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INOVAÇÕES E SISTEMAS TECNOLÓGICOS DE APOIO À GESTÃO PÚBLICA W B A 01 06 _v 2. 0 2 Johny Henrique Magalhães Casado Londrina Editora e Distribuidora Educacional S.A. 2020 INOVAÇÕES E SISTEMAS TECNOLÓGICOS DE APOIO À GESTÃO PÚBLICA 1ª edição 3 2020 Editora e Distribuidora Educacional S.A. Avenida Paris, 675 – Parque Residencial João Piza CEP: 86041-100 — Londrina — PR e-mail: editora.educacional@kroton.com.br Homepage: http://www.kroton.com.br/ Presidente Rodrigo Galindo Vice-Presidente de Pós-Graduação e Educação Continuada Paulo de Tarso Pires de Moraes Conselho Acadêmico Carlos Roberto Pagani Junior Camila Braga de Oliveira Higa Carolina Yaly Giani Vendramel de Oliveira Henrique Salustiano Silva Mariana Gerardi Mello Nirse Ruscheinsky Breternitz Priscila Pereira Silva Tayra Carolina Nascimento Aleixo Coordenador Tayra Carolina Nascimento Aleixo Revisor Cleverson Neves Editorial Alessandra Cristina Fahl Beatriz Meloni Montefusco Gilvânia Honório dos Santos Mariana de Campos Barroso Paola Andressa Machado Leal Dados Internacionais de Catalogação na Publicação (CIP)__________________________________________________________________________________________ Casado, Johny Henrique Magalhães. C334i Inovações e sistemas tecnológicos de apoio à gestão pública/ Johny Henrique Magalhães Casado, – Londrina: Editora e Distribuidora Educacional S.A. 2020. 44 p. ISBN 978-65-5903-033-0 1. Administração pública 2 Inovações tecnológicas 3. Sistemas nacionais de informação I. Título. CDD 350 ____________________________________________________________________________________________ Raquel Torres - CRB: 6/2786 © 2020 por Editora e Distribuidora Educacional S.A. Todos os direitos reservados. Nenhuma parte desta publicação poderá ser reproduzida ou transmitida de qualquer modo ou por qualquer outro meio, eletrônico ou mecânico, incluindo fotocópia, gravação ou qualquer outro tipo de sistema de armazenamento e transmissão de informação, sem prévia autorização, por escrito, da Editora e Distribuidora Educacional S.A. 4 SUMÁRIO Tecnologia da informação: história e conceito ______________________ 05 Tecnologias emergentes e suas aplicabilidades _____________________ 22 Mapeamento, análise e modelagem de processos __________________ 38 Sistemas Tecnológicos de Apoio à Gestão Pública __________________ 55 INOVAÇÕES E SISTEMAS TECNOLÓGICOS DE APOIO À GESTÃO PÚBLICA 5 Tecnologia da informação: história e conceito Autoria: Johny Henrique Magalhães Casado Leitura crítica: Cleverson Neves Objetivos • Apresentar o processo de evolução da tecnologia da informação, a história e os principais conceitos relacionados a esse processo. • Conceituar as principais ondas e ciclos relacionados às tecnologias da informação e sua aplicabilidade nos diferentes campos da sociedade. • Contextualizar a desorganização informacional demonstrando seus principais efeitos e causas nas organizações. 6 1. Tecnologia da informação: história e conceito Compreender o processo de evolução da tecnologia da informação na sociedade é de fundamental importância para todos os profissionais que atuam, ou pretendam atuar, na gestão das organizações. Desse modo, esse conhecimento se faz necessário para que se tenha o entendimento adequado a respeito de como a tecnologia da informação pode influenciar processos, atividades e todas as tomadas de decisões no campo organizacional. A tecnologia tem se tornado cada vez mais presente no dia a dia das pessoas e seu uso tem demonstrado ser fundamental para o desenvolvimento da sociedade. Nesse sentido, atualmente, a tecnologia da informação é um componente necessário e indissociável em todas as organizações. Aos gestores ficam a árdua tarefa de definirem os rumos das organizações, atuando nas decisões desde a destinação dos recursos dentro das empresas até a busca de melhores resultados. No entanto, para que isso ocorra é necessário que a gestão tenha suporte adequado para a melhor tomada de decisão. O uso da tecnologia da informação tem como princípio elementar possibilitar os gestores a tomarem decisões considerando inúmeras variáveis no seu escopo analítico, situação que seria pouco provável sem o uso de recursos tecnológicos. Assim, para compreender como a tecnologia da informação está se desenvolvendo ao longo dos anos, é fundamental entender como esse ferramental vem ganhando cada vez mais espaço, importância e investimentos no âmbito empresarial. null null null null 7 1.1 Evolução histórica das tecnologias Conhecer a história é a melhor forma de verificar os acertos e não repetir os erros. Logo, essa seção iniciará seus conteúdos resgatando os principais pontos históricos que levaram TI a ser considerada uma peça crucial para o desenvolvimento e o crescimento das organizações. A partir das revoluções industriais, desde a primeira até a quarta, ocorreram muitos impactos nas organizações e em toda a sociedade de maneira geral. A preocupação com a qualidade de vida das pessoas evoluiu ao longo das diversas revoluções industriais, bem como no âmbito das organizações, que adotaram padrões de desempenho melhores com o uso da tecnologia. A evolução histórica das tecnologias perpassa basicamente por quatro grandes revoluções, sendo elas denominadas de: Primeira, Segunda, Terceira e Quarta Revolução Industrial. Esses períodos, por sua vez, precisam ser compreendidos em sua essência e particularidades, a fim de que seja possível entender como as tecnologias foram alçadas a título de recursos indispensáveis para todas as organizações na atualidade. Os períodos denominados de Primeira e Segunda Revolução Industrial ficaram conhecidos como os momentos históricos onde ocorreram grandes saltos na utilização de novos processos produtivos e tecnológicos nas organizações. Essas inovações e tecnologias possibilitaram a massificação da produção, a minimização dos custos de produção e o favorecimento do crescimento dos grandes conglomerados industriais, bem como o desenvolvimento de uma infinidade de máquinas, ferramentas e produtos, dadas as novas demandas produtivas que surgia na época. Ainda, é importante considerar que as inovações ocorridas no ambiente produtivo das organizações propiciaram uma série de mudanças no ambiente das empresas e nas suas principais tomadas de decisões, null null null 8 pois, a medida em que os sistemas produtivos se tornaram mais ágeis, naturalmente essa agilidade oportunizou um melhor planejamento das ações e estratégias. O ser humano possui uma importante característica de sociabilidade, logo, é natural que desde os primórdios da evolução social, os núcleos familiares e, posteriormente, o que se acostumou a chamar de cidades, acabasse por influenciar no estilo de vida, na organização social e, também, na forma de trabalho dos indivíduos. A escolha por viver em sociedade, entre pares, a forma como consumia alimentos, bebidas e itens de necessidade básica na antiguidade, fez emergir entre os seres humanos uma aptidão natural por aglomeração. Neste sentido, tais costumes acabaram se transportando para seu ambiente profissional. Ainda durante o século XVII, o contexto social e econômico era composto basicamente por características que fomentavam o aumento da escala de produção, dado que a sociedade estava ávida pelo consumo de produtos de todos os tipos. Nesse período, “o sistema industrial e o processo de urbanização crescente da sociedade contemporânea implicaram no aparecimento e no desenvolvimento do lazer como necessidade” (SANTOS; PERES; PAULA, 2017, p. 116). A passagem do modelo de produção artesanal para pequenas indústrias representou uma grande mudança social, pois, a produção deixava de acontecer no ambiente familiar para ocorrer em organizações responsáveis pela fabricação e pelo fornecimento destes produtos. Essas mudanças influenciaram a forma comoas pessoas trabalhavam, consumiam, conviviam e se relacionavam. A intensificação dessas mudanças se efetivou no século XVIII, período que ocorre a chamada destruição criativa promovida pela sociedade, aliado as inovações tecnológicas a época e a entrada frequente do 9 capital no sistema produtivo, levando as empresas a produzirem cada vez mais. Nesse contexto, esse crescimento produtivo aumentou a aptidão ao consumo naquela sociedade. Além disso, há muitas características desse período, denominado como Primeira Revolução Industrial, mas as que mais se destacam são as mudanças ocorridas na sociedade e na economia das nações. Em grande parte, essas mudanças foram catalisadas pelas organizações, que surgiam em variados setores da economia. Entre as principais mudanças ocorridas a partir da Primeira Revolução Industrial estão: o crescimento das indústrias, o aumento do consumo, a superespecialização dos trabalhadores, a estabilidade social e econômica, a forte influência das ciências e a ênfase da produção. Desse modo, podemos afirmar que a máquina a vapor foi um grande marco da Primeira Revolução Industrial, logo, é possível apontar que o período denominado de Segunda Revolução teve como símbolo a criação da linha de montagem, a partir da primeira metade do século XX (SILVA et al., 2018). A estrutura de linha de montagem, juntamente com à especialização cada vez mais frequente do trabalho, possibilitou a ampliação da produção e, consequentemente, o barateamento dos custos produtivos. Nesse contexto, as linhas de montagem ganharam grande relevância nos processos produtivos, pois é possível apontar que o uso das esteiras rolantes impactou positivamente na eficiência e eficácia produtiva. Se antes os trabalhadores se deslocavam até os produtos, para que assim fosse possível eles contribuírem com o processo produtivo. Agora, com o uso das esteiras, os produtos se deslocam até os trabalhadores, evitando perder tempo no deslocamento e desfazendo eventuais gargalos no sistema produtivos das industriais, ou seja, gerando mais eficiência produtiva. 