GERENCIAMENTO DE CUSTOS

Gestão do Tempo e Custo em projetos e sua importância são incontestáveis, exigindo índices altos de acertos e que, portanto, as estimativas referentes às atividades fiquem dentro de margens de erro cada vez menores.  Os atrasos na conclusão dos projetos são normalmente danosos aos mesmos e muitas vezes deve-se ao fato do Gerente de Projetos não saber como estimar a duração das atividades.

Além de quase sempre comprometer o custo, retardam a entrega dos seus produtos e, consequentemente, a disponibilidade de iniciar a utilização dos mesmos e/ou entrarem em operação.

Desta forma pode-se afirmar genericamente que o custo de um equipamento parado, sem produzir, é muito maior que o custo do gerenciamento do projeto para viabilizar a sua entrada em operação.

A pergunta chave a ser feita é que devemos parar para refletir antes simplesmente de sair respondendo é:

Por que nenhum projeto consegue terminar dentro do prazo e custos previstos ?

Segundo o dicionário online de português o termo Estimativa pode ser entendido como:

Um cálculo aproximado, avaliação ou conjectura, tendo como sinônimos aproximação, cálculo, consideração e parecer, dentre outros.

Para projetos, diz respeito a quanto tempo ou custo é necessário para a realização das atividades determinadas nos pacotes de trabalho.

Estimativas não podem antecipar o futuro, mas sim orientar a respeito das expectativas de tempo e custos dos projetos. 

Quanto maior o conhecimento do Gerente de Projetos em saber como estimar atividades, esforço, duração e outros, maiores as chances do projeto obter o sucesso desejado.

Como estimar a duração das atividades

Em virtude dos projetos atuais tornarem-se cada mais complexos e estruturados torna-se cada vez mais difícil fazer estimativas adequadas e cumpri-las. Por quê ???

Principalmente o grande número de solicitações para mudança de escopo.  Desta forma, o levantamento completo e correto de todos os requisitos do projeto é muito importante.

Porém, estimar corretamente o esforço e custo a ser empreendido em cada atividade é o que nos permitirá não apenas ter uma chance maior de completar o projeto dentro do prazo, mas também oferecer meios e mecanismos de realizar o trabalho de forma sustentável, gastando menos e com menos recursos, por exemplo.

Como estimar: Estimativa análoga

A Estimativa por Analogia, também conhecidas por Estimativa Top-Down, utiliza-se dos custos ou tempo reais de projetos similares anteriores em tamanho, escopo e complexidade para a definição das estimativas do projeto atual.

Sua principal vantagem em relação as demais se deve ao fato de ser mais rápida e menos custosa e trabalhosa. Porém, perde no quesito precisão.

É o tipo de estimativa preferido quando não possuímos informações detalhadas sobre o projeto com documentos incompletos ou então quando a restrição principal é o TEMPO.

A tabela abaixo apresenta suas principais características.

Como estimar por ordem de grandeza

Pode ser utilizada quando as informações necessárias sobre o projeto são mínimas com poucos dados informativos e a empresa deseja estimar o mais rápido possível.

Baseia-se praticamente na experiência de quem já realizou um projeto semelhante, alinhando-se pela seleção de outros indicadores paramétricos, fatores de escala e curvas de capacidade.

É também caracterizada como uma estimativa Top-Down.

Como estimar através da paramétrica

A Estimativa Paramétrica baseia-se na relação estatística entre dados históricos (parâmetros) e outras variáveis para determinar estimativa para parâmetros da atividade, tais como custo, orçamento e duração.

Tais modelos podem ser simples, como por exemplo as construções residenciais custarão um certo valor por unidade de área construída ou então complexos, um modelo de custos de desenvolvimento de software usa 13 fatores de ajuste com 5 a 7 pontos a serem analisados em cada deles.

É um modelo simples e fácil de ser aplicado e passível de repetição, porém somente nas fases iniciais do projeto quando os pacotes de trabalho ainda não foram definidos.

Esta técnica pode produzir altos níveis de precisão dependendo da sofisticação e dos dados básicos colocados no modelo.

Estimativas paramétricas de tempo podem ser aplicadas a um projeto ou segmentos do mesmo, em conjunto com outros métodos de estimativa.

Apoia-se na utilização de algoritmos matemáticos e estatísticos, normalmente utilizando a fórmula:

esforço = K * tamanho

Entretanto, podem ser criados outros modelos, como curvas de regressão ou de aprendizado. Barbosa (2007, p. 75) demonstra também um modelo de capacidade:

CB = CA ( SB / SA)X

Onde CB é o custo estimado do novo projeto, CA o custo do produto que já existe, SA e SB são as capacidades dos dois projetos.

