Introdução ao Access: Conceitos e Funcionalidades

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Microsoft
Access
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Índice :
	1.
	Introdução ..............................................................................................
	03
	2.
	Porque o Access? ....................................................................................
	04
	3.
	Conceitos Preliminares ............................................................................
	04
	4.
	Conceitos de Banco de Dados no Access ................................................
	05
	5.
	Inicializando o Access .............................................................................
	07
	6.
	A Janela do Access .................................................................................
	10
	6.1.
	Barra de Título .......................................................................................
	11
	6.2.
	Barra de Menus ......................................................................................
	11
	6.3.
	Barra de Status .......................................................................................
	11
	6.4.
	Barra de Ferramentas ..............................................................................
	12
	7.
	A Janela Banco de Dados ........................................................................
	13
	7.1.
	Os Modos de Operação do Access ..........................................................
	14
	7.2.
	A Barra de Ferramentas Banco de Dados ................................................
	14
	8.
	Tabelas ...................................................................................................
	17
	8.1.
	Visualização de Dados em Tabelas ..........................................................
	17
	8.2
	Selecionando e Editando Registros de Dados ..........................................
	18
	8.3.
	A Barra de Ferramentas Folha de Dados da Tabela .................................
	19
	8.4.
	A Estrutura de Tabelas ............................................................................
	21
	8.5.
	Criando uma nova Tabela ........................................................................
	25
	9.
	Relacionamentos .....................................................................................
	29
	10.
	Consultas ................................................................................................
	31
	10.1.
	Criando Consultas usando os Assistentes ................................................
	31
	10.2.
	Criando Consultas no Modo Estrutura ....................................................
	32
	11. 
	Formulários ............................................................................................
	35
	11.1.
	Criando Formulários ...............................................................................
	35
	12. 
	Relatórios ...............................................................................................
	39
	12.1. 
	Criando Relatórios ..................................................................................
	39
	Apêndice A - Modo de Inicialização .....................................................................
	45
	
	Converter um Banco de Dados ................................................................
	45
	
	Compactar um Banco de Dados ..............................................................
	46
	
	Reparar um Banco de Dados ...................................................................
	47
	
	Criptografar/Decriptograr um Banco de Dados .......................................
	47
Elaborada por:	Bruno Viana de Lery Guimarães �
1. Introdução 
Na vida profissional e pessoal, você mantém informações de uma variedade de fontes, cada uma relacionada a um determinado tópico ou propósito. Seu conhecimento e habilidades organizacionais são necessários para coordenar as informações de todas essas fontes.
Com certeza você já utilizou uma agenda para guardar os telefones dos amigos; já preencheu diversas fichas de cadastro nas empresas, bancos, instituições, escolas, ... tudo isto para criar ou ajudar a criar um banco de dados.
Quando o cadastro é pequeno, pode-se utilizar apenas fichas, ou uma simples folha de papel; porém quando o meio escolhido para armazenar estas informações for ficando pequeno e uma consulta se tornar algo complicado, surgirá a necessidade de utilizar meios eletrônicos para organizar estes dados. 
Exemplo : você anota os telefones de amigos em uma folha de papel e com poucos nomes, é fácil encontrar um número quando desejado. Contudo se a quantidade de números for crescendo, certamente você irá precisar de uma agenda eletrônica para organizar e consultar estes dados.
O exemplo acima citado pode ser comparado a qualquer cadastro que se faça em empresas e instituições, e é principalmente nestes estabelecimentos, que mantém grandes volumes de informações sobre diversas áreas, que surge a necessidade de sistemas eficientes para gerenciar estes dados.
Os Sistemas de Gerência de Banco de Dados (SGBD) atuais nasceram então da necessidade de órgãos governamentais e empresas de organizar suas informações, visto que um processador de texto ou uma planilha eletrônica possuem grandes limitações para trabalhar com volumes maiores de informações.
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 2. Sistemas de Gerência de Banco de Dados (SGBD)
2.1 Banco de Dados: Um Banco de Dados (BD) pode ser definido como uma coleção de dados inter-relacionados, armazenados de forma centralizada ou distribuída, com redundância controlada, para servir a uma ou mais aplicações.
2.2 Sistemas de Gerência de Banco de Dados (SGBD): Conjunto de software para gerenciar (definir, criar, modificar, usar) um BD e garantir a integridade e segurança dos dados. O SGBD é a interface entre os programas de aplicação e o BD. Em inglês é denominado DataBase Management System (DBMS).
2.2.1 Processamento de Dados sem Banco de Dados: Dados de diferentes aplicações não estão integrados, pois são projetados para atender a uma aplicação específica.
Problemas da falta de integração de dados:
O mesmo objeto da realidade é múltiplas vezes representado na mesma Base de Dados. Ex.: dados de um produto em uma indústria
Redundância não controlada dos dados: Não há gerência automática da redundância, o que ela a inconsistência dos dados devido a redigitação de informações.
Dificuldade de extração de informações: Os dados são projetados para atender aplicações específicas gerando dificuldades para o cruzamento de informações.
Dados poucos confiávies e baixa disponibilidade.
Processamento de Dados com o uso do SGBD: Os dados usados por uma comunidade de usuários são integrados no Banco de Dados. Cada informação é armazenada uma única vez, sendo que as eventuais redundâncias são controladas pelo sistema em computador, ficando transparente para o usuário.
2.2.2 Funções de um SGBD: Um princípio básico em BD determina que cada item de dado deveria ser capturado apenas uma vez e então armazenado, de modo que possa tornar disponível para atender a qualquer necessidade de acesso a qualquer momento. Alguns pontos importantes são:
Independência de Dados: O SGBD deve oferecer isolamento das aplicações em relação aos dados. Esta característica permite modificar o modelo de dados do BD sem a necessidade de reescrever ou compilar todos os programas que estão prontos. As definições dos dados e os relacionamentos entre os dados são separados dos códigos do programa.
Facilidade Uso/Desempenho: Embora o SGBD trabalhe com estruturas de dados complexas, os arquivos devem ser projetados para atender a diferentes necessidades, permitindo desenvolver aplicações melhores, mais seguras e mais rapidamente. Deve possuir comandos poderosos em sua linguagem de acesso.
Integridade dos Dados: O SGBD deve garantir a integridade dos dados, através da implementação de restrições adequadas. Isto significa que os dados devem ser precisos e válidos.
Redundância de Dados: O SGBD deve manter a redundância de dados sob controle, ou seja, ainda que existam diversas representações do mesmodado, do ponto de vista do usuário é como se existisse uma única representação.
Segurança e Privacidade dos Dados: O SGBD deve assegurar que estes só poderão ser acessados ou modificados por usuários autorizados.
Rápida Recuperação Após Falha: Os dados são de vital importância e não podem ser perdidos. Assim, o SGBD deve implementar sistemas de tolerância a falhas, tais como estrutura automática de recover e uso do conceito de transação.
Uso Compartilhado: O BD pode ser acessado concorrentemente por múltiplos usuários
Controle do Espaço de Armazenamento: O SGBD deve manter controle das áreas de disco ocupadas, evitando a ocorrência de falhas por falta de espaço de armazenamento.
3. Modelagem de Dados
3.1 Conceitos:
Abstração: Processo mental através do qual selecionamos determinadas propriedades ou características dos objetos e excluímos outras, consideradas menos relevantes para o problema que está sendo analisado.
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Modelo: É uma abstração, uma representação simplificada, de uma parcela do mundo real, composta por objetos reais.
Modelagem: Atividade através da qual se cria um modelo.
Modelo de Dados: Um modelo de dados é uma descrição das informações que devem ser armazenadas em um BD, ou seja, é a descrição forma da estrutura de BD (descrição do dados, dos relacionamentos entre os dados, da semântica e das restrições impostas aos dados).
3.2 Requisitos para Modelagem de Dados
Entender a realidade em questão, identificando os objetos que compõe a parte da realidade que vai ser modelada.
Representar formalmente a realidade analisada, construindo um modelo de dados.
Estruturar o modelo obtido e adequá-lo ao SGBD a ser usado, transformando o modelo conceitual em modelo lógico. 
3.3 Modelos Conceituais
São usados para descrição de dados no nível conceitual. Proporcionam grande capacidade de estruturação e permitem a especificação das restrições de dados de forma explícita. Exemplos:
Modelo Entidade-Relacionamento
Modelo de Semântica de Dados
Modelo Infológico
Modelos Orientados para Objetos
3.4 Modelo Lógicos
São usados para descrição de dados no nível lógico. Em contraste com modelos conceituais, esses modelos são usados para especificar tanto a estrutura lógica global do BD como uma descrição em alto nível da implementação.
3.5 Modelo Relacional
Um BD relacional possui apenas um tipo de construção, a tabela. Uma tabela é composta por linhas (tuplas) e colunas (atributos). Os relacionamentos entre os dados também são representados ou por tabelas, ou através da reprodução dos valores de atributos.
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Exemplos:
Considere o BD composto de clientes e contas.
	NOME
	RUA
	CIDADE
	Nº CONTA
	José
	Rua A
	JF
	40
	Juca
	Rua B
	RJ
	30
	Juca
	Rua B
	RJ
	38 *
	Carlos
	Rua C
	SP
	45
	Carlos
	Rua C
	SP
	38 *
	Nº CONTA
	SALDO
	40
	1.000,00
	30
	2.000,00
	38
	2,500,00
	45
	3.500,00
* Compartilham a mesma conta, devem ser sócios.
Exemplo 2
Fornecedor (Fabricante)
	RAZÃO
	TECNOLOGIA
	Unisys
	Própria
	Elebra
	Control Data
	Flex Disk
	Shugart
	IBM
	Própria
	Microlab
	Ampex
Peça (Dsico)
	CÓDIGO
	TIPO
	ACIONAMENTO
	410
	Flexível
	Step Motor
	416
	Rígido
	Voice Coil Linear
	421
	Rígido
	Step Motor
	427
	Rígido
	Voice Coil Rotatório
Fornecimento
	RAZÃO
	CÓDIGO
	PREÇO
	Unisys
	416
	6.360,00
	Elebra
	416
	2.480,00
	Elebra
	410
	230,00
	Flex Disk
	421
	250,00
	Flex Disk
	427
	900,00
	IBM
	416
	5.808,00
	Microlab
	427
	1.100,00
4. O Modelo Relacional
Foi introduzido pelo pesquisador da IBM Edward F. Cood, 1970.
Duas características marcantes, razões de sucesso:
Estrutura de dados simples e uniforme
Fundamentação teórica sólida
É o modelo que opera com os dados organizados como um conjunto de relações.
O modelo de dados relacional representa o banco de dados com uma coleção de tabelas.
Representação Tabular:
Toda relação pode ser vista como uma tabela, onde cada linha é uma tupla e em cada coluna estão os valores de um mesmo domínio.
Exemplo:
FORNECIMENTO
	FONECEDOR
	PEÇA
	PROJETO
	QUANTIDADE
	1
	2
	5
	18
	2
	3
	7
	25
	4
	1
	1
	4
Relação = Tabela
Tupla = Linha
Atributo = Coluna
4.1 Características das Tabelas – Modelo Relacional
Cada tabela tem um nome único através do qual ela é referenciada.
Cada tabela contém um número fixo de colunas (grau da tabela)
Não existem linha iguais
A ordem das linhas é irrelevante (identificação não é feita pela localização, mas sim pelo valor da chave primária).
Cada coluna tem um nome único (diferente das demais colunas).
A ordem das colunas é irrelevante (a coluna é identificada por seu nome).
Cada coluna contém valores atômicos (não são permitidos grupos de valores)
Cada valor de uma coluna é extraído de um determinado DOMÍNIO (conjunto de valores possíveis).
Duas ou mais colunas podem ser definidas sobre um mesmo Domínio.
Operações sobre colunas diferentes exigem que as colunas pertençam ao mesmo Domínio.
Conexões entre tabelas somente serão expressas através de valores das colunas (Chave Estrangeira)
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4.2 Conceitos Básicos
4.2.1 Chave Primária: (Primary Key)
É um atributo (coluna) ou uma combinação de atributos cujo valores distinguem uma linha das demais dentro de uma tabela.
	NUMFUNC
	NOMEFUNC
	CPFFUNC
	DEPTOFUNC
	Chave primária
	