10 Segundo Jones (2010), é importante que seja considerado o peso que as duas grandes Guerras Mundiais tiveram ao longo da Segunda Revolução Industrial, bem como a influência que estas proporcionaram no sistema produtivo. Logo, grande parte dessas inovações ocorreram devido a esses fatos históricos, dado que as guerras propiciaram a assimilação de várias tecnologias e inovações, que, a princípio, foram empregadas no fornecimento de produtos para as guerras, mas, posteriormente, passaram a ser incorporados na produção dos mais variados produtos destinados ao consumo final da sociedade. O período da Segunda Revolução Industrial também pode ser caracterizado pelos seguintes aspectos: • Aumento do desenvolvimento tecnológico, em especial, nas indústrias farmacêutica, química, elétrica e metalúrgica em todos os seus setores e atividades. • Invenções nos setores bélico, médico, elétrico e de transportes que foram assimiladas pelas mais diferentes indústrias e setores. • Consolidação dos Estados Unidos como a principal potência econômica mundial, que passou a influenciar uma série de processos e demais países em todo o mundo. • Uso massivo do motor de combustão movido a petróleo, bem como o desenvolvimento de toda uma indústria ao redor da exploração de combustíveis fósseis. • Ampla disputa por territórios localizados na América Latina, na África e na Ásia. A Inglaterra, considerada o berço da Primeira Revolução Industrial, acabou acompanhando os Estados Unidos, o Japão, a Alemanha, a França e, em menor escala, a Holanda e a Bélgica a se tornarem expoentes no período da Segunda Guerra Mundial. Com isso, 11 evidenciou-se que a economia mundial ganhava mais atores capazes de influenciar a forma como indivíduos e organizações atuavam, produziam e, principalmente, como seriam comercializados seus produtos e serviços. Por sua vez, a informação e as redes de computadores marcaram os períodos conhecidos como Terceira e Quarta Revolução Industrial, sendo assim, é importante considerar algumas especificidades históricas que propiciaram um grande desenvolvimento organizacional das empresas que surgiram ou desenvolveram nessas épocas. O levantamento, processamento e, principalmente, o uso da informação ganhou cada vez mais destaque no campo das organizações. As informações apoiadas pelo avanço tecnológico oriundo da Terceira Revolução Industrial, acabou “provocando mudanças na forma de pensar e agir da sociedade contemporânea, que hoje é denominada sociedade da informação/conhecimento” (SANTOS; RIBAS; OLIVEIRA, 2017, p. 19). Em razão disso, pode-se chamar esse período de Revolução Informacional. A Terceira Revolução Industrial ocorreu basicamente após o fim da Segunda Guerra Mundial. Nesse período, além do uso da tecnologia da informação nos diferentes processos das organizações, ao mesmo tempo, tem-se o uso da robótica como um dos principais marcos históricos do período. A globalização, conjuntamente com a internacionalização do capital, acabou por desencadear uma série de processos em todas as áreas do saber e, por ora, gerou grandes impactos tecnológicos, sociais e econômicos em todos os aspectos da vida social. Os processos de internacionalização do capital podem ser associados aos múltiplos fenômenos aplicados às relações internacionais, sendo assim, torna-se possível afirmar que a globalização e a 12 internacionalização do capital geraram diversos impactos nas áreas da economia, das finanças, da tecnologia, da comunicação e da gestão organizacional. De acordo com Harvey (2008), o capital passou a influenciar cada vez mais as estratégias econômicas e industriais dos países. Com isso, é possível perceber que indivíduos, organizações e nações têm atuado para atender aos anseios e interesses do capital em detrimento das necessidades sociais dos países envolvidos (HARVEY, 2008). Nas indústrias que surgiram durante a Terceira Revolução Industrial é possível observar que existe um número menor de pessoas trabalhando no sistema produtivo, dado uso e emprego de máquinas e equipamentos com alto grau de informatização. Segundo Lozada (2017, p. 182), a era digital estava se expandindo para os mais diversos setores da economia e esse processo fez com que houvesse um crescente emprego do conhecimento intelecto ao invés do uso da força física, levando os recursos financeiros das indústrias a serem empregados nas novas tecnologias e no uso da informação como suporte às tomadas de decisão. A Terceira Revolução Industrial possui ainda como suas principais características os seguintes aspectos: • Amplo uso da tecnologia da informação e dos sistemas digitais nos diferentes processos existentes nas organizações. • Investimento no desenvolvimento da robótica, da biotecnologia e, também, da engenharia genética, e o emprego dessas tecnologias nos processos realizados pelas organizações. • Diminuição nos custos da produção e aumento da produção industrial para atender as novas demandas. 13 • Aceleração do capitalismo na economia e de todos os efeitos sociais que isso provoque. • Aumento da diversificação da matriz energética com o descobrimento e o desenvolvimento de novas fontes de energia. • Busca pelo uso de energias menos poluentes nos diferentes processos e atividades organizacionais. • Aumento da consciência ambiental de empresas, dos consumidores e da sociedade de uma forma geral. • Consolidação da financeirização do capital, com aumento do trânsito de capital entre investidores e corporações. • Aumento da terceirização em processos produtivos consolidando os esforços no core business das organizações. • Expansão das empresas para atuação em vários países e economias e consolidação das multinacionais. Ainda, é possível afirmar que a sociedade se encontra à beira próximo de uma nova revolução industrial, tendo em vista a Terceira Revolução Industrialse estendeu até meados dos anos noventa do século XX. Logo, de acordo com Lozada (2017), é possível considerar que a sociedade vive passa um nova Revolução e a esse fenômeno não se apresenta uma descrição completa e uníssona, porém, já é algo inegável mundialmente em todo o mundo. A Quarta Revolução Industrial é constituída de uma multiplicidade de fenômenos sociais e tecnológicos que podem ser observados em toda a sociedade. Segundo Brillo e Boonstra (2019, p. 8), esse fenômeno “nada mais é do que a interconexão de máquinas de última geração supervisionadas por 14 gestores que atuam sob o signo da inovação, num processo de mudança permanente, em ritmo online”. Portanto, o sucesso na Quarta Revolução Industrial somente pode ser alcançado quando as tecnologias e os recursos humanos atuam de forma conjunta e integrada. As máquinas, bem como as ferramentas e os supercomputadores, estão mais inteligentes e, com isso, é possível perceber que a inovação é uma constante no campo organizacional. A inteligência artificial, que ocorre quando as máquinas assimilam a capacidade de aprender, tem ocasionado uma grande evolução no ambiente empresarial em todo o mundo. Entre as principais aplicações da inteligência artificial nas mais diversas áreas, é possível citar: • O reconhecimento de palavras faladas. • A predição das taxas de cura de pacientes com diferentes doenças. • A detecção do uso fraudulento de cartões de crédito. • A condução de automóveis de forma autônoma em rodovias. • As ferramentas que jogam gamão e xadrez de forma semelhante aos campeões. • O diagnóstico de câncer por meio da análise de dados de expressão gênica. Segundo Coppin (2010), a inteligência artificial pode ser utilizada para solucionar os mais variados problemas, desde os considerados relativamente simples até os mais complexos, que fazem parte de sistemas ainda mais complexos. Portanto, a inteligência artificial envolve utilizar métodos baseados no comportamento inteligente de humanos e outros animais para solucionar problemas complicados (COPPIN, 2010). 15 A tecnologia da informação propiciou o surgimento da indústria 4.0, essa expressão acabou se espalhando pelo mundo e tem como sinônimo: [...] a integração de tecnologias de informação e comunicação que permitem alcançar novos patamares de produtividade, flexibilidade, qualidade e gerenciamento, possibilitando a geração de novas estratégias e modelos de negócio para a indústria. (SACOMANO et al., 2018, p. 29) Conforme expõe Corrêa (2019, p. 362), na Indústria 4.0, há: [...] um novo nível de organização e controle de toda a cadeia de valor (cadeia de suprimentos) ao longo de todo o ciclo de vida dos produtos; a disponibilidade de todas as informações relevantes em tempo real, que é conseguida por meio da interligação de todas as instâncias, processos e atores que participam da criação de valor; e a criação de cadeias de suprimentos que sejam dinâmicas, otimizadas, controladas em tempo real e organizadas por meio de interconexão digital. O perfil do profissional que atua na Indústria 4.0 é peculiar, pois, as empresas que estão nesse patamar precisam de profissionais mais flexíveis, que tenham características adaptáveis às mudanças de rotina, que sejam capazes de interpretar um grande volume de informações. Contudo, espera-se que esses profissionais possuam senso crítico, entendam de ciência de dados e tomem decisões com base em informações coletadas em tempo real por softwares e máquinas cada vez mais sofisticadas (SILVA et al., 2018). Em relação aos hardwares, a Indústria 4.0 apresenta manufatura aditiva, utilizando a impressão 3D, e uso de veículos autônomos, que vai desde a robótica avançada à Internet das Coisas (Internet of Things – IoT). Quanto aos softwares, a Indústria 4.0 se utiliza da data analytics, inteligência artificial, machine learning, realidade virtual, realidade aumentada e, mais recentemente, blockchain. 