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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DE FUNCIONES PARA LA COOPERATIVA MULTIACTIVA AGROPECUARIA DE CACAOTEROS DEL DEPARTAMENTO DE ARAUCA COOPCACAO LTDA. Presentado por: Diego Alexander Eugenio Giraldo Id: 290319 Universidad Cooperativa de Colombia Campus Arauca Facultad de Ciencias Económicas Administrativas y Contables Programa de Administración Empresas Arauca – Colombia Julio 2018 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DE FUNCIONES PARA LA COOPERATIVA MULTIACTIVA AGROPECUARIA DE CACAOTEROS DEL DEPARTAMENTO DE ARAUCA COOPCACAO LTDA. Presentado por: Diego Alexander Eugenio Giraldo Id: 290319 Informe Final Presentado Como Requisito Para Optar al Título de Administrador Empresas Tutora: Sra. Elizabeth Garrido Alzate Profesora Programa de Administración Empresas Línea de Investigación: Organizaciones, Innovación, Competitividad y Control de Gestión. Universidad Cooperativa de Colombia Campus Arauca Facultad de Ciencias Económicas, Administrativas y Contables Programa de Administración de Empresas Arauca – Colombia Julio – 2018 1 Tabla de Contenido Tabla de Contenido ........................................................................................................ 1 Lista de figuras ........................................................................................................... 3 Resumen ......................................................................................................................... 4 Abstract .......................................................................................................................... 5 INTRODUCCIÓN ......................................................................................................... 6 1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .................................................................. 7 1.1 Planteamiento del Problema ........................................................................... 7 1.2 Formulación del Problema .............................................................................. 8 2. OBJETIVOS .............................................................................................................. 8 2.1 Objetivó General .................................................................................................. 8 2.2 Objetivos Específicos. .......................................................................................... 8 3. DELIMITACIÓN ....................................................................................................... 9 4. JUSTIFICACIÓN ...................................................................................................... 9 5. TÍTULO ................................................................................................................... 11 6. MARCO CONTEXTUAL ....................................................................................... 11 6.1 Nombre de la empresa: ....................................................................................... 11 6.2 Historia y Valores de COOPCACAO LTDA .................................................... 12 6.3 Quienes Somos ................................................................................................... 13 6.4 Nuestra Finalidad ............................................................................................... 14 6.5 Nuestros Productos y servicios .......................................................................... 14 6.6 Responsabilidad Social ...................................................................................... 15 6.7 Mejorando la Calidad de Vida ........................................................................... 15 6.8 Programas y Proyectos Implementados ............................................................. 16 6.9 Misión ................................................................................................................ 17 6.10 Visión ............................................................................................................... 17 7. ORGANIGRAMA ................................................................................................... 18 7.1 Organigrama de COOPCACAO LTDA ............................................................. 18 2 8. ÁREA DE UBICACIÓN GEOESPACIAL ............................................................. 19 8.1 Ubicación geoespacial oficina principal ............................................................ 19 8.2 Oficina principal Saravena – Arauca ................................................................. 19 8.3 Área Geoespacial de la Bodega .......................................................................... 20 9 MARCO LEGAL ...................................................................................................... 20 9.1 Ley 79 de 1988 (diciembre 23) .......................................................................... 20 9.1.1Titulo Preliminar Objetivos de la Presente Ley. .......................................... 20 9.2 Ley 454 de 1998 (agosto 04) .............................................................................. 21 9.2.1 Capítulo I ......................................................................................................... 22 9.3 Norma Icontec 1252. .......................................................................................... 22 9.3.1 Norma técnica NTC colombiana 1252 2003-05-28 .................................... 22 9.3.2 Definiciones. ............................................................................................... 23 9.3.3 Requisitos Generales. .................................................................................. 23 10 MARCO DE REFERENCIA .................................................................................. 23 10.1 Estructura Organizacional ................................................................................ 23 10.2 Definiciones .................................................................................................. 24 11. METODOLOGÍA .................................................................................................. 26 11.1 Tipo de Investigación ....................................................................................... 27 11.2 Diseño de la Investigación ............................................................................... 