	
	
	
	
	
	
4.2.2 Chave Estrangeira: (Foreign Key)
É um atributo ou uma combinação de atributos, cujos valores aparecem necessariamente na chave primária de uma tabela.
A chave estrangeira é o mecanismo que permite a implementação de relacionamentos (navegabilidade) em um banco de dados relacional.
	NUMFUNC
	NOMEFUNC
	CPFFUNC
	DEPTOFUNC
	Chave Primária
	
	
	Chave Estrangeira
	
	
	
	
	DEPTO
	NOMEDEPTO
	Chave Primária
	
	
	
4.2.3 Chave Candidata ou Alternativa
Em alguns casos, mais de um atributo ou combinações de atributos podem servir para distinguir uma linha das demais. Um dos atributos (ou combinação de atributos) é escolhido como chave primária, os demais atributos (ou combinações) são denominados chaves Candidatas.
	NUMFUNC
	NOMEFUNC
	CPFFUNC
	DEPTOFUNC
	Chave Primária
	
	Chave Candidata
	Chave Estrangeira
	
	
	
	
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4. Porque o Access ?
Existem diversos SGBD’s disponíveis hoje para serem utilizados no ambiente operacional do Windows, porém o que oferece mais facilidade de utilização e não requer conhecimento prévio de linguagem de programação é O Microsoft Access 
No jargão da informática existem diversos nomes tradicionais de SGBD’s : dBase(, Fox(, CA-Clipper(, ... Estes sistemas ainda existem, têm seu valor e são outros modelos que empresas e pessoas adotaram para gerenciar suas informações, motivo pelo qual seus nomes devem ser citados.
3. Conceitos preliminares
É necessário compreendermos alguns itens antes de iniciarmos nosso estudo no Access. Inicialmente devemos identificar as Fontes de informações que irão alimentar nosso SGBD, sejam elas listas de endereços, valores de movimentação de caixa, um cadastro de fitas de vídeo ou CD’s, entre outros. 
Além de especificarmos as fontes, devemos ter uma visão clara das informações que irão compor estas fontes, ou seja, quais são os Dados que queremos que constem em nosso cadastro. Em uma lista de endereços : o nome, o endereço e o telefone são exemplos de dados.
Nessa fonte, cada um dos itens cadastrados, por exemplo, cada conjunto de nome, endereço e telefone que identifiquem informações completas de uma pessoa chamamos de Registro.
Obs.: Em alguns SGBD’s, cada fonte é um arquivo denominado banco de dados, conceito que veremos adiante, é diferente no Access.
Resumindo então, podemos falar que as Fontes são as origem dos Dados, e estes últimos estão dispostos em forma de Registros.
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4. Conceitos de Bancos de Dados no Access
Para se qualificar como um sistema de gerenciamento de banco de dados relacionais completo, uma aplicação tem de cumprir as quatro funções básicas, embora distintas, a seguir. Cada uma dessas funções deve ter sua própria apresentação (que se denomina um modo) para o usuário:
Organização dosDados : envolve a manipulação e criação das fontes, no Access chamadas de Tabelas, que contém os dados em formato tabular convencional (linha-coluna ou de planilha), denominado de Modo de Folha de Dados no Access.
Vinculação de Tabelas e Extração de Dados : vincula várias tabelas através do relacionamento de dados, a fim de criar tabelas temporárias armazenadas na memória do computador. O Access utiliza Consultas para estabelecer estes vínculos.
Em realidade, o objetivo principal das consultas é o de pesquisar e/ou filtrar dados nos cadastros criados.
Entrada e Edição de Dados : exige o projeto e a implementação de Formulários para visualização, entrada e edição de dados como uma alternativa ao modo tabular. Um formulário permite que você controle a maneira como os dados são apresentados e são muito mais fáceis de serem utilizados do que a entrada de dados em conjunto de registros na forma tabular.
Apresentação dos dados : exige a criação de relatórios que sejam capazes de resumir as informações em conjunto de registros que você possa visualizar e imprimir. A capacidade de fornecer relatórios significativos é o objetivo final de qualquer aplicação para gerenciamento de banco de dados.
  