16 A Business Intelligence tem feito cada vez mais parte do dia a dia das organizações dos diferentes setores da sociedade, por sua vez, essa expressão pode ser entendida como o conjunto “que combina arquiteturas, ferramentas, bases de dados, ferramentas analíticas, aplicativos e metodologias” (SHARDA; DELEN; TURBAN, 2019, p. 15). Dada a integração de muitos sistemas, podemos observar que o processo de tomada de decisão tem se tornado cada vez mais assertivo e eficiente. Com isso, as empresas conseguem integrar melhor seus setores, passando a atender com mais eficiência e agilidade às demandas informacionais dos seus stakeholders. Os sistemas integrados pela Business Intelligence “passaram então a oferecer capacidades adicionais de visualização, alertas e mensurações de desempenho. Em 2006, os principais produtos comerciais já apareciam sob o termo inteligência de negócios (BI)” (SHARDA; DELEN; TURBAN, 2019, p. 15). Entre os objetivos principais da Business Intelligence, destacam-se: • Permitir o acesso simultâneo, irrestrito/restrito e interativo aos dados que são produzidos pelos diversos setores de uma mesma organização ou de uma base de dados por ela adquirido. • Proporcionar a manipulação dos dados de diferentes formas e por diferentes indivíduos ou equipes de trabalho. • Fornecer os dados aos gerentes e analistas da empresa, para análise adequada de cenários e o processo de tomada de decisão. Em suma, o processo de Business Intelligence dentro das organizações “baseia-se na transformação de dados em informações, depois em decisões e finalmente em ações” (TURBAN et al., 2008, p. 24). Nesse sentido, a era da informação impôs às organizações a necessidade de 17 investirem em estruturas modernas que propiciem o processamento simultâneo de uma grande quantidade de informações. O uso de grandes estruturas computacionais, denominadas de supercomputadores, tem sido frequente nas empresas do século XXI, as telecomunicações e o processamento de dados por meio das redes interligada estão mudando a forma como “fazemos negócios e o modo como vivemos. As decisões no mundo dos negócios têm de ser tomadas de forma cada vez mais rápida e aqueles que o fazem precisam obter acesso imediato a informações precisas” (FOROUZAN, 2010, p. 3). No entanto, é importante ressaltar que, com os altos custos de supercomputadores, o investimento deve ser efetuado somente por organizações que realmente necessitam de processos que requerem grande volume de dados. Sendo assim, é recomendado que estudos de impacto acerca da efetiva necessidade de processamento sejam feitos antes de qualquer tipo de investimento, pois as organizações devem levar em consideração tais custos inovativos apresentados pelas supermáquinas. Desse modo, grandes organizações, como as norte-americanas Intel e IBM, dominam o mercado mundial de supercomputadores. Por exemplo, a IBM lançou em 2010 o supercomputador Watson com o intuito de torná-lo uma ferramenta indispensável para as organizações que desejam desenvolver seus sistemas de inteligência artificial. Atualmente, os supercomputadores produzidos pela IBM têm versões específicas para uma série de aplicabilidades na gestão organizacional, entre elas, as cinco áreas principais são: • Área da saúde: garante o suporte e o fornecimento de informações de diagnóstico de pacientes, armazenamento de informações sobre doenças preexistente e alguma predisposição que o paciente tenha em relação a tratamento ou medicamento. 18 • Área da educação: gestão de sistemas de aprendizagem nas diferentes modalidades de ensino, integrado com soluções ofertadas por organizações, como Apple, Samsung e Blackboard. • Área do marketing: possibilidade de os clientes receberem anúncios de acordo com seu histórico de compra ou suas necessidades latentes, cruzamento de informações que possibilitem a criação de necessidades e melhor indicação dos produtos a serem consumidos por esses clientes. • Área da segurança: desenvolvimento de câmeras e microfonesque oferecem grande capacidade de reconhecimento de rostos, digitais e voz. Esses equipamentos visam garantir maior segurança aos indivíduos, organizações e instituições, contribui para a minimização de riscos e diminuição dos custos com seguros. Considerando as inovações tecnológicas disponíveis na atualidade, bem como os contínuos processos de atualização existentes, é possível afirmar que as organizações têm inúmeras oportunidades para evoluírem e se desenvolverem. Visto que a criação de novos produtos, os serviços que visam atender às necessidades de clientes e o desenvolvimento de novas atividades e processos internos e externos têm consolidado as organizações como um campo de estudo e compreensão da sociedade atual. O estudo e a compreensão dos ciclos da evolução tecnológica se fazem necessário para que todos saibam como a tecnologia passou a integrar o ambiente empresarial, além de compreender como esse tipo de conhecimento passou a ser peça fundamental e indispensável a todos que atuam ou pretendem atuar na gestão das organizações. Nesse contexto, segundo Cruz (2008, p. 3): As (r)evoluções das tecnologias da informação contribuíram para a Desorganizacão informacional, porque, como nenhuma outra tecnologia 19 criada pelo homem até então, ela consegue operacionalizar uma espiral ascendente e auto regenerativa cujo propósito, inconfessável, é o de criar mais e mais Desorganização Informacional; num movimento onde mais tecnologia gera mais Desorganização Informacional e mais Desorganização Informacional gera (a necessidade de) mais tecnologia (e vendas crescentes), que pretensamente foram criadas para ajudar a organizar a Desorganização Informacional. Considerando o amplo emprego das tecnologias nos mais diferentes processos organizacionais, é possível considerar que o uso indiscriminado e impensado dos recursos tecnológicos pode acarretar aos gestores alguns problemas, bem como o uso não adequado dessas ferramentas corroborando a tomada de decisões equivocadas, situações que podem ocorrer devido a escolha dos dados e viés de seleção deles. Por isso, aos gestores cabe a tarefa de buscar o equilíbrio coerente entre a adoção de novas tecnologias e a real necessidade de usá-las e o horizonte temporal analítico. Logo, a adoção de novas tecnologias deve evitar a desorganização informacional, que pode levar um negócio ou empreendimento a insustentabilidade econômica e operacional–dado que, pois, esse processo acaba por afetar a organização e praticamente todos os indivíduos que dela faz parte. Ainda segundo Cruz (2008, p. 58), a desorganização informacional “afeta-nos como pessoas e, muito mais, às organizações onde nós trabalhamos, por serem aglomerados de pessoas que necessitam interagir com outras pessoas (atores de todos os tipos) para realizar suas obrigações”. Portanto, a desorganização informacional pode ser percebida de diversas formas dentro das organizações, entre as principais estão o fato delas utilizarem informações não-estruturadas em seus processos decisórios. Uma segunda forma de desorganização informacional está relacionada ao armazenamento incorreto das informações. Com isso, quando se fazem necessárias, há uma perda de tempo muito grande na busca por esses dados, o que acaba gerando gargalos e ineficiência. 20 Em suma, as empresas e profissionais devem sempre buscar avaliar o uso e a adoção de novas tecnologias, observando sua propositividade e soluções às organizações. A simples adoção de uma nova tecnologia, mesmo que antes de ser assimilada pelos seus colaboradores e gestores, ou ainda, antes de ser assimilada pelos demais processos da organização, pode criar um ambiente propicio para a propagação proliferação da desinformação informacional nos processos, algo que somente criaria problemas e ineficiências ao negócio para a organização e, que, portanto, deve ser severamente evitado o seu uso nestas circunstâncias. Referências Bibliográficas ALBUQUERQUE, L. C.; ROCHA NETO, I. Ciência, tecnologia e regionalização. Rio de Janeiro: Garamond, 2005. BRILLO, J.; BOONSTRAM, J. Liderança e cultura organizacional para inovação. São Paulo: Saraiva, 2019. COPPIN, B. Inteligência artificial. Rio de Janeiro: LTC, 2010. CORRÊA, H. L. Administração de cadeias de suprimentos e logística: integração na era da Indústria 4.0. 2. ed. São Paulo: Atlas, 2019. CRUZ, T. BPM & BPMS: business process management & business management system. Rio de Janeiro: Brasport, 2008. FOROUZAN, B. A. Comunicação de dados e redes de computadores. São Paulo: AMGH, 2010. HARVEY, D. O neoliberalismo: história e implicações. São Paulo: Loyola, 2008. JONES, T. Supply chain management in the petroleum industry: the UK experience. Rio de Janeiro: MDT International, 2010. LOZADA, G. Planejamento e controle da produção avançado. Porto Alegre: SAGAH, 2017. ROCHA, A.; VENDRAMETTO, O. Seleção de indicadores de eficiência da competitividade industrial brasileira. São Paulo: Blucher, 2016. SACOMANO, J. B. et al. Indústria 4.0: conceitos e fundamentos. São Paulo: Blucher, 2018. SANTOS, M. P.; PERES, S. M.; PAULA, M. H. de (Orgs.). História, cidades, redes políticas e sociais. São Paulo: Blucher, 2017. 21 SANTOS, P. K. dos; RIBAS, E.; OLIVEIRA, H. B. Educação e tecnologias. Porto Alegre: SAGAH, 2017. SHARDA, R.; DELEN, D.; TURBAN, E. Business intelligence e análise de dados para gestão do negócio. 4. ed. Porto Alegre: Bookman, 2019. SILVA, E. B. da et al. Automação & Sociedade: quarta revolução industrial, um olhar para o Brasil. Rio de Janeiro: Brasport, 2018. TURBAN, E. et al. Business intelligence: um enfoque gerencial para a inteligência do negócio. Porto Alegre: Bookman, 2008. ZOLNERKEVIC, I. Velozes e poderosos. Revista Unesp Ciência, São Paulo, n. 2, p. 18-25, out. 2009. Disponível em: https://www.unesp.br/aci/revista/ed02/pdf/UC_02_ Grid.pdf. Acesso em: 29 jul. 2020. https://www.unesp.br/aci/revista/ed02/pdf/UC_02_Grid.pdf https://www.unesp.br/aci/revista/ed02/pdf/UC_02_Grid.pdf 22 Tecnologias emergentes e suas aplicabilidades Autoria: Johny Henrique Magalhães Casado Leitura crítica: Cleverson Neves Objetivos • Apresentar algumas das principais tecnologias emergentes usadas nas gestões das organizações na atualidade. • Conceituar as tecnologias emergentes ECM e BPMS, bem como suas aplicabilidades. • Contextualizar as questões ambientais, éticas e sociais envolvendo o uso de tecnologias emergentes. 