Planilhas eletrônicas Microsoft Excel

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5 Planilhas eletrônicas: Microsoft Excel
Planilhas eletrônicas: Microsoft Excel 5
Planilhas eletrônicas: Microsoft Excel
O Microsoft Excel é, com certeza, um dos melhores softwares já desenvolvidos pela Microsoft. Além do que ele se propõe – o trato de planilhas eletrônicas – o programa é flexível o suficiente para que seja possível fazer editoração de textos que demandem uma organização em células, e também criação de pequenos sistemas programados com macros, muito utilizados no dia a dia pessoal e profissional. Em sua área fim, planilhas eletrônicas, é um software de referência para o mercado, sendo utilizado em larga escala por empresas, escritórios e demais entidades.
5.1 Conceitos gerais e criação de planilhas simples
O Microsoft Excel possui uma estrutura hierárquica de composição de sua interface, sendo o documento, também conhecido por pasta de trabalho, composto de planilhas, com cada planilha sendo composta de células.
Figura 1 – Estrutura da pasta de trabalho, com planilhas e células.
Fonte: Microsoft Corporation. 
A célula é a estrutura elementar de informação, sendo que possui características completamente distintas das demais células. A estrutura de uma célula pode ser dividida em três partes: valor, formato e fórmula.
O valor é a informação contida na célula, seja em formato de texto ou como resultado de algum cálculo efetuado sobre ela. É muito comum criar uma fórmula em uma célula que retorna um determinado resultado. Com essa divisão, é possível copiar apenas esse resultado na célula, seu valor, não sendo necessário usar o conteúdo digitado, a fórmula.
O formato é toda a formatação visual efetuada sobre a célula. Aqui tem-se a formatação de fonte, parágrafo, bordas, sombreamento, entre outras. Assim como o valor, é possível copiar apenas o formato de uma célula para outra, não copiando seu conteúdo.
A fórmula é toda operação de cálculo efetuada sobre a célula. Ela sempre produz um resultado, que seria o valor, e de forma igual pode ser copiada individualmente para as demais células, com algumas vantagens de adaptação de suas referências de acordo com a localização da célula, o que será visto em detalhes na seção 3 deste capítulo.
5.1.1 Navegando pela planilha
Para navegar pela planilha, é possível usar o mouse ou o teclado. Com o mouse é possível clicar em qualquer célula uma vez para selecioná-la. Ao clicar duas vezes, abre-se o modo de edição, sem substituir o seu conteúdo. Com o teclado deve-se usar as setas para navegar pela planilha. Caso queira editar a célula sem usar o mouse, basta selecioná-la e pressionar a tecla F2.
A seleção de grupos de células é efetuada clicando em uma célula e arrastando na direção das demais que farão parte da seleção. Com o teclado, deve-se ir até a primeira célula, pressionar a tecla shift e, ainda com as setas, mover para criar o conjunto de seleção.
Cada célula possui um nome relacionado com sua coluna e linha, sendo que a relação desses dois elementos forma esse nome, que aparece na Caixa de nome, localizada no canto superior esquerdo, logo abaixo da faixa de opções. O nome de uma célula é muito importante, uma vez que é a partir dele que a célula será referenciada em uma fórmula para cálculo durante a criação de planilhas eletrônicas. Por exemplo, a célula A1 é a célula localizada na coluna A e na linha 1, ou seja, a primeira célula da planilha.
Figura 2 – Caixa de nome – Célula A1.
Fonte: Microsoft Corporation. 
5.1.2 Formatos do cursor
O cursor do mouse assume diferentes formatos com usos muito comuns na criação de planilhas eletrônicas, dentre os quais destacamos o cursor de seleção, o cursor de mover e o curso de copiar.
O cursor de seleção, caracterizado por uma cruz cheia branca, serve para selecionar uma ou mais células dentro da planilha. Ele aparece sobre todas as células que não estão selecionadas, e sobre uma célula selecionada quando localizado bem no centro dela.
Figura 3 – Cursor de seleção.
Fonte: Elaborada pelo autor.
O cursor de mover, como o próprio nome diz, tem a função de mover uma célula de lugar. Essa ação, além de mover o conteúdo de uma célula para outra, faz o mesmo com todas as características da célula, incluindo o formato (configurações visuais) e a fórmula. A fórmula é alterada para referenciar células de acordo com sua nova posição.
O cursor de mover só aparece sobre uma célula já selecionada ou intervalo selecionado ao posicionar o ponteiro do mouse sobre uma das bordas da célula ou do intervalo.
