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1 Manuel Mariano Zúñiga Carnero Dely Marysheck Lazo Barreda Mario César Santillana Valdivia GUÍA DE PRÁCTICAS 2 UNIVERSIDAD CATÓLICA DE SANTA MARÍA ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERÍA DE SISTEMAS SESIÓN 1: INTRODUCCIÓN A LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA I OBJETIVOS Conocer la diversidad de Sistemas de Información Administrativa. II TEMAS A TRATAR Sistemas de Información. Tipos de Sistemas de Información. Desarrollo de un sistema. Ciclo de vida de un sistema. Sistemas de información en los negocios y la sociedad. Aspectos de seguridad, privacidad y ética en los sistemas de información e internet. III COMPETENCIAS DE LA ASIGNATURA DESARROLLADAS Comprende y utiliza las estructuras organizacionales para determinar los requerimientos de información en cada nivel relacionándolos con los procesos contables y financieros de las organizaciones. IV DURACIÓN DE LA PRÁCTICA La práctica tiene una duración de 2 horas. 3 V RESULTADOS DE APRENDIZAJE El estudiante muestra capacidad para organizar las estructuras organizacionales en relación con los requerimientos de información y los procesos contables - financieros en las organizaciones. VI INTRODUCCIÓN En este laboratorio se dará una vista general del desarrollo de los Sistemas de Información y se entenderá como se hace presente en la administración de las organizaciones; asimismo se analizará el impacto que estos tienen en los negocios y la sociedad; dando un énfasis a los aspectos de seguridad, privacidad y ética. VII MARCO TEÓRICO I. SISTEMAS DE INFORMACIÓN Un sistema de información es un conjunto de elementos que puede estar formado por personas, datos, actividades y recursos, los cuales están interrelacionados, que adquieren, procesan, almacenan y distribuyen información para respaldar la toma de decisiones, la coordinación y el control de las actividades empresariales o comerciales. Figura N° 1: Actividades de un Sistema de Información Un sistema de información desarrolla principalmente las siguientes actividades que se detallan a continuación: Retroalimentación Entrada Procesamiento Salida 4 Entrada: este proceso consiste en la toma de datos que son requeridos para poder procesar la información. Procesamiento: se puede definir como la capacidad que tiene el sistema de información para poder realizar cálculos conforme a una determinada secuencia de diversas operaciones previamente establecidas. Salida: este proceso permite difundir información procesada, útil y valiosa a los usuarios finales. Retroalimentación: Información del sistema que es usada para poder realizar variaciones en la entrada o en las actividades de procesamiento. Un ejemplo: Entrada: datos generales de un cliente como sus datos personales: nombre, apellidos, DNI, dirección. Procesamiento: cálculo del saldo que posee los clientes. Salida: estado de cuenta del cliente. II. TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Los sistemas de información los podemos clasificar de acuerdo con la labor que ayudan a desempeñar dentro de una determinada organización (privada, pública o individuos). Generalmente una organización se divide de forma jerárquica, a pesar de que la tendencia de empresas como Google intentan aplanar en cierta forma esta jerarquía al permitir que los líderes de los proyectos convivan de manera directa con los colaboradores la jerarquía funcional sigue existiendo, esto significa que hay personas con mayor responsabilidad que otras. Obviamente en el caso de las organizaciones que son del tipo individuo el mismo se hará cargo de todas las funciones de la jerarquía. Los usuarios de los diversos niveles que posee la jerarquía cumplen distintas funciones, por lo tanto, la información que se procesa maneja y almacena es diferente entre los niveles. 5 Figura N° 2: Tipos de Sistemas de Información El nivel operacional tiene como función encargarse del día a día de la organización, un ejemplo de los usuarios en este nivel serían los cajeros en un supermercado, los colaboradores que trabajan en ventanilla de un banco. Por otra parte, los usuarios del sistema operacional laboran de una manera sistemática, esto quiere decir que sigan reglas y procedimientos predefinidos que los guían para tomar decisiones, dichas guías son elaboradas por los gerentes. Un ejemplo de ellos en la biblioteca de la universidad se tiene un máximo de número de días para retornar un libro prestado. Asociado a este nivel se tiene los sistemas de procesamiento transaccional conocido por las siglas en inglés TPS, los cuales tiene como tarea registrar día a