2 SECRETÁRIO ESCOLAR

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1-FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA 
 
1.1-Conceito de Secretário Escolar 
 
É o responsável direto da Secretario da Unidade educativa. Seu papel 
reveste-se de indiscutível importância para o melhor 
funcionamento da escola, competindo-lhe a organização e preservação de toda a 
documentação da Unidade Educativa, seja, de forma escrita ou digitalizada. 
A amplitude de suas funções, o coloca em relação direta e permanente com 
diferentes áreas de atuação da Unidade Educativa, exigindo sua interação com 
todos os envolvidos, no trabalho escolar, O Secretário(a) atinge seus objetivos 
através do trabalho coletivo. Os objetivos são alcançados quando todos os membros 
se sentem responsáveis por sua realização. 
 assistente de educação especialidade: secretário escolar requisitos: certificado, –
devidamente registrado, de curso de nível médio (antigo segundo grau), expedido 
por instituição de ensino reconhecida pelo ministério da educação (mec), 
acrescido de curso técnico de secretário(a) escolar. descrição sumária das 
atividades: auxiliar o chefe de secretario, sob a sua supervisão, nos assuntos 
relacionados à movimentação e vida escolar do aluno, executando trabalhos 
qualificados, inclusive os de orientação, relativos à secretario da unidade. (gdf, 
2009, p. 1). 
 
O Secretário(a) escolar, deve ordenar as diversas atividades do trabalho da 
Secretario Escolar, organizar o ambiente e administrar coerente e conjuntamente os 
aspectos administrativos, econômicos e de relações humanas, empregando de 
forma adequada e segura recursos materiais e humanos colocados a sua 
disposição. Suas responsabilidades incidem sobre a unidade escolar como um todo: 
Grupo Técnico Pedagógico; Corpo Docente; Grupo de Apoio Operacional e Corpo 
Discente. 
 O cargo de assistência de educação exige o certificado de curso técnico em 
Secretário(a) escolar, uma vez que este profissional deve trabalhar diretamente 
como Chefe de Secretario. Nesse concurso são exigidos como requisitos de 
avaliação as habilidades e conhecimentos gerais em língua portuguesa, atualidades 
(Tópicos relevantes e atuais de diversas áreas, tais como política, economia, 
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sociedade, educação, tecnologia, energia, relações internacionais, desenvolvimento 
sustentável, responsabilidade socioambiental, segurança e ecologia e suas 
vinculações históricas), noções de informática, matemática, raciocínio lógico, 
legislação. Em relação aos conhecimentos específicos do cargo de especialidade 
em Secretário(a) colar, são exigidos conhecimentos como: Es
 
 Dessa forma, o candidato deve estudar a teoria e as habilidades práticas 
envolvendo as noções de conhecimentos gerais e específicos. Sendo assim, esse 
cargo nas escolas públicas é assumido por funcionário de cargo efetivo. 
 
Já no caso da atuação do Secretário em instituições educativas, as 
diretrizes e atribuições estão organizadas no Regimento Escolar da 
instituição de ensino. Para o candidato assumir o cargo Secretário(a) de 
escolar em Instituições particulares depende do ato homologado pelo 
representante legal da Instituição (GIANINI E JUNIOR, 2010). 
 
Em relação à seleção e escolha do profissional nessas escolas na cidade 
pesquisada, foi verificado que a maioria dos Secretário(a)s escolares, apoio 
administrativo e demais trabalho envolvendo a gestão da secretario escolar, são 
cargos ocupados por parentes dos diretores, coordenadores e demais responsáveis 
pelas escolas. 
Outro dado verificado, é que em alguns casos temos na composição da 
gestão da secretario escolar um auxiliar administrativo que realiza a maior parte das 
atividades, mas não responde oficialmente pelo secretário . 
Porém há escolas em que a composição é diferente tendo o chefe de 
secretario que é o gestor da secretária, o Secretário(a) e outros auxiliares 
administrativos todos compõem a gestão da secretária escolar. Nesse caso, os 
espaços, as atividades e a posição hierárquica são diferenciados pelo porte grand e 
ou pequeno da instituição de ensino. Essa variação das atividades pode ocorrer em 
relação ao Chefe de Secretario Escolar, ao Secretário(a) e aos auxiliares 
administrativos, embora as atribuições expressas no Manual do Secretário(a) e no 
Regimento Escolar permaneçam as mesmas. 
 
