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Gestão de Suprimentos Núcleo de Educação a Distância www.unigranrio.com.br Rua Prof. José de Souza Herdy, 1.160 25 de Agosto – Duque de Caxias - RJ Reitor Arody Cordeiro Herdy Pró-Reitoria de Pós-Graduação e Pesquisa (PROPEP) Emilio Antonio Francischetti Pró-Reitoria de Administração Acadêmica (PROAC) Carlos de Oliveira Varella Núcleo de Educação a Distância (NEAD) Márcia Loch CATALOGAÇÃO NA FONTE NÚCLEO DE COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS – UNIGRANRIO P324g Paula, Vilson Vieira de. Gestão de Suprimentos / Vilson Vieira de Paula. – Duque de Caxias, RJ: UNIGRANRIO, 2020. 181 p.: il. ; 23 cm Referências: p. 179. ISBN: 978-65-89635-25-3 1. Logística empresarial. 2. Gestão de suprimentos. 3. Controle de estoque. 4. Administração de materiais. I. Título. CDD – 658.5 Produção: Gerência de Desenho Educacional - NEAD Desenvolvimento do material: Vilson Vieira de Paula 1ª Edição Copyright © 2020, Unigranrio Nenhuma parte deste material poderá ser reproduzida, transmitida e gravada, por qualquer meio eletrônico, mecânico, por fotocópia e outros, sem a prévia autorização, por escrito, da Unigranrio. Pró-Reitoria de Graduação (PROGRAD) Virginia Genelhu de Abreu Francischetti Pró-Reitoria de Pós-Graduação Lato Sensu e Extensão (PROPEX) Nara Pires Sumário Apresentação ..................................................................................... 7 Objetivo Geral .................................................................................... 9 Conceituação e Importância da Gestão de Suprimentos para as Organizações Para início de conversa… ................................................................... 11 Objetivo ............................................................................................ 13 1. A Importância da Gestão de Estoques e dos Suprimentos para as Organizações ................................................................... 15 2. As Áreas da Administração de Materiais (Planejamento, Compras e Armazenagem) ................................................................. 19 3. Atividades de Classificação, Descrição e Codificação de Materiais . 24 3.1 A Classificação de Materiais ................................................... 26 3.2 Tecnologias Aplicadas à Classificação de Materiais ..................... 30 3.3 Leitura por Radiofrequência .................................................... 32 Referências ........................................................................................ 33 Dimensionamento e Controle de Estoques Para início de conversa… ................................................................... 35 Objetivos ........................................................................................... 37 1. Métodos de Planejamento para os Estoques ............................. 39 2. Sistemas de Controles de Estoques ........................................ 46 3. Controle e Acuracidade de Estoques ......................................... 52 Referências ........................................................................................ 57 Níveis de Estoques Para início de conversa… ................................................................... 59 Objetivo ............................................................................................ 61 1. Conceito e Aplicação da Curva Dente de Serra e os Elementos de Ressuprimento ................................................................. 63 2. Cálculo do Estoque de Segurança, Tempo de Reposição e Ponto de Pedido ................................................................... 67 3. Cálculo do Nível Operacional, Quantidade de Ressuprimento, Nível de Ressuprimento ................................................................. 72 Referência ......................................................................................... 77 Classificação ABC de Materiais Para início de conversa… ................................................................... 79 Objetivo ............................................................................................ 81 1. Conceito e Aplicação da Classificação ABC de Materiais .............. 83 1.1 Aplicação da Classificação ABC de Materiais .............................. 85 2. Cálculo da Classificação ABC de Materiais ................................. 86 2.1 A Formação do Cálculo .......................................................... 88 3. Construção do Gráfico da Curva ABC ........................................ 91 Referências ........................................................................................ 95 Giro e Cobertura de Estoques Para início de conversa... ..................................................................... 97 Objetivos ........................................................................................... 99 1. Conceito, Aplicação dos indicadores de Giro e Cobertura de Estoques 101 2. Cálculo do Giro de Estoques ................................................... 102 3. Cálculo da Cobertura de Estoques ............................................ 107 Referência ......................................................................................... 111 Lote Econômico de Compra e Custeio de Estoque Para início de conversa… ................................................................... 113 Objetivos ........................................................................................... 115 1. Conceito, Aplicação e Representação do Lote Econômico de Compras 117 2. Cálculo do Lote Econômico de Compras ................................... 118 2.1 Desenvolver a Análise Básica .................................................. 120 2.2 Exercícios de Aplicação (Adaptado de Dias, 2005) .................... 121 3. Custo de Estoque (armazenagem, custo de pedido e custo da falta de estoque) .................................................................. 125 3.1 Custo de Armazenagem (CA) ................................................. 126 3.2 Custo de Pedido ................................................................... 126 3.3 Custo da Falta de Estoque ...................................................... 126 3.4 Custo Total (CT) ................................................................... 127 Referência ......................................................................................... 129 Avaliação de Estoques Para início de conversa… ................................................................... 131 Objetivos .......................................................................................... 133 1. PEPS – Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair ou FIFO – First in, First out .............................................................................. 135 2. UEPS – Último a Entrar, Primeiro a Sair ou LIFO – Last in, First out .............................................................................. 140 3. Custo Médio e Custo de Reposição dos Estoques ....................... 142 3.1 Custo de Reposição de Estoques ............................................. 144 Referência ......................................................................................... 147 Gestão de Compras Para Início de Conversa… .................................................................. 149 Objetivos ........................................................................................... 151 1. Conceito Básicos dos Sistemas de Compras: Planejamento, Políticas e Organização de Compras ........................................ 153 2. Critérios de Seleção e Métodos de Avaliação de Fornecedores ..... 165 3. Lei das Licitações Públicas (Lei nº. 8666/93) ......................... 172 Referências........................................................................................ 179 Considerações Finais ........................................................................... 181 Apresentação Ao longo deste livro didático, estudaremos temas relacionados à Gestão de Suprimentos, incluindo todos os esforços da organização na manutenção de materiais ao longo de sua atividade produtiva, com vistas a garantir o nível elevado de serviços. Nos capítulos, serão apresentados, inicialmente, a importância da Gestão de Suprimentos para as Organizações e as técnicas de Dimensionamento e Controle de Estoques. No assunto Níveis de Estoques, será apresentada a famosa Curva Dente de Serra, assunto importantíssimo para profissionais da área de Suprimentos. Complementando os estudos sobre Estoques, conheceremos a Classificação ABC; Lote Econômico de Compras e Custeio de Estoques; e Giro e Cobertura de Estoques. Fechando esse tema, estudaremos a avaliação dos estoques. Concluiremos nossos estudos sobre Gestão de Suprimentos com a Gestão de Compras, tendo como um de seus temas principais a Lei das Licitações Públicas. 7Gestão de Suprimentos Objetivo Geral Desenvolver a escolha da melhor linha de ação em suprimentos, programando a disponibilidade de materiais sob a sua responsabilidade. 9Gestão de Suprimentos Conceituação e Importância da Gestão de Suprimentos para as Organizações Para início de conversa… Neste capítulo, abordaremos a Gestão de Materiais e sua importância para a continuidade das operações nas organizações. O suprimento de itens ou materiais é uma condição fundamental para atender aos objetivos da organização. As políticas de abastecimento são parte fundamental para nortear decisões de planejamento de aquisição de insumos, políticas de relacionamento junto a fornecedores, bem como decisões do que e como comprar para atender aos propósitos da organização de forma a fazer um uso inteligente dos recursos empregados. Abordaremos, também, aspectos relacionados à armazenagem, como movimentação e estocagem, elemento que merece grande atenção no tocante às características do produto. Por fim, teremos contato com informações fundamentais relacionadas à codificação de produtos, elemento crítico para processos de localização, compras e vendas de produtos, pois o cadastramento inadequado de produtos no sistema representa uma barreira de serviço para o funcionário, dificulta o cliente na escolha de produtos por catálogo e pode acarretar aquisições e entregas erradas. 