As quatro funções básicas do Access que são implementadas como modos de visualização estão organizadas em uma estrutura de aplicação, representada graficamente na figura n.º 01.
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Com referência ainda ao Access, é importante ressaltar que todas as Tabelas, Consultas, Formulários, Relatórios, Macros e Módulos geralmente estão contidos em um único arquivo, e diferem de alguns SGBD’s existentes, onde cada tabela é um arquivo diferente.
Outro comentário importante diz respeito ao próprio ambiente Windows, onde nos acostumamos a tratar modelos de informações, tanto em tela como em aplicativos, como objetos. O Access, como aplicativo desenvolvido para este ambiente operacional, não podia ser diferente; portanto, todos os itens citados acima são tratados como Objetos componentes de seu banco de dados. 
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5. Inicializando o Access
Para inicializar o Access basta dar um clique no ícone Microsoft Access. 
Obs.: A localização do ícone, depende do computador no qual o mesmo foi instalado e poderá ser encontrada na pasta Programas.
À medida em que o Access é carregado são exibidas informações sobre direitos autorais, nome do proprietário e empresa, que foram introduzidos durante a instalação do programa, em seguida surge a janela do Access e dentro desta uma outra sugerindo que você efetue uma ação conforme ilustrado a seguir:
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Ações
Banco de Dados Vazio : Cria um novo banco de dados na pasta escolhida, com o nome especificado (Figura 03). Em todas as opções temos a possibilidade de prosseguir ou cancelar.
Assistente de Banco de Dados : Utiliza modelos de banco de dados pré-definidos do Access para criação de um novo. O assistente o conduz passo a passo na criação de um novo banco de dados. O assistente cria todos os objetos do banco de dados desejado, e que podem ser posteriormente personalizados, de acordo com as necessidades do usuário. É importante ter um conhecimento prévio destes objetos para uma correta criação e personalização do banco de dados, além de conhecimento de programação, motivo pelo qual este assistente não será abordado em nosso curso.
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Abrir Banco de Dados Existente : Abre um banco de dados criado anteriormente para edição do mesmo. Você pode também selecionar um dos últimos arquivos abertos e que são listados automaticamente na janela.
Qualquer que seja a ação escolhida, o Access abrirá uma caixa de diálogo para solicitar o nome do banco a ser aberto ou criado (exceção feita apenas quando for selecionado algum dos últimos banco de dados abertos). 
Para aceitar uma das opções basta selecioná-la e clicar no botão OK, ou no botão cancelar para não executar nenhuma das ações especificadas.
Atenção : Esta é uma janela restrita, ou seja, você é obrigado a escolher uma das opções, ou fechá-la, antes de prosseguir seu trabalho no Access ou encerrar o programa.
Exercício 01 : Clique no botão Cancelar da janela de inicialização do Access.
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6. A Janela do Access
A janela do Access padrão (sem banco de dados aberto) é exibida quando, após a inicialização do mesmo, escolhemos cancelar na janela citada anteriormente ou se fechamos um banco de dados que estava anteriormente aberto. Este modo é chamado de modo de Inicialização do Access. Esta janela, normalmente maximizada, é composta, assim como as janelas de outros programas que compõem o Microsoft Office, de uma barra de títulos, uma barra de menus e a barra de status. Opcionalmente podem ser exibidas as barras de ferramentas flutuantes do Access. O padrão do Access é exibir a barra de ferramentas Banco de Dados, porém se a mesma não estiver ativa, será fácil habilitá-la, como veremos adiante. 
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6.1. Barra de Títulos
Apresenta a caixa de controle, título do programa e os botões minimizar, restaurar(maximizar) e fechar.
6.2. Barra de Menus
6.2.1. Arquivo
Apresenta as seguintes comandos:
Novo Banco de Dados : abre uma caixa de diálogo onde existem duas guias. A primeira para banco de dados vazio (Geral) e a segunda para utilização do assistente de criação de banco de dados (Banco de Dados). 
Abrir Banco de Dados : exibe um diálogo, onde informamos o banco de dados, já existente, a ser aberto.
Barra de Ferramentas : exibe todas as barras de ferramentas de todos os objetos de banco de dados, onde podemos escolher qual(is) desejamos exibir ou não.
Reexibir : Mostra uma janela oculta.
Sair : Fecha o banco de dados aberto e encerra o programa.
6.2.2. Ferramentas : 
Possui as funções utilitários e segurança entre outros, que serão objetos de capítulo específico (vide Apêndice A).
6.2.3. Ajuda : 
Ajuda on-line para o Access, de grande utilidade e que funciona de modo análogo a ajuda dos aplicativos Windows. A mesma deve ser vista como ferramenta, senão fundamental, de suporte e auxílio nas principais funções do Access.
Obs.: veremos adiante, que a barra de menus se modifica quando um banco de dados está ativo (aberto).
6.3. Barra de Status
Barra localizada na parte inferior da janela do Access e que exibe informações a respeito de comando dos menus ou das barras de ferramentas.
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6.4. Barra de Ferramentas
Sem banco de dados aberto, só possui como ativos os botões: Novo Banco de Dados, Abrir Banco de Dados, que funcionam de maneira similar às funções do Menu Arquivo, e o botão ajuda. Este último muda o formato do mouse e exibe uma ajuda contextual quando clicado sobre alguma opção do menu ou ícone.
Dica : Dê um duplo clique no botão ajuda para abrir “Tópicos da Ajuda: Microsoft Access” 
Você também pode obter ajuda a qualquer instante usando para tanto a tecla de função F1.
Obs.:
I. Os botões da barra de ferramentas, um recurso comum do Windows, são atalhos para opções dos menus. Qualquer operação que você pode realizar através de um clique na barra de ferramentas pode ser executada por meio de duas ou mais opções de menus.
II. o Access possui 19 (dezenove) barras de ferramentas, que são exibidas de acordo com o objeto do banco de dados na janela ativa. Por exemplo, quando estiver estruturando uma tabela, será exibida uma barra de ferramentas específica, assim como existirão barras de ferramentas diferentes para os demais objetos e modos de utilização das mesmas pelo Access. 
Exercícios 02 : 
a) Quais os meios que podemos utilizar para :
Criar um novo banco de dados;
Abrir um banco de dados existente;
Obter ajuda;
Encerrar o Access.
b) Iniba a exibição da barra de ferramentas de banco de dados e posteriormente exiba a mesma.
b) Feche o Access
c) Abra o Access 
d) Abra um banco de dados denominado “Catálogo de Endereços”, que se encontra na pasta “Meus Documentos” no disco C.
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7. A Janela Banco de Dados
Quando abrimos um banco de dados, ou criamos um novo, verificamos que a barra de menus e a barra de ferramentas são alteradas, ede fato, temos mais opções a serem utilizadas.
A janela Banco de Dados é a sua “Base” para todas as operações com banco de dados. Praticamente, todas as operações realizadas no Access começam por uma opção escolhida a partir da janela Banco de Dados.
A janela banco de dados apresenta 06(seis) guias, cada uma referente a um dos objetos do banco de dados, a saber: Tabelas, Consultas, Formulários, Relatórios, Macros e Módulos.
Conforme explanado anteriormente (Cap. 1 a 4), cada um destes objetos tem uma função específica em um banco de dados, porém em nosso curso será dada ênfase somente a 04(quatro) dos seis objetos. São eles : as Tabelas, as Consultas, os Formulários e os Relatórios, visto que seria necessário mais tempo para complementar os estudos do Access e que os demais módulos se referem a parte de programação, e não à parte interativa do programa, proposta de nosso curso.
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7.1. Os Modos de Operação do Access
7.1.1. Inicialização : 
Permite compactar e reparar banco de dados através dos comandos do menu Ferramentas, antes da abertura de um banco de dados (vide Apêndice A)
7.1.2. Estrutura : 
Permite criar e modificar a estrutura de tabelas e consultas, desenvolver formulários e formatar relatórios, além de editar macros e módulos.
7.1.3. Execução (Abrir) : 
Apresenta seus projetos de tabelas, consultas, formulários e relatórios em janelas de documentos individuais.
Quando navegamos pelas guias dos objetos (clicar nas guias), é fácil notar os modos de operação, pois em cada uma das guias dos objetos, existem botões que determinam estes modos.
7.2. A Barra de Ferramentas da Janela Banco de Dados
Se a janela banco de dados é a “Base” para nossas operações, podemos então dizer que as barras de ferramentas são nossos painéis de controle, pois reproduzem os comandos mais importantes do menu e permitem que efetuemos mais rapidamente as ações mais comuns durante o projeto e execução de um banco de dados.
As barras de ferramentas, de um modo geral, são meios de agilizarmos nosso trabalho e especificamente a de banco de dados deve ser conhecida, pois permanece grande parte de tempo em nossa tela. Alguns de seus comandos, descritos a seguir, já são conhecidos, pois se repetem pelos aplicativos Windows. Outros, mesmo que somente descritos, serão gradativamente aprofundados, pois fazem parte do escopo do curso. E somente aqueles que não refletirem nosso esforço em aprender interativamente o Access, só serão citados.
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Novo Banco de Dados
Abrir Banco de Dados
Salvar : Grava o objeto que estiver sendo criado/editado.
Imprimir : Permite a impressão do objeto selecionado ou em modo de edição.
Visualizar Impressão : Prévia da impressão de um objeto.
Verificar Ortografia : Executa a revisão ortográfica no objeto em edição.
Recortar / Copiar / Colar : uso da área de transferência para troca/duplicação de informações entre objetos, ou dos próprios objetos.
No Access além de poder recortar/copiar/colar selecionados, pode também usar este recurso para duplicarmos os próprios objetos, como por exemplo uma consulta ou tabela.
Pincel : usado para copiar formatos.
Desfazer : Cancela a última ação executada.
Vínculos do Office : Possibilita integrar o Access com aplicativos do Office (Word e Excel).
Análise : Análise sistêmica dos objetos de um banco de dados. Ferramenta de importância para desenvolvimento de sistemas.
Código : exibe a janela dos programas existentes.
Propriedades : mostra as propriedades do objeto selecionado em janela específica.
Relacionamentos : exibe uma janela que mostra as relações existentes entre os objetos fontes de dados (tabelas ou consultas) na janela propriedades (vide capítulo 9).
Novo objeto : cria um novo objeto.
Ajuda : ajuda on-line do Access.