1.2-Atribuições do cargo de Secretário escolar 
 
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A pesquisa també m apresentou o dado bibliográfico sobre as Atribuições do 
cargo de Secretário escolar de que há muitos Secretário escolares que possuem 
ensino superior (em áreas como pedagogia, letras, administração, história e etc.), o 
que faz com que a concorrência ao candidato com curso técnico seja maior. 
Este trabalho tem o propósito de apresentar uma contribuição aos 
profissionais que atuam como Secretário escolar e no processo de formação de 
alunos que buscam neste campo de conhecimentos se realizarem como 
profissionais na gestão secretario escolar da 
Para falar de educação profissional no Brasil, é imprescindível ter-se por 
base o olhar político e pedagógico de Kuenzer (2001). De acordo com essa autora, 
trabalhar com ensino profissionalizante é trabalhar com o conceito mais amplo de 
educação, de modo a atrelar todas as formas de educação. Se baseando em Kenzer 
no sentido de ampliar a visão e ação da educação esse estudo se constituiu que 
resultado 
O trabalho realizadas na educação profissional, abarcando as necessidades 
de formação de alunos do Curso Técnico em Secretario Escolar do para secretario, 
Essa é uma ação de educação científica buscando fundamentação para essa 
profissão que pretendeu aproximar os alunos ao máximo da prática de trabalho, 
oportunizando um contato maior com a profissão por meio de atividades, entrevistas 
pesquisas e conhecimento do ambiente da secretario escolar em escolas públicas e 
privadas. 
De acordo com Moran (2000.p.61), 
 
conhecer significa compreender todas as dimensões da realidade, captar e 
expressar essa totalidade de forma cada vez mais ampla e integral. Para 
isso a construção do conhecimento no espaço da educacional profissional 
não deve ocorrer apenas pelos livros didáticos, mas o levantamento desta 
prática poderá constituir-se em um mecanismo para construção de novos 
conhecimentos no mundo do trabalho. Por isto, é preciso conhecer o 
ambiente escolar, emergir-se na rotina desta profissão. 
 
O ambiente de trabalho é considerado aqui como um campo na visão do 
sociólogo Bourdieu (2004), que, ao abordar sobre as estruturas institucionais da 
sociedade define o campo como lugares de relações de forças que implicam 
tendências imanentes e probabilidades objetivas. Assim, no campo da educação, em 
que este profissional atua, há estruturas que ordenam as atividades constituindo 
hierarquias, relações de poderes, saberes, competências, habilidades etc, 
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configurando um lugar de forças e lutas constantes. 
 Dessa forma as estruturas sociais no trabalho são constituídas, mas neste 
campo está presente o que o autor chama de hábitos que é a dimensão individual , 
do agente social que pensa, cria, sente e se realiza. 
Para Bourdieu (op.cit.) os hábitos é uma maneirade ser permanentemente 
duráveis que podem levar a resistir às forças do campo, ou constituir novas formas 
de reafirmar as forças existentes como relevantes por meio da prática cotidiana. É 
neste processo de estar dentro e atuando no campo de trabalho que o sujeito 
incorpora e passa a ser produtor do conhecimento, como também passa a construir 
novos conhecimentos relevantes no espaço profissional. 
E para compreender o que é o campo no espaço educativo inicialmente se 
procurou verificar como era a composição administrativa e pedagógica das escolas, 
uma vez que de acordo com Gianini e Junior (2010) Secretário/gestor o 
desempenha diversas funções (múltiplas funções), que, direta ou indiretamente, 
auxiliam no pronto desenvolvimento administrativo-acadêmico de uma Instituição de 
Ensin o. 
 
Assim, a direção escolar, a secretario da escola, o pessoal não-docente, teriam 
atribuições administrativas, por contraposição às atribuições pedagógicas dos 
educadores em suas atividades com os educandos. Certamente que essa 
distinção entre atividades-meio (que precedem e dão sustentáculo às atividades-
fim) e atividades-fim (que se dão na relação direta entre educador e educando), é 
legítima e necessária para perceber suas especificidades e tratá-las como tais 
(Paro, 20 , p. 6). 13
 