11Gestão de Suprimentos Objetivo Compreender a importância da Gestão de Suprimentos, considerando seu potencial enquanto prática geradora de diferenciais competitivos para as organizações. 13Gestão de Suprimentos 1. A Importância da Gestão de Estoques e dos Suprimentos para as Organizações As organizações, em face do momento de grande competitividade e da pressão por redução de custos, otimização de investimentos e aplicações de recursos, têm na Administração de Suprimentos uma área de importância vital para a continuidade de suas atividades. Diante da necessidade de aprimorar controles e sistemas de medição de desempenho, o processo de aquisição, manutenção e dimensionamento de estoques cumprem papel de destaque na direção por ganhos de competitividade, em um mercado em que o preço final reflete na possibilidade de compra do consumidor. Uma empresa de formação tradicional, para compor suas aquisições, segue as seguintes etapas para garantir a sua Gestão de Suprimentos (DIAS, 2005): ▪ Controle de estoques ▪ Compras ▪ Armazenagem ▪ Planejamento e Controle da Produção ▪ Importação ▪ Transporte e Distribuição A Gestão de Suprimentos representa os diversos processos, etapas e negociações com setores, áreas e empresas, necessários para garantir o nível de abastecimento de materiais, tendo, claro, o cumprimento de diretrizes, normas legais e éticas para que se tenha disponível o item solicitado em tempo hábil e no prazo aceitável. É uma atribuição fundamental dos profissionais que atuam na Gestão de Suprimentos a garantia da disponibilização dos materiais necessários à atividade da organização, atuando de forma planejada nos seguintes básicos operacionais: 15Gestão de Suprimentos Básico Operacional Comprometimento da Gestão de Suprimentos Quantidade ideal Garantir o suprimento ideal de matéria-prima, produtos, itens, insumos, equipamentos e peças, necessários para a atender à demanda da empresa. Nível de estocagem Não trabalhar com excesso em estoque, mas com o nível razoável para atender às necessidades de estoque para o período definido. O excesso significa que pode existir algum erro de pedido, exceto para momentos sazonais. Eliminação Descarte dos itens que, uma vez em estoque, não são utilizados ou ainda possam estar com validade vencida, ou mesmo danificados e apenas ocupando espaço. Conhecer a demanda Saber quais produtos representam o carro-chefe na Gestão de Suprimentos representa a dinâmica de que nunca poderá faltar esse(s) produto(s) em estoque. Antecipar-se, dentro do possível, à demanda de vendas ou consumo e garantir a existência e disponibilidade do item. Cultura de prevenção Ter a prática em preservar os itens armazenados, de forma a salvaguardar de roubos, desperdícios, danos de armazenamento ou perdas. Estoque de segurança De forma criteriosa, preservar em estoque o suficiente para o consumo da organização ou para a entrega para o cliente final (sendo o caso de distribuição). Informação Disponibilizar, de forma precisa, dados relacionados ao consumo, com efeito de estabelecer planejamento na política de investimentos na Gestão de Suprimentos. Desenvolvimento de controles confiáveis. Economicidade Garantir custos razoáveis e em quantidade menor em estoque, de forma a não comprometer as vendas nem o consumo e, ainda, não encarecer o produto no momento de sua comercialização. Ética Ter ações voltadas a garantir a melhor relação custo-benefício para a empresa e não militar em interesses próprios ou de terceiros que, no final, não contribuam para a sustentabilidade, transparência e continuidade do negócio. Observância à lei Há segmentos que são regulamentados por lei, a exemplo disso o cumprimento da Lei das Licitações e Contratos (nº 8.666/93). Outro aspecto que chama à atenção é quanto a produtos que seguem legislação específica de segurança alimentar, produtos perigosos ou, ainda, o cuidado no acondicionamento de itens. Quadro 1: Desempenho da Gestão de Suprimentos. Fonte: Elaborado pelo autor. 16 Gestão de Suprimentos Os procedimentos abordados no Quadro 1 cumprem a agenda em prol da garantia da eficiência operacional, sendo estabelecida pelo compromisso de profissionais ligados à Gestão de Suprimentos em cumprirem os básicos operacionais, o que, por ter um papel estratégico na gestão empresarial, contribui para elevar o nível de serviço ofertado. Dentre os objetivos essenciais da Gestão de Suprimentos está o de otimizar todo o recurso investido em estoque e, ao mesmo tempo, garantir a maximização da aplicação de recursos organizacionais. Com essa iniciativa, evitam-se custos adicionais ou, ainda, o retrabalho com aquisições de última hora, em que nem sempre segue a razão de melhor preço para a empresa, em função da necessidade imediata. O estoque de produtos, insumos, matéria-prima ou de itens necessários ao andamento da empresa, no cumprimento de suas funções junto à sociedade, tende a representar investimentos da ordem de 25% a 40% dos custos totais geridos em uma organização; percebe-se, então, como essa área representa grau de importância para a sobrevivência da empresa. O tipo de serviço, estratégias de entrega e distribuição, bem como políticas de pedidos são parte integrante da dinâmica de funcionamento dessa área, deixando de ser simplesmente o local onde são armazenados produtos ou matérias-primas. Controlar suprimentos, então, representa uma atividade querequer investimentos em tecnologia, sincronismo com a área comercial, logística e finanças, para que sejam garantidos os níveis de estocagem ideais frente à oscilação da demanda. A previsão de vendas representa um mecanismo importante para a manutenção de estoques, pois, do momento do pedido até o da entrega, é um período que em momento algum deve incluir a falta de produtos para atender à demanda. A Gestão de Suprimentos funciona como amortecedor das incertezas quanto à necessidade de produtos para entregar ou, ainda, para consumo 17Gestão de Suprimentos interno, pois trabalhar com estoque zero é algo quase impossível, dependendo do setor de atuação da empresa. O que não pode acontecer é a produção parar por falta de algum material necessário ao processo produtivo, ou, ainda, uma venda ter sido frustrada em face da ausência de algum produto em estoque para a entrega. Diante disso, algumas providências são adotadas como forma de evitar a ruptura de estoques (falta de um item) ou, simplesmente, melhorar os mecanismos de controle de estoques. O desafio constante, então, é que a área não opere em colapso, com deficiência de materiais em estoque ou com excesso de mercadorias, o que demonstra alguma ineficiência no pedido feito, levando a investimentos em inventário, além da necessidade real da empresa; é esse meio termo o grande desafio aos profissionais da área de Gestão de Suprimentos. A boa gestão de materiais, portanto, segue condições técnicas e econômicas conforme as diretrizes e política de investimentos de cada organização. Para tal, a otimização de recursos representa uma das habilidades indispensáveis ao Gestor de Suprimentos. A Gestão de Suprimentos está dividida em três pilares básicos que sustentam essa importante área de negócio, vital à manutenção das atividades da organização. Planejamento Compras Armazenagem Gestão de Suprimentos Figura 1: Três pilares básicos da Gestão de Suprimentos. Fonte: Elaborado pelo autor. 18 Gestão de Suprimentos Veja a definição desses pilares, a seguir: Planejamento Este segmento, também chamado de Gestão de Estoques, representa a área que possui como responsabilidade primária as tomadas de decisões quanto ao quantitativo a ser adquirido, como: o que comprar, em que momento comprar e outros dados, como qual a quantidade a ser comprada ou adquirida. Compras Este representa a área da Gestão de Suprimentos encarregada da missão de escolher de quem comprar, a forma em que essa compra é feita, condições de pagamentos e prazos acordados para pagamento, ou seja, a negociação a ser feita para garantir a existência do item em estoque para atender à demanda da empresa. Armazenagem Nesta etapa, a Gestão de Suprimentos tem como responsabilidade o recebimento, movimentação ou deslocamento de materiais, a observância das condições de empilhamento e estocagem de produtos e cuidados específicos, conforme suas características físico-químicas. 