Conceitua-se SPED o sistema que unifica as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração comercial e fiscal dos empresários e das sociedades empresárias, mediante fluxo único, computadorizado, de informações.
Pelo SPED, exige-se que os contribuintes elaborem e entreguem os livros e documentos fiscais e contábeis em forma eletrônica, observado o disposto na Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001 que instituiu a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil.
O disposto nesta base legal não dispensa o empresário e a sociedade empresária de manter sob sua guarda e responsabilidade os livros e documentos na forma e prazos previstos na legislação aplicável.
Enfim, resumidamente, podemos afirmar que o Projeto SPED –Sistema Público de Escrituração Digital, oficializado em janeiro de 2007, trata-se de uma solução tecnológica que oficializa os arquivos digitais das escriturações fiscal e contábil dos sistemas empresariais dentro de um formato digital específico e padronizado.
Dessa forma, o SPED irá contribuir para a redução dos custos com o armazenamento de documentos e também para minimizar os encargos com o cumprimento das obrigações acessórias, além de possibilitar uma maior segurança.
Os arquivos gerados para envio ao ambiente do SPED deverão ser transmitidos via sistema próprio disponibilizado pela Receita Federal, que está disponível no sítio eletrônico da instituição.
O SPED compreende sete grandes subprojetos:
a) Escrituração Contábil Digital – ECD;
b) Escrituração Fiscal Digital – EFD;
c) Nota Fiscal Eletrônica – NF-e;
d) Nota Fiscal de Serviços Eletrônica – NFS-e;
e) Conhecimento de Transporte Eletrônico – CT-e;
f) E-Lalur;
g) Central de Balanços.
Veja maiores detalhamentos nos tópicos do Guia Tributário online:
ECF - Escrituração Contábil Fiscal
O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), é o sistema criado pelo governo federal para o recebimento de informações fiscais e contábeis das empresas, uma verdadeira plataforma para envio das obrigações acessórias para o fisco.
O SPED é composto por projetos distintos: Escrituração Contábil Digital (SPED Contábil), Escrituração Fiscal Digital (SPED Fiscal) e a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Por meio deles é realizada uma integração entre as três esferas governamentais fiscalizatórias (federal, estadual e municipal).
A validade jurídica das informações transmitidas ao SPED é assegurada por meio de um certificado digital. Esse certificado funciona como uma assinatura virtual da empresa e garante a segurança da transação realizada pela internet, assegurando que os dados não serão alterados tampouco falsificados.
Com a chegada de tecnologias que permitem a modernização da transmissão de dados entre estabelecimentos e fisco, o SPED foi criado como a forma de melhorar o controle por parte do fisco e facilitar o cumprimento das obrigações fiscais, estimulando o repasse das informações por parte das empresas.
Além disso, o projeto do SPED tem como objetivo facilitar o acesso, por parte dos contribuintes, às informações e obrigações fiscais. Isso pode ser essencial em uma fiscalização para comprovar a situação regular, visto que, com o SPED, torna-se desnecessário a utilização de papel para efetuar a escrituração fiscal e contábil.
Para os varejistas, entender o SPED é fundamental, pois o sistema proporciona algumas vantagens importantes, dentre elas:
Redução de custos: algumas despesas derivadas da emissão, impressão e armazenamento de papel deixam de existir com o ambiente digital do SPED. Além disso, há uma simplificação das obrigações acessórias, resultando em redução de custos.
Padronização das informações enviadas: com o SPED há uma padronização na forma de enviar as informações ao fisco. Isso acaba se transformando em uma vantagem para o varejista, pois há uma economia de tempo e também uma redução das chances de falhas no cumprimento das obrigações.
Minimização da sonegação involuntária: sem uma ferramenta para controle das informações fiscais, transparente e fácil de usar, o risco da empresa entrar em uma situação irregular é grande, pois várias situações de erros podem acontecer durante o cálculo de impostos, tributação de produtos ou mesmo durante a entrega das informações. Com o SPED o risco de envolvimento nessas situações é minimizado, pois tudo é feito digitalmente e há uma melhoria da qualidade das informações.
As duas principais divisões do SPED são a parte fiscal e a contábil. Entenda o que é e o que deve ser transmitido em cada uma delas:
O Sped Fiscal é uma obrigação acessória que tem como norte a escrituração fiscal digital das informações referentes às movimentações da empresa, com consequente apuração de impostos, dentre eles o ICMS e IPI, por meio do cadastro dos produtos, cadastro dos clientes e fornecedores, notas fiscais de entrada e saída, entre outras informações.
O que deve ser transmitido?
O SPED contábil é o sistema no qual são transmitidos os lançamentos contábeis relacionados à uma empresa.
A transmissão da escrituração contábil deve ser realizada anualmente até o último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao que se referem os documentos transmitidos. No envio das informações é gerado um recibo de transmissão, que é válido como um comprovante de legitimação desse processo.
O que deve ser transmitido?
O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), é a solução encontrada pelo fisco para automatizar o processo de envio das informações das empresas para os órgãos fiscalizadores. O objetivo é aumentar o controle e manter os estabelecimentos comerciais dentro das normas estabelecidas.
Para o varejista, conhecer o SPED é fundamental para manter em situação regular a empresa, assegurando o cumprimento das obrigações e impedindo complicações com o fisco, tais como autuações e impedimentos.
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