Segundo Paro (2004), a Administração Escolar chamava a atenção, em 
1956, para a impropriedade de se restringir o conceito de estrutura da escola ao 
aspecto meramente administrativo, considerando que este “é apenas um elemento 
da estrutura total da escola”. 
A secretária deve zelar pela guarda e sigilo de toda essa documentação, 
bem como manter os arquivos de legislação de ensino atualizados, dos quais é 
responsável pelo cumprimento. Além disso, ela deve acompanhar as reuniões dos 
conselhos de classe, registrando os resultados finais, bem como assinar, com o 
diretor, a documentação dos alunos. 
Como a secretario centraliza tamanha quantidade de informações, a 
secretária deve estar sempre pronta para atender aos educadores, entregando os 
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diários de classe preenchidos, por exemplo, assim como aos demais funcionários e 
alunos. 
Organizar os dados de forma funcional, para que o atendimento seja rápido 
é muito importante para a qualidade desse serviço. O uso de computadores pode 
ajudar bastante, e vem sendo cada vez mais adotado pelas escolas. Afinal, o 
arquivamento eletrônico facilita o registro, a edição, o cruzamento de informações e 
a impressão, além de não ocupar espaço físico. 
1.3-A legalidade do secretário escolar 
A situação do Secretário(a) escolar após a recente aprovação da Deliberação 
no. 16, em complemento às 20 áreas do ensino técnico profissionalizante, 
estabelecidas pela LDB, definiu-se que para o exercício da função de Secretário(a) 
escolar é necessário o diploma do curso de técnico em Secretario Escolar ou de 
licenciatura plena em Pedagogia (qualquer área) ou de pós-graduação lato sensu de 
360 horas em universidade credenciada. 
PRORROGAÇÃO DA AUTORIZAÇÃO - estabelecimentos de ensino sem os
condições plenas para o reconhecimento, devem solicitar a prorrogação da 
autorização por um prazo de 02 (dois) anos, uma única vez. Dentro do 
prazo da prorrogação da autorização, o Núcleo Regional de Educação 
credencia um estabelecimento de ensino reconhecido para certificação dos 
alunos dos estabelecimentos sem reconhecimento. A Deliberação nº 11/05 - 
CEE ampara os estabelecimentos sem reconhecimento, até o final do ano 
de 2006. RENOVAÇÃO DO RECONHECIMENTO - a cada 5 anos 
decorridos do reconhecimento de cada curso, o estabelecimento de ensino 
deve encaminhar para o DIE/ CEF, a solicitação do ato de renovação do 
reconhecimento, através de um processo, que sendo aceito 
 
 É ele que juntamente com seus gestores, responde administrativamente e 
legalmente pela documentação escolar, além de ser o elo de ligação entre a 
administração e a equipe pedagógica. O Secretário(a) escolar é o responsável por 
planejar, coordenar e executar as ações da secretario da escola, respondendo por 
suas imputações de modo a assegurar o mais perfeito e regular desenvolvimento 
dos trabalhos administrativos, dentro dos prazos estabelecid . os
 
 
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 O Secretário(a) escolar é um profissional essencial para o estabelecimento 
de ensino, o seu papel hoje é de Gestor Administrativo. Suas atribuições 
compreendem atividades essenciais como: indicar aos gestores (diretores) 
decisões a serem adotadas; receber a comunidade; analisar os documentos 
dos alunos e averiguar se há irregularidades; estabelecer ação conjunta 
com a orientação pedagógica e demais setores. 
 
