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CONTROLE DE PROCESSOS E GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS Programa de Pós-Graduação EAD UNIASSELVI-PÓS Autoria: Marilia Moura de Salles Pupo Túlio Kléber Vicenzi CENTRO UNIVERSITÁRIO LEONARDO DA VINCI Rodovia BR 470, Km 71, no 1.040, Bairro Benedito Cx. P. 191 - 89.130-000 – INDAIAL/SC Fone Fax: (47) 3281-9000/3281-9090 Reitor: Prof. Hermínio Kloch Diretor UNIASSELVI-PÓS: Prof. Carlos Fabiano Fistarol Coordenador da Pós-Graduação EAD: Prof. Ivan Tesck Equipe Multidisciplinar da Pós-Graduação EAD: Prof.ª Bárbara Pricila Franz Prof.ª Tathyane Lucas Simão Prof. Ivan Tesck Revisão de Conteúdo: Jorge Hilário Bertoldi Revisão Gramatical: Equipe Produção de Materiais Diagramação e Capa: Centro Universitário Leonardo da Vinci – UNIASSELVI Copyright © UNIASSELVI 2018 Ficha catalográfica elaborada na fonte pela Biblioteca Dante Alighieri UNIASSELVI – Indaial. S163c Pupo, Marilia Moura de Salles Controle de processos e gestão de recursos humanos / Marilia Moura de Salles Pupo e Túlio Kléber Vicenzi. – Indaial: UNIASSELVI, 2018. 202 p.; il. ISBN 978-85-53158-08-9 1.Recursos Humanos – Brasil. I. Vizenci, Túlio Kléber II. Centro Universitário Leonardo Da Vinci. CDD 658.3 Marilia Moura de Salles Pupo Tulio Kléber Vicenzi Eng Ambiental e Msc em Eng de Processos, atuando nas áreas de desenvolvimento de tecnologias de tratamento de efluentes inovadores, licenciamento ambiental, além de Perícia Ambiental. Possui experiência no desenvolvimento de novas tecnologias e na aplicação de Processos Oxidativos Avançados para remediação ambiental e descontaminação de efluentes. Atualmente envolvida em projetos de desenvolvimentos de novos materiais anódico para aplicação em sistemas eletroquímicos e no estudo de rotas de degradação alternativas de compostos poluentes altamente tóxicos (fármacos, pesticidas e corantes). Nos últimos anos tem desenvolvido de forma ativa projetos de pesquisa com reconhecimento internacional consolidado por meio de diversas publicações cientificas. Graduado em Administração de Empresas pelo Centro Universitário de Jaraguá do Sul (2002) e mestrado em Administração de Negócios pela Universidade Regional de Blumenau (2007). Atualmente professor presencial da disciplina Sistemas Financeiros. Professor do Ensino a Distância do Centro Universitário Leonardo da Vinci e do Centro Universitário - Católica de Santa Catarina. Tem experiências na Gestão da Tecnologia da Informação, nas disciplinas de Logística, Administração da Produção, Marketing e Teoria Geral da Administração. Na EAD publicou capítulos das disciplinas de Fundamentos da Teoria Organizacional, Prospecção de Novos Negócios e Fomentos, Marketing e Comportamento do Consumidor. Sumário APRESENTAÇÃO ..........................................................................01 CAPÍTULO 1 Indicadores de Desempenho ......................................................11 CAPÍTULO 2 CAPÍTULO 4 CAPÍTULO 6 CAPÍTULO 8 Desenvolvimento de Indicadores ..............................................33 Origem e Evolução da Administração de Recursos Humanos ........................................................................................77 Planejamento Estratégico de Recursos Humanos ..............125 Técnicas de Negociação e Gestão de Conflitos...................161 CAPÍTULO 3 CAPÍTULO 5 CAPÍTULO 7 CAPÍTULO 9 Implementação do Controle e Monitoramento ......................55 Gestão de Recursos Humanos ..................................................99 Plano de Desenvolvimento de Carreira, Relações Pessoais, Intrapessoais e Interpessoais ...............................143 O Novo Papel dos Recursos Humanos nas Organizações ..181 APRESENTAÇÃO Olá Pós-graduando! Bem-vindo ao Livro de Estudos da disciplina Controle de Processos e Gestão de Recursos Humanos! Não importa o setor em que atue, uma empresa lucrativa e de boa reputação no mercado costuma ser aquela que possui eficiência em seus processos internos e na administração de recursos humanos e materiais. Pensando nisso, o livro Controle de Processos e Gestão de Recursos Humanos foi dividido em dois temas de suma importância. A primeira parte aborda o Controle e Monitoramento de Processo, que surge no intuito de trazer ao aluno entendimento e ferramentas possibilitando o desenvolvimento de abordagens de Controle e Monitoramento de Processos referentes a qualquer cenário possível. A disciplina busca conscientizar o aluno sobre a importância da visão dinâmica e iterativa do Controle e Monitoramento de Processo como ferramenta de administração e gestão empresarial. Dividido em 3 Capítulos estima-se que ao final da disciplina o aluno seja capaz de analisar e propor o Controle e Monitoramento de Processos de forma simples e abrangente. Assim, o capítulo 1 busca trazer definições básicas de Indicadores de Desempenho e como se aplicam dentro da interpretação de um processo. Os indicadores são ainda identificados e classificados no seu devido contexto, além de abordar a necessidade do treinamento e capacitação dos colaboradores envolvidos. O capítulo 2 conta com a inserção do conceito de métricas, sua definição e procedimentos para a escolha das métricas adequadas de acordo com cada Indicador de Desempenho escolhido. É através da mensuração de cada Indicador do processo que se interpreta a tendência do empreendimento com o correr do tempo. E o capítulo 3 traz as metodologias para o Controle e Monitoramento, instruindo o aluno nas diversas abordagens para levantamento das métricas e sua aplicação. A etapa de Controle e Monitoramento é aqui abordada de acordo com sua necessidade, frequência e seu publico alvo. É importante que o aluno entenda que todos os controles são diferentes e abertos a adaptação. Por fim, esta etapa do presente livro busca orientar o aluno a respeito da necessidade de “medir”. O empreendimento deve ser visto como um organismo em contínua evolução e adaptação às exigências impostas pelo mercado consumidor. Uma vez concluída esta etapa, o aluno deve ser capaz de realizar análises críticas, encarregar-se de levantamento de procedimentos básicos e interpretar de forma satisfatória o nível de “sucesso” de qualquer empreendimento. Dando sequência aos estudos, a segunda parte do livro trata da Gestão de Recursos Humanos. O setor de Recursos Humanos lida diretamente com os ativos mais importantes de uma empresa: as pessoas. Os líderes e gestores precisam compreender que os colaboradores são peças-chave para o desenvolvimento da empresa e atingimento dos objetivos organizacionais. Assim, para dar às pessoas a atenção que merecem, é preciso que o departamento de Recursos Humanos tenha muita competência. Existem pontos fundamentais para que a Gestão de Recursos Humanos de uma empresa seja eficaz. Além de atrair, conquistar e contratar os melhores profissionais, é importante capacitá-los e motivá-los, conhecer suas reais necessidades e aspirações profissionais. É preciso avaliar o desempenho e recompensar os colaboradores que se destacam. A Gestão de Recursos Humanos envolve pensar em políticas para motivar e engajar funcionários, preparar lideranças para assumir cargos mais altos e desenvolver programas para tornar o ambiente acolhedor e inspirador. Todos esses pontos são fundamentais para a produtividade de uma empresa e devem estar sob a responsabilidade de gestores competentes. Para isso é preciso que uma linha de relacionamento seja estabelecida com abertura suficiente para que, mesmo em momentos como o desligamento de um funcionário, seja encarado como algo estratégico. Nesse sentido, a intenção deste livro é apresentar, no Capítulo 4, a história da evolução da gestão de pessoas, refletindo sobre a complexidade do ser humano,e compreender quais são as teorias que melhor se aplicam à realidade de cada organização, pensando em formas de melhorar o relacionamento entre gestor e colaborador. Na sequência, o Capítulo 5 pretende que o acadêmico identifique os principais desafios do gestor de recursos humanos. Para enfrentar tais desafios, o gestor precisa compreender e analisar os principais processos da gestão do setor, apresentando métodos para melhoria dos procedimentos utilizados. Nesse sentido, o Capítulo 6 visa identificar e desenvolver as melhores estratégias de planejamento da gestão dos recursos humanos, buscando superar as mudanças no mercado de trabalho e da própria organização, sempre pensando em atingir os objetivos e resultados organizacionais planejados. Ainda com o objetivo de engajar os colaboradores a atingirem os objetivos organizacionais, é preciso elaborar um plano de carreira. Para demonstrar às pessoas aonde elas podem chegar, é preciso identificar suas competências inter e intrapessoais. Nesse contexto, também é preciso trabalhar com os colaboradores a questão da ética e moral no ambiente de trabalho. Isso é o que você verá no Capítulo 47. No Capítulo 8, trataremos da negociação no ambiente de trabalho para a resolução de conflitos, afinal, lidar com pessoas não é fácil, são personalidades e valores distintos que não raramente entram em choque, e você, como gestor de recursos humanos, terá que retomar a harmonia e bem-estar neste ambiente. Para isso, apresentaremos algumas técnicas de negociação. Por fim, no capítulo 9, trataremos de alguns paradigmas na Gestão de Recursos Humanos, como terceirização do setor, por exemplo. Você percebeu como a Gestão de Recursos Humanos é importante em uma organização!?! Esse livro não visa esgotar os assuntos relacionados à gestão de recursos humanos, pois esta é uma área em constante movimento. Contudo, ele trará ferramentas para que você faça com que a sua Gestão de Recursos Humanos seja um diferencial dentro da empresa. Bons estudos! CAPÍTULO 1 Indicadores de Desempenho A partir da perspectiva do saber fazer, neste capítulo você terá os seguintes objetivos de aprendizagem: � Entender o conceito de indicadores e suas aplicações. � Definir os tipos de indicadores. � Realizar a análise preliminar de indicadores. � Possuir noções de treinamento e capacitação. 