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Obs.: Você pode estar se perguntando : “Onde estará o botão Salvar?” Acontece que no Access, só precisamos salvar os objetos criados, o banco de dados é salvo no momento em que é criado e quando estamos editando as informações em um banco de dados, estas são salvas à medida em que vão sendo editadas.
Lembre-se então que em um banco de dados salvamos os objetos criados, e as informações adicionadas a ele são automaticamente salvas, como veremos nos próximos tópicos.
Exercícios 03:
a). Quais os modos de operação do Access e qual a diferença entre eles?
b) Quais os objetos da janela banco de dados?
c) O que são fontes de dados e quais as maneiras que utilizamos para editar suas informações e exibi-las na tela?
d) Quais as maneiras de criar um novo objeto de banco de dados?
e) Como acionar o modo de execução em:
tabelas;
consultas;
formulários e
relatórios
f) Alterne entre os quatro modos de exibição de objetos na janela banco de dados usando a barra de ferramentas e os comandos correspondentes na barra de menus.
g) Utiliza a ajuda e anote abaixo o que fazem os botões “Vínculos do Office” e “Analisar”
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8. As Tabelas 
Este capítulo se dedica a explorar as tabelas, os elementos básicos de todos os bancos de dados e a porção do arquivo do banco de dados Access em que estão armazenados os dados.
8.1. Visualização de Dados nas Tabelas
Para visualizar os dados em uma tabela basta dar um duplo clique no nome da tabela quando na janela banco de dados ou, com o nome da tabela selecionado, clicar no botão Abrir na janela banco de dados.
O método normal para exibição das informações contidas em tabelas é a conhecida técnica linha-coluna usadas pelas aplicações em planilhas. As linhas de uma tabela são conhecidas como registros, e as colunas referenciadas como campos.
Um registro contém informações sobre um único objeto, por exemplo um produto, um endereço ou uma fatura. 
Um campo contém o mesmo tipo de informações tais como um código, para todos os registros de uma tabela.
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8.2. Selecionando e Editando Registros de Dados
Para modificar os dados contidos em um qualquer célula (encontro da linha - campo com a coluna - registro), selecione a célula através do clique do mouse ou usando as teclas de setas. A cor da célula ficará em reverso e estará pronta para ser editada.
Se você efetuar uma alteração, surgirá um símbolo de lápis na caixa cinza à esquerda da janela correspondente ao registro cujo dado foi alterado.
Use o registro vazio na parte inferior da tabela, indicado pelo asterisco(*) na coluna de botões de seleção de registro(coluna em cor cinza do lado esquerdo), a fim de incluir um novo registro na tabela.
Não é possível clicar no lado esquerdo de uma célula e arrastar o mouse até o final de uma linha ou outra célula, conforme permite o Excel. Entretanto, você pode selecionar um registro inteiro através de um clique no botão de seleção correspondente a esse registro, ou então pode selecionar um grupo de registro, arrastando o mouse na coluna de seleção. O botão com seta triangular denomina-se ponteiro do registro ativo.
Existem ainda na parte inferior da janela, os chamados botões de navegação, que permitem que você se desloque para o próximo/anterior registro e para o primeiro/último registro. Além disso, você pode ir para o registro “número”, desde que este valor não ultrapasse a quantidade total de registros e possui ainda o botão adicionar novo registro, junto aos botões de navegação.
Ainda na parte inferior, do lado direito encontramos as barras de rolagem horizontais, que permitem que visualizemos campos(colunas) à direita do último campo da direita da tela.
Para selecionar todos as células de um mesmo campo, dê um clique no botão que contém o nome do campo.
Para obter uma melhor visualização dos campos de nossa tabela, basta alterar a largura das colunas. Para tanto, posicione o mouse no lado direito do botão que contém o nome do campo, o mesmo mudará o formato para o sinal característico de arraste (uma linha com uma dupla seta), arraste o mesmo na direção desejada.
Para deslocar-se de uma célula para outra use o clique do mouse, ou a teclas : Enter, Tab ou as setas do teclado
Dica : para abandonar as modificações em uma célula, tecle ESC antesde deslocar-se para outra célula.
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8.3. A Barra de Ferramentas Folha de Dados da Tabela
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Modo Tabela : permite alternar entre os modos Folha de Dados e Estrutura da tabela.
Salvar Registro : o registro em edição é salvo automaticamente quando mudamos de registro, porém podemos salvar o mesmo antes de alterar o registro corrente, clicando sobre este botão.
Imprimir :  imprime a tabela.
Visualizar Impressão : exibe um prévia do que será impresso.
Classificar Crescente : classifica os registros em ordem ascendente do campo ativo.
Classificar Decrescente : classifica os registros em ordem descendente do campo ativo.
Filtrar por Seleção : estando uma célula selecionada e clicando neste botão, faz com que a tabela seja filtrada para exibir somente os registros que contenham o valor selecionado no campo ativo.
Filtrar por Formulário : Exibe uma modelo em branco da janela ativa para que possamos especificar por qual campo e qual dados queremos filtrar. Após estabelecer estes critérios, basta clicar em Aplicar Filtro.
Aplicar Filtro : Aplica ou Remove o filtro em ação.
Localizar : Abre uma caixa de diálogo que permite que localizemos registro(s) na tabela.
Novo Registro : Adiciona um novo registro à tabela.
Excluir Registro : Exclui o registro selecionado da tabela.
Janela Banco de Dados : torna ativa a janela Banco de Dados, deixando a da tabela em segundo plano.
Novo Objeto : insere um novo objeto no banco de dados aberto.
Exercícios 04:
a) Na tabela Endereços do Banco de Dados Catálogo de Endereços, acrescente 05(cinco) nomes de pessoas conhecidas.
Dica : Use a barra de rolagem para o preenchimento de campos à direita.
b) Insira entre o primeiro e o segundo registro o seu nome.
Dica : Use a tecla Insert
c) Apague o primeiro registro da tabela.
d) Posicione o cursor sobre o nome “Janet” e altere-o para “Janete” e logo a seguir tecle Esc para desfazer alterações.
e) Classifique os registros :
em ordem crescente de nome;
em ordem crescente de cidade;
em ordem decrescente de sobrenome;
em ordem decrescente de nascimento.
f) Aplique filtros para atender os critérios :
Estado = “MG”;
País = “Estado Unidos”;
Cidade = “Seattle”;
Estado = “WA” ou Cidade = “Juiz de Fora”.
g) Remova o filtro.
h) Feche a tabela.
i) Com a janela banco de dados ativa e a guia tabela selecionada, execute a seguinte tarefa : 
Faça uma cópia da tabela “Endereços” com o nome de “Cópia de Endereços”
j) Abra a tabela “Cópia de Endereços” e apague todos os seus registros.
k) Feche a tabela.
l) Exclua a tabela “Cópia de Endereços” do banco de dados “Catálogo de Endereços”
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8.4. Estrutura de Tabelas
Já estudamos como acrescentar informações a uma tabela existente em um banco de dados. Vejamos agora como alterar o tipo de informação que uma tabela armazena. Devemos para isto, abrir nossa tabela no modo Estrutura.
Para verificar a estrutura da tabela “Endereços” do banco de dados “Catálogo de Endereços”, você deve:
com o nome da tabela selecionada na janela banco de dados, clicar no botão Estrutura; ou
estando com a tabela aberta no modo Folha de Dados, clicar no botão Modo da Tabela na barra de ferramentas de tabela, e escolher a opção Estrutura.
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Observe que existe o seguinte cabeçalho na parte superior da janela: 
Nome do Campo : Nome que atribuímos ao dado que iremos armazenar;
Tipo de Dado : tipo de informação que desejamos armazenar no campo;
Descrição : observações/comentários em relação ao campo.
Além disso na parte inferior da janela existem as Propriedades do Campo, que são suas características, e também na barra de ferramentas estrutura da tabela, temos alguns botões inéditos.
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Para selecionar um campo (uma linha na tabela), clique com o mouse sobre a coluna cinza a esquerda do nome do campo.
Para selecionar mais de um campo, clique e arraste.
Para mover um campo, basta selecioná-lo e arrastá-lo para a posição desejada.
Para apagar um campo, selecione e tecle Delete.
Para inserir um campo, selecione o campo antes do qual o novo campo será posicionado e tecle Insert.
8.4.1. Tipos de Dados em Tabelas :
A missão mais importante de um banco de dados é o exato projeto das tabelas, pois todas as informações que desejamos armazenar ficarão gravadas nestes objetos.
Neste projeto, devemos ter em mente que cada linha da estrutura da tabela (figura 11) vai representar uma coluna no modo folha de dados. Uma avaliação errada no momento de criação de uma tabela pode acarretar grandes prejuízos no futuro.
Basicamente, a estrutura da tabela é definida pelo tipo de informações de cada campo que desejamos que a mesma tenha.
No Access, estes tipos de dados podem ser :
Texto : são os mais comuns; assim o Access considera Texto como o tipo de dados padrão. Um campo texto pode conter até 255 caracteres. O Access atribui ao campo um comprimento padrão de 50 caracteres.
Memo (memorando) : os campos Memo podem conter até 32.000 caracteres e são usados para elaboração de comentários descritivos.
Números : há uma grande variedade de subtipos de dados numéricos disponíveis (Tabela 01). Reserve campos numéricos para valores com os quais você deseja executar cálculos. Números como Cep, Cpf, Telefone e outros devem ser do tipo Texto.
Auto-Numeração : é um valor numérico (inteiro longo) que é incrementado em uma unidade a cada novo registro que você acrescenta na tabela.
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Sim/Não : os campos lógicos no Access utilizam os valores numéricos inteiros: -1 (Verdadeiro) e 0 (Falso).
Moeda : é um formato fixo especial com quatro casas decimais, elaborado para impedir erros de arredondamentos que afetariam as operações contábeis nas quais o valor tem de corresponder até centavos.
Data/Hora : ficam armazenadas em um formato fixo. A data é representada pela parte inteira do valor e as horas, pela parte fracionária (assim como no Excel).
Objetos Extensos : inclui gráficos em mapas de bits, desenhos, arquivos de áudio, entre outros.
	TABELA 01 - Subtipos do tipo de Dado Numérico
	Tamanho do Campo
	Decimais
	Faixa de Valores
	Duplo
	15 casas
	-1,797 * 10^308 a +1,797 * 10^308
	Simples
	7 casas
	-3,4 * 10^38 a +3,4 * 10^38
	Inteiro Longo
	Nenhuma
	-2.147.483.648 a +2.147.483.647
	Inteiro
	Nenhuma
	-32.768 a 32.767
	Byte
	Nenhuma
	0 a 255
	Moeda
	4 casas
	-922337203685477.5808 a
+922337203685477.5808
 
