Baixe o app para aproveitar ainda mais
Prévia do material em texto
Gestão de Compras Núcleo de Educação a Distância www.unigranrio.com.br Rua Prof. José de Souza Herdy, 1.160 25 de Agosto – Duque de Caxias - RJ Reitor Arody Cordeiro Herdy Pró-Reitoria de Programas de Pós-Graduação Nara Pires Pró-Reitoria de Programas de Graduação Lívia Maria Figueiredo Lacerda Produção: Gerência de Desenho Educacional - NEAD Desenvolvimento do material: Vilson Vieira de Paula 1ª Edição Copyright © 2019, Unigranrio Nenhuma parte deste material poderá ser reproduzida, transmitida e gravada, por qualquer meio eletrônico, mecânico, por fotocópia e outros, sem a prévia autorização, por escrito, da Unigranrio. Pró-Reitoria Administrativa e Comunitária Carlos de Oliveira Varella Núcleo de Educação a Distância (NEAD) Márcia Loch Sumário Gestão de Compras Para Início de Conversa… ................................................................. 04 Objetivos .......................................................................................... 05 1. Conceito Básicos dos Sistemas de Compras: Planejamento, Políticas e Organização de Compras ....................................... 06 2. Critérios de Seleção e Métodos de Avaliação de Fornecedores .... 18 3. Lei das Licitações Públicas (Lei nº. 8666/93) ........................ 25 Referências ....................................................................................... 31 Considerações Finais .......................................................................... 32 4 Gestão de Suprimentos Para Início de Conversa… No desenvolvimento das atribuições da área de compras, o profissional terá de reservar tempo para atividades voltadas ao planejamento e entendimento das políticas da organização, como também será responsável por traduzir os dois elementos necessários à organização da atividade de compras. Para o desempenho de forma planejada e organizada, a área de compras possui pilares estruturados, expressos na manutenção de pedidos, coordenação de atividades, na economicidade do setor e nas negociações estabelecidas como fornecedores. Neste capítulo, conheceremos os critérios utilizados na seleção e avaliação de fornecedores, além de abordar formas para desenvolvê-los e aperfeiçoá-los. Por fim, estudaremos os métodos de fornecimento para o governo por meio da Lei de Licitações e Contratos, de modo que sejam apresentados todos os mecanismos de funcionamento das aquisições públicas, tanto para a aquisição de bens materiais quanto na prestação de serviços para o governo nas esferas do Município, Estado ou Governo Federal. 5Gestão de Suprimentos Objetivos ▪ Conhecer os conceitos básicos dos Sistemas de Compras: Planejamento, Políticas e Organização de Compras. ▪ Entender os critérios de seleção e métodos de avaliação de fornecedores. ▪ Identificar os mecanismos de funcionamento da Lei das Licitações Públicas (Lei nº. 8666/93). 6 Gestão de Suprimentos 1. Conceito Básicos dos Sistemas de Compras: Planejamento, Políticas e Organização de Compras Dentre as atividades desenvolvidas na gestão de suprimentos, a área de compras traz importância direta na estratégica de manutenção e operação da empresa por meio da boa gestão de materiais. A preocupação maior com a qualidade da matéria que está sendo empregada nos processos organizacionais está relacionada à equação de investimentos e ao retorno financeiro, fatores essenciais na administração e manutenção de recursos. Em uma empresa, é fundamental que a função compras esteja articulado junto aos seguintes pilares da gestão de materiais: Manutenção Manter continuamente o fluxo de materiais ao longo do processo produtivo da organização. Coordenação Fazer com que os recursos sejam aplicados de forma inteligente, consumindo o necessário ao funcionamento das atividades. Economicidade Garantir qualidade nos processos de compras e aquisição, investindo recursos dentro de uma razoabilidade de gastos. Negociação Agenciar em favor da empresa nos processos de negociação junto a fornecedores, clientes e parceiros de negócio. Quadro 1: Pilares para compras. Fonte: Elaborado pelo autor. Os aspectos relacionados à manutenção das atividades de compras atuam no sentido de controlar inteligentemente a aplicação dos recursos ao longo das atividades da organização. Vale destacar que bons resultados nessa área não significam economizar recursos do básico para atender às demandas operacionais, mas sim consumir dentro do que é necessário e essencial ao funcionamento e atendimento dos requisitos do consumidor, de forma inteligente e satisfatória. 7Gestão de Suprimentos Já os aspectos voltados à coordenação de recursos visam atender às etapas de funcionamento do negócio ao garantir que recursos sejam aplicados para responder ao propósito operacional da organização. A economicidade, requisito fundamental à área de compras, exige que os funcionários que participam de compras e aquisições tenham moderação e consciência ao assinarem a liberação de investimentos para a aquisição de materiais. E, por fim, os pilares da área de compras exigem que, nos processos de negociação, os funcionários atuem de forma a defender e garantir esforços voltados à organização e não em interesses próprios ou de favorecidos. A Gestão da Área de Compras Sem existir relação direta com sua proporção, a área de compras estará baseada em aspectos fundamentais, que são exigidos para o funcionamento e bom andamento da área, os quais serão apresentados a seguir: ▪ Autonomia e liberdade para fazer as aquisições. ▪ Criar formas de registrar a operação de aquisição para futuras análises. ▪ Ter como registrar a precificação de itens, sendo fundamental ao método ABC. ▪ Elaborar formas de registrar os itens estocados e consumidos. ▪ Elaborar formas de identificação de parceiros fornecedores. ▪ Arquivar registros e especificação técnica de materiais. ▪ Organizar, de forma arquivada, encartes de produtos ou materiais. Os fatores apresentados anteriormente são de caráter fundamental ao Planejamento do Sistema de Compras de uma empresa. Constituem- se como funções no cotidiano da área de Suprimentos: levantamento de preços, comprar itens, fazer a gestão dos níveis de estocagem, gerir fatores adicionais à atividade