Documentos, Organogramas e Comunicação Escrita na Empresa

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1.Existem documentos que são imprescindíveis para o bom funcionamento da empresa. Cada um com sua utilidade e finalidade, podendo ter caráter interno, isto é, utilizado internamente nas organizações ou caráter externo, utilizado para comunicação com clientes, fornecedores etc. Faça a correlação da primeira coluna que apresenta os tipos de documentos, com a segunda que demonstra o conceito/finalidade e ou utilidade dos mesmos.
Primeira Coluna
I. Regulamento interno
II. Protocolo
III. Procuração
IV. Requerimento
Segunda Coluna
a. se constitui basicamente por duas partes: identificação do representado e do representante e objeto e âmbito da procuração.
b. um documento que contém um conjunto de regras ou normas estabelecidas como necessárias a uma organização
c. um documento utilizado pela empresa para solicitar informações ou fazer pedidos a um órgão público, uma instituição ou uma autoridade: utilizado em especial por escolas, faculdades, prefeituras etc.
d. serve para mapear o trajeto que o documento faz na instituição, determinando com exatidão onde se encontra o documento na hora da sua consulta.
Marque a alternativa correta:
Escolha uma:
a. I: d; II: b; III: a; IV: c
b. I: c; II: d; III: a; IV: b
c. I: a; II: d; III: b; IV: c
d. I: b; II: d; III: a; IV: c​
2.Organograma é uma representação em forma gráfica da estrutura hierárquica formal de uma organização. Pode ter diversas formas, desde a mais comum, conhecida como organograma clássico, até em forma radial. Os organogramas mostram a disposição das unidades funcionais (órgãos, departamentos) com funções definidas, a hierarquia da organização e como estas unidades se comunicam. Dentre os tipos mais usuais de organogramas, aponte o tipo que se refere cada uma das afirmativas abaixo:
I. (  ) Elaborado com retângulos que representam os órgãos e as linhas que fazem a ligação hierárquica e de comunicação entre eles.
II. (  ) O seu objetivo é mostrar o microssistema das empresas componentes de um grande grupo empresarial.
III. (   ) Sua base também pode ser representada numericamente, que pode ser utilizado para o controle das atividades e a validação das ações.
IV. (  ) Elaborado por meio de círculos concêntricos, os quais representam os diversos níveis de autoridade a partir do círculo central, que representa a autoridade maior da empresa.
Escolha uma opção:
a.clássico, radial, linear, setores
b.clássico, barras, linear, setores
c.clássico, barras, linear, Lambda
d.clássico, radial, linear, bandeira
3.Nas empresas e no mundo do trabalho, a comunicação escrita está, geralmente, relacionada à formalização. Quando ações, decisões, opiniões, requisições passam a ser escritas, as mesmas adquirem um novo status, passam a ter um caráter jurídico mais marcante, pois se tornam provas materiais, evidências dos processos, decisões, políticas e estratégias empresariais. A respeito dos tipos de comunicação escrita na empresa, complete as frases:
I. A escrita _________ é a maneira de se documentar transações comerciais, descrever e quantificar obrigações e deveres.
II. A __________ é um nome genérico para a troca de comunicações escritas entre dois endereços distintos, geralmente, duas instituições diferentes.
III. Em geral, as comunicações escritas ________ estão relacionadas ao desenvolvimento de rotinas operacionais e, por isso, devem ser de simples elaboração para celeridade dos processos organizacionais.
IV. A redação __________ pode ser considerada o tipo de comunicação utilizado pelo setor público nacional.
V. Dentro das empresas, a __________ deve estar organizada em diagramas chamados fluxogramas.
Escolha uma opção:
a.I: comercial, II: circulação de documentos, III: interna, IV: oficial, V: bancária
b.I: comercial, II: correspondência, III: bancária, IV: oficial, V: circulação de documentos
c.I: comercial, II: correspondência, III: interna, IV: oficial, V: circulação de documentos
d.I: comercial, II: interna, III: correspondência, IV: oficial, V: circulação de documentos
4.A gestão de documentos tem seu início no protocolo, em que é feito o controle da tramitação de documentos da instituição segundo o Conarq (2013). Correlacione a primeira coluna que demonstra as atividades de gestão, com a segunda coluna.
