que seja realizada a avaliação de efetividade. Essa análise é feita com uma nova auditoria, na qual será extraído um relatório gerencial com todas as conclusões.

Além disso, é essencial, em qualquer processo de auditoria, que o gestor e os colaboradores estejam alinhados com todas as atualizações da contabilidade (como normas fiscais e tributárias, que sofrem mudanças constantemente).

curte a resposta por favor.