Manual de instrução - Fechamento Agentes

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controladoria de agentes fechamento agentes 
	
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SET/21
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INTRODUÇÃO
O objetivo é descrever o Processo de fechamentos dos agentes, representantes IBL em praças estratégicas, desde o envio da conferencia da cobrança por CT-e até a confecção da autorização de Pagamento (AP). 
CONTROLADORIA AGENTES
REFERÊNCIAS NORMATIVAS 
NBR ISO 9001:2015 – Sistema de Gestão da Qualidade. 
Manual do Sistema de Gestão Integrado - IBL Logística. 
TERMOS E DEFINIÇÕES 
Rodopar: Sistema informatizado Interno utilizando pela IBL Logística para acompanhamento e rastreamento de cargas. 
FECHAMENTO DA FATURA
 O fechamento da fatura é dividido em 4 processos, são eles: conferência, lançamento, desdobro e contas à pagar.
CONFÊRÊNCIA
 RECEBIMENTO DA PLANILHA MODELO PADRÃO
 A primeira etapa do processo de fechamento consiste no envio de uma planilha em modelo padrão parte do Agente, onde nesta planilha constam os dados dos CT-es que foram transportados em determinados período de tempo (esse período geralmente é quinzenal e mensal) e os valores que foram atribuídos à eles como receita pelo Agente.
Modelo planilha de conferência padrão
 Esta planilha será enviada pelo Agente ou pelo departamento responsável pelo recebimento e devolução de Canhotos (DEVCAN). Caso em até 5 dias após a data final do período de cobrança ainda não tenha sido enviada a planilha em modelo padrão, deverá ser feita a requisição por e-mail para o Agente.
 CONFERÊNCIA DA PLANILHA MODELO PADRÃO
 Com o arquivo Excel em mãos, realizar a conferência doa valores dos fretes cobrados pelo Agente por CT-e com os valores acordados em negociações prévia.
 VALIDANDO VALORES 
 Quando realizadas as emissões, os valores são calculados de acordo com a tabela acordada previamente com o Agente, sendo esta tabela cadastrada no sistema ESL. Para realizar essa validação, o sistema ESL deverá ser acessado através da seção “TMS”. 
Menu principal – TMS 
 
 Após o acesso clicar em “Operacional” e logo em seguida em “Fretes”
 Preencher os filtros de acordo com o CT-e, note que o último filtro é uma ferramenta muito funcional, em que se pode pesquisar mais de 1 CT-e de forma simultânea. O campo “Filial” deverá estar em branco para realizar a busca. Após realizar a busca, selecionar o CT-e e clicar em “Atualizar” na aba que surgiu na parte superior da tela. 
Preencher filtros de acordo com os dados do CT-e e realizar a seleção
 Será aberta uma janela onde haverá uma lista que irá conter os documentos selecionados e um campo onde se pode selecionar e atualizar Agente de Entrega e Coleta. Caso os valores calculados ou a tabela selecionada para o Agente estejam divergentes do que de fato tem que ser cobrado, deverá ser corrigido em sistema. Para realizar essa correção selecionar o Agente e a Tabela que deverá ser utilizada.
Alterar Agente e Tabela de acordo com o que deve ser utilizado.
CONSOLIDAÇÃO DE CT-es
 Para alguns casos deverá ser feita uma consolidação do(s) CT-e(s). São dois os motivos que nos obrigam a realizar essa tarefa: quando o endereço de entrega não é o mesmo do Destinatário e quando há uma cobrança consolidada por parte do Agente, onde dois ou mais CT-es representam um só valor.
Para realizar essa consolidação, clicar em “Operacional”, “Consolidação” e “Agente” na aba superior.
Clicar em “Operacional”, “Consolidação” e “Agente”
 
