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ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS --------------------------------------------------------------- TÍTULO DEL TRABAJO DE GRADO Fase de creación de portal web y diseño de campaña publicitaria para Imperio Online. CÓDIGO DEL EQUIPO DE TRABAJO DE GRADO: TDG-2021-1-001 Julián David Romero Maira Alejandra Cañon Jesús Jaimes Casas UNIVERSIDAD EL BOSQUE FACULTAD DE INGENIERÍA ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS Bogotá, 2021/ 2022 2 CONTENIDO CAPÍTULO 1 .................................................................................................................................................... 15 DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO ............................................................................................................................ 15 OBJETIVOS DEL PROYECTO .................................................................................................................................. 15 OBJETIVOS DE NEGOCIO QUE ORIGINAN EL PROYECTO ........................................................................ 15 OBJETIVOS DEL PROYECTO .................................................................................................................................. 15 JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO ......................................................................................................................... 15 CAPÍTULO 2 .................................................................................................................................................... 17 ACTA DE CONSTITUCIÓN / PROJECT CHARTER ......................................................................................... 17 IDENTIFICACIÓN DE INTERESADOS ................................................................................................................ 19 CAPÍTULO 3 .................................................................................................................................................... 21 PLAN DE GESTIÓN DEL ALCANCE ..................................................................................................................... 21 OBJETIVO ...................................................................................................................................................................... 21 METODOLOGÍA .......................................................................................................................................................... 21 DEFINICIONES ............................................................................................................................................................ 21 EL ALCANCE ................................................................................................................................................................ 21 UN REQUERIMIENTO .............................................................................................................................................. 21 UN REQUISITO ............................................................................................................................................................ 21 UN SUPUESTO ............................................................................................................................................................. 21 UNA RESTRICCIÓN ................................................................................................................................................... 21 PROCESOS DE LA GESTIÓN DEL ALCANCE .................................................................................................... 21 PROCESO PARA RECOPILAR REQUISITOS ..................................................................................................... 21 Paso 1: ............................................................................................................................................................................ 21 Paso 2: ............................................................................................................................................................................ 22 LAS HERRAMIENTAS ............................................................................................................................................... 22 Herramienta 1: ........................................................................................................................................................... 22 Herramienta 2: ........................................................................................................................................................... 22 3 REQUERIMIENTO 1 .................................................................................................................................................. 22 REQUERIMIENTO 2 .................................................................................................................................................. 22 PROCESO PARA DEFINIR EL ALCANCE ........................................................................................................... 23 LAS HERRAMIENTAS ............................................................................................................................................... 23 Herramienta 1 ............................................................................................................................................................ 23 Herramienta 2 ............................................................................................................................................................ 23 SALIDAS ........................................................................................................................................................................ 23 Estructura de la Línea base del Alcance: ......................................................................................................... 23 PROCESO PARA CONTROLAR EL ALCANCE................................................................................................... 23 Paso 1: ............................................................................................................................................................................ 23 Paso 2: ............................................................................................................................................................................ 23 Herramientas .............................................................................................................................................................. 23 PROCESO PARA VALIDAR EL ALCANCE .......................................................................................................... 23 Paso 1: ............................................................................................................................................................................ 23 Paso 2: ............................................................................................................................................................................ 24 Paso 3: ............................................................................................................................................................................ 24 Herramientas. ............................................................................................................................................................. 24 CICLO DE VIDA DEL PROYECTO ......................................................................................................................... 24 ANEXOS .........................................................................................................................................................................24 DOCUMENTO DE REQUISITOS ............................................................................................................................ 24 MATRIZ DE TRAZABILIDAD ................................................................................................................................. 27 ENUNCIADO DEL ALCANCE .................................................................................................................................. 32 WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS/EDT) .......................................................................................... 34 DICCIONARIO DE LA WBS / EDT ........................................................................................................................ 34 ROLES Y RESPONSABILIDADES .......................................................................................................................... 34 Rol 1: Gerentes del Proyecto ................................................................................................................................ 34 Rol 2: Sponsor ............................................................................................................................................................. 34 4 Rol 3: Proveedor ........................................................................................................................................................ 