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Procedimentos contábeis básicos segundo o método das partidas dobradas 3.1 Contas No Capítulo 2 foi preparado um balanço após a ocorrência de cada opera ção da empresa. Tal procedimento visou demonstrar a contínua igualdade da Equação do Patrimônio (A = P + PL) e explicar os efeitos de alguns eventos sobre os elementos do patrimônio. Na prática, porém, há dificuldade de se preparar um balanço após cada operação. Em qualquer empresa, tais operações se sucedem a cada instan te e é muito complicado. Por exemplo: como registrar o valor dos salários devidos aos empregados a cada minuto? Se as vendas forem registradas instantaneamente e as despesas com empregados não, teremos deformações na representação do que ocorre com a empresa, um processo de registro que permita a apresentação instantânea de seus resultados. Por outro lado, as pessoas interessadas nos balanços, como administradores, acionistas, enti dades governamentais etc. contentam-se apenas com os balanços periódicos que são confeccionados com dados fornecidos pelos registros das operações, normalmente mensais ou trimestrais; às vezes anualmente. Em geral, as operações ocasionam aumentos e diminuições no Ativo, no Passivo e no Patrimônio Líquido, como já vimos. Esses aumentos e diminui ções são registrados erh contas. Damos, abaixo, um dos modelos de conta. Digitalizado com CamScanner 3.2 Razão Antigamente, as contas eram registradas nas páginas de um livro chamado Razão. Depois, passaram a ser registradas em folhas ou fichas soltas. Hoje, estão na memória do computador. No entanto, em seu conjunto, mantidas em um livro, ou arquivo, ou numa memória, continuam com a mesma deno minação, Razão. O importante é que em cada conta se mantenha o registro, da história da movimentação do componente do ativo, do passivo ou do patrimônio líquido a que se refere. Utilizam-se contas separadas para representar cada tipo de elemento do Ativo, do Passivo e do Patrimônio Líquido. Cada uma dessas contas será disünguida das demais por sua denominação. Por exemplo, o dinheiro em mãos será representado pela conta Caixa. Podemos, também, e é o que ocorre na prática, representar diversos ele mentos de características semelhantes em uma mesma conta, a qual receberá o nome que melhor represente os elementos agrupados. Exemplificando, podemos dizer que: a) o conjunto formado por cadeiras, mesas, máquinas de escrever, ma quinas de somar etc. poderia ser registrado em uma única conta, que teria por nome Móveis e Utensílios; b) o conjunto de pequenas despesas, sem necessidade de discrimina ção, receberia o nome de Despesas Diversas ou Despesas Gerais etc.; c) diversos valores a receber, sem necessidade de representação isola da, poderiam ser registrados na conta Valores a Receber ou Contas a Receber etc.; d) diversos valores a pagar, sem necessidade de representação isolada, poderiam ser registrados na conta Valores a Pagar ou Contas a Pagar etc. Procedimentos contábeis básicos segundo o método das partidas dobradas 39 A prática aconselha a numeração ou codificação das contas, de forma racional e bem planificada. Exemplo de codificação: Contas Número ou Código Ativo Caixa (dinheiro) 101 Contas a Receber 102 Estoques 103 Terrenos 105 Passivo Contas a Pagar 201 Patrimônio Líquido Capital 301 Para simplificar as ilustrações, explicações e resoluções de problemas, utilizaremos uma representação gráfica de conta bastante simples, que será denominada Conta em T ou Razonete em T ou, simplesmente, Razonete. A forma gráfica, cujo funcionamento explicaremos mais tarde, é a seguinte: 3.3 Débito e Crédito O lado esquerdo de uma conta é chamado o lado do débito; o lado direito é chamado o lado do crédito. Um lançamento no lado esquerdo de uma conta é denominado lançamento a débito ou simplesmente débito; um lançamento no lado direito de uma conta é chamado lançamento