2. As Áreas da Administração de Materiais (Planejamento, Compras e Armazenagem) A Gestão de Suprimentos faz uso de três etapas essenciais na Administração de Materiais para obtenção de resultados consistentes: Planejamento de Materiais, Compras de Materiais e a Armazenagem de Materiais. Alguns autores apresentam organogramas com configurações variando quanto à forma, mas, em tese, o que acontece no segmento da Gestão de Suprimentos está apresentado na Figura 2, a seguir: 19Gestão de Suprimentos Classificação de Material Previsão de Estoques Controle de Estoques Transporte Movimentação Estocagem Diligenciamento Contratação Cadastro de Fornecedores Armazenagem: Compras: Planejamento: Figura 2: Organograma de Administração de Materiais. Fonte: Elaborado pelo autor. As subáreas da função Planejamento serão descritas a seguir. Na etapa de planejamento, são definidas as políticas de estoque, a metodologia empregada para a definição dos níveis de estocagem e a classificação e codificação dos itens. Nessa fase, também são abordados assuntos relacionados aos controles necessários para acompanhar o uso e aplicação dos itens adquiridos, pois representa investimento considerável na organização. Planejamento Classificação de Material São os processos relacionados à identificação do material de forma funcional para a organização, clientes e a todos os que demandam pelo item. Ainda se inclui nessa atividade a codificação, com a criação de códigos que facilitem a inserção no sistema de informações, assim como catalogar os diversos produtos que a empresa reúne em estoque, de forma a facilitar identificação, análise de volume de vendas e acompanhamento do nível de estocagem. Previsão de Estoques Representa a sequência de atividades que objetiva encontrar, de forma convincente, a quantidade ideal necessária para atender à demanda da empresa, para que, dessa forma, se possa chegar ao volume em estoque ideal. Lança-se mão de cálculos, técnicas e informações que auxiliem a definir quantidades a adquirir, quando comprar e, com isso, ter o produto certo, no lugar certo, na hora certa e na quantidade certa. 20 Gestão de Suprimentos Controle de Estoques É formado por diversos controles e registros de materiais armazenados no interior da empresa com a devida acurácia, quanto às movimentações, entradas e saídas de materiais. O controle de seu uso também representa tarefa importante, pois auxiliará no melhor conhecimento de quantidades a comprar, o tempo razoável de espera por um pedido e a garantia de não ter excesso e nem faltas de um produto. Quadro 2: Etapas de planejamento. Fonte: Elaborado pelo autor. O processo de compras segue etapas importantes, pois tem como propósito a garantia dos valores e princípios da organização contratante, sendo observados aspectos como: cultura, valores, equipamentos, tecnologia, perfil funcional, fama da empresa no mercado, entre outros. Observe o Quadro 3: Compras Cadastro de Fornecedores Representa os diversos procedimentos necessários à qualificação de um fornecedor, com análise de parâmetros e documentos que comprovem a idoneidade da empresa terceira. A qualificação é o processo necessário para firmar a parceria de trabalho e tem como objetivo verificar se a empresa atende aos parâmetros básicos, tais como: qualidade do serviço, tempo de entrega e preço cobrado (trilogia). O objetivo desse processo é, justamente, garantir qualidade aceitável quanto ao trabalho da empresa terceira. No cadastro formado, a empresa contratante faz seu contato para solicitar o atendimento em sua demanda. Etapas complementares do cadastro de fornecedores: Entre o cadastro de fornecedores e a contratação, existe a seleção da proposta mais vantajosa, feita após o envio da solicitação de cotação aos fornecedores presentes no cadastro de fornecedores. Após o recebimento das propostas comerciais e da marcação de dia e data, faz-se a equalização de propostas e a escolha da mais vantajosa; só então passa à emissão do pedido de compras ou celebração de contrato de fornecimento ou prestação de serviços. 21Gestão de Suprimentos Contratação Uma vez feitos a seleção e o atendimento aos requisitos essenciais por parte da empresa contratante, o contrato é assinado para a prestação de serviços. Uma vez emitida a ordem de compra, a empresa terceira deve direcionar esforços para o atendimento da empresa contratante, sempre observando a legislação e o atendimento às regras da empresa contratante. Atenção: No caso de fornecimento de itens em uma única vez, emite-se um pedido de compra, que funciona como um contrato celebrado entre as partes, no qual serão mantidas as condições comerciais resultantes da negociação feita. Follow-up e Diligenciamento Esta etapa refere-se ao acompanhamento do pedido em suas diversas etapas (de emissão do pedido de compras até sua finalização com a entrega do produto). É também chamada de gerência do contrato. Nela, pode ocorrer o acompanhamento “in loco” de representantes daempresa contratante na empresa fornecedora, para comprovar processos, etapas e instalações. É a verificação da qualidade atestada nos processos e da competência da empresa em atender aos requisitos de qualidade. Já o diligenciamento é a etapa em que ocorre a nomeação de um representante da empresa contratante, sendo que este cuidará da gestão do contrato, evitando que este finde de forma prematura ou antecipada. Transporte Esta etapa é destinada ao deslocamento do produto ou material até o cliente. É comum, nesta etapa, o uso de empresas prestadoras de serviço para fazerem o transporte do item. Quadro 3: Etapa de compras. Fonte: Elaborado pelo autor. Na fase de armazenagem, o produto está por conta da empresa, e alguns cuidados são necessários para que os itens não sejam mal acondicionados, ocorram desperdícios ou sejam extraviados das instalações da empresa. Cuidados com segurança e práticas de movimentação de materiais são válidos, pois mantêm o alto investimento feito pela empresa ao adotar níveis de estoque para a manutenção de suas atividades. Observe as etapas a seguir: 22 Gestão de Suprimentos Armazenagem Movimentação Recebimento Nesta etapa, consta a movimentação física do material envolvendo subprocessos, tais como: conferência, recebimento e estocagem. Nela, é importante a verificação da nota fiscal em relação às quantidades, unidades de medida, valores, marcas, responsável pelo pagamento do transporte, prazo para pagamento, o produto e sua real materialidade com os itens em recebimento. Esta etapa é muito importante, pois, nela, devem ser verificadas avarias, a conformidade dos materiais, quantidades, entre outros aspectos, pois, uma vez recebidos os itens, a responsabilidade pelo material é transferida para quem os recebe. Após os processos voltados para a movimentação e registro da nota fiscal nos controles de entrada do estoque (fichas ou sistemas informatizados), esta é direcionada para a área financeira para o(s) funcionário(s) responsável(is) por contas a pagar, em que é imputado o comando de pagamento, conforme condições combinadas no processo de compras. Mais atividades envolvidas na movimentação: Os processos de movimentação de materiais incluem, também, a separação de produtos para atendimento de solicitações de reabastecimento de linhas de produção e processos que envolvem a transferência entre unidades de negócio ou envio para clientes. Aqui serão tratadas a separação (picking ou apanhe), conferência física, embalagem, pesagem, emissão de documentos fiscais, expedição; fala-se, ainda, sobre o reabastecimento de áreas de separação ou apanhe e reincorporação de itens devolvidos. Expedição Nesta atividade, cuida-se do deslocamento físico do material para o seu devido destino, conforme setores ou áreas solicitantes. Estocagem Guarda Representa a atividade de salvaguardar o material em estoque, sendo responsabilidade do setor que faz a sua guarda. Nesse caso, chama-se de almoxarifado ou depósito, cabendo à empresa definir o melhor nome para o setor que faz a guarda do produto. Localização Nesta etapa, pode ser feito o uso de sistemas de informações para definir a melhor localização do produto. Preservação Esta etapa assume grande importância, pois destina-se a atender às regras de armazenagem do produto, condições de empilhamento e localização ideal no estoque; esse processo cuida para que se evitem avarias de produto e para que seja garantida a sua integridade. Segurança Representa os cuidados com os materiais, a fim de evitar roubos, extravios, perdas, incêndios, alagamentos e outras possibilidades de sinistros que sejam contidas com ações que garantam a salvaguarda do material. Quadro 4: Etapa de armazenagem. Fonte: Elaborado pelo autor.men 23Gestão de Suprimentos 3. Atividades de Classificação, Descrição e Codificação de Materiais A Gestão de Suprimentos, para que atinja os objetivos de excelência conforme o que se espera dessa área, exige uma boa gestão de materiais, por meio de um conjunto de informações interligadas, proporcionando à organização o atendimento de suas demandas. A gestão de estoques consiste no balanceamento da demanda da organização e seus recursos disponíveis para investimento. Para obtenção de êxito nesse processo de gestão da informação, a Classificação, Descrição e Codificação de Materiais tornam-se elementos básicos para suportar a necessidade de eficiência no atendimento às necessidades da organização. Um bom ponto de partida para elaborar a classificação de estoques está em conhecer os produtos, itens ou materiais que trafegam no interior da empresa – como origem, componentes, fabricantes, destino e aplicações –, pois esse amplo conhecimento facilitará o processo de codificação. Conheça a Sigla SKU SKU: Stock Keeping Unit ou Unidade de Manutenção de Estoque indica o código que representa, de forma única, um produto, material ou item armazenado em estoque, sendo essa a forma inicial para elaboração da política de codificação de produtos na empresa. Cuidados são importantes quando lidamos com a informação do SKU, pois a codificação deve estar atenta a detalhes. Tomemos como exemplo uma empresa que, em seu interior, gerencie a armazenagem de diversos itens, dentre eles relógios: um relógio de mergulho com o código SKU 0530 e uma caixa de relógios, da mesma marca, com o código SKU 0550. Então, SKU 0530 trata de uma coisa e o código SKU 0550 trata de outra coisa, pois um se refere a uma unidade e o outro a 10 unidades. Curiosidade 24 Gestão de Suprimentos Os problemas com o SKU e a troca desses códigos no sistema podem parecer sem muita importância, mas a troca desses registros traz sérios problemas na apuração financeira e, principalmente, na apuração de inventário, sendo esse um problema típico da gestão de estoques, em que um descuido de cadastramento e baixa no sistema pode gerar uma diferença gigantesca no financeiro. Em suma, para cada produto, item ou material, associado a ele, deve haver uma única codificação, entendendo que produto único recebe um código, enquanto produtos em caixa (em apresentações diferentes de cores, acabamentos ou quantidades) receberão um outro código, por serem itens diferentes na forma de apresentação e venda. No Brasil, outro fator que pode ser problemático na criação de SKU representa o regionalismo, em que um produto tem um nome em uma região e, em outro Estado da federação, outro. Um exemplo é o da tangerina, conhecida conforme a região por diversos nomes, laranja-mimosa, mandarina ou fuxiqueira; laranja-cravo; bergamota; clementina e mexerica. A Gestão de Suprimentos possui como um de seus pilares a política de cadastro de materiais, que passa pela escolha assertiva do cadastro de produtos, considerando os diversos fatores que envolvem o item, de fator regional, cultural ou de características do produto em si. A formação do cadastro do item, influenciará no Planejamento da Informação, Movimentação de Estoque e no Inventário desse estoque, contendo dados como fábrica, unidade da empresa, dia, horário e mais informações que sejam necessárias ao cadastro e registro do material. 