35 PLAN DE GESTIÓN DEL CRONOGRAMA .......................................................................................................... 35 OBJETIVO ...................................................................................................................................................................... 35 METODOLOGÍA .......................................................................................................................................................... 35 PROCESOS DE LA GESTIÓN DEL CRONOGRAMA: ....................................................................................... 35 PROCESO PARA DEFINIR LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO: ............................................................ 35 Pasos a seguir para la Gestión del proceso: .................................................................................................... 35 Paso 1: ............................................................................................................................................................................ 35 Paso 2: ............................................................................................................................................................................ 36 LAS HERRAMIENTAS ............................................................................................................................................... 36 Las salidas .................................................................................................................................................................... 36 PROCESO PARA SECUENCIAR ACTIVIDADES ............................................................................................... 36 Pasos a seguir para la Gestión del proceso: .................................................................................................... 36 Paso 1: ............................................................................................................................................................................ 37 LAS HERRAMIENTAS ............................................................................................................................................... 37 LAS SALIDAS ............................................................................................................................................................... 37 PROCESO PARA ESTIMAR RECURSOS PARA LAS ACTIVIDADES: ........................................................ 37 Pasos a seguir para la Gestión del proceso: .................................................................................................... 37 Paso 1: ............................................................................................................................................................................ 37 Paso 2: ............................................................................................................................................................................ 37 LAS HERRAMIENTAS ............................................................................................................................................... 37 LAS SALIDAS ............................................................................................................................................................... 37 PROCESO DE ESTIMAR DURACIONES: ............................................................................................................. 37 Pasos a seguir para la Gestión del proceso: .................................................................................................... 37 Paso 1: ............................................................................................................................................................................ 37 Paso 2: ............................................................................................................................................................................ 38 LAS HERRAMIENTAS ............................................................................................................................................... 38 5 LAS SALIDAS ............................................................................................................................................................... 38 PROCESO PARA DESARROLLAR EL CRONOGRAMA: ................................................................................. 39 Pasos a seguir para la Gestión del proceso: .................................................................................................... 39 Paso 1: ............................................................................................................................................................................ 39 Paso 2: ............................................................................................................................................................................ 39 Paso 3: ............................................................................................................................................................................ 39 Paso 4: ............................................................................................................................................................................ 39 Las herramientas ....................................................................................................................................................... 39 LAS SALIDAS ............................................................................................................................................................... 39 PROCESO PARA CONTROLAR EL CRONOGRAMA: ...................................................................................... 39 Pasos a seguir para la Gestión del proceso: .................................................................................................... 39 Paso 1: ............................................................................................................................................................................ 39 Paso 2: ............................................................................................................................................................................39 Las herramientas ....................................................................................................................................................... 39 LAS SALIDAS ............................................................................................................................................................... 40 ESTRUCTURA DE CRONOGRAMA: ..................................................................................................................... 40 CALENDARIO DEL PROYECTO: ........................................................................................................................... 40 UNIDADES DE MEDIDA: ......................................................................................................................................... 40 TIPO DE RECURSOS .................................................................................................................................................. 40 HERRAMIENTA DE SOFTWARE PARA EL DESARROLLO DEL CRONOGRAMA ............................... 41 PERIODICIDAD DE CONTROL DEL CRONOGRAMA: ................................................................................... 41 INDICADORES DE GESTIÓN PARA MEDIR EL CRONOGRAMA: ............................................................. 41 PLAN DE GESTIÓN DE COSTOS ........................................................................................................................... 41 OBJETIVO ...................................................................................................................................................................... 41 METODOLOGÍA .......................................................................................................................................................... 41 PROCESOS DE LA GESTIÓN DE COSTOS: ......................................................................................................... 41 PROCESO PARA ESTIMAR LOS COSTOS: ......................................................................................................... 42 6 Pasos a seguir para la Gestión del proceso: .................................................................................................... 42 Paso 1: ............................................................................................................................................................................ 42 Paso 2: ............................................................................................................................................................................ 42 Paso 3: ............................................................................................................................................................................ 42 Paso 4: ............................................................................................................................................................................ 