a crédito ou, simplesmen te, crédito. Utilizam-se também os verbos creditar e debitar. Quando se faz o lançamento à esquerda da conta, dizemos que estamos debitando essa conta. Digitalizado com CamScanner Os leigos em Contabilidade, geralmente, são levados a pensar que débito significa algo desfavorável, e crédito algo favorável. Na realidade, isto nj0 ocorre, pois tais denominações são, hoje, simplesmente convenções contábeis> com uma função específica em cada conta, como veremos adiante. A diferença entre o total de débitos e o total de créditos feitos em urn^ conta, em determinado período, é denominado saldo. Se o valor dos débitos for superior ao valor dos créditos, a conta terá um saldo devedor. Se acontecer o contrário, a conta terá um saldo credor. 3.4 Lançamentos a Débito e a Crédito das Contas Como já vimos, as operações ocasionam aumentos e diminuições do Ativo, do Passivo e do Patrimônio Líquido. As contas possuem dois lados (esquerdo e direito); dessa forma, os aumentos podem ser registrados em um lado e as diminuições no outro. A natureza da conta é que irá determinar o lado a ser utilizado para os aumentos e o lado para as diminuições, como veremos a seguir. 3.5 Contas de Ativo Os elementos que compõem o Ativo figuram no lado esquerdo do Balanço. Em coerência, as contas de Ativo (Bens e Direitos) sempre devem apresentar saldos devedores, isto é, no lado esquerdo. Convém notar que uma empresa possui ou não bens e direitos; não existem bens negativos e tampouco direitos negativos; portanto, as contas de Ativo possuem saldo devedor ou nulo. Para que uma conta de Ativo (Bens ou Di reitos) tenha saldo devedor, é necessário que os aumentos e as diminuições nela ocorridos sejam assim registrados: Procedimentos contábeis básicos segundo o método das partidas dobradas 4 1 Qualquer Conta de Ativo Débito Crédito $ Aumentos $ Diminuições (Existem contas retificadoras de ativos, mas isto será visto mais à frente.) 3.6 Contas de Passivo e de Patrimônio Líquido 3.6.1 De Passivo Como as contas do Passivo aparecem sempre no lado direito do Balanço, e, portanto, terão sempre saldo credor, deve acontecer com elas o inverso do que acontece com as do Ativo, isto é, os aumentos e diminuições do Passivo (obrigações) devem ser registrados da seguinte maneira: Qualquer Conta de Passivo Débito Crédito $ Diminuições $ Aumentos 3.6.2 De Patrimônio Líquido Como o Patrimônio Líquido Positivo ocupa o lado direito do Balanço, o funcionamento de suas contas será igual ao funcionamento da$ do Passivo, ou seja: Qualquer Conta de Patrimônio Líquido Débito Crédito $ Diminuições $ Aumentos Quando o Patrimônio Líquido em seu valor total for negativo, estará no lado esquerdo do Balanço, junto com o Ativo, ou subtraído do Passivo Digitalizado com CamScanner CréditoDébito $ Aumentos$ Diminuições 3.7 Resumo do Mecanismo de Débito e Crédito Resumindo o mecanismo acima, podemos dizer que: r Contas Débito de para para Diminuir Aumentar Aumentar Aumentar Diminuir Diminuir 7 Ativo Passivo Patrimônio Líquido (lado direito do Balanço), com 0 de melhorá-í Efetua-se um lançamento a: Crédito Observações: 1. Uma empresa possui ou não Passivo (obrigações); não existem dívidas negativas. 2. O Patrimônio Líquido (Ativo-Passivo), entretanto, pode ser positivo, nulo ou negativo. (lado direito do Balanço), com o saldo devedor. Aumentá-lo com o sq de melhorá-lo significa diminuir esse saldo devedor, o que só pode ser^0 mediante um lançamento a crédito. eRo Logo, segue-se que qualquer aumento em Patrimônio Líquido s ' anteriormente a esse aumento, positivo ou negativo, será regido por J *eSíe' e qualquer diminuição, por débito. Logo: Crç^itQt Qualquer Conta de Patrimônio Líquido 42 contabilidade introdutória • u Procedimentos contábeis básicos segundo o método das partidas dobradas 43 3.8 Método das Partidas Dobradas A essência do método, universalmente aceito, é que o registro de qualquer operação implica que a um débito numa ou mais contas deve corresponder um crédito equivalente em uma ou mais contas, deforma que a soma dos valores debitados seja sempre igual à soma dos valores creditados. "Não há débito(s) sem crédito(s) correspondente(s)." 