Classificação dos Arquivos - Assistente Administrativo

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Classificação	dos	arquivos
Este	mapa	foi	produzido
pela	@focoparapassar
Os	arquivos	podem	ser
classificados	em	relação	a:
Natureza	dos	documentosClassificação	dos	arquivos:Natureza	dos	documentos.
Especiais
Baseados	no	suporte.
Exigem	procedimento	específico
para	que	seja	executado	o	seu
armazenamento.
Especializados
Arquivos	técnicos.
Decorrentes	de	atividades
específicas	de	uma	área	do
conhecimento	humano.
Extensão	de	atuaçãoClassificação	dos	arquivos:extensão	de	atuação
Quanto	a	área	de	atuação	pode
se	classificar	em	duas	áreas:
Arquivo	Central
Documentos	correntes	de
diversos	órgãos	da	instituição.
Centralização	das	atividades	de
arquivos	correntes	da	empresa.
Documentos	de	todas	as	áreas.
Arquivo	setorial
Arquivo	de	um	órgão	operacional.
Arquivando	documentos	de	forma
descentralizada.
Um	arquivo	específico	para	cada
área.
Estágios	de	evoluçãoClassificação	dos	arquivos:estágios	de	evolução.
Arquivo	correnteObjeto	de	consultas	frequentes.Primeira	idade	dos	arquivos.
Arquivo	intermediário
Não	são	de	uso	corrente.
Valor	primário
Podem	ser	necessário	para
realização	de	consulta.
Arquivo	permanente
Documentos	de	valor	histórico.
Devem	ficar	guardados
permanentemente	pela
organização.
Entidades	mantenedoras.Classificação	dos	arquivos:entidades	mantenedoras
Arquivos	Públicos
Documentos	que	sejam
produzidos	e	recebidos	pela
administração	pública	federal,
estadual,	DF	e	Municipal.
Ainda	são	considerando	como
públicos	aqueles	de	instituições
privadas	encarregadas	da	gestão
de	serviços	públicos.
Arquivos	Privados
Documentos	que	sua	produzidos
ou	recebidos	por	pessoas	físicas
ou	jurídicas	em	geral.
Eles	podem	ser	identificados	pelo
Poder	Público	como	de	interesse
público	e	social.
O	dono	desses	arquivos	só
poderá	vender	ou	alienar	o
arquivos	com	a	manutenção	de
sua	unidade	documental,	ou	seja,
não	será	possível	vender	cada
documento	isoladamente.
Não	pode	ser	transferido	para	o
exterior.
O	dono	dos	arquivos	pode	ou
não	permitir	o	acesso	do	público
a	tais	documentos.
Avaliação	de	documentos,	plano
de	classificação,	tabela	de
temporalidade	e	destinação.
Plano	de	Classificação
Apresenta	o	plano,	como	os	documentos
de	arquivo	serão	organizados.
A	classificação	é	executada	com	base	nas
atividades,	funções	e	estruturas	realmente
existentes	na	organização.
Apresenta	códigos	específicos	para	facilitar
ainda	mais	a	recuperação	de	informações.
Tabela	de	Temporalidade	e	Plano	de
Destinação
Um	instrumento	que	irá	definir	os	prazos	de
guarda	e	destilação	inal	de	documentos.
Prazos	de	guarda
Neste	ponto	se	considera	a	frequência	de
uso,	as	normas	e	outras	informações
essenciais.
Essas	informações	são	relacionadas	as	três
idades	dos	documentos,	o	corrente,	o
intermediário	e	o	permanente.
Eliminação	de	documentos
Resolução	CONARQ	40/2014
Para	fazer	a	eliminação	dos	documentos,
deve	se	seguir	alguns	passos,	a	exemplo
de:
Avaliação	e	seleção	pela	Comissão	de
Avaliação	de	Documentos	do	Órgão	ou
Entidade.
Elaboração	de	Listagem	de	Eliminação	de
Documentos.
Aprovação	pela	CPDA	e	autoridades.
Submissão	da	Listagem	à	Instituição
arquivística	pública	na	sua	respectiva	esfera
de	competência.
Autorização	pela	instituição	arquivística.
Elaboração	e	publicação	do	Edital	de
Ciência	de	Eliminação	de	Documentos.