23 1. Principais tecnologias emergentes O processo de desenvolvimento de novos produtos e serviços tem ganhado novos contornos com o passar dos anos, assim, as pesquisas e inovações têm cada vez mais feito parte das estratégias organizacionais de empresas públicas e privadas. Se para as empresas privadas, o desenvolvimento e o uso de novas tecnologias visam garantir maiores lucros e menores custos, para as empresas públicas, a utilização das novas tecnologias visam tornar os serviços públicos mais ágeis e eficientes. Nesse sentido, a elaboração de estratégias empresariais ocorre em conjunto com os avanços tecnológicos existentes, portanto, ao estabelecer processos, metas e objetivos, os gestores devem sempre levar em consideração o atual estágio de desenvolvimento da tecnologia que a empresa tem acesso. Logo, o investimento em novas tecnologias, que visem ajudar a gestão melhorar seus processos e alcançar suas metas, tem se tornado cada vez mais comum entre as organizações. Por sua vez, o termo tecnologia emergente se refere a todas as novas tecnologias que ainda encontram em algum estágio de desenvolvimento, mas que, de alguma forma, já estão sendo disponibilizada para ser utilizada pelas empresas na atualidade. Grande parte das tecnologias emergentes disponíveis no mercado são desenvolvidas em parceria com empresas, universidades, centros de pesquisas ou grupo de empresas, dado que elos visam encontrar formas mais eficientes e menos custosas de atender as necessidades organizacionais da empresa.O conceito de Enterprise Content Management, mais conhecido pela sigla ECM, vem sendo amplamente adotado pelas organizações como forma de tornar seus processos internos mais eficientes e adequados as demandas internas da organização. 24 Ele é composto por um conjunto de estratégias, métodos e ferramentas que são utilizadas para capturar, armazenar, gerenciar, preservar e distribuir os conteúdos e os documentos que estão relacionados aos processos organizacionais internos e externos de uma empresa. O uso do ECM é recorrente em grandes empresas, dado que sua aplicação tem sido fundamental para a organização dos processos e na previsibilidade de erros recorrentes dentro das empresas. No tocante a gestão de processos, essa é uma forma que as empresas utilizam para agregar novas tecnologias em seu dia a dia, bem como garantir as organizações uma maior eficiência e eficácia em suas operações. A Business Process Management (BPM) é utilizada para ajudar as organizações transformarem a gestão dos processos internos. Nesse contexto, existe também o BPMS que se trata de um software de gestão de processos que procura melhorar a produtividade e diminuir eventuais gargalos que possam surgir ao longo das operações produtivas das empresas. Os conceitos de ECM, BPM e BPMS serão amplamente debatidos entre os gestores, situação que, de certo modo, acaba influenciando a estruturação do escopo organizacional do negócio. Desse modo, buscar mais eficiência e eficácia em processos organizacionais é uma das inúmeras tarefas executadas dos gestores modernos, por sua vez, resta a todos os profissionais ligados à gestão assimilarem os novos conceitos e, principalmente, se esforcem para aplicá-los na organização em que atue. 1.1 Enterprise Content Management e suas especificidades A Enterprise Content Management (ECM) se trata de um conjunto amplo e irrestrito de estratégias organizacionais adotadas pelas empresas com o intuito de capturar, gerenciar e transformar dados em informações que sejam úteis à gestão das organizações. 25 Assim, ela auxilia a empresa e os gestores, pois, esse sistema de gerenciamento armazena e preserva as informações organizacionais, visto que, em muitas situações, as empresas perdem dados importantes dos negócios. No entanto, essas perdas prejudicam bastante a elaboração de novas estratégias e a rápida tomada de decisão frente as mudanças que o mercado exige. Outra importante função da ECM é a realização da distribuição das informações na forma de documentos e relatórios, o que torna as informações mais úteis e mais assertivas (ALBUQUERQUE; ROCHA NETO, 2005). O fornecimento de informações no tempo e no local certos auxiliam os gestores nos diferentes processos sob sua responsabilidade, logo, é possível considerar que a ECM tem melhorado muito a produtividade e eficiência das decisões tomadas pelos gestores nos processos organizacionais necessários para o avanço dos negócios. A Figura 1 ajuda a ilustrar o significado de ECM para a organização. Figura 1 - Principais funções da ECM Fonte: elaborada pelo autor. 26 Entre as quatro principais funções da ECM elencadas na Figura 1, tem- se que a função de capturar se faz muito importante, pois, dentro de qualquer empresa, independentemente do seu tamanho, muitos dados e informações são geradas a todo instante, dessa forma, compreender o dinamismo informacional é extremamente produtivo e eficiente para a gestão. Logo, muitas informações geradas pelas organizações estão arquivadas em softwares de computadores, portanto, pode-se afirmar que elas circulam por meio de redes de internet e intranet ou estão armazenadas em servidores dentro ou fora da empresa. Nesse sentido, ressaltamos que a captura das informações não deve restringir apenas o estabelecimento de processos visando a guarda dos documentos físicos e eletrônicos da empresa, ela deve se relacionar com as políticas organizacionais da empresa, como o armazenamento das informações em nuvens ou em outras estruturas virtuais disponíveis (ALBUQUERQUE; ROCHA NETO, 2005). Outra característica notável da ECM trata-se do gerenciamento das informações para uso nas atividades futuras da empresa. Pois, é no gerenciamento das informações que ocorrem os principais pontos críticos relacionado ao ECM, visto o grande volume de informações que as empresas possuem e geram constantemente, situações que acaba criando dificuldades especificas para os gestores que buscam efetivamente implementar os processos de ECM na estrutura organizacional da empresa (ALBUQUERQUE; ROCHA NETO, 2005). Segundo Albuquerque e Rocha Neto (2005), quanto maior o número de informações dentro de uma organização, maior será a chance do ECM apresentar uma das seguintes características: 1. Dificuldade ao estabelecer e executar os processos organizacionais da empresa. 2. Maior lentidão nos processos e na assimilação das informações. 27 3. Maior burocracia, pois, com um grande volume de informações, os setores acabam tornando-se menos eficientes e mais reticentes em liberar as informações aos demais interessados. Assim, outra característica da ECM é preservar, ou seja, sendo responsável pela preservação das informações dentro da estrutura organizacional, considerando a quantidade e a importância que a gestão das informações possui no processo, logo, a ECM tem como função elementar preservar informações. A definição sobre quais tipos de informações devem ser guardadas, por quanto tempo e como elas devem ser preservadas, é uma importante tarefa da ECM dentro das organizações. Logo, definir qual tipo de informação pode ser eliminada ou descartada é função da ECM, por isso, quando a empresa está lidando com informações digitais ou físicas, o processo de classificação dessas informações é essencial. A função controle está relacionada diretamente a forma como a gestão lida com as informações em seu dia a dia. Desse modo, segundo Coppin (2010), fica a cargo dos gestores definirem quem será o responsável por gerar, armazenar e acessar as informações organizacionais para suas operações, não obstante, o gestor fica responsável por definir as políticas de compartilhamento, reprodução e modificação das informações. Em muitas oportunidades são adotados softwares robustos para que a ECM possa ser implementada dentro das organizações, tais softwares possui uma função de auxiliar os gestores na adoção de políticas de gestão de informação dentro da organização. Logo, cabe ao gestor do software da ECM realizar o gerenciamento de todo o ciclo de vida das informações, ciclo que se estende desde a criação, a distribuição, o uso, o armazenamento, o reuso, a revisão e a destinação final das informações dentro da organização (ALBUQUERQUE; ROCHA NETO, 2005). 28 O software ECM visa descomplicar o ciclo de vida das informações dentro da empresa, por isso, seu uso tem sido altamente recomendado para empresas que necessitam de um grande volume de informações em suas operações. Entre os benefícios do uso do software, temos: 1. Integração: as soluções de software da ECM já estão integradas junto aos demais softwares organizacionais, facilitando todos os processos de gestão. 2. Fim da perda de documentos: o uso de softwares da ECM auxilia as empresas a definirem melhores políticas para o uso das suas informações, diminuindo a perda das informações importantes para os seus negócios e atividades. 3. Usabilidade: a partir da implantação dos softwares da ECM e do seu uso, os colaboradores das empresas acabam por respeitarem melhor as políticas de gestão da informação que são elaboradas pelos líderes e pela estratégia organizacional. 4. Redução de despesas: o uso de softwares da ECM torna os processos mais eficientes e mais baratos, a quantidade de papel tende a diminuir e as informações passam a ser acessadas de diferentes dispositivos, facilitando o acesso de todos os colaboradores que necessitam das informações no tempo correto e de acordo comsuas necessidades. 