3.9 Exemplos de Registro de Operações no Razão Para ilustrar a função do débito e do crédito nas contas, passaremos a considerar algumas operações de uma empresa. Procuraremos analisar cada ocorrência para verificar quais lançamentos a débito e a crédito seriam neces sários para o registro desses aumentos e dessas diminuições. Para simplificar a demonstração, usaremos razonetes, nos quais colocaremos unicamente as quantias, a débito ou a crédito. Para auxiliar a identificação dos lançamen tos, o débito e o crédito de cada operação terão a mesma numeração, entre parênteses. 1. Diversas pessoas resolveram, em 20-7-X8, fundar uma sociedade anônima, com o Capital totalmente integralizado em dinheiro no ato de $ 17.000, dividido em 1.700 ações de $ 10 cada uma. Com a entrada do dinheiro para a sociedade, o Ativo CAIXA foi aumentado (debita-se CAIXA) e o Patrimônio Líquido também foi aumentado (credita-se CAPITAL). Caixa (1)17.000 Capital 17.000 (1) Se as operações acima tivessem sido representadas em contas reais e não nos razonetes simplificados, teríamos o seguinte: Digitalizado com CamScanner Lembremo-nos: Ativo, se existe, tem saldo devedor. Logo, ao aparecer saldo em dinheiro onde não havia nada, há que se Debitar o Caixa. Por outro lado, se o Patrimônio Líquido é positivo, tem que estar no lado direito do Balanço; logo, com saldo credor. Assim, ao passar de zero para o valor positivo de $ 17.000, isso é registrado mediante um Crédito na conta Capital. 2. Compra de Terrenos - A empresa, ao planejar a construção de um edifído para suas instalações, adquire dois lotes de terrenos contíguos, em 22 de julho, por $ 3.100 cada um, pagando a vista. Resulta daí que: • o Ativo Terrenos foi aumentado - debita-se Terrenos; • o Ativo Caixa foi diminuído - credita-se Caixa. CaixaTerrenos 3. Venda de Terrenos - O gerente resolveu vender um dos lotes ao Sr. A. Silva, em 27 de julho, por $ 3.100, isto é, pelo mesmo valor que havia custado à empresa. Nenhum dinheiro foi recebido do Sr. Silva nessa data, porém a empresa adquiriu o direito de cobrar $ 3.100 do Sr. Silva. Consequentemente: 17.000 6.200 (2) Saldo = 10.800 Procedimentos contábeis básicos segundo o método das partidas dobradas 45 • o Ativo Terrenos ficou diminuído - credita-se Terrenos; • o Ativo ficou aumentado pelo aparecimento de um direito: debita-se Títulos a Receber. Terrenos 6.200 3.100 (3) Saldo = 3.100 Títulos a Receber (3) 3.100 4. Compra de Materiais - Em 28 de julho, foram adquiridos, do Sr. Figueiredo, a prazo, materiais pelo preço de $ 7.800. Como resulta do, temos que: • um novo Ativo, Materiais, foi adquirido - debita-se Estoques; • foi assumida uma obrigação - credita-se Contas a Pagar. Estoques (4) 7.800 Contas a Pagar 7.800 (4) 5. Compra de Móveis e Utensílios - No mesmo dia, foram adquiri dos, também a prazo, do Sr. Figueiredo, duas mesas, quatro cadei ras, um computador e uma impressora, pelo preço de $ 5.000. To dos estes elementos podem ser representados por uma única conta dé Ativo, Móveis, Utensílios e Equipamentos. Logo: • um novo Ativo, Móveis, Utensílios e Equipamentos, foi adquirido - debita-se Móveis, Utensílios e Equipamentos. • o Passivo Contas a Pagar foi aumentado - credita-se Contas a Pagar. Móveis, Utensílios e Equipamentos (5) 5.000 Contas a Pagar 7.800 5.000 (5) 12.800 = Saldo Digitalizado com CamScanner Títulos a Receber Caixa 3.100 17.000 2.200 (6) 6.200 Saldo = 900 (6) 2.200 credita-se Títulos a Receber Saldo = 13.000 | I 7. Foi pago, em 31 de julho, ao Sr. Figueiredo, parte da dívida para com ele, $ 7.000. Uma nova alteração ocorre: • o Passivo Contas a Pagar foi diminuído - debita-se Contas a Pagar- • o Ativo Caixa foi diminuído - credita-se Caixa. 