día las transacciones de la organización realizadas por los usuarios de dicho nivel. Ejemplo para realizar una compra en un supermercado lo primero que se debe realizar es seleccionar los productos, segundo paso realizar el pago y como último paso recibir los productos. Cabe mencionar que cada uno de estos pasos puede tener otros procesos internos para ser completados para ejemplificar podemos tomar el paso del pago que puede ser en efectivo o con tarjeta de crédito, si es el caso de la última opción se debe verificar con el banco la línea de crédito, si esta fallase la transacción de la compra genera error y no se completa. Un TPS solo permite operaciones estructuradas y predefinidas. Actualmente estas transacciones se están dando continuamente en el mundo moderno, en primer lugar, tenemos B2B Business to Business que es entre compañías, B2C Business to Nivel estratégico Sitemas de Soporte de Decisiones Nivel táctico Sistemas de Información Gerencial Nivel operacional Sistemas de Procesamiento de Transacciones 6 Customer y C2C Customer to Customer, compañías y el sector público, clientes y el sector público y finalmente las transacciones internas de la organización. Ejemplos de TPS: puntos de venta, servicios de tickets aéreos, sistemas de préstamos en una biblioteca, comercio en línea: Amazon, Mercado Libre, aplicaciones del banco. Figura N° 3: Sistema de Procesamiento de Transacciones: las reservaciones en línea Fuente: (Reynolds & Stair, 2017) En la gestión táctica se encarga de decidir la mejor manera y los medios para lograr un objetivo en toda la organización, por ejemplo, incrementar el número de ventas o nivel de producción en un tiempo determinado. Los usuarios de este nivel generalmente son supervisores, gerentes de nivel medio o jefes de departamento, los cuales se encargan de supervisar las actividades de los usuarios operativos. Por ejemplo, el supervisor de los cajeros en un supermercado asegura que todos los cajeros estén laborando adecuadamente siempre con la intención de alcanzar el objetivo. Los usuarios del nivel táctico toman decisiones semiestructuradas, es decir sus decisiones se basan en un conjunto de reglas preestablecidas, pero también utilizan su propio juicio. Por ejemplo, si un cliente solicita un préstamo al banco excede lo establecido para el tipo de cliente el gerente de sucursal lo puede considerar porque es puntual. Asociados al nivel táctico se tiene a los sistemas de información gerencial conocidos por sus siglas en inglés MIS, los cuales son usados por usuarios de este nivel para monitorear el desempeño y funcionamiento de la organización en su parte operativo, el objetivo de los MIS es ayudar a lograr las metas de la organización. El rol principal de los MIS es brindar la información adecuada, a la persona adecuada, en el formato adecuado, en el tiempo adecuado. Los informes producidos por el MIS son utilizados para monitorear, controlar y predecir un comportamiento futuro de la organización. Ejemplos de MIS: sistemas de administración de ventas, sistemas de administración de presupuestos. 7 FiguraN° 4: Sistemas de Información Administrativa En lo que respecta a la administración estratégica, se encarga de ejecutar una dirección general de la organización involucrando su misión, visión y valores. En este caso se encarga de implementar planes a largo plazo que son la base para el crecimiento y funcionamiento de la empresa; los cuales suelen ir entre los 3 a 10 años. Aquí se encuentra los directivos de nivel superior, toman decesiones complejas no rutinarias que involucran a la totalidad de la organización. Asociados al nivel estratégico están los sistemas de soporte a las decisiones conocidos por sus siglas de inglés DSS, los cuales son utilizados por los directivos de la organización como una ayuda para la toma de decisiones complejas. Utilizan información interna producida por los sistemas internos, así como información externa. Por ejemplo, los DSS responden a preguntas como ¿qué acontecería con las ventas si un nuevo competidor ingresa al mercado? Base de datos común Sistema de Información Administrativa de marketing Sistema de Información Administrativa de manufactura Otros Sistemas de Información Administrativa Sistema de Información Administrativa de finanzas TPS 8 Figura N° 5: Sistema de Apoyo a las decisiones – Reportes Fuente: www.solverglobal.com Figura N° 6: Elementos esenciales de un DSS Base de Datos Base de modelo DBMS MMS Acceso a internet, intranets, extranets, redes corporativas y a otros Acceso a bases de datos externas Interfaz de usuario. Administrador de diálogos. Base de datos externa 