 Na qualidade de profissional que trabalha diretamente com a clientela da 
escola externa (aqueles que compram os serviços da escola) e interna (os 
colaboradores dentro da escola) precisa evidenciar o bom atendimento, que desde 
aí ou a partir daí caberá causar a boa impressão da escola (nunca haverá um 
segundo momento para você causar uma primeira boa impressão) e uma série de 
qualidades pessoais e profissionais como iniciativa, dinamismo, segurança, 
estabilidade emocional, bom senso, cooperação, honestidade, respeito, discrição, 
organização, liderança, atenção, cortesia, responsabilidade e humanização. 
Apesar de estarmos em espaços que, aparentemente, promovem o 
encontro em grupo, a troca e o diálogo como a escola, impera o 
individualismo, a competitividade e o desgaste das relações, como nos traz 
“Chegamos enfim ao paradoxo: o tão decantado individualismo 
leva ao esmagamento do indivíduo como pessoa MELLO & 
NOVAIS (1998, p.657), 
Muito embora a gestão democrática está atualmente presente nos discursos, 
ela exige uma afirmação concreta exercitada cotidianamente nas relações dentro e 
fora da escola. Assim, na gestão compartilhada nada é decidido unilateralmente, 
mas na participação cotidiana e articulada entre todos os membros da escola. 
A escola deve buscar mecanismos que favoreçam um trabalho avançado e 
inovador, tanto educacionalmente ou socialmente, em favor de uma atuação que 
mobilize seus integrantes em direção a uma maior capacidade de dar respostas aos 
desafios que a nossa sociedade impõe. Essa visão macro de escola em relação a 
família poderá contribuir para que tenhamos uma maior clareza do que podemos 
fazer no enfrentamento das questões socioeducativas que permeiam escola e 
família no contexto social. 
Além disso, incluem traços de personalidade e caráter que definem 
comportamentos nas relações sociais de tr alho, como: capacidade de iniciativa, ab 
comunicação, disponibilidade para inovações e mudanças, assimilação de novos 
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valores de qualidade, produtividade, competitividade, saber trabalhar em equipe, ser 
capaz de decidir problemas e desempenhar trabalhos nov e diversificados. os
É o setor da escola responsável pelos serviços de secretario que realiza 
todas as funções destinadas a manter os registros, os arquivos de documentação 
dos alunos e dos funcionários, além de comunicados e expedições para apoiar o 
desenvolvimento do processo escolar, dando valor legal a toda a documentação 
expedida com aval do Secretário(a) responsável e da Direção da Escola. 
Dentro de suas características, a Secretario regula a admissão e a saída dos 
alunos e compõe os arquivos,os livros e os prontuários necessários para o devido 
funcionamento da escola. 
1.4-Qual é a importância da secretario escolar? 
A secretario escolar é responsável pela manutenção registros, arquivos e dos
documentação dos alunos, professores e funcionários da escola, além da execução dos 
trabalhos administrativos e expedição de comunicados que apoiem o desenvolvimento do 
processo escolar. 
O ambiente também é a porta entrada de da escola, e por isso deve refletir a 
filosofia de trabalho e o projeto pedagógico da instituição. Assim, é essencial que haja 
uma estrutura organizada, equipamentos adequados e profissionais de atendimento 
capazes de acolher os pais, resolver as questões burocráticas e colocar o aluno sempre 
como prioridade no processo. 
É através do Secretário(a) escolar e de sua organização, que a escola tem 
acesso a dados estatísticos de aprendizagem, sociais, familiares e sociais 
de seus/suas educandos/as, sendo que esta organização deve ser de fácil 
acesso a todos/as os membros da escola com a devida identificação destes 
documentos, “Não basta limpar, inventariar e organizar, é também 
fundamental reinstalar a informação a partir de uma nova organização, para 
que o acervo e a conservação condignos sejam possibilitados” 
(MAGALHÃES, 1999,p.59) 
O trabalho dos funcionários de uma secretario escolar depende de alguns 
móveis e equipamentos específicos, que favorecem a organização e a eficiência. 
Assim, os funcionários devem informar gestores quanto à necessidade novos os de 
armários, prateleiras e gaveteiros, muito úteis na organização deste setor. 
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Além disso, é interessante investir em arquivos e caixas organizadoras para 
arquivar os documentos, o que permite dividi-los de acordo com a frequência em que eles 
precisam ser acessados. As bandejas também são muito úteis para comportar 
documentos pendentes de liberação e resolução até que o responsável tome as 
providências necessárias. 
Em suas funções diárias, o Secretário(a) escolar deve ser mais do que uma 
pessoa encarregada de digitação das correspondências, manutenção do 
arquivo e atendimento de telefonemas. Às vezes, esse profissional é a 
ponte entre aqueles que tomam decisões gerenciais e os que executarão 
tais decisões; muitas vezes, porém, toma decisões e executa tarefas 
relevantes e decisivas. É, pois, nesse momento, verdadeiro assessor, 
função que exige competências e formação básica bem específicas 
(MEDEIROS e HERNANDEZ,1999, p.17). 
É importante que a secretario adote uma forma categorização de de
arquivos, dependendo das necessidades de organização. Os documentos podem ser 
arquivados por tipo (boletins, relatórios, estatutos, históricos, etc.), por data, ou pelo nome 
dos alunos em ordem alfabética. 
Neste cenário que o/a Secretário(a)/a escolar deve constituir-se muito além 
de um/a mero/a executor/a de tarefas burocráticas, mas de um/a profissional que 
tem em mãos dados essenciais para pensar estrategicamente o processo 
pedagógico da escola, bem como a memória dos sujeitos que nela estão ou 
estiveram inseridos. A amplitude de suas funções, o coloca em relação direta e 
permanente com diferentes áreas de atuação da Unidade Educativa, exigindo sua 
interação com todos os envolvidos, no trabalho escolar, 
A localização dos documentos nos arquivos também pode ser facilitada pelo uso 
de cores ou de etiquetas nas diferentes pastas. Assim, é possível achar rapidamente 
qualquer documento necessário e evitar perdas ou extravios. 
É importante que sejam adotados procedimentos de arrumação contínua do 
local, de forma a manter a secretario e os arquivos sempre organizados. É preciso que os 
documentos e materiais já utilizados sejam devolvidos ao seu local de origem e que os 
que não são utilizados sejam descartados. 
Assim, deve- criar entre funcionários uma cultura organização e se os de
limpeza. Vale lembrar que a secretario é, muitas vezes, o primeiro contato de um aluno 
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ou responsável com a escola. Por isso, o ambiente deve estar sempre arrumado para 
passar uma boa impressão a quem chega lá. 
E para compreender o que é o campo no espaço educativo inicialmente se 
procurou verificar como era a composição administrativa e pedagógica das escolas, 
uma vez que de acordo com Gianini & Gerardin Junior (2010) o secretário/gestor 
desempenha diversas funções (múltiplas funções), que, direta ou indiretamente, 
auxiliam no pronto desenvolvimento administrativo acadêmico de uma Instituição de 
Ensino. 
Segundo Paro (2013), a Administração Escolar chamava a atenção, em 
1956, para a impropriedade de se restringir o conceito de estrutura da escola ao 
aspecto meramente administrativo, considerando que este “é apenas um elemento 
da estrutura total da escola”. 
 Assim, a direção escolar, a secretario da escola, o pessoal não-docente, 
teriam atribuições administrativas, por contraposição às atribuições 
pedagógicas dos educadores em suas atividades com os educandos. 
Certamente que essa distinção entre atividades-meio (que precedem e dão 
sustentáculo às atividades-fim) e atividad -fim (que se dão na relação es
direta entre educador e educando), é legítima e necessária para perceber 
suas especificidades e tratá-las como tais (Paro, 2013, p. 6). 
 