28 12 DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DE FUNCIONES ................................................. 29 12.1 Gerente ............................................................................................................. 30 12.2 Revisor Fiscal ................................................................................................... 30 12.3 Contador Público .............................................................................................. 31 12.4 Técnico Auxiliar Contable ............................................................................... 31 12.5 Asamblea General ............................................................................................ 31 12.6 Consejo Administrativo ................................................................................... 32 12.7 Junta de Vigilancia ........................................................................................... 33 12.8 Jefe de Comercialización ................................................................................. 33 12.9 Almacenista ...................................................................................................... 34 13. DIAGNÓSTICO .................................................................................................... 35 3 14. RECOMENDACIONES ........................................................................................37 15 Anexos ..................................................................................................................... 39 15.1 Carta de aceptación de la Cooperativa COOPCACAO LTDA ........................ 39 15.2 Aprobación de la propuesta .............................................................................. 39 15.3 Preguntas Entrevista ......................................................................................... 40 15.4 C. Específica de funciones Gerente ................................................................. 40 15.5 C. Específica de funciones Revisor Fiscal. ...................................................... 41 15.6 C. Específica de funciones Contador Público .................................................. 41 14.7 C. Específica de Funciones Auxiliar Contable................................................. 42 14.8 C. Específica de Funciones Asamblea General. ............................................... 42 14.9 C. Específica de Funciones Consejo de Administrativo .................................. 43 14.10 C. Específica de Funciones Junta de Vigilancia. ........................................... 43 14.11 C. Específica de Funciones Jefe de Comercialización. .................................. 44 14.12 C. Específica de Funciones Almacenista. ...................................................... 44 BIBLIOGRAFÍA .......................................................................................................... 45 Lista de figuras Ilustración 1. Logo COOPCACAO LTDA 1 .................................................................... 12 Ilustración 2. Organigrama COOPCACAO LTDA1 ........................................................ 18 Ilustración 3. Oficina Principal 1 ...................................................................................... 19 Ilustración 4. Oficina Saravena Arauca 1 ......................................................................... 19 Ilustración 5. Bodega 1 .................................................................................................... 20 file:///G:/COOPCACAO%202.docx%23_Toc519758342 file:///G:/COOPCACAO%202.docx%23_Toc519758564 file:///G:/COOPCACAO%202.docx%23_Toc519758630 file:///G:/COOPCACAO%202.docx%23_Toc519758751 4 Resumen El objetivo de la práctica, social empresarial y solidaria en la Cooperativa COOPCACAO LTDA, es la elaboración y diseño del organigrama y descripción específicas de funciones, es una cooperativa dedicada a la comercialización de cacao seco a granel. Para llevar este proceso administrativo se hizo una recopilación de información de la Cooperativa COOPCACAO LTDA en especial los procesos de funciones de cada uno de los cargos, para posteriormente saber cómo se realiza cada uno de las responsabilidades (actividades) dentro de la misma, donde se plasma quienes son los responsables, que documentos e insumos son necesarios. Esto es con el fin de mejorar las instrucciones a seguir por el personal contratado por la cooperativa y a sus asociados para seguridad y calidad en el servicio que se ofrece. Palabras Claves: Funciones, Organigrama, Cooperativa, Cacao. 5 Abstract The objective of the practice, social business and solidarity in the Cooperativa COOPCACAO LTDA, is the elaboration and design of the organization chart and specific description of function, is a Cooperativa dedicated to the commercialization of dry cocoa in bulk. To carry out this administrative process, a compilation of information of the cooperative was made, especially the processes of functions of each one of the positions, to later know how each of the responsibilities (activities) is carried out within the same, where they are responsible, that documents and supplies are necessary. This is in order to improve the instructions to be followed by the personnel hired by the cooperative and its associates for safety and quality in the service offered. Keywords: Functions, organizational chart, Cooperativa, cocoa. 6 INTRODUCCIÓN El organigrama y descripción de funciones debe de estar en constante modificación y actualización para adaptarse a los nuevos requerimientos de un ambiente global, esto permite una mejor selección y desempeño del personal, así como la consolidación de la cultura organizacional; Cuervo (2017) menciona que ¨actualmente esta herramienta viene siendo usada por grandes corporaciones a nivel mundial basada en el nuevo enfoque en la gestión del talento humano en las empresas¨ (p 5). Sin embargo, la forma de enfocar la gestión de los recursos humanos ha cambiado de acuerdo con la dinámica del desarrollo social, el cual se ha visto influenciado por sucesos y filosofías como la revolución industrial, la administración científica y la globalización. Hoy en día las herramientas de gestión han tomado una enorme importancia en la consecución de la productividad en todo ámbito de las organizaciones, dentro de estas herramientas González, G. (2012) refiere que el ¨manual de funciones de la empresa cobra una enorme relevancia al convertirse en una herramienta de toma de decisiones y para el ordenamiento de la organización en sus diferentes niveles jerárquicos¨. Por ello el organigrama y manual de funciones, de COOPCACAO LTDA, contiene la descripción de las actividades que realiza cada área y/o puesto de trabajo; es así como se orienta al objetivo de su actividad económica; con lo anterior, la empresa pretende optimizar tiempo a la hora de realizar sus actividades y a la vez tener mejores resultados en cada labor. 