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16 - Arquivamento e Ordenação de Documentos - Método Numérico Simples, Cronológico e Dígitoplay_circle_filled

Transcrição


aula vão continuar nas escolas, então não falar mais um pouco sobre os métodos de arquivamento. Agora indo para os métodos numéricos, não existe alguns metros que trabalham com números que também podem ser utilizados para organizar seu arquivo bom. Resumindo um pouquinho, a gente já sabe que os documentos pode ser organizados por nome, utilizando um método alfabético por local ou procedência na cidade está no país que é o método geográfico por um número que é o método numérico ou por tema o assunto que é o método temático ou e geográfico. O método numérico é aquele que você vai organizar os documentos por o número. O nome já sugere que ele coloniza por número. Para complicar um pouquinho sua vida subdividir nos métodos numéricos simples, cronológico e dígito terminal cabe biografia, respeito Assunto se tem pelo menos três maneiras de você organizar documentos por número simples cronológico e diz que o terminal vamos então analisar um por um para ver como é que funciona vão começar pelo mais simples. Como o nome disso numérico simples é muito simples o funcionamento dele Basicamente. Os documentos são numerados quando entro no arquivo da instituição e depois são ordenados pelo número que eles receberam. Então mais simples que isso, não tem nem um só número, e colocar em ordem, não têm muita dificuldade você números, documentos, momento eles são criados ou recebidos a instituição ou no momento que vão entrar no arquivo. Por exemplo, se você vai trabalhar, por exemplo, no comércio, e vai organizar cheque, tratar nesse caso, se ordenaria pela data. Mas se você quiser ordenar pelo número do cheque, está usando número que sim. Espero ter um número de identificação. Hoje você vai organizar nota fiscal. Como é que você organizaria nota fiscal também enumerada à medida que vai ser emitida, passou a ser ordenado pelo número, está utilizando o método numérico simples ou próprio. Recursos humanos, Quando vai organizar espaços dos servidores dos funcionários, pode organizar pelo nome do sujeito que aí seria alfabético ou pelo número da matrícula, aquele número que ele recebeu no momento que ele tomou posse ou foi contratado pela empresa. Você causa, nesse caso, o método numérico simples tabela numérico cinza. Isso só numerar e colocar em ordem a um exemplo prático. Não tem muito que inventar mais visualizando o negócio, mais espaço, mais fácil é só você vai numerar os funcionários aos contratos e ordenar pelo número e não pelo nome das pessoas. Não percebe que o nome que não entrou na relação, então não está ordenado pelo nome e sim pelo número que o documento recebeu a medida que foi entrar, Então isso é característico do método numérico simples. Bom, algumas vantagens do método Número que simples primeiro é um método de fácil aplicação. A primeira vantagem também lógica, muito simples. Não é à toa que o nome número que se interessam numerar, colocar em ordem, entrou um novo documento da empresa dá um número para ele na sequência que tinha entrado quase no final. Então, por exemplo, se você tomar posse lá no seu cargo, receber um número de matrícula, digamos que a última matrícula fosse a ela três um três, oito, nove. A sua vai ser três um três zero noventa e vai até lá no final do ano. Meta do médico simples para guardar esse olhar. O número documento coloca na sequência quilo, metro fácil, rápido e tranquilo. Outra vantagem não exige treinamento para sua utilização Por base que a pessoa saiba contar, não tem muito que inventar a pessoa pode ser até analfabeta que vai conseguir ordenar por número, desde que ela conheça a sequência dos números que você vê que é um método simples, rápido que não exige treinamento, uma outra vantagem o seguinte A inserção de novos documentos é feita sempre no final do arquivo, o que evita, em algumas situações, remanejar os documentos já estão arquivados. Como assim imagina só o seguinte você vai acabar recursos humanos no gol que já tem lá, por exemplo, dez mil