5. Maior segurança: ao estabelecer o uso de um software da ECM, as empresas garantem o rastreamento das informações que são de sua posse, com isso, é possível determinar quem terá acesso a determinadas informações. O software da ECM colabora, portanto, para evitar que a empresa sofra espionagem industrial ou que perca alguma informação comercial que possa representar perda para seus negócios. O uso de novas tecnologias visando a implantação da ECM nas organizações tem sido recomendado para as empresas nos mais diferentes setores, visto que já estão disponíveis softwares para pequenas e medias empresas com ótima performance e baixo custo. 29 1.2 Gestão de processos de negócios (BPM) A gestão de processos de negócios Business Process Management (BPM) possui origem baseada em dois grandes estudos que influenciaram a gestão de negócios global (COPPIN, 2010). O primeiro estudo desenvolvido no assunto aborda os trabalhos de Shewhart e Deming, ambos autores implementaram técnicas de controle estatístico na gestão dos negócios, seus trabalhos foram responsáveis por inúmeros outros estudos acerca da qualidade. O segundo estudo que deu base ao BPM contribuiu na reengenharia de processos de negócios, esse trabalho foi desenvolvido por Hammer e Champy estudo que mais tarde foi reconhecido como ferramenta de gestão de processos de negócios (BROCKE; ROSEMANN, 2013). A gestão de processos de negócios congrega uma série de conceitos e teorias que fazem parte dos estudos organizacionais em âmbito mundial. Dentre esses conceitos e teorias, as principais envolvem abordagens relacionadas aos seguintes aspectos: • Compreender o ambiente externo e interno da organização e como a estratégia se apresenta diante desses ambientes. • Formular estratégias, metas, objetivos e a abordagem de como a organização pretende alcançar seus resultados. • Criar e coordenar o manual de gestão de processos adotado pela organização, compreendendo as ferramentas de apoio ao BPM e as técnicas de melhoria de gestão. • Estabelecer e consolidar a visão de negócios da organização no curto, médio e longo prazo. 30 • Definir o conjunto de planos de ação para que a organização atinja os seus objetivos. • Selecionar e priorizar processos internos, para isso, é possível utilizar ferramentas como a análise de SWOT (Forças-Strengths, Fraquezas-Weaknesses, Oportunidades-Opportunities e Ameaças- Threats), BSC (Balanced Scorecard), o gráfico de Pareto, também conhecido como Curva ABC, dados coletados do controle de processos e cadeia de valor e outros. • Identificação de todos os gargalos existente no ambiente organizacional em setores de fundamental importância para os negócios. • Definição dos principais pontos-chave da organização para posterior priorização e destinação de maiores esforços nesses processos. • Identificação de oportunidades, aqui se faz importante ressaltar que essas oportunidades não estão relacionadas apenas a oportunidades de negócios, mas também envolvem a possibilidade de redução de custos, lançamento de novos produtos, inovação ou, ainda, a possibilidade de obter vantagens competitivas diante da concorrência. • Gerar condições para que a organização possa modelar os seus processos ou, ainda, que seja possível otimizá-los para obtenção de melhores resultados com eles. • Formar equipes de trabalho para processos específicos e que atinjam os resultados esperados. 31 Uma das principais atividades do BPM é garantir que a organização possa “planejar e controlar as atividades necessárias à implantação5 dos diversos projetos de processo na organização” (VALLE; OLIVEIRA, 2013, p. 112). Com isso, mesmo que a gestão de processos não esteja claramente descrita no organograma da organização, é possível identificar os responsáveis por essa área na estrutura ou dentro dos principais departamentos e setores da maioria das empresas. A participação das pessoas no BPM é fundamental, sendo assim, é praticamente impossível garantir implementar o BPM na organização com relativo sucesso sem a influência do fator humano, tanto que: Por se tratar de atividades fundamentalmente realizadas por pessoas, o sucesso da implementação do BPM nas organizações pode estar dependente de diversos fatores humanos e tecnológicos. Neste caso, torna-se difícil de prever o sucesso da sua aplicabilidade, simplesmente tendo por base um modelo esquematizado. Isto porque, as pessoas que o implementam ou o usam podem fazer toda a diferença–desta forma, o modelo ideal não será aquele que usa uma metodologia rígida, mas sim aquele que permita uma estrutura de trabalho flexível com vista a não causar constrangimentos na estrutura das organizações. (NEIVA, 2018, p. 6) O estabelecimento das diretrizes responsáveis pela priorização de processos é uma das principais vantagens da BPM, por isso, os gestores buscam na priorização desses processos uma forma de dedicar os recursos da organização da melhor forma possível, é importante que as “organizações devem se concentrar nos processos mais importantes ou naqueles que mais conflitam com a visão da empresa e prioriza-los de acordo com a urgência” (BROCKE; ROSEMANN, 2013, p. 251). Na Figura 2 é possível observar três parâmetros que auxiliam na escolha dos processos organizacionais internos: 32 Figura 2 - Parâmetros para definição de processos a serem priorizados Fonte: adaptado de Brocke e Rosemann (2013). O uso da tecnologia tem sido uma máxima frequente para as organizações que adotam o BPM em sua estratégia gerencial, por isso, fatores como Inovação, softwares e uso maciço da tecnologia caminham conjuntamente com a estratégia de gestão de processos. 1.3 BPMS e suas características O uso da tecnologia para a realização da gestão dos processos vem contribuindo muito com os gestores modernos, sendo assim, o uso de um robusto suporte tecnológico para proporcionar a automatização de processos é conhecido como Business Process Management System (BPMS). A definição de BPMS passa pelo entendimento do uso de software para a gestão de negócios especifico para a gestão de processos, esses softwares, por sua vez, possuem três partes distintas, sendo a primeira que é denominada de motor e tem como função executar “modelos de processos de negócio, um conjunto de ferramentas que suportam totalmente o ciclo de vida do processo de negócio na sua totalidade e conectores que permitem 33 que o BPMS interaja com outros softwares e programas necessários à execução do processo pelo motor do BPMS” (CRUZ, 2018, p. 19). A implementação do BPMS serve para automatizar todos os tipos de processos que são realizados pela organização. Nesse sentido, é importante considerar a existência de pelo menos três tipos de softwares que automatizam os diversos tipos de processos existentes nas empresas, logo, na visão de Valle e Oliveira (2013) destacam-se os seguintes softwares: • Softwares voltados para documentação, desenho, redesenho e modelagem de processos de negócios da organização. • Softwares voltados para documentação, desenho, redesenho, modelagem e simulação de processos de negócio. • Softwares voltados para documentação, desenho, redesenho, modelagem, simulação e automatização de processos de negócio. Há softwares que só́ documentam processos, outros que simulam a operação dos processos por meio de cenários e há os que automatizam qualquer processo, caso dos BPMS. É importante considerar que dado os diferentes tipos de softwares existentes no mercado, é notória a diferença entre modelos, pois existem desde modelos mais básicos que realizam apenas a gestão da documentação, fazendo desenhos e redesenhos de processos, até aqueles modelos com pacotes de software mais completos, ou seja, aqueles com funções além das existentes no modelo básico. Tem-se um pacote plus que realiza simulações de processos de negócios que automatiza qualquer tipo de processo dentro de uma organização. Os softwares mais completospossuem tecnologia mais avançada, ou seja, com maiores funcionalidades, o que acaba ajudando a gestão do negócio na compreensão e melhor definição da estrutura organizacional da organização usando o BPMS. 34 Dentre as funcionalidades dos softwares de BPMS destacam-se a: modelagem de organizações, modelagem de processos, utilização de técnicas estatística, realização de simulações de processos, implementação de regras de negócios, aplicações de BPM, utilização de ferramentas para monitoração de processos, desenvolvimento de softwares, uso de ferramentas de EAI (Enterprise Application Integration), aplicação de técnicas de SOA (Service-Oriented Architecture), uso e implementação de ambiente Workflow (Fluxo de Trabalho), uso de servidores de aplicações, uso de sistemas integrados de gestão empresarial como ERP (Enterprise Resource Planning), utilização de softwares de CRM (Customer Relationship Management), e uso de B.I. (Business Inteligence) e Data Warehouse. O uso da estatística ocorre de forma ampla e irrestrita com a utilização do BPMS, por isso, muitas vezes, se faz necessário a contratação de profissionais que dominem tais conhecimentos para que a organização possa aproveitar todas as possibilidades apresentadas pelo BPMS. Geralmente, os softwares adotados pelas organizações visando a gestão de seus processos devem ser capazes de apresentar três tipos de métricas estatísticas em relação aos processos organizacionais, essas métricas serão apresentadas na Figura 3. Figura 3 - Métricas estatísticas apresentadas pelo BPMS Fonte: adaptado de Valle e Oliveira (2013). 