8.4.2. Barra de Ferramentas Estrutura da Tabela
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Modo de Tabela : Alterna entre os modos folha de dados e estrutura.
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Salvar : grava a tabela com a estrutura atual. Se não existir nome, será solicitado um.
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Chave Primária : Torna o(s) campo(s) selecionado(s) em chave primária. A chave primária é o campo que contém informação capaz de identificar univocamente um registro em sua tabela. (Ex.: Código, CPF, ...). 
Em toda tabela será solicitada uma chave primária, porém sua criação não é obrigatória, embora seja boa prática.
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Índices : permite que você crie ordenações crescentes / decrescentes de campos que serão utilizados em pesquisas de tabelas com grandes volumes de informação.
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A criação de índices deve ser minimizada, já que torna lento o processo de edição de dados.
Inserir / Excluir Linha : adiciona campo acima do registro selecionado. Apaga o registro selecionado na tabela.
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8.4.3. Principais Propriedades de Campos
Tamanho do campo : escolha um valor para campos texto e um subtipo para campos numéricos.
Formato : determina o formato de exibição dos dados contidos no campo.
Casas Decimais : Número de casas decimais e somente para campos numéricos não inteiros.
Legenda : texto que será exibido no cabeçalho quando no modo folha de dados.
Valor Padrão : valor que é introduzido automaticamente quando se adiciona um novo registro e que pode, evidentemente, ser alterado. Exemplo de um valor padrão de um campo chamado estado =”MG”.
Requerido : se definido como Sim, será obrigatório a digitação de valor no campo.
Permitir comprimento zero : se definido como Não, deverá ser digitado pelo menos um caracter.
Indexado : seo campo é indexado, deverá ser escolhido entre duplicação autorizada (valores iguais) ou não autorizada (os valores devem ser sempre diferentes).
Exercícios 05 :
a) Abra a tabela Endereços no modo estrutura.
b) Altere o tamanho do campo Nome do Conjuge para 60.
c) Delete o campo Enviar Cartão.
d) Altere o tamanho do campo Estado Ou Província para 2.
e) Modifique os índices para que somente seja índice o campo Código Endereço.
f) Coloque como valor padrão do campo Estado Ou Província “MG”
g) Salve a tabela.
h) Alterne para o modo folha de dados.
i) Acrescente dois registros.
j) Feche a tabela.
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8.5. Criando uma nova Tabela
Para criarmos uma nova tabela, podemos proceder da seguinte forma :
clicar no botão Novo na guia Tabelas da janela banco de dados;
clicar no botão Novo Objeto da barra de ferramentas e escolher Tabela;
escolher a opção Tabela do Menu Inserir.
É exibida na tela a janela Nova Tabela, que sugere as seguintes opções :
Modo Folha de Dados : 
Abre a tabela criada no modo folha de dados para que possamos digitar os registros. A estrutura da tabela é composta por 20(vinte) campos com os nomes Campo1, Campo2, Campo3, ... até o Campo20, todos do tipo texto.
Se for preenchido dois campos durante a digitação, só serão salvos os dois na nova estrutura. Se nenhum campo for preenchido, a tabela será salva com 01(um) campo somente.
Podemos, também, alternar para o modo estrutura e modificá-la, se assim desejarmos.
Obs. : O Access sugere que se estabeleça um campo chave primária, nas tabelas criadas no modo folha de dados e estrutura, no momento em que formos salvar a tabela. Porém, como já foi visto anteriormente, não é obrigatório a existência deste campo.
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Modo Estrutura : criamos inicialmente a composição de campos da tabela (figura 11), para posteriormente armazenarmos informações na mesma. Neste caso, devemos ter previamente estabelecidos, todas as informações que desejamos cadastrar na mesma para uma correta estruturação de nossa tabela.
Após a criação dos campos e especificação das propriedades, podemos escolher a chave primária e salvar a mesma com o nome desejado. 
Assistente de Tabela : cria uma nova tabela através de um roteiro do próprio Access. Permite, por meio de janelas de etapas (ou passos), a construção das tabelas mais comuns que se utilizam em banco de dados. O tipo de tabela a ser feita é escolhida na primeira etapa da criação.
Assistente de Importação de Tabelas : permite a incorporação de tabelas já existente em outro banco de dados no banco de dados em uso(aberto).
Assistente de Vinculação de Tabelas : permite que possamos utilizar dados de tabelas de outro banco de dados no banco de dados atual.
Estas duas últimas opções serão comentadas no Apêndice A.
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Exercícios 06:
a) Feche o banco de dados aberto (se existir algum aberto).
b) Crie um novo banco de dados (vazio) chamado de Bebidas. Este banco de dados de exemplo será utilizado para cadastrar produtos e fornecedores de um distribuidor de bebidas.
c) Crie uma tabela pelo modo Folha de Dados e acrescente as seguintes informações :
	Campo1
	Campo2
	RE
	Refrigerante
	CE
	Cerveja
	VI
	Vinho
	AL
	Outras Bebidas Alcóolicas 
d) Alterne para o modo estrutura, salvando a tabela com o nome Tipo Bebida, e altere os nomes e propriedades dos campos :
	Nome
	Novo Nome
	Tipo de Dado
	Tamanho
	Campo1
	Codigo Tipo Bebida
	Texto
	2
	Campo2
	Tipo Bebida
	Texto
	20
e) Escolha o campo Código Tipo Bebida como chave primária.
f) Salve a tabela novamente.
g) Feche a tabela.
h) Crie uma tabela de Fornecedores de Produtos, usando o assistente de criação de tabelas. Não deixe de colocar um campo chamado Código do Fornecedor (se este não existir), como primeiro na estrutura da tabela e atribua a chave primária a este campo, que poderá ser do tipo Auto-Numeração.
i) Salve a tabela de Fornecedores.
j) Abra a tabela de Fornecedores no modo folha de dados e cadastre 05 (cinco) fornecedores na mesma.
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k) Crie uma tabela através do modo estrutura, que contenha os seguintes campos:
	Nome do Campo
	Tipo de Dado
	Tamanho
	Código
	Auto-Numeração
	Inteiro Longo
	Nome do Produto
	Texto
	50
	Código Tipo Bebida
	Texto
	2
	Código do Fornecedor
	Número
	Inteiro Longo
	Valor de Compra
	Moeda
	*
* Apague o conteúdo da propriedade formato.
l) Defina o campo Código como chave primária.
m) Grave a tabela com o título Bebidas e feche a mesma.
n) Abra a tabela Bebidas no modo folha de dados e cadastre 10 (dez) produtos, observando as seguintes condições :
no campo Código do Tipo de Bebida se limite a cadastrar os tipos cadastrados na questão c.
no campo Código do Fornecedor só cadastre valores de fornecedores que existam.
Sugestão : Abra as tabelas de Tipo de Bebidas e Fornecedores em conjunto com a tabela de Bebidas para evitar o cadastro códigos inexistentes. Alterne entre as tabelas para visualizar os códigos corretos.
o) Feche a tabela de Bebidas.
Os exercícios que acabamos de fazer será de grande utilidade para analisarmos alguns pontos importantes de banco de dados e nos conduzirá a certos questionamentos:
1o. Porque não criamos somente uma tabela com os seguintes campos : Código, Bebida, Tipo de Bebida, Valor e Nome do Fornecedor ?
2o. Qual a necessidade das outras duas tabelas criadas : Tipo de Bebida e Fornecedores ?
3o. Como saber o código de um fornecedor em um cadastro maior que o criado? E o código do tipo de bebida?
4o. Será que esta é a melhor estrutura para este tipo de cadastro ou posso otimizá-lo?
Faça uma reflexão sobre estas questões antes de prosseguir.