Primeira Coluna
I. Recebimento e Classificação
II. Registro e Controle
III. Expedição
Segunda Coluna
a. é o centro de distribuição e redistribuição de documentos que tem como atribuições preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anotando o número de protocolo, data de entrada, procedência, espécie, número e data do documento, código e resumo do assunto.
b. responsável pelas rotinas de recebimento e separação da correspondência oficial da instituição; distribuição da correspondência particular entre outros.
c. a expedição tem como função verificar se não faltam folhas ou anexos nas correspondências, numerando e datando as correspondências tanto no original como nas cópias, separando as cópias do original.
Assinale a alternativa correta.
Escolha uma opção:
I: a.a II: b; III: c
I: b. d II: c; III: a
I: c.I: b II: c; III: a
I: d. b II: a; III: c
5. Apresentações são muito eficazes, pois podem conjugar os aspectos positivos tanto da comunicação escrita como da oral. Além disso, na atualidade, com o fácil acesso a recursos audiovisuais, toda apresentação pode recorrer a uma infinidade de tipos de comunicação. Analise as afirmativas abaixo acerca das apresentações:
I. A comunicação visual deve ser sempre pensada com cuidado e envolve desde a apresentação relativa a vestuário, gestual, quanto às formas de apoio, como Datashow, uso de quadro, a distribuição de textos impressos para o público presente.
II. A palavra “arte” traz consigo a noção de uma habilidade, um conhecimento, a capacidade de, no caso específico, criar discursos, escolher bem as palavras, desenvolver raciocínios. Em uma última instância, a retórica ficou conhecida pelo resultado que produzia: seria a arte de convencer os outros.
III. É essencial o apresentador sempre estar atento ao feedback fornecido pelo público. Esse feedback pode ser indireto (fazendo-se perguntas diretas ao público sobre o entendimento do conteúdo) e direto (por meio da observação do comportamento e do gestual da plateia).
IV. Na falta de conteúdo, falta de preparação o ideal e compensar com palavras difíceis. A apresentação vai cumprir os objetivos de comunicar - aqueles ouvintes que conhecem as palavras ficarão encantados.
Assinale V para as frases “Verdadeiras” e F para as “Falsas”:
Escolha uma opção:
a.I: F; II: V; III: V; IV: V
b.I: F; II: V; III: F; IV: F
c.I: V; II: V; III: F; IV: V
d.I: V; II: V; III: F; IV: F
6.Os objetivos de uma administração eficiente de arquivos só podem ser alcançados quando se dispensa atenção aos documentos, desde sua criação até o momento em que são recolhidos para um arquivo de custódia permanente ou são eliminados. Sendo assim para organização dos documentos podemos citar a seguinte ordem:
Escolha uma opção:
a.higienização dos documentos; aplicação da tabela de temporalidade; reavaliação dos documentos; elaboração de códigos para implantação dos documentos na base de dados; eliminação dos documentos que perderam seu valor; criação de um plano de classificação, em que foi sugerida a divisão por grupos e subgrupos; classificação e identificação; utilização de pastas com cores diferenciadas para melhor visualização dos documentos; listagens impressas dos documentos, identificando sua localização para eventuais problemas com o sistema.
b.higienização dos documentos; classificação e identificação; criação de um plano de classificação, em que foi sugerida a divisão por grupos e subgrupos; aplicação da tabela de temporalidade; reavaliação dos documentos; eliminação dos documentos que perderam seu valor; elaboração de códigos para implantação dos documentos na base de dados; utilização de pastas com cores diferenciadas para melhor visualização dos documentos; listagens impressas dos documentos, identificando sua localização para eventuais problemas com o sistema.