Figura 4 – Cursor de mover.
Fonte: Elaborada pelo autor.
Por fim, o cursor de copiar faz a cópia da célula (com seu valor, formato e fórmula) para a seleção que for sendo criada ao clicar e arrastar do mouse.
O cursor de copiar só aparece no canto inferior direito da célula ou última célula de um intervalo de seleção, ao posicionar o mouse sobre o pequeno quadrado verde. Para efetuar a cópia, deve-se clicar nesse local apenas quando o cursor virar uma pequena cruz preta, conforme a Figura 5.
Figura 5 – Cursor de copiar.
Fonte: Elaborada pelo autor.
A cópia de células é uma funcionalidade muito importante na criação de planilhas eletrônicas. Nas próximas seções esse assunto será visto mais profundamente.
5.1.3 Alterando o tamanho de linhas e colunas
Da mesma forma que ocorria com as células de uma tabela no Microsoft Word, uma célula sozinha não pode ter o seu tamanho modificado, pois ele deve variar em função do tamanho de sua linha e coluna devido à estrutura hierárquica das planilhas.
Para dimensionar uma coluna, basta posicionar o cursor do mouse na linha que divide a coluna a ser dimensionada com a sua vizinha à direita, estando sobre os cabeçalhos das colunas, ou seja, sobre a barra onde aparecem as letras. Assim, o cursor vai se transformar em uma barra com uma seta horizontal de dois sentidos, indicando a direção do dimensionamento.
Figura 6 – Dimensionando colunas.
Fonte: Elaborada pelo autor.
Conforme se clica e arrasta o cursor, é exibida a largura com a qual a coluna está sendo dimensionada. Ao chegar ao tamanho desejado, basta liberar o botão do mouse.
No caso de querer dimensionar a coluna para que tenha o tamanho correto para caber um determinado conteúdo, basta digitar o texto na célula e, posicionando o cursor no mesmo local, ao aparecer o desenho das setas no cursor, dar um duplo clique no botão do mouse.
Tudo o que foi explicado sobre dimensionamento de colunas vale para o dimensionamento de linhas. A grande diferença fica por conta do desenho do cursor do mouse quando posicionado entre os números das linhas, o qual fica com uma seta de dois sentidos, porém agora vertical.
Figura 7 – Dimensionamento de linhas.
Fonte: Elaborada pelo autor.
Cabe destacar que o dimensionamento de linhas é algo menos comum, uma vez que normalmente os tamanhos de linhas são determinados pelo tamanho das fontes utilizadas na tabela. Dimensionar uma linha é, muitas vezes, uma ação mais em prol da estética do que da funcionalidade.
5.2 Criando planilhas eletrônicas simples
Nesta seção serão explorados os recursos de edição e criação de cálculos para desenvolver planilhas simples. A palavra simples aqui empregada não tem relação com funcionalidade. Cálculos simples compõem a maioria das planilhas eletrônicas criadas, uma vez que o importante é fazer o que é necessário e, nesse ponto, o Excel realmente resolve o problema.
Para começar, entre com os dados do exemplo 1 em uma nova planilha, conforme Figura 8:
Figura 8 – Planilha simples – Exemplo 1.
Fonte: Elaborada pelo autor.
Alguns detalhes importantes: ao digitar os textos, a palavra Quantidade passou do tamanho da célula e, quando digitada a palavra Valor ficou por cima do conteúdo que passou da palavra Quantidade. Isso é um comportamento comum do Excel. Embora o valor tenha sido cortado pela próxima célula, ele está apenas oculto, mas ainda existe.
Para arrumar essa planilha dimensione, conforme as informações da seção anterior, as colunas A, B e C da planilha com, respectivamente, os tamanhos 20, 11 e 10. Além disso, selecione as células B1 e C1, e clique paraalinhar pelo centro, da mesma forma que ocorria no Word. Por fim, selecione as células A1, B1 e C1, e formate-as em negrito.
Dica: não é preciso selecionar o texto de uma célula para formatá-la. Toda a formatação efetuada sobre uma célula selecionada é aplicada a todo o conteúdo da célula.
Nas colunas A, B e C da planilha, a partir da linha 2, logo abaixo dos respectivos títulos, entre com os nomes dos produtos, quantidades e valores conforme o contido na Figura 9 a seguir:
Figura 9 – Digitação dos dados – Exemplo 1.
Fonte: Elaborada pelo autor.