12 Controle de Processos e Gestão de Recursos Humanos 13 Indicadores de Desempenho Capítulo 1 Contextualização A busca pela melhoria contínua na gestão de um empreendimento é suportada pelo conceito de qualidade do produto. Assim, faz-se necessário otimizar os procedimentos operacionais, tornando-os mais eficazes e eficientes, sem comprometer a qualidade final do produto. Contudo, surgem as questões: O que define a qualidade do produto? Quais as formas de mensurar a eficiência dos processos? Como garantir que dado parâmetro atende às demandas do meu mercado consumidor? Por fim, como garantir que meu conceito de qualidade equivalha ao dos demais colegas de trabalho? A necessidade de padronização, de adequação e de conformidade leva ao que entendemos como indicadores. Estes, são atributos, parâmetros, métricas desenvolvidas e aplicadas em cada etapa do processo, de forma a marcar o término daquela etapa e a caracterizar a qualidade e conformidade do produto que está sendo entregue. O indicador, como ferramenta facilitadora, permite a padronização dos parâmetros de qualidade e conformidade, viabilizando a análise comparativa do empreendimento tanto em relação ao seu desempenho ao longo do tempo, quanto em relação ao mercado consumidor. Os indicadores são, portanto, a interpretação das métricas estabelecidas em cada processo de forma a analisar seu desempenho conforme valores referenciais ou visando um valor-alvo. Os indicadores são a ferramenta capaz de informar o quanto e como seu processo está fluindo conforme o previsto e/ou desejado. Assim, para melhor compreender e aplicar os diversos tipos de indicadores encontrados no Controle e Monitoramento de Processos, discutiremos a seguir os conceitos referentes a indicadores, suas aplicações e as práticas operacionais, e formas de analisá-los. Indicadores de Desempenho: Definição Nos anos 90, Kaplan e Norton (1997) entendiam a melhoria de processos direcionada por indicadores estratégicos, propondo assim o modelo de Balanced Scorecard, medindo o desempenho da empresa em quatro setores: financeiro; cliente; processos internos; aprendizado e crescimento. De acordo com os autores, a estratégia adotada era medida em objetivos tangíveis, direcionando a empresa na melhoria dos processos críticos. 14 Controle de Processos e Gestão de Recursos Humanos O Balanced Scorecard é uma ferramenta que surge da necessidade de mensurar a complexidade do desempenho da organização, não focando somente em aspectos financeiros. Desta forma, o Balanced Scorecard define as medidas de desempenho e seus indicadores com relação a quatro perspectivas distintas: • perspectiva do cliente: Como os clientes enxergam o empreendimento? • perspectiva dos processos internos: Quais os procedimentos que merecem destaque? • perspectiva do aprendizado: É possível melhorar o processo e criar valor? • perspectiva financeira: Como os acionistas enxergam este processo? Por meio destas perspectivas, o modelo de Balanced Scorecard é capaz de analisar o empreendimento com uma abordagem de curto e longo prazo, garantindo maiores chances da sustentabilidade do processo. Fonte: Adaptado de: <http://www.seer.ufrgs.br/ProdutoProducao/ article/viewFile/47018/33656>. Acesso em: 17 jan. 2018. Por vezes, a qualidade de um gestor e a sua capacidade de garantir o sucesso de um empreendimento estão intimamente ligadas com a sua capacidade de medição de desempenho, pois é por meio dessa que serão identificadas falhas no processo e oportunidades de melhoria (TAVARES, 2003). Esta medição ocorre por meio de indicadores, que são atributos quantificáveis utilizados para caracterizar e classificar os produtos, de forma a garantir o acompanhamento dos seus desempenhos ao longo do tempo. Os indicadores podem ser entendidos como uma forma intuitiva e objetiva de representação de uma métrica para facilitar sua interpretação quando levado em conta uma unidade referência ou alvo (FURLAN, 2013). As métricas utilizadas nestes procedimentos devem possuir valor estabelecido claro e objetivo, de forma que seu entendimento seja uniforme para todos os públicos envolvidos. Além disso, as métricas escolhidas como forma de mensurar cada indicador devem ser capazes de apresentar o melhor entendimento possível sobre o indicador. A escolha de métricas inadequadas pode acarretar em diversos problemas de interpretação, como se pode verificar no exemplo a seguir. 15 Indicadores de Desempenho Capítulo 1 Os indicadores do processo devem ser escolhidos de forma cuidadosa, atentando-se para não criar erros de interpretação que levam a conclusões errôneas sobre o desempenho do seu processo. Note a situação hipotética a seguir: Um determinado produto passou a ser oferecido no mercado, e posteriormente foi implementado, como parte do seu Serviço de Atendimento ao Consumidor (SAC), um recurso para reclamações e sugestões. Decorridos cinco anos de serviço, foi levantado o gráfico de reclamações visto na Figura 1. Figura 1 – Número de reclamações anuais recebidas Fonte: A autora. Figura 2 – Número unitário de vendas Fonte: A autora. 16 Controle de Processos e Gestão de Recursos Humanos Ao longo de cinco anos de atividade, as reclamações registradas passaram de cinco para 36, um aumento de 720%, o que representa uma forte insatisfação do cliente com o serviço ou produto adquirido. Em contrapartida, decorridos cinco anos, com as melhorias propostas no processo produtivo e com os avançostecnológicos adequados, o empreendimento galgou uma fatia cada vez maior do mercado consumidor, apresentando um crescimento exponencial na sua capacidade produtiva. Com base nesses resultados, gerou-se a Figura 2, que retrata o crescimento de vendas unitárias do produto e/ou serviço. Figura 3 – Percentual de reclamações Fonte: A autora. Nota-se que analisados de forma isolada, ao mesmo tempo que houve um crescimento nas vendas unitárias do produto, houve um paralelo crescimento das reclamações sobre o mesmo, o que indicaria um erro consistente com o material produzido ou serviço atendido. Todavia, esta interpretação possui um erro de análise comumente feito quando se considera indicadores inadequados. Ao cruzarmos a informação reclamações x unidades vendidas, obtemos o gráfico visto na Figura 3. Note que à medida que as vendas cresceram, apesar de numericamente haver um aumento de reclamações, percentualmente elas foram reduzidas. Este tipo de comportamento é usualmente visto em empreendimentos durante seus primeiros anos de atividade. À medida que ocorre fixação do produto dentro do mercado consumidor, seu processo produtivo é também otimizado de forma a melhor atender às demandas e assim garantir seu aumento de vendas. O erro de percepção neste caso deve-se ao modelo de métrica escolhido. 17 Indicadores de Desempenho Capítulo 1 Com base nesse exemplo, fica evidente o quanto se deve ter cuidado com a escolha adequada dos indicadores para corretamente apontar o desempenho e os aspectos falhos do processo. Além disso, os indicadores variam de acordo com o empreendimento e a aplicação do processo, por exemplo: • para escolas, o indicador de desempenho pode ser o número de aprovação no vestibular; • para um SAC, o indicador de desempenho pode ser o número de atendimentos por dia; • para um empreendimento comercial, o indicador de desempenho pode ser o número de vendas obtidas por mês. O aspecto mais importante na escolha dos indicadores é que eles sejam capazes de efetivamente retratar a realidade do processo-alvo, dando um entendimento global sobre o índice de sucesso do empreendimento, ou ainda, sua capacidade de atingir os objetivos inicialmente estabelecidos (FURLAN, 2013). Os indicadores de processo possuem a capacidade de internalizar a demanda dos clientes, de forma que seja possível analisar criticamente cada etapa do processo e contribuir para a melhoria contínua do mesmo. Desta forma, o indicador torna-se um canal de conversão entre o anseio do mercado consumidor, os requerimentos operacionais do processo produtivo e a capacidade de gestão e monitoramento dos componentes influentes. Para que todo esse fluxo de informações seja gerido de forma adequada, é importante que o indicador seja eficiente e eficaz. Assim, o indicador, conforme Ribeiro (2013), deve apresentar uma série de atributos, tais como: • adaptabilidade: sendo possível readequar o indicador sempre que necessário, de forma a melhor atender o cliente; • representatividade: os dados requeridos para métrica do indicador devem ser representativos, evitando a geração de dados desnecessários; • simplicidade: busca-se gerar informações objetivas e de fácil compreensão por todos os funcionários envolvidos no processo produtivo, além do mercado consumidor; • rastreável: sendo possível apontar as fontes dos dados, além dos responsáveis pela informação, de forma objetiva, sendo possível realizar análises comparativas com desempenho anterior; • econômicos: sendo importante gerar o dado dentro de um tempo hábil de forma a não desperdiçar mão de obra e recursos excessivos neste procedimento; • práticos: sendo fáceis de manejar e contribuindo positivamente com a tomada de decisões; • estáveis: os indicadores devem ser constantes, de forma a ser possível produzir uma análise histórica e uma padronização do seu comportamento. 