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Contabilidade Básica
Segundo o qual os efeitos das operações são reconhecidos e registrados na data de sua ocorrência, independentemente dos recebimentos ou pagamentos.
Trabalharemos com frequência na contabilização da folha de pagamentos.
O princípio da Competência 
O princípio da prudência 
Menor valor para o reconhecimento e o registro dos componentes do ativo, e do maior valor para os do passivo, sempre que nos deparamos com duas ou mais alternativas válidas para o reconhecimento do evento.
CPC 00 (R2) – Estrutura Conceitual para Relatório Financeiro, de 10 de dezembro de 2019 (CPC, 2019), a representação fidedigna das demonstrações contábeis está apoiada na neutralidade na apresentação das informações, que por sua vez é apoiada no exercício da prudência. Ainda nos termos do CPC 00 (R2),
“Prudência é o exercício de cautela ao fazer julgamentos sob condições de incerteza. O exercício de prudência significa que ativos e receitas não estão superavaliados e passivos e despesas não estão subavaliados” (CPC, 2019, documento on-line).” 
Princípio do registro pelo valor original
Os componentes do patrimônio devem ser registrados pelos valores originais das transações, expressos em moeda nacional e, uma vez integrados, podem sofrer variações.
No caso específico da folha de pagamento, encargos sociais e trabalhistas, destacamos este princípio principalmente nas operações de reconhecimento de passivos contingentes, valores devidos não pagos e obrigações contraídas em moeda estrangeira. 
Relembrando
Ativo – Bens e Direitos
Passivo – Obrigações
PL – Valor residual (Ativo – Passivo)
Contas de Resultado (Receitas e Despesas)
Setor responsável por essas atividades chama-se: Departamento Pessoal. 
Folha de pagamento de salários é o documento no qual são relacionados os nomes dos empregados com cargo, a função ou o serviço prestado, o valor bruto dos salários, os descontos, o valor das quotas do salário-família e o valor líquido que cada um tem a receber. Embora, oficialmente, não exista modelo padronizado, sua emissão é obrigatória para efeito de fiscalização trabalhista e previdenciária. Assim, as empresas preparam mensalmente as folhas de pagamento de salários, inserindo nelas informações de seu interesse, além daquelas exigidas por leis.
Departamento Pessoal
Função do departamento pessoal
Administrar a movimentação de pessoal entre empregador e empregado, preparar folha de pagamento, férias, 13.º salário, rescisão do contrato de trabalho e encargos sociais.
Contabilização dos proventos 
Nesta parte da folha de pagamento realizamos o reconhecimento das contrapartidas pagas pelo trabalho, como o salário, as horas extras, os adicionais (de insalubridade ou periculosidade), o adicional noturno, entre outros. 
Salários, horas extras e adicionais 
Quando reconhecemos o direito do empregado de receber salários, significa que reconhecemos uma obrigação que o empregador possui em prestar a contrapartida pelos serviços prestados pelo empregado. 
Dessa forma, o valor do salário a pagar deverá ser reconhecido como um passivo. 
A contrapartida é uma despesa que, como vimos, diminuirá o lucro (resultado) da empresa e deverá ser reconhecida na demonstração de resultado do exercício – que posteriormente será “transportado” para o patrimônio líquido. 
Exemplo de contabilização de salário
Essa contabilização considera o reconhecimento da obrigação que a empresa tem em pagar os salários dos empregados, mas não o pagamento.
O pagamento será reconhecido em momento posterior, quando efetivamente teremos a saída dos recursos da conta bancária, ou do caixa da empresa.
Exemplo de contabilização de hora extra e adicionais
As horas extras, os adicionais de periculosidade, de insalubridade e noturno seguem o mesmo raciocínio e serão reconhecidos como obrigações da empresa em salários a pagar, com a contrapartida reconhecida nas despesas no resultado.
Horas extras + adicional de periculosidade + adicional noturno = 280,00 + 900,00 + 180,00 = 1.360,00  
Salário-maternidade e salário-família 
Salário-maternidade é um benefício devido à pessoa que se afasta de sua atividade laboral por motivo de nascimento de filho, e é pago por um período de 120 dias. 
Já o salário-família é um benefício devido ao segurado empregado, o trabalhador avulso ou o aposentado de baixa renda, consistindo em uma renda proporcional ao número de filhos menores de 14 anos ou inválidos.