Algumas formatações rápidas: selecione o intervalo de células que vai de B2 até C5 (nomenclatura padrão B2:C5) e clique em centralizar. Da mesma forma, selecione o intervalo de células que vai de C2 até C5 (nomenclatura padrão C2:C5) e, na faixa de opções Página inicial, seção Número, clique no primeiro item Formato de número de contabilização, o qual tem o desenho de notas e moedas.
A sua planilha deve se parecer com a Figura 10 a seguir:
Figura 10 – Formatação dos dados – Exemplo 1.
Fonte: Elaborada pelo autor.
Como se pode perceber, a criação e formatação de dados no Excel são bem simples, sendo que o próprio programa interpreta o tipo de dado que está sendo digitado. Se for digitado um texto na célula, após pressionar Enter, este fica alinhado à esquerda da célula, indicando que o Excel o interpretou como sendo um texto. Quando a entrada é um valor numérico, o alinhamento fica à esquerda, indicando que o Excel interpretou o valor como um número. Claro, essas formatações ficam assim até o usuário configurar as células ao seu gosto.
Observação importante: quando o usuário quiser entrar com um número fracionário em uma planilha, deve utilizar a vírgula como separador da parte fracionária. Caso entre o valor usando um ponto, ele será interpretado como um texto e não poderá ser utilizado para cálculos.
Seguindo o exemplo, com a entrada de textos e valores efetuada, vamos fazer os devidos cálculos, o que vai trazer funcionalidade a essa planilha.
Na célula D1, entre com o título Valor total. Aproveitando os conhecimentos já aprendidos, amplie o tamanho da coluna para caber todo o título (10), deixe ele em negrito e centralizado na célula.
Na célula D2, digite o símbolo de igual (=), clique na célula B2, digite o símbolo de multiplicação (o símbolo de multiplicação é o asterisco, e pode ser obtido com a combinação de teclas shift+8), clique na célula C2. Conforme for executando essa sequência de passos, perceba na Barra de fórmulas (localizada ao lado da Caixa de nome) que uma fórmula é criada usando os nomes das células:
Figura 11 – Criando sua primeira fórmula – Exemplo 1.
Fonte: Elaborada pelo autor.
Ao pressionar Enter, o cálculo é efetuado e o valor é exibido na célula D2.
É importante destacar o seguinte: embora agora esteja aparecendo o valor R$ 30,00 na célula D2, esse é o seu valor, não o seu conteúdo. O seu conteúdo é uma fórmula que resulta no valor calculado. Para fazer um teste, navegue até a célula B2 e substitua a quantidade de canetas de 10 para 15 (não precisa selecionar o valor, apenas digitar 15 com a célula toda selecionada e pressionar Enter). Com isso, o valor de D2 muda para R$ 45,00. Faça mais uma ação para verificar essa explicação: selecione a célula D2 e olhe na Barra de fórmulas. A fórmula que foi criada ainda continua lá, multiplicando o conteúdo das células B2 e C2.
Para exercitar, faça o mesmo as outras três linhas, calculando o valor de total de lápis, borrachas e mochilas em estoque.
5.2.1 Usando recursos de arrastar e soltar
Ao completar os cálculos da planilha do exemplo 1 anterior, ela ficou completa e funcional, mas da maneira como foi feito não foi muito prático. Imagine se existissem dez mil produtos nessa lista, quanto trabalho daria para a criação de todas as fórmulas. Pensando nisso, o Excel foi desenvolvido com um recurso de arrastar e soltar, que usa o cursor para copiar o conteúdo de fórmulas para serem reaproveitadas ao longo das planilhas.
No exemplo 1, selecione e apague o conteúdo das células C3, C4 e C5 (selecione o intervalo C3:C5 e pressione a tecla delete), mantendo apenas a fórmula criada na célula D2. Selecione a célula D2, leve o cursor do mouse até seu canto inferior direito até aparecer o cursor de copiar, clique e arraste até chegar à célula D5, e solte o botão do mouse. Incrível, não? As mesmas fórmulas feitas trabalhosamente uma a uma foram criadas pelo processo de cópia. Selecionando cada uma das células, na barra de fórmula é possível perceber que o Excel copiou a fórmula, mas entendeu que elas se referiam de forma diferente a cada linha. Na prática ele não está executando de forma absoluta a multiplicação de B2 por C2, mas sim de forma relativa, ou seja, multiplicando as duas células à esquerda da que possui a fórmula. Quando esse conceito é copiado para a célula abaixo, a nova fórmula é criada de forma relativa, com suas referências às células corretamente atualizadas. Na próxima seção será visto mais a fundo o conceito de referências relativas e absolutas utilizado pelo Microsoft Excel.