25Gestão de Suprimentos Código Data/Hora Filial/Fábrica Código Local de armazenagem Filial/Fábrica Dados do lote Código Especificações técnicas Descrição simplificada Unidades de medida Informações de planejamento Movimentos de estoque Saldos de estoque Mestre do Item Código Tempos de reposição Filial/Fábrica Tempo de transporte Figura 3: Formação estrutural do cadastramento de itens. Fonte: Adaptado de Accioly; Ayres; Sucupira (2008). 3.1 A Classificação de Materiais A boa classificação de materiais deve reunir simplicidade e praticidade em sua essência, pois deve funcionar como apoio à operação da organização, e não como uma barreira à boa aplicação da informação no sistema. Então, códigos associados ao nome ou codificações que distinguem categorias da mesma classe de produtos, sendo algo familiaraos empregados que fazem uso dessa informação, funcionam de forma muito positiva. 26 Gestão de Suprimentos A classificação de materiais representa um método inteligente e prático de construção de dados associados, que distinguem um item dos diversos outros pertencentes ao estoque de uma organização. A boa formação de um sistema de classificação de materiais segue três pilares, sendo a base para a estruturação da informação: Normalização A maneira de uso Padronização Um padrão de processo Codificação A forma de codificar Figura 4: Pilares da classificação de materiais. Fonte: Elaborado pelo autor. Para a normalização, vale destacar as suas vantagens quando aplicada à Gestão de Suprimentos, pois preocupa-se com os critérios de codificação do produto, forma de uso e manuseio e aplicações: ▪ redução de custos e uso adequado; ▪ uso racional do material; ▪ facilitar processos de armazenagem; ▪ nomenclatura padrão para a empresa. A padronização é o processo de definição dos parâmetros, processos e uniformização de procedimentos, para codificação de produtos, manuseio, armazenagem e qualidade. Ela traz grandes oportunidades para as empresas, principalmente as que possuem grande quantitativo de funcionários e diversas unidades de negócio pois contribui em: ▪ facilitar a armazenagem; ▪ permitir maior velocidade para cadastro, localização e contabilização do material; ▪ permitir melhor margem de negociação com fornecedores; ▪ permitir a redução de itens com mesma funcionalidade em estoque; ▪ permitir a redução do retrabalho para aquisições, assim como redução em custos. 27Gestão de Suprimentos A codificação representa o elemento-chave do processo de identificação do produto, item ou material na organização. Para tal, é importante que a escolha deste esteja atualizada com o contexto de negócio no qual a empresa está inserida. Uma codificação, seja envolvendo números, letras ou simplesmente códigos, é importante que tenha alguma coerência para quem trabalha com essa informação. Os pilares da classificação de materiais servem de base para o Planejamento da Gestão de Suprimentos. Tal processo precisa ser amadurecido no meio gerencial, sendo tema de reuniões que permitam chegar a um consenso em relação à apresentação da informação e como deve ser feito o tratamento, análise de dados e possíveis críticas quanto ao seu emprego na gestão de estoques. A definição do Padrão de Descrição de Material (PDM) deve ser o processo anterior à classificação de materiais, pois, nesse acordo ou convenção, decidirão mecanismos padrões e formas de cadastramento e identificação dos materiais, sendo adotados os seguintes critérios de importância: ▪ nomenclatura comum do produto; ▪ atribuições associadas ao produto; ▪ siglas relacionadas ao produto; ▪ identificação fiscal e contábil; ▪ unidades de medida relacionada ao produto para controle e aquisição; ▪ especificações relacionadas ao produto; ▪ informações do fornecedor do produto; ▪ possibilidade de trocas. A abordagem de classificação de materiais deve considerar toda a abrangência de produtos dos quais a organização faz uso para atingir seus propósitos. Deve também permitir flexibilidade em sua classificação, para possíveis ampliações de leque de produtos relacionados a grupos comuns e, por fim, deve ter clara praticidade. Então, a classificação de materiais deve ser: abrangente, flexível e prática. 28 Gestão de Suprimentos A classificação de materiais obedece ao processo de quatro etapas que inclui: a identificação do produto, a codificação do item, o seu cadastro no sistema de informações e, por fim, a sua disponibilidade em um catálogo para facilitar o acesso ao público interessado. A identificação do material representa, ainda, fator de grande importância quanto à classificação de materiais, pois considera dados como: cor do produto, peso, dimensões, fabricante, referências técnicas, periculosidade, perecibilidade, voltagem, garantia do fabricante, condições de empilhamento etc. A codificação de materiais tem como preocupação reunir um conjunto de dados com o devido grau de importância e associar a um produto específico. O processo de codificação contribui para as operações voltadas à produção como logística, armazenagem, distribuição, faturamento e contas a pagar junto a fornecedores. Conforme as metodologias aplicadas à codificação de produtos, três delas merecem destaque, conforme o Quadro 5: Sistemas de Codificação de Produtos Por letras Muito utilizado em bibliotecas, a proposta é associar letras ao item. Por letras e números Combina letras e números, sendo utilizado em peças para carros, placa de veículos e itens de mercado. Permite grande gama de cadastro de produtos. Um bom exemplo são as placas dos automóveis. Por números De grande aceitação por diversos segmentos produtivos e com boa funcionalidade. Um exemplo são os números dos SKU depois grafados como códigos de barras. Quadro 5: Sistemas de codificação. Fonte: Elaborado pelo autor. A fase de cadastro ou cadastramento de produtos reúne todas as etapas anteriores e condensa informações no sistema utilizado na empresa 29Gestão de Suprimentos para identificação posterior do produto. Trata-se de um processo que requer atenção, pois um erro de digitação pode trazer problemas sérios para a retirada do produto, contabilidade e até mesmo inventário. É aconselhável que poucos funcionários tenham sido habilitados a esse acesso, a fim de facilitar o controle da qualidade do cadastro. A última etapa é a de catálogo do produto, que tem grande responsabilidade em todo o processo de classificação de materiais, pois necessita de simplicidade, clareza de informações, e principalmente, objetividade. O catálogo precisa trazer formato agradável, identidade visual e, se possível, o produto “ser igual à foto”; a codificação e identificação do produto deve ser precisa, preservadas as restrições, pois, quanto mais clareza e precisão nas informações, mais fácil será o acesso do cliente ao produto. Alguns exemplos de catálogos são: jornal de supermercados, linha de beleza, roupas e lingeries, material de construção, e outros mais que focam a clareza de informações e identidade visual como característica. 3.2 Tecnologias Aplicadas à Classificação de Materiais A tecnologia da informação contribui diretamente para agregar valor e precisão à Gestão de Suprimentos, pois a exatidão de inventário representa requisito fundamental para a adoção de políticas de manutenção de estoques. A informatização nas empresas e o uso de banco de dados permitiram, com a Logística Integrada, a atualização instantânea dos fluxos de estocagem mediante a demanda real que é contabilizada no check-out. O uso do código de barras e leitores ópticos permitem maior velocidade para o registro de entrada e saída de mercadorias, permitindo maior abrangência do registro de itens e sua movimentação. O código de barras congrega várias informações, representando um rico registro de informações associados a uma unidade de produto. No Brasil, o padrão adotado é o da EAN (Associação Brasileira de Automação Comercial), podendo adotar padrões de 8, 12, 13 ou 14 dígitos associados ao produto. Cada sequência é associada a um determinado grupo de dados. 30 Gestão de Suprimentos Associação de dados no Código de Barras Grupo de 8 Destinado a produtos com baixo consumo. Ex.: canetas Grupo de 12 Usado no varejo Grupo de 13 Atende à cadeia de abastecimento como um todo Grupo de 14 Utilizado em caixas, também em contêineres Quadro 6: Associação de dados. Fonte: Elaborado pelo autor. O código de barras apresenta sequência numérica que representa a identificação única de um produto ou item a ele atribuído, que, por meio da leitura de equipamento óptico, captura tais informações e as converte em dados relacionados ao estoque. Relacionado ao registro por código de barras, é possível a atribuição de diversas informações, que vão de característicasdo produto a, simplesmente, seu registro. A seguir, é apresentada a configuração básica do código de barras aqui no Brasil. 