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9. Relacionamentos
O processo de vinculação de duas ou mais tabelas de modo que elas tenham uma aparência única, visando minimizar a duplicação de informações é chamado de relacionamento.
Este conceito é que faz a diferença entre os sistemas gerenciadores de arquivos simples, como as planilhas, e os sistemas gerenciadores de banco de dados relacionais.
Pelo fato dos bancos de dados eliminarem a maior parte das informações duplicadas, eles diminuem o espaço de armazenamento dos dados e os requisitos de memória da aplicação. 
A figura 14 ilustra um banco de dados relacional típico, que pode ser utilizado por uma empresa industrial ou de distribuição.
Se o seu trabalho consiste em criar um banco de dados para a entrada de faturas, você não necessita digitar mais de uma vez um nome e endereço de cliente. Basta atribuir a cada cliente um número ou código exclusivo e incluir na tabela Clientes um registro contendo essas informações. De maneira semelhante, não é necessário digitar o nome e preço dos produtos padronizados em cada fatura. Você atribui códigos únicos aos produtos, e depois acrescenta registros desses produtos à tabela produtos. Quando se deseja criar uma nova fatura para um cliente já cadastrado, você entra com o código do cliente e digita os códigos e quantidades correspondentes aos produtos pedidos.
Cada tabela se relaciona a outra através dos códigos, o que é ilustrada na figura 14 pelas linhas de conexão. Os códigos ilustrados são unívocos; somente um cliente corresponde a um determinado código.
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Para Criar Relacionamentos:
Na barra de ferramentas banco de dados, clique no botão Relacionamentos.
Obs.: Todas as tabelas deverão estar fechadas.
Adicione as tabelas que desejar relacionar e clique no botão Adicionar. Ao final tecle Ok.
Na janela relacionamentos, arranje o layout das tabelas de maneira que fique fácil a compreensão dos vínculos entre as tabelas.
Selecione o campo que será relacionado. Na figura 14, por exemplo, o campo Código do Cliente da Tabela Clientes.
Arraste-o e solte-o sobre o campo específico. No exemplo em questão, o campo Código do Cliente na Tabela Fatura.
Clique sobre o botão Criar na janela relacionamento.
Obs.: 
I) os campos a serem relacionados devem possuir o mesmo tipo de dados e tamanho. Ex.: número(inteiro longo) com número(inteiro longo).
II) os relacionamentos devem ser criados antes de iniciado o cadastro.Para alterar relacionamento, dê um duplo clique sobre a linha criada.
Para excluir um relacionamento, selecione a linha e tecle Delete. 
Para excluir uma tabela da janela de relacionamentos, clique em qualquer local da mesma e tecle Delete.
Para adicionar uma tabela à janela de relacionamentos, clique na barra de ferramentas relacionamentos.
Para exibir todos os relacionamentos, clique na barra de ferramentas relacionamentos.
Exercícios 07:
Crie os relacionamentos que achar necessários entre as tabelas Fornecedores, Tipo Bebida e Bebida, no banco de dados Bebidas.
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10. Consultas
Com uma consulta, você faz uma pergunta sobre os dados armazenados em suas tabelas. O modo como sua consulta é estruturada diz ao Access exatamente quais dados recuperar.
As consultas usadas mais habitualmente são consultas seleção. Com as consultas seleção, você pode visualizar os dados em suas tabelas, analisar seus dados e até efetuar alterações nos dados. Pode visualizar os dados de apenas uma tabela ou adicionar dados de várias tabelas.
10.1. Criando Consultas usando os Assistentes
Na janela banco de dados, e com a guia Consultas selecionada, clique no botão Novo.
Escolha um dos assistentes de consulta.
Siga as diretrizes das caixas de diálogo. Na última caixa de diálogo, você poderá executar a consulta ou escolher estrutura para ver/modificar a estrutura da mesma.
Salve a consulta, clicando no botão Salvar na barra de ferramentas e digite o nome da consulta.
Obs.: Qualquer consulta cujos resultados não forem os esperados, poderá ser alterada no modo Estrutura, como veremos a seguir.
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10.2. Criando Consulta no Modo Estrutura
Na janela banco de dados, e com a guia Consultas selecionada, clique no botão Novo.
Escolha Modo Estrutura.
Adicione tabelas e/ou consultas e depois clique no botão Fechar.
Será exibida a grade do modo estrutura, também chamada de grade QBE (Query-By-Example).
Crie associações arrastando os nomes dos campos a serem associados entre as tabelas e consultas, se necessário. Se os relacionamentos já estiverem definidos, o Access automaticamente exibirá.
Adicione os campos desejados à consulta arrastando os nomes até a grade QBE.
Crie classificação para os campos que julgar necessários, clicando dentro da grade QBE, na linha classificação. O padrão é não classificado. (figura 17)
Visualize a consulta, durante a feitura da mesma, alternando para o modo Folha de Dados.
Salve a consulta e feche a mesma.
Para executar a consulta após a mesma estar pronto, clique no botão Abrir na janela banco de dados.
Para alterar sua estrutura, selecione a consulta e clique no botão Estrutura na janela banco de dados.
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Para remover um campo da consulta, selecione o mesmo usando o seletor da coluna na parte superior do campo (o mouse muda o formato para uma pequena seta apontando para baixo), e tecle Delete.
Para remover uma tabela de uma consulta, basta selecioná-la, clicando em qualquer local da mesma e teclar Delete. É recomendável que antes de excluir uma tabela, você exclua também seus campos da grade QBE.
Para adicionar uma tabela á grade QBE, clique no botão Adicionar Tabela na barra de ferramentas estrutura da consulta. 
Critérios : 
Você pode adicionar critérios à sua consulta para que ela exiba somente os dados desejados.
Para consultas freqüentes, devemos criar critérios nas mesmas. Os critérios são condições que podemos impor para a exibição de registros na consulta.
As consultas, com o uso de critérios, tornam-se muito mais poderosas, uma vez que os critérios funcionam como filtros que acrescentamos aos registros.
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Pergunta : 
Você deseja listar somente seus clientes da cidade de Juiz de Fora.
Solução : 
Crie uma consulta. Adicione os campos desejados, não se esquecendo de adicionar o campo Cidade. Na linha critério abaixo deste campo digite:
 =”Juiz de Fora”. 
Visualize a consulta no modo folha de dados.
Pergunta : Preciso saber as minhas faturas com uma data qualquer.
Solução : 
Crie uma consulta. Adicione os campos desejados, adicionando também o campo Data do Pedido. Na linha critério abaixo deste campo digite: 
[Entre com a Data :]
Visualize a consulta no modo folha de dados.
Exercícios 08
Abra o banco de dados Bebidas e crie consultas que possam responder às seguintes questões :
a) Como listar meus fornecedores em ordem ascendente por nome?
b) Quero consultar todos os fornecedores de refrigerantes cadastrados?
c) Como consultar os nomes de fornecedores de um determinado tipo de bebida ?
d) Quais são os tipos de bebida que um fornecedor me vende?
e) Quais bebidas um fornecedor qualquer me vende?
f) Uma bebida me é vendida por mais de um fornecedor. Como saber ambos os preços em ordem decrescente?
g) Como calcular o valor total de todas as minhas bebidas.
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11. Formulários
Tal como um formulário de papel que se preenche à mão, um formulário do Access identifica os dados que se deseja obter. No entanto, ele oferece também uma maneira de inserir os dados em seu banco de dados, de exibi-lo para revisão e imprimi-lo para distribuição.