42 Paso 5: ............................................................................................................................................................................ 42 Paso 6: ............................................................................................................................................................................ 42 Paso 7: ............................................................................................................................................................................ 42 Paso 8: ............................................................................................................................................................................ 42 Las herramientas ....................................................................................................................................................... 42 Las salidas .................................................................................................................................................................... 42 PROCESO PARA DETERMINAR EL PRESUPUESTO: .................................................................................... 43 Pasos a seguir para la Gestión del proceso: .................................................................................................... 43 Paso 1: ............................................................................................................................................................................ 43 Paso 2: ............................................................................................................................................................................ 43 Paso 3: ............................................................................................................................................................................ 43 Paso 4: ............................................................................................................................................................................ 43 Paso 5: ............................................................................................................................................................................ 43 Las herramientas ....................................................................................................................................................... 43 Las salidas .................................................................................................................................................................... 43 PROCESO PARA CONTROLAR LOS COSTOS DEL PROYECTO: ................................................................ 43 Pasos a seguir para la Gestión del proceso: .................................................................................................... 44 Paso 1: ............................................................................................................................................................................ 44 Paso 2: ............................................................................................................................................................................ 44 Paso 3: ............................................................................................................................................................................ 44 Paso 4: ............................................................................................................................................................................ 44 Las herramientas ....................................................................................................................................................... 44 7 Las salidas .................................................................................................................................................................... 44 OTROS ASPECTOS PARA CONTEMPLAR: ........................................................................................................ 44 NIVEL DE PRECISIÓN O EXACTITUD DE LOS ESTIMADOS: .................................................................... 44 RUBROS DE COSTOS: ............................................................................................................................................... 45 UNIDADES MONETARIAS Y CONVERSIONES:............................................................................................... 45 TIPO DE RECURSOS: ................................................................................................................................................ 45 CONDICIONES DE PAGO Y FACTURACIÓN:.................................................................................................... 46 COSTOS DEL CRONOGRAMA DEL PROYECTO: ............................................................................................. 48 COSTOS DIRECTOS PLANIFICADOS MENSUALMENTE: ........................................................................... 51 COSTOS DIRECTOS PLANIFICADOS MENSUALMENTE: ........................................................................... 52 COSTOS DE RESPUESTA AL RIESGO: ................................................................................................................ 52 PORCENTAJE DE RESERVA DE GESTIÓN:....................................................................................................... 53 RESTRICCIONES DE COSTO: ................................................................................................................................. 54 PERIODICIDAD DE CONTROL DEL COSTO: .................................................................................................... 54 GRAFICAR LA CURVA S DEL PROYECTO: ........................................................................................................ 54 ESTRUCTURA CONSOLIDADA DEL PRESUPUESTO: .................................................................................. 55 LINEAMIENTOS PARA LA GESTIÓN DE CONTROLES DE CAMBIO: ..................................................... 56 INDICADORES DE GESTIÓN PARA MEDIR EL COSTO DEL PROYECTO:............................................. 56 FINANCIADORES DEL PROYECTO: .................................................................................................................... 56 REPORTES DE COSTO Y/O PRESUPUESTO: ................................................................................................... 56 PLAN DE GESTIÓN DE CALIDAD ......................................................................................................................... 57 OBJETIVO ...................................................................................................................................................................... 57 DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL PROYECTO................................... 57 ORGANIZACIÓN, RESPONSABILIDADES E INTERFACES. ........................................................................ 57 HERRAMIENTAS, ENTORNO E INTERFACES. ............................................................................................... 58 MÉTRICAS .................................................................................................................................................................... 58 PROYECTO ................................................................................................................................................................... 58 8 1. Porcentaje de avance sobre lo planeado: ........................................................................................... 58 2. Comunicaciones con el Sponsor ..................................................................................................................... 58 3. COSTOS: .................................................................................................................................................................... 59 PRODUCTO. .................................................................................................................................................................. 59 1. Captación de requisitos por entregables basado en número de correcciones por parte del sponsor: ......................................................................................................................................................................... 59 Cumplimiento de requisitos de entregable, a través de la herramienta del checklist .................. 60 GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL PROYECTO .................................................................................................... 60 PLANEACIÓN DE LA CALIDAD............................................................................................................................. 60 Estándares de satisfacción .................................................................................................................................... 61 Estándar de calidad del servicio: ........................................................................................................................ 