18 Controle de Processos e Gestão de Recursos Humanos Uma vez atendidos estes itens, o indicador deve ser capaz de trazer uma melhor compreensão do correto funcionamento do processo produtivo e até mesmo viabilizar a identificação dos aspectos falhos a serem melhorados. Atividade de Estudos: 1) Levando em conta os atributos desejáveis de um indicador de desempenho, como previamente discutido, analise o problema a seguir e sugira a identificação de até cinco falhas dentro do processo produtivo visto na Figura 4, sugerindo os seus indicadores e suas possíveis métricas. Sr. Fernando possui uma empresa focada na fabricação de pão. Seu processo produtivo simplificado pode ser visto na Figura 4 a seguir, onde divide-se sua produção entre: entrada de insumos, etapas de produção e saída dos produtos e resíduos. Figura 4 – Processo produtivo de pão francês Fonte: Adaptado de Fernandes e Freitas (2014). Analise o sistema e proponha indicadores-alvos de desempenho que auxiliariam o correto monitoramento da atividade desenvolvida. ____________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ____________________________________________________ 19 Indicadores de Desempenho Capítulo 1 Nota-se pelo Quadro 1, a seguir, que há uma infinidade de exemplos práticos para possíveis falhas com seus indicadores apontados e a métrica utilizada. Deste exemplo, é importante notar que cada indicador possui uma meta individual, ou seja, possui um comportamento idealizado visto como o objetivo daquela etapa produtiva. Em contrapartida, este objetivo é mensurado por meio de métricas, que devem ser claras, objetivas e de fácil entendimento. Quadro 1 – Falhas operacionais possíveis com determinação do seu indicador-alvo e a métrica utilizada para análise Falha Indicador Métrica Superlotação de depósito. Capacidade total ultrapassada. Toneladas. Vencimento de produto. Data de validade. Tempo de prateleira. Vazamento na distribuição de água. Conta de água alterada. Metros cúbicos consumidos. Problemas de vedação no freezer. Conta de energia alterada. KW/h consumidos. Erros na mistura de ingrediente. Textura do pão. Quilos. Problemas no tempo de cozi- mento. Grau de cozimento. Índice de pães queimados ou crus. Descarte inadequado de resídu- os orgânicos. Mau cheiro e presença de vetores. Toneladas descartadas. Fonte: A autora. No exemplo anterior é possível notar que todo indicador possui uma métrica, ou seja, uma unidade de medida que garante a mensuração e a estimação do indicador escolhido. As métricas devem ser determinadas de forma clara e que sejam capazes de relacionar a qualidade de processo sob a ótica de uma medida de qualidade ideal, ou seja, o objetivo daquela etapa de produção. No próximo tópico será possível entender melhor as métricas. Métricas dos Indicadores De uma forma geral, as métricas funcionam como ferramentas para auxiliar o melhor desempenho do sistema de gerenciamento de processos, elas possuem em comum uma série de atributos desejáveis que contribuem positivamente no Controle e Monitoramento de Processos. Assim, conforme apresentado por Furlan (2013), é possível resumir os aspectos desejáveis das métricas empregadas conforme o quadro 2: 20 Controle de Processos e Gestão de Recursos Humanos Quadro 2 – Aspectos importantes na elaboração de métricas Aspecto desejável Definição Alinhamento As métricas devem estar alinhadas com as estratégias e objetivos organizacionais. Responsabilidade Deve estar associado ao processo de medição um responsável por sua determinação, monitoramento e controle. Tendência Ela deve ser capaz de induzir uma padronização e apontar a tendência natural do empreendimento. Acionável As métricas devem ser acionáveis em momentos oportunos, sendo possível intervirnestas para melhorar o desempenho do processo. Quantidade As métricas não devem ser exacerbadas, elas devem restringir-se a delimitar dados relevantes. Fáceis de entender As métricas devem ser simples e estar em acordo com a dinâmica da empresa, sendo possível discuti-las de forma homogênea entre os diversos setores envolvidos. Equilibrados e vinculados As métricas devem seguir uma linha de coerência entre si, evitan- do situações de competição quanto à sua importância. Transformador A métrica deve ser capaz de estimular mudanças no caráter de autoavaliação, facilitando a compreensão das falhas operacionais, bem como, dos aspectos positivos do empreendimento. Padronização As métricas devem seguir uma padronização, de forma que seja possível analisá-las por meio de painéis distribuídos uniforme- mente em todo o processo produtivo. Contextualizada As métricas devem permitir a análise do desempenho conforme os alvos e limites estabelecidos, analisando o progresso do em- preendimento ao longo do tempo. Reforçado O impacto das métricas pode ser trabalhado por meio de compen- sações ou incentivos. Relevante As métricas podem progressivamente perder seu impacto ao lon- go do tempo, e assim precisam ser constantemente revistas para analisar a necessidade de renovações rotineiras. Fonte: Adaptado de Furlan (2013). Adicionalmente, como já comentado previamente, o sistema de métricas passa por adaptações e redesenhos constantemente, buscando atender às demandas novas que surgem à medida que o processo evolui. De fato, à medida que o processo amadurece, o produto ganha espaço no mercado ou a equipe de trabalho torna-se melhor capacitada para executar seus serviços, as demandas são modificadas, bem como, modificam-se as métricas. As métricas dos indicadores podem ser entendidas como sendo as atividades sistemáticas que avaliam a eficiência, eficácia, economia e efetividade dos processos com base nos indicadores estabelecidos. 21 Indicadores de Desempenho Capítulo 1 Em especial, quando se consideram novas metodologias de gestão, tais como PDCA (Plan, Do, Check, Act – Planejar, fazer, checar e agir), em que se busca a constante evolução e redesenho do processo na busca de melhorias contínuas, as métricas naturalmente seguem o curso de constante modificação e adaptação às mudanças sofridas pelo empreendimento. Conforme apresentado por Kiyan (2001), as métricas dos indicadores de processo evoluem conforme o quadro 3: Quadro 3 – Ciclo de vida x Indicadores de desempenho Etapas do ciclo de vida do produto Métricas dos indicadores de desempenho Maximização do desempenho: a entra- da de um produto novo no mercado exige adaptações frequentes para atendimento às demandas do mercado consumidor. Indicadores que atribuam inovação, flexibili- dade e atendimento aos requerimentos dos clientes são foco de interesse. Aumento de capacidade: uma vez fixados os indicadores que potencial- izem a capacidade e projeto com mel- hor aceitação pelo mercado, o produto torna-se um objeto de consumo dese- jável e sua produção cresce rapida- mente para atender à demanda. Indicadores que potencializem a capacidade produtiva do empreendimento estão em foco neste ponto. Capacidade de crescimento, capacidade, atrasos e pontos falhos na produção do produto são o enfoque desta etapa. Maturidade: as vendas crescem em taxas menores, tendendo a se estabilizar. Indicadores de eficiência, capazes de reduzir os custos e aumentar os lucros, evitando focos de desperdício e garantindo a sustentabilidade do negócio são foco de interesse neste ponto. Declínio: as vendas decrescem e o produto acaba sendo tirado de mercado. Ao chegar neste ponto, os indicadores prévios claramente não cumpriram seu propósito. Fonte: adaptado de Kiyan (2001). Nota-se que, pelo quadro 3, o declínio é função da escolha inadequada de indicadores, o que de fato ainda é tido como prática comum na atualidade, considerando que se sugere a adaptação constante dos indicadores. Caso uma empresa entre em atividade e prevaleça indefinidamente utilizando os mesmos indicadores de desempenho, a tendência natural é que a mesma venha a ter um declínio em vendas, por não atender às novas demandas que surgem com a maturidade da empresa. Além disso, fatores como sazonalidade, tendência de moda, estilo de vida, evolução do público-alvo, todos devem ser levados em consideração na formação de métricas. Para todas as frentes de atividades comerciais é possível apontar diversas formas de como o público-alvo evolui em termos figurativos, note os exemplos vistos no quadro 4. 