35 O tempo de ciclo é a métrica estatística responsável por mensurar o tempo que decorreu entre a ocorrência que da entrada numa atividade ou em um processo e o momento da ocorrência da saída do que originou o processo. O tempo de processamento é a métrica responsável por apresentar o tempo que demorou o processo para que ele possa ser finalizado e apresentar a saída esperada. Já o tempo de retardo é a “diferença entre o tempo de processamento e o tempo de ciclo de uma ocorrência dentro de uma atividade e do processo (VALLE; OLIVEIRA, 2013, p. 153). O uso do BPMS pode ser feito em qualquer tipo de organização/ empresa, seja do setor privado ou público. Em relação ao setor público, como este é um ambiente com burocracia excessiva, o uso do BPMS pode ser uma ferramenta poderosa para a desburocratização dos processos operacionais, auxiliando os gestores públicos tomarem decisões mais produtivas e eficiente visando a minimização das burocracias desnecessárias existentes nos processos. Segundo Neiva (2018), a implementação de um software BPMS colaborará para que a organização atinja três objetivos principais, sendo: 1. Otimizar a capacidade de comunicação entre os seus diversos setores. 2. Garantir suporte a organização no controle e monitorização das tarefas realizadas em seu ambiente interno. 3. Acrescentar flexibilidade e eficiência na mudança dos processos de negócios implementados na organização. A utilização do BPMS em uma organização é efetuada em quatro fases principais, e essas fases são conhecidas como ciclos de vida das operações, e estas são compreendidas da seguinte forma segundo Valle e Oliveira (2013): 36 1. Programar ou diagramar o BPMS: a matéria-prima para o funcionamento do BPMS é analise, por isso, “a documentação que viermos a produzir de qualquer processo poderá́ ser utilizada para a implantação do software BPMS ou Workflow, desde que o nível de detalhamento possibilite seu uso para programar e/ou diagramar um BPMS”. 2. Testar e simular o BPMS: dada a complexidade deste tipo de software, testá-lo deve ser uma das primeiras preocupações dos gestores que visam adotá-lo em seus negócios. A testagem e a posterior verificação sobre os parâmetros da organização deve ser realizada com vistas a reduzir qualquer tipo de erro na execução do software. 3. Treinar os usuários: o treinamento dos usuários que utilizarão o BPMS é fundamental, pois usuários destreinados não conseguirão obter os melhores resultados que o software pode garantir a organização. O treinamento dos usuários deve ocorrer logo após a testagem e a simulação dele, pois assim, será possível garantir a máxima eficiência na experiência desses usuários. 4. Implantar o BPMS: essa é a fase em que o software é colocado para funcionar dentro da organização, por isso, esta é considerada a fase final do processo de implementação e funcionamento. O ciclo completo de vida de um BPMS, segundo Valle e Oliveira (2013, p. 159): [...] não somente pode ter uma duração extremamente variável, em função do tamanho e da complexidade do processo de negócio que será automatizado, como pode ser simples ou extremamente complexo, por envolver componentes que, embora integrados, mantém suas características originais e individuais. Apesar de muitas empresas já oferecerem soluções de BPMS, é importante considerar que algumas alternativas disponíveis no mercado 37 nem sempre atendem as necessidades das organizações em relação a gestão de seus processos de forma eficiente. No setor público essa máxima é verdadeira, pois, muitas vezes, a contratação desse tipo de software ocorre por intermédio de licitação, o que faz com que as empresas que participaram do certame nem sempre estão aptas a entregarem o que foi contratado ou planejada pelo poder público. Ao buscar uma solução de BPMS, o gestor público deve garantir que o software possa de fato contribuir com a organização, pois: [os] processos de negócio de larga escala envolvem invariavelmente uma combinação de sistemas de software e pessoas, e os produtos de BPMS genuínos devem evoluir para apoiar ambos se o objetivo for de fato ajudar os gestores de negócios a gerenciar os processos da empresa. (BROCKE; ROSEMANN, 2013, p. 91) Referências Bibliográficas ALBUQUERQUE, L. C.; ROCHA NETO, I. Ciência, tecnologia e regionalização. Rio de Janeiro: Garamond, 2005. BROCKE, J. V.; ROSEMANN, M. Manual de BPM gestão de processos de negócios. São Paulo: Bookman, 2013. COPPIN, B. Inteligência artificial. Rio de Janeiro: LTC, 2010. CRUZ, T. BPM & BPMS: business process manegement & business management system. Rio de Janeiro: Brasport, 2008. NEIVA, J. A. C. Construção de uma ferramenta web para a implementação de um processo de negócio: processos de urbanismo. 2018. Dissertação (Mestrado em Engenharia Informática)–Instituto Politécnico do Cávado e do Ave, São Martinho do Porto, 2018. Disponível em: http://ciencipca.ipca.pt/bitstream/11110/1599/1/ MEI_3Edic%cc%a7a%cc%83o_a3521.pdf. Acesso em: 18 ago. 2020. VALLE, R.; OLIVEIRA, S. B. Análise e modelagem de processos de negócio: foco na notação BPMN (Business Process Modeling Notation). São Paulo: Atlas, 2013. http://ciencipca.ipca.pt/bitstream/11110/1599/1/MEI_3Edic%cc%a7a%cc%83o_a3521.pdf http://ciencipca.ipca.pt/bitstream/11110/1599/1/MEI_3Edic%cc%a7a%cc%83o_a3521.pdf 38 Mapeamento, análise e modelagem de processos Autoria: Johny Henrique Magalhães Casado Leitura crítica: Cleverson Neves Objetivos • Apresentar as noções sobre o mapeamento de processos no ambiente organizacional. • Analisar a implantação e o gerenciamento de processos nas organizações. • Contextualizar a importância da (implantação e gerenciamento) de processos no ambiente organizacional. 39 1. Mapeamento, análise e modelagem de processos Os desafios organizacionais estão cada vez mais presentes no dia a dia das empresas privadas, independentemente do seu porte ou tamanho, já nas organizações públicas essa realidade não é diferente. Os líderes atuais, dentro do seu ambiente organizacional, devem definir quais são os indicadores mais importantes para o melhor acompanhamento da sua gestão, com isso, é facilitado o acompanhamento do progresso operacional e organizacional dos negócios. Uma das formas mais utilizadas para a realização deste acompanhamento é a utilização da metodologia de processos, vistoque esse método possibilita a gestão criar a partir de uma série histórica de dados, análises comparativas para o alcance das metas almejadas. Além disso, com a ajuda da tecnologia, é possível aos gestores o acompanhamento dos diversos indicadores das organizações tendo como objetivo principal sumarizar todos os processos realizados no ambiente organizacional (BROCKE; ROSEMANN, 2013). Por sua vez, por meio dos painéis de controle é possível mensurar a satisfação dos diversos grupos de interesse, dado que eles definem o grau de sucesso ou insucesso presente nas operações organizacionais. Nesse sentido, há vários indicadores que podem ser controlados pelos gestores empresariais, entre os principais temos os relacionados aos resultados econômico-financeiros, os relativos aos consumidores e os ligados ao grau de satisfação dos colaboradores. Diante dos diversos tipos de indicadores que podem ser mensurados, fica a cargo dos gestores buscarem formas de apresentarem melhores resultados dado a necessidade rentabilizar os resultados do negócio para os sócios e diversos grupos de interesses presentes na organização (BROCKE; ROSEMANN, 2013). 40 A gestão de processos é uma das formas encontradas e usadas pelos gestores modernos que visam proporcionar melhores resultados as suas organizações, sendo assim, mapear, analisar e modelar processos tem se tornado umas das principais funções desses gestores. Com o uso da tecnologia e as constantes mudanças no ambiente organizacional, gestores e líderes tem utilizado a gestão de processos como uma ferramenta técnica importante à busca de melhores resultados, tanto para atender as expectativas dos stakeholders, como também para torná-las ambientalmente mais favoráveis à realização de novos negócios e oportunidades. 1.1 Fundamentos dos processos de negócios De acordo com Ferreira (1986), a palavra “processo” tem origem no latim “processu” e, carrega como significado o “ato de proceder, de ir adiante, maneira pela qual se realiza uma operação, de acordo com determinadas normas, métodos, técnicas”. Na gestão organizacional, o termo “processo” tem ganhado cada vez mais utilidade, e em geral, ele é utilizado para definir qualquer atividade que é realizada na empresa a partir de uma entrada, ou seja, em inglês input. Logo, após essa “entrada”, o desenvolvimento dele ao longo dos processos transformativos oportuniza a agregação de valor ao longo dessas etapas, bem como, fases de processamentos, para posteriormente dar saída ao produto final (acabado) para comercialização, ou apenas output em inglês. Segundo Pradella, Furtado e Kipper (2016, p. 10): A ideia de processo não é nova, mas é novo o entendimento de que o negócio precisa atender aos clientes, visando não colocar em risco a sobrevivência da organização (...) as organizações que adotam o foco nos processos não criam nem inventam seus processos. Eles sempre existiram, 41 porém, em um estado fragmentado, sem nome, sem dono e muitas vezes sem gerência, pois os colaboradores envolvidos não tinham consciência da existência dos processos pelo fato de estarem concentrados apenas nas atividades e na rotina do dia a dia. A identificação de processos no ambiente organizacional é de grande importância, pois é possível definir o papel dos indivíduos e de todos os demais recursos da instituição. A gestão de processos, por sua vez, é um conceito fundamental que deve ser compreendido por todos os gestores, assim como a entrega dos produtos e serviços aos clientes serem efetuadas da melhor forma possível, atendendo todos os requisitos e necessidades do processo. Na Figura 1, podemos observar a apresentação do modelo básico das características de processos existentes dentro de uma organização. Figura 1 - Características de um processo Fonte: elaborada pelo autor. Em suma, um processo representa uma sequência de atividades que serão realizadas na obtenção de um produto final, bem ou serviço que é ofertado pela organização (ALBUQUERQUE; ROCHA NETO, 2005). 