c.higienizaçãodos documentos; criação de um plano de classificação, em que foi sugerida a divisão por grupos e subgrupos; aplicação da tabela de temporalidade; reavaliação dos documentos; listagens impressas dos documentos, identificando sua localização para eventuais problemas com o sistema; elaboração de códigos para implantação dos documentos na base de dados; eliminação dos documentos que perderam seu valor; classificação e identificação; utilização de pastas com cores diferenciadas para melhor visualização dos documentos.
d.higienização dos documentos; aplicação da tabela de temporalidade; reavaliação dos documentos; elaboração de códigos para implantação dos documentos na base de dados; eliminação dos documentos que perderam seu valor; criação de um plano de classificação, em que foi sugerida a divisão por grupos e subgrupos; classificação e identificação; listagens impressas dos documentos, identificando sua localização para eventuais problemas com o sistema; utilização de pastas com cores diferenciadas para melhor visualização dos documentos.
7. Para atender de forma satisfatória as suas atribuições, o arquivo precisa de uma estrutura básica contendo os elementos de recursos humanos e instalação. Além dos requisitos de instalação, o arquivo deve atender aos requisitos de:
Escolha uma opção:
a.localização, umidade, arejada, higienização, disposição do arranjo físico e segurança
b.localização, iluminação, abafado, higienização, disposição do arranjo físico e segurança.
c.localização, iluminação, arejada, sujidade, disposição do arranjo físico e segurança.
d.localização, iluminação, arejada, higienização, disposição do arranjo físico e segurança.
8. O fluxograma, é uma ferramenta de gestão utilizada para compreender como os processos funcionam, permitindo ao gestor organizar os dados e as informações, facilitando um melhor entendimento dos setores envolvidos e possibilitando, assim, uma visualização da entrada e da saída de dados, dos momentos de decisão e do fluxo das operações, permitindo também a descrição das etapas de um processo administrativo e operacional. Existem variados tipos de fluxograma, aponte a alternativa correta.
Escolha uma opção:
a.O fluxograma ANSI, mostra a sequência das atividades de um processo entre as áreas ou seções por onde ele flui. Útil para processos que não se completam em uma única área, podendo indicar também os responsáveis por cada setor.
b.Fluxograma de processos simples é uma espécie de diagrama mais simples, composto apenas por blocos e não envolve tomada de decisões, permitindo uma rápida noção da sequência de funcionamento de um processo.
c.Fluxograma funcional é basicamente um diagrama de blocos acrescido de um operador de decisão. Muito útil para indicar uma sequência de funcionamento em processos simples, que depende de uma condição para executar um tipo de tarefa.
d.O fluxograma vertical, também denominado diagrama de processo, é um fluxograma de formato diferente, composto por colunas verticais onde estão disponíveis simbologias referentes aos tipos de processo, descrição, e outras informações referentes à operação.
9.O protocolo é a denominação tanto dos setores encarregados de recebimento, registro, distribuição e movimentação e expedição de documentos, como ao número de registro dado a um documento. Sua função cabe ao recebimento, conferência de páginas e montagem dos processos. No protocolo, existem as rotinas de recebimento e classificação documental, as rotinas de registro e movimentação percorridos pelo documento e rotinas de expedição. No que se refere a rotina de recebimento, assinale a alternativa incorreta.
Escolha uma opção:
a.encaminhamento do documento ao setor responsável pelo registro e movimentação.
b. encaminhamento das cópias ao setor de arquivamento, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem.
c.classificação da correspondência oficial, separando as de caráter ostensivo com as de caráter sigiloso.
d.requisição dos antecedentes ao arquivo ou setor para o agrupamento de dois ou mais documentos, ou processos.
10. O fluxograma é a representação gráfica de um determinado fluxo ou processo de trabalho, o qual utiliza figuras geométricas normalizadas como recurso, e setas que unem essas figuras, possibilitando uma compreensão fácil e rápida da transição tanto das informações, quanto dos documentos entre os elementos do processo. Existem variados tipos de fluxograma, analise a figura abaixo e assinale a alternativa que aponta o tipo de fluxograma apresentado.
Escolha uma opção:
a.Fluxograma Simples
b.Fluxograma  Ansi
c.Fluxograma Vertical
d.Fluxograma Funcional