46 Contabilidade introdutória • Iudícibus 6. Em 30 de julho, foi recebida do Sr. A. Silva parte de sua díyj^ 2.200. Um novo resultado se apresenta: 3, j • o Ativo Caixa foi aumentado - debita-se Caixa; • o Ativo Títulos a Receber foi diminuído - Caixa 17.000 6.200 2.200 7.000 (7) Saldo = 6.000 Contas a Pagar (7) 7.000 7.800 5.000 5.800 = Saldo Nos últimos exemplos, só havia um credor da empresa (o Sr. Figueiredo) e também um único devedor (o Sr. A. Silva). No entanto, as contas Contas a Pagar e Títulos a Receber e outras do mesmo tipo são sempre usadas independentemente do número de devedores ou credores. Os saldos dessas contas representarão, dessa forma, os totais de débitos e créditos da empresa para com terceiros. Tais contas, que englobam débitos ou créditos de diversas pessoas, ou mesmo contas que englobam operações de tipo diferente, mas da mesma natureza, são denominadas contas Coletivas. Essas contas podem ser desdobradas em diversas subcontas, quando necessário. Veremos isso mais à frente. Procedimentos contábeis básicos segundo o método das partidas dobradas 47 3.10 Diário É este um livro no qual são registradas todas as opèrações contabilizáveis de uma entidade, em ordem cronológica e com a observância de certas regras. Antigamente, o livro era preenchido unicamente à mão, isto é, era manus crito. Depois, passou-se a utilizar processos mecânicos para a escrituração em folhas soltas, as quais são, em seguida, copiadas por decalque no livro de folhas presas. Processos eletrônicos são utilizados no trabalho contábil em geral hoje, na maioria das empresas; neste caso, encadernam-se as folhas soltas impressas. 3.11 Partidas de Diário O registro de uma operação no livro Diário denomina-se partida de Diário. O método universalmente usado em todos os sistemas contábeis é o método das Partidas Dobradas. A expressão partidas dobradas não indica duplicidade ou repetição de um mesmo registro. Como vimos, nos exemplos de registros de operações no Razão, sempre que ocorria um fato, dois ou mais elementos do patrimônio eram alterados equivalentemente, permitindo equilíbrio constante e, conse quentemente, a adoção da fórmula: ATIVO = PASSIVO + PATRIMÔNIO LÍQUIDO Os requisitos necessários de uma partida de Diário são os seguintes: a) data de operação; b) conta a ser debitada; c) conta a ser creditada; d) histórico da operação, com a menção das características principais dos documentos comprobatórios da operação; e) valor da operação, em moeda. Digitalizado com CamScanner 48 Contabilidade in<rodu,ór^ . iudícibus de uma partida de Diário: Nota riscai rr oh juj A disposição dos requisitos, de a a e, segue a ordem indicada. Primei- ramente, inscreve-se a data da operação, observando-se a rigorosa sucessão cronológica de dia, mês e ano, na sucessão dos fatos registrados. A seguir, a intitulação das contas. Seguindo o princípio fundamental das partidas dobradas, «a importância levada a débito de uma ou mais contas deverá ser, simultanea mente, levada a crédito de outra ou outras contas, com rigorosa equivalência de valores". Quando da escniuração-inanual nas partidas de Diário, a conta debitada é colocada em'primeiro lugar/e a^onta creditada abaixo daquela e um pouco à direita, normalmente precedida de preposição a, de tal sorte que a distinção entre conta debitada e a creditada se faz, também, por essa circunstância, e não somente pela ordem de colocação. (Observação: pode-se não usar a partícula a desde que se identifique por outra forma qual a conta a ser debitada e qual a ser creditada). Dessa forma, no exemplo acima citado, a conta Estoques de Mercadorias é a conta debitada e a conta Caixa é a creditada. O histórico compreende a descrição sumária do fato registrado. Sua reda ção obedece ao estilo mercantil, com referência expressa ao instrumento ou mento