 Para iniciar o processo clicar em “+ Nova Consolidação” e selecionar entre “Agente de Entrega” e “Agente de Coleta”.
Clicar em "+ Nova Consolidação" e depois "Agente de Entrega" ou "Agente de Coleta".
 Clicar no campo “Busca Rápida” e selecionar de forma individual o(s) CT-e(s) envolvidos na consolidação.
Clicar no campo "Busca Rápida".
 Preencher os campos “Data Consolidação”, “Destino”, “Agente” e “Tabela de preço” de acordo. Após isso será gerado um valor, caso haja mais de um CT-e nessa consolidação o valor será rateado de acordo com o peso de cada um. Depois de realizar a Consolidação, retornar para “Fretes” e confirmar se o valor está de acordo.
Preencher campos solicitados e clicar em "Salvar".
6. LANÇAMENTOS
8.1 LANÇAMENTO DA FATURA
 Após os CT-es serem devidamente conferidos, eles deverão ser lançados em fatura no ESL. Para isso acessar a seção “Financeiro” no canto esquerdo da aba superior.
Clicar em "Financeiro" no menu principal.
 Clicar em “Fechamentos” e “Agentes” em seguida.
Clicar em "Fechamentos" e "Agentes".
 Preencher os filtros de acordo com a fatura a ser gerada e selecionar os CT-es que deverão compô-la. Após realizar a busca, conferir se a quantidade de documentos e o valor estão de acordo com os valores que deverão ser pagos. Se estiverem corretos, selecionar os componentes e clicar em “Faturar” na aba superior. 
Preencher filtros e buscar CT-es que compõem a fatura.
 Após clicar em “Faturar”, uma guia será aberta, onde constam os documentos selecionados, com seu valor total, no campo “Forma de Pagamento” deixar como Transitório, para que os dados dos CT-es ainda possam ser modificados. Preencher o campo “Observações” com a identificação do Agente, o período a que se refere a fatura e o tipo de serviço (ex.: fracionado, dedicado, etc.). Clicar em salvar.
 Caso haja uma diferença de alguns centavos em relação ao valor que deverá ser pago, o faturamento tem que ser feito de outra forma. Clicar no ícone a direita do valor da soma dos documentos, uma nova guia será aberta. Nessa guia, todos os documentos que compõem a fatura deverão ser selecionados, fazendo com que o campo “Valor a Pagar” seja automaticamente preenchido. Caso haja uma diferença de alguns centavos, poderá ser feita a correção nos campos “Acréscimo” e “Desconto”. Alterar o campo “Forma de Pagamento” para “Transitório”, fazendo com que a fatura não seja integrada de imediato, criando uma janela para correções. Por fim, preencher o campo “Observações” com a identificação do Agente, o período a que se refere a fatura e o tipo de serviço (ex.: fracionado, dedicado, etc.). Clicar em salvar.
Preencher campos com os dados da fatura.
 Em seguida na aba superior em “Faturas Geradas”, localizar a fatura que acabou de ser lançada e anotar o número gerado na coluna “Fatura”, esse número será necessário posteriormente.
Anotar Nº da fatura na coluna "Fatura".
 Logo após o lançamento, a planilha de conferência deverá ser enviada de volta ao Agente com os devidos apontamentos, será necessário por parte dele a validação da planilha preenchida.
 Assim que validada as Notas Fiscais serão enviadas nos valores devidos.
7. VALIDAÇÃO DAS NOTAS FISCAIS 
 Quando a IBL receber as Notas, verificar se os valores estão coerentes com a conferência feita anteriormente, se sim, deverá ser localizada a fatura no ESL e alterado o campo “Forma de Pagamento” para DOC, fazendo com que a fatura seja integrada para o Rodopar, onde será realizado a próxima etapa do processo.
8. DESDOBRO
10.1 LOCALIZANDO A FATURA NO RODOPAR
 De 30 em 30 minutos são realizadas rodadas de integração do ESL para o Rodopar. Assim que alterado de “Transitório” para “DOC” na fatura do ESL, ela está habilitada a ser integrada.
 Dentro do Rodopar, acessar no menu superior o item “Fluxo de Caixa”, “Movimentação” e em seguida “Desdobramento de duplicatas à pagar”.
Clicar em "Fluxo de Caixa", "Movimentação" e "Desdobramento de duplicatas à pagar".
 Clicar no botão “Insere novo item”, clicar no campo “Nº Documento” e apertar F2.
Clicar em "Inserir novo item" e apertar F2 no campo "Nº Documento".
 Preencher os filtros necessários e no campo “Nº de Viagem”, inserir o número da fatura salva no ESL. Selecionar a fatura no campo de resultados da pesquisa e clicar em “Selecionar” no menu superior.
Limpar filtros e preencher "Nº da Viagem".
 Anotar o número que foi gerado no campo“Nº Documento”, esse será o número do contrato no Rodopar, será necessário para o próximo passo, juntamente com esse número, anotar a filial e a série.
11. RELATÓRIO DE MARGEM 
 Tendo selecionado a fatura, é hora de gerar o relatório de margem. Para isso deverá ser acessado o menu “Faturamento”, “Relatórios” e em seguida “Emissão de Relatórios”.
Clicar em "Faturamento", "Relatórios" e "Emissão de Relatórios".
 Preencher o campo “Código” com o número 937, que é o código referente ao relatório de margem, em seguida clicar em “Atualizar”. Selecionar o relatório no campo de resultado da pesquisa.
Preencher "Código" 937 e clicar em "Atualizar".
 Preencher com “Filial”, “Série” e o número do contrato no campo “Cod. CTRB” salvos anteriormente. Clicar em imprimir, assim após um tempo o relatório será gerado. Clicar em “Exportar Relatório” no primeiro item do menu superior, escolher formato “Microsoft Excel 97-2000 – Somente dados (XLS)”.
Preencher campos com dados anotados anteriormente.
9. analisando relatório de margem 
 Após abrir o arquivo em excel contendo o relatório de margem, a primeira etapa é checar qual o percentual de margem total, caso esse percentual seja maior que 30% não será necessário realizar uma justificativa, isso quer dizer que a margem está dentro do tem que ser.
Caso a margem esteja abaixo de 30%, deverá ser analisado quais os componentes das despesas que estão onerando a margem, devendo considerar normal para os componentes abaixo os seguintes percentuais sobre o valor do frete:
· Agente: No máximo 20%;
· AWB/Redespacho: 40% (ou de acordo com operação/cliente);
· Manifesto: 15% (ou de acordo com operação/cliente);
· Demais despesas: 20% (ou de acordo com operação/cliente);
 Lembrando que quando houver fretes com o pagador Logic Log, temos que substituir o valor do frete para o valor que está no CT-e da Logic. Para fazer isso basta gerar um relatório no Power BI, na seção “Margem Subcontratação” dentro dos relatórios gerenciais.
A justificativa deve ser realizada de uma forma em que mostre as informações do porquê aquela despesa está onerando a margem, para assim o mesmo tomar um plano de ação.
. Relatório Exportado em Excel.
10. FECHANDO TRANSFERÊNCIA
 Quando terminada a análise da margem e justificativa (se necessário), retornar à tela de desdobro e clicar no botão “Fechar Transferência”.
Clicar em "Fechar Transferência" ao lado direito da tela.
 A próxima etapa é preencher os campos da tela com as informações da nota fiscal. No campo “Série” preencher 1, “Documento” preencher com o número da nota fiscal, “Índice” preencher 1, “Banco” preencher 0, “Dt. Referência” preencher com o dia e horário em que está sendo efetuado essa etapa. No campo “Vencimento”, considerar 90 dias após o início do período da prestação dos serviços (considerar datas estipuladas no calendário de fechamento). O campo “Referência” deverá ser preenchido com a identificação da base do Agente, tipo de serviço prestado, período a que se refere o fechamento e o mais importante, a margem final gerada pelo relatório de margem. Finalizado o preenchimento das informações, clicar no botão “Salvar” na aba superior.
 