7 1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 1.1 Planteamiento del Problema COOPCACAO LTDA, inició sus labores el día 14 de mayo de 2006, con el fin de contribuir el desarrollo económico, social, cultural y laboral de todos de los asociados, clientes potenciales, y productores que a unísono esfuerzo cooperativo por cumplir con el objetivo de presentar un producto araucano de excelente calidad, asegurando un posicionamiento en el mercado nacional y reconocimiento del trabajo asociativo. La cooperativa COOPCACAO LTDA, en busca de lograr estas expectativas y de innovar, en procura del mejoramiento continuo utiliza de forma efectiva los recursos humanos, financieros, tecnológicos y de infraestructura. El proceso de mejora se ve afectado en la actualidad, debido a que la cooperativa no cuenta con un manual de funciones que facilite el correcto desarrollo de los diferentes procesos que esta posee, y el funcionamiento del control interno. Una dificultad detectada es su duplicidad en las actividades o funciones, así como también la existencia de empleados con igual denominación de cargo y diferente carga laboral, e inclusive personal que realiza funciones que no van de acuerdo a su perfil profesional. 8 1.2 Formulación del Problema 1. ¿La elaboración del organigrama y la descripción específica de funciones contribuirán a mejorar las actividades desarrolladas por los integrantes de la cooperativa y la distribución del trabajo? 2. OBJETIVOS 2.1 Objetivó General Elaborar y presentar el organigrama y descripción específica de funciones para la Cooperativa Multiactiva Agropecuaria de Cacaoteros del Departamento de Arauca COOPCACAO LTDA. 2.2 Objetivos Específicos. Recolectar información y datos que permitan proponer el organigrama y descripción específica de funciones. Detallar las funciones realizadas con los puestos de trabajo. Elaborar el organigrama y la descripción específica de funciones. 9 3. DELIMITACIÓN El estudio en mención se realizó en la Cooperativa COOPCACAO LTDA, ubicada en el municipio de Saravena Arauca. 4. JUSTIFICACIÓN El ser humano es un sujeto que anhela saber y se mantiene anhelante de conocer más allá de lo obvio, porello a la hora de hacer parte de una organización lo primero en buscar es la información sobre su empresa, lo cual le permite poder ubicarse a sí mismo, y trazarse metas a corto y largo plazo, ¨si sabe lo que está pasando, puede actuar de manera acorde con sus mejores intereses y muy posiblemente con los de la organización a la que pertenece (…) La ausencia de información en la empresa crea incertidumbre, tensión y frustración¨ (Sierra, 2009, p.22), precisamente el puesto de trabajo es el principal relación de unión entre los empleados y la organización, este vínculo favorece que los individuos puedan sentirse participes para su empresa, al poder contribuir con sus aportes al crecimiento de la misma; y al tiempo que puedan recibir las recompensas por ello; ¨estas recompensas pueden ser intrínsecas (satisfacción respecto al trabajo realizado, sentimientos de logro, etc.). Tanto el diseño de trabajos como el de puestos son vitales para la eficacia de la organización y la satisfacción laboral personal¨ (Zapata, 2014, p.21). La estructura de una organización es la pauta formal que revela de qué forma los individuos y los puestos de trabajo se agrupan en conjunto; ¨la estructura suele 10 presentarse gráficamente por medio de un organigrama. Los procesos son todas las actividades que dotan de vida al organigrama. Las comunicaciones, la toma de decisiones y el desarrollo organizativo son ejemplos de procesos de una organización¨ (Jiménez & Palacios, 2005, p.98); de hecho desde la época primitiva los hombres empezaron a formar grupos para realizar sus labores de manera exitosa, la organización y la división del trabajo fueron generando la necesidad de gestionar personas; y es notable que la revolución industrial estuvo caracterizada por el desarrollo de la producción en masa, la división y la especialización del trabajo. En la actualidad las herramientas de gestión han tomado una notable aceptación e importancia en todas las organizaciones; la eficacia en sus procesos administrativos y la eficiencia en la productividad, han hecho que varias empresas opten por utilizar entre su estructura organizacional y planeación estratégica, la implementación de un manual de funciones y el diseño estructural de un organigrama, instrumentos relevantes para la toma de decisiones y el ordenamiento de la organización en sus diferentes niveles jerárquicos. ¨Peter Drucker, el más reconocido tratadista de la administración moderna, afirmó que más del 60 por ciento de los problemas de la administración en las organizaciones tenía su raíz en una mala comunicación¨ (Sierra,2009,p.9), comunicar a los colaboradores de forma clara la descripción de sus funciones, requerimientos, y responsabilidades, permitirá la agilización de los procesos y el desarrollo del ser, en la satisfacción de los logros alcanzados; precisamente el manual de funciones contribuye en el apoyo del área de administración del capital humano, la Federación Nacional de Cacaoteros, menciona 11 “del aprovechamiento de los resultados depende la optimización de otros procesos que necesariamente ayuda a la evolución y desarrollo de la empresa”. En COOPCACAO LTDA, la elaboración del organigrama y el manual especifico de funciones dará un nuevo enfoque en la gestión del talento humano, (Cedeño, 2016, p.5) el ir modificando y actualizando dichos manuales permitirá adaptarse a los cambios que surgen debido a la globalización, y consolidando su cultura organizacional. 