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Diretor Executivo DAVID LIRA STEPHEN BARROS Diretora Editorial ANDRÉA CÉSAR PEDROSA Projeto Gráfico MANUELA CÉSAR ARRUDA Autor ANDRÉ DE FARIA THOMÁZ Desenvolvedor CAIO BENTO GOMES DOS SANTOS Olá. Meu nome é André de Faria Thomáz. Sou formado Graduação em Bacharel em Ciências Contábeis pela Faculdade de Minas - Faminas (2006). Pós-Graduando em Docência Superior pela Universidade Gama Filho (2009), Pós Graduado em MBA Executivo em Administração de Empresas (2009- 2012), Mestre pela Pontifícia Universidade Católica 2011 em Administração, Doutor pela Pontifícia Universidade Católica 2018 em Administração prática nas funções Contador e de Professor nas modalidades Presencial e EaD, Auditoria de Departamentos Contábil, Financeiro e Pessoal - tendo atuado nestas áreas incluindo as Obrigações Acessórias e Obrigatórias, também tenho experiência como Coordenador de Curso; na área de Contabilidade atuando e lecionando principalmente com Contabilidade Básica, Economia, Planejamento e Contabilidade Tributaria, Contabilidade de Custos e Analise de Custos, Gestão Por Processos, Estrutura das Demonstrações Contábeis, Analise das Demonstrações, Contabilidade Gerencial, Teoria da Contabilidade, Contabilidade Intermediaria, Contabilidade Internacional, Auditoria, Contabilidade Empresarial, Controle Interno, Matemática, Logística Recursos Humanos, Gestão de Risco. E na área de Administração, Conteudista e Curador. Sou apaixonado pelo que faço e adoro transmitir minha experiência de vida àqueles que estão iniciando em suas profissões. Por isso fui convidado pela Editora Telesapiens a integrar seu elenco de autores independentes. Estou muito feliz em poder ajudar você nesta fase de muito estudo e trabalho. Conte comigo! Autor ANDRÉ DE FARIA THOMÁZ INTRODUÇÃO: para o início do desenvolvimen- to de uma nova competência; DEFINIÇÃO: houver necessidade de se apresentar um novo conceito; NOTA: quando forem necessários obser- vações ou comple- mentações para o seu conhecimento; IMPORTANTE: as observações escritas tiveram que ser prioriza- das para você; EXPLICANDO MELHOR: algo precisa ser melhor explicado ou detalhado; VOCÊ SABIA? curiosidades e indagações lúdicas sobre o tema em estudo, se forem necessárias; SAIBA MAIS: textos, referências bibliográficas e links para aprofun- damento do seu conhecimento; REFLITA: se houver a neces- sidade de chamar a atenção sobre algo a ser refletido ou discutido sobre; ACESSE: se for preciso aces- sar um ou mais sites para fazer download, assistir vídeos, ler textos, ouvir podcast; RESUMINDO: quando for preciso se fazer um resumo acumulativo das últimas abordagens; ATIVIDADES: quando alguma ativi- dade de autoapren- dizagem for aplicada; TESTANDO: quando o desen- volvimento de uma competência for concluído e questões forem explicadas; Iconográficos Olá. Meu nome é Manuela César de Arruda. Sou a responsável pelo pro- jeto gráfico de seu material. Esses ícones irão aparecer em sua trilha de aprendizagem toda vez que: SUMÁRIO Conceitos de governança corporativa..................................10 Conceito de Governança Corporativa................................................10 Orçamento dentro da Governança.......................................14 Planejamento e controle do orçamento..............................19 Sistema Orçamentário....................................................................................19 Funções do Planejamento.........................................................22 Funções do Orçamento...............................................................24 Perfomace e organização dentro da governança corporativa.....................................................................................29 Perfomace Organizacional........................................................29 Medidas de perfomace................................................................45 Medidas Financeiras.......................................................................................46 Medidas Não Financeiras...........................................................................48 Balanced Scorecard........................................................................................51 Bibliografia.....................................................................................55 Governança Corporativa, Controle Interno e Compliace 7 UNIDADE 01 CONTROLE E PLANEJAMENTO DENTRO