42 O processo evolutivo que a gestão das organizações passou ao longo das últimas décadas tem feito muito gestores atuais considerarem que a análise de processos organizacionais como um ponto crucial para uma gestão exitosa. Não obstante, tal situação têm feito com que as organizações busquem constantes melhorias nos seus planos organizacionais. Desse modo, a gestão de processos a serem efetuadas nas organizações, não pode ser aplicada no “modismo de gestão”, e a ênfase dada a melhora dos processos organizacionais vem se mostrando muito eficiente aos negócios, indicando a importância da inovação no controle dos processos organizacionais. Logo, muitos gestores de empresas dos mais diversos segmentos empresariais passaram a vislumbrar a importância de se adotar as seguintes condições aos seus negócios: • A qualidade total está sendo aplicada aos produtos, aos serviços, aos processos, à administração e em toda a empresa, portanto, ao buscar aplicar a qualidade aos processos tem colaborado para a consolidação de cada um deles. • O uso de novas tecnologias no ambiente organizacional, com a implementação de novos softwares e hardwares também tem feito o uso da gestão de processos. • As organizações têm percebido um encurtamento no ciclo de vida dos produtos, serviços e de seus negócios, com isso, se torna necessário buscar inovações para atender as expectativas de clientes cada vez mais exigentes. • A concorrência tem se apresentado mais forte e, em muitos casos, ela se apresenta de forma predatória o que faz com que as empresas busquem apresentar vantagens competitivas que lhes permita se posicionar no seu mercado e em condições de disputar clientes e fatias de mercados em seu setor. 43 • Com o aumento dos custos, as margens de lucratividade têm se apresentado cada vez menores, por isso, o uso da gestão de processos busca proporcionar maior eficiência as organizações, proporcionando um equilíbrio e lucratividade para as mesmas. • Há uma perceptível mudança na estrutura de poder nas relações entre empresas e consumidores, é possível perceber “redirecionamento para a ponta final do processo – consumidor final –, bem como também está reduzindo o ciclo, à medida que se aproxima do fornecedor” (OLIVEIRA, 2019, p. 10). • A atuação dos governos, que acabam por muitas vezes mais criar dificuldades para as empresas do que facilidades, também tem sido um componente que faz com que a gestão dos processos seja utilizada pelas organizações. No Brasil, a burocracia e o chamado “custo-brasil” são os principais entraves apontados pelos gestores e empresários como principais complicadores dos negócios e que poderiam ser resolvidos pelas diferentes esferas governamentais. Na gestão de processos, as organizações têm buscado a solução para os seus principais problemas e entraves que venham prejudicar a evolução dos negócios, sendo assim, aos gestores é necessário conhecer quais tipos de processos podem ser modificados para a obtenção de melhores resultados. Nesse sentido, dentro de uma organização há três principais tipos de processos: 1. Processos Primários, também conhecidos como processos essenciais. 2. Processos de Suporte. 3. Processos de Gestão. Os processos primários são os multifuncionais e que direcionam as entregas de valor aos clientes da organização, esse tipo de processo é 44 conhecido também pelo nome de processos de núcleo. Geralmente, os processos primários constituem a cadeia de valor da empresa, já que ele tem grande participação para a criação ou pela entrega de bens e serviços aos clientes. Segundo Pradella, Furtado e Kipper (2016, p. 11): A cadeia de valor de processos de negócio da empresa descreve uma forma de focar a cadeia de processos que fornece valor ao cliente. Cada uma dessas atividades tem seus próprios objetivos de desempenho conectados aos seus processos de negócio de origem. Os processos primários podem fluir através das funçõesda organização, através dos departamentos ou até mesmo entre empresas e fornecem uma visão completa do valor criado. Atividades principais são aquelas que estão envolvidas na criação física do produto ou do serviço, por meio das ações de marketing, e transferem para o comprador e para o suporte de pós- venda, denominado valor adicionado. Os processos de suporte são estruturados para garantir apoio aos processos primário, sendo que eles se caracterizam por não realizar a entrega de valor diretamente aos clientes, entre os exemplos deste tipo de processo, temos o gerenciamento de TI e o gerenciamento das ações de recursos humanos das organizações. Segundo Pradella, Furtado e Kipper (2016, p. 11) “cada um desses processos de suporte pode envolver um ciclo de vida de recursos e está fortemente associado às áreas funcionais. Porém, processos de suporte podem e devem ultrapassar as fronteiras funcionais”. Os processos do tipo de suporte podem ser críticos e estratégicos para as organizações, por isso, eles precisam do máximo de cuidado para que não se revelem como problemáticos e prejudique a entrega de valor aos clientes. É importante observar ainda que os processos de suporte “influenciam de forma indireta o resultado, tendo em vista que somente foco no cliente não garante a rentabilidade ou até mesmo a sobrevivência da empresa” (ARAUJO; GARCIA; MARTINES, 2017, p. 29). 45 Quanto aos processos de gestão, eles são conhecidos por serem os referentes a mensuração, monitoramento e controles das atividades de negócios. Esse tipo de condição possibilita que um processo primário ou um processo de suporte possa atingir as metas que foram estabelecidas pela administração do negócio. Entre os tipos de metas que podem ser mensuradas por meio dos processos de gestão, destacam-se: metas financeiras, metas operacionais, metas estabelecidas pelos órgãos reguladores do setor, metas legais estabelecidas pelos órgãos governamentais (ALBUQUERQUE; ROCHA NETO, 2005). Os processos de gestão, assim como os processos de suporte, também não conferem valor diretamente aos clientes, mas eles garantem que a organização ofereça seus serviços e produtos com o máximo de eficiência e eficácia. Em suma, as organizações são dotadas de diversos processos, uns possuem maior ou menor relevância dentro do escopo organizacional da empresa, por isso, cabe aos gestores considerar essa multiplicidade de fatores que estão relacionados aos processos organizacionais a serem analisados. 1.2 Mapeamento de processos Os processos dentro das organizações nem sempre estão visíveis e são conhecidos por todos os gestores, sendo assim, há a necessidade de buscar conhecer quais são os processos organizacionais e como estão inseridos no escopo organizacional. Como forma de tornar os processos mais claros diante de todos os stakeholders, invariavelmente, as empresas adotam técnicas de mapeamento desses processos para torná-los mais claros e visíveis. 46 De acordo com Cruz (2018), o mapeamento de processos visa ser uma ferramenta gerencial analítica de comunicação que tem como objetivo contribuir significativamente para melhora contínua da gestão de processos no ambiente organizacional. O objetivo do mapeamento de processos é identificar todas as ações dentro de um processo que são realizadas de acordo com as atividades que devem ser desenvolvidas ao longo dele. Quando um processo não apresenta os resultados esperados, se faz necessário “descobrir, analisar e corrigir nas atividades os problemas que estão causando o não atingimento dos resultados esperados, pois, a rigor, a não ser por suas atividades, todo o processo é abstrato” (PRADELLA; FURTADO; KIPPER, 2016, p. 15). Por sua vez, muitos gestores possuem dúvidas sobre qual o nível de profundidade deve ser o seu mapeamento de processos, por isso, é importante definir quais são os objetivos do mapeamento e o que se pretende obter com ele. Em geral, há três níveis de profundidade do mapeamento de processos, sendo eles: nível descritivo, nível analítico e nível executável. Em relação ao nível descritivo, é importante considerar que ele busca apenas alinhar os entendimentos existentes dentro da organização em relação aos processos, aqui se busca uma visão básica dos processos. O nível analítico visa destacar os eventos e tratamentos de execução, neste nível de profundidade é possível fornecer uma visão mais técnica do processo. O nível executável busca apresentar um maior detalhamento em relação aos demais níveis de profundidade, aqui são apresentados todos os serviços que são implementados ou automatizados em cada processo, permitindo o máximo de detalhamento em cada um dos processos que são realizados pela empresa. As organizações que realizam o mapeamento dos processos conseguem obter algumas vantagens, como podemos observar na Figura 2. 47 Figura 2 - Vantagens do mapeamento dos processos Fonte: elaborada pelo autor. A compreensão dos processos é uma das principais vantagens da realização do mapeamento, pois ele possibilita as organizações conhecerem como os processos ocorrem e como podem ser melhorados. Outra importante vantagem do mapeamento de processos é a documentação, dado que isso possibilita produzir documentos com devida estrutura e coesão para cada processo, permitindo que os colaboradores sejam capazes de seguir com as operações padronizadas a partir dos documentos produzidos. A padronização e a transformação dos processos são duas vantagens produzidas pelo mapeamento, pois, ela possibilita que as organizações executem melhor a promoção de mudanças profundas que vise ganhos de eficiência. O mapeamento de processos serve para que organizações e gestores possam ter as respostas para as seguintes perguntas: • Qual o objetivo dos processos realizados na organização? 