9 Figura N° 7: Evolución en el tiempo de los Sistemas de Información III. DESARROLLO DE SISTEMAS Se puede definir como la actividad que permite crear o modificar los sistemas de información. Los proyectos de desarrollo de sistemas pueden ser muy pequeños o grandes y abarcar campos de los conocimientos diferentes tales como el análisis bursátil y los videojuegos. Este se inicia por diversas razones como: satisfacer una nueva necesidad de la organización, cumplir una nueva ley asignada por el estado, reducir costos y determinados esfuerzos. IV. CICLO DE VIDA DE UN SISTEMA Este comienza por una etapa de identificación de los problemas en la cual se debe analizar y determinar los diferentes problemas que tiene la organización, posteriormente a ello se desarrolla el análisis, en esta etapa se define el usuario y los diversos requerimientos de la organización que el sistema podría encontrar, la tercera etapa consiste en el diseño, donde se define cómo el sistema recibirá las diferentes exigencias del usuario y el negocio, el cuarto paso es la construcción en la cual se convierte el diseño en un completo sistema de información, como quinto paso se tiene la integración y prueba que permite demostrar que el sistema conoce las exigencias del usuario y del negocio; en el sexto paso que es la implementación consiste en mudar hacia un ambiente de producción que consiste en solucionar los problemas no descubiertos en el lapso de la integración y las pruebas; como séptimo paso se tiene las operaciones y mantenimiento que consiste en operar y ejecutar el sistema con constantes revisiones de una forma tal que recibe las necesidades del usuario y del negocio; como último paso se tiene la disposición en la cual se conduce las actividades del final de la vida del sistema. TPS 1950 MIS 1960 DSS 1975 Sistemas de Información de negocios especializados y comercio electrónico y móvil 1990 en adelante 10 Figura N° 8: Ciclo de vida de un sistema V. SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LOS NEGOCIOS Y LA SOCIEDAD Definitivamente los sistemas de información han sido creados para enfrentar las diversas necesidades de las organizaciones y personas; sin embargo, la velocidad y la proliferación de su uso significan una gran amenaza si van a parar en manos de personas sin ética. Los delincuentes y los terroristas informáticos, por ejemplo, usan internet para robar grandes cantidades de dólares, lo cual promueve el terrorismo y la violencia. Muchos estudios revelan que en un gran porcentaje los ataques de seguridad a las empresas provienen de personas que se encuentran al interior de estas. VI. ASPECTOS DE SEGURIDAD, PRIVACIDAD Y ÉTICA EN LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN E INTERNET Si bien es cierto los sistemas de información brindan grandes beneficios, estos también tienen sus desventajas. Una encuesta de fallos de seguridad en Inglaterra halló que el 93% de las empresas grandes y el 87% de las empresas pequeñas tenían una grieta de seguridad en 2012. El costo promedio de un fallo de seguridad está viéndose incrementado y diversos errores individuales pueden costar alrededor de 1 millón de libras. Por otro parte Edward Snowden, un colaborador del contratista de defensa Booz Allen Hamilton que trabajaba en la Agencia Nacional de Seguridad (NSA), es responsable de la fuga de información clasificada más significativa en la historia de Estados Unidos. En junio de 2013, Snowden admitió haber entregado documentos clasificados a los periodistas de The Guardian y The Washington Post, los cuales revelaban detalles de los programas de vigilancia de la NSA, que recogen y extraen datos de cientos de millones de teléfonos y de tráfico de internet en Investigación Análisis Diseño Construcción Integración y prueba Implementación Organizaciones y mantenimiento Disposición 11 Estados Unidos para identificar posibles vínculos con terroristas conocidos. Ello ha llevado a la conjetura si la invasión de la privacidad está justificada. La utilización de los sistemas de información a la vez genera problemas laborales y los problemas de salud. Este comienza por una etapa de identificación de los problemas en la cual se debe analizar y determinar los diferentes problemas que tiene la organización, posteriormente a ello se desarrolla el análisis, en esta etapa se define el usuario y los diversos requerimientos. VIII RECURSOS 1. Guía de Práctica. 