UAN - Aula 03

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UAN 2014
Márcia Mendes
Compras
Na UAN/UND, comprar significa adquirir a matéria-prima de melhor qualidade pelo melhor (menor) preço possível, comprar não é somente enviar o pedido ao fornecedor, 
Tal processo envolve: planejamento, previsão, organização, controle, pesquisa, e conhecimentos técnicos da matéria-prima e do mercado fornecedor.
Tipos de Processos de Compras
Concorrência pública: geralmente utilizada em empresa Estatal. 
No Estado de São Paulo, as instituições públicas estão substituindo o processo licitatório tradicional pelo “pregão” que funciona como um leilão ao contrário, ou seja, os fornecedores participantes iniciam a negociação após a entrega da documentação, diminuindo o preço dos produtos em lances; vence o pregão a empresa que oferecer a mercadoria pelo menor valor. 
Os resultados tem sido positivos levando o Estado a economizar milhões de reais sem diminuir a qualidade do produto/processo.
Tipos de Processos de Compras
Compra fechada: semelhante à concorrência pública, usada por empresas privadas.
• Cotação de preços: processo mais comumente usado em UAN/UND. Nesse processo, é realizada a cotação de preço de determinado produto de no mínimo dois ou três fornecedores pré-cadastrados preferencialmente. 
A escolha é realizada somente sobre o preço já que o fornecedor cadastrado já passou por um processo de avaliação anterior. A compra neste processo segue o seguinte fluxo:
Cardápio (quantidade necessária/nível de estoque) → Definição do
fornecedor → Pedido de compras (levantamento de preços) → Compra
→ Recebimento da mercadoria
Tipos de Processos de Compras
Em qualquer processo, se a compra não for fechada por pessoal técnico, é necessário que haja perfeito entrosamento entre a UAN/UND e o comprador, para que este processo ocorra com a maior precisão e eficiência possível. Algumas concessionárias organizam centrais de compra, o que padroniza a qualidade do produto, aumenta o poder de negociação com os fornecedores e controla os custos.
O comprador
É necessário que o comprador tenha tempo livre para pesquisar no mercado novos fornecedores e produtos, visitas técnicas periódicas e atendimento de vendedores. No caso do comprador não ser um técnico na área, a visita aos fornecedores deverá ser realizada com um responsável técnico da UAN.
Para o aumento da eficiência e facilidade de avaliação, quando da compra, são necessários relatórios e controles periódicos dos fornecedores. Alguns itens importantes são:
fichário de cadastro de fornecedores;
arquivo de catálogos técnicos;
relatórios de testes de amostras;
relatório de avaliação de fornecedores;
tabelas de safra para hortifrutigranjeiros;
arquivos de pedidos de compras;
além de outros controles específicos em cada empresa.
O comprador
O comprador/negociador deve ter por características: capacitação técnica, organização administrativa, conhecer bem a estrutura interna da unidade e ter bom relacionamento com os fornecedores e responsáveis técnicos.
O bom comprador deve avaliar todos os pontos necessários para garantir a qualidade dos produtos e com isso contribuir para a qualidade da refeição.
Qualificação de fornecedores
A qualidade da matéria-prima é condição indispensável para a garantia da qualidade dos alimentos produzidos. Para que a aquisição dos alimentos seja realizada dentro do padrão higiênico-sanitário satisfatório, o comprador deve se orientar por critérios técnicos e não apenas avaliação de preço do produto.
As visitas de avaliação sanitária, a regulamentação da empresa fornecedora junto aos órgãos fiscalizadores, a avaliação do produto e das condições de entrega são os principais pontos críticos na etapa de aquisição dos alimentos.
Qualificação de fornecedores
Critérios a ser observados na visita de inspeção sanitária: edificações, matéria-prima, manipulação, equipamentos e utensílios, condições de manipuladores, higienização e antissepsia, controle de pragas, transporte e armazenamento.
Ainda devem ser observados: capacidade de fornecimento, localização da empresa, prazos e pontualidade nas entregas, preço e condições de pagamento.
Para cada fornecedor em potencial deverá haver uma ficha cadastral contendo as informações: dados da empresa (CNPJ, IE, endereço completo e telefone) e a avaliação da visita técnica. De posse destas informações fica mais fácil decidir quem deverá ser consultado na cotação de preços e ter um histórico da qualidade geral do fornecedor.