7 8 9 5 5 8 2 5 4 6 8 7 8 País em que foi gerado o código Número da empresa que produziu o item Descrição das características do produto Dígito verificador Figura 5: Código de Barras. Fonte: Elaborado pelo autor. 31Gestão de Suprimentos 3.3 Leitura por Radiofrequência O substituto do código de barras é o RFID (Identificação por Radiofrequência), também conhecido por EPC (Código Eletrônico de Produto). Por meio de banco de dados, antenas e chips, em uma área de rastreamento por radiofrequência, faz-se a leitura do produto e, de forma automática, efetua o cruzamento de informações com banco de dados; tal tecnologia permite contabilizar a chegada de produtos ou, ainda, efetuar a “baixa” (desconto) em estoque de produtos em poucos segundos. Observe, na Figura 6, a ilustração dessa tecnologia. 2- Número serial 4- Código de barras 1- Dimensões 5- Identificação numérica 3- Logotipo Figura 6: Etiqueta de RFID. Fonte: Elaborado pelo autor. A implantação do RFID traz repercussões ao longo da Cadeia de Suprimentos, pois irá mudar o perfil de toda a dinâmica envolvendo trazendo economias em escala. Hoje, a maior dificuldade está na implantação de um modelo de etiqueta padrão com preço competitivo. Ao longo deste capítulo, compreendemos que a Gestão de Suprimentos atua de forma estratégica para atender aos objetivos da organização, por meio das etapas de Gestão de Materiais, que vão do controle de estoques até transporte e distribuição. Foi possível, também, a compreensão dos aspectos integrantes do bom desempenho na Gestão de Suprimentos, em que entender a quantidade ideal, o nível de estocagem e entendimento da demanda são fatores críticos de sucesso para boa gestão de Materiais. Entendemos, também, que a Gestão de Abastecimento em uma empresa deve ter muito bem-estruturado o tripé Planejamento-Compras- Armazenagem, pois a boa gestão dessas etapas permite atender, de forma estratégica, às necessidades de suprimentos das operações em uma empresa. 32 Gestão de Suprimentos Referências ACCIOLY, F.; AYRES, A. P. S.; SUCUPIRA, C. Gestão de estoques. Rio de Janeiro: FGV, 2008. BRASIL. Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993. Regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, institui normas para licitações e contratos da Administração Pública e dá outras providências. Disponível em: http://www. planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8666cons.htm. Acesso em: 20 jun. 2019. DIAS, M. A. P. Administração de materiais: princípios, conceitos e gestão. 6 ed. São Paulo: Atlas, 2005. 33Gestão de Suprimentos http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8666cons.htm http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8666cons.htm Dimensionamento e Controle de Estoques 35Gestão de Suprimentos Para início de conversa… O dimensionamento de estoques é uma parte importante das políticas de manutenção e investimentos em materiais, ganhando importância estratégica na gestão de ativos. Neste capítulo, veremos que os métodos de planejamento de estoque são uma parte importante para a garantia da satisfação de clientes externos e internos. Os métodos de previsão de consumo Último Período, Média Móvel e Média Ponderada são os mais antigos e possuem falhas em sua condução. Diante disso, sistemas de redundância são empregados, como os sistemas de duas gavetas e de inserção do estoque de segurança, como forma de não parar as atividades operacionais da empresa. Veremos, também, que a definição de níveis de segurança para estoques requer, periodicamente, ajustes, pois, como o mercado é dinâmico, ainda mais na sociedade da informação, com tecnologias móveis à disposição do consumidor final, a demanda passa por oscilações. Por fim, estudaremos os mecanismos de controle, como o inventário, sendo este voltado a assegurar confiabilidade por meio do investimento em materiais, de forma transparente. Empresas reservam em sua agenda anual momentos para a contagem de inventário, atividade cansativa, mecânica e repetitiva, porém, necessária para atestar o controle empregado nas movimentações de mercadorias ao longo das operações diárias. 37Gestão de Suprimentos Objetivos ▪ Compreender os métodos de planejamento de estoques. ▪ Entender os sistemas de controle de estoques. ▪ Identificar controles para a acurácia dos estoques. 39Gestão de Suprimentos 1. Métodos de Planejamento para os Estoques A previsão para estoques necessariamente passa por prognóstico ou planejamento das aquisições para atendimento da demanda. Prever, com exatidão, o consumo de uma empresa em um determinado mês representa uma tarefa bastante difícil, mas é necessário chegar a um número que atenda às necessidades de consumo, sem exceder os níveis e sem permitir a ruptura de estoques. A estimativa de consumo de produtos consumidos, comercializados ou adquiridos pelos consumidores e no aguardo de entrega seguem os seguintes passos básicos: ▪ planejamento da empresa; ▪ diferente das metas do comercial; ▪ coerente com os custos de aquisição de materiais. O planejamento em relação ao investimento em inventário segue as políticas de investimentos e pagamentos da organização, em que o funcionário da área de compras segue essa cartilha em suas decisões. A análise que determina que aquisições devem ser diferentes das metas de vendas obedece a premissa de que cada item respeita tempos diferenciados de pedido e entregas. Sem desrespeitar a coerência, os custos relacionados à aquisição de materiais devem seguir valores razoáveis para a política de manutenção de estoques da empresa. As informações que direcionam as decisões voltadas à dimensão e demandas de consumo seguem dois tipos de dados: qualitativos e quantitativos. Dados Precisos Quantitativos - Relacionados a pedidos de vendas anteriores, como mês, ano ou semestre anterior. - Família de produtos relacionados e promoções associadas, como venda de carne e itens para churrasco. - Épocas de maior ou menor sazonalidade por um item. - Lançamento de produto e sua relação com divulgação e propaganda. 40 Gestão de Suprimentos Qualitativos Dados Comportamentais ▪ A experiência da gerência. ▪ A experiência dos funcionários do comercial. ▪ A experiência dos empregados da área de compras. ▪ Dados de pesquisas junto a consumidores. Quadro 1: Informações para Planejamento de Estoques. Fonte: Elaborado pelo autor. A previsão de consumo, segue a técnicas específicas, dividindo-se em três grandes áreas a fim de facilitar o entendimento da previsão de consumo. A saber: Figura 1: Técnicas de previsão de consumo. Fonte: Elaborado pelo autor. As técnicas relacionadas à Projeção representam a expectativa de que as vendas do passado possam se repetir no presente ou que terão algum acréscimo ao longo do tempo. Esses são aspectos puramente quantitativos. Já as técnicas voltadas para a Explicação seguem o volume de vendas do passado, com base em variáveis seguras, sendo utilizados métodos de correlação e de regressão. Por fim, a técnica de Predileção faz uso do conhecimento de funcionários já experientes na área e que conhecem as variações de mercado e podem contribuir com informações relevantes acerca das quantitativas ideias para atender ao período determinado de consumo. Previsão de consumo Projeção Explicação Predileção 41Gestão de Suprimentos Os estudos de demanda podem seguir modelos que lidam com incertezas, como Demanda Dependente e Demanda Independente. Veja, a seguir, suas características: Demanda Dependente Demanda Independente ▪ Todos conhecem. ▪ Segue programação. ▪ É controlada. ▪ A organização não tem controle. ▪ É o mercado que determina volumes, preço e procura. ▪ A empresa desconhece sua previsão. Uma outra forma de estudo segue a lógica da evolução da demanda ou do consumo de produtos: ▪ Evolução de Consumo em Constância. ▪ Evolução de Consumopor Propensão ou Tendência. ▪ Evolução de Consumo por Sazonalidade. A evolução de Consumo por Constância, também chamada de Horizontal, é identificada pelo seu consumo médio. Verifique, no Gráfico 1, a linha horizontal que corta o comportamento de consumo. Gráfico 1: Evolução Horizontal. Fonte: Adaptado de Dias (2008). Consumo (Unidades) Consumo efetivo Consumo médio Tempo (Período) 50 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 42 Gestão de Suprimentos A evolução de Consumo por Propensão ou Tendência estabelece uma relação de aumento de consumo ao longo do período. Observe, no Gráfico 2, a linha inclinada do comportamento da demanda. Gráfico 2: Evolução por Tendência. Fonte: Adaptado de Dias (2008). A evolução de Consumo por Sazonalidade traz como característica o comportamento oscilante da demanda, sendo, em alguns momentos, crescente e, em outros, horizontal. Observe o Gráfico 3. Gráfico 3: Evolução por Sazonalidade. Fonte: Adaptado de Dias (2008). As diversas possibilidades que explicam a evolução do consumo devem considerar aspectos que recebem diversas influências, dentre as quais podemos destacar: Consumo (Unidades) Consumo efetivo Consumo médio Tempo (Período) 50 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Consumo efetivo Consumo médio Tempo (Período) 50 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Consumo (Unidades) 25% 43Gestão de Suprimentos ▪ política; ▪ econômica; ▪ fatores de sazonalidade; ▪ mudanças no mercado; ▪ momento conjuntural. Assim, podemos concluir que, conhecendo o perfil da demanda, torna-se possível o emprego de técnicas para prever o consumo de itens, facilitando a realização de