61 Definir la calidad del proyecto ............................................................................................................................. 61 Estándares de calidad: ............................................................................................................................................ 61 Clientes: ......................................................................................................................................................................... 61 Proyectos: ..................................................................................................................................................................... 61 Organización: .............................................................................................................................................................. 61 Medición de la calidad del proyecto .................................................................................................................. 61 ASEGURAMIENTO DE CALIDAD ......................................................................................................................... 62 CONTROL DE CALIDAD........................................................................................................................................... 62 PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES .................................................................................................... 63 PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES ........................................................................................... 63 OBJETIVO ...................................................................................................................................................................... 63 PROCESO PARA PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES: .......................................... 63 El proceso para planificar las comunicaciones del proyecto se establece a continuación ......... 63 Paso 1: ............................................................................................................................................................................ 63 Paso 2: ............................................................................................................................................................................ 63 Paso 3: ............................................................................................................................................................................ 64 9 Las salidas de este proceso son: ..................................................................................................................... 64 PROCESO PARA GESTIONAR LAS COMUNICACIONES: ............................................................................. 64 El proceso para gestionar las comunicaciones del proyecto se llevará a cabo de la siguiente manera: .......................................................................................................................................................................... 64 Paso 1: ............................................................................................................................................................................64 Paso 2: ............................................................................................................................................................................ 64 Salidas del proceso: ............................................................................................................................................... 64 PROCESO PARA MONITOREAR LAS COMUNICACIONES: ........................................................................ 64 El proceso para monitorear las comunicaciones del proyecto se llevará a cabo de la siguiente manera ........................................................................................................................................................................... 64 Paso 1: ............................................................................................................................................................................ 64 Paso 2: ............................................................................................................................................................................ 64 Paso 3: ............................................................................................................................................................................ 65 Salidas del proceso: .................................................................................................................................................. 65 OTROS ASPECTOS PARA TENER EN CUENTA: ............................................................................................. 65 Aprobadores del proyecto: .................................................................................................................................... 65 Tipos de canales de comunicación: .................................................................................................................... 65 Canales de comunicación formales. El proyecto considerará como canales de comunicación formal las siguientes aplicaciones: .................................................................................................................... 65 Canales de comunicación informales:............................................................................................................... 65 PLAN DE GESTIÓN DE RIESGOS .......................................................................................................................... 65 OBJETIVO ...................................................................................................................................................................... 65 METODOLOGÍA .......................................................................................................................................................... 66 PROCESOS PARA IDENTIFICAR Y CATEGORIZAR LOS RIESGOS DEL PROYECTO ......................... 66 Paso 1. ............................................................................................................................................................................ 66 Paso 2. ............................................................................................................................................................................ 66 Paso 3. ............................................................................................................................................................................ 66 Paso 4. ............................................................................................................................................................................ 66 10 CRITERIOS DE PROBABILIDAD E IMPACTO PARA EL ANÁLISIS CUALITATIVO DE LOS RIESGOS ........................................................................................................................................................................................... 66 PRIORIZAR LOS RIESGOS DEL PROYECTO ..................................................................................................... 67 RESERVA DE CONTINGENCIA .............................................................................................................................. 68 RESERVA DE GESTIÓN ............................................................................................................................................ 68 CALENDARIO .............................................................................................................................................................. 69 RESPUESTA A LOS RIESGOS ................................................................................................................................. 69 Juicio de expertos. ............................................................................................................................................. 69 Estrategias para amenazas. ................................................................................................................................... 69 3. Estrategias para oportunidades. ..................................................................................................... 69 4. Salidas: ........................................................................................................................................................... 70 MONITOREO Y CONTROL DE RIESGOS ............................................................................................................ 70 Auditorías. .............................................................................................................................................................. 70 Reuniones de control de reserva. ............................................................................................................. 70 Salidas: ..................................................................................................................................................................... 70 PLAN DE GESTIÓN DE INTERESADOS ............................................................................................................. 