de Suprimentos. Veja cada ação a seguir: 8 Gestão de Suprimentos Atividade Descrição: Levantamento de preços Pesquisa de mercado; pesquisa de materiais; verificação de preço e custos associados; pesquisar a cadeia de fornecedores de uma empresa fornecedora; pesquisar materiais alternativos à atividade produtiva. Comprar itens Verificação das solicitações de aquisição; pesquisar preços e solicitações de compras; fazer escolhas quanto à definição de fornecedores próprios ou não; relacionamento com o canal de vendas; participar da negociação de acordos e parcerias; fazer as aquisições; fazer a supervisão das atividades que envolvem receber e salvaguardar materiais. Fazer a gestão dos níveis de estocagem Fazer a manutenção dos níveis de estocagem com vistas a manter os estoques em baixa sem ocorrer ruptura; executar atividades de intercâmbio e de mercadorias ao longo do canal de suprimentos da empresa; coibir perda de materiais ou perda de validade de forma consciente; elaborar formas de unificar procedimentos. Gerir fatores adicionais à atividade de Suprimentos De forma proativa, elaborar previsões de perdas, custos, gastos, despesas e de consumo materiais; fazer a devida separação e destinação de itens que não fazem mais parte do conjunto de itens necessários ao funcionamento e operação da empresa; estabelecer boa relação com a área de Marketing. Quadro 2: Atividades típicas. Fonte: Adaptado de Dias (2005). No cotidiano da área de Suprimentos, é notória a ideia de que não será possível entender que a área funcione por si mesma, mesmo contando com os melhores sistemas de informações ou melhores e mais experientes funcionários. Pelo contrário, o intercâmbio de informações,compartilhamento de experiências e análise da concorrência demonstram que a área de Suprimentos necessita atuar em conjunto com as áreas da organização. Alguns fatores são fundamentais ao compartilhamento de informações com outros setores da empresa. São eles: ▪ Entendimento do produzir ou comprar. ▪ Congelar procedimentos ou racionalizar processos. 9Gestão de Suprimentos ▪ Adaptações ou trocas de componentes. ▪ Análise e comparação dos itens utilizados. ▪ Manutenção dos níveis de estocagem. ▪ Troca ou substituição de maquinários utilizados. ▪ Modelos diferenciados de operação. ▪ Uso e aplicação de novos materiais. ▪ Compartilhamento de soluções com outros setores da empresa. Mesmo com o compartilhamento e intercâmbio de informações, há razões para centralizar a área de compras, assim como existem motivadores que direcionam para o modelo separado de uma central. Veja, a seguir, razões que ajudam a entender porque centralizar a área de compras é algo necessário. Motivadores para a centralização: possibilidade de melhores preços ao comprar volumes maiores para atender toda a empresa; características padronizadas de materiais; qualidade encontrada de forma igual em todas as filiais da empresa; garantia do padrão de fornecimento do início ao fim em qualquer unidade da organização; padronização no gerenciamento de itens no almoxarifado. Motivadores para a não centralidade dos materiais: razões de localidades muito distantes, tornando inviável a aquisição de bens em local único e fornecedor próprio; fatores relacionados à grande antecipação do pedido inviabilizado pela questão temporária de fornecimento; fatores relacionados à comunicação e compatibilidade de sistemas de informações. A gestão da área de compras é subdividida em funcionalidades, sendo cada subárea encarregada de um processo que permite, de forma consolidada, a manutenção dos níveis de estocagem de materiais. O elemento central da área de compras gira em torno da informação, sendo o fator motivacional a investigação por menor preço, por conhecer o giro de material em estoque, a qualidade dos produtos, a diversificação de fornecedores ou o uso de fidelização de fornecimento, prazos mais elásticos 10 Gestão de Suprimentos para pagamento, pesquisa sobre o ponto ideal de estoque mínimo, catálogos de produtos e outros assuntos nos quais a investigação e informação são elementos norteadores para a melhor gestão de suprimentos. A seguir, será demonstrado o organograma com uma representação das segmentações dentro do departamento, com a separação do trabalho por segmentos diferenciados dentro da função de compras. Comprador de materiais diversosComprador técnico Comprador de matéria-prima Chefe de compras Acompanhador de Compras Follow-up Auxiliar de compras Organograma 1: Seção de compras. Fonte: Adaptado de Dias (2005). Diante das diversas competências essenciais ao desempenho da função de compras, é necessário esclarecer que habilidades são essas e como podem trazer vantagem competitiva à área. Estudar o desenvolvimento dos materiais: Compreender o mercado que a empresa atua; materiais novos; equipamentos; tendências de consumo; uso diferenciado de matéria-prima. Conjuntura da economia: Resultado das políticas de governo, incentivos, variação cambial, facilidade de crédito. São fatores que interferem no planejamento da área de compras. 11Gestão de Suprimentos Perfil dos fornecedores: O papel dos fornecedores e sua possibilidade de atender demandas; materiais diversos a serem disponibilizados; impactam em decisões da área de suprimentos. Precificação: Preços e margens de lucro e custos de produção são fatores que afetam decisões sobre o ato de comprar e de quem comprar, como também o de produzir e para quem produzir. Recipientes de acondicionamento e ações para transportar: Distância de fornecimento e localização da empresa e clientes acrescidos da embalagem de acondicionamento de produtos. Trabalhos administrativos: Os sistemas de controles, requisições e ordem de serviço relacionados às diversas atividades para Suprimentos de Materiais na empresa. Informações de caráter fundamental ao desempenho da gestão e manutenção dos níveis de estocagem da organização são coletadas no interior da organização, as quais serão apresentadas na figura a seguir: Produção Seção de compras Desenvolvimento de produtos Departamento financeiro Mercadologia EngenhariaAdministração GeralContabilidade P.C.P Departamento jurídico Figura 1: Informações internas para a área de compras. Fonte: Adaptado de Dias (2005). 