Figura 12 – Cálculos de valores totais – Exemplo 1.
Fonte: Elaborada pelo autor.
5.2.2 Calculando totais
O exemplo 1 já está muito bom, pois se os preços ou quantidades mudarem, eles podem ser atualizados, e os valores totais são recalculados automaticamente. Mas, e se eu quiser o valor total do estoque? Pelo que foi aprendido até agora, basta clicar na célula D6 e montar a fórmula: =D2+D3+D4+D5, e pressionar enter, certo? Mas, novamente, e se existirem muitos produtos nessa lista? Assim, a melhor forma de efetuar esse cálculo é usando a ferramenta de totais.
Para utilizar a ferramenta de totais, selecione o intervalo de soma, no caso D2:D5, vá na faixa de opções Fórmulas, na seção Biblioteca de funções, e clique no item ∑AutoSoma. Logo abaixo da seleção, na célula D6, será calculada a soma dos valores de cada linha.
Figura 13 – Cálculo de totais usando AutoSoma – Exemplo 1.
Fonte: Elaborada pelo autor.
Ao selecionar a célula D6, na Barra de Fórmulas, vai haver uma fórmula: =SOMA(D2:D5). Logo, a função AutoSoma nada mais é do que uma geradora automática de uma fórmula pronta (SOMA) que calcula totais. Fórmulas prontas serão vistas em detalhes no próximo capítulo. Por hora, pode-se utilizar a funcionalidade de AutoSoma para agregar valor ao exemplo 1 e demais planilhas simples que venha a desenvolver.
Para fixar os conceitos de cálculo de totais, aproveitando o mesmo exemplo, calcule os totais das quantidades e valores unitários.
5.3 Referências relativas e absolutas
Conforme já mencionado na seção anterior, o exemplo 1 foi criado apenas com referências relativas, ou seja, a fórmula que foi criada usa células referenciadas à célula onde está a fórmula. No caso do exemplo, a célula D2 estava recebendo o resultado da multiplicação de suas duas vizinhas à esquerda. Quando essa fórmula foi copiada para baixo, essa referência atualiza cada uma das fórmulas, adequando os nomes das células.
O conceito de referência absoluta, por sua vez, consiste em adicionar à formula uma célula travada em sua linha e/ou coluna. Dessa forma, ao copiar a fórmula que tenha uma célula travada, ela não será atualizada com referência à sua nova posição.
O travamento de uma célula é efetuado colocando um cifrão ($) à frente da letra da coluna e/ou à frente do número da linha. Se o cifrão ($) for colocado à frente da letra da coluna, as referências da célula não serão atualizadas quando for efetuada cópia da fórmula para outras colunas. Se o cifrão ($) for colocado à frente do número da linha, as referências da célula não serão atualizadas quando for efetuada cópia da fórmula para outras linhas. Por fim, se for usado o cifrão ($) à frente da coluna e da linha, ao copiar essa fórmula não ocorrerá qualquer atualização, independente da direção da cópia.
Veja a planilha que segue com função de tabuada:
Figura 14 – Exemplo de planilha de tabuada.
Fonte: Elaborada pelo autor.
Essa planilha foi criada com referências relativas, da mesma formacomo o exemplo 1. Mas o que deveria ser feito para obter a tabuada, por exemplo, do número 7? Nesse caso, teriam que ser atualizadas todas as células da coluna B com o valor 7. Embora funcione, não é prático. Nesse caso, a melhor abordagem seria ter uma única célula com o multiplicador que, ao ser atualizada, calculasse todos os valores da tabuada. Esse será o exemplo 2.
Em uma nova planilha, crie a estrutura do exemplo 2, como segue:
Figura 15 – Estrutura – Exemplo 2.
Fonte: Elaborada pelo autor.
Dica: Para criar os números de 1 a 10 de uma forma mais simples, digite os números 1 e 2, selecione as duas células; usando o cursor de copiar clique no canto inferior direito do intervalo e copie para baixo as células. Em função de selecionar os dois valores sequenciais, o Excel entende que está fazendo uma sequência numérica e preenche corretamente os valores.
Na célula C2 inclua a seguinte fórmula: =A1*B$2, e pressione Enter. Perceba que o resultado obtido não tem alterações em relação ao uso da fórmula de modo tradicional. Selecione novamente a célula C2 e, usando o cursor de copiar, arraste a célula até C2, fazendo a cópia da fórmula.
Figura 16 – Aplicação da referência absoluta – Exemplo 2.