22 Controle de Processos e Gestão de Recursos Humanos Quadro 4 – Produtos comercializados considerando seu público-alvo e a evolução do público frente à decisão de compra nos últimos anos Produto Público-alvo Processo de Evolução do Público Brinquedo infantil Crianças de 3 a 12 anos. Com os avanços tecnológicos e os recursos modernizados, as crianças, progressivamente, buscam produtos que sejam mais sintonizados com as novas tendências, que possuam recursos eletrônicos e processos interativos modernos. Tinta para cabelo Mulheres adultas. Com os avanços da ciência, constatou-se que nos últimos anos alguns produtos químicos são especialmente prejudiciais à saúde e, portanto, devem ser evitados. Com isso, o mercado consumidor conscientizado tem banido produtos que não atendem a esses requerimentos. Ripas Setor da construção. Com as altas taxas de desmatamento e a conscientização ambiental para preservação destes habitats, o mercado tornou-se mais consciente na esfera ambiental, dando preferência a produtos que possuam Selo Verde. Fonte: A autora. Uma das métricas do novo século que vêm ganhando relevância são as certificações ambientais. Estas impõem ao empreendimento uma série de medidas e requerimentos que garantem que a atividade reduza seu impacto ambiental e garanta a sustentabilidade ambiental do seu entorno. Apesar de não representar uma vantagem econômica direta, a certificação ambiental tem sido uma demanda crescente no mercado consumidor, possuindo peso significante na decisão de compra do consumidor consciente. Certificação ambiental garante que seu empreendimento reduza a sua geração de resíduo, priorize a eficiência dos processos, reduza seu consumo de bens de produção e esteja em sintonia com o meio ambiente. Progressivamente, as diversas certificações ambientais têm se tornado exigência do mercado consumidor, agregando valor ao seu produto final. Para maiores informações sobre as vantagens e diversas modalidades de certificações, visite: <https://goo.gl/CsgQSE>. Assim, com base na abordagem sobre as métricas usadas para delimitar os indicadores de desempenho, é importante, neste ponto, fixar que as métricas, além de simples e objetivas, devem possuir caráter de adaptação à medida que o seu processo amadurece ou modifica-se. Para melhor fixação do conteúdo estudado, considere o exercício a seguir. 23 Indicadores de Desempenho Capítulo 1 Atividade de Estudos: 1) Roberto possui uma empresa de empadas que chegou à falência nos últimos dois anos. Quando questionado sobre os problemas enfrentados, relatou o seguinte: “Não sei o que pode ter dado errado. Há muitos anos, minha avó repassou a receita das melhores empadas que já experimentei na vida. Passei meses aperfeiçoando a técnica de cozimento até conseguir reproduzir com perfeição aquela receita histórica. Pedi um financiamento e instalei meu comércio de empadas em um trailer, na porta da universidade. Após alguns meses, a demanda era tamanha que tive que alugar uma sala no edifício do lado, onde acabei contratando duas pessoas para me ajudar no serviço (uma no caixa e outra como garçom). Com mais espaço, também ficou mais fácil produzir as empadas, comprei um forno novo e um mostruário aquecidoque garantiam o atendimento nas horas de rush. Os alunos estavam eufóricos, iam para minha lanchonete e às vezes até perdiam as aulas lanchando e conversando enquanto saboreavam minhas empadas. Quando chegaram as férias de janeiro, o movimento caiu bastante, acabei mudando meu fornecedor de farinha para baixar os custos e demiti um funcionário sem justa causa, tomei um prejuízo considerável com os encargos trabalhistas de tudo isso. Na volta às aulas, os alunos que me buscavam pareciam menos ávidos a experimentar minhas empadas, alguns chegaram a comentar da textura seca da massa nova, e aos poucos o movimento foi caindo. Quando somou no final do mês com os gastos de energia, e aluguel do espaço novo, acabou sendo inviável manter o negócio. Fechei.” Com base no que foi discutido dentro deste tópico, elabore o quadro a seguir, com base no quadro 3, definindo o que ocorreu com o empreendimento do Sr. Roberto. Note que o mesmo apresenta, em uma coluna adicional, todos os indicadores que ele poderia ter utilizado para reverter o ciclo de declínio que vivenciou. Analise as métricas conforme os itens listados no quadro 3, procurando obedecer a todos estes critérios. 24 Controle de Processos e Gestão de Recursos Humanos Etapas do ciclo de vida do produto Métricas dos indicadores de desempenho usados Métricas de indicadores repensadas • Maximização do desempenho: • Aumento de capacidade: • Maturidade: • Declínio: Resposta: Etapas do ciclo de vida do produto Métricas dos indicadores de desempenho usados Métricas de indicadores repensadas Maximização do desempenho: Aumento de capacidade: Maturidade: Declínio: 25 Indicadores de Desempenho Capítulo 1 Com este exemplo, é possível notar como os indicadores de desempenho e seu parâmetro de sucesso devem ser modificados ao longo do tempo para melhor detalhar as mudanças sofridas pelo empreendimento e, assim, mensurar valores mais relevantes em cada momento de maturidade do empreendimento. Indicadores no Processo Os indicadores no processo variam de acordo com sua função, especificidade e aplicação. Surgem assim diversas abordagens para a classificação dos indicadores dentro de um processo. Estes podem ser separados conforme sua função de forma que seja possível atribuir peso aos mesmos para a adequada análise crítica de sua relevância frente ao processo global. Conforme apresentado por Ribeiro (2013), os indicadores no processo podem ser classificados conforme apresentado na seguinte tabela: Quadro 5 – Tipos de indicadores Tipos de Indicadores Definição Estratégicos Relaciona o “quanto” o empreendimento está próximo à sua visão de sucesso. Produtividade (Eficiência) Relaciona os insumos com os produtos. Efetividade (Impacto) Relaciona a eficácia com que os processos são conduzidos. Capacidade Relaciona os produtos por unidade de tempo. Fonte: Ribeiro (2013). No que concerne ao entendimento de indicadores dentro de um processo, SEPLAG (2012) define que os indicadores devem ser capazes de analisar historicamente os resultados do processo, analisando suas tendências e comparando-o com um referencial externo, servindo como ferramenta para tomada de decisões. A função de um indicador dentro de um dado processo vem há muito tempo sendo estudada e analisada, buscando abordar o maior número de pontos de vista possíveis. De uma forma geral, por meio das métricas estabelecidas, os indicadores buscam comunicar a estratégia central da empresa e clarear seus valores básicos; evidenciar problemas e oportunidades; definir responsabilidade; tornar o processo realizável e favorecer o envolvimento das pessoas. Contudo, a visualização e a correta atribuição das métricas de dado indicador dentro de um processo são difíceis, tendo em vista os diferentes pontos de vista interagindo nos processos abordados. Neste contexto, é importante definir indicadores que sejam fáceis de compreender e que possuam métricas padronizadas e altamente objetivas. Para melhor fixação destes conceitos, analise a atividade de estudo a seguir. 26 Controle de Processos e Gestão de Recursos Humanos Atividade de Estudos: 1) Como forma de contextualizar os indicadores de desempenho dentro de um processo, preencha adequadamente a ficha do indicador para três indicadores conforme o caso reportado: a empresa de limpeza urbana contratada para o pequeno município de Barreiras (BA) enfrentou problemas contratuais com a prefeitura, onde estabeleceu algumas condicionantes para o retorno às suas atividades. Uma vez atendidos estes requerimentos, e adotadas novas medidas de gestão, tais como programas 5S, PDCA e a ISO 14001, a empresa voltou às suas atividades conforme fluxograma simplificado apresentado a seguir: Figura 5 – Fluxograma simplificado das atividades de uma empresa de coleta de resíduo urbano Fonte: A autora. Escolha, arbitrariamente, alguns indicadores de desempenho relevantes dentro do processo produtivo descrito acima e preencha os itens descritos no quadro: 27 Indicadores de Desempenho Capítulo 1 Ficha do indicador Nome do indicador Descrição Tipo Dimensão Processo Fórmula Responsável Fonte de dados Meta Resultado Aspectos Comportamentais Uma vez entendida a definição de indicadores, como funcionam suas métricas e a importância da sua adequada escolha, é importante atentar-se para o último fator variável deste processo: o ser humano. A cultura da organização, como regra de abordagem da mesma frente ao mercado consumidor e seu processo produtivo, é capaz de influenciar diretamente a eficiência e a eficácia dos indicadores de desempenho envolvidos. Neste contexto, Hammer e Hershman (2010) introduzem os “sete pecados capitais” para a medição: • vaidade: utilizar medições como forma de expor uma competência, induzindo a valores que criem o aspecto de sucesso aos gestores envolvidos; • provincianismo: o controle de métricas pelas áreas funcionais de forma a monopolizar o dado, não divulgando o mesmo entre os diferentes grupos de trabalho de forma objetiva e compreensível; • narcisismo: tomar a medição sem levar em conta a perspectiva do cliente, atribuir “qualidade, conformidade, eficiência” a parâmetros internos e não externos; • preguiça: não dedicar esforço e empenho necessário para correta medição; • mesquinhez: realizar medidas incompletas como forma de reduzir custos e tempo; • irrelevância: não atribuir correto cuidado às métricas, distribuindo-as sem levar em conta o reflexo das mesmas no comportamento humano; • frivolidade: falta de seriedade e responsabilidade quanto às formas, impactos e abordagens das métricas. 28 Controle de Processos e Gestão de Recursos Humanos Assim, a definição de indicadores por meio de metodologias dinâmicas e que envolvam diversos pontos de vista deve ser priorizada. Igualmente, a mensuração padronizada, feita por diversos responsáveis em momentos distintos, garante a confiabilidade das métricas escolhidas. Atividade de Estudos: 1) Um gerente de uma cafeteria procura entregar ao cliente o melhor produto, em tempo hábil e obedecendo a um padrão de qualidade firmado com o passar dos anos. Os diversos indicadores envolvidos nos critérios de satisfação do cliente podem ser resumidos em: qualidade do café, qualidade dos lanches, qualidade do atendimento e critérios de limpeza e conforto do local. Com base nestas informações, indique o sujeito melhor indicado para realizar a mensuração destes indicadores de desempenho. ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________ Maiores detalhes no que concerne às ferramentas para definição de métricas e para sua correta mensuração, além de sua padronização, serão discutidos mais adiante. Impactos dos Indicadores Tendo definido os indicadores de processo adequados, a sua correta aplicação depende integralmente dos aspectos comportamentais dos responsáveis por cada métrica. Além destes, devido à capacidade de mudanças de objetivos, metas e visão do empreendimento, é importante rotineiramente revisitar os indicadores e analisar sua viabilidade e relevância conforme apresentado na Tabela 1. Uma das formas mais simples de criar indicadores é por meio de modelos de tomada de decisão. A Figura 6 traz uma adaptação de Furlan (2013), referente à sequência de passos para correta criação de indicadores conforme metodologia de tomada de decisão. 29 Indicadores de Desempenho Capítulo 1 Figura 6 - Procedimento para criação de indicadores por meio de tomada de decisão Fonte: Adaptado de Furlan (2013). Nota-se que, conforme apresentado na Figura 6, a geração de indicadores dentro de um processo é um procedimento simples e capaz de trazer diversas vantagens à cadeia produtiva. Contudo, estudos recentes de Barboza Filho (2009) reforçam que apenas 52% dos projetos industriais vistos no país dão enfoque à geração e à avaliação de indicadores de desempenho como parte do seu processo de autoanálise e acompanhamento de desempenho. Assim, parte do enfoque do presente capítulo é a estimulação do uso de tal recurso para garantir a viabilidade global dos empreendimentos a serem futuramente gerados pelo corpo discente. Por fim, a escolha de indicadores deve ter em mente o seu objetivo final: resolver uma inadequação do processo. Por vezes, ao levantar diversos aspectos do empreendimento, tomando em consideração as diversas frentes operantes, é comum deparar-se com excesso de informação, e o amontoado de conteúdo de baixa contribuição para o objetivo central. Assim, ao desenvolver os indicadores, mesmo que buscando a escolha daqueles que melhor detalham o sistema, é importante evitar: excesso de informação, reduzir os objetivos à lucratividade do empreendimento, restringir os indicadores a procedimentos de controle da produção e, por fim, evitar avaliar o desempenho como um somatório de indicadores. 30 Controle de Processos e Gestão de Recursos Humanos É comum questionar-se como mensurar de forma objetiva a abrangência dos indicadores de desempenho e sua influência na melhora do processo produtivo. Para melhor compreensão de uma aplicação prática dos princípios abordados neste capítulo, indica- se a leitura de: MARTINI, C. J.; ZAMPIN, I. V.; RIBEIRO, S. L. Indicadores de desempenho: uma análise em pequena empresa do ramo metalomecânico, Revista Gestão e Foco, 2015. Disponível em: <https://goo.gl/CsQTvg>. Acesso em: 20 ago. 2017. Os tópicos a serem discutidos posteriormente buscam, de forma sucinta, detalhar metodologias de identificação dos indicadores e definição de suas métricas, de forma a viabilizar o seu controle e monitoramento dentro de processos de produção. Algumas Considerações Neste capítulo foram abordados o surgimento e o entendimento global dos indicadores de desempenho, estima-se que tenham a relevância e as características básicas desejáveis para que os indicadores e suas métricas estejam claros. Assim, o aluno deve ser capaz de, dentro de um processo, entender quais são os indicadores de desempenho e as métricas que melhor definem o sucesso do empreendimento, sendo capaz de estimar as adequações e adaptações exigidas das métricas e dos indicadores ao longo do tempo. Mais adiante, por meio de metodologias bem estabelecidas, serão discutidas as melhores abordagens para definição das métricas, identificação da sua influência em processos de hand-off e como influem no sucesso do empreendimento. Referências BARBOZA FILHO, F. U. N.; CARVALHO, M. M.; RAMOS, A. W.; Gerenciamento de projetos - o impacto do uso dos indicadores de desempenho no resultado do projeto. Produto e Produção, vol. 10, n. 1, p. 38-53, 2009. FERNANDES, L. J. M.; FREITAS, L. S. Análise do processo produtivo de uma panificadora da cidade de Campina Grande – Paraíba utilizando a ferramenta P + L. Espacios, vol. 35, n. 5, p. 12, 2014. 31 Indicadores de Desempenho Capítulo 1 FURLAN, J. D. Guia para o gerenciamento de processos de negócio. Corpo Comum de Conhecimento. ABPMP BMP CBOK V 3.0, ABPMP, 2013. HAMMER, M.; HERSHMAN, L. Faster, cheaper and better. Crown Business, New York, 2010. KIYAN, F. M. Proposta para desenvolvimento de indicadores de desempenho como suporte estratégico. Dissertação de Mestrado, Universidade Federal de São Carlos, São Carlos, 2001. MARTINI C. J.; ZAMPIN, I. V.; RIBEIRO, S. L. Indicadores de desempenho: uma análise em pequena empresa do ramo metalomecânico. Revista Gestão e Foco, 2015. Ribeiro, A. F. Gestão de Processos – módulo 3. Ed. ENAP/DDG, 2013. SANTOS, G. L.; ZACCARON, V. J.; LIMA, M. A.; SOARES, T. C. Análise dos indicadores de desempenho sob a ótica da perspectiva aprendizado e crescimento: estudo de caso no ramo de embalagens plásticas. Produto e Produção, vol. 16, n. 1, 2015. 32 Controle de Processos e Gestão de Recursos Humanos CAPÍTULO 2 Desenvolvimento de Indicadores A partir da perspectiva do saber fazer, neste capítulo você terá os seguintes objetivos de aprendizagem: � Atribuir métricas ao indicador apontando seus momentos de suspensão. � Analisar os indicadores dentro do desenho de processos. � Realizar o levantamento e monitoramento de indicadores. � Elaborar check-list de verificação. 34 Controle de Processos e Gestão de Recursos Humanos 35 Desenvolvimento de Indicadores Capítulo 2 Contextualização No capítulo anterior, vimos a importância dos indicadores e como os mesmos estão relacionados com a percepção de sucesso em um empreendimento. Os indicadores, quando projetados de forma adequada, são a chave para o controle e monitoramento da atividade desenvolvida, servindo como ferramenta para identificar e solucionar problemas que podem surgir com o tempo. Por outro lado, indicadores projetados de forma incorreta tendem a representar um viés para a evolução do empreendimento e gerar a falsa percepção de sucesso e conformidade mesmo quando há situações comprometendo a viabilidade do empreendimento. Estes vieses surgem de diversas formas, tanto físicas, logísticas quanto humanas, e devem ser evitados. Lembrando que, todos os empreendimentos apresentam uma evolução natural devido à maturação da atividade no setor o qual ela está inserida, bem como o desgaste natural dos recursos utilizados, ou ainda a evolução do mercado em direções não previstas inicialmente. Como forma de garantir a competitividade da atividade, é de crucial importância que os indicadores sejam constantemente atualizados, levando em consideração fatores externos e internos. Neste sentido, este capítulo auxilia na definição do que conhecemos como métricas para os indicadores de desempenho. Espera-se trabalhar a capacidade de identificação dos diversos cenários envolvidos na construção das métricas, além da elaboração de fluxogramas que auxiliam na compreensão da importância das métricas determinadas ao longo da cadeia produtiva. Por fim, alguns métodos de levantamento serão propostos apontando suas aplicações e restrições, sendo possível analisar qual método melhor se ajusta a cada empreendimento. Definição de Métricas A definição de indicadores de desempenho é feita como parte essencial no controle e monitoramento dos processos desenvolvidos por cada empreendimento. Contudo, o acompanhamento dos indicadores deve ser feito de forma mensurável, sendo possível não apenas determinar sua conformidade, mas também mensurarsua adequação. Assim, no sentido de apresentar um entendimento quantitativo do seu indicador, surge a necessidade de definir as suas métricas. Conforme discuti- do por Kiyan (2001), as métricas surgem com a finalidade de: 36 Controle de Processos e Gestão de Recursos Humanos • direcionar os colaboradores quanto à estratégia de abordagem do empreendimento, além de clarear os valores estabelecidos na política da empresa; • identificar os possíveis pontos problemáticos na cadeia produtiva, sendo possível analisar e apontar alternativas para sua solução; • auxiliar no correto diagnóstico dos problemas, deixando claro em quais aspectos cada indicador está apresentando não conformidade; • atribuir responsabilidades a cada indicador de desempenho, ressaltando a necessidade de capacitações e treinamentos para que cada responsável esteja apto a medir os indicadores; • motivar a mudança de comportamento na cadeia produtiva, gerando conscientização dentro dos subprocessos individuais. O conceito de não conformidade está diretamente relacionado com os objetivos e metas de subprocesso individualmente. De forma geral, a não conformidade pode ser entendida como toda e qualquer etapa do processo que não está dentro dos requisitos estabelecidos para mensurar sua qualidade e desempenho (SANTOS, 2014). Para mais informações sobre a classificação de não conformidades e um exemplo prático de sua análise no setor industrial, acesse: <http://www.aedb.br/seget/arquivos/artigos14/28920321.pdf>. Você encontrará um artigo intitulado: Análise e Melhoria de Processo no Tratamento de Não Conformidades em Empresa do Setor de Petróleo e Gás da Bacia de Campos. Boa leitura. As métricas, quando bem definidas, estão intimamente correlacionadas com metas a serem atingidas, as quais