Como faço uma folha de pagamento?

Escolha um sistema

Para começar, você pode montar uma planilha usando o Excel. Separe a planilha por mês de pagamento. Em muitas empresas, devido ao grande volume de dados e informações relevantes ao processo, muitas vezes é difícil realizar todo esse controle manualmente, nesse caso é indicado o uso de um software. Caso tenha dificuldades no uso do processo informatizado, você pode optar por terceirizar esse serviço.

Alimente a planilha, ou o software, com as informações dos colaboradores, inserindo dados como nome completo, endereço, cargo que ocupa, salário líquido, horas extras, desconto de benefícios (vale transporte, ticket alimentação/refeição, plano de saúde, etc).

O salário líquido é o valor do salário bruto menos os descontos do INSS e o IR. Caso esteja utilizando o Excel, crie uma fórmula para facilitar o cálculo — ou utilize a função SE. A empresa precisa saber claramente o que deve pagar de contribuição (impostos) e o que deve ser pago ao funcionário.

Verifique a porcentagem do desconto do INSS de acordo com a faixa salarial, pois ela pode variar.

Pode ser que em um determinado mês o salário de um colaborador tenha alguma diferença devido às horas trabalhadas. Faça uma fórmula para calcular essas horas e saber o valor do salário a ser creditado.

Cheque informações relevantes

O cartão de ponto deve ser verificado constantemente, pois ele influencia diretamente nas informações a serem alimentadas na folha de pagamento, informando sobre faltas, atrasos, horas extras realizadas, etc. Para facilitar faça um checklist de todas as informações que devem ser confirmadas a respeito de um funcionário. Tem descontos de plano de saúde? Ganhou uma promoção? Está perto de se aposentar?

Lembre-se que até para calcular o desconto dos benefícios existe um percentual a ser aplicado. O desconto do vale transporte não pode ultrapassar a 6% do salário bruto, por exemplo.

Como podemos ver, realizar a confecção de uma folha de pagamentos não é nada fácil. Por isso, uma boa dica é contar com um software de gestão para automatizar todo o processo.