GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS (1)

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GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS NO PROCESSO DE 
PROJETOS DE EDIFÍCIOS 
André Carneiro GIANDON 
Eng., Esp., Mestrando PPGEC/UFPR. Universidade Federal do Paraná, Programa de Pós-graduação em 
Construção Civil. Centro Politécnico, C. P. 19011, Centro Politécnico, CEP 81.531-990, Curitiba, PR. 
Correio eletrônico: giandon@cesec.ufpr.br 
Ricardo MENDES JUNIOR 
Eng. Civil, MSc, DEng. Universidade Federal do Paraná, Programa de Pós-graduação em Construção Civil. 
Centro Politécnico, C. P. 19011, Centro Politécnico, CEP 81.531-990, Curitiba PR. 
Correio eletrônico: mendesjr@cesec.ufpr.br 
Sérgio SCHEER 
Eng, Civil, MSc, DSc. Universidade Federal do Paraná, Programa de Pós-graduação em Construção Civil. 
Centro Politécnico, C. P. 19011, Centro Politécnico, CEP 81.531-990, Curitiba, PR. 
Correio eletrônico: scheer@cesec.ufpr.br 
 
 
RESUMO 
Este artigo apresenta um modelo para o gerenciamento dos documentos de projetos de edifícios 
com a aplicação de um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED). O modelo é 
representado em um workflow (fluxo de trabalho) e está sendo aplicado numa empresa 
construtora. 
Os objetivos da pesquisa são diagnosticar as rotinas de trabalho e tarefas do processo de 
projetos, estudar e aplicar um software de gerenciamento eletrônico de documentos para o 
controle e distribuição das tarefas e, principalmente, o desenvolvimento de um modelo para 
acompanhamento eletrônico do processo de projetos de construção civil. 
O trabalho está em desenvolvimento e é parte de uma pesquisa para dissertação de mestrado no 
Programa de Pós-Graduação em Construção Civil do Paraná na Universidade Federal do Paraná. 
1. GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS E WORKFLOW 
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é realizado através de um conjunto de 
elementos (hardware e softwares específicos) que gerenciam todo o ciclo de vida de um 
documento. As atividades do ciclo de vida de um documento podem ser nomeadas como: criar, 
aprovar, revisar, processar, arquivar e distribuir documentos. 
As principais soluções empregadas no GED são as de gerenciamento de documentos (document 
management) e gerenciamento de imagens (document imaging). Estas soluções podem estar 
integradas a sistemas de processamento de dados (imaging enable) e ao gerenciamento de fluxo 
de trabalho (workflow). 
No GED criam-se tipos ou padrões de documentos que são associados a índices para pesquisa e 
recuperação que permitem localizar rapidamente o documento. Podem ser gerenciados 
documentos de texto, imagem ou voz todos em mídias analógicas ou digitais. A grande vantagem 
de gerenciar eletronicamente os documentos é a facilidade do controle de versões, que pode ser 
automatizado, evitando o uso de documentos desatualizados. 
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Os documentos em papel existentes podem ser digitalizados com um scaner rápido, que 
transforma seu conteúdo em imagem. Se necessário essas imagens podem ser submetidas a 
ferramentas de reconhecimento de caracteres, OCR ou ICR (optical character recognition, 
intelligent character recognition), assim as imagens são transformadas em texto e podem ser 
editadas no editor de textos. 
Além dos índices de pesquisa normalmente utilizados, como data da criação, autor, versão, pasta 
de armazenamento, no GED podem ser adicionados inúmeros outros, como tipo de documento, 
gerente do departamento, nome que o fornecedor trata o documento e outros, facilitando a 
pesquisa para a localização. Uma ferramenta que pode ser acoplada ao GED é o FTR - full text 
retrieval. Com esta ferramenta é possível localizar um documento por qualquer palavra de seu 
conteúdo. 
A distribuição de um documento usando GED ocorre de forma praticamente instantânea, de forma 
segura e com a garantia que o documento foi entregue a pessoa certa. Outro uso do GED é 
associar uma imagem a todas as informações relativas à imagem, com um sistema de 
processamento de dados (imaging enable). Numa foto do interior de uma edificação podem estar 
associadas todas as informações sobre os projetistas, materiais, projetos ou empreiteiros, 
favorecendo a se ter uma rápida ação na tomada de decisão. 