12 Gestão de Suprimentos Outra fonte considerável de informações para a área de compras está relacionada a informações externas à organização. São dados obtidos junto a fornecedores, transportadores, questões cambiais, fatores tarifários. Representam elementos informacionais que precisam ser conhecidos para a área de compras. Observe na figura a seguir: Condições gerais de mercado Seção de compras Informações sobre produto Informações sobre novos produtos Disponibilidade de transporte Preços e descontos Tarifas de transporte Impostos de venda e de usoCondições de mão de obra Capacidade de produção dos fornecedores Taxa de produção dos fornecedores Fontes de suprimentos Figura 2: Informações externas para a área de compras. Fonte: Adaptado de Dias (2005). Uma vez conhecidos os pilares da área de compras pela Gestão de Suprimentos, objetivos e metas são traçados para atender aos requisitos da organização, o que exige, do gestor da área, total foco e acompanhamento nas etapas principais desse setor. A seguir, serão descritas as etapas fundamentais a serem aferidas na área de compras, representando os indicadores que o Gerente de Compras deve seguir no desenvolvimento da gestão da área de suprimentos da organização, demonstrados em 12 funcionalidades de suma importância no desempenho da área de suprimentos: Solicitações de aquisições: São ações sistematizadas voltadas à análise dos investimentos em compras. Três formas mais usuais de pedidos de compras recebem destaque: 13Gestão de Suprimentos ▪ Pedidos de compras entregues. ▪ Pedidos de compras efetuados. ▪ Pedidos de compras em andamento. Entrada das solicitações de aquisição: É considerado o tempo do pedido. Compreende os seguintes dados: ▪ Tempo para coletar preços. ▪ Tempo de compras em dinheiro. ▪ Etapas de compras abertas há mais de um mês. Solicitações de aquisições não entregues: Abrange os pedidos de aquisições ainda não atendidos pelo rol de fornecedores que servem a uma instituição. Considera os seguintes fatores: ▪ Solicitações em tempo de atendimento. ▪ Solicitações de compras fora do prazo definido. ▪ Pedidos de compras não atendidos (é fornecido em percentual). Investimento completo em compras: Esse quesito trata de todo o investimento em compras efetuado, considerando, nesse levantamento, as compras em espécie, as solicitações de compras e os acordos com fornecedores, sendo os totalizadores desse item, valores em compras em espécie + solicitações de compras no mesmo recorte de tempo. Quantitativo de aquisições em papel moeda: Esse ponto trata das aquisições feitas e pagas dentro do mesmo mês, destacando-se que aquisições pagas à vista podem reduzir o resultado líquido da organização em razão da diminuição de valores no caixa para pagamentos à vista, sendo esperado que não se tenha alto volume de pagamentos com esse tipo de pagamento. 14 Gestão de Suprimentos Aspectos qualitativos do fornecimento de materiais: O fornecedor representa o ator mais importante na relação de fornecimento, de modo que alguns aspectos relacionados à qualidade do fornecimento mereçam destaque. São eles: o tempo de entrega de materiais, nível de confiança elevado na entrega de materiais e a precificação acompanhada de prazos mais elásticos de pagamentos. Somadas aos fatores apresentados anteriormente, existem, ainda, outras duas ferramentasque sinalizam aspectos de qualidade no fornecimento de materiais, sendo apresentadas sob duas equações: A qualidade do material entregue é apresentada desse modo: Índice de Qualidade = (número de materiais devolvidos) / (número de materiais aceitos) Esse modelo faz uma crítica não somente ao que é entregue, mas também ao que realmente foi entregue com assertividade, não culminando em devolução de produto. A outra equação, que complementa a anterior, é informada, pois não está relacionada a lotes inspecionados, mas sim a amostras de itens que podem ser extraídos de forma aleatória, estabelecendo, de um modo mais consistente, a performance de atuação do fornecedor, sendo apresentada na seguinte fórmula: Índice de Qualidade = (número de materiais devolvidos da amostragem) / (número de materiais da amostragem) Esse segundo modelo traz maior amplitude na análise do desempenho do fornecedor, pois não se limita apenas ao lote, mas abrange, também, a diversidade de materiais recebidos, ampliando a possibilidade de encontrar erros ou defeitos em produtos ou materiais recebidos pela empresa. Relação de fornecimento – com destaque a eficiência no fornecimento: A área de compras enfrenta dificuldades no 15Gestão de Suprimentos momento da consulta para fornecimento, o que resulta em uma baixa do nível de resposta às consultas, tomada de preços e cotações que podem resultar em um contrato de fornecimento. Fatores relacionados: a ausência do desejo de fornecer; cotação de preço acima da possibilidade da realidade pretendida por quem consulta; problemas relacionados à comunicação e às tecnologias de informação utilizadas; e, por fim, a escolha de fornecedores não indicados por trabalharem com serviços diferentes ou fora da condição de fornecimento pelo futuro terceirizado. Ao conduzir essa análise, que merece destaque no mercado, obtém-se 80% de retorno das consultas efetuadas, constituindo como indicadores importantes o número de consultas feitas e consultas respondidas. Quantidade de ações de tomada de preços: A tomada de preços faz parte do cotidiano de quem faz compras para uma empresa, sendo a cotação de preços uma peça fundamental para a eficiência da Gestão de Suprimentos. Aferir o tempo que a concorrência leva para fazer aquisições: É possível observar o tempo que, em média, é empregado à escolha de fornecimento para atendimento de demandas por fornecimento de materiais ou atendimento de serviço a ser prestado. A coleta de preços não transformados em um pedido de compra efetivado traz a informação da morosidade. Tal observação contribui no entendimento da média de tempo necessária a obtenção de coleta de preços. Alguns fatores envolvidos na coleta de preços são: ▪ O tempo médio para a obtenção e efetivação de contrato. ▪ A quantidade de coleta de preços em funcionamento. ▪ A coleta de preços em funcionamento com período superior a 2 meses. 