Dessa maneira, Paro (2013) considera que a estrutura administrativa da 
escola diz respeito à ordenação desta com vistas à realização das atividades de 
planejamento, organização, direção, controle do pessoal e dos recursos materiais e 
financeiros, deixando de incluir no plano explicitamente administrativo as atividades 
imediatamente pedagógicas. 
1.5-Os Objetivos de Uma Secretario Escolar 
O Secretário(a) ou Secretária Escolar tem por responsabilidade organizar, 
sistematizar, registrar e documentar todos os fenômenos que se processam no 
domínio da unidade escolar, tornando transitável seu funcionamento administrativo e 
afiançando sua legalidade e a validade de seus atos. 
De acordo com Ribeiro (2004), o espaço escolar deve compor um todo 
coerente, pois é nele, e a partir dele, que se desenvolve a prática pedagógica. 
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Sendo assim, ele pode construir um espaço de possibilidades ou de limites. Tanto o 
ato de ensinar como de aprender exigem condições propícias ao bem-estar docente 
e discente. Assim, a atividade significa a ação a ser efetivada num espaço, como por 
exemplo, uma aula. 
Segundo Paro (2013), a Administração Escolar chamava a atenção, em 
1956, para a improprieda de se restringir o conceito de estrutura da escola ao de
aspecto meramente administrativo, considerando que este 
“é apenas um elemento da estrutura total da escola”. Assim, a direção 
escolar, a secretario da escola, o pessoal não-docente, teriam atribuições 
administrativas, por contraposição às atribuições pedagógicas dos 
educadores em suas atividades com os educandos. Certamente essa que 
distinção entre atividades-meio (que precedem e dão sustentáculo às 
atividades-fim) e atividades-fim (que se dão na relação direta entre 
educador e educando), é legítima e necessária para perceber suas 
especificidades e tratá-las como tais (Paro, , p. 6). 2013
 
 O espaço é o contexto imediato e sensível, no qual essa ação se 
desenvolve. Incluímos nele o universo dos meios físicos ou objetos (equipamentos, 
máquinas,ferramentas, árvores e mobiliário) que fazem parte da ação efetuada. 
Toda a ação interativa, interpessoal ou direta que ocorre na escola, envolvendo os 
educandos e os educadores, inclusive os funcionários, incide nos ambientes 
construídos 
 
 Elevar a importância que tem a documentação em qualquer atividade 
humana organizada pode ser algo desnecessário. Satisfaz apenas lembrar-se da 
seriedade que existe nos documentos que nos são concedidos, para perceber se o 
quanto de valor há nos registros e anotações feitos pela Secretario de uma unidade 
escolar. Os documentos emitidos adquirem um caráter de testemunho, de prova, 
que acompanhará o aluno e influenciará sua vida de forma expressiva. 
A Secretario Escolar cuida da documentação, escrituração e 
correspondência da escola, dos docentes, demais funcionários e dos 
alunos. Responde também pelo atendimento de pessoas. Para a realização 
desses rviços, a escola conta com um Secretário(a) e escriturários ou se
auxiliares de secretário. O setor técnico-administrativo responde, também, 
pelos serviços auxiliares (zeladoria, vigilância e atendimento ao público) e 
multimeios (biblioteca, laboratórios, videoteca, etc.).” (LIBÂNEO. 2008, p. 
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