pedidos de mercadorias ou de itens. Observe a Figura 2. Figura 2: Métodos de Previsão de Consumo. Fonte: Elaborado pelo autor. Método do Último Período (MUP) Neste método, repete-se a realidade do período anterior (mês). Vale ressaltar que há empresas que trabalham com a realidade do ano anterior. Período: Agosto Setembro Outubro Novembro Demanda: 29 32 30 30 Tabela 1: Método do Último Período. Fonte: Elaborado pelo autor. Prevê, no período seguinte, o comportamento anterior. Semelhante ao método anterior, porém, considera a média. Semelhante à média móvel, mas faz uso da distribuição de pesos. Método do Último Período Média Móvel Média Móvel Ponderada 44 Gestão de Suprimentos Esse método traz fragilidades grosseiras, pois desconsidera sazonalidades, variáveis externas e a análise de conjuntura, portanto, pode ser que haja ou não assertividade. Nesse método, seguindo o exemplo apresentado na Tabela 1, o pedido que será feito no mês de novembro será de 30 unidades, pois levará em consideração a realidade do mês de outubro. Método da Média Móvel (MMM) Neste método, considera-se a média dos períodos anteriores para projetar a demanda futura. As inconsistências ocorrem quando se trata de períodos em que existe demanda crescente ou decrescente, não sendo atingida a média estabelecida, o que pode acarretar em excesso de mercadoria ou na ruptura do estoque. Veja como funciona: CMM = C1 + C2 + C3 ...... + Cn n Sendo: CMM = Consumo da Média Móvel C1 = Consumo anterior do primeiro período n = Representa o número de períodos anteriores Agora, aplicando esse modelo na Tabela 1, teremos: CMM = 29 + 32 + 30 = 30, 33 ou, para efeito de pedidos, 31 unidades. 3 Média Móvel Ponderada (MMP) Este método considera a ponderação entre as variáveis anteriores, com interesse em estabelecer um valor médio futuro. Para a correta e eficiente aplicação desse método, é importante a adoção das seguintes regras: 45Gestão de Suprimentos ▪ Nos períodos mais próximos, são atribuídos maiores percentuais. ▪ Na última ocorrência de período, atribui-se menor ponderação. ▪ O somatório dos percentuais deve ser de 100%. Veja a fórmula: MMP = C1 X P1 + C2 X P2 + C3 X P3 + .......... Cn X P n Sendo: CMM = Média Móvel Ponderada C1 = Consumo anterior do primeiro período P1 = Percentual aplicado n = Representa o número de períodos anteriores Considere a aplicação do método MMP na Tabela 2: Período Consumo Percentual % Quantidade 1 200 10 20 2 80 20 16 3 200 30 60 4 150 40 60 x - 100 = 156 Tabela 2: Consumo da Média Móvel Ponderada. Fonte: Elaborada pelo autor. 46 Gestão de Suprimentos 2. Sistemas de Controles de Estoques Representa grande desafio para a Gestão de Suprimentos encontrar o dimensionamento ideal do seu volume de estoque, assim como o controle do fluxo durante todo o processo. Métodos são utilizados com o intuito de tornar possível esse desafio em um contexto de demanda real oscilante. A seguir, serão apresentados diversos sistemas e elementos auxiliares na manutenção de estoques. Sistema de Duas Gavetas Este método traz grande facilidade em seu manuseio, sendo ideal para produtos que não possuem grande valor agregado nem grandes problemas com ressuprimento. O sistema de duas gavetas parte da ideia de trabalhar com duas “caixas” ou gavetas, A e B, em que se supõe que, na caixa B, tenha a quantidade necessária para trabalhar por um período e, na caixa A, tenha armazenada a quantidade suficiente de itens necessários para atender à demanda do ponto de solicitação de itens até o ressuprimento, que também é chamado de tempo de reposição de mercadorias (a caixa A é acionada após acabar o estoque da caixa B). Veja, na Figura 3, o funcionamento do sistema. No início da operação, o estoque está em alta e com o seu nível máximo de estocagem. Figura 3: Sistema de Duas Gavetas. Fonte: Adaptado de Dias (2008). Caixa A Caixa B 47Gestão de Suprimentos Durante as operações de produção, venda e consumo, o estoque da caixa B chega a sua condição final de atendimento e, imediatamente, a caixa A entra em atividade para atender à demanda. Nessa fase, o pedido de reposição é processado para B e também para completar o nível de A. Figura 4: Sistema de Duas Gavetas em atividade. Fonte: Adaptado de Dias (2008). Durante a operação, ocorre o consumo em estoque de mercadorias para atender a determinado período X – o que ocorre, semelhantemente, com a caixa B. Sendo feito o pedido de ressuprimento, o estoque de segurança de A garante o atendimento da demanda caso ocorra aumento de consumo. A descrição do Gráfico 4 permite uma melhor compreensão desse fluxo. Observe: Gráfico 4: Manutenção de Estoques. Fonte: Adaptado de Dias (2008). Caixa A Caixa B Tempo Quantidade em estoque Consumo do estoque Re po siç ão do es toq ue Consumo do estoque 48 Gestão de Suprimentos Um elemento importante para que exista o atendimento do ressuprimento de cargas é encontrar o ponto de pedido ideal, o qual deve levar em consideração o tempo que a carga demora a chegar em estoque: é o chamado Ponto de Pedido, conforme demonstra o Gráfico 5. Gráfico 5: Intervalo de Ressuprimento. Fonte: Adaptado de Dias (2008). Nesse método, deve-se estar atento aos fatores fundamentais na manutenção de estoques, como: ▪ consumo e o período; ▪ tempo para estabelecer o pedido; ▪ fazer cálculos para chegar ao quantitativo; ▪ estabelecer os estoques máximos e mínimos (estoque de segurança); ▪ encontrar o Lote de Compras necessário. Sistemas de Máximo-Mínimo A reposição de estoque parte de uma realidade congelada, em que, no mundo real, diversos fatores ocorrem em simultaneidade e alteram os quantitativos para mais ou para menos, conforme o comportamento do mercado. IR Est. Máx PP PP Est. Mín 49Gestão de Suprimentos Estabelecer máximo e mínimo de estocagem traz segurança para gerir as oscilações da manutenção de estoques. Observe que Dias (2008) tenta representargraficamente o momento em que o pedido de reposição de estoques é feito, destacando o tempo entre os pedidos. Gráfico 6: Ponto de Pedido. Fonte: Adaptado de Dias (2008). Sistemas de Revisões Periódicas Este sistema elabora ressuprimento constante, em períodos constantes, sendo necessária a definição de quantidades, período de pedido, intervalos de ressuprimento, sem contar considerações como estoque máximo e estoque de segurança. Gráfico 7: Revisão Periódica. Fonte: Adaptado de Dias (2008). Sistemas MRP I e II A Gestão de Suprimentos tem a missão de encontrar o melhor dimensionamento do estoque para servir à organização por um período, bem como conhecer fluxos, demandas, necessidades de materiais e ferramentas de controle e acompanhamento aplicados à Gestão de Materiais. PP PP IR Est. Mín Est. Máx T Q E. Mn Q Revisão Revisão Revisão Q Q T 50 Gestão de Suprimentos Dentre diversos Sistemas de Controle e Planejamento de Materiais, o MRP (Materials Requirements Planning) trabalha com a requisição de suprimentos. Seus desafios são: ▪ efetivamente manter a disponibilidade do item em estoque para uso; ▪ garantir baixos custos de inventário; ▪ efetuar o planejamento de produção, matéria-prima e entregas. O Sistema MRP atua extraindo de banco de dados informações relacionadas à produção, demanda e recursos. Seu relatório final traz toda a programação de produção para atender a um período. O MRP II traz a incorporação de elementos das áreas relacionadas à produção, como: Recursos Humanos, Finanças, Compras e Marketing, o que agrega praticidade e aplicabilidade à ferramenta. Sistemas ERP São sistemas com bancos de dados interligados, voltados à atividade de produção e atendimento à demanda de uma empresa. Esses sistemas interagem com o financeiro, gestão de estoques, recursos humanos, área comercial e logística, ou seja, com todas as áreas que são vitais dentro de uma empresa. A sigla ERP significa Enterprise Resource Planning ou, em português, Planejamento de Recursos Empresariais. Um sistema de ERP está distribuído em três camadas: ▪ cadastro; ▪ extração de dados relacionados à produção; ▪ customizações para gerar relatórios. Os sistemas ERP relacionam dados diversos, como dados de clientes, fornecedores, produtos e Fisco, dentre outros. Seus benefícios estão principalmente voltados à melhoria de performance dos seguintes aspectos: 51Gestão de Suprimentos ▪ custos com estocagem; ▪ melhor uso de mão de obra; ▪ ganhos de produção; ▪ otimização de processos, logística, ciclo de pedido; ▪ redução do prazo de entrega. Contribuições: WMS, Just in Time, Kanban A Gestão de Suprimentos conta com mais ferramentas, como o Software WMS, que tem por finalidade o melhor gerenciamento de mercadorias dentro de um CD (Centro de Distribuição) ou Armazém. A sigla WMS significa Warehouse Management System ou Sistema de Gerenciamento de Armazém. Após o cadastro da mercadoria, o software encarrega-se de prover o melhor endereçamento dentro do Armazém, desde que todos os parâmetros tenham sido registrados. O sistema também faz a retirada da mercadoria, baixa em estoque, controle de validade, controle do fornecedor e outras funcionalidades muito importantes à Gestão de Suprimentos. Veja, a seguir, mais aplicabilidades do WMS: Aplicabilidades do WMS: Programa recebimento e faz o recebimento de cargas. Direcionamento ou endereçamento da carga nas instalações do CD. Armazenagem da carga e separação da carga em ordem de pedido. A expedição da carga e abastecimento. Vantagens do WMS: Reduz consideravelmente reclamações de clientes com entregas. 