defendem a proposta e visão do empreendimento frente a cada atividade desenvolvida. As metas podem ser estabelecidas em cima de índices de eficiência, satisfação, eficácia, economia, entre outros. No geral, elas são separadas entre conformes/não conformes, ou seguindo um aspecto quantitativo com respeito a uma meta definida (com classificação gradativa), sendo possível de forma objetiva, clara e universal, entender o quanto cada indicador encontra-se dentro do desejado para o funcionamento correto do empreendimento. Assim, é importante ter em mente que cada indicador deve ser capaz de responder satisfatoriamente às perguntas descritas no quadro a seguir: http://www.aedb.br/seget/arquivos/artigos14/28920321.pdf http://www.aedb.br/seget/arquivos/artigos14/28920321.pdf 37 Desenvolvimento de Indicadores Capítulo 2 Quadro 6 – Quesitos básicos na elaboração de uma métrica Titulo De forma clara e sucinta, descrever qual a medida e por que ela é importante Unidade de medida Métrica adotada. Periodicidade Frequência de medição. Revisão Frequência de calibração/renovação da medida. Tipo-chave Classificação de acordo com o objetivo. Arquivo Local de armazenamento do dado. Definição Método de cálculo. Origem Como foi gerado. Meta Valor referencial adotado. Referência de comparação Valor estimado em concorrência. Fonte de dados dos resultados Equipamento utilizado. Metodologia de medição Metodologia de análise. Responsável Autor da medição. Fonte: Adaptado de Kaplan e Norton (2000). Atividade de Estudos: 1) Uma academia instalada há mais de uma década, em um bairro tradicional da cidade de Recife, recentemente adquiriu um espaço novo em uma zona de expansão próximo a Olinda. Como estabelecimento operante há muitos anos, considera-se um marco tradicional no ramo, e o público-alvo associa à imagem do estabelecimento diversos recursos básicos que se tornaram marca da empresa. Passados dois anos, recuperou-se o investimento inicial feito no empreendimento, de forma a analisar a sua sustentabilidade, e uma análise dos principais indicadores de desempenho instituídos inicialmente está sendo feita para que estes sejam renovados, atualizados e que as metas sejam ajustadas de acordo com este novo momento do empreendimento. O quadro a seguir indica os principais indicadores de desempenho propostos no momento de instalação da academia, com os quais estavam associados inicialmente. Com base nestes, sugira dois novos indicadores (ou a atualização dos mesmos – propondo metas), proponha medidas para que estas metas sejam atendidas e justifique suas escolhas. 38 Controle de Processos e Gestão de Recursos Humanos Quadro 7 - principais indicadores de desempenho propostos no momento de instalação da academia Indicador Métrica Meta Abordagem Número de matrículas Alunos 500 alunos Propaganda audiovisual; Distribuição de panfletos; Promoção de adesão. Gastos de energia kWh 00 kWh/mês Medição na conta. Satisfação do cliente Estrelas no ques- tionário 5 estrelas Questionário disponível na portaria. Qualidade dos equipamentos Número de reparos Zero Instrução adequada de uso. Gastos com água M3 100 m3/mês Panfletos de instrução con- tra desperdício. Fonte: A autora. _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ Como discutido no capítulo anterior, apesar de aparentemente simples, esta tarefa envolve algumas variáveis que precisam ser destacadas: • a métrica adotada deve ser mensurável de forma universal, ou seja, todos os colaboradores envolvidos devem ser capazes de tomar a métrica de forma padronizada, sem que sejam necessárias habilidades ou capacitações que não atendam às qualificações de todos os envolvidos; • o fator humano não pode estar envolvido na mensuração da métrica. É importante que ela seja divulgada e compreendida de forma universal. Fatores que envolvam ego ou percepção de hierarquia não devem ser permitidos no entendimento da métrica; • a métrica deve estar prontamente disponível para toda a equipe em todos os momentos. Deve ser possível consultar o dado, evitando situações de desconfiança ou descrédito entre os envolvidos. 39 Desenvolvimento de Indicadores Capítulo 2 O fator humano, idealmente, não deve exercer influência no entendimento e registro da avaliação do desempenho, contudo, relatos evidenciando a problemática são comuns. Para maior desenvolvimento do tema, consulte o trabalho desenvolvido por Horneaux Jr. e Correa (2007), analisando o fator humano em uma empresa do setor químico, disponível em: <http://www.anpad.org. br/admin/pdf/ESO-A1359.pdf>. Figura 7 – Fluxograma de trabalho operando em um ponto de atendimento ao cliente para vendas de lâminas de madeira Atividade de Estudos: 1) Uma empresa madeireira possui um ponto de atendimento ao cliente localizado na zona urbana de Palmas, TO. No empreendimento, é feito o recebimento de lâminas de madeira, também chamadas de madeira em formato compensado, as quais são serradas e comercializadas em dimensões variadas, conforme requerimento do cliente. Dentro deste contexto, apresente três métricas associadas ao fluxograma de trabalho, conforme apresentado na figura a seguir: Descarte de embalagens Descarte de embalagens Recebimento das placas de compensado Classificação e estocagem Venda FinalExposição InstalaçãoCorte e preparoDesempacotamento Transporte e EntregaEmpacotamento http://www.anpad.org.br/admin/pdf/ESO-A1359.pdf 40 Controle de Processos e Gestão de Recursos Humanos Titulo Métrica 1 Métrica 2 Métrica 3 Unidade de medida Periodicidade Revisão Tipo-chave Arquivo Definição Origem Meta Referência de compara- ção Fonte de dados dos resultados Metodologia de medição Responsável Métodos de Levantamento Os métodos utilizados,quanto às métricas para o levantamento dos dados, devem apresentar algumas características básicas para que seja possível garantir seu sucesso e universalidade. Assim, conforme apresentado por Kiyan (2001), os métodos devem: 41 Desenvolvimento de Indicadores Capítulo 2 • ser compatíveis com uma abordagem competitiva; • apresentar análise de aspectos financeiros e não financeiros; • viabilizar abordagens de melhoria contínua; • identificar de forma histórica a tendência da métrica e seus progressos; • esclarecer as relações de causa/efeito; • ser universalmente compreendida pelo corpo de colaboradores envolvidos; • elucidar de forma dinâmica a posição de cada métrica no processo global; • representar informações disponíveis em tempo real; • motivar a interação entre os colaboradores, instigando mudanças comportamentais; • mensurar as métricas como uma visão global e não individual. Buscando atender a essas características, alguns métodos de levantamento são propostos, dentre os quais se destacam: • método SMART; • Balanced Scorecard; • estruturas de indicadores de gestão; • sete critérios do desempenho; • sistema de medição de desempenho integrado e dinâmico. Dos métodos citados, um dos mais aplicados é o Balanced Scorecard, que consiste em uma estrutura compreensiva que traduz os objetivos da empresa em um conjunto de indicadores de desempenho, sendo complementados com dados de satisfação do cliente, processos internos e inovação. Como já comentado previamente, esta metodologia prega a análise do sistema e dos indicadores escolhidos dentro de quatro frentes básicas, sendo elas: • Perspectiva dos clientes: centra-se na identificação do mercado ao qual a atividade está inserida. Busca-se levar em conta os indicadores que possam estar relacionados com aspectos culturais, acima dos aspectos financeiros. • Perspectiva financeira: visando atender ao objetivo central de todos os empreendimentos, esta perspectiva centra-se na análise de custos de forma a gerar valores de entrada maiores que os custos. Os indicadores gerados centram-se em questões econômicas. • Perspectiva de processos internos: os indicadores são desenvolvidos centrados na excelência dos processos internos, analisando individualmente cada subprocesso e estimando quais indicadores claramente descrevem a eficiência de cada processo. • Perspectiva de aprendizado e crescimento: os indicadores propostos estão alinhados com o objetivo do empreendimento no sentido de melhor capacitar e preparar cada colaborador, entendendo o sucesso do empreendimento como a contínua atividade em conformidade com os objetivos centrais propostos. 42 Controle de Processos e Gestão de Recursos Humanos Uma forma de analisar o desempenho do empreendimento, quando se busca relacionar o Balanced Scorecard com as políticas e visões do empreendimento, pode ser visto na figura a seguir, em que se analisa sucintamente os aspectos a serem levantados em cada perspectiva. Figura 8 – Analisando a visão e estratégia do empreendimento nas quatro perspectivas Atividade de Estudos: 1) Dona Maria instalou um restaurante de alimentação orgânica em um bairro residencial na cidade de São Paulo. Considerando o tempo de atividade de seis meses, após forte investimento em campanhas publicitárias, por meio de panfletos e outdoors, o estabelecimento encontra-se operante com um fluxo de atendimento médio. Proponha, de forma sucinta, dois indicadores de desempenho para cada perspectiva utilizada no sistema de Balanced Scorecard, preenchendo o quadro a seguir: Perspectiva Financeira Objetivos «Para termos sucesso financeiro como deveremos ser vistos pelos nossos investidores» Indicadores IniciativasMetas Perspectiva Aprendizagem e Crescimento Objetivos «Para concretizar a nossa visão, como poderemos desenvolver capacidades de mudança e cescimento?» Indicadores IniciativasMetas Perspectiva Processos Internos Objetivos «Para satisfazer os nossos investidores e clientes, em que processos teremos de ser excelentes?» Indicadores IniciativasMetas Perspectiva Cliente Objetivos «Para atingirmos a nossa visão, como deveremos ser vistos pelos nossos clientes» Indicadores IniciativasMetas Visão e Estratégia Fonte: Forte (2012). 