5. TÍTULO Estructura Organizacional y Descripción Específica de Funciones para la Cooperativa Multiactiva Agropecuaria Cacaoteros del Departamento de Arauca COOPCACAO LTDA. 6. MARCO CONTEXTUAL 6.1 Nombre de la empresa: Cooperativa Multiactiva Agropecuaria de Cacaoteros del Departamento de Arauca COOPCACAO LTDA. 12 6.2 Historia y Valores de COOPCACAO LTDA La cooperativa COOPCACAO LTDA, fue creada legalmente el 14 de mayo del 2006, por acta número 1 de 14 de 2005 de la asamblea constitutiva, registrada en la Cámara de Comercio bajo el número 2449 del libro I del registro de entidades sin ánimo de lucro el 24 de mayo 2006, se inscribe: la constitución de persona jurídica denominada Cooperativa Multiactiva Agropecuaria de Cacaoteros del departamento de Arauca. El objetivo principal de la cooperativa fue propiciar el desarrollo económico, social y cultural de los asociados médiate el aporte del esfuerzo y recursos que la permitiera consolidar y crecer en todos los ámbitos. La Cooperativa en adelanto del acuerdo cooperativo, tiene como objeto contribuir al desarrollo integral del asociado y su familia generando trabajo sustentable para sus asociados de manera autogestionaria, con autonomía, autodeterminación y autogobierno, vinculando voluntariamente el esfuerzo personal y los aportes económicos de sus Fuente: Cooperativa COOPCACAO LTDA (2006) Ilustración 1. Logo COOPCACAO LTDA 1 13 asociados, para la ejecución de labores materiales o intelectuales, relacionados con el desarrollo rural, comunitario, emprendedor y solidario, mediante tecnologías innovadoras, que contribuyan en el perfeccionamiento de programas y proyectos institucionales, con el fin de dinamizar la actividad productiva y laboral, en procura del mejoramiento de la calidad, productividad y competitividad en las actividades. Igualmente es objetivo de la cooperativa contribuir a dignificar y valorar el trabajo humano; a la producción de la riqueza social y a una equitativa distribución del ingreso, así como al desarrollo empresarial autogestionario en beneficio de la comunidad en general. 6.3 Quienes Somos COOPCACAO LTDA es un aliado comercial dentro de la cadena del cacao del departamento de Arauca, aprovechando este echo COOPCACAO LTDA es una empresa certificada y asesorada por la federación nacional de cacaoteros y representada por los cacaocultores del departamento. Son 165 socios naturales y jurídicos que hacen de esta empresa una de las más representativas de la región con sede principal en el municipio de Saravena y presencia con subsedes en los municipios de Tame, Fortul y Arauquita. 14 6.4 Nuestra Finalidad Apoyar el mercado cacaotero y sus subproductos, con miras de mejorar su productividad, calidad, y garantías para los productores en el departamento de Arauca; de acuerdo con la norma Icontec 1252 bajo altos estándares de calidad acordes con un óptimo manejo post cosecha, para satisfacer las necesidades económicas, sociales, políticas, culturales y laborales de todos nuestros cooperadores, clientes potenciales, a fin de cumplir con el objetivo de presentar un producto araucano de excelente calidad, asegurando un posicionamiento en los mercados nacionales e internacionales. 6.5 Nuestros Productos y servicios Comercialización de grano de cacao seco y sus derivados. Capacitación y transferencias socio empresarial con cohesión cultural al cacaocultor araucano. Estabilización de precios en la intervención del mercado araucano. Generación de valor agregado del producto. Talleres de gestión y formación agro – empresarial. Gestora y promotora de proyectos de fomento, rehabilitación y renovación del cultivo de cacao en sistemas agroforestales. 15 Incentiva el fomento de beneficiadores de grano de cacao, con la construcción de secadoras tipo Elba. 6.6 Responsabilidad Social El objetivo de COOPCACAO LTDA es posicionar y mejorar las condiciones de vida de sus asociados y lograr la excelencia a través del fortalecimiento de la cadena del cacao chocolate del departamento de Arauca, mediante la ejecución de programas y proyectos tales como: giras técnicas empresariales, alianzas productivas con el ministerio de desarrollo rural al departamento de Santander, la ruta del chocolate en turismo, visita a laplanta agroindustrial de transformación de chocolate y confitería del SENA Piedecuesta, capacitaciones en procesos de acompañamientos con NATURA BPA, BCS, la universidad nacional, ejecución de proyectos de fomento, rehabilitación y sustitución de cultivos ilícitos en alianzas estratégicas con la gobernación de Arauca y alcaldías, días de campo con nuestro asociados, consolidación y concertación en proyectos de alianzas productivas y otros programas a nivel regional y nacional. 6.7 Mejorando la Calidad de Vida COOPCACAO LTDA interviene en el mercado interno de la comercialización en compra y venta de grano del cacao seco en todo el mercado araucano, propiciando una 16 estabilización del precio interno ya que sus costos de operación son razonables y justos para con el asociado y cacaocultores proveedores, propiciando la mayoría de la rentabilidad a sus cultivadores en el pago del producto a mayor precio por su calidad, desarrolla programas de mejoramiento de post cosecha y estandarización del grano de cacao que permiten como resultado obtener las ventajas organolépticas que poseen nuestros materiales regionales en mercados especializados que valoran estas bondades. Nuestra organización empresarial prioriza la solidaridad, educación, promoción y ayuda mutua en beneficio de las familias cacaoteras araucanas. 6.8 Programas y Proyectos Implementados Estandarización el grano de cacao seco, con la implementación y formación en la asistencia técnica de protocolos de manejo post cosecha en las fincas de cacaocultores, de igual manera la alianza productiva para la cadena de cacao chocolate en los municipios de Arauca, Arauquita, Fortul, Saravena y Tame, con la construcción de beneficiadoras tipo Elba para el manejo post cosecha en la estandarización del grano de cacao seco, en apoyo con el ministerio de agricultura y desarrollo rural. Convenio de fomentos de siembra nueva de 200 hectáreas en la erradicación de cultivos ilícitos en la zona de influencia cocalera para el municipio de Arauquita. Convenio con la Fundación Siglo XXI del Centro Médico Carlos Ardila Lulle. 17 Alianza en la comercialización del grano seco de cacao con la federación nacional de cacaoteros y fondo nacional del cacao, fortalecimiento empresarial con Ecopetrol, UNODC, (La Oficina de las Naciones Unidas contra la Droga y el Delito) y el PNUD, (El Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo). 6.9 Misión Mejorar el mercado de los productores agropecuarios del departamento de Arauca, específicamente el cacao, de acuerdo a la norma Icontec 1252, bajo altos estándares de calidad acorde con un óptimo manejo post cosecha, para satisfacer las necesidades económicas, sociales, política, culturales y laborales de todos nuestro cooperados, y clientes potenciales a fin de cumplir con el objetivo de presentar un producto araucano de excelente calidad, asegurando un posicionamiento en los mercado nacional e internacional. 