16 Gestão de Suprimentos A tomada de preços média: Esse quesito é destinado à demonstração da média de preços coletados em relação aos fornecedores envolvidos na parceria com a empresa contratante. O indicador apresentado está relacionado aos procedimentos de coleta de preços, abrangendo os seguintes fatores envolvidos no mês pesquisado: ▪ A tomada de preços média das coletas de preços. ▪ O quantitativo de coletas de preços. Economias adquiridas: A economia adquirida é resultado de boas negociações efetuadas pelo departamento de compras, atingindo, nessas negociações, uma boa precificação à empresa contratante, sendo a soma dessas economias a demonstração mais fiel do trabalho desenvolvido na área de compras. Alguns dos fatores envolvidos na consideração do que sejam as economias adquiridas são: ▪ Descontos obtidos. ▪ Acordos de pagamentos em um número maior de prestações sem inserção de juros. ▪ Customizações de produtos. ▪ Trocas de itens. ▪ Acondicionamento de produtos. ▪ Condições de transporte. ▪ Prioridade em horários de entregas. Revisão global: A análise geral do desempenho da área de compras congrega uma infinidade de parâmetros a serem analisados, concebendo duas formas de análise mais usuais: a primeira expressa o quanto eficaz é a gestão de suprimentos (analisa a eficácia da gestão) e a segunda está direcionada a fatores de performance observados em relatório gerencial (análise geral), o qual compreende uma série 17Gestão de Suprimentos complexa de aspectos relacionados ao desempenho geral, como: itens em estoque e sua relação com consumo da empresa e giro de mercadorias; valor imobilizado e a prática usual de mercado para o item observado; economias resultantes das ações de negociação com os fornecedores; consonância de investimentos em estocagem e o valor projetado para investimentos; controle dentro de uma certa razoabilidade em termos de desperdícios; inventário em níveis ótimos de performance. Eficácia da Gestão: Fórmula do Custo de Pedido de Compras (CPV): CPC = (soma das despesas na operação) / (número de solicitações de compras emitidos) Aquisições emergenciais: Índice de compras de emergência (ICE): ICE = (quantidade de solicitações de aquisição urgentes) / (quantidade de solicitações de aquisição) Análise Geral - as diversas fórmulas: (R$ Compras) / (nº. Compradores) (R$ Compras) / (nº. Pedidos) (R$ Compras Urgentes) / (nº. Pedidos) 18 Gestão de Suprimentos (R$ Compras Atrasadas) / (nº. Pedidos) (Nº. de Pedidos) / (nº. Compradores) (Nº. de Itens colocados) / (Compradores) (Nº. de Itens colocados) / (nº. Pedidos) 2. Critérios de Seleção e Métodos de Avaliação de Fornecedores Os fornecedores desempenham um papel fundamental na continuidade dos processos organizacionais e na garantia das operações e continuidade das políticas de relacionamento das empresas com os seus stakeholders. Logo, merecem ganhar destaque nesse momento de nossos estudos sobre Gestão de Suprimentos. É chamada de fornecedor a organização ou outrem que cumpre o papel de entrega de necessidades ou serviços fundamentais à empresa contratante. Dentre as áreas mais comuns estão: ▪ Componentes, subcomponentes, matérias-primas. ▪ Execução de serviço especializado. ▪ Empregados, prestadores de serviços. A efetividade da área de compras com seus fornecedores pode ser observada no tipo de relacionamento estabelecido e no atendimento de demandas existentes na relação de parceria estabelecida. A partir disso, são apresentadas as seguintes possibilidades de relacionamento: 19Gestão de Suprimentos Fornecedor único ou exclusivo: nesse tipo de relação, a empresa prestadora de serviços tem a possibilidade de atender toda a demanda, ou grande parte dela, por suprimentos. Tomemos como exemplo uma fábrica na qual todas as compras de alimentos eram direcionadas ao fornecedor X, as de equipamentos, ao fornecedor Y, as de material de limpeza, ao fornecedor Z, já as de propagandas, ao fornecedor W, as de segurança, à empresa D, as necessidades de engenharia e reformas, ao prestador E, de modo que toda a demanda era direcionada aos fornecedores citados, não sendo possível comprar de outro, ainda que estivesse localizado na mesma rua. Fornecedor rotineiro: é aquele com o qual, habitualmente, são estabelecidas relações de consumo em razão de seu histórico de compras e da relação de confiança e respeito junto ao mercado. O que o difere do anterior é que não há contrato de fidelidade. Logo, de forma atemporal, podem haver compras ou não para essa empresa. Fornecedor específico: é aquele que apresenta uma especialidade típica que só ele tem competência para atender. Normalmente essa relação pode ser observada em demandas específicas como: aluguel de guindaste, aluguel de geradores de energia, transporte de peças de uma plataforma, contratação de empresa de mergulho em águas profundas. Veja só o grau de especificidade das situações apresentadas como exemplo: Classificação de fornecedores Único Grau de dependência maior e total exclusividade. RotineiroBoa relação na prestação de serviço e confiança. Específico Serviço específico que o torna destaque no atendimento. Quadro 3: Classificação de fornecimento. Fonte: Elaborado pelo autor. 20 Gestão de Suprimentos O quadro traz, de forma resumida, os tipos de relacionamentos possíveis em uma prestação de serviços. Mas é importante informar, também, que o uso de fornecedores em qualquer uma das possibilidades apresenta aspectos diversos que merecem ser evidenciados. No caso de fornecedor único, há vantagem na formação de pedidos, na informação contábil e melhoria da qualidade de produtos e processos, mas também existem aspectos negativos, como o preço, visto que nem sempre o fornecedor próprio terá a melhor precificação, além disso, dependendo do modo como será feito o deslocamento desse fornecedor específico, pode ser que o tempo de entrega não seja o menor, o que difere da compra feita com o vendedor da rua da empresa em que trabalhamos. Há uma dicotomia nessa situação. Outro aspecto perigoso está na possibilidade de o fornecedor próprio não dar conta de alguma demanda por abastecimento e, em razão da dependência estabelecida, a empresa ficar sem o abastecimento, resultando no não atendimento de seus clientes. Na situação do