Deve-se	encaminhar	para	instituição
arquivística	pública	uma	cópia	da	página	do
periódico	oficial	ou	veículo	de	divulgação
no	local	no	qual	o	Edital	de	Ciência	de
Eliminação	de	Documentos	foi	publicado.
Eliminação	de	documentos,	será	efetuado
por	meio	de	fragmentação	manual	ou
mecânico,	pulverização,	desmagnetização
ou	reformação.
Deve	se	evitar	a	incineração.
Após	a	realização	de	eliminação,	registra-se
as	informações	relativas	ao	ato	de
eliminação.	Não	é	obrigatório	dar
publicidade.
Classificação	dos	Documentos
de	Arquivo
Quanto	ao	gênero
Trata-se	da	configuração	do	documento	em
relação	a	como	ele	comunica	sua
informação.
Exemplos:	documentos	audiovisuais,
documentos	bibliográficos,	documentos
cartográficos,	documentos	eletrônicos.
Quanto	a	espécie	e	tipo
Reune	documentos	de	acordo	com	suas
características	comuns	de	estruturação	de
informação.
Quanto	a	natureza	do	assunto
Classificar	seus	arquivos	correntes	com	base
em	métodos	de	classificação	que
considerem	a	natureza	dos	assuntos	dos
documentos	resultantes	de	suas	atividades
e	funções.
SigilososAcesso	restrito.
OstensivoNão	possui	sigilo.
Quanto	a	forma
Minutas
Texto	Original
Cópia
Quanto	a	categoria	documental
Atos	normativos
Atos	enunciativos
Atos	de	assentamento
Atos	comprobatórios
Atos	de	ajuste
Atos	de	correspondência
Ciclo	de	vida	dos	documentos
Teoria	das	3	dias.
Ciclo	de	vida	dos	documentos	ou	ciclo	vital.
Grau	de	frequência	de	sua	utilização.
Teoria	de	Jean-Jacques	Valette
Arquivo	corrente
Documento	de	uso	frequente.
Ficam	próximos	aos	seus	produtores.
Fácil	acesso.
Valor	primário.
Podem	ser	transferidos	para	o	arquivo
intermediário.
Recolhidos	para	o	permanente. O	termo	recolhido	é	o	adequado	para	opermanente.
Ou	eliminados	caso	não	seja	mais
necessário.
1	ano	-	Classificação	de	idade	de	Belotto.
Arquivo	intermediário
Arquivo	de	segunda	idade.
Transferência	de	documentos	que	estavam
no	arquivo	corrente	para	essa	categoria.
Não	são	consultados	com	tanta	frequência.
Esses	arquivos	não	precisam	estar	tão	perto
do	produtor.
Costumam	ser	armazenados	em	local	um
pouco	mais	distante	do	escritório.
Restrita	ao	produtor	por	quem	ele	autorizar.
Ap's	o	prazo	de	guarda	no	arquivo
intermediário,	podem	ser	recolhidos	para	o
arquivo	permanente.
Aproximadamente	20	anos	-	Belotto
Arquivo	permanente
Terceira	e	última	fase	do	ciclo	de	vida.
Documento	é	recolhido	para	o	arquivo
permanente	quando	ele	perde	o	valor
primário.
Possuem	valor	secundário,	histórico,
probatório,	cultural	e	informativo.
Como	seu	valor	é	permanente	eles	não
devem	ser	eliminados.
São	guardados	em	local	de	fácil	acesso
pelo	público,	normalmente	junto	a	centro
culturais	de	informações.
Aproximadamente	de	25	a	30	anos.
Valor	dos	documentos	de	arquivos
Valor	primário
Está	ligado	diretamente	à	utilidade
imediata	para	a	qual	os	documentos	foram
criados	e	por	isso	possuem	valor	transitório.
Valor	secundário Documento	que	refere-se	ao	seu	valorhistórico.
Serve	de	fonte	de	informação.
Caráter	permanente.
Valor	probatório
Valor	probatório	ou	informativo	que	justifica
a	guarda	permanente	de	um	documento
em	um	arquivo.
Valor	histórico.
Contestação	às	3	idades. Teoria	das	quatro	idades	de	Lodolini	paraquem	o	arquivo	possui	4	idades.
Idade	1
Arquivos	correntes.
Formados	por	acervos	de	zero	a	cinco	anos.