Como comprar
Para um processo adequado no processo de compras é importante:
a ) Definir o que e quanto comprar:
Esses dois elementos básicos são definidos através de:
• cardápio (freqüência dos gêneros);
• quantidade per capita: definida nas fichas técnicas ou receituário padrão;
• quantidade a ser produzida: número previsto de refeições;
• capacidade de estocagem;
• estoque mínimo;
• shelf life da matéria prima;
• fator de correção: deve ser específico da unidade;
• tipo de preparação;
• custo da refeição;
• disponibilidade do mercado;
• embalagem;
• prazo de entrega.
b) Logística de recebimento (quando entregar)
Esse item depende, em parte, da forma como é entregue (congelado, resfriado, porcionado, etc.), disponibilidade de armazenamento, das condições do pré-preparo podendo estar associado à disponibilidade do fornecedor.
O prazo de entrega definido deve também levar em consideração, tempo hábil para substituição da matéria-prima, se a mesma precisar ser devolvida por algum problema.
Havendo condições de estocagem, os produtos não perecíveis poderão ter entregas semanais ou quinzenais ou até mensais.
Os perecíveis deverão ter entregas diárias, e a antecedência ao uso vai depender da complexidade do seu pré-preparo/preparo e área de armazenamento.
Para uma melhor organização, o serviço pode elaborar um quadro de recebimento onde constam os gêneros a ser recebidos a cada dia da semana.
 A freqüência e a programação devem ser estabelecidas para cada UAN. O pedido ao fornecedor está relacionado diretamente ao quadro abaixo como veremos adiante.
Exemplo de logística semanal de recebimento de gêneros em UAN
Como processar a compra:
Uma vez que tenham sido definidas as especificações de padrão de qualidade, quantidade, prazo, hora e local de entrega, passamos à identificação e à definição dos bons fornecedores que exercem papel de parceria além de fornecimento.
Para se processar a compra é fundamental que seja definida a política de compras com relação a:
 processo de compra a ser utilizado;
 prazos e formas de pagamento;
 quantidades;
 periodicidade de compras e entregas;
 normas para compra e devolução de mercadorias
Como processar a compra:
Uma vez definida a política de compras, passamos à compra propriamente dita: primeiramente, a priori, é imprescindível agruparmos os itens a ser comprados por categorias;
Realiza o cálculo considerando a ficha técnica de cada preparação/produto, a especificação da embalagem seja do fornecedor ou de centrais de distribuição. Em anexo apresentamos o quadro de padronização das embalagens comercializadas pelo CEAGESP de São Paulo;
Selecionar, utilizando o cadastro, os fornecedores para cada grupo de itens que participarão da cotação de preços;
Finalmente, após a cotação de preços, emitimos o pedido de cada item.
Como processar a compra:
Recebimento
Uma etapa também fundamental na verificação e manutenção da qualidade exigindo a
observação de critérios de segurança, como controle de qualidade dos produtos e suas
condições de entrega.
Os critérios definidos para o recebimento de alimentos devem ser monitorados e
registrados em impresso próprio devidamente documentado no Manual de Boas Práticas.
No momento do recebimento devem ser conferidos:
condições de entrega;
qualidade do produto;
nota fiscal.
Armazenamento
A organização dos gêneros perecíveis no estoque frio e dos gêneros não perecíveis no estoque seco deve seguir a metodologia PVPS e PEPS, isto é, primeiro que vence é o primeiro que sai e o primeiro que entra é o primeiro que sai, respectivamente. 
Assim, na rotina diária do estoquistadeve ser levado em consideração o tempo necessário para a organização dos gêneros em prateleiras e caixas.
Armazenamento
Além da organização, o estoquista é responsável por manter informação sobre os níveis de estoque para que não falte nenhum produto e a compra possa ser acionada com prazo para o recebimento adequado. É importante trabalhar o conceito de estoque mínimo na UAN. Estoque mínimo é a menor quantidade de material que deverá existir no estoque. 
Para prevenir qualquer eventualidade, em geral, corresponde a um dia de utilização. Pode ser calculado através do consumo total do período dividido pelos dias úteis.
Armazenamento
Para a liberação dos gêneros para a manipulação, é fundamental manter os controles de quantidade e autorização de uso. A saída do material do estoque para o pré-preparo ou cocção deve ser realizada através de requisições que permitam a rastreabilidade do produto e da quantidade utilizada. 