52 Gestão de Suprimentos Faz melhor uso dos recursos da organização. Traz diferencial para o negócio. Melhor controle de produtividade, fluxos, armazenagem e desempenho. Quadro 2: Aplicações e vantagens do WMS. Fonte: Elaborado pelo autor. Os sistemas JIT, ou Just in Time, surgem como contribuição da indústria automotiva japonesa e têm por premissa a otimização da produção em função da demanda real. A sigla JIT aplica-se à administração de produção e indica a hora certa para produzir e entregar, de forma que não ocorra excesso e nem a falta do produto. É o perfeito sincronismo da produção com vendas, em que, antes de faltar o produto, a reposição já está acontecendo. Já o sistema Kanban faz uso de cartões identificados no processo de produção e, à medida que a produção acontece, os cartões são deslocados pelos setores; a partir daí, é informada a necessidade de reposição, à medida que a produção do item avança na linha de montagem. Nesse modelo, o estoque está sempre em movimento. 3. Controle e Acuracidade de Estoques A Gestão de Suprimentos conta com um mecanismo de controle chamado de inventário de estoque, que consiste no conjunto de atividades e procedimentos de registro de itens e localização que devem ter acurácia máxima, ou seja, o que está registrado nos sistemas quando de sua entrada deve ser fiel à contagem física de produtos – a isso chamamos de acurácia nos estoques. Conceito e Aplicação de Inventário Físico: Tipologia e Aplicação De tempo em tempo, a contagem de estoque precisa ocorrer para confrontar os mecanismos de controle e apuração mediante sua contagem física. Essa rotina visa verificar: 53Gestão de Suprimentos ▪ possíveis diferenças de precificação; ▪ alguma diferença de registros de forma física x sistema; ▪ levantamento do investimento em estocagem. Empresas que necessitam manter estoques para sua operação lidam com o grande desafio de apresentar a informação real do que se tem armazenado. Tal desafio fica ainda mais emocionante quando a empresa persegue a ideia de trabalhar com nível de estoque mais reduzido ou enxuto, como alguns autores gostam de dizer, sem perder o nível de oferta de um bom serviço prestado ao cliente. O Inventário é uma listagem completa de todos os produtos armazenados no estoque de uma empresa. Ele identifica, classifica e determina o valor de cada produto. Um inventário pode ser Geral ou Rotativo. O inventário geral é feito no fim do exercício, sendo um processo longo, cansativo, porém, necessário para apurar possíveis descontinuidades. Já o inventário rotativo são contagens menores, distribuídas ao longo de todo o ano, podendo envolver grupos diversos de produtos, como: ▪ Grupo A: Para produtos de maior valor agregado e que trazem maior necessidade de controle. Esses produtos devem ser controlados, em média, a cada 3 ou 4 meses. ▪ Grupo B: Esses produtos não representam o carro-chefe da empresa nem possuem alto valor, mas devem ser controlados, pelo menos, a cada 6 meses. ▪ Grupo C: São materiais que não possuem grande saída e podem ser contabilizados, anualmente, no Inventário Geral. Segundo Nogueira (2016), há, ainda, outros tipos de inventário, sendo necessário a empresa escolher o modelo que melhor se adequa a seu negócio. São eles: Inventário Permanente - Neste modelo, existe um processo de inventário periódico, em que todas as SKUs são contabilizadas pelo menos 54 Gestão de Suprimentos uma vez por ano. É comum, dependendo da Classe do Produto, contagem do item A = quatro vezes ao ano, B = duas vezes ao ano e C = uma vez por ano. Inventário Gratuito - Este modelo é aplicável em empresas que fazem uso do Inventário Rotativo nos processos de separação de mercadorias. Nesse caso, há necessidade de inventário se for encontrada informação de algum lote zerado ou a findar-se. Em momentos de ociosidade da mão de obra, funcionários são direcionados à contagem de itens conforme a classe. Os sistemas WMS e RFID já exploram essa prática. Inventário por Grupo ou Itens - Neste caso, um grupo específico de produtos é focado por questões específicas, seja por custo alto do produto ou por ser uma carga muito visada no mercado. Inventário por Amostra - Muito aplicado em procedimento de auditoria. Nesse modelo, parte-se da ideia de que uma amostra representa o todo, de formaestatística. Inventário por Proposição Física - Com ajuda da tecnologia da informação, a organização da carga é viabilizada por meio de endereçagem e localização. O objetivo desse modelo é otimizar o tempo de contagem. Inventário por Lote - Apoia-se ao modelo por proposição física, porém, o Inventário por Lote permite rastrear a informação e obter dados como: acompanhar o consumo de itens, lotes de fabricação e giro em estoque da carga, tornando o inventário mais abastecido de informações. Para melhor êxito no seu desenvolvimento, o planejamento e preparo do procedimento de inventário deve seguir alguns ritos: ▪ convocação dos envolvidos; ▪ distribuição dos mecanismos de registro; ▪ análise física; ▪ definição da forma de execução do inventário; ▪ análises de registros e apurados; ▪ controles de Cut-Off. 55Gestão de Suprimentos Após as etapas de planejamento, resta, então, sua execução. Observe a Figura 3. Figura 3: Etapas do Inventário Físico. Fonte: Elaborado pelo autor. O Resultado Final do Inventário Um termo muito aplicado quando o assunto é Inventário é a Acuracidade ou Acurácia no Inventário, que representa a confiança que o relatório traz, por meio de qualidade na informação, fidedignidade dos dados e precisão nos resultados, de forma que o físico reflita o relatório ou que as informações contidas no sistema sejam a realidade encontrada no estoque no momento. Sustentar a fidelidade das informações durante as operações diárias representa um grande desafio e exige planejamento e ação com mecanismos auxiliares aos processos de trabalho, sem que se tornem barreiras operacionais. A Acurácia tem sua importância, pois irá descortinar falhas nos processos, inconsistências, possíveis fraudes ou, ainda, procedimentos de trabalho, o que pode ser nocivo aos resultados esperados de produtividade e qualidade. De acordo com Nogueira (2016), ao final dos processos, quando analisados dados da ficha de inventário com os quantitativos físicos encontrados Convocação dos participante do Inventário. Registros de Inventário. Cut-Off: Cruzamento de itens com relatórios e notas fiscais. Arrumação dos itens inventariados: áreas, setores, produtos, espaço circulante. Contagem ou apuração do estoque. Explicações, reconciliação, ajustes… Cada empresa nomeia da forma que achar mais adequada e que mais representar essa fase, em que se procuram justificativas para inconsistências encontradas em estoque. 1 2 3 4 5 6 56 Gestão de Suprimentos em estoque, gera-se um resultado que representa o índice de acurácia do relatório emitido, sendo esse um saldo indicador gerencial. Veja a equação: Equação da Acuracidade Acuracidade = Quantidade de informações com Saldo Correto x 100 Quantidade de itens verificados Ao longo deste capítulo, foi possível conhecer os diversos métodos de planejamento considerados pelas empresas e seus critérios de formulação. Para atender às diversas demandas de consumo, o mercado lança mão dos métodos Último Período, Média Móvel e Ponderada Móvel. Já no interior das empresas, predominam os métodos de controle de estoque, como: duas gavetas, máximos e mínimos, além dos controles, softwares e sistemas que também são empregados nessa tarefa. 57Gestão de Suprimentos Referências DIAS, M. A. P. Administração de materiais. São Paulo: Atlas, 2008. NOGUEIRA, A. S. Logística empresarial: um guia prático de operações logísticas. 2 ed. São Paulo: Atlas, 2016. Níveis de Estoques 59Gestão de Suprimentos Para início de conversa… Ao longo deste capítulo, os elementos mais importantes da manutenção de estoques serão apresentados como forma de garantia da continuidade das atividades associadas ao negócio. Atender, vender e produzir são exemplos bem interessantes associados à ideia de manutenção dos níveis de produção. A Curva Dente de Serra representa o elemento material da movimentação de estoques, em que percebe-se a venda, o consumo e o ressuprimento sendo atividades normais e necessárias para a saúde operacional da organização. Atender a demanda sem provocar a ruptura de estoque representa um exemplo de boa gestão de suprimentos. Então, prepare-se para conhecer mais sobre a Gestão de Suprimentos por meio dos Níveis de Estoques. 61Gestão de Suprimentos Objetivo Identificar os elementos de ressuprimento e a dinâmica dos estoques, utilizando como base a ferramenta Dente de Serra. 63Gestão de Suprimentos 1. Conceito e Aplicação da Curva Dente de Serra e os Elementos de Ressuprimento A manutenção de estoques, tarefa essencial da Gestão de Suprimentos, tem como meta atender de forma inteligente e econômica os níveis de demanda durante o exercício das atividades empresariais. A sobra excessiva de itens, ou ainda, a falta de itens em estoque são fatores indesejáveis para a Administração de Materiais, sendo o JIT (Just in Time) o sonho ideal de cada organização. O JIT representa o perfeito sincronismo que atende à demanda real. Com este sistema, o produto ou matéria-prima chega ao local de utilização somente no momento exato em que for necessário, ou seja, os produtos são fabricados ou entregues a tempo de serem vendidos ou montados; não existe estoque parado. Gráfico Dente de Serra De forma gráfica, consumo e reposição são demonstrados, a fim de percebermos os níveis de estocagem. Estes níveis sofrem redução à medida que o tempo passa, em virtude do movimento de vendas. Níveis de estoque Modelo da curva dente de serra - gráfico CONSUMO Re po siç ão 140 120 100 80 60 40 20 J F M A M J J A S O N D Tempo ( T ) 2 Quantidade CONSUMO Gráfico 1: Abastecimento de estoques. Fonte: Adaptado de Dias (2009). No Gráfico 1, observe que o período de vendas tem seu início com 140 unidades, e à medida que os meses de janeiro, fevereiro, março, abril e maio continuam com vendas, é em junho que este estoque finda. No mesmo mês de junho, ocorre a reposição (com as mesmas 140 unidades), durando até o mês de dezembro. 