Ficam	sob	a	guarda	de	quem	os	produziu.
Vigilância	da	autoridade	arquivística.
Idade	2
Arquivo	de	depósitos.
Possuem	de	5	a	15-20	anos.
Idade	3
Pré	arquivos
20	a	40-50	anos	de	elaboração.
Idade	4 Arquivo	que	fica	totalmente	sob	aautoridade	arquivística.
Protocolo
Serviço	do	setor	da	organização,	exerce	as
atividades	de	recebimentos,	registro,
autuação,	classificação	e	movimentação.
Se	refere	também	o	termo	de	protocolo
aquele	número	de	registro	que	é	dado	ao
documento	ou	até	o	livro	de	registro	desses
documentos.
Recebimento Registro	e	autuação Classificação Movimentação	(	expedição	e	distribuição) Controle	da	tramitação.
Rotinas	de	protocolo:	recebimento
Recepcionas	e	separar	os	documentos	em
dois	tipos:
Oficial
Particular
Identificar	ainda	se	é	ostensivo	ou	sigiloso.
Sigiloso Serão	encaminhados	diretamente	para	odestinatário.
Ostensivo
Serão	abertos	e	analisados	para	que	se
verifique	se	há	registros	a	serem	feitos	ou
relacionamentos	com	outros	documentos.
R.P	(Rotina	de	Protocolo):	Registro	e
AutuaçãoFormalização	do	recebimento	de	um
documento	arquivístico	nos	formulários.
Quando	o	protocolo	recebe	um	documento
ele	deve	registrar	antes	de	enviar	para	o
seu	destinatário.
Autuação. Processo	pelo	qual	o	documento	avulso	setransforma	em	um	processo.
R.P:	Classificação Se	atribui	uma	numeração	à	classe	dodocumento	analisado.
R.P:	Movimentação	(Expedição	e
distribuição).
Envio	de	documento	ao	seu	correto
destinatário,	sendo	necessário	verificar	esse
não	faltam	folhas	ou	anexos.
Expedição Movimentação	de	documentos	e	processospara	destinatários	externos
Distribuição Movimentação	de	documentos	e	processospara	destinatários	internos.
R.P:	Controle	de	tramitação
Trata-se	do	mapeamento	do	documento
desde	o	momento	de	entrada	até	sua	saída
para	os	outros	setores.
Classificação	dos	arquivos	Este	mapa	foi	produzido
pela	@focoparapassar
1.	Ciclo	de	vida	dos	documentos
1.1.	Teoria	das	3	dias.
1.1.1.	Ciclo	de	vida	dos	documentos	ou	ciclo	vital.
1.1.2.	Grau	de	frequência	de	sua	utilização.
1.1.3.	Teoria	de	Jean-Jacques	Valette
1.1.3.1.	Arquivo	corrente
1.1.3.1.1.	Documento	de	uso	frequente.
1.1.3.1.2.	Ficam	próximos	aos	seus	produtores.
1.1.3.1.3.	Fácil	acesso.
1.1.3.1.4.	Valor	primário.
1.1.3.1.5.	Podem	ser	transferidos	para	o	arquivo
intermediário.
1.1.3.1.6.	Recolhidos	para	o	permanente.
1.1.3.1.6.1.	O	termo	recolhido	é	o	adequado	para	o
permanente.
1.1.3.1.7.	Ou	eliminados	caso	não	seja	mais	necessário.
1.1.3.1.8.	1	ano	-	Classificação	de	idade	de	Belotto.
1.1.3.2.	Arquivo	intermediário
1.1.3.2.1.	Arquivo	de	segunda	idade.
1.1.3.2.2.	Transferência	de	documentos	que	estavam	no
arquivo	corrente	para	essa	categoria.
1.1.3.2.3.	Não	são	consultados	com	tanta	frequência.
1.1.3.2.4.	Esses	arquivos	não	precisam	estar	tão	perto	do
produtor.
1.1.3.2.5.	Costumam	ser	armazenados	em	local	um	pouco
mais	distante	do	escritório.
1.1.3.2.6.	Restrita	ao	produtor	por	quem	ele	autorizar.
1.1.3.2.7.	Ap's	o	prazo	de	guarda	no	arquivo	intermediário,
podem	ser	recolhidos	para	o	arquivo	permanente.