Com o GED é possível restringir o tipo de acesso, oferecendo permissões diferenciadas para cada 
usuário num determinado documento. Pode-se definir usuários que apenas visualizam, que 
visualizam e imprimem ou os que podem editar, visualizar e imprimir um documento. 
Algumas ferramentas de GED utilizam workflow integrado ao sistema de gerenciamento de 
documentos. O workflow permite o controle eletrônico das atividades do ciclo de vida dos 
documentos melhorando os processos da empresa. 
Nestes workflows os usuários e os prazos para a realização das atividades podem ser 
determinados previamente, e um registro das durações reais das atividades pode estar 
incorporado ao sistema. Dentro da organização, esse controle facilita para a identificação dos 
gargalos da produção, e fora dela, com o histórico da tomada de decisões, pode-se verificar quais 
empresas parceiras tomam decisões mais rapidamente. O controle de prazos para a realização 
das tarefas nos workflows é um importante diferencial do sistema GED em relação aos 
procedimentos não automatizados ou em papel. 
Para construir workflow é preciso analisar o processo do trabalho, assim, a implantação contribui 
não apenas na organização na geração dos documentos, mas também na otimização dos 
processos. Com processos mais estruturados aumenta a confiança na realização das tarefas e 
elimina-se incertezas como, por exemplo, de quais pessoas devem receber um comunicado ou 
documento. Ao melhorar um workflow os sistemas GED reduzem o espaço de armazenamento de 
informações, reduzem o tempo de processamento, melhoram a eficácia em processos, agilizam o 
atendimento ao cliente, garantem o controle de documentos e dá suporte à tomada de decisões. 
Com o workflow muitas informações sobre o processo são incorporadas ao próprio processo. 
Graficamente é possível saber exatamente quem está realizando qual tarefa o que proporciona 
uma rápida resposta a uma solicitação. Essa verificação de status permite que o atendimento a 
clientes, por exemplo, fique mais ágil. 
2. USO DE GED E WORKFLOW NA ELABORAÇÃO DE PROJETOS NA 
CONSTRUÇÃO CIVIL 
Os sistemas de informação da indústria da construção civil são baseados em papel, 
freqüentemente desestruturados, difíceis de usar, com informações fáceis de perder ou danificar 
(BRANDON et al., 1998; TOLMAN, 1999). Os sistemas de GED com workflow contribuem para 
melhorar a eficiência dos fluxos de informações e processos e facilitam a recuperação das 
informações. 
Na construção, a gestão de documentos é apontada como um componente essencial na função 
do gerenciamento de empreendimentos, nestes documentos incluem-se desenhos, especificações 
de projetos, cronogramas, relatórios de controle de qualidade e outros (ABOURIZK & HAJJAR, 
2000). 
A estruturação do processo de projetos é uma das oportunidades para as empresas que visam 
criar e manter uma vantagem competitiva. Freqüentemente os profissionais de projetos ou 
execução de empreendimentos têm problemas para ter a certeza de estar utilizando a versão 
correta do documento. O GED garante o uso da versão correta dos documentos de projetos. E se 
o sistema utilizar workflow, a estabilização do processo e o aumento de transparência criam 
condições favoráveis para a tomada de decisões. 
Os problemas com versões de documentos têm aumentado devido à complexidade dos novos 
empreendimentos, ao número de projetistas envolvidos e devido à necessidade de execução das 
tarefas em prazos cada vez mais reduzidos. Isso tudo associado ao gerenciamento manual gera 
inúmeras falhas nos empreendimentos. Segundo BÉDARD et al (1998) a falta de coordenação 
das informações do projeto gera incompatibilidades como: Inconsistência de informações, 
desencontro de interfaces, áreas com função mal definidas. 
Outra dificuldadeencontrada no processo de projetos é a distribuição dos documentos certos, e 
de forma não burocrática. A cada alteração em algum projeto, esta normalmente precisa ser 
transmitida a todos os envolvidos. Com uso de cópias controladas esta atividade pode se tornar 
um gasto excessivo de recursos nos projetos. 