que o consubstanciou. A economia de tempo e espaço aconselha, disDens?n**6, 3 inscrição de ele™entos desnecessários ou cuja íC eZ PoT T ’ Clr.Z1' ‘ «os fatos. Em resumo, tem de proporciona pa aa"° C°"iUnt0 das operaçõesescrituradas. representação exata e completa Procedimentos contábeis básicos segundo o método das partidas dobradas 49 As partidas de Diário que contêm uma única conta a débito e uma única conta a crédito são chamadas Partidas de Ia fórmula. Partidas de 2a fórmula são as compostas de uma conta a débito e duas ou mais contas a crédito. Exemplo: No lançamento do dia 3, a conta Estoques de Mercadorias foi debitada pelo total de $ 5.900 e as contas Caixa e Fornecedores são as creditadas, respectiva mente, por $ 3.400 e $ 2.500. E comum o uso da palavra Diversos para se avisar que há duas ou mais contas debitadas ou creditadas. Mas, na realidade, seu uso não é obrigatório. São Paulo, 3 de julho de XI. s/Nota Estoques de Mercadorias a a Diversos Caixa N/compra, a vista, de F. Macedo Ltda., conf Fiscal nQ 3456 Fornecedores Idem a prazo, de J. I Cavalcanti S.A., s/Nota Fiscal nQ 3.400 L5Q0 5.900 Partidas de 3a fórmula são as compostas de duas ou mais contas a débito e uma só conta a crédito. Exemplos: Digitalizado com CamScanner . iudícibus I 8.000 S.A., ref. a s/N-E. Veicylos 12.000 I Terrcino$ 62.000 82.000 » ,.f a s/N.E. n“ 3478 Idem, a Joaquim Masques, conf, escritura lavrada no 3a Tabelião de! São Paulo, a fls. 25 do livro 132 . fideiulhodeX1- São Paulo-6 deJ ; I .I, Idem à Soc. Comercial de Automóveis Ltda.( s/N.E. n°4565 | (jive so i aCaixa A conta Caixa é creditada pelo total de $ 82.000 e as contas Móveis e Utensílios, Veículos e Terrenos são debitadas, repectivamente, por $ 8.000, $ 12.000 e $ 62.000. A respeito das partidas de 2a e 3a fórmulas, explicadas e exemplificadas, cumpre esclarecer que são utilizadas com a única finalidade de simplificar e condensar a escrituração do Diário e, dessa forma, nada impede que sejam feitas diversas partidas de Ia fórmula, em lugar de uma partida de 2- ou 3a fórmulas ou vice-versa. Existe ainda um quarto tipo de partida de Diário: a Partida de 4a fórmula, constituída de duas ou mais contas a débito e duas ou mais contas a crédito. As operações de uma entidade são registradas, num sistema manual, p meiramente no livro Diário, em ordem cronológica, após o que são feitos meXaTn” “““ posteriores, Procedimentos contábeis básicos segundo o método das partidas dobradas 51 3.12 Livros Auxiliares do Razão Como já foi exposto, existem as contas coletivas, como Títulos a Pagar, Títulos a Receber, Contas a Receber, Bancos c/ Movimento etc., nas quais são englo bados os créditos e débitos de terceiros para com a entidade. Mesmo quando o número destes terceiros for reduzido, a entidade precisa manter registros adicionais para o controle de cada devedor e cada credor, separadamente. Para tal finalidade, existem os livros auxiliares de razão que funcionam como des dobramento das contas coletivas. Assim, por exemplo, o livro auxiliar Dupli catas a Pagar é um desdobramento da conta Duplicatas a Pagar, e dele constam tantas folhas ou fichas quantos forem os credores da entidade, portadores de Duplicatas a Receber. Costuma-se dizer que as contas coletivas funcionam no Razão como registros sintéticos e os livros auxiliares correspondentes como registros analíticos. O mesmo ocorre nos sistemas eletrônicos. Além desses tipos de livros auxiliares do Razão, existe mais um, que se destaca por sua natureza, bem diferente dos demais: é o livro Caixa. As operações que envolvem pagamento e recebimento de dinheiro que, como sabemos, afetam um dos elementos do Ativo, são geralmente objeto de um cuidado maior por parte do setor contábil. A conta Caixa, no Razão, não dá, normalmente, maiores informações sobre o histórico de transação e sobre as características dos documentos que a comprovam. Além disso, as