70 OBJETIVO ...................................................................................................................................................................... 70 METODOLOGÍA .......................................................................................................................................................... 70 PROCESOS PARA IDENTIFICAR LOS INTERESADOS .................................................................................. 70 Paso 1: ............................................................................................................................................................................ 71 Paso 2: ............................................................................................................................................................................ 71 PROCESO PARA PLANIFICAR EL INVOLUCRAMIENTO DE LOS INTERESADOS ............................. 71 Paso 1: ........................................................................................................................................................................... 71 Paso 2: ............................................................................................................................................................................ 71 Paso 3: ........................................................................................................................................................................... 71 PROCESO PARA MONITOREAR EL INVOLUCRAMIENTO DE LOS INTERESADOS ......................... 72 Paso 1: ............................................................................................................................................................................72 11 Paso 2: ............................................................................................................................................................................ 72 Salidas del proceso ................................................................................................................................................... 72 ACTA DE CIERRE DE PLANEACIÓN ................................................................................................................... 73 CAPÍTULO 4 .................................................................................................................................................... 74 INFORME DE GESTIÓN DE CAMBIOS ............................................................................................................... 74 INFORME 1 ................................................................................................................................................................... 74 Información del formato ........................................................................................................................... 74 Razón del cambio ¿Cuál es la razón por la cual se solicita el cambio?...................................... 74 Entregables: ................................................................................................................................................... 74 Requisitos: ...................................................................................................................................................... 74 Impacto en EDT (WBS): (antes) .............................................................................................................. 75 Impacto en Supuestos: ............................................................................................................................... 76 Impacto en Restricciones: ........................................................................................................................ 76 Impacto en Exclusiones: ............................................................................................................................ 77 Impacto en Interesados: ............................................................................................................................ 80 CURVA S ........................................................................................................................................................................ 80 Impacto en Calidad ...................................................................................................................................... 80 Impacto en Riesgos: .................................................................................................................................... 81 INFORME 2 ................................................................................................................................................................... 82 Razón del cambio ¿Cuál es la razón por la cual se solicita el cambio?...................................... 82 Impacto en alcance: .................................................................................................................................................. 82 Impacto en cronograma y costos: ....................................................................................................................... 82 Impacto en calidad: .................................................................................................................................................. 82 Entregables afectados: ............................................................................................................................... 82 Requisitos modificados: ............................................................................................................................ 82 Impacto en WBS: .......................................................................................................................................... 83 Presupuesto anterior: .............................................................................................................................................. 89 Presupuesto actual: .................................................................................................................................................. 90 Conclusión: ................................................................................................................................................................... 91 INFORME 3 ................................................................................................................................................................... 91 12 Razón del cambio ¿Cuál es la razón por la cual se solicita el cambio? ................................................ 91 Impacto en alcance: .................................................................................................................................................. 91 Impacto en cronograma y costos: ....................................................................................................................... 91 Impacto en calidad: .................................................................................................................................................. 92 Entregables afectados: ............................................................................................................................................ 92 Impacto en WBS: ....................................................................................................................................................... 92 Impacto en cronograma: ........................................................................................................................................ 94 Impacto en costos: .................................................................................................................................................... 98 Curva S anterior: ........................................................................................................................................................ 98 Nueva Curva S: ............................................................................................................................................................ 99 Presupuesto anterior: .............................................................................................................................................. 99 Presupuesto actual: .................................................................................................................................................. 99 INFORMES DE AVANCE ....................................................................................................................................... 100 INFORME 1 ................................................................................................................................................................ 100 ESTADO DEL PROYECTO (Resumen) 17/03/2022 ................................................................................. 100 Puntos destacados: ................................................................................................................................................ 100 Principales obstáculos: ........................................................................................................................................ 