fornecedor rotineiro, há um verdadeiro meio termo: existe uma boa relação e um admirável serviço apresentado, que promove a habitualidade nas relações entre as empresas, mas que poderiam ser ainda melhores na situação de exclusividade de fornecimento, culminando, até mesmo, na redução de preços graças ao aumento de volume e serviços demandados, nos quais o trabalho dedicado traz possibilidades de maior economicidade. O fornecimento de serviços especiais, por sua natureza, traz algumas incertezas quanto à capacidade de atendimento do fornecedor, englobando demandas que podem trazer um misto não muito bem processado por uma das partes, ainda mais se tratando de uma prestação de serviço por um período longo, como solicitações eventuais em que todos estão aprendendo com o novo e, também, a necessidade de customização. Outras formas de classificação podem surgir, mas é importante informar, também, os fatores interagentes nessa relação, os quais serão demonstrados a seguir: 21Gestão de Suprimentos Características de quem fornece ▪ Ser fábrica, ou canal de distribuição. ▪ O tipo de item adquirido ser caro ou de marca inferior. ▪ A montagem faz uso de terceirização ou é única. ▪ Se há quantidades mínima para aquisição ou a quantidade não interfere. ▪ Se há garantia e acompanhamento de quem fez ou revendeu. ▪ Condições de entrega e possibilidade de aumento de fornecimento. ▪ A origem dos materiais empregados. ▪ A rede de fornecimentos anteriores a esse fornecedor. ▪ Fama e nome no mercado desse fornecedor. Ter a demanda por fornecimento capitalizada é algo mais seguro, exceto nos casos em que contrato de prestação de serviços à empresa adote fornecedores próprios ou exclusivos. Distribuir a demanda por fornecedores é sempre a atitude mais responsável, visto que os setores de compras passam a ter de 3 a 5 fornecedores para as suas demandas de fornecimento. Desse modo, caso um não possa atender, há outros na fila em busca de espaço, constituindo-se, assim, como uma exceção à exclusividade. Capilaridade no fornecimento: Efetividade Garantia por reabastecimento. Livre concorrência Melhores preços e prestação de serviços. Evolução Desenvolvimento na prestação de serviços. Quadro 4: Pulverização por fornecimento. Fonte: Elaborado pelo autor. Afirmar que ter capilaridade de fornecedores não é algo bom diz respeito à possibilidade de conhecer novas experiências de fornecimento e até preços melhores para a empresa cliente. 22 Gestão de Suprimentos O tipo de atendimento em que podem existir, dependendo do produto, burocracias para fornecer e até atendimento a documentações específicas também pode explicar a preferência ou não por fornecedores próprios. A alternativa e a alternância de fornecedores pode ser uma boa opção quando a capilaridade de fornecimento não é aconselhável, pois atender demandas por períodos alternados ou em projetos previamente definidos pode ser uma boa opção. Diante de todas as relações de fornecimento, alguns aspectos fundamentais são sempre observados pelo departamento de compras, estabelecidos como pilares de compras: valor ou o preço do material ou item; o tempo para entrega; aspectos integrantes do produto ou a qualidade do material; e, por fim, as formas de pagamento do serviço prestado. À medida que as relações de fornecedores acontecem, ter o cadastro de fornecedores atualizado, bem como o cadastro dos materiais, é fundamental nos registros de fornecedores. É claro que quando há o fornecimento por exclusividade esse cuidado não se faz necessário, mas ter o cadastro atualizado permite o acompanhamento do trabalho dos fornecedores, a extração de indicadores e uma posterior análise de desempenho. A performance do trabalho, o desempenho dos fornecedores, a visitação in loco às instalações do fornecedor (caso seja possível realizá-la) e discussões de melhoria da qualidade são fatores que contribuem para o desenvolvimento de fornecedores. Ainda devem ser incluídos nesse parágrafo outros itens como: valores, tempo de entrega, trocas ou alterações de pedido, mudanças na embalagem e modo de transporte, informações que só serão obtidas mediante um relacionamento estabelecido. A Escolha e Avaliação de Fornecimento A escolha por fornecimento entre empresas diz respeito a congregar um grupo de empresas capazes e comprometidas no atendimento das demandas da empresa contratante, oferecendo uma assistência que corresponda ao nível de qualidade exigido, à compatibilidade de sistemas de informações e ao atendimento, normatização e padronização exigidos pela empresa contratante. 23Gestão de Suprimentos O propósito dessa etapa de trabalho é ter à disposição fornecedores com condições de atender demandas nas quais sejam considerados aspectos relacionados à qualidade do serviço, ao atendimento à demanda, ao tempo de entrega e às condições de pagamentos. Mediante os parâmetros apontados anteriormente, as matrizes avaliativas são devolvidas para classificação e avaliação do trabalho dos fornecedores, de modo que o checklist a ser desenvolvido pelo fornecedor seja parametrizado e aberto a possíveis análises, sugestões para melhoria e desempenho nas atividades, critérios de escolha entre um e outro fornecedor e seja entendido, também, como forma de melhoria contínua. Um método sutil de entender os motivadores da construção de matrizes avaliativas de fornecimento está relacionado à possibilidade de melhoria. Logo, como melhorar se não há informações confiáveis que avaliem os processos de trabalho? A avaliação representa o primeiro processo para a melhoria e consolidação de mudanças. Fatores: Processo: Lógicos Precificação do item ou serviço. Fatores qualitativos relacionados. Prazos e formas para pagar. Formas de acondicionamento de itens. Forma de movimentação física dos itens. Tecnologia e Processos Tecnologias empregadas. Treinamento de funcionários. Intrínsecos Fama da empresa no mercado. Endereço e proximidade. Operacionais Possibilidade de atendimento à demanda. Endividamento. Reclamações. Quadro 5: Escolha de critérios avaliativos. Fonte: Elaborado pelo autor. 