6.10 Visión Posicionar a COOPCACAO LTDA, al año 2017, como la empresa comercializadora de productos agropecuarios del departamento de Arauca, en un proceso dinámico del desarrollo del agro araucano, respondiendo a la problemática de comercialización en el marco de la globalización de mercados especializados. 18 7. ORGANIGRAMA 7.1 Organigrama de COOPCACAO LTDA Ilustración 2. Organigrama COOPCACAO LTDA 1 Fuente: Autor (2018) 19 https://www.google.com/maps/search/Fuente:+Carrera+17+ %23+26+%E2%80%93+75+barrio+modelo+Saravena,+Ar auca+%E2%80%93+Colombia 8. ÁREA DE UBICACIÓN GEOESPACIAL 8.1 Ubicación geoespacial oficina principal Carrera 17 # 26 – 75 barrio modelo Saravena, Arauca – Colombia COOPCACAO LTDA 8.2 Oficina principal Saravena – Arauca Fuente: toma fotográfica, Marta Mendoza (2018) Ilustración 3. Oficina Principal 1 Ilustración 4. Oficina Saravena Arauca 1 20 Fuente:https://www.google.com/maps/search/diagonal+30+%236+- 59+barrio+los+Alpes+Saravena,+Arauca 8.3 Área Geoespacial de la Bodega Bodega – diagonal 30 #6 -59 barrio los Alpes Saravena, Arauca – Colombia. 9 MARCO LEGAL 9.1 Ley 79 de 1988 (diciembre 23) Reglamentada por el Decreto Nacional 468 de 1990. Por la cual se actualiza la Legislación Cooperativa. El Congreso de Colombia, DECRETA: 9.1.1Titulo Preliminar Objetivos de la Presente Ley. Ilustración 5. Bodega 1 21 Artículo 1º. El propósito de la presente Ley es dotar al sector cooperativo de un marco propicio para su desarrollo como parte fundamental de la economía nacional, de acuerdo con los siguientes objetivos: 1. Facilitar la aplicación y práctica de la doctrina y los principios del cooperativismo. 2. Promover el desarrollo del derecho cooperativo como rama especial del ordenamiento jurídico general. 3. Contribuir al fortalecimiento de la solidaridad y la economía social. 4. Contribuir al ejercicio y perfeccionamiento de la democracia, mediante una activa participación. 5. Fortalecer el apoyo del Gobierno Nacional, departamental y municipal al sector cooperativo. 6. Propiciar la participación del sector cooperativo en el diseño y ejecución de los planes y programas de desarrollo económico y social, y 7. Propender al fortalecimiento y consolidación de la integración cooperativa en sus diferentes manifestaciones. 9.2 Ley 454 de 1998 (agosto 04) Reglamentada por el Decreto Nacional 1714 de 2012 Por la cual se determina el marco conceptual que regula la economía solidaria, se transforma el Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas en el 22 Departamento Nacional de la Economía Solidaria, se crea la Superintendencia de la Economía Solidaria, se crea el Fondo de Garantías para las Cooperativas Financieras y de Ahorro y Crédito, se dictan normas sobre la actividad financiera de las entidades de naturaleza cooperativa y se expiden otras disposiciones. 9.2.1 Capítulo I Principios generales Artículo 1º.- Objeto. El objeto de la presente Ley es el determinar el marco conceptual que regula la economía solidaria, transformar el Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas en el Departamento Administrativo Nacional de la Economía Solidaria, crear la Superintendencia de la Economía Solidaria, crear el Fondo de Garantías para las Cooperativas Financieras y de Ahorro y Crédito, dictar normas sobre la actividad financiera de las entidades de naturaleza cooperativa y expedir otras disposiciones en correspondencia con lo previsto en los artículos 58, 333 y concordantes de la Constitución Política de Colombia. 9.3 Norma Icontec 1252. 9.3.1 Norma técnica NTC colombiana 1252 2003-05-28 1. OBJETO Esta norma tiene por objeto establecer la clasificación y los requisitos que debe cumplir el cacao en grano, destinado a la industrialización para consumo humano. 23 2. DEFINICIONES Y DESIGNACIÓN 9.3.2 Definiciones. Cacao en grano: Semilla completa y fermentada de la especie Theobroma cacao limpia y seca. Fermentación de cacao: Procesos adecuados a que se somete el grano de cacao para mejorar el sabor, el aroma y para facilitar su secado. 9.3.3 Requisitos Generales. El cacao en grano debe estar adecuadamente fermentado, seco, exento de olores extraños, libre de infestación por insectos, libre de granos múltiples y almendras partidas, con peso adecuado. 10 MARCO DE REFERENCIA 10.1 Estructura Organizacional El diseño de una estructura organizacional en una empresa es útil e importante a la hora de identificar el talento que necesita ser contratado en la empresa.; Zapata Zapata, C. (2014) menciona al respecto que: 24 para iniciar el análisis de las estructurasorganizacionales se debe recordar que la revolución industrial propicio el crecimiento de algunas industrias y con ello el cambio en la forma de organizarlas¨; desde entonces la planificación de una estructura organizacional asegura que haya suficientes recursos humanos dentro de la organización y con ello el logro de las metas establecidas; es importante que las responsabilidades estén bien definidas, ¨es esencial desarrollar organigramas que promuevan la interacción y comunicación frecuente entre las áreas de marketing, ventas y producción, indica el periodista americano, Sam Ashe-Edmunds, en un artículo publicado en el portal AzCentral. (Estefan, S, s.f, párr. 3). Y cada área está compuesta por un recurso humano, cada cual con una descripción de las funciones de su trabajo y cada labor ocupa su propia posición en el organigrama de la empresa. 10.2 Definiciones 1. “ La estructura de una organización: es la manera en que su trabajo está dividido (como se asignan las responsabilidades) y como estas actividades separadas se coordinan y se integran (como se distribuye la autoridad). Las estructuras convencionales generalmente se representan en un diagrama que consiste en cuadros y líneas de conexión. En ellos se muestra quien tiene la responsabilidad de qué y quién tiene autoridad sobre quién” (Ackoff, 1996). 2. “Es un marco que preparan los gerentes para dividir y coordinar las actividades de los miembros de una organización” (Stoner, 1996). “Se puede considerar la estructura 25 como el patrón establecido de relaciones entre los componentes o partes de una organización” (Kast, 1999). 3. “El patrón formal de cómo las personas son agrupadas, representada frecuentemente por una carta de organización u organigrama” (Gibson, 2001). 