101 Project ......................................................................................................................................................................... 101Cumplimiento de hitos: ........................................................................................................................................ 102 COSTOS: ...................................................................................................................................................................... 103 MUESTRAS: ............................................................................................................................................................... 105 INFORME 2 ................................................................................................................................................................ 107 ESTADO DEL PROYECTO (Resumen) 19/04/2022 ................................................................................. 107 Puntos destacados: ................................................................................................................................................ 107 Principales obstáculos: ........................................................................................................................................ 108 Seguimiento al cronograma: .............................................................................................................................. 108 Avance esperado por fase: .................................................................................................................................. 109 13 Análisis de ruta crítica: ........................................................................................................................................ 109 Curva S del proyecto: ............................................................................................................................................ 111 INDICADORES DEL PROYECTO A 18/04/22: ............................................................................................. 111 Avances del producto: .......................................................................................................................................... 113 Nueva WBS ................................................................................................................................................................ 116 Métricas plan de calidad. ..................................................................................................................................... 116 Lecciones aprendidas: .......................................................................................................................................... 118 INFORME 3 ................................................................................................................................................................ 119 ESTADO DEL PROYECTO (Resumen) 17/05/2022 ................................................................................. 119 Puntos destacados: ................................................................................................................................................ 119 Principales obstáculos: ........................................................................................................................................ 119 CRONOGRAMA: ....................................................................................................................................................... 119 Cumplimiento de Hitos: ....................................................................................................................................... 120 Análisis de ruta crítica: ........................................................................................................................................ 120 CURVA S DEL PROYECTO .................................................................................................................................... 122 RIESGOS ..................................................................................................................................................................... 125 Fase 3 (Información nueva*) ............................................................................................................................. 129 Nueva WBS: .............................................................................................................................................................. 130 DASH BOARD ........................................................................................................................................................... 133 INFORME DE CIERRE ........................................................................................................................................... 133 CIERRE DE ALCANCE ............................................................................................................................................ 133 CIERRE DE COSTOS ............................................................................................................................................... 135 CIERRE DE CRONOGRAMA: ............................................................................................................................... 136 CAPÍTULO 5 .................................................................................................................................................. 138 EVIDENCIAS ............................................................................................................................................................. 138 DISEÑO DE CAMPAÑA PUBLICITARIA .......................................................................................................... 138 PÁGINA WEB ............................................................................................................................................................ 138 14 Link: https://imperioonline.com.co/ ............................................................................................................ 142 15 CAPÍTULO 1 DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO El presente proyecto es la conjugación de factores requeridos para forjar el éxito de una página web, esto comprende todas las actividades de planeación y ejecución necesarias para garantizar el éxito comercial de la misma. Se evidenciarán dos grandes requerimientos, el primero un diseño de una campaña publicitaria y una página web que atienda todas las especificaciones, requerimientos y requisito de diseño, ambos entregables están directamente relacionados para el éxito de la marca “Imperio Online” debido a que, sin una buena campaña de expectativa de lanzamiento, probablemente no haya éxito en la consecución de leads o beneficio. OBJETIVOS DEL PROYECTO OBJETIVOS DE NEGOCIO QUE ORIGINAN EL PROYECTO - Añadir un segundo canal de comunicación con los clientes del grupo de Pasión y Gol para los torneos de fútbol de la temporada 2022 – 2 (junio 2022) - Aumentar la cantidad de clientes que pautan en una trasmisión pasando de 1 a 3 clientes para la temporada 2022 – 2 - Aumentar en un 5% el número de seguidores de las redes sociales de ¨Pasión y Gol¨ para la temporada 2022 -2 - Aumentar en un 8% la interacción con suscriptores de otras nacionalidades para diciembre de 2022. OBJETIVOS DEL PROYECTO Objetivo Alcance: Creación de página web y diseño de campaña publicitaria para “Imperio Online” Objetivo de Costo: Realizar todas las actividades de creación de página web y diseño de campaña publicitaria con una inversión tope de $3’000.000para realizar ambas fases. Objetivo de tiempo: La campaña debe ser estregada para el 22 de abril de 2022 y la página web debe estar en funcionamiento para el 20 de mayo de 2022. JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO Imperio Online (Empresa en planes de constitución), es un emprendimiento familiar dedicado a la narración de partidos de fútbol de la liga colombiana a través de su programa “Pasión y Gol” transmitido por la plataforma YouTube. Los precios insostenibles de las emisoras tradicionales 16 en donde anteriormente el grupo Pasión y Gol emitía su señal llevó a la migración definitiva a los medios digitales, este cambio los llevó a un nuevo escenario de trabajo, pero el modelo de negocio se mantiene intacto; consiste en el contacto telefónico con cada cliente ofreciendo el servicio de publicidad a través, en este caso del canal de YouTube o anterior mente a través de la emisora, es decir, pese a que se migró a internet se mantiene el método de generación de ingresos. Aunque el modelo de negocio a través de YouTube es muy rentable, los clientes no están dispuestos a pautar por los mismos precios que lo hacían en la radio. Esto llevó a que el grupo bajara drásticamente el precio de la publicidad, con ánimos de agregar una nueva forma de contacto con el cliente a parte de la ya mencionada telefónicamente, Pasión y Gol decide confiarnos la creación de un Portal web en donde el cliente pueda ajustar el servicio que quiere que salga al aire en la trasmisión a su bolsillo y con las especificaciones que más le agraden, creando un valor agregado a la pauta y haciéndola menos genérica. Como se menciona, Imperio Online actualmente sólo tiene una entrada de recursos, es