1.1.3.2.8.	Aproximadamente	20	anos	-	Belotto
1.1.3.3.	Arquivo	permanente
1.1.3.3.1.	Terceira	e	última	fase	do	ciclo	de	vida.
1.1.3.3.2.	Documento	é	recolhido	para	o	arquivo	permanente
quando	ele	perde	o	valor	primário.
1.1.3.3.3.	Possuem	valor	secundário,	histórico,	probatório,
cultural	e	informativo.
1.1.3.3.4.	Como	seu	valor	é	permanente	eles	não	devem	ser
eliminados.
1.1.3.3.5.	São	guardados	em	local	de	fácil	acesso	pelo
público,	normalmente	junto	a	centro	culturais	de	informações.
1.1.3.3.6.	Aproximadamente	de	25	a	30	anos.
1.2.	Valor	dos	documentos	de	arquivos
1.2.1.	Valor	primário
1.2.1.1.	Está	ligado	diretamente	à	utilidade	imediata	para	a	qual
os	documentos	foram	criados	e	por	isso	possuem	valor
transitório.
1.2.2.	Valor	secundário
1.2.2.1.	Documento	que	refere-se	ao	seu	valor	histórico.
1.2.2.1.1.	Serve	de	fonte	de	informação.
1.2.2.1.2.	Caráter	permanente.
1.2.3.	Valor	probatório
1.2.3.1.	Valor	probatório	ou	informativo	que	justifica	a	guarda
permanente	de	um	documento	em	um	arquivo.
1.2.3.2.	Valor	histórico.
1.3.	Contestação	às	3	idades.
1.3.1.	Teoria	das	quatro	idades	de	Lodolini	para	quem	o	arquivo
possui	4	idades.
1.3.1.1.	Idade	1
1.3.1.1.1.	Arquivos	correntes.
1.3.1.1.2.	Formados	por	acervos	de	zero	a	cinco	anos.
1.3.1.1.3.	Ficam	sob	a	guarda	de	quem	os	produziu.
1.3.1.1.4.	Vigilância	da	autoridade	arquivística.
1.3.1.2.	Idade	2
1.3.1.2.1.	Arquivo	de	depósitos.
1.3.1.2.2.	Possuem	de	5	a	15-20	anos.
1.3.1.3.	Idade	3
1.3.1.3.1.	Pré	arquivos
1.3.1.3.2.	20	a	40-50	anos	de	elaboração.
1.3.1.4.	Idade	4
1.3.1.4.1.	Arquivo	que	fica	totalmente	sob	a	autoridade
arquivística.
2.	Protocolo
2.1.	Serviço	do	setor	da	organização,	exerce	as	atividades	de
recebimentos,	registro,	autuação,	classificação	e	movimentação.
2.2.	Se	refere	também	o	termo	de	protocolo	aquele	número	de
registro	que	é	dado	ao	documento	ou	até	o	livro	de	registro	desses
documentos.
2.3.	Recebimento
2.3.1.	Registro	e	autuação
2.3.1.1.	Classificação
2.3.1.1.1.	Movimentação	(	expedição	e	distribuição)
2.3.1.1.1.1.	Controle	da	tramitação.
2.4.	Rotinas	de	protocolo:	recebimento
2.4.1.	Recepcionas	e	separar	os	documentos	em	dois	tipos:
2.4.1.1.	Oficial
2.4.1.2.	Particular
2.4.2.	Identificar	ainda	se	é	ostensivo	ou	sigiloso.
2.4.2.1.	Sigiloso
2.4.2.1.1.	Serão	encaminhados	diretamente	para	o
destinatário.
2.4.2.2.	Ostensivo
2.4.2.2.1.	Serão	abertos	e	analisados	para	que	se	verifique	se
há	registros	a	serem	feitos	ou	relacionamentos	com	outros
documentos.
2.5.	R.P	(Rotina	de	Protocolo):	Registro	e	Autuação
2.5.1.	Formalização	do	recebimento	de	um	documento	arquivístico
nos	formulários.
2.5.2.	Quando	o	protocolo	recebe	um	documento	ele	deve	registrar
antes	de	enviar	para	o	seu	destinatário.
2.5.3.	Autuação.
2.5.3.1.	Processo	pelo	qual	o	documento	avulso	se	transforma
em	um	processo.