existências de dinheiro em caixa devem ser conferidas diariamente, sendo confrontados os resultados da contagem física com os registros das operações. Assim, caso houvesse um pequeno atraso na contabilização das operações, fato este que pode ocorrer até mesmo nas empresas mais bem organizadas, ficariam os responsáveis pelo dinheiro impossibilitados de exercer o referido controle. Por tais motivos, surgiu a necessidade da adoção de um registro para o movimento de dinheiro, além da conta Caixa no Razão. Esse livro, também denominado Caixa, contém, em última análise, as mesmas informações globais que a conta Caixa do Razão, porém é mais completo nos históricos das operações e deve ser escriturado quase simultaneamente com as operações, a fim de permitir a conferência imediata das existências, a qualquer momento. Com o desenvolvimento do sistema bancário e das transações eletrônicas, todavia, em muitas empresas o caixa passou a conter valores para pagamento apenas de pequenas despesas. Para esse caso, o controle e a contabilização costumam ser feitos de forma simplificada (isso será visto no Capítulo 7, seção 7.3.3). Assim, esse livro caixa pode não ser encontrado mais nessas empresas. Digitalizado com CamScanner . iudícibus 115 a 132.000 Código 11 do terreno suu lio 179, a J. Fagundes, cdnl. escritura lavrada às fls. 25 (jo livro 145, do 7° Tabelião de S. Paulo valor de custo, ’Apucarana,Venda a vista, peld do terreno sito na Pw n.t, Operações Crédito D/C Saldo 15-7-X1 a Terrenos 132.000 D 132.000 TERRENO Código 15 Data Operações Débito Crédito D/C Saldo > ------------------ 1-1-X1 15-7-X1 Saldo Anterior de caixa 132.000 D I 132.000 I -0- £ _ Observações: (1) Na conta debitada, costuma-se usar a partícula a para mostrar qual a conta creditada. E, na conta creditada, costuma-se usar a pa- lavra de para evidenciar qual a conta debitada em contrapartida. Isto facilita ura, mas não é obrigatório. (2) Não foi mostrado atrás, mas é comum, egtstro no Diário conter um número (em série) e ele ser referenciado no Kazao, em cada conta movimentada. 3-13 Balancete de Verificação Como já vimos no iter utilizada pela Contabilidad ser feita sempre por meio a 3.8, a denominação método das partidas dobr 2, deriva do fato de a escrituração de cada °Per de um débito e um crédito de igual valor. Procedimentos contábeis básicos segundo o método das partidas dobradas 53 que os lançamentos de débito e de crédito, para cada operação, sejam sempre iguais, é óbvio que o valor dos lançamentos a débito das diversas contas de uma entidade seja igual ao valor total dos lançamentos a crédito. Pelo mesmo motivo, é fácil concluir que o valor total dos saldos credores deve ser igual ao valor total dos saldos devedores. E costume procurar verificar essas igualdades periodicamente, relacio nando todas as contas em demonstrações chamadas Balancetes de Verificação do Razão, Balancetes de Verificação, ou, apenas, Balancetes. Por exemplo, em 31-7-X1, o Balancete de Verificação da Cia. Brasília de Radiadores é o seguinte: Cia. Brasília de Radiadores Balancete de Verificação em 31-7-X1 Contas Saldos Devedores Credores Caixa. 60.000 Contas a Receber 9.000 - Estoques 78.000 - ' Terrenos 31.000 - I Móveis e Utensílios 50.000 - Fornecedores - 58.000 Capital 228.000 170.000 228.000 Este é um exemplo do balancete de verificação do tipo mais simples, de duas colunas apenas. Os outros tipos são mais completos na evidenciação de dados de inte resse para o leitor. Assim, o balancete chamado de seis colunas apresenta os saldos do balancete anterior, o movimento de débitos e créditos do período que medeia o anterior e o atual e, finalmente, os saldos atuais. O balancete mais completo é o de oito colunas, no qual aparecem os saldos anteriores, o movimento e os saldos do período e, finalmente, os saldos atuais. Digitalizado com CamScanner
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