Com o Access, é possível criar formulários fáceis de serem usados e que apresentam as informações do jeito que você precisa. Você pode usar uma variedade de elementos de criação (textos, dados, imagens, linhas e cores) para criar seu próprio formulário.
Em um banco de dados, é muito mais agradável executar o cadastro de informações de tabelas em um formulário do que usar o modo folha de dados da tabela. Este é o principal uso de formulários em um banco de dados: permitir a inclusão e edição de dados das tabelas.
Existem, assim como nos demais objetos do Access, duas maneiras de criarmos um formulário : utilizando os Assistentes e utilizando o modo estrutura. Sem sombra de dúvidas, a utilização dos Assistentes é o meio mais fácil de criarmos um formulário. Além de simples, é também muito mais rápida a confecção de formulários de ótima qualidade.
11.1. Criando Formulários
Na janela banco de dados, e com a guia Formulários selecionada, clique no botão Novo.
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Selecione a tabela/consulta.
Selecione a opção Assistente de formulário.
Clique no botão OK.
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Após clicar em Concluir, o formulário é aberto para edição dos dados. Podemos adicionar os registros que desejarmos e/ou alterar os já existentes.
Ao final, devemos então salvá-lo com o nome desejado e fechar o mesmo.
Observações :
I)    Se o formulário não apresentar o layout desejado podemos personalizá-lo, usando para isto o modo estrutura.
II)   Apesar do uso de assistentes facilitar bastante a confecção de formulários, podemos cria-los manualmente, usando para isto a opção Modo Estrutura na janela novo formulário (figura 18).
III) Os botões Seletor e de Navegação na janela do formulário (figura 23) funcionam de maneira similar à da edição de registros em tabelas.
Exercícios 09:
No banco de dados Bebidas, criar os formulários descritos a seguir :
a) de coluna: para a tabela de Bebidas
b) folha de dados: para a consulta de Fornecedores e Bebidas
 obs.: se a consulta não existir, cria-la.
c) tabular : para a tabela Tipo de Bebidas
d) auto formulário : para a tabela Fornecedores
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12. Relatórios
Um relatório é a informação que foi organizada e formatada para melhor apresentar suas especificações. Um relatório oferece um meio de recuperar e apresentar dados com informações significativas a serem usadas e distribuídas.
Exemplos de relatórios são as etiquetas de endereçamento, faturas, resumos de vendas e listas telefônicas.
Com a Access, pode-se criar relatórios que apresentem as informações da maneira desejada. É possível usar muitos elementos de estruturação, como textos, dados e imagens na criação do relatório que se precisa.
Diferente dos demais objetos vistos até o momento, na janela banco de dados aparecem os seguintes modos de relatórios : Visualizar (executar), Estrutura e Novo.
A confecção de relatórios pode ser feita de modomanual, modo estrutura, ou usando-se os assistentes, método que já nos acostumamos, e simplifica nosso trabalho.
12.1. Criando Relatórios
Na janela banco de dados, e com a guia Formulários selecionada, clique no botão Novo.
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Selecione a tabela ou consulta a ser impressa.
Selecione Assistente de Relatório.
Clique no botão OK.
Observe que, para exemplo nas figuras, foi escolhida uma consulta que combina informações de duas tabelas : Faturas e Clientes. Queremos um relatório de faturas por cliente, e o motivo de tomar como base uma consulta foi o de evidenciar certas opções que não seriam exibidas num relatório simples, como veremos a seguir.
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Já na 2a. etapa do processo de criação observamos uma caixa de diálogo (figura 26) que em um relatório normal não seria pedida. Foi solicitada uma informação sobre o Agrupamento e isto somente ocorre em casos quando temos mais de uma tabela envolvida. O Access sugere que você pode agrupar, ou seja, que você pode listar as informações de maneira a organizar os dados por uma das tabelas.
Como no exemplo citado, desejamos uma relação de faturas por cliente, vamos agrupar as informações, tomando como base o campo Nome do Cliente. Isto impedirá, por exemplo, que o nome do cliente fique se repetindo a cada linha do relatório. Os dados do cliente serão impressos uma única vez e todas as suas faturas serão exibidas.
Se desejarmos, criar um outro nível de agrupamento, podemos fazê-lo neste momento. O exemplo da figura 27 ilustra bem o que vem a ser um nível interno (ou subagrupamento) dentro de um relatório. Além de agruparmos por cliente, foi informado que existe uma outra organização a ser feita : a de pedido no mês. Para tanto foi escolhido o campo Data do Pedido e nas opções de agrupamento, selecionado a opção Mês.
Este diálogo é a única possibilidade de agrupamento em relatórios normais ou simples.
Podemos ainda colocar campos ordenados dentro de nosso relatório. A classificação (ordenação) se limita aos campos que não estão agrupados e temos a possibilidade de calcular totais ou médias se clicarmos no botão Opções de Resumo.
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Ao término das etapas de criação, temos a opção de visualizar ou modificar o mesmo. Após isto, não devemos esquecer de salvar o relatório.
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Imprimindo o relatório e configurando a página :
Quando abrimos um relatório, utilizamos para isto a opção Visualizar na janela banco de dados.
Se o relatório estiver de acordo com o desejado, podemos imprimi-lo clicando no botão Imprimir na barra de ferramentas de relatório.
Se ocorrer algum problema com dados, podemos alterar sua estrutura, ou às vezes, teremos que refazer o mesmo.
Se o problema for no tamanho da página, devemos selecionar a opção Configurar Página a partir do Menu Arquivo, e alterar estas configurações de modo que o relatório possa ser impresso corretamente.
Exercícios 10 :
a) Crie um banco de dados chamado Amigos.
b) Crie uma tabela chamada Nomes, que contenha o nome, endereço, telefone e data de aniversário de cada uma das pessoas.
c) Confeccione um formulário para cadastro dos nomes, usando para isto o assistente de formulários.
d) Cadastre 10 (dez) nomes de pessoas conhecidas.
e) Crie uma consulta onde você digite a data (dia/mês) e obtenha como resultado da pesquisa o nome dos aniversariantes.
f) Faça os seguintes relatórios :
- etiquetas de endereçamento : baseada na consulta de aniversariantes do dia;
- lista de nomes em ordem alfabética;
- lista de nomes em ordem alfabética agrupados por estado e cidade;
- relação de aniversariantes de cada mês do ano.
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Apêndice A
Ferramentas do Access 
Existem no Access, algumas ferramentas de grande valia para aqueles que trabalham com base de dados e que devem ter seu uso transformado em rotina destes usuários.
Visando melhorar a manutenção de banco de dados criados, o Access colocou à disposição os comando, citados a seguir, e que se encontram disponíveis no Menu Ferramentas.
Antes de executar algum destes comandos, é importante seguir algumas recomendações:
1a. Nenhum banco de dados deve estar aberto no momento da execução dos comandos;
2a. Devemos sempre executarmos cópias de segurança de nossos banco de dados;
3a. Tenha cuidado e preste atenção nas informações exibidas na tela, visando assim minimizar erros.
Principais Ferramentas para uso em Banco de Dados :