48 • Quais as fronteiras e limites dos processos que são realizados na organização? • Quais são as entradas (inputs) dos diferentes processos realizados? • Quais são as atividades que são realizadas ao longo dos processos da organização? • Quais as saídas (outputs) dos diferentes processos realizados? • Quem é o responsável pelo processo? • Quais são os colaboradores que participam do processo e quais suas funções? • Quais são os outros stakeholders que também participam do processo na organização? • Quais os recursos financeiros, humanos e materiais utilizados durante os processos? • Quais os resultados esperados de cada um dos processos realizados dentro da organização? • Quais são as principais dificuldades que os processos realizados vêm enfrentando? • Quais são os riscos associados aos processos que são realizados dentro da organização? A realização do mapeamento de processos pode proporcionar uma série de respostas as organizações, o que pode permitir aos gestores conhecerem pontualmente quais os problemas de cada processo, bem como quais são as oportunidades de melhorias e quais são os gargalos existentes nos processos e, principalmente, quais são as oportunidades de melhoria que podem ser aproveitadas pela organização na busca de eficiência e eficácia. 49 Para que um procedimento de mapeamento processual possa ser considerado exitoso, ele deve buscar atender quatro características distintas, conforme Cruz (2018): apresentar os detalhes de todos os processos da organização, ter concisão e precisão na descrição de todos os processos, focando a atenção nas diferentes interfaces dos processos, garantindo assim uma melhor análise sobre cada tipo de processo que existe na organização. Entre as ferramentas que são utilizadas para a realização do mapeamento de processos estão: realização de entrevistas, aplicação de questionários, realização de reuniões, promoção de oficinas e workshops, observação, análise dos documentos relacionados aos processos, coleta de evidências, confecção de fluxograma, utilização da matriz da SIPOC (é uma ferramenta que resume as entradas e saídas de um ou mais processosem forma de tabela) e utilização do diagrama de tartaruga (ferramenta da gestão da qualidade utilizada para descrever visualmente as características dos processos). 1.3 Modelagem de processos Por meio da modelagem de processos, as organizações buscam uma melhor compreensão do seu próprio funcionamento, neste sentido, a modelagem de processos possibilita usar e explicitar todo o conjunto de conhecimentos que são adquiridos pela organização ao longo de tempo. A experiência para usos futuros, as lições que já foram aprendidas e assimiladas no processo, a otimização dos fluxos de informações, a reestruturação e a organização do conhecimento sobre os aspectos funcionais, comportamentais e estruturais do negócio, são alguns dos objetivos que esta modelagem oportuniza as organizações. No entanto, em algumas organizações, a modelagem de processos pode ser compreendida como a representação dos processos de negócios 50 que tenha como objetivo documentar, compreender e analisar todos os processos com vistas a transformá-los e automatizá-los (CRUZ, 2018). Portanto, o uso da tecnologia para o processo de modelagem de processos é condição indispensável na gestão, logo, com a tecnologia é possível buscar por processos mais simples, mais intuitivos e que apresentem melhores resultados. Como a realização da modelagem pode implicar em algumas dúvidas aos gestores, é importante considerar que alguns ajustes serão necessários, entre eles o fato de que durante a modelagem os gestores podem focar em mapear detalhes e esquecer do objetivo final dos processos. Além disso, outro ponto a ser observado é a ocorrência de não calibrar adequadamente os processos a serem mensurados nos resultados. Por fim, uns dos erros mais comuns nas gestões estão no comparativo de informações e fluxogramas que funcionaram em outra empresa, serem usadas na empresa em questão, logo fica evidente a desconjuntura de realidades distintas nas organizações. Em relação aos princípios que estão relacionados uma modelagem de processos eficiente estão: • Modelo simples: buscar processos mais simples que possam ser realizados pela organização atendendo as necessidades e utilizando poucos recursos. • Seja parcimonioso: iniciar com pequenas mudanças e que busque a evolução ao longo do tempo, com isso, é possível adicionar valor aos processos. 51 • Dívida e conquiste: evitar modelos complicados que possam gerar problemas para os stakeholders compreenderem com o processo deve ser realizado. • Uso de metáforas: a utilização de metáforas, analogias e similares contribui para tornar os processos mais fáceis de serem compreendidos por todos. • Minimizar o uso de dados: evitar a quantificação exacerbada se faz necessário, pois, em alguns casos, os gestores podem fazer um uso maciço de dados e se esquecerem do objetivo final de modelar os processos. O processo de modelagem de processos em uma organização pode ser realizado contemplando uma das três abordagens existentes, sendo: A primeira que é denominada de top-down (de cima para baixo), em que primeiro deve ser construída uma visão macro dos processos para que depois seja possível detalhar o restante do trabalho. A segunda abordagem é conhecida como middle-out (do meio para fora), essa abordagem concentra-se no núcleo do problema dos processos, para somente depois disso, caminhar em direção as extremidades. E a terceira e última abordagem é denominada de bottom-up (de baixo para cima), com essa abordagem, primeiro são entendidos os detalhes do processo para somente depois construir uma visão macro dele. Uma das principais funções da modelagem de processos é garantir que a organização possa analisar os seus processos para buscar melhorias. Nesse sentido, muitos eventos fazem com que uma empresa tenha de realizar a modelagem de seus processos, entre eles, a Figura 3 apresenta alguns desses eventos. 52 Figura 3 - Eventos em que se faz necessário uma modelagem de processos Fonte: elaborada pelo autor. A realização de um planejamento estratégico é uma ótima oportunidade para que as organizações possam revisar e redesenhar seus processos, pois é durante o planejamento estratégico que que as organizações acabam examinando o mercado em que atuam, analisam a concorrência, descobrem novas oportunidade de atuação, estabelecem metas e objetivos, sendo assim, é possível analisar os processos e modelar eles para haja um realinhamento dos processos e o atingimento de novos objetivos que a organização definiu em seu planejamento. As discussões sobre o desempenho organizacional é uma oportunidade em que a modelagem de processos pode ocorrer quando os gestores não estão satisfeitos com o desempenho apresentado pelos processos, assim a solução pode ser modificá-los. O desempenho da organização pode estar relacionado a qualidade dos produtos e serviços, aos resultados financeiros que a organização tem apresentado, ou ainda, 53 as taxas de produção que não estão atendendo as demandas dos seus clientes, logo estes são todos motivos que levam as organizações a modificarem os seus processos e buscarem soluções para esses problemas atrelados ao desempenho. A adoção de novas tecnologias pela organização pode fazer surgir a necessidade de modificar processos que ela já tenha, mas que não se adequem as novas tecnologias que serão implementadas, por isso, torna-se necessária a modelagem dos processos. Segundo Pradella, Furtado e Kipper (2016, p. 15) inserir “uma máquina mais rápida no meio de um processo sem aumentar a produção nos passos precedentes e subsequentes pode levar a máquina a um estado de subutilização no ponto da entrada, e a um gargalo no ponto de saída”. Portanto, a análise de processos deve ajudar a organização a entender como e quando as novas tecnologias devem ser aplicadas e, se necessário, como seus processos devem ser modificados, para que ela possa obter o máximo de benefício. Quando as organizações identificam riscos em seu negócio de forma antecipada, tal evento sugere a modelagem de processos, já que ao antecipar os riscos a gestão estará preservando os negócios. Logo, os gestores e líderes devem, sempre que possível, buscar a antecipação de possíveis riscos ao negócio, para que assim, a organização proceda antecipadamente ações que visam minimizar tais riscos eminentes. A modelagem de processos também pode ser usada quando as organizações passam por fusões e aquisições, situações que geralmente alteram os movimentos estratégicos do negócio, neste contexto é imposto um clima de grandes mudanças, no qual se faz necessário adaptabilidade dos processos. Segundo Pradella; Furtado; Kipper (2016) frequentemente as entidades reguladoras que fiscalizam os negócios poderão criar ou alterar 54 regulamentos que irão requerer mudanças em processos. Logo, é de suma importância realizar análise destes processos com intuito de ir ao encontro desses novos requisitos, pois tal medida pode oportunizar a estas empresas contemplarem mudanças no seu escopo legal, sem causar grande impacto no negócio. Referências Bibliográficas ALBUQUERQUE, L. C.; ROCHA NETO, I. Ciência, tecnologia e regionalização. Rio de Janeiro: Garamond, 2005. ARAUJO, L. C. G.; GARCIA, A. A.; MARTINES, S. Gestão de processos: melhores resultados e excelência organizacional. 2. ed. São Paulo: Atlas, 2017. BROCKE, J. V.; ROSEMANN, M. Manual de BPM gestão de processos de negócios. São Paulo: Bookman, 2013. CRUZ, T. BPM & BPMS. Rio de Janeiro: Brasport, 2018. FERREIRA, A. B. H. Novo dicionário da língua portuguesa. Rio de Janeiro: Nova Fronteira, 1986. PRADELLA, S.; FURTADO, J. C.; KIPPER, L. M. Gestão de processos: da teoria à prática. 4. ed. São Paulo: Atlas, 2016. OLIVEIRA, D. P. R. Administração de processos: conceitos – metodologia – práticas. 6. ed. São Paulo: Atlas, 2019. 55 Sistemas Tecnológicos de Apoio à Gestão Pública Autoria: Johny Henrique Magalhães Casado Leitura crítica: Cleverson Neves Objetivos • Apresentar
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