Por outro lado, o gênero não utilizado também deve retornar ao estoque com o cuidado de mantê-lo devidamente embalado e identificado, inclusive com a data de abertura da embalagem. O controle da movimentação de entrada, saída e devolução de gêneros deve ser garantido na rotina diária do estoquista por interferir diretamente nos custos da UAN.
Sistemas informatizados
Para as unidades que trabalham com grande produção, o tempo despendido para o gerenciamento e controle de materiais e até mesmo o número de pessoas envolvidas neste processo é muito grande podendo haver falhas.
Atualmente, para facilitar, agilizar e otimizar o tempo no processo de compras, assim como garantir uma melhor avaliação de custos, existem programas de movimentação de estoque que envolvem desde a elaboração do cardápio e cadastro de fornecedores até relatórios de níveis de estoque. O gerenciamento é mais eficaz possibilitando a redução de estoque mínimo e a chance de falhas.
CONTROLE DE CUSTOS
Uma UAN também negocia preços de produtos e serviços. Preço é um valor estabelecido para que se possa vender um determinado bem ou serviço. Sua composição pode ser bastante variável, mas basicamente é a soma dos custos de produção e de administração complementado pela recuperação dos impostos e a expectativa de lucro.
A UAN é uma empresa que transforma os alimentos (matéria-prima) em refeição (produto final), para que ocorra a produção deste produto (a refeição) é gasto um valor – o custo - que determina em muito as características deste serviço.
A receita da UAN, na maioria das empresas, representa apenas 20% de sua despesa. Os 80% restantes são subsidiados pela empresa, além das despesas relativas à atuação de outros setores.
O custo deve ser controlado e definido a fim de garantir o bom funcionamento da UAN e atingir seus objetivos. Porém, cada serviço possui uma fórmula para cálculo do seu custo segundo suas características. Nos serviços tipo autogestão, os custos são geralmente mais simplificados, incorporando menos componentes que nos casos de hospitais e concessionárias. Ao compararmos valores de diferentes UANs é importante a discriminação de todos os componentes que integram este custo.
Os custos mais comumente utilizados são:
Custo pressionado - é o custo proposto como parâmetro para o desenvolvimento das refeições em determinado período, este valor deverá ser definido pela UAN baseado num orçamento, levando em conta os gastos reais obtidos num passado recente. É o limite de gastos prevendo uma relação direta com lucro. Este tipo de custo é utilizado por concessionárias.
Custo médio - é o custo calculado em um determinado período, podendo ser identificados os valores médios realizados por uma UAN e não retrata com muita precisão possíveis desvios.
Custo real - é o custo calculado diariamente, considerando todos os itens que naquele dia influíram no custo da refeição (alimentar). É o melhor instrumento de gerenciamento da UAN.
Os custos
Outra definição de custo é o unitário, o qual é obtido pela divisão entre custo global de produção e a quantidade produzida.
Na composição do custo, as matérias-primas representam o maior item dentro do custo total e o fato de destacá-lo permite avaliar rapidamente a influência de uma variação do seu preço ou ao rendimento de sua utilização sobre o custo final do produto. 
Podemos dividi-lo em custo alimentar – gêneros alimentícios, não alimentar – materiais descartáveis, e produto de limpeza.
Representação dos índices de matéria prima no custo
Custos de Mão de Obra
Ainda na composição, devemos incluir o custo da mão de obra que é o nosso principal patrimônio e também constitui um dos nossos custos mais significativos, exigindo controle e análise constante. Ela envolve apenas a força de trabalho que, direta (cozinheiros, auxiliares e outros) ou indiretamente (diretoria, gerência, entre outros), ajuda à produção de uma mercadoria ou serviço.
Fatores de custo
O custo é um instrumento administrativo constantemente considerado em importantes tomadas de decisões por parte da chefia. Assim, deve-se ter muito cuidado e critério para se definir quais os fatores que serão considerados para a composição do custo da refeição.
Com relação a maior ou menor facilidade de apuração contábil de seus valores na produção de determinado bem ou serviço, os custos podem ser diretos ou indiretos.