funcionários. Então se tem espaço ordenados lá nas gavetas, em ordem alfabética, por exemplo, que entraram novos funcionários, duzentos funcionários novos, se você organizar, em ordem alfabética, os documentos até quinta ali, nos meios, nos locais deles, só que pagou se guardar na gaveta, já tem na pasta da gaveta cheia. Vai acrescentar mais dez documentos a Bento. Por ser o que não cabe os novos documentos, vai ter que tirar dez do começo ao final. Remanejar careta para colocar lá vai ter que colocar dez, remaneja mais dez e por aí vai até a última gaveta. Isso é um problema, Uma dificuldade para você colocar em ordem alfabética, cada vez que, sem serem novos documentos a ficar remanejamos que já estão lá, vão mudando. de lugar para para espaços novos. Estão chegando e isso às vezes é uma dificuldade que você organizar por número não tem esse problema, vai estar sempre no final. Imagine que você toma posse. Você e mais duzentos pessoas. As duzentos passam entre todos. Lá no final não tem um trabalho sair catando. Vai entrar cada um todo no final, sem ter que remanejar as que estão. Além disso, vai simplesmente acrescentar um espaço lá no final também até essa vantagem na utilização do método numérico simples. Um exemplo prático disso é quando você iria, por exemplo, uma locadora, os locadores de final já está em dezoito, mas era como a gente vê isso. Então você tinha os filmes organizados lá na locadora As capinhas Ficava do lado de fora, organizados por gênero para você escolher. Mas lá atrás do balcão, você deve lembrar que os filmes ordenados numericamente não tinha os seus todos ordenados numericamente. Uma locadora que tinha, por exemplo, dez mil filmes, cria novos filmes, como acaba no final de dois mil e um dois mil e dois dois mil e três, dois mil e quatro. Isso permitiu que não precisava remanejar os anteriores, estivesse colocar em ordem alfabética a colocar um virgula Coleta B para colocar no espaço em colocar o último mais para frente que remaneja tudo. Fica mais fácil você usar numérico simples nesse aspecto tem desvantagem, mas esse é um aspecto, um aspecto vantajoso. Você não tem que cair manejando os outros. Uma outra vantagem também. O seguinte permite maior sigilo na guarda de documentos, uma vez que a busca só é possível mediante o uso de sistemas indexadores, ou como assim tem mais gente? Você trabalha no arquivo de uma instituição e alguém que entra lá durante a noite para retirar uma pasta do arquivo da assume? Isso pode acontecer. Você vai entrar no arquivo alguém que aqui no trabalho da empresa e quer buscar passado João da Silva, se estiver ordenada, alfabética mente qualquer pessoais, por um lado a vantagem. Por outro lado, se a pessoa que vai buscar ainda buscar por uma boa razão indevida é uma desvantagem porque ela vai baixar rapidamente o documento que ela quer retirar, isso me com esse documento. Se tiver organizado por número, ela vai ter dificuldade de achar porque ela vai ter que saber o número do documento arquivado, e para isso vai ter um sisteminha que geralmente só quem tem a pessoa que trabalha no órgão aquilo que vai identificar, onde a questão comentar é uma desvantagem. Por um lado, perceber sistemas acaba sendo a vantagem por outro caso seu problema seja o sigilo. Evitar que pessoas não autorizadas localiza documento, porque você ordenou por número acaba sendo uma vantagem nesse aspecto. Pessoas que não trabalham no arquivo, que quer localizar esse documento para a prosa, alguma maldade ou tem dificuldade de achar porque ela vai ter que saber o número que está arquivar. A pensou um próximo, prontuário médico. Ordenar pelo número do prontuário, você sabe no mundo seu prontuário do hospital? Você tem dia? Claro que não. Se você tivesse que encontrar esse documento lá pelo número, você teria dificuldade, Então em termo de sigilo é uma vantagem. Caso a imprensa de preocupar com isso com pessoas não autorizadas queiram entrar no arquivo e achar um algum documento. Então o método numérico tem essa vantagem de maior sigilo. Vão avançando mais um pouquinho nessa. Algumas questões de provas anteriores, a atribuição de um número a