Fonte: Elaborada pelo autor.
Perfeito, não? Selecione a célula C3 e observe a Barra de Fórmulas: =A3*B$2. Perceba que, ao copiar a fórmula, a célula A2 virou A3, uma vez que é uma referência puramente relativa à posição da célula que possui a fórmula. Já a célula B$2 é relativa em relação à coluna, porém travada em relação à linha. Ao ser copiada para as linhas de baixo, o número da linha não é alterado.
Dica: Para não precisar digitar o cifrão ($) na célula ao criar a fórmula, pode-se utilizar a tecla F4 para fazer a inclusão automática do símbolo de travamento da célula. Para isso, ao clicar na célula que deverá ser travada, pressione sucessivamente a tecla F4. A cada vez é incluído um tipo de travamento, na ordem: $B$2, B$2, $B2, B2, e repete o ciclo. Escolha o tipo de travamento desejado e continue digitando a fórmula.
Agora vamos seguir um pouco mais esse mesmo exemplo. Selecione o intervalo A1:C11 e pressione Ctrl+C para copiar (quando uma célula ou intervalo é copiado, sua seleção fica com contorno tracejado e animado). Selecione a célula E1 e pressione Ctrl+V para colar o conteúdo copiado. Tudo funcionou perfeitamente. Ajuste a largura das colunas para melhorar o visual da nova tabuada e altere o valor da célula F2 para 7.
Figura 17 – Criando mais uma tabuada – Exemplo 2.
Fonte: Elaborada pelo autor.
Selecione a célula G2 e observe a Barra de Fórmulas: =E2*F$2. A célula B$2, embora travada na linha, não está travada na coluna. Logo, ao ser copiada para outra coluna, ela é atualizada, pois é uma referência relativa. Se, por exemplo, a célula B2 fosse travada como $B$2, ao efetuar essa cópia ainda seria calculada a nova tabuada com relação ao valor 3, pois não haveria atualização da referência da coluna.
Vamos a mais um exemplo (exemplo 3):
Figura 18 – Estrutura – Exemplo 3.
Fonte: Elaborada pelo autor.
Nesse exemplo, será calculado o valor de uma compra parcelada, em que há acréscimo de uma determinada porcentagem de juros sobre o valor total pelo fato de a compra não ser à vista.
Observação importante: O Excel trabalha com porcentagem de forma automática, entendendo que, por exemplo, 10% equivale a 0,1 (10 partes de 100). Assim, para calcular x por cento de um determinado valor, basta multiplicar esse valor pela célula que contém a porcentagem.
Aqui entra um pouco de matemática no exemplo. A fórmula que deve ser colocada em C4 é a seguinte: =(A4+A4*$B$1)/B4. Vamos por partes: A4*$B$1 calcula a porcentagem de juros sobre o valor da compra, o qual é somado com A4, resultando no valor da compra acrescida dos juros. Cabe ressaltar que aqui não é necessário colocar parênteses, uma vez que a multiplicação na matemática ocorre antes da soma, e o Excel segue essas premissas. Todo esse valor é colocado entre parênteses para que todo o resultado seja dividido pelo valor de parcelas. Copie a fórmula para as demais células e observe o resultado:
Figura 19 – Cálculo usando referências absolutas – Exemplo 3.
Fonte: Elaborada pelo autor.
Mas por que, nesse caso, o travamento da célula foi feito em ambas as linha e coluna ($B$1)? Diferentemente do exemplo 2, caso seja necessário copiar toda a estrutura para a direita como foi feito com a tabuada, ainda se faz necessário que não se altere a referência da porcentagem de juros, pois ele é aplicado como regra da loja, por exemplo. Efetue a cópia como no exemplo 2, altere todas as quantidades de parcelas para 2 e verifique o resultado:
Figura 20 – Criando mais uma estrutura de cálculo – Exemplo 3.
Fonte: Elaborada pelo autor.
A fórmula foi toda atualizada nas referências relativas. Porém, a célula $B$1 que está completamente travada, continuou com o seu valor intacto, conforme desejado para esse tipo de cálculo.
Outro ponto importante é que caso seja alterada a porcentagem de juros, todos os cálculos serão refeitos automaticamente, o que é muito prático e funcional.
 Atividades
1. Crie a estrutura que segue, efetuando os devidos cálculos a partir do uso de fórmulas.
Figura 21 – Estrutura da atividade 1.
Fonte: Elaborada pelo autor.
 Dados adicionais: a média de n números é calculada pela soma desses números dividida por n.
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