43 Desenvolvimento de Indicadores Capítulo 2 Perspectiva Objetivos Indicadores Financeira Clientes Processos internos Apren- dizagem e crescimento Nota-se como até este ponto foi possível entender a discussão a respeito das métricas dos indicadores, sua importância e os princípios básicos na sua elaboração e determinação. As métricas, antes de tudo, devem possibilitar o entendimento básico do funcionamento da eficiência dos processos e permitir identificar quais metas não estão sendo satisfatoriamente atingidas, porém essa análise isolada dos indicadores inviabiliza a compreensão da sinergia entre as métricas e da interdependência do processo (RIBEIRO, 2013). A influência que uma atividade isolada tem na sua atividade conseguinte se chama hand-off. Trata-se do fenômeno que ocorre dentro do processo toda vez que a informação ou o trabalho passa de uma função para a seguinte, basicamente, é a transferência do controle do produto final (FURLAN, 2013). Quando se analisa as métricas, entende-se que os hand-off influem diretamente na capacidade das métricas seguintes atingirem suas metas. Essa identificação dos processos falhos, analisando etapa a etapa, o atendimento (ou não) das metas criadas auxilia na correta identificação da etapa problemática 44 Controle de Processos e Gestão de Recursos Humanos Atividade de Estudos: 1) Numa empresa de fabricação de calçados esportivos, após a operação satisfatória da atividade por cinco anos, o SAC começou a registrar reclamações referentes à qualidade do cadarço comercializado. Aparentemente, a amostra de 5% dos clientes estava adquirindo material com fios soltos e falhas na costura. Para solucionar o problema, foram apresentadas as sugestões a seguir: • substituir o fornecedor de cadarços, buscando materiais mais resistentes; • revistar o design do produto, propondo novos modelos que solucionem este problema; • aceitar como erro de amostra e considerar o problema junto aos comerciantes; • revisar o fluxograma de processos, analisando as métricas determinadas e as metas atingidas. Sob seu ponto de vista, qual poderia ser o motivo de tal falha e uma possível solução? _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ Por meio deste exemplo prático, é possível ilustrar a importância de um hand-off feito com compromisso e responsabilidade. O hand-off é um fenômeno inevitável dentro de qualquer desenho de processo que envolva mais de uma equipe empenhada em atingir um objetivo comum. Com isso, é importante definir e compreender a função dos seus indicadores dentro de um fluxograma de processos Fluxograma dos Indicadores O fluxograma, assim como o desenho do processo, auxilia na visualização global dos indicadores e sua correlação com a sequência de procedimentos realizados no processo de produção. O desenho do fluxograma de indicadores é uma ferramenta útil, inclusive na determinação das melhores métricas para definição da qualidade do seu produto. 45 Desenvolvimento de Indicadores Capítulo 2 O método escolhido, para determinação das métricas, está fortemente relacionado ao número de indicadores escolhidos e como é possível organizar a visualização dos mesmos dentro do seu sistema. Considerando o uso do método de Balanced Scorecard, os indicadores estarão correlacionados de uma forma a enxergar os quatro pontosde vista centrais discutidos (a perspectiva do cliente; financeira; dos processos internos e de aprendizagem; e crescimento) (FURLAN, 2013). Segue um exemplo retratado para que seja possível visualizar a estrutura de um fluxograma de indicadores: Em um estudo de caso desenvolvido em Portugal, Forte (2012) analisou uma empresa de fabricação de arames, seguindo a metodologia de Balanced Scorecard para a escolha dos indicadores estudados. Assim, os principais itens selecionados, de acordo com sua perspectiva, foram: • Financeira: aumentar as rendas do empreendimento, abraçar novos mercados e desenvolver a atividade principal. • Clientes: satisfazer os requerimentos dos clientes, reduzir o tempo de entrega dos produtos. • Processos internos: melhorar a qualidade do produto, reduzir o tempo de produção, verificar a qualidade ambiental. • Aprendizagem e crescimento: melhorar a comunicação interna, formar recursos, inovar os processos. Note que, apesar de ser possível identificar exatamente em qual etapa do processo cada um dos indicadores está localizado, a sua inter-relação ocorre de forma não linear, em que a falha em uma etapa pode levar ao comprometimento dos indicadores indiferente da sequência na qual a atividade se desenvolve. Com estes indicadores escolhidos foi possível elaborar o fluxograma da figura a seguir, descrevendo as relações encontradas entre os indicadores apontados: 46 Controle de Processos e Gestão de Recursos Humanos Figura 9 – Fluxograma de indicadores da Fapricela S.A. Fonte: Forte (2012). Do exemplo anterior, ficou evidente que a interconexão dos indicadores nem sempre obedece a relação vista entre as atividades que compõem a fabricação do produto, elaboração do processo, entre outros. O fluxograma dos indicadores surge com o intuito de identificar as diversas associações existentes entre indicadores, auxiliando na identificação das etapas falhas e sua correlação das diversas perspectivas envolvidas na análise de Balanced Scorecard. Assim, a análise do fluxograma deve ser feita de forma cautelosa, contando com a colaboração de diversos componentes da equipe para que vários pontos de vista possam ser levados em consideração na análise de adequação das etapas (KIYAN, 2001). Melhorar a comunicação interna Pe rs pe ct iv a Fi na nc ei ra Pe rs pe ct iv a C lie nt e Pe rs pe ct iv a Pr oc es so s In te rn os Pe rs pe ct iv a Ap re nd iz ag em e C re sc im en to Motivar e formar os Recursos Inovar os processos Aumentar valor para os acionistas Ingressar em novos mercados Manter o foco na atividade principal Satisfazer e Fidelizar os clientes Reduzir prazos de entrega Melhorar a qualidade dos produtos Reconhecimento da qualidade ambientalReduzir o ciclo de produção de cada produto 47 Desenvolvimento de Indicadores Capítulo 2 Neste ponto, o montante de informações e conteúdo a serem considerados, normalmente se torna um desafio para a estrutura gestora de qualquer atividade, sendo necessário manter-se atento às questões dúbias e situações de confronto de informação. Na elaboração de indicadores e visualização dos seus fluxogramas, é comum deparar-se com uma nuvem de informação, como visto na figura a seguir: Figura 10 – Itens considerados na elaboração de indicadores e organização de fluxogramas Fonte: Furlan (2013). Assim, a determinação clara das etapas a serem seguidas neste procedimento é de extrema importância, levando em conta os aspectos humanos que influenciam diretamente na qualidade de qualquer serviço. Ribeiro (2013) propõe, no quadro a seguir, as etapas delineadas na elaboração do fluxograma de indicadores: 48 Controle de Processos e Gestão de Recursos Humanos Quadro 8 – Etapas envolvidas na elaboração do fluxograma de indicadores Etapa Definição Objetivo Reunião com os colaboradores Momento de instrução e capacitação. Definir as metas da elaboração dos indicadores: • ressaltar aspectos e requerimentos; • instruir sobre universalidade e imparcialidade quanto aos indicadores. Desenho de processos Delimitação do desenho da atividade. Elaboração de fluxograma da atividade: • identificação dos diversos processos envolvidos; • classificação dos subprocessos, atividades e metas em cada etapa. Geração de indicadores Proposta de indicadores. Classificação da maturidade do empreendimento: • proposta de indicadores envolvidos por processo/subprocesso; • análise da evolução dos indicadores. Elaboração do Balanced Scorecard Análise das quatro perspectivas dos indicadores escolhidos. Colaboração entre equipes para análise dos 4 indicadores envolvidos. • interpretação das metas escolhidas e suas inter-relações. Desenho do fluxograma de indicadores Elaboração das conexões entre indicadores. Elaboração do fluxograma inter-relacionando indicadores conforme as perspectivas analisadas. Fonte: Adaptado de Ribeiro (2013). A princípio, este processo requer tempo, recursos e comprometimento da equipe para que seja possível delimitar todas as facetas envolvidas no processo global. A etapa de conscientização e capacitação exerce forte papel na formação de um fluxograma que esteja coerente com a atividade e que represente uma ferramenta de utilidade na gestão do empreendimento. Os maiores conflitos encontrados em relatos de gestores envolvem o “comprometimento” dos colaboradores nesta etapa. O recurso humano e sua capacidade de determinar o sucesso das atividades desenvolvidas, encontram-se constantemente limitados pelo nível de comprometimento dos envolvidos. Assim, a etapa inicial de capacitação e instrução na elaboração de indicadores, determinação de suas metas e análise das perspectivas envolvidas em cada indicador, é certamente a etapa mais importante de toda análise de fluxograma (SEBRAE, 2008). 