2.6.	R.P:	Classificação
2.6.1.	Se	atribui	uma	numeração	à	classe	do	documento	analisado.
2.7.	R.P:	Movimentação	(Expedição	e	distribuição).
2.7.1.	Envio	de	documento	ao	seu	correto	destinatário,	sendo
necessário	verificar	esse	não	faltam	folhas	ou	anexos.
2.7.2.	Expedição
2.7.2.1.	Movimentação	de	documentos	e	processos	para
destinatários	externos
2.7.3.	Distribuição
2.7.3.1.	Movimentação	de	documentos	e	processos	para
destinatários	internos.
2.8.	R.P:	Controle	de	tramitação
2.8.1.	Trata-se	do	mapeamento	do	documento	desde	o	momento	de
entrada	até	sua	saída	para	os	outros	setores.
3.	Classificação	dos	Documentos	de	Arquivo
3.1.	Quanto	ao	gênero
3.1.1.	Trata-se	da	configuração	do	documento	em	relação	a	como
ele	comunica	sua	informação.
3.1.2.	Exemplos:	documentos	audiovisuais,	documentos
bibliográficos,	documentos	cartográficos,	documentos	eletrônicos.
3.2.	Quanto	a	espécie	e	tipo
3.2.1.	Reune	documentos	de	acordo	com	suas	características
comuns	de	estruturação	de	informação.
3.3.	Quanto	a	natureza	do	assunto
3.3.1.	Classificar	seus	arquivos	correntes	com	base	em	métodos	de
classificação	que	considerem	a	natureza	dos	assuntos	dos
documentos	resultantes	de	suas	atividades	e	funções.
3.3.1.1.	Sigilosos
3.3.1.1.1.	Acesso	restrito.
3.3.1.2.	Ostensivo
3.3.1.2.1.	Não	possui	sigilo.
3.4.	Quanto	a	forma
3.4.1.	Minutas
3.4.2.	Texto	Original
3.4.3.	Cópia
3.5.	Quanto	a	categoria	documental
3.5.1.	Atos	normativos
3.5.2.	Atos	enunciativos
3.5.3.	Atos	de	assentamento
3.5.4.	Atos	comprobatórios
3.5.5.	Atos	de	ajuste
3.5.6.	Atos	de	correspondência
4.	Avaliação	de	documentos,	plano	de	classificação,
tabela	de	temporalidade	e	destinação.
4.1.	Plano	de	Classificação
4.1.1.	Apresenta	o	plano,	como	os	documentos	de	arquivo	serão
organizados.
4.1.2.	A	classificação	é	executada	com	base	nas	atividades,	funções
e	estruturas	realmente	existentes	na	organização.
4.1.3.	Apresenta	códigos	específicos	para	facilitar	ainda	mais	a
recuperação	de	informações.
4.2.	Tabela	de	Temporalidade	e	Plano	de	Destinação
4.2.1.	Um	instrumento	que	irá	definir	os	prazos	de	guarda	e
destilação	inal	de	documentos.
4.2.2.	Prazos	de	guarda
4.2.2.1.	Neste	ponto	se	considera	a	frequência	de	uso,	as
normas	e	outras	informações	essenciais.
4.2.2.2.	Essas	informações	são	relacionadas	as	três	idades	dos
documentos,	o	corrente,	o	intermediário	e	o	permanente.
4.3.	Eliminação	de	documentos
4.3.1.	Resolução	CONARQ	40/2014
4.3.2.	Para	fazer	a	eliminação	dos	documentos,	deve	se	seguir
alguns	passos,	a	exemplo	de:
4.3.2.1.	Avaliação	e	seleção	pela	Comissão	de	Avaliação	de
Documentos	do	Órgão	ou	Entidade.
4.3.2.2.	Elaboração	de	Listagem	de	Eliminação	de	Documentos.
4.3.2.3.	Aprovação	pela	CPDA	e	autoridades.
4.3.2.4.	Submissão	da	Listagem	à	Instituição	arquivística	pública
na	sua	respectiva	esfera	de	competência.
4.3.2.5.	Autorização	pela	instituição	arquivística.4.3.2.6.	Elaboração	e	publicação	do	Edital	de	Ciência	de
Eliminação	de	Documentos.