Uma das principais conseqüências dos fluxos de informações não estruturados nos projetos é que 
os profissionais envolvidos, dificilmente possuem tempo suficiente para analisar o processo e 
melhorar suas atividades. A falta de padronização para os desenhos e nomenclatura dos layers de 
arquivos em CAD dificulta a visualização rápida das informações desejadas. 
A visualização dos documentos em CAD normalmente necessita do papel para que se possa 
compreender melhor os projetos. O GED não elimina totalmente as plotagens dos projetos, mas 
contribui na estruturação do fluxo de informações e evita falhas dos projetos e dessa forma reduz 
o desperdício. 
A F representa um workflow que está sendo desenvolvido numa pesquisa de aplicação de 
GED para o processo de projetos no Programa de Pós-Graduação em Construção Civil na UFPR, 
que possui apoio da empresa POLO de Software. No workflow desenvolvido, a partir do software 
GlobalDoc, o executor é o gerente de projetos. É usado associado a uma pasta de processo 
contendo todos os documentos de um determinado projeto. No software utilizado, uma pasta de 
processo pode ser entendida como algo similar a um diretório do gerenciador de arquivos do 
sistema MS-Windows, o Windows Explorer. Porém a pasta não contém todos os documentos, 
mas apenas apontadores (links) para os mesmos. A vantagem do uso da pasta de processos é 
que nesta pasta está tramitando o acesso rápido por apontadores a todas as informações de um 
determinado projeto, para que estas estejam sempre fácies de serem visualizadas quando 
necessário. Se um diretório do Windows Explorer estivesse no fluxo, este seria mais lento. 
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Figura 1 – Workflow Processo de Projetos Construtora 
A Tabela 1 apresenta a descrição das tarefas do workflow Processo de Projetos Construtora. 
 
Tarefa responsável Descrição 
1 avaliar solicitação projetista avalia as solicitações e define o que será realizado 
2 desenvolver desenho desenhista desenvolve os desenhos 
3 aprovar desenho projetista verifica se aprova o desenho 
4 criar arquivo de plotagem desenhista cria os arquivos de plotagem 
5 plotar e aprovar técnico solicita a plotagem dos arquivos para uma empresa de 
plotagem, verifica se aprova as alterações 
6 aprovar alteração gerente de 
projetos 
verifica se aprova as alterações, caso considere que necessita 
de uma avaliação critica, encaminha para a diretoria, se os 
desenhos foram aprovados seguem para a distribuição. 
7 análise crítica diretor o diretor em reunião com o gerente de projetos avalia os 
projetos. 
Tabela 1 - tarefas do workflow de projetos 
O modelo apresentado pode sofrer alterações pois é parte de uma pesquisa de dissertação de 
mestrado que está em andamento. 
3. COMENTÁRIOS FINAIS 
A implantação de sistemas de informações como o de Gerenciamento Eletrônico de Documentos 
têm muitos impactos na forma de realização do trabalho dentro de uma organização. Isso 
acontece não apenas pelo fato que o usuário passa a trabalhar com um novo sistema, mas faz 
com se descubram alternativas de melhorar os processos. 
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos não pretende eliminar o uso do papel, não em curto 
prazo. Não se deve pensar em usar processo em papel ou eletrônico. As vantagens dos dois 
processos devem ser somadas e utilizadas em proporções adequadas, permitindo a otimização e 
redução de desperdícios com cópias desnecessárias, telefonemas, retrabalho e tempo para 
localização de informações. 
A pesquisa de implantação de Gerenciamento Eletrônico de Documentos na Construção Civil está 
sendo realizada no Programa de Pós-Graduação em Construção Civil do Paraná na UFPR, e é 
parte de uma dissertação de mestrado para modelar o gerenciamento dos documentos do 
processo de projetos de edificações. 
O GlobalDoc, é uma solução integrada para gestão de documentos desenvolvida pela POLO de 
Software S/A. É composto por 7 módulos, sendo o módulo de Gerenciamento o núcleo do 
sistema, que pode operar sozinho ou em associação com qualquer um dos outros seis: Workflow, 
Full Text Search, Imaging, Mass Storage, Batch Check-in e Internet/Intranet. 
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS: 
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