24 Gestão de Suprimentos Uma vez que os quesitos avaliativos por parte da empresa tenham sido aprovados e atendidos. O fornecedor pode ser selecionado para que seja estabelecida uma parceria de fornecimento que pode durar enquanto for boa para ambas as partes. Novos critérios são, então, confeccionados a fim de avaliar a relação de fornecimento e de parceria entre as empresas. Alguns desses parâmetros, dependendo do ramo de atividade empresarial, podem receber algum tipo de influência específica. De um modo geral são parametrizados da forma a seguir: Temporização Questões relacionadasao cronograma de entrega de itens. Resultados Constância em resultados em atendimento a critérios qualitativos relacionados ao item. Constância em resultados em atendimento a critérios qualitativos relacionados à prestação de serviços. Entrega A formação e precificação do item. A formação e precificação do serviço. A garantia do serviço prestado. Quadro 6: Critérios avaliativos da relação de parceria com fornecedores. Fonte: Elaborado pelo autor. Assim, cada empresa constituirá sua planilha avaliativa quanto ao nível de serviço prestado e aos aspectos apresentados anteriormente, trazendo uma síntese do que é necessário fazer para manter bons níveis de excelência e prestação de serviços. Os fatores determinantes da avaliação e relação de fornecimento estão condensados em duas grandes categorias: ▪ Critérios avaliativos relacionados à técnica empregada nos processos. ▪ Fatores relacionados a técnicas de administração das demandas. 25Gestão de Suprimentos Sobre processo relacionado à técnica, pode-se informar os ativos da empresa, como maquinário, tecnologias empregados nas suas operações, procedimentos específicos, constituindo uma forma de atuação técnica desmembrada em uma empresa. Já os fatores relacionados a técnicas de administração compreendem características voltadas ao desempenho das atividades, formalidades inerentes aos processos de trabalho, formas encontradas para o desenvolvimento e abordagem das atividades e processo de trabalho da organização. O conjunto de análises de desempenho relacionadas à classificação do trabalho de um fornecedor, evidenciado pela boa índole, entrega satisfatória à demanda da empresa cliente, prazos adequados de pagamentos e boa recuperação na inconformidade e contingências, são balizadores do bom trabalho desenvolvido por esse prestador de serviços, constituindo-se como fatores favoráveis à continuidade da relação de parceria. A boa relação de trabalho com fornecedores é estabelecida pela transparência e grau de confiabilidade na relação e parceria estabelecido. A abertura ao diálogo e a possibilidade de negociação são aspectos importantes nessa relação de parceria. A via deve ser de mão dupla, beneficiando tanto quem presta serviço quanto quem compra, envolvendo fatores voltados a prazos mais elásticos de pagamentos e à abertura para soluções necessárias, resultado da diversidade operacional e das demandas específicas consequentes das operações e desafios inerentes à tarefa de atender e satisfazer o cliente final. 3. Lei das Licitações Públicas (Lei nº. 8666/93) O orçamento para os investimentos públicos advém da arrecadação de impostos nas esferas Municipais, Estaduais ou Federais. Para isso, são elaborados diversos tipos de impostos e alíquotas. A formação do caixa do governo, em sua totalidade, é formada por arrecadação tributária. É esse recurso disponível (caixa) que permitirá ao gestor público viabilizar investimentos para a coisa pública. 26 Gestão de Suprimentos Os mecanismos controladores de investimentos públicos seguem a Constituição de 1988, sendo, então, a cláusula pétrea do povo brasileiro. Observemos, então, na sua aplicabilidade, como são descritos os mecanismos de controle e fiscalização da coisa pública. Os investimentos do governo seguem o orçamento público, que possui características voltadas à transparência, sendo, desse modo, submetidos a mecanismos de controle como: ▪ PPA (Plano Plurianual). ▪ LDO (Lei de Diretrizes Orçamentárias). ▪ LOA (Lei Orçamentária Anual). ▪ LRF (Lei de Responsabilidade Fiscal). O PPA: define os objetivos de investimentos do governo no tempo, envolvendo o curto prazo e também o médio prazo, constituindo- se como um mecanismo norteador dos investimentos públicos. A LDO: nesse projeto são definidos os investimentos públicos, como e onde aplicá-los e quais volumes deverão ser disponibilizados para a prática de investimentos no período. Sua função está em garantir metas de investimento público e sua aplicação nas devidas demandas. Nesse projeto, as prioridades de investimentos públicos são direcionadas. A LOA: essa lei tem a missão de elaborar a agenda de investimentos públicos para o ano seguinte. Funciona como mecanismo de apoio ao gestor público, o qual deverá seguir, fielmente, a previsão de gastos públicos. A LRF: tem como premissa o controle dos gastos e investimentos da coisa pública, coibindo despesas desnecessárias e promovendo o senso de responsabilidade com os investimentos públicos a fim de criar um ambiente pautado no equilíbrio social. Nesse cenário, destaca-se o Tribunal de Contas, que possui como missão a fiscalização das contas do governo, analisando a aplicação e destinação de recursos. 27Gestão de Suprimentos Dentre os dispositivos informados acima, destaca-se a Lei: 8.666/93 (Lei de Licitações e Contratos), a qual estabelece regras e formas para a aquisição de materiais, suprimentos ou prestação de serviços para bem público. Diferentemente da iniciativa privada, na qual o administrador decide e agencia em prol da organização (ou pelo menos deveria), o administrador público é controlado por mecanismos de controle e balizado pela Lei de Licitações e Contratos, de modo que o foco central seja o tipo de contrato com vistas ao menor preço e maior qualidade observada, representando, então, algo vantajoso ao bem público. A Lei 8.666/93 está composta por cinco modalidades de atuação, as quais serão descritas a seguir. Observe as modalidades destacadas por Martins et al. (2014): ▪ Concorrência. ▪ Tomada de Preços. ▪ Convite. ▪ Concurso. ▪ Leilão. Cada modalidade descrita anteriormente tem sua aplicabilidade em demandas específicas para lidar com o erário público, as quais serão apresentadas a seguir: Tipos Características do certame Concorrência Modalidade em que qualquer interessado poderá participar desde que atenda aos requisitos contidos em edital, tendo como características a participação ampla, com a divulgação de edital em 45 dias (no caso de contratação por empreitada, modalidade de melhor técnica ou a junção de melhor técnica e preço) ou 30 dias para demais necessidades. Tomada de Preços Destina-se a interessados cadastrados que estão atendendo às exigências até 3 dias antes do recebimento das propostas. A característica principal desse modelo prevê: cadastro antecipado mais ágil que o modelo de concorrência e deve conter informações divulgadas de forma pública em meios de grande circulação. 