Em ambos os casos o benefício é pago pelo empregador, mas se tratando de um benefício garantido pela Previdência Social, e compensado posteriormente pelo governo por meio de créditos de obrigações previdenciárias (INSS). 
Salário-maternidade e salário-família 
Adiantamento
O adiantamento é uma prática comum adotada pelas empresas e consiste no pagamento, geralmente, de 40% ou 50% do valor do salário nominal antecipadamente. 
O valor é posteriormente descontado do saldo de salário a pagar no fechamento da folha de pagamento. 
Pode-se tratar o evento como uma compensação. 
Adiantamento da gratificação natalina (13º salário) e eventualmente de férias possuem o mesmo fundamento e podem ser contabilizados de forma semelhante.
Exemplo de contabilização do adiantamento (Adiantamento Salarial, 13º Salário, Férias)
Considerando um salário de R$ 2.000,00, a política de adiantar, todo dia 15 do mês, 40% do valor aos empregados, temos o seguinte:
Salário nominal × adiantamento = R$ 2.000,00 × 40% = R$ 800,00 
Lançamento na data do adiantamento:
Contabilização dos descontos
Os descontos se referem aos valores subtraídos do salário bruto e repassados a terceiros, como os sindicatos (contribuição sindical), a Receita Federal (imposto de renda retido na fonte – IRRF) e a Previdência Social (contribuição previdenciária ao INSS). 
Note que o empregador desempenha o papel de mero arrecadador do IRRF e do INSS em nome da Receita Federal e da Previdência Social. 
Sendo assim, tais recolhimentos não são considerados como custo do empregador (não são reconhecidos como despesas ou custos no resultado da empresa). 
O mesmo conceito será considerado na contabilização de eventuais pensões alimentícias que o empregado possua. 
Todo o valor será descontado do salário bruto a receber. 
Contabilização dos descontos
Muita atenção em relação ao INSS. 
Estamos tratando da contribuição previdenciária da parte do empregado, e não do INSS de responsabilidade do empregador (contribuição previdenciária patronal). Este último é tratado como custo ou despesa do empregador e tem tratamento contábil distinto.  
Exemplo de contabilização dos descontos do IRRF e do INSS
Considerando as seguintes premissas:
 Salário de contribuição de R$ 2.700,00 
 Pensão alimentícia de R$ 100,00 
 Dois dependentes para fins de apuração do imposto de renda de pessoa física (IRPF)
Na aplicação da tabela de contribuição vigente do INSS (BRASIL, 2020a) temos o seguinte:
 Primeira faixa: R$ 1.045,00 × 7,5% = R$ 78,38 
 Diferença entre a segunda faixa e a primeira: R$ 1.044,60 × 9,0% = R$ 94,01
Temos, nas duas faixas, R$ 2.089,60 (R$ 1.045,00 + R$ 1.044,60). A diferença de R$ 610,40 (R$ 2.700,00 – R$ 2.089,60) será a parcela em que efetivamente teremos a aplicação da contribuição de 12%:
Terceira faixa: R$ 610,40 × 12,0% = R$ 73,25
O total da contribuição devida pelo empregado, e que o empregador descontará da folha, totalizará R$ 245,64 (78,38 + 94,01 + 73,25). 
Exemplo de contabilização dos descontos do IRRF e do INSS
Exemplo de contabilização dos descontos do IRRF e do INSS
Com base na aplicação da tabela do IRPF (BRASIL, 2020b), verifica-se que a base de cálculo de R$ 1.975,18 corresponde à faixa em que a alíquota é de 7,5%. Dessa forma temos o seguinte cálculo do imposto:
IRPF = R$ 1.975,18 × 7,5% - parcela a deduzir = R$ 148,14 – R$ 142,80 = R$ 5,34 
Exemplo de contabilização dos descontos do IRRF e do INSS
Contabilização dos encargos trabalhistas e previdenciários 
O rol dos encargostrabalhistas e previdenciários de responsabilidade do empregador contempla o INSS parte do empregador (contribuição previdenciária patronal), o fundo de garantia do tempo de serviço (FGTS), as contribuições ao sistema “S” (Senai, Sebrae, Sesi, Senac etc.), salário-educação, GIL-RAT, para citarmos alguns exemplos. 
Os encargos trabalhistas e previdenciários, diferentemente dos demais valores que verificamos anteriormente, são de responsabilidade do empregador e, assim, deverão ser reconhecidos como custos ou despesas da empresa no momento de sua ocorrência.