Converter um banco de dados
Apesar de você poder abrir um banco de dados da versão 2.0 ou 1.x no Microsoft Access 2000 sem convertê-lo, não é possível alterar a estrutura dos objetos nesse banco de dados nem tirar proveito de muitos dos novos recursos do Microsoft Access 2000, até que você converta seu banco de dados. Entretanto, uma vez que ele seja convertido para o Microsoft Access 2000, você não poderá abri-lo em uma versão anterior (2.0 ou 1.x) nem convertê-lo novamente.
A principal razão pela qual você não deve converter um banco de dados de uma versão anterior do Microsoft Access (1.x ou 2.0) é que pode haver usuários desse banco de dados que não fizeram a atualização para o Microsoft Windows 95 e Microsoft Access 2000. Se você converter o banco de dados, esses usuários não poderão usá-lo. O Microsoft Access 2000 pode abrir e usar bancos de dados de versões anteriores, mas não pode adicionar novos objetos de banco de dados nem modificar a estrutura dos objetos atuais desses bancos de dados. Se você precisa manter bancos de dados de versões anteriores do Microsoft Access, deve conservar as instalações das versões anteriores para modificar a estrutura dos bancos de dados.
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Compactar um banco de dados para desfragmentar o arquivo e liberar espaço em disco
Caso você exclua tabelas, o seu banco de dados poderá tornar-se fragmentado e usar o espaço em disco de forma inadequada. Ao compactar o banco de dados, você faz uma cópia deste, reorganizando o armazenamento do arquivo de banco de dados no disco.
1	Feche o banco de dados. Caso esteja em um ambiente de multiusuário, confirme se todos os usuários fecharam o banco de dados.
2	No menu Ferramentas, aponte para Utilitários de Banco de Dados e, em seguida, clique sobre Compactar Banco de Dados.
3	Na caixa de diálogo Compactar a Partir de Banco de Dados, especifique o banco de dados que você deseja compactar.
4	Na caixa de diálogo Compactar Banco de Dados Para, especifique um nome, unidade de disco e pasta para o banco de dados compactado.
Você pode usar o mesmo nome do original para o arquivo de banco de dados compactado ou pode usar um nome diferente para criar um arquivo separado. Caso use o mesmo nome, unidade de disco e pasta e, o banco de dados for compactado com sucesso, o Microsoft Access substituirá automaticamente o arquivo original pela versão compactada.
Observações 
·	Caso você exclua registros do final de uma tabela que possua um campo AutoNumeração, quando você compactar o banco de dados, o Microsoft Access redefinirá o valor AutoNumeração para o próximo registro adicionado como um valor uma unidade maior que o último valor AutoNumeração não-excluído.
·	A compactação de um banco de dados versão 1.x ou 2.0 não irá convertê-lo para o formato Microsoft Access 95. Para converter um banco de dados versão 1.x ou 2.0, feche-o; no menu Ferramentas, clique sobre Utilitários de Banco de Dados e, em seguida, clique sobre Converter Banco de Dados.
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Reparar um banco de dados danificado
Na maioria dos casos, o Microsoft Access detectará que um banco de dados foi danificado quando você tentar abri-lo, compactá-lo, criptografá-lo ou descriptografá-lo e lhe dará a opção de reparar o banco de dados naquele momento. Em algumas situações, o Microsoft Access poderá não detectar que um banco de dados esteja danificado. Caso um banco de dados se comporte de forma imprevisível, efetue o procedimento a seguir.
1	Feche o banco de dados. Caso esteja em um ambiente de multiusuário, confirme se todos os usuários fecharam o banco de dados.
2	Faça uma cópia de backup do banco de dados.
3	No menu Ferramentas,aponte para Utilitários de Banco de Dados e, em seguida, clique sobre Reparar Banco de Dados.
4	Especifique o nome e local do banco de dados que deseja reparar.
Criptografar ou decriptografar um banco de dados
Criptografar um banco de dados torna o arquivo desse banco de dados compacto e indecifrável para um programa utilitário ou para um processador de textos. Decriptografar um banco de dados reverte a criptografia.
1	Inicie o Microsoft Access sem abrir o banco de dados.
2	No menu Ferramentas, aponte para Segurança e então clique sobre Criptografar/Decriptografar Banco de Dados.
3	Especifique o banco de dados que deseja criptografar ou decriptografar e então clique sobre OK.
4	Especifique um nome, unidade de disco e uma pasta para o banco de dados criptografado ou decriptografado e então clique sobre OK.
Você pode utilizar o mesmo nome do original para o arquivo de banco de dados criptografado ou decriptografado ou pode usar um nome diferente para criar um arquivo separado. Se você utilizar o mesmo nome, unidade de disco e pasta, e se o banco de dados for criptografado ou decriptografado com sucesso, o Microsoft Access substitui automaticamente o arquivo original pela versão criptografada ou decriptografada. Se um erro ocorrer, o Microsoft Access não exclui o arquivo original.
 Módulos
 Macros
 Relatórios
 Formulários
 Consultas
Tabela
Tabela
Tabela
Funções de Suporte
Vinculação de Tabelas e Extração de Dados
Apresentação dos Dados
Entrada e Edição de Dados
Organização dos Dados
Figura 01 - Estrutura dos Objetos no Access
Figura 02 - Tela de Inicialização do Access
Figura 03
Figura 04
Figura 05
 Barra de Status
 Barra de Ferramentas
 Barra de Menus
Barra de Títulos
Figura 06 - Janela do Access sem banco de Dados Aberto
Figura 07
Figura 09 - Exibição na Folha de Dados dos Registros da Tabela Endereços
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Modo Tabela
Salvar Registro
Imprimir
Visualizar Impressão
Classificação Crescente
Classificação Decrescente
Filtrar por Seleção
Filtrar por Formulário
Aplicar Filtro
Encontrar
Novo Registro
Excluir Registro
Janela Banco de Dados
Novo Objeto
Figura 10 - Barra de Ferramentas Tabelas
Figura 11 - Estrutura da Tabela
Figura 12 - Janela Nova Tabela
Figura 13 - Assistente de Criação de Tabelas
Número do Produto
Descrição
Preço
Quantidade 
Número da Fatura
Código do Cliente
Data do Pedido
Impostos
Transportador
Frete
Código do Cliente
Nome do Cliente
Endereço
Cidade
Estado
CEP
Número da Fatura
Quantidade
Código do Produto
Descrição
Tabela Clientes
Tabela Fatura
Tabela Itens da Fatura
Tabela Produtos
Figura 14 - Uma parte de um banco de dados relacional típico
Figura 15 - Janela Nova Consulta
Figura 16 - Adicionando Tabelas a uma nova Consulta
Figura 17 - Modo Estrutura da Consulta
Figura 18
Figura 19 - 1a. Etapa : Permite escolher os campos e origem dos dados
Figura 20 - 2a. Etapa : Escolha do Tipo de Formulário
Auto Formulário : Tabela
Auto Formulário : Folha de Dados
Eqüivale à opção 
Auto formulário : Coluna
Figura 21 - 3a. Etapa : Escolha do Estilo do Formulário
Figura 22 - Última Etapa : Digitação do Título do Formulário e Escolha do Modo
Botões de Navegação
Borda ajustável
Botões Minimizar/ Maximizar/ Fechar 
Barra de Título
Seletor de Registro
Figura 23 - Formulário Aberto
Figura 24 
Figura 25 - 1a. Etapa : Escolha da tabela/consulta e campos
Figura 26 - 2a. Etapa: Informações sobre Agrupamento
Figura 27 - 3a. Etapa : Informações sobre Níveis de Grupo
Figura 28 - 4a. Etapa : Escolher campos a serem ordenados
Figura 29 - 5a. Etapa: Optar por um modelo de classificação
Figura 30 - 6a. Etapa : Determinação do estilo do relatório
Figura 31 - Última Etapa: Digitando o título e concluindo
Produção
Produtos
Produtos
Produtos
Arquivos de Produção
Produção
Produtos
Arquivos de Compras
Compras
Arquivos de Vendas
Vendas
Vendas
Compras
Produção
Banco de Dados
Produtos
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