DE GOVERNANÇA CORPORATIVA Governança Corporativa, Controle Interno e Compliace8 Você sabia que todas as empresas precisam de um controle interno para que possam se manter e organizar suas rotinas? Este controle se baseia na formação de controle e planejamento. Nesta unidade estudaremos sobre a governança corporativa e seus controles. Para isso, inicialmente veremos sobre a importância do orçamento em uma organização, descrevendo suas principais características e seus objetivos. Na sequência, compreenderemos a forma de utilizar os modelos e os exemplos de orçamento apresentados, gerando demonstrações contábeis projetadas dentro da Governança Corporativa. Nesse contexto, abordaremos o planejamento e o controle orçamentário, que abrangem os tipos de orçamento, bem como as formas de elaboração e projeção nas rotinas empresariais. Entendeu? Ao longo dessa unidade letiva você vai mergulhar nesse universo! INTRODUÇÃO Governança Corporativa, Controle Interno e Compliace 9 Olá. Seja muito bem-vindo à Unidade 1 –. Nosso objetivo é auxiliar você no desenvolvimento das seguintes competências profissionais até o término desta etapa de estudos: 1. Conceitos de Governança Corporativa; 2. Planejamento e Controle do Orçamento; 3. Performance e Organização dentro da Governança Corporativa; 4. Medidas de Performance. Então? Preparado para uma viagem sem volta rumo ao conhecimento? Ao trabalho! COMPETÊNCIAS Governança Corporativa, Controle Interno e Compliace10 Conceitos de governança corporativa Ao término desta competência você será capaz de entender como funciona a Governança Corporativa e suas finalidades dentro das rotinas empresariais, será capaz de analisar as formas de planejamento e orçamento, junto aos índices e medidas de performance. E então? Motivado para desenvolver esta competência? Então vamos lá. Avante! Conceito de governança corporativa Figura 1: Importância do controle financeiro Fonte: ©Freepik A governança corporativa é um conjunto de procedimentos que geram o relacionamento entre os gestores e os acionistas, os quais pretendem minimizar os conflitos de agência. A relação entre a administração e a propriedade ocorre, comumente, por meio do Conselho de Administração, do Conselho Fiscal e da auditoria Governança Corporativa, Controle Interno e Compliace 11 independente da sociedade (ASSAF NETO, 2014). Como a perspectiva financeira abordada pelo Balanced ScoreCard (BSC), o termo balanced scorecard não possui tradução para o português, porém já é consolidado na área de gestão em inglês, e conceitos de performance e de indicadores estão interligados, é necessário primeiramente esclarecer o que são planejamento e orçamento, importante ressaltar que este tema será tratado com mais ênfase no item 4.3 para melhor entendimento do tema. Esses termos são comumente empregados no cotidiano empresarial. Exemplos da importância de se planejar são diversos e estão presentes em várias instâncias, como quando um CEO (Chief Executive Officer) de uma empresa precisa elaborar um planejamento para atingir determinado objetivo em um dado período, quando o Governo elabora ações (normalmente para um mandado de quatro anos) a fim de integrar e fazer funcionar toda a máquina governamental e atender às necessidades de uma nação, ou quando um técnico (ou gerente) esportivo faz todo o planejamento de preparação e montagem de uma equipe para as competições de uma temporada. IMPORTANTE: Assaf Neto (2014) salienta que a governançacorporativa pode ter sua origem identificadora na necessidade dos acionistas em controlar as decisões da sociedade, e evitar que os administradores escolham um caminho que não atenda a seus interesses, já que tal necessidade levou às melhores práticas de governança corporativa. Governança Corporativa, Controle Interno e Compliace12 Ainda de acordo com Assaf Neto (2014), uma boa governança corporativa engloba cinco princípios essenciais, expressos em seus termos em inglês: fairness, disclosure, accountability, compliance e eectiveness conforme veremos a seguir: Como se pode perceber, o planejamento está presente em nosso dia a dia em diversas situações e níveis de atuação, e traz a ideia de plano, caminho, passos pré- analisados e determinados que têm por fim alcançar algum objetivo, meta, resultado. Já o orçamento está presente em muitos (senão em todos) os planejamentos. Fairness - entendido como senso de justiça ou equidade, fairness revela um tratamento justo e