Preencher campos com dados da NF.
11. GERANDO AUTORIZAÇÃO DE PAGAMENTO
 A etapa final do processo se dá clicando no campo “Fluxo de Caixa”, “Movimentação” e “Entrada Contas Pagar”.
Clicar no menu "Fluxo de Caixa", "Movimentação" e "Entradas Contas Pagar".
 Nessa etapa, deverá ser feito uma conferência dos dados na aba “Documento”.
Aba "Documento".
 Na aba “Classificação” checar os campos “Classificação Sintética” e “Classificação Analítica”, ambas devem estar com o código 22 e 24 respectivamente.
Aba "Classificação".
Na aba “Anexos” clicar em “Anexar documento à tabela” assim fazendo o upload da Nota Fiscal para dentro do Rodopar.
Aba "Anexos".
 Quando todos os dados estiverem corretos, clicar no botão “Imprimir” na aba superior, Utilizar o código 664 “Autorização de Pagamento (Analítico acumulado)” e fazer o download do documento em PDF, esse documento é nomeado Autorização de Pagamento (AP) e deverá ser anexado ao processo.
Gerar AP com código 664.
12. MOTANDO O PROCESSO E COLETANDO ASSINATURAS
 Após finalizar o processo no Rodopar, os documentos deverão ser impressos e anexados na sequência listada a seguir:
1. Justificativa (se houver)
2. Autorização de Pagamento
3. Dados Bancários (modelo padrão dentro da pasta da Controladoria)
4. Nota Fiscal
5. Planilha de Conferência
6. Relatório de Margem
Com o processo montado em mãos, seguir para coleta de assinaturas. Abaixo segue responsáveis:
· Samuel – Supervisor de Controladoria
· Ronie/Ruimar – Problemas operacionais
· Thiago/Eduardo – Responsáveis Fármaco, questões comerciais
· Matheus/Andréia – Responsáveis Eletrônico e Alimentício, questões comerciais
· Victor/Deivis – Validação final para envio ao financeiro
13. FLUXOGRAMA
14. APROVAÇÕES
	ELABORAÇÃO
	VERIFICAÇÃO
	APROVAÇÃO
	Nome: 
	Nome: 
	Nome: 
	Setor: 
Visto:
	Setor: 
Visto:
	Setor: 
Visto:
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