el de la publicidad a través del canal de YouTube, pero ¿por qué es importante para Imperio Online este proyecto? La creación de la página es vital, pues el Sponsor quiere a través de ella emitir más programas, no sólo con la transmisión de fútbol, Imperio siempre se ha proyectado para llevar el concepto de la radio a los medios digitales, quiere convertirse en una Emisora Online, que por orden lógico se necesita de portal o página web para cumplir su cometido, de esta manera se pueden generar más franjas para programas nuevos y no sólo depender económicamente de “Pasión y Gol “ Para Imperio Online es importante ampliar sus canales de comunicación, debido a que actualmente solo existe una forma de interacción con el cliente y es a través del tele mercadeo realizado por parte del narrador del grupo. La página web brindará la oportunidad de establecer una nueva ruta de contacto con los clientes, en donde se presentará información relevante del canal y del deporte, además representa un alivio en la consecución de nuevos clientes. La naturaleza de las páginas web brinda un alcance internacional, lo cual es un objetivo del grupo, alcanzar nuevos mercados y nuevas nacionalidades de oyentes y clientes. A través de la página se buscaría incrementar las interacciones con el canal, lo cual representa mayor cantidad de visualizaciones, “likes” y comentarios. La campaña en primera medida será la primera muestra de lo que será la página web, Imperio busca una estrategia publicitaria a través de medios digitales para promocionar el lanzamiento de la página web, pues consideran que a través de las transmisiones de fútbol de YouTube no generará el suficiente impacto para la promoción de la nueva página web. La campaña reactivará las redes sociales de Imperio Online y las de Pasión Y Gol, fundamentales para el crecimiento de la marca. 17 CAPÍTULO 2 ACTA DE CONSTITUCIÓN / PROJECT CHARTER Project chárter - Fase de creación de campaña publicitaria y creación de página web INFORMACIÓN GENERAL DEL PROYECTO NOMBRE DEL PROYECTO Fase de creación de campaña publicitaria y creación de página web PATROCINADOR DE PROYECTO Imperio Online Rep. Legal: Jesús Emilio Jaimes Figueroa. GERENTE DE PROYECTO Jesus David Jaimes, Maira Alejandra Cañón Julián David Romero. NIVEL DE AUTORIDAD Los gerentes del proyecto tienen la autonomía de actuar en libertad siempre y cuando no se altere la restricción del costo y tiempo, pudiendo cambiar el alcance del proyecto, de común acuerdo con el patrocinador. DIRECCIÓN DE CORREO ELECTRÓNICO mcanond@unbosque.edu.co FECHA DE INICIO 15/10/2021 FECHA DE FINALIZACIÓN 20/5/2022 DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO PROPÓSITO DEL PROYECTO Crear una página web con su respectiva campaña de expectativa publicitaria previa a su lanzamiento, para la marca "Imperio Online", en donde se anuncia su nueva actividad económica de "emisora Online" a través de todos sus canales de comunicación activos: canal de youtube y redes sociales, para garantizar un gran impacto en el lanzamiento. OBJETIVOS ALCANCE Creación de página web y diseño de campaña publicitaria para ¨Imperio Online¨ CRONOGRAMA La campaña debe ser entregada para el 22 de abril de 2022 y la página web debe estar en funcionamiento para el 20 de mayo de 2022. Esta fecha es fija y no se puede retrasar ni un día. COSTOS realizar todas las actividades de creación de página web y diseño de campaña publicitaria con una inversión tope de $4'936.889 para realizar ambas fases. El sponsor permite una desviación de ($300.000). DESCRICIÓN DEL PROYECTO HITOS DESCRIPCIÓN FECHA Inicio. 14/01/2022 Requisitos definidos para campaña publicitaria 18/01/2022 Avances de campaña. 07/03/2022 Diseño de campaña aprobado. 16/03/2022 Planteamiento de solicitud. 16/03/2022 mailto:mcanond@unbosque.edu.co 18 Diseño preliminar de página aprobado. 03/05/2022 Diseño de página web aprobado. 05/05/2022 Página web 100% funcional. 18/05/2022 PRESUPUESTO POR ENTREGABLES COSTO Diseño de campaña publicitaria. $ 2.627.900 Diseño de página web. $ 730.000 Página web. $ 2.407.500 COSTOS TOTALES $ 5.765.400 REQUERIMIENTOS Requisitos de aprobación Diseño de campaña. Campaña de expectativa. / Tiempos de publicación (Fechas exactas de publicación) Música y artistas.(Todos los géneros musicales y cantantes) 12 piezas (Frases y artistas) (Cuenta regresiva) Diseño página web. Inicio/ Transmisión en vivo/ Contáctanos. Banner de programación diaria. (El proyecto dejará el espacio para que el cliente coloque el Banner que desee) Ciudad/Evogria/Morado, blanco y negro Página web. Espacio para mostrar clientes. Fotos del equipo y sus redes sociales. (Imperio Online) INTERESADOS (STAKEHOLDERS) INTERESADOS CLAVE Imperio Online, Proveedores, Sponsor, Gerentes del proyecto. RIESGOS Y RESTRICCIONES DEL PROYECTO Diseñador web Incumplimiento de plazos. Gerentes del proyecto. Actuar con libertad durante el proyecto sin alterar el cronograma ni el presupuesto. Mediante control de cambios se podrán modificar los acuerdos planificados. Imperio Online No cumplir expectativas de diseño. EQUIPO DEL PROYECTO Maira Alejandra Cañón - Gerente de proyecto. Jesus David Jaimes Casas - Gerente de proyecto. Julian David Romero - Gerente de proyecto. FIRMA GERENTE FIRMA PATROCINADOR Fecha: 15/10/2021 19 IDENTIFICACIÓN DE INTERESADOS LISTADO BÁSICO DE INTERESADOS NOMBRE DEL INTERESADO ORGANIZACIÓN CARACTERISTICAS ROL REQUERIMIENTOS Y EXPECTATIVAS JESUS EMILIO JAIMES EMPRENDIMIENTO PRINCIPAL Y ÚNICO INVERSOR DEL PROYECTO, CEO DE IMPERIO ONLINE. SPONSOR RECEPTOR DE PROYECTO A SATISFACCION GERENTES DEL PROYECTO UNIVERSIDADEQUIPO DE TRABAJO DE GRADO MIEMBROS DEL GRUPO 001 DE TDG 2022 -1 PERSONAS ENCARGADAS DE LA CINSECUCÓN DE LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO PARA SU CORRECTA EJECUCIÓN. GERENTES DIRIGIR, GESTIONAR LOS RECURSOS, PLANIFICAR Y EJECUTAR EL PROYECTO SEGÚN REQUERIMIENTOS DEL SPONSOR. PROVEEDORES PERSONA O EMPRESA QUE NOS PRESTA UN SERVICIO PARA LLEVAR A CABO EL ALCANCE DEL PROYECTO EMPRESA O PERSONA EXPERTA EN REALIZACIÓN DE PÁGINAS WEB. PROVEEDOR PRESTAR UN SERVICIO DE APOYO AL DISEÑO WEB QUE CUMPLA CON EL MOMENTO, LUGAR Y FORMA O EXPECTATIVA ESPERADA EN BUSCA DE UNA REMUNERACION Y RECONOCIEMIENTO 20 CLIENTES PAUTANTES / BRANDS QUE PAUTAN EN LA PÁGINA WEB PRINCIPAL FUENTE DE INGRESO QUE LA PÁGINA TENDRÁ PARA SU CORRECTO FUNCIONAMIENTO Y MANTENIMIENTO, INVERSORES DE SU BRAND EN LA PÁGINA. CLIENTE USUFRUCTUAR LA PÁGINA WEB PARA INTERESES DE RECONOCIMIENTO DE MARCA BAJO MODALIDAD ONEROSA O DE PAGO. SUSCRIPTORES / OYENTES PÚBLICO OBJETIVO EL CUAL VA DIRIGIDA LA PÁGINA WEB Y LA CAMPAÑA DE EXPECTATIVA LAS PERSONAS QUE ESCUCHARÁN Y VERÁN EL CONTENIDO DE LA PÁGINA WEB INCLUSO LAS BRANDS DE PATROCINADORES Y DEMÁS CONTENIUDO DE LA MISMA. PÚBLICO OBJETIVO PRINCIPAL RECEPTOR DE CONTENIDO Y CONSUMIDOR DE LOS PROGRAMAS. UNIVERSIDAD EL BOSQUE UNIVERSIDAD EL BOSQUE VEEDORES DE CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS DE PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PROYECTO. AUDITOR VEEDORES DE CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS DE PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PROYECTO. 21 CAPÍTULO 3 PLAN DE GESTIÓN DEL ALCANCE OBJETIVO El presente plan de gestión de alcance tiene como finalidad construir una sólida estructura para el proyecto para asegurarnos de la inclusión de todas las actividades, requisitos y requerimientos solicitados por el Sponsor. Discriminar que se hace y que no dentro del proyecto para completar satisfactoriamente el trabajo planeado. (Inclusión de los requerimientos objetivos y entregables solicitados por el sponsor) METODOLOGÍA DEFINICIONES EL ALCANCE del proyecto es la página web y el diseño de la campaña publicitaria. Producto solución o resultado final se refiere a una página web totalmente funcional y un documento con el diseño de la campaña publicitaria. UN REQUERIMIENTO es la página web totalmente funcional. UN REQUISITO es la manera en la que se requiere la información en la página web. UN SUPUESTO es el recurso económico con el que contamos para ejecutar el proyecto. UNA RESTRICCIÓN es el no tener la facultad de alterar la triple restricción durante la ejecución del proyecto. PROCESOS DE LA GESTIÓN DEL ALCANCE PROCESO PARA RECOPILAR REQUISITOS Pasos a seguir para la gestión del proceso. Paso 1: Se define el nivel de participación de las partes interesadas y capacidad para influir en el desarrollo del proyecto, se determinó lo siguiente: • El sponsor puede comunicar activamente en todo el proyecto dudas inquietudes y solicitudes de cambio, pero los cambios se definirán en consenso mutuo con los gerentes del proyecto. https://docs.google.com/document/d/1bS7Cwc0JemQrgYKel9Dkgw7DvOSzu1QH/edit#heading=h.2et92p0 https://docs.google.com/document/d/1bS7Cwc0JemQrgYKel9Dkgw7DvOSzu1QH/edit#heading=h.tyjcwt 22 • Los gerentes del proyecto pueden actuar con libertad de acción en cualquier fase del proyecto siempre manteniendo una comunicación actualizada con el sponsor y no puede hacer cambios que afecten directamente la triple restricción sin previo consenso. Paso 2: Se eligió el correo electrónico como principal medio de comunicación con el Sponsor y llamadas telefónicas para comunicaciones de urgencia o que requiera una contestación inmediata. LAS HERRAMIENTAS que se usarán para facilitar el proceso en este proyecto son. Herramienta 1: Entrevista. Herramienta 2: Observaciones. Las salidas de este proceso son: REQUERIMIENTO 1: Diseño de campaña publicitaria. Requisito 1: Campaña de expectativa. / Tiempos de publicación (Fechas exactas de publicación) Requisito 2: Música y artistas. (Todos los géneros musicales y cantantes) Requisito 3:12 piezas (Frases y artistas) (Cuenta regresiva) Requisito 4: Infografía. REQUERIMIENTO 2: Página web. Requisito 5: Inicio/ Transmisión en vivo/ Contáctanos. Requisito 6: Espacio en el entorno para mostrar clientes. Requisito 7: Tema (Ciudad)/Fuente (Evogria) /Colores (Morado, blanco y negro) Requisito 8: Banner de programación diaria. (El proyecto dejará el espacio para que el cliente coloque el Banner que desee) Requisito 9: Fotos del equipo y sus redes sociales. (Imperio Online) Requisito 10: Bocetos preliminares en png y wordpress. Requisito 11: Licencias de funcionamiento hosting y dominio. Documento de requisitos. Matriz de trazabilidad. 