4. “La estructura organizacional es el conjunto de medios que maneja la organización con el objeto de dividir el trabajo en diferentes tareas y lograr la coordinación efectiva de las mismas” (Mintzberg, 2000). 5. “Modelo que representa y describe las relaciones estables entre los miembros de la organización y que a la vez sirve para limitar, orientar y anticipar las actividades organizacionales, con el propósito de elevar la efectividad en las operaciones y resultados” (Gonzales Monroy, 1999). 6. Define el manual de funciones como “un documento que contiene en forma ordenada y sistemática información y / o instrucciones sobre historia, política, procedimientos, organización de un organismo social, que consideran necesarios para la mejor ejecución del trabajo” (Duhalt K.M) 7. Con los manuales de funciones pueden hacerse un seguimiento adecuado y secuencial de las actividades anteriormente programadas en orden lógico y en un tiempo definido. ( Kevin P S 2013) 8. Peña Baztan (1990):“la fijación del contenido de un puesto de trabajo, con las funciones o actividades que en el mismo se desarrollan, así como los niveles de 26 formación, habilidad, experiencia, esfuerzo que son precisos y la responsabilidad que se exige a su ocupante en el marco de unas determinadas condiciones ambientales. (…) Dada la importancia, de esta actividad, es preciso aplicar a su realización el máximo interés y esfuerzo, utilizando analistas capacitados, a los que se hayan señalado normas claras y concretas a fin de que, si se utilizan varios, puedan aplicar idénticos criterios de observación y análisis.”(28). 11. METODOLOGÍA Tipo de investigación: Estudio descriptivo; Se observó que la cooperativa COOPCACAO LTDA, define las actividades documentar y descripciones específicas de funciones ni el organigrama. El método utilizado fue el método hipotético-deductivo: Pues a través de una necesidad observada, se formula un problema y se intenta validar mediante el análisis del mismo: 1. ¿La elaboración del organigrama y la descripción específica de funciones contribuirán a mejorar las actividades desarrolladas por los integrantes de la cooperativa y la distribución del trabajo? 27 Grado de generalización: Investigación de acción: Se generan cambios en una realidad estudiada; lo analizado se lleva a la práctica mediante la realización del organigrama y la descripción de funciones especifico de la cooperativa COOPCACAO LTDA. Por la naturaleza de los datos: Metodología cualitativa: Se decidió desde la investigación interpretativa desarrollar e implementar el manual específico de funciones y el organigrama. Por la orientación: Investigación orientada a decisiones: Se buscó la solución a una necesidad importante en la cooperativa COOPCACAO LTDA. Investigación Cualitativa: tipo participativa: Práctica realizada en la Cooperativa Multiactiva Agropecuaria de Cacaoteros del departamento de Arauca COOPCACAO LTDA, se buscó mejorar el clímax laboral, favorecer la toma de decisiones, y mejorar las actividades laborales de sus colaboradores. 11.1 Tipo de Investigación Investigación Cualitativa de tipo participativa con un estudio descriptivo; mediante la observación se detecta la necesidad de crear un manual específico de funciones y un organigrama, en vista de que son factores organizacionales que permiten a la empresa diferenciarse y abrir oportunidades de ser competitivos; y es que la estructura 28 organizacional hace parte de los tres componentes de un sistema de control, según Lydia Arbaiza Fermini: La estructura organizacional moldea las características del control que se establece en la empresa; por ejemplo, la diferenciación del control según jerarquías: cuantas más altas sean, menos control existe; en cambio, en puestos de orden menor, el control es más estricto. Según la estructura de la empresa, se puede promover un control estratégico, uno administrativo o uno más operativo. (Arbaiza, 2014, p261.). Una empresa que cuenta con una organización formal tendrá la capacidad de coordinar y administrar sus recursos de supeditado a la estructura que haya implementado, y por ende, de regular directa o indirectamente las relaciones que se forman entre sus colaboradores. 11.2 Diseño de la Investigación Teniendo en cuenta el objetivo de la investigación, las técnicas e instrumentos manejados en la recopilación y el procesamiento de la información, se utilizaron fuentes primarias y secundarias; dentro de las primarias encontramos la entrevista de forma verbal, esta técnica se efectuó para abordar un conjunto de preguntas abiertas que procuraron un marco de referencia para la investigación, en la planeación de la recopilación de datos primarios también se dio un enfoque por el método de observación, corroborando que efectivamente la cooperativa no contaba con un manual especifico de funciones ni un organigrama. Como fuente secundaria se realizó sondeos en la cooperativa para recopilar información, así como la consulta de textos, documentos, libros, estatutos, e información 29 sobre la cooperativa COOPCACAO LTDA, así como demás artículos que apoyaron el diagnóstico obtenido. 12 DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DE FUNCIONES Descripción de puestos de trabajo: documento que recoge la información obtenida por medio del análisis, quedando reflejada de este modo, el contenido del puesto, así como las responsabilidades y deberes inherentes al mismo. Especificaciones del puesto de trabajo: está relacionado con los requisitos y cualificaciones personales exigidos de cara a un cumplimiento satisfactorio de las tareas: nivel de estudios, experiencia, características personales, etc. Estos requisitos emanan de forma directa del análisis y descripción del puesto. (https://www.gestiopolis.com/analisis-y- descripcion-de-puestos-de-trabajo/) Arbaiza FerminI, comenta en su libro administración y organización: ¨regulan el comportamiento de los empleados al presentarles un manual de funciones y obligaciones propias de su cargo o de su jerarquía dentrode la empresa¨ (p 264). Teniendo en cuenta que el manual contiene la visión, misión, los objetivos, metas y la descripción de cada área y sus responsabilidades, el objetivo primordial del manual es describir con claridad todas las actividades de una empresa y distribuir las responsabilidades en cada uno de los cargos de la organización. 