Exemplo de reconhecimento dos encargos trabalhistas e previdenciários
�Salário-base: R$ 2.000,00 
 Horas extras do mês: R$ 84,00 
Adicional de periculosidade: R$ 600,00 (30% sobre o salário) 
Comissões do mês: R$ 1.200,00 
Adicional noturno: R$ 200,00 
Base de cálculo do FGTS: R$ 4.084,00 
FGTS (8%): R$ 4.084,00 × 8% = R$ 326,72 
Exemplo de reconhecimento dos encargos trabalhistas e previdenciários
Exemplo de contabilização da Contribuição Previdenciária Patronal com base na folha de pagamento (CPP)
Empresa de transportes, cuja frota atende tanto o transporte coletivo de passageiros quanto o de cargas: 
� Folha de pagamento – unidade de negócios de transporte de cargas: R$ 100.000,00
� Receita Bruta total: R$ 850.000,00 (40% dos serviços de transporte de passageiros e 60% do transporte de cargas) 
Contribuição previdenciária patronal s/ folha: R$ 100.000,00 × 20% = R$ 20.000,00
Contribuição previdenciária patronal s/ receita bruta: R$ 850.000,00 × 40% × 2% = R$ 6.800,00
Contribuição previdenciária patronal total: R$ 20.000,00 + R$ 6.800,00 = R$ 26.800,00
Exemplo de contabilização da Contribuição Previdenciária Patronal com base na folha de pagamento (CPP)
Contabilização das provisões 
Apesar de comumente ouvirmos o termo “provisão para folha de pagamento”, “provisão para férias”, “provisão para 13º salário”, entre outras variantes, não se trata genuinamente de provisões. 
Segundo o CPC 25, provisão “[...] é um passivo de prazo ou de valor incertos” (CPC, 2009, p. 4) e são distintos de contas a pagar e outros passivos, pois “[...] há incerteza sobre o prazo ou o valor do desembolso futuro necessário para a sua liquidação” (CPC, 2009, p. 5). 
Os valores previstos para pagamento de folha, férias e 13º salário se aproximam mais de contas a pagar, pela sua previsibilidade e pela certeza de que o valor do desembolso ocorrerá no futuro (não há dúvidas de que ao final do ano, se não formos demitidos, o nosso 13o salário estará garantido). 
Contabilização das provisões 
O termo “provisão” para esta categoria de contas a pagar acabou se popularizando por uma questão prática, antes mesmo da vigência do CPC, visto que, nos casos desses pagamentos, realizamos um “provisionamento”, ou uma “reserva” de recursos, para que seja possível honrar compromissos que são de direito do trabalhador. 
Contabilização das provisões 
Os pagamentos de férias e 13º salário são garantidos por lei. 
A prática contábil recomendada instruir as empresas a realizarem as apropriações mensais proporcionais dos montantes de férias e 13º salário para que tais recursos estejam “disponíveis” no momento do efetivo pagamento. 
Veja que esta prática está alinhada ao princípio da competência, que discorre sobre a necessidade de se lançar os eventos pelo fato gerador ocorrido. 
Contabilização das provisões 
Dessa forma, as empresas devem realizar uma apropriação mensal de 1/12 (duodécimo) do salário do empregado de forma a totalizar um salário integral a título de 13º salário. 
Analogamente, as férias são reconhecidas conforme a realização dos períodos aquisitivos pelo empregado (lembrando que por força do art. 130 da CLT, a cada 12 meses de vigência do contrato de trabalho o empregado terá direito a 30 dias corridos de férias, caso não tenha faltado ao serviço por mais de cinco vezes) (BRASIL, 2018). 
Ainda, sobre as férias incide o adicional de 1/3 (um terço) por força do art. 7º, inciso XVII da Constituição Federal (BRASIL, [2016]), o qual deverá ser provisionado com as parcelas principais. 
Contabilização das provisões 
Lembramos que sobre os valores de férias e a gratificação natalina teremos a incidência de todos os encargos sociais apresentados anteriormente, bem como os descontos previstos para o trabalhador, e eles serão contabilizados conforme já demonstrado.
Exemplo de contabilização das provisões para férias e gratificação natalina (13o salário)
Considerando um salário de R$ 12.000,00, temos a seguinte situação: 
Apropriação mensal (13o salário) = R$ 12.000,00 / 12 = R$ 1.000,00
Exemplo de contabilização das provisões para férias e gratificação natalina (13o salário)
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