23 PROCESO PARA DEFINIR EL ALCANCE LAS HERRAMIENTAS que se recomiendan en este proceso son: Herramienta 1: Entrevista. Herramienta 2: Observaciones. SALIDAS Dentro de las salidas de este proceso tenemos el Enunciado del alcance, Tabla 3 en el capítulo de anexos. Estructura de la Línea base del Alcance: Los componentes de la línea base son: El documento de “Enunciado del Alcance”, WBS/EDT y el “Diccionario de la WBS/EDT”. PROCESO PARA CONTROLAR EL ALCANCE Pasos a seguir para la gestión del proceso. Paso 1: Se tendrá como referencia los requerimientos, requisitos, objetivos y entregables. Paso 2: Se analizarán los datos del desempeño del proyecto. Se utilizará la herramienta de valor de ganado que se desplegará en el plan de gestión de cronograma y en el plan de gestión de costos. Herramientas - Reuniones. - Se utilizará la herramienta de valor de ganado que se desplegará en el plan de gestión de cronograma y en el plan de gestión de costos. PROCESO PARA VALIDAR EL ALCANCE Pasos a seguir para la gestión del proceso. Paso 1: Entrega de documentación con los avances relacionados al diseño de la campaña publicitaria de expectativa y documentación de avance de página web. https://docs.google.com/document/d/1bS7Cwc0JemQrgYKel9Dkgw7DvOSzu1QH/edit#heading=h.3dy6vkm https://docs.google.com/document/d/1bS7Cwc0JemQrgYKel9Dkgw7DvOSzu1QH/edit#heading=h.1t3h5sf https://docs.google.com/document/d/1bS7Cwc0JemQrgYKel9Dkgw7DvOSzu1QH/edit#heading=h.4d34og8 24 Paso 2: Medios de presentación de la información: Requerimiento de diseño en documento Word a través de correo electrónico y respecto al requerimiento 2 de la página web los avances se pueden transmitir en documento Word, PNG o wordpress. Paso 3: El sponsor retroalimentará la entrega del avance con su observación y correspondiente validación o aceptación del avance a través del correo electrónico. Herramientas. Herramienta 1: Reuniones. Salidas. CICLO DE VIDA DEL PROYECTO ANEXOS DOCUMENTO DE REQUISITOS Id. Requisitos Entregabl e Justificación Quien acepta de parte Responsabl e Característica s Técnicas https://docs.google.com/document/d/1bS7Cwc0JemQrgYKel9Dkgw7DvOSzu1QH/edit#heading=h.2s8eyo1 https://docs.google.com/document/d/1bS7Cwc0JemQrgYKel9Dkgw7DvOSzu1QH/edit#heading=h.17dp8vu https://docs.google.com/document/d/1bS7Cwc0JemQrgYKel9Dkgw7DvOSzu1QH/edit#heading=h.3rdcrjn25 del cliente 1.1. Campaña de expectativa Diseño de campaña publicitari a Conjunto con la página web para que el lanzamiento no pase desapercibido. Jesús Emilio Jaimes Figuero a Julián Romero La unidad de medida usada serán semanas. 1.1. 1 Bocetos de campaña. Diseño de campaña publicitari a Pruebas preliminares para buscar el mejor rendimiento de los diseños de la campaña publicitaria. Jesús Emilio Jaimes Figuero a Julián Romero Temática fija de artistas y sus frases icónicas, cronograma de publicaciones y composición. 1.1. 2 Piezas para redes sociales. Diseño de campaña publicitari a Son esenciales y medio de transición de la información recopilada y estructurada en el diseño de la campaña publicitaria. Jesús Emilio Jaimes Figuero a Julián Romero Formato de publicación para Instagram o Facebook png, para youtube mp4. 1.1. 3 Infografía Diseño de campaña publicitari a Muestra gráfica y fácil de entender para ilustrar al Sponsor al respecto de la campaña publicitaria. Jesús Emilio Jaimes Figuero a Julián Romero PDF 26 1.2 Diseño de página web. Diseño de página web. Esencial para encontrar la mejor versión de la campaña que cumpla los requisitos. Jesús Emilio Jaimes Figuero a Maira Cañón. Se puede mostrar en imágenes o directamente en el wordpress. Entorno adecuado. 1.2. 1 Bocetos preliminares de la página web Diseño de página web Ilustración visual del diseño de la página web multiformato para entendimient o del sponsor. Jesús Emilio Jaimes Figuero a Maira Cañón. Información relacionada al requisito. en imagen y en el formato definitivo para tantear. 1.2. 2 Wordpress estructura de la página web Diseño de página web Entorno gráfico definido con todos los detalles finiquitados y con los requerimiento s exigidos. Maira Cañón. Se ve el ecosistema de la página web para juzgar los requisitos. 1.3 Página web Página web. Entregable. Jesús Emilio Jaimes Figuero a Jesús David Jaimes. Se puede mostrar en imágenes o directamente en el wordpress. Entorno adecuado. 1.3. 1 Wordpress de la página. Página web. Diseño final, para determinar Jesús Emilio Jaimes Jesús David Jaimes. Se puede mostrar en imágenes o 27 cómo va ser la interacción final con el usuario de la página web. Figuero a directamente en el wordpress. Entorno adecuado. 1.3. 2 Licencias de funcionamient o. Página web. Host y dominios vitales para que la página web trabaje. Jesús Emilio Jaimes Figuero a Jesús David Jaimes. Se puede mostrar en imágenes o directamente en el wordpress. Entorno adecuado. 1.3. 3 Información cargada a la página web. Página web. La información total está cargada de cada enlace, botón, programa e incluso de los equipos en general para que el usuario tenga listo su entorno. Jesús Emilio Jaimes Figuero a Jesús David Jaimes. Se puede mostrar en imágenes o directamente en el wordpress. Entorno adecuado. MATRIZ DE TRAZABILIDAD Id. Requisito s Entreg able Criterios de Aceptación por entregable Quie n acept a de parte Caracter ísticas funciona les Caracter ísticas Técnicas Estad o Respon sable https://docs.google.com/document/d/1bS7Cwc0JemQrgYKel9Dkgw7DvOSzu1QH/edit#heading=h.lnxbz9 28 del clien te 1. 1. Campaña de expectati va Diseño de campa ña publici taria –Campaña de expectativa. - Tiempos de publicación (Fechas exactas de publicación) -Una Semana de implementació n. Jesús Emili o Jaim es Figu eroa Docume nto de Word. Informa ción necesari a para ejecució n de campaña . La unidad de medida usada serán semanas . Pendi ente Jesús David Jaimes Casas 1. 1. 1 Bocetos de campaña. Diseño de campa ña publici taria -Word con matriz de información de días de cronograma de 7 días y composición de la campaña, momentos de publicación de los posts. Música y artistas. (Todos los géneros musicales y cantantes) Jesús Emili o Jaim es Figu eroa Docume nto de Word. Temátic a fija de artistas y sus frases icónicas, cronogra ma de publicaci ones y composi ción. Pendi ente Jesús David Jaimes Casas 1. 1. 2 Piezas para redes sociales. Diseño de campa ña -12 piezas (Frases y artistas) (Cuenta Jesús Emili o Jaim Informa ción clara. Formato de publicaci ón para Pendi ente Jesús David 29 publici taria regresiva) para historias y post de Instagram. - Colores institucionales, con imágenes de los artistas, frases preseleccionad as. -Formato de Instagram. /Evogria/Mora do, blanco y negro. -Cronograma de publicación de piezas: - En formato Word. Matriz de una semana con post e historia específica que se debería publicar en el día. Códigos de las piezas. es Figu eroa Dos capas de PS una el artista y la otra su frase Instagra m o Faceboo k png, para YouTube mp4. Jaimes Casas 1. 1. 3 Infografí a Diseño de campa ña publici taria PDF con recuadros separadores Explicación de objetivos y costos de la campaña. Colores institucionales Jesús Emili o Jaim es Figu eroa PDF PDF Pendi ente Jesús David Jaimes Casas 30 y con fuente y dibujos ilustrativos escogidos por los gerentes del proyecto. 1. 2 Diseño de página web. Diseño de página web. -Inicio/ Transmisión en vivo/ Contáctanos. - Formato Ciudad/Evogri a/Morado, blanco y negro Jesús Emili o Jaim es Figu eroa Se puede mostrar en imágene s o directam ente en el WordPr ess. Entorno adecuad o. Se puede mostrar en imágene s o directam ente en el WordPr ess. Entorno adecuad o. Pendi ente Maira Alejand ra Cañón 1. 2. 1 Bocetos prelimin ares de la página web Diseño de página web -Bocetos en Png y en WordPress de la página web con diseños colores y demás identidad corporativa previamente estipulada. -En un Word. Jesús Emili o Jaim es Figu eroa Se puede mostrar en imágene s o directam ente en el wordpre ss. Entorno adecuad o. Informa ción relacion ada al requisito . en imagen y en el formato definitiv o para tantear. Pendi ente Maira Alejand ra Cañón 1. 2. 2 Wordpre ss estructur a de la Diseño de página web -Link del Word press Inicio/ Transmisión en vivo/ Se ve el ecosiste ma de la página 31 página web Contáctanos. Ciudad/Evogri a/Morado, blanco y negro web para juzgar los requisito s. 1. 3 Página web Página web. Jesús Emili o Jaim
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