30 12.1 Gerente Según lo mencionado en un artículo sobre los diez rasgos básicos de un gerente (uv, b. d, s.f) dice que un “gerente es la persona responsable de planear y dirigir el trabajo de un grupo de individuos, de monitorear su desempeño y tomar acción correctiva cuando es necesario” de igual manera debe demostrar a sus subordinados actitud optimista, confiabilidad, resolución de problemas, integridad y confiabilidad, trabajo en equipo, conocimiento del entorno en que se trabaja para el óptimo desarrollo del manual de funciones. Ver Anexo (15.4) 12.2 Revisor Fiscal Según lo señalado por (Silva, 2013) “El revisor fiscal en Colombia puede ser todo contador público mientras que tenga una tarjeta profesional vigente¨ (párr, 2). Y es que la revisoría fiscal en Colombia es una disciplina señalada como el órgano de control y vigilancia de las empresas, sin embargo, estas deben cumplir con unos requisitos mínimos para el nombramiento de revisor fiscal, ¨el cual es nombrado por la asamblea de accionistas o la junta de socios, según el artículo 204 del código de comercio¨ (c, 2008, p. 5). Por ello contar con un revisor fiscal es un elemento importante que junto al manual especifico de funciones suministrara información para el buen manejo de recursos a la hora de tomar decisiones. Ver Anexo (15.5) 31 12.3 Contador Público Según lo mencionado por (Pinzón, 2014) ¨universalmente se conoce como Contador Público, aquel profesional dedicado a aplicar, analizar e interpretar la información contable y financiera de una organización¨, y por lo tanto tiene incidencia en las decisiones de la empresa, debido a que brinda información sobre los estados financieros, los cuales no deben elaborarse sencillamente para cumplir con el deber de un cierre contable, es necesario que haya un dialogo que permita proyectar con claridad el ambiente contable y financiero de la organización. Ver anexo (15.6) 12.4 Técnico Auxiliar Contable Buscan servir de apoyo al área o al responsable de la contabilidad en una empresa, encargados de la contabilidad financiera. Como señala (Yanez, s.f) las funciones de un auxiliar contable generalmente se concentran en aspectos contables de la empresa, además de ciertas cualidades imprescindibles en esta labor, Ver anexo (15.7 ) 12.5 Asamblea General Según lo sugerido por la (Superintendencia de la economía solidaria - Supersolidaria, 2005) “La Asamblea General es el órgano máximo de administración de las cooperativas 32 y sus decisiones son obligatorias para todos los asociados, siempre que se hayan adoptado de conformidad con las normas legales, reglamentarias o estatutarias¨. Constituida por la reunión de asociados hábiles o de los delegados elegidos allí; por lo tanto, esta se encarga de las decisiones más importantes de la organización, tales como reformas estatutarias, o nombrar y remover a los miembros de junta directiva, entre otras. Ver anexo (15.8) 12.6 Consejo Administrativo El consejo de administración es el órgano permanente de administración de la cooperativa subordinado a las directrices y políticas de la asamblea general, la cual estará integrada por cinco miembros principales y cinco suplentes numéricos elegidos por la asamblea general (Cuenca, 2017, párr.14), por eso en todo este engranaje de buena organización, es de suma importancia contar con el consejo administrativo, pues su función es aprobar las estrategias, políticas y equipos directivos, y controlar la gestión, Josep Tapies titular de la cátedra de la empresa familiar nos revela la importancia del consejo administrativo al decir que ¨La junta general de accionistas decide el objeto social, los recursos y los administradores de la empresa. Esta junta delega en el Consejo de Administración, cuya función es aprobar las estrategias, políticas y equipos directivos, y controlar la gestión¨ (Navarra, 2014, párr. 2), por lo que al ser un órgano permanente de administración es fundamental que tengan claro su objetivo en la cooperativa, de ahí lo útil del manual especifico de funciones. Ver Anexo (15.9) 33 12.7 Junta de Vigilancia Según la ley 79 de 1988, el artículo 60 menciona que La junta de vigilancia es el órgano que tiene a su cargo velar por el correcto funcionamiento y eficiente administración de la cooperativa, referido al control social. Estará integrada por tres (3) asociados hábiles con tres (3) suplentes numéricos elegidos por la asamblea general para periodo de dos (2) años, sin perjuicio que puedan ser reelegidos o removidos libremente y responderán ante ella por el cumplimiento de sus deberes, dentro de los límites de la ley y del presente estatuto¨. De acuerdo con las leyes cooperativas, las Juntas de Vigilancia están al mismo nivel del Consejo de Administración, ninguno depende del otro ni existe línea de mando entre ambos, e incluso ambos, son nombrados por la asamblea general de asociados; por ello es importante la definición clara de sus roles y líneas de mando. Ver Anexo (15.10) 12.8 Jefe de Comercialización Planifican y organizan el trabajo de un equipo de vendedores, sin salirse de un presupuesto acordado. Establecen los objetivos de ventas para el equipo y evalúan los logros de los agentes comerciales. Funciones a desarrollar: 34 Contratar y formar al personal de ventas, deben asegurarse que los representantes y demás personal de ventas tengan un buen conocimiento del producto, y asegurasen de que disponen de la documentación actualizada y pueden acceder a muestras de los productos. Definir los objetivos de venta que debe alcanzar cada vendedor individualmente o el grupo. Distribuir el trabajo por región o tipo, asignándolo a los agentes comerciales o al personal de ventas. Ver anexo (15.11) Según Bastos Boubeta en su libro fidelización del cliente, menciona que (Boubeta, 2007) ¨Los diferentes departamentos gestionan y dominan su propia área pero solo el jefe de ventas es quien tiene una perspectiva global de todo el departamento y debe actuar al detectar errores y al corregirlos hasta alcanzar los resultados necesarios¨ (pág. 77 – 85). Es decir, el departamento de ventas, es una pieza de un engranaje organizacional que forma estrategias comerciales que harán expandir la empresa y persistir en la línea del tiempo. 12.9 Almacenista En la planificación de la cadena de suministros la figura de almacenista resulta un factor determinante, ya que tiene un papel fundamental en la calidad, y eficiencia de la 35 gestión logística del almacén, o bodega. José Luís Fernández Martínez director general de EAE Business School en su página oficial menciona al respecto que Martínez, J. L.