2. Computadora con sistema operativo y aplicación de procesador de texto. IX METODOLOGÍA La sesión de aprendizaje se realizará en tres bloques diferenciados: análisis de casos, marco teórico y práctica. Las actividades que se pueden realizar en cada uno ellos son: Análisis de casos: se analizará el caso de dos empresas una internacional y otra nacional, de la cual se mostrará los sistemas de información administrativos que aplica, generando lluvia de ideas entre los participantes. Marco Teórico: se explicará mediante diapositivas los conceptos necesarios haciendo hincapié en la terminología utilizado en el ámbito de los sistemas de información en administración. Práctica: Ejercicios aplicativos que conlleven análisis e investigación. X ACTIVIDADES I. Análisis sobre los aspectos éticos y sociales “Facebook tiene problemas para resguardar la privacidad de sus usuarios”. Preguntas para comentar: 1. ¿Quién debe ser considerado responsable de los problemas de privacidad que se relacionan con el uso de Facebook: la red social o los usuarios poco cuidadosos y mal informados? Justifique. 12 2. ¿Qué medidas adicionales debe tomar Facebook para proteger la privacidad del usuario? ¿Qué medidas adicionales se requieren entre los usuarios de Facebook para mantener una adecuada privacidad? Preguntas de razonamiento crítico: 3. Detalle un asunto de privacidad que sea tan grave para hacer que Facebook deje de utilizarse. 4. Desarrolle una política de privacidad para una organización estudiantil de arte que posee alrededor de 50 integrantes. Este sitio web almacena información de contacto de todos sus integrantes, así como su formación de arte, habilidades e intereses. ¿Qué persona externa a la organización quisiera utilizar dicha información y con qué objetivos?¿La organización podría permitírselo?XI EJERCICIOS 1. Investigar sobre los Sistemas de Información en agricultura. 2. Explicar en qué consisten los sistemas de Información en el cuidado de la salud. 3. Indague sobre los retos globales de los sistemas de información. XII CUESTIONARIO 1. ¿Qué es un sistema de información? 2. ¿Cuáles son sus cuatro componentes principales de los sistemas de información? 3. ¿Qué es la administración del conocimiento y cómo puede utilizarse? 4. ¿Qué papel desempeña la retroalimentación en un sistema? 5. ¿Cuáles son los tipos más frecuentes de sistemas de información que utilizan las organizaciones en la actualidad? Proporcione un ejemplo de cada uno. 6. Mencione algunos de los beneficios que las organizaciones buscan adquirir mediante el uso de los sistemas de información. 7. Identifique y describa brevemente algunos desafíos a nivel mundial que se asocian con los sistemas de información. 13 XIII CONCLUSIONES Y RESULTADOS Cada estudiante tendrá la experiencia de analizar los diversos casos planteados y determinar los diversos sistemas de información administrativa que actualmente las empresas interactúan, destacando los beneficios que cada uno de estos representa para la toma de decisiones en la organización, sacando de esta manera sus propias conclusiones. XIV BIBLIOGRAFIA Y REFERENCIAS Reynolds, G. W., & Stair, R. M. (2017). Principios de Sistemas de Información. México: Cengage Learning. 14 SISTEMAS DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA I RÚBRICA PRACTICA N° 1: Introducción a la SIA % ITEMS 100% 75% 50% 0% Informe Puntual 10% Es puntual. Presentado hasta una hora después. Presentado un día después. No presentado o presentado con más de un día de retraso. Completitud 10% Completo al %100. Completo al %80. Completo al %60. Completo al %50 o menos. Dominio del tema 20% Domina perfectamente el tema usando adecuadamente la terminología. Maneja adecuadamente el tema teniendo algunas pequeñas deficiencias en la terminología. Maneja parcialmente el tema teniendo varias deficiencias en la terminología. No posee dominio del tema. Calidad de la información 20% La información está claramente relacionada con el tema principal y menciona diversas ideas en su investigación. La información está parcialmente relacionada con el tema principal y menciona algunas ideas en su investigación. La información da respuesta a las preguntas principales, pero no detalla. No brinda información de calidad. Conclusiones 20% Incluye eficazmente los descubrimientos que se hicieron y lo que aprendió de su trabajo. Incluye parcialmente los descubrimientos que se hicieron y lo que aprendió de su trabajo. Incluye de forma deficiente los descubrimientos que se hicieron y lo que aprendió de su trabajo. No incluye conclusiones. Utilización de recursos 20% Utiliza completamente diversos recursos computacionales. Utiliza parcialmente los recursos computacionales. Utiliza deficientemente los recursos computacionales. No utiliza recursos computacionales.
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