4.3.2.7.	Deve-se	encaminhar	para	instituição	arquivística	pública
uma	cópia	da	página	do	periódico	oficial	ou	veículo	de
divulgação	no	local	no	qual	o	Edital	de	Ciência	de	Eliminação	de
Documentos	foi	publicado.
4.3.2.8.	Eliminação	de	documentos,	será	efetuado	por	meio	de
fragmentação	manual	ou	mecânico,	pulverização,
desmagnetização	ou	reformação.
4.3.2.8.1.	Deve	se	evitar	a	incineração.
4.3.2.9.	Após	a	realização	de	eliminação,	registra-se	as
informações	relativas	ao	ato	de	eliminação.	Não	é	obrigatório
dar	publicidade.
5.	Os	arquivos	podem	ser	classificados	em	relação	a:
5.1.	Natureza	dos	documentos
5.1.1.	Classificação	dos	arquivos:	Natureza	dos	documentos.
5.1.1.1.	Especiais
5.1.1.1.1.	Baseados	no	suporte.
5.1.1.1.2.	Exigem	procedimento	específico	para	que	seja
executado	o	seu	armazenamento.
5.1.1.2.	Especializados
5.1.1.2.1.	Arquivos	técnicos.
5.1.1.2.2.	Decorrentes	de	atividades	específicas	de	uma	área
do	conhecimento	humano.
5.2.	Extensão	de	atuação
5.2.1.	Classificação	dos	arquivos:	extensão	de	atuação
5.2.1.1.	Quanto	a	área	de	atuação	pode	se	classificar	em	duas
áreas:
5.2.1.1.1.	Arquivo	Central
5.2.1.1.1.1.	Documentos	correntes	de	diversos	órgãos	da
instituição.
5.2.1.1.1.2.	Centralização	das	atividades	de	arquivos
correntes	da	empresa.
5.2.1.1.1.3.	Documentos	de	todas	as	áreas.
5.2.1.1.2.	Arquivo	setorial
5.2.1.1.2.1.	Arquivo	de	um	órgão	operacional.
5.2.1.1.2.2.	Arquivando	documentos	de	forma
descentralizada.
5.2.1.1.2.3.	Um	arquivo	específico	para	cada	área.
5.3.	Estágios	de	evolução
5.3.1.	Classificação	dos	arquivos:	estágios	de	evolução.
5.3.1.1.	Arquivo	corrente
5.3.1.1.1.	Objeto	de	consultas	frequentes.
5.3.1.1.1.1.	Primeira	idade	dos	arquivos.
5.3.1.2.	Arquivo	intermediário
5.3.1.2.1.	Não	são	de	uso	corrente.
5.3.1.2.2.	Valor	primário
5.3.1.2.3.	Podem	ser	necessário	para	realização	de	consulta.
5.3.1.3.	Arquivo	permanente
5.3.1.3.1.	Documentos	de	valor	histórico.
5.3.1.3.2.	Devem	ficar	guardados	permanentemente	pela
organização.
5.4.	Entidades	mantenedoras.
5.4.1.	Classificação	dos	arquivos:	entidades	mantenedoras
5.4.1.1.	Arquivos	Públicos
5.4.1.1.1.	Documentos	que	sejam	produzidos	e	recebidos	pela
administração	pública	federal,	estadual,	DF	e	Municipal.
5.4.1.1.2.	Ainda	são	considerando	como	públicos	aqueles	de
instituições	privadas	encarregadas	da	gestão	de	serviços
públicos.
5.4.1.2.	Arquivos	Privados
5.4.1.2.1.	Documentos	que	sua	produzidos	ou	recebidos	por
pessoas	físicas	ou	jurídicas	em	geral.
5.4.1.2.2.	Eles	podem	ser	identificados	pelo	Poder	Público
como	de	interesse	público	e	social.
5.4.1.2.2.1.	O	dono	desses	arquivos	só	poderá	vender	ou
alienar	o	arquivos	com	a	manutenção	de	sua	unidade
documental,	ou	seja,	não	será	possível	vender	cada
documento	isoladamente.
5.4.1.2.2.2.	Não	pode	ser	transferido	para	o	exterior.
5.4.1.2.2.3.	O	dono	dos	arquivos	pode	ou	não	permitir	o
acesso	do	público	a	tais	documentos.