O X é uma potência utilizada para alterar a proporção do custo do novo projeto em relação ao existente, variando conforme a complexidade do novo projeto.

Como estima com Bottom-Up

Técnica de estimar individualmente cada pacote de trabalho sumarizando-os posteriormente afim de determinar o custo ou tempo total do projeto.

O termo Bottom-up quer dizer de baixo para cima, pois a técnica requer que todos os custos sejam conhecidos nos níveis mais baixos.

Ou seja, através uma EAP qualquer pode-se verificar os menores níveis de pacote de trabalho e ao subir os níveis altos chega-se ao valor final agregado.

Quanto menor o tamanho e a complexidade do pacote de trabalho, maior será a precisão da estimativa.

A precisão deste tipo de estimativa será direcionados pelo tamanho e complexidade das atividades individuais ou dos pacotes de trabalho.

A atividades mais detalhados de trabalho aumentam tanto o custo quanto a precisão de uma estimativa.  A equipe de gerência do projeto deve pesar o aumento da precisão contra o custo adicional.

Em conjunto com a estimativa análoga, é normalmente a técnica utilizada para elaboração de orçamentos projetos de indústrias de construção civil, automobilística e siderúrgica, entre outras.

Porém, uma técnica que necessita de tempo e custo maiores, devendo o Gerente de Projeto ter o discernimento necessário para decidir aplica-la ou não.

A tabela abaixo apresenta suas principais características.

Como estimar: Opinião especializada

Representa uma técnica de estimativa presente em muitos dos processos de todas as Áreas de Conhecimento do PMBOK, pode ser de grande utilidade na identificação de como estimar esforços, uma vez que uma série de fatores podem influenciar o projeto, como por exemplo, planejamento do projeto, recursos e produtividade.

Ela baseia-se em informações históricas colhidas durante as Reuniões de Lição Aprendida para especialistas internos a organização.

Opcionalmente a organização pode optar por encontrar especialistas externos a organização através de Consultorias.

Como estimar através da PERT

Utilizada junto a outras técnicas como o Método do Caminho Crítico, o Program Evaluation and Review Technique, ou PERT como é mais conhecida é uma técnica de estimativa mais assertiva em relação as demais de como estimar esforço e duração das atividades.

Criada em 1958 nos Estados Unidos (para variar um pouco não é ?), o Método CPM consiste em determinar a duração de uma atividade utilizando-se três estimativas possíveis:

• Otimista ( O );é
• Pessimista ( P );
• Mais provável ( MP ).

A combinação de tais possibilidades é um grande diferencial, pois pondera as incertezas e riscos envolvidos na atividade.

Para a aplicação da técnica o primeiro passo é será a obtenção dos valores pelo especialista em realizar as atividades, levando-se sempre em consideração:

• Cenário Otimista consiste no cenário perfeito, onde tudo dará certo;
• Cenário Pessimista representa o pior cenário, onde tudo dará errado;
• Cenário Mais Provável é o cenário correspondente a normalidade, sem surpresas.

Fórmula

Um peso maior deve ser aplicado a estimativa Mais Provável, normalmente peso 4. Esse valor, por outro lado, deve sempre levar em consideração a realidade das atividades do projeto que está sendo estimado.

Exemplo:

• Estimativa Otimista – 20 dias;
• Estimativa Pessimista – 35 dias;
• Estimativa Mais Provável – 25 dias.

Ou seja, a estimativa PERT apontada para a atividade é de 25,83 dias.

Conclusão

Projetos são a chave de sucesso de qualquer organização e tornam-se, atualmente, cada vez mais importantes e estratégicos para qualquer organização.

Saber gerenciá-los é função e obrigação do Gerente de Projetos.  Saber estimar como estimar o esforço das atividades também.

E quando falamos em Gerenciamento Eficaz estamos nos referindo a aproximar-se, ao máximo, da excelência para a conclusão do mesmo dentro do custo, prazo e qualidade.

Saber como estimar torna-se fundamentalmente importante pois é através dele que conseguiremos não somente determinar o tempo e custo total do projeto mas trabalhar sistematicamente.

Ao Gerente de Projetos cabe a obrigação de saber como estimar a duração das atividades, identificando a hora e o momento certo de aplicar cada uma das estimativas apresentadas anteriormente, fazendo uso inclusive de mais de uma técnica, se necessário.