28 Gestão de Suprimentos Convite Nessa modalidade, o agente público deve convocar, convidar ou escolher no mínimo 3 (três) participantes ao pleito de ramo de atividade homogênea, cadastrados ou não. Devem ser informados do horário e local para participarem da licitação, tendo, então, 24 horas para demonstrar desejo de participar e entregar a proposta licitatória. Suas características são: ser de ágil, ser simples de ser executada, a publicidade não é tão ampla devido a seu caráter de urgência, cada participante tem cinco dias para apresentar proposta a partir da confirmação seu interesse no processo. Concurso Essa modalidade inclui qualquer interessado em apresentar trabalho técnico, científico ou artístico com vistas a premiar vencedores previstos em edital, elegidos com 45 (quarenta e cinco) dias de antecedência, no mínimo, para que exista igualdade de condições a todos os participantes. Dentre suas características está a entrega de prêmio e não a contratação. Leilão Representa a modalidade de licitação voltada a qualquer interessado na venda de bens móveis, sem interesse para a administração, ou ainda de produtos legalmente apreendidos ou penhorados. Também corresponde à alienação de bens imóveis ao interessado que oferecer o maior lance igual ou superior ao valor avaliado. O edital deve informar as regras para o leilão. Quadro 7: Modalidades de aplicação da lei nº. 8.666/93. Fonte: Adaptado de Martins et al. (2014). Em tempos de informatização nas empresas,as instituições públicas também buscam modernidade para ofertar ao contribuinte melhores resultados do investimento público. Por meio da lei nº. 10.520/02, surge, então, a sexta modalidade de licitação: a modalidade Pregão. Pregão: Essa modalidade independe de valor estimado e permite a inversão das fases de habilitação e julgamento, bem como a renovação de lances até chegar à proposta mais vantajosa. Aceita ofertas por escrito, permite lances e a participação de qualquer pessoa, cadastrada ou não. Tem como objetivo o menor preço. O decreto nº. 5.450/05 instituiu a modalidade eletrônica do pregão. Os valores atribuídos às seis modalidades apresentadas são apresentados no quadro a seguir. 29Gestão de Suprimentos Obras e serviços de engenharia Convite Até o valor de R$ 330.000,00 Tomada de Preços Até R$ 3.300.000,00 Concorrência Acima de R$ 3.300.000,00 Compras e serviços Convite Até R$ 176.000,00 Tomada de Preços Até R$ 1.043.000,00 Concorrência Acima de R$ 1.043.000,00 Quadro 8: Limites de valores para a contratação. Fonte: Adaptado de Martins et al. (2014). Por fim, serão relacionadas as modalidades que são dispensadas de licitação. São elas: Dispensa Para obras de engenharia, até 10% do valor previsto. Para outros serviços de compras até 10 % do limite previsto. Inexigível Quando o material ou equipamento só pode ser fornecido por um fornecedor ou produtor. Contratação de serviço técnico de grande especialização, sendo fornecido por empresa notória nessa área. Para a contratação de profissional de qualquer setor artístico consagrado pela opinião pública. Quadro 9: Modalidades de dispensa de licitação. Fonte: Adaptado de Martins et al. (2014). 30 Gestão de Suprimentos Foram apresentados nesse capítulo, os aspectos principais da lei de licitações e contratos, a qual traz diretrizes ao fornecimento de bens e serviços a instituições públicas. Foi possível conhecer técnicas voltadas à seleção de fornecedores, à classificação e, sobretudo, às políticas adotadas para o desenvolvimento de fornecedores, destacando-se as parcerias empresariais de fornecimento exclusivo, que detêm características voltadas a empresas que têm grande relevância em seus respectivos segmentos de atuação. Ao longo dessa Unidade Curricular, apresentamos a conceituação e a importância da Gestão de Suprimentos para as organizações, o dimensionamento e controle dos estoques, os níveis de estoques, a classificação ABC de materiais, o lote econômico de compra e custeio de estoque, o giro e cobertura de estoques, a avaliação dos estoques e, por fim, a gestão de compras, pela qual pudemos verificar a importância do planejamento para a Gestão de Suprimentos, assim como as políticas organizacionais que determinam a operação desse setor que possui um viés estratégico para a organização. 31Gestão de Suprimentos Referências BRASIL. Decreto nº 5.450 de 31 de maio de 2005. Regulamenta o pregão, na forma eletrônica, para aquisição de bens e serviços comuns, e dá outras providências. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ Ato2004-2006/2005/Decreto/D5450.htm. Acesso em: 29 ago. 2019. ______. Lei nº 8666 de 21 de junho de 1993. Regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, institui normas para licitações e contratos da Administração Pública e dá outras providências. Disponível em: http://www. planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8666cons.htm. Acesso em: 29 ago. 2019. ______. Lei nº 10.520 de 17 de julho de 2002. Institui, no âmbito da União, Estados, Distrito Federal e Municípios, nos termos do art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, modalidade de licitação denominada pregão, para aquisição de bens e serviços comuns, e dá outras providências. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/LEIS/2002/L10520.htm. Acesso em: 29 ago. 2019. DIAS, M. A. P. Administração de materiais. São Paulo: Atlas, 2005 MARTINS, P. L. et al. A importância das ações do controle interno na fiscalização das dispensas de licitação praticadas na câmara Municipal de Congonhas/MG. In: XI SEGeT – Simpósio de Excelência em Gestão e Tecnologia, 2014, Resende/RJ. Anais do XI SEGeT – Simpósio de Excelência em Gestão e Tecnologia, 2014. http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato2004-2006/2005/Decreto/D5450.htm http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato2004-2006/2005/Decreto/D5450.htm http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8666cons.htm http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8666cons.htm http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/LEIS/2002/L10520.htm 32 Gestão de Suprimentos Considerações Finais Ao longo dessa disciplina, apresentamos a conceituação e a importância da Gestão de Suprimentos para as organizações, o dimensionamento e controle dos estoques, os níveis de estoques, a classificação ABC de materiais, o lote econômico de compra e custeio de estoque, o giro e cobertura de estoques, a avaliação dos estoques e, por fim, a gestão de compras, pela qual pudemos verificar a importância do planejamento para a Gestão de Suprimentos, assim como as políticas organizacionais que determinam a operação desse setor que possui um viés estratégico para a organização. Conceituação e Importância da Gestão de Suprimentos para as Organizações Para início de conversa… Objetivo 1. A Importância da Gestão de Estoques e dos Suprimentos para as Organizações 2. As Áreas da Administração de Materiais (Planejamento, Compras e Armazenagem) 3. Atividades de Classificação, Descrição e Codificação de Materiais 3.1 A Classificação de Materiais 3.2 Tecnologias Aplicadas à Classificação de Materiais 3.3 Leitura por Radiofrequência Referências Dimensionamento e Controle de Estoques Para início de conversa… Objetivos 1. Métodos de Planejamento para os Estoques 2. Sistemas de Controles de Estoques 3. Controle e Acuracidade de Estoques Referências Níveis de Estoques Para início de conversa… Objetivo 1. Conceito e Aplicação da Curva Dente de Serra e os Elementos de Ressuprimento 2. Cálculo do Estoque de Segurança, Tempo de Reposição e Ponto de Pedido 3. Cálculo do Nível Operacional, Quantidade de Ressuprimento, Nível de Ressuprimento Referência Classificação ABC de Materiais Para início de conversa… Objetivo 1. Conceito e Aplicação da Classificação ABC de Materiais 1.1 Aplicação da Classificação ABC de Materiais 2. Cálculo da Classificação ABC de Materiais 2.1 A Formação do Cálculo 3. Construção do Gráfico da Curva ABC Referências Giro e Cobertura de Estoques Para início de conversa... Objetivos 1. Conceito, Aplicação dos indicadores de Giro e Cobertura de Estoques 2. Cálculo do Giro de Estoques 3. Cálculo da Cobertura de Estoques Referência Lote Econômico de Compra e Custeio de Estoque Para início de conversa… Objetivos 1. Conceito, Aplicação e Representação do Lote Econômico de Compras 2. Cálculo do Lote Econômico de Compras 2.1 Desenvolver a Análise Básica 2.2 Exercícios de Aplicação (Adaptado de Dias, 2005) 3. Custo de Estoque (armazenagem, custo de pedido e custo da falta de estoque) 3.1 Custo de Armazenagem (CA) 3.2 Custo de Pedido 3.3 Custo da Falta de Estoque 3.4 Custo Total (CT) Referência Avaliação de Estoques Para início de conversa… Objetivos 1. PEPS – Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair ou FIFO – First in, First out 2. UEPS – Último a Entrar, Primeiro a Sair ou LIFO – Last in, First out 3. Custo Médio e Custo de Reposição dos Estoques 3.1 Custo de Reposição de Estoques Referência Apresentação Objetivo Geral Conceituação e Importância da Gestão de Suprimentos para as Organizações Para início de conversa… Objetivo 1. A Importância da Gestão de Estoques e dos Suprimentos para as Organizações 2. As Áreas da Administração de Materiais (Planejamento, Compras e Armazenagem) 3. Atividades de Classificação, Descrição e Codificação de Materiais 3.1 A Classificação de Materiais 3.2 Tecnologias Aplicadas à Classificação de Materiais 3.3 Leitura por RadiofrequênciaReferências Dimensionamento e Controle de Estoques Para início de conversa… Objetivos 1. Métodos de Planejamento para os Estoques 2. Sistemas de Controles de Estoques 3. Controle e Acuracidade de Estoques Referências Níveis de Estoques Para início de conversa… Objetivo 1. Conceito e Aplicação da Curva Dente de Serra e os Elementos de Ressuprimento 2. Cálculo do Estoque de Segurança, Tempo de Reposição e Ponto de Pedido 3. Cálculo do Nível Operacional, Quantidade de Ressuprimento, Nível de Ressuprimento Referência Classificação ABC de Materiais Para início de conversa… Objetivo 1. Conceito e Aplicação da Classificação ABC de Materiais 1.1 Aplicação da Classificação ABC de Materiais 2. Cálculo da Classificação ABC de Materiais 2.1 A Formação do Cálculo 3. Construção do Gráfico da Curva ABC Referências Giro e Cobertura de Estoques Para início de conversa... Objetivos 1. Conceito, Aplicação dos indicadores de Giro e Cobertura de Estoques 2. Cálculo do Giro de Estoques 3. Cálculo da Cobertura de Estoques Referência Lote Econômico de Compra e Custeio de Estoque Para início de conversa… Objetivos 1. Conceito, Aplicação e Representação do Lote Econômico de Compras 2. Cálculo do Lote Econômico de Compras 2.1 Desenvolver a Análise Básica 2.2 Exercícios de Aplicação (Adaptado de Dias, 2005) 3. Custo de Estoque (armazenagem, custo de pedido e custo da falta de estoque) 3.1 Custo de Armazenagem (CA) 3.2 Custo de Pedido 3.3 Custo da Falta de Estoque 3.4 Custo Total (CT) Referência Avaliação de Estoques Para início de conversa… Objetivos 1. PEPS – Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair ou FIFO – First in, First out 2. UEPS – Último a Entrar, Primeiro a Sair ou LIFO – Last in, First out 3. Custo Médio e Custo de Reposição dos Estoques 3.1 Custo de Reposição de Estoques Referência Gestão de Compras Para Início de Conversa… Objetivos 1. Conceito Básicos dos Sistemas de Compras: Planejamento, Políticas e Organização de Compras 2. Critérios de Seleção e Métodos de Avaliação de Fornecedores 3. Lei das Licitações Públicas (Lei nº. 8666/93) Considerações Finais Referências Gestão de Compras Para Início de Conversa… Objetivos 1. Conceito Básicos dos Sistemas de Compras: Planejamento, Políticas e Organização de Compras 2. Critérios de Seleção e Métodos de Avaliação de Fornecedores 3. Lei das Licitações Públicas (Lei nº. 8666/93) Referências Considerações Finais
Compartilhar