49 Desenvolvimento de Indicadores Capítulo 2 Atividade de Estudos: 1) Considere que no ano de 2020, com os devidos recursos financeiros liberados, você se torne um empreendedor de sucesso do ramo de tintas. De forma a garantir a sustentabilidade do seu empreendimento e adotando os recursos de gestão, vistos no presente curso, você venha a elaborar seus indicadores de desempenho e seu fluxograma de indicadores. Use o quadro a seguir para essa elaboração: Etapa Objetivo Etapas Reunião com os colaboradores Desenho de processos Geração de indicadores Elaboração do Balanced Scorecard Desenho do fluxograma de indicadores Em seguida, apresente os indicadores escolhidos conforme as fichas desenvolvidas para análise em Balanced Scorecard (Figura 2): Perspectiva Financeira Objetivos Indicadores Metas Iniciativas Perspectiva Cliente Objetivos Indicadores Metas Iniciativas Perspectiva Processos Internos Objetivos Indicadores Metas Iniciativas Perspectiva Aprendizagem e Crescimento Objetivos Indicadores Metas Iniciativas 50 Controle de Processos e Gestão de Recursos Humanos Por fim, elabore o fluxograma proposto da atividade. Alguns novos indicadores de desempenho merecem destaque devido a sua inovação e a relação que estão apresentando com índices de sucesso, aceitação e sustentabilidade no mercado do século XXI. Estes são resumidos em: indicadores ambientais, indicadores de saúde profissional e indicadores de qualidade certificadores (FURLAN, 2013). A seguir, apresentamos cada um: • Indicadores ambientais: além do quesito contaminação ambiental, os indicadores que envolvem manutenção e promoção da qualidade do meio ambiente vêm representando maiores ou menores índices de identificação com o estabelecimento. É possível notar uma tendência do mercado consumidor de favorecer empreendimentos que componham, não apenas sistemas limpos e não poluidores, mas também que promovam atividades ambientais que instituem a ideia de conscientizaçãoambiental do empreendimento. Estas atividades envolvem desde promoção de mutirões de limpeza em praias, bairros, riachos, até o uso de recursos renováveis dentro do estabelecimento (indiferente de custo associado). 51 Desenvolvimento de Indicadores Capítulo 2 • Indicadores de saúde profissional: o colaborador, tradicionalmente visto como ferramenta de trabalho, tem seu papel e representação social modificado. Entende-se atualmente que a saúde mental do colaborador, assim como a sua saúde física, é de interesse para o desenvolvimento correto da atividade proposta. Assim, os empreendimentos que investem em espaços recreativos, atividades laborais, modelos ergonômicos e confortáveis de ferramentas de trabalho (mesas, cadeiras, utensílios), têm sido associadas com produtos de maior qualidade e melhor identificação dos consumidores. A percepção do consumidor vem englobando mais do que a qualidade do produto, mas também a identificação com empreendimentos que promovam saúde e bem-estar. • Indicadores de qualidade certificadores: o mercado de certificação de qualidade tem estado em constante expansão. A certificação tem sido vista como um selo de garantia para o consumidor no que concerne uma variedade de atributos, desde quesitos de sustentabilidade ambiental, até a resistência e durabilidade do produto. Muito além da certificação de segurança para uso, os selos de garantia estão tomando um caráter de identificação com o empreendimento. Durante a elaboração do Balanced Scorecard, é importante ter em mente a análise destes novos indicadores que influenciam indiretamente em respostas de venda do empreendimento. É comum um empreendimento oferecer um serviço ou produto em perfeita conformidade com todos os aspectos produtivos em ordem, atingindo as metas de todos os indicadores gerados corretamente, porém não apresentar aceitação de mercado devido a um comportamento inadequado frente a estes indicadores delimitados. Assim, o consumidor do novo século possui exigências ambientais que, por vezes, superam as limitações legais ou ainda de qualidade do produto, sendo necessária uma constante avaliação do mercado consumidor para que seja possível entender e visualizar as limitações por ele imposta (ASENSIO, 2015). Neste contexto, nasce o conceito de framing, que basicamente representa a identificação do consumidor com o produto ou empreendimento. Promove, por meio de propaganda, informações e um aspecto de lealdade ao serviço prestado, associando à devida marca uma expectativa de qualidade e atendimento. Este efeito de framing possui uma frente positiva e outra negativa, com a mesma facilidade com que o cliente se vê associado e fidelizado com um determinado produto ou serviço, o mesmo se vê repulsado e igualmente rejeitando um produto ou serviço ao qual ele desenvolveu uma interpretação negativa. 52 Controle de Processos e Gestão de Recursos Humanos Algumas Considerações O desenvolvimento de indicadores requer a análise de uma série de variáveis que tendem a tornar o processo trabalhoso e confuso. É importante que os colaboradores responsáveis por esta etapa estejam cientes da importância da elaboração adequada destes na geração de um fluxograma coerente com a atividade desenvolvida. Este fluxograma elaborado deve ser exposto e estar continuamente disponível para qualquer componente da equipe de trabalho, de forma a auxiliar no controle e monitoramento da atividade desenvolvida. As etapas sugeridas, neste capítulo, devem ser seguidas de forma que os indicadores possuam métricas adequadas, claras e objetivas, com metas estabelecidas conforme a maturidade da atividade e o propósito ao qual vem sendo desenvolvida. Uma vez que as ferramentas básicas de monitoramento já foram expostas e delimitadas, metodologias para implementação do controle e monitoramento serão vistas no próximo capítulo. Referências ASENSIO, O. I.; DELMAS, M. A. The dynamics of consumer behavior: novelty and framing effects. California-USA: UCLA, 2015. BARBOZA FILHO, F. U. N.; CARVALHO, M. M.; RAMOS, A. W. Gerenciamento de projetos: o impacto do uso dos indicadores de desempenho no resultado do projeto. Produto e Produção, v. 10, n. 1, p. 38-53, 2009. FORTE, M. J. C. G. O. Balanced Scorecard como instrumento de monitorização do desempenho organizacional: o caso Fapricela S. A. Mestrado em Gestão, Universidade de Coimbra, Coimbra – Portugal, 2012. FURLAN, J. D. Guia para o gerenciamento de processos de negócio. Corpo Comum de Conhecimento (BMP CBOK). V. 3, ABPMP, 2013. HORNEAUX JR., F.; CORREA, H. L. A influência do fator humano na mensuração e avaliação do desempenho organizacional: estudo de caso de empresas do setor químico. XXXI Encontro ANPAD, Rio de Janeiro – RJ, 2007. KAPLAN, R. S.; NORTON, D. P. Organização orientada para a estratégia: como as empresas que adotaram o balanced scorecard prosperam no novo ambiente de negócios. 3. ed. Rio de Janeiro: Campus, 2000. KIYAN, F. M. Proposta para desenvolvimento de indicadores de desempenho como suporte estratégico. São Carlos – SP: Universidade de São Paulo, 2001. 53 Desenvolvimento de Indicadores Capítulo 2 RIBEIRO, A. F. Gestão de processos – módulo 3. Brasília: ENAP/DDG, 2013. SANTOS, J. A. N. et al. A análise e melhoria de processo no tratamento de não conformidades em empresa do setor de petróleo e gás da Bacia de Campos. XI Simpósio de Excelência em Gestão e Tecnologia – SEGeT, 2014. SEBRAE – Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas do Paraná, SEBRAE sem distância – v. 4. Gestão de Processos. Série Administração Básica, 2008. 54 Controle de Processos e Gestão de Recursos Humanos CAPÍTULO 3 Implementação do Controle e Monitoramento A partir da perspectiva do saber fazer, neste capítulo você terá os seguintes objetivos de aprendizagem: � Compreender o controle na atividade produtiva. � Identificar a divisão do monitoramento. � Identificar os desenhos de processos para monitoramento da qualidade. � Definir a elaboração de fluxograma com pontos de monitoramento e método aplicado. 56 Controle de Processos e Gestão de Recursos Humanos 57 Implementação do Controle e Monitoramento Capítulo 3 Contextualização Para o desenvolvimento do Controle e Monitoramento de Processos era inicialmente crucial o entendimento básico sobre como e o que controlar. Um processo, indiferentemente de sua finalidade, deve apresentar um aspecto lucrativo, vantajoso para quem o coordena, do contrário o processo passa a representar uma forma de prejuízo. Os diversos aspectos envolvidos nas etapas que compõem o processo global são indicados e classificados de acordo com os Indicadores de Desempenho respectivos. Assim, nos capítulos anteriores aprendemos a definição e os principais aspectos dos indicadores, sendo possível determinar suas métricas, os aspectos relevantes da escolha e definição das mesmas, e sua influência no entendimento do “sucesso” do empreendimento. Com estes conceitos estabelecidos, surgem novas questões: Como e quando implementar o Controle e Monitoramento do Processo? O que categoriza o Controle do Processo? Como assegurar-se que a frequência de medições está satisfatória? Qual a melhor metodologia para implementar o Monitoramento do Processo? Assim, entende-se que o Controle e Monitoramento do Processo é um aspecto fundamental para garantir a evolução e sucesso do empreendimento, revisitando todos os aspectos produtivos de forma a garantir seu correto funcionamento e a segurança no processo de hand-off entre subprocessos. Contudo, é importante agir com coerência e sensatez nas etapas de implementação do Controle e Monitoramento de Processos, sendo crucial manter-se ciente da sinergia do sistema, avaliando os costumes e as práticas bem-sucedidas já implementadas no corpo de trabalho. O presente capítulo visa esclarecer
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