(2017): El almacén es un elemento que en los últimos tiempos ha cobrado mucha importancia en el desarrollo industrial actual y en la cadena de suministro en particular (…) dentro de una empresa una de las figuras que más relevancia ha ido obteniendo a lo largo del tiempo es la figura del jefe de almacén. Ésta, ha cambiado mucho en los últimos años. Atrás quedó la época en la que el jefe de los almacenes se encargaba únicamente de controlar el stock que había. Esto ha ido variando en pro de esta figura que ha ido tomando más relevancia y obteniendo más responsabilidades para que el almacén sea un punto estratégico dentro de la empresa. (párr. 2- 3). Según lo mencionado por Martínez, es notable que contar con un manual de funciones y actualizarlo contribuya a que la empresay su recurso humano sean más competitivos en este mundo de constantes cambios en todos los ámbitos del ser. Ver anexo (15.12) 13. DIAGNÓSTICO Se analizó un eje fundamental en los procesos de toda organización, este eje es la comunicación (Feged, 2014) menciona: ¨ La importancia de la comunicación es que al utilizarla de la manera adecuada con el mensaje correcto, en el tiempo oportuno, su efecto 36 se verá reflejado positivamente en los indicadores del negocio.¨ (párr, 3), por lo tanto contar con una estructura organizacional promoverá una buena comunicación, que se verá reflejada en un buen clima laboral, y el logro de los objetivos trazados; es así como el mejoramiento organizacional debe partir desde el interior de la entidad, tomando medidas como la determinación de funciones claras en los cargos, calificación de personal, elaboración de políticas empresariales, ejecuciones de roles, especificación clara de metas, y la consecución conjunta de la misión y visión propuesta por la entidad. La descripción de las funciones en los puestos de trabajo, es una herramienta de comunicación, pues representan un medio importante para la toma de decisiones, todo este análisis contribuyó a definir que la cooperativa COOPCACAO LTDA, sin duda requiere realizar un manual especifico de funciones y por supuesto un organigrama, (Duhalt K.M s.f) asegura ¨en la moderna administración, se ha llegado a considerar sus estructuras orgánicas, y práctica de procedimientos, como partes de la administración que pueden y deben cambiar tan seguido como se requiera para capitalizar nuevas oportunidades y afrontar la competencia¨ (pág. 244), en vista del constate cambio en las políticas gubernamentales, las decisiones de compra de los consumidores, la competitividad, la competencia, entre otros; la cooperativa COOPCACAO LTDA, muestra interés en facilitar la recolección de información y su disposición para el análisis de su organización. 37 14. RECOMENDACIONES Sugiere hacer modificaciones en la Misión y Visión, dado en su contenido, el año proyectado ha expirado. La misión es considerado por Philip Kotler y Gary Armstrong (Marketing, 2004) como “un importante elemento de la planificación estratégica” porque es a partir de ésta que se formulan objetivos detallados que son los que guiarán a la empresa u organización, y la visión, tal como lo define Fleitman Jack en su obra “Negocios Exitosos” (McGraw Hill, 2000) viene a ser “el camino al cual se dirige la empresa a largo plazo y sirve de rumbo y aliciente para orientar las decisiones estratégicas de crecimiento junto a las de competitividad” (http://empresayeconomia.republica.com/planificacion/vision-y-mision-dos-conceptos-fundamentales.html). Analizar de forma detallada la experiencia laboral y formación académica de las personas que aspiren o trabajen en la parte administrativa y de producción de la Cooperativa, que cumplan con los requisitos expuestos en cada descripción específica de funciones; también dice: Graham K. (1990) “El manual presenta sistemas y técnicas específicas. Señala el procedimiento a seguir para logar el trabajo de todo el personal de oficina o cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas” (https://books.google.com.co/books/about/Preparaci%C3%B3n_del_manual_de_oficina.html) Informar a la Junta Directiva, los resultados obtenido en esta investigación, para que, al conocer de manera objetiva, la realidad estimada y puedan asumir las acciones que consideren más convenientes, ejemplo, crear el departamento de secretaría en donde se http://es.wikipedia.org/wiki/Philip_Kotler http://www.fleitman.net/ http://empresayeconomia.republica.com/planificacion/vision-y-mision-dos-conceptos-fundamentales.html https://books.google.com.co/books/about/Preparaci%C3%B3n_del_manual_de_oficina.html 38 desempeña una labor fundamental en toda organización. A este respecto señala el maestro Cipriano Gómez Lara (1983): “Que hay varios tipos de secretariados en razón de las diversas clases de actividades que les toca desempeñar” (http://dgapa.unam.mx/index.php/semblanzas-emeritos-anio-perpae-2015/semblanzas-2003-perpae/138-gomez-lara- cipriano) http://dgapa.unam.mx/index.php/semblanzas-emeritos-anio-perpae-2015/semblanzas-2003-perpae/138-gomez-lara-cipriano http://dgapa.unam.mx/index.php/semblanzas-emeritos-anio-perpae-2015/semblanzas-2003-perpae/138-gomez-lara-cipriano 39 15 Anexos 15.1 Carta de aceptación de la Cooperativa COOPCACAO LTDA 15.2 Aprobación de la propuesta 40 15.3 Preguntas Entrevista 15.4 D. Específica de funciones Gerente 41 15.5 D. Específica de funciones Revisor Fiscal. 15.6 D. Específica de funciones Contador Público 42 15.7 D. Específica de Funciones Auxiliar Contable. 15.8 D. Específica de Funciones Asamblea General. 43 15.9 D. Específica de Funciones Consejo de Administrativo 15.10 D. Específica de Funciones Junta de Vigilancia. 44 15.11 D. Específica de Funciones Jefe de Comercialización. 15.12 D. Específica de Funciones Almacenista. 45 BIBLIOGRAFÍA Arbaiza, f. L. (2014). Administración Y Organización Un Enfoque Contemporáneo-. Ciudad Autónoma De Buenos Aires: Cengage learning. Boubeta, A. I. B. (2007). Fidelización del cliente. Ideas propias Editorial SL. De Comercio, C. (2008). Decreto 410 de 1971. Diario Oficial, (33.339), 16. Estatuto de la cooperativa COOPCACAO LTDA. (2005). estatuto. Saravena. Estefan, S. (s.f). La importancia del organigrama en la estructura de una empresa. Destino Negocio, párr 3. Obtenido de https://destinonegocio.com/gestion/entiende-la- importancia-del-organigrama-en-la-estructura-de-la-empresa/ Fernando A. Grillo Rubiano, Carla L Henao, Carlos H. Moreno, María del C. Arias. (s.f.). Gómez Aparicio, P. (2003). El capital social en las sociedades cooperativas. 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