Fatores de custo
Custos diretos: também conhecidos como custo controlável, compreende qualquer despesa ou gasto perfeitamente identificável relacionado diretamente com o produto fabricado ou serviço prestado. São aqueles que podem ser imediatamente apropriados a um só produto ou serviço. Exemplos: matéria-prima, descartáveis, produtos de limpeza e mão-de-obra.
Custos indiretos: também denominado custo por absorção, corresponde aos gastos que não contribuem de forma direta para a fabricação dos produtos ou serviços. São aqueles que dependem de cálculos, rateios ou estimativas para ser divididos e apropriados em diferentes produtos e serviços.
Fatores de custo
Quase todos os critérios de distribuição dos gastos indiretos ao custo direto de produção são arbitrários. Outrossim, o melhor critério de distribuição dos gastos indiretos aos custos diretos deve basear-se em uma medida racional para cada tipo de despesa funcional da empresa. 
Exemplos: combustível, equipamento de proteção individual, utensílios e material administrativo.
Com relação ao processo de sua formação na produção, os custos classificam-se em custos fixos e variáveis.
Custos fixos
São valores consumidos ou aplicados, independentemente do fato de haver ou não produção ou produzindo maior ou menor quantidade de bens e serviços.
Exemplos:
mão-de-obra: teoricamente, o gasto com a folha de pagamento deve ser constante, alterando somente com os aumentos referentes aos índices de acordos coletivos na época dos dissídios da categoria, há casos, porém em que o aumento dos índices de absenteísmo, turn over, ausência de política de promoções, licenças por doenças ou acidentes. Podem influir sobremaneira nestes valores, fazendo com que os gastos com mão-de-obra tornem-se um valor variável no custo da refeição. Não deve ser esquecido o acréscimo do valor dos exames médicos periódicos obrigatórios que deverão ser realizados regularmente; 
manutenção dos equipamentos: as despesas de manutenção preventiva devem ser consideradas mensalmente.
Custos variáveis
São os valores consumidos ou aplicados que tem seu crescimento dependente da quantidade produzida. Exemplo: matéria-prima e produto de limpeza
1. O custo direto da refeição servida numa unidade de alimentação considera os elementos constitutivos. Na unidade de alimentação X, valores per capita tais como: manutenção de equipamentos = R$ 0,12; aluguel do imóvel = R$ 0,08; gêneros alimentícios = R$ 2,70; mão-de-obra da UAN = R$ 0,70; energia elétrica = R$ 0,08; descartáveis = R$ 0,20; material de limpeza = R$ 0,15 podem perfazer o custo direto de:
 (A) R$ 3,13
(B) R$ 3,75
(C) R$ 3,87
(D) R$ 3,95
(E) R$ 4,03
 
Instrumentos para controle de custos
O controle de custos visa uma administraçãoconsciente e científica. Tem como instrumentos:
Planejamento de cardápios - segundo o padrão proposto, os cardápios deverão conter pratos de custos variáveis em tal proporção que não comprometam a qualidade do serviço;
Planejamento de compras - a compra é uma atividade que influi diretamente no custo;
Recebimento e giro de estoque - esta etapa identificará a qualidade da compra efetuada; um recebimento inconsequente trará grandes prejuízos a UAN;
Produção da refeição - deverá ser segundo às técnicas corretas de preparo. O receituário padrão, além de assegurar uma constância nas quantidades de matéria-prima a ser utilizadas, garante a homogeneidade do padrão de qualidade do serviço;
Distribuição das refeições - os itens do cardápio deverão ser porcionados de forma a garantir sua distribuição durante todo período de refeição, no caso do auto-serviço os usuários deverão ser educados a evitar o desperdício;
Treinamento da mão de obra - a equipe deverá ser constantemente avaliada e treinada;
Controle de qualidade - cada UAN deverá contar com parâmetros de qualidade bem definidos;
Testes de amostras - todos os produtos a ser utilizados necessitam de teste anterior para comprovação de sua qualidade;
Avaliação - a UAN precisa ser constantemente avaliada, visando tomada de decisões para seu aperfeiçoamento;
Relatórios e controles - é necessário a manutenção de controles rígidos que servirão como parâmetros de informações nas tomadas de decisões.
Instrumentos para controle de custos
Para facilitar a apuração dos custos na UAN, sugere-se a elaboração de uma planilha alimentada com informações fidedignas ao longo de um período. Dessa forma, será possível calcular o custo per capita.