64 Gestão de Suprimentos Observe que, no exemplo de consumo do gráfico, são considerados os seguintes aspectos: ▪ A demanda se conservou constante. ▪ Os pedidos de reposição ocorreram em sincronismo com o fim das mercadorias. ▪ Não ocorreram falhas na entrega, com fornecedores e com funcionários. ▪ Não ocorreram greves que impedissem o tráfego das mercadorias. ▪ Não aconteceu nenhuma manutenção de última hora. A escassez de mercadorias, em função do não reabastecimento, em decorrência de vendas contínuas, chama-se ruptura de estoque, que nem sempre pode ser caso de ineficiência gerencial, pois diversas fábricas em períodos de recesso chegam à ruptura, em virtude do temor da sobra de produtos em período de atividades paralisadas. Observe que, no Gráfico 2 (Curva Dente de Serra com Ruptura), no mês de junho, não ocorre o ressuprimento (pontilhado). Nesta simulação, os meses de julho a setembro poderiam ficar sem o devido abastecimento, chegando a dever 80 unidades para o mercado. Curva Dente de Serra com Ruptura Quantidade em estoque Re po siç ão do es toq ue CONSUMO DO ESTOQUE CONSUMO DO ESTOQUE 140 120 100 80 60 40 20 0 -20 --40 -60 -80 J F M A M J J A S O N N J J A S Q Tempo Gráfico 2: A ruptura de estoque. Fonte: Adaptado de Dias (2009). 65Gestão de Suprimentos A gestão eficiente de materiais prevê um quantitativo suficiente para atender a demanda no período onde encerra o estoque e ocorre o reabastecimento. Este estoque é chamado de estoque de segurança, ou também, nível mínimo. O nível mínimo ou estoque de segurança representa a realidade de consumo e tempo de entrega de mercadorias, considerando-se o tempo para entrega a partir do pedido ou solicitação de mercadorias. Tal estoque mínimo deve ser sempre analisado, pois na manutenção de estoques, o mercado é dinâmico, sendo oscilante a demanda. O ajuste e correções para aumentar o nívelde segurança ou reduzir o pedido são procedimentos que não podem ser desconsiderados. Curva Dente de Serra com Estoque Mínimo Estoque Mínimo Quantidade em estoque Re po siç ão do es toq ue CONSUMO DO ESTOQUE CONSUMO DO ESTOQUE 140 120 100 80 60 40 20 0 Q TempoJ F M A M J J A S O N N Observações: ▪ O estoque iniciaria com 140 unidades. ▪ Quando chegasse a 20 unidades, deveria ser reposto em 120 unidades. ▪ A quantidade de 20 unidades serviria como segurança para eventualidades. ▪ Esse estoque de 20 unidades será considerado estoque morto Gráfico 3: Estoque mínimo. Fonte: Adaptado de Dias (2009). 66 Gestão de Suprimentos Aos movimentos de entrada e saída de mercadorias, representados graficamente, nominamos de Gráfico Dente de Serra. Semelhantemente às serras contidas em um serrote, as oscilações em estoque, conforme as políticas de manutenção de mercadorias, seguem diversas subidas e descidas em quantidades armazenadas, sendo o histórico semelhante aos dentes de uma serra. O serrote é, então, uma figura inspiradora para compreendermos que os pedidos são feitos constantemente para assegurar a qualidade dos produtos, economia e otimização de estoques. Os Elementos de Ressuprimento São diversos os componentes do ressuprimento de mercadorias que, no decorrer das operações diárias, não nos damos conta que se trata de um processo técnico, lógico e preciso, quando conhecemos esta dinâmica. Observe o Gráfico 4 a seguir: Tempo D1 Q Emax D2 D3 Q EM PP ES IR IR IP Gráfico 4: Elementos de ressuprimento. Fonte: Adaptado de Dias (2009). A dinâmica de ressuprimento representa um conjunto de procedimentos interligados, conforme descrição do Quadro 1. 67Gestão de Suprimentos D = Demanda Considera-se o consumo, venda ou necessidade de abastecimento para um determinado período. Q = Quantidades Representa a quantidade de itens ou materiais necessários ao atendimento da demanda. Emax = Estoque Máximo Considera-se o nível máximo de abastecimento quando o ressuprimento atinge o nível máximo, caso não haja redução de pedido, obviamente. Em = Estoque Médio Após ciclos de ressuprimento, representa a quantidade média para atender a demanda somada ao estoque de segurança. PP = Ponto de Pedido Momento importante em que solicita-se o reabastecimento de itens. Não atender a este momento poderá representar mais adiante a ruptura de estoques. ES = Estoque de Segurança Quantidade de itens reservados, a fim de garantir mercadorias ou suprimentos enquanto aguarda-se o reabastecimento. Funciona como dispositivo de segurança para que não ocorra a ruptura de estoque. IR = Intervalo de Ressuprimento Representa o intervalo entre o pedido e a entrega de mercadorias. IP = Intervalo de Pedido É o período que compreende a entrega de um pedido até o momento de entrega de um outro pedido. Quadro 1: Elementos de ressuprimento. Fonte: Elaborado pelo autor. No tópico a seguir, iremos conhecer, mais detalhadamente, o estoque de segurança, os fatores que influem na reposição de mercadorias e, também, fatores importantes no ponto de pedido. 2. Cálculo do Estoque de Segurança, Tempo de Reposição e Ponto de Pedido A escolha do estoque mínimo representa um momento de grande importância na Gestão de Suprimentos, pois a definição deste número determina como será o nível de estresse durante as operações no referido período. Já pensou o que é saber da baixa de estoque a níveis de ruptura e não saber como repor, a tempo, este estoque? Este é, portanto, um desafio e tanto. 68 Gestão de Suprimentos Estoque de Segurança O estoque de segurança, ou estoque mínimo, representa a quantidade suficiente para abastecer a demanda enquanto aguarda-se o reabastecimento, de forma que não ocorra falta de mercadoria. Observe as possíveis causas da ruptura de estoques: ▪ Aumento no consumo de forma não prevista. ▪ Erro no dimensionamento do estoque mínimo. ▪ Entregas a menor por parte de fornecedores. ▪ Erros de contagem no inventário. ▪ Problemas na entrega, influindo em atrasos. }} Tempo 70 5 dias 20 ES Gráfico 5: Estoque de segurança. Fonte: Adaptado de Dias (2009). Claro que, na dinâmica do mundo real, outros fatores podem ser somados aos anteriormente descritos, mas, o que deve estar claro em nossas mentes é que o estoque de segurança representa o investimento técnico da organização para a garantia da satisfação do consumidor, mantendo níveis razoáveis de investimentos à organização. Para determinar o estoque mínimo, é necessário elaborar uma projeção satisfatória para um período e fazer uso de informações estatísticas. 69Gestão de Suprimentos Segundo Dias (2009), um exemplo para compreendermos melhor o cálculo do estoque mínimo pode ser aplicado na empresa Sabor da Terra. Observe: ▪ Consumo necessário = 3.200 unidades. ▪ Quantidade atendida = 2.900 unidades. ▪ Quantidade não entregue = 400 unidades. Encontrar o grau de atendimento (G.A.) seria aplicar a seguinte operação: G.A. = ((2.900) / (3.200)) x 100 = 91% No caso acima, o atendimento ficou em 91% e, é claro, que a pretensão será sempre atender 100% da demanda. Sabemos que nem sempre iremos acertar, mas o consumo deve ser atendido pela previsão de vendas. Tempo Nív el de es toq ue Estoque médio Estoque de segurança Gráfico 6: Performance do estoque de segurança. Fonte: Adaptado de Dias (2009). O estoque mínimo traz segurança operacional para a continuidade das operações no cotidiano das organizações. Trabalhar no limite pode ser muito arriscado, pois nem sempre conseguimos a proeza do Just in Time. Tempo de Reposição Elemento fundamental para estabelecer o estoque de segurança, o tempo de reposição inclui a verificação em estoque das quantidades armazenadas de 70 Gestão de Suprimentos itens ou matéria-prima, até que a reposição possa ser entregue na empresa. Para tal, este momento envolve três etapas. Veja a seguir: Envio e emissão de pedido: Ações voltadas ao envio do pedido de materiais ao fornecedor. Arrumação do pedido: Envolve o tempo para preparo do produto, aquisição dos itens e arrumação do pedido e envio pelo transporte para o solicitante. Transporte: Envolve o tempo de transporte do fornecedor até o cliente. Em face da importância deste intervalo de tempo, ele deve ser real, pois um erro de margem pode acarretar em ruptura de estoque. Imagine esta situação em setores que não podem parar, como a merenda escolar, farmácia hospitalar, indústria de medicamentos etc. Curva Dente de Serra com Tempo de Reposição X Ponto de Pedido Estoque Mínimo Quantidade em estoque 140 120 100 80 60 40 20 0 PP TR 1 2 3 1- Emissão do pedido 2- Preparação do pedido 3- Transporte Tempo Observações: ▪ Quando o estoque atinge o ponto de pedido(PP), o item necessita de um novo ressuprimento. ▪ Esse estoque de 20 unidades será considerado estoque morto. Para o cálculo do estoque disponível (estoque virtual), deve-se considerar: ▪ Estoque existente (físico). 71Gestão de Suprimentos ▪ Fornecimentos em atraso. ▪ Fornecimentos não entregues, mas ainda dentro do prazo. Gráfico 7: Tempo de reposição. Fonte: Adaptado de Dias (2009). Ponto de Pedido O ponto de pedido (PP) representa o momento exato onde o pedido de reabastecimento deve ser feito, pois qualquer postergação, diante do tempo para repor, poderá comprometer o estoque de segurança e provocar possível ruptura. Observe os fatores que devem ser respeitados para o cálculo disponível de estoques: ▪ O estoque físico. ▪ Atraso de fornecimento de materiais. ▪ Entregas ainda não positivadas, porém ainda no prazo. Empresas mais proativas consideram o estoque virtual, que representa a junção dos elementos citados anteriormente. EV = EF + SF + EI EV = Estoque virtual. EF = Estoque físico. SF = Saldo de fornecimento. EI = Estoque em inspeção. A fórmula do PP pode ser compreendida como sendo o saldo em estoque e os quantitativos destinados à reposição de materiais,
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