igual a todos os acionistas e às partes interessadas (stakeholders). Isso quer dizer que não se admite, por esse princípio, quaisquer atitudes e políticas discriminatórias com os minoritários (ASSAF NETO, 2014). Disclosure - identificado por transparência, disclosure revela o compromisso da organização em informar e disponibilizar todas as informações pelas quais os acionistas e os demais stakeholders tenham interesse. Pelo princípio da transparência, a empresa não se compromete, apenas, com seus informes legais e obrigatórios, mas deve atender, também, aos interesses e às necessidades de todas as partes interessadas, como consequência de uma cultura de informar e de uma boa comunicação interna e externa. Assim, as informações devem ser amplas, dedignas e constantes, cobrindo todas as ações da organização: financeira, econômica, social e ambiental (ASSAF NETO, 2014). Como consumidores, é bastante comum que peçamos orçamentos, como o de um serviço de pintura de um imóvel, de um tratamento dentário ou de aquisição de móveis para um escritório. Ao solicitarmos um orçamento, desejamos saber o valor que o prestador de serviço, dentista, comerciante cobram para atender nossas necessidades e Governança Corporativa, Controle Interno e Compliace 13 desejos. Com esse valor em mãos, avaliamos se dentro de nossa condição financeira (presente e futura) é viável efetuar a compra e se ela não vai prejudicar nossas finanças se for realizada. Figura 2: Controle Empresarial Fonte: ©Freepik Accountability - corresponde a uma responsabilidade de prestação de contas por parte dos tomadores de decisão da organização, demonstrando todas as responsabilidades por atos falhos e omissões (ASSAF NETO, 2014). Compliance - significa estar em conformidade com as diversas determinações, já que se qualifica pelo cumprimento das leis, das normas, dos regulamentos e de outras exigências (ASSAF NETO, 2014). Eectiveness (eficácia) - está relacionada à capacidade de a empresa demonstrar continuidade, preservar sua sustentabilidade, ser competente em gerar lucros e remunerar o capital, de modo a conseguir atingir, ainda, Governança Corporativa, Controle Interno e Compliace14 suas metas e seus objetivos. É importante ressaltar que um sistema de governança corporativa envolve diversos grupos de agentes; por exemplo: sócios/acionistas, Conselho de Administração, gestores/executivos, auditoria independente e Conselho Fiscal (ASSAF NETO, 2014). O Conselho de Administração atua sempre conforme os interesses da organização, sendo o principal grupo que compõe o sistema de governança corporativa. Tal Conselho, no entanto, não interfere nas atividades operacionais, uma vez que possui a incumbência de monitorar e apoiar a gestão da sociedade, a qual envolve pessoas, negócios e riscos (ASSAF NETO, 2014). Além disso, o Conselho de Administração é eleito pelos sócios/acionistas da sociedade, que são responsáveis pelo estabelecimento das estratégias, dos objetivos e do processo decisório dos negócios, realizando uma importante ligação entre a propriedade e a gestão da sociedade. Esse Conselho deve, também, prestar contas de sua atuação para os sócios/acionistas. Orçamento dentro da Governança A elaboração de orçamentos demanda muito tempo, comprometimento e engajamento dos colaboradores da organização, pois nela são analisadas variáveis de diversos setores da organização e também do seu ambiente. Os responsáveis pelo orçamento almejam que os gerentes participem ativamente do processo orçamentário por possuírem conhecimentos valiosos das rotinas do cotidiano organizacional e da operacionalização do negócio, além de essa participação gerar maior comprometimento e responsabilidade entre os gerentes em relação ao orçamento. De acordo com Assaf Neto (2014), a gestão de uma empresa é realizada pelo diretor-presidente, que é condutor das diretrizes esboçadas pelo Conselho de Administração. Governança Corporativa, Controle Interno e Compliace 15 Assim, a diretoria de uma sociedade atua sob a coordenação do presidente, de forma que cada gestor é responsável por diferentes áreas presentes na gestão, como vendas, recursos humanos, finanças e produção. Há, também, o Conselho Fiscal, que fiscaliza as obrigações estatutárias e legais, expõe propostas dos órgãos de administração encaminhadas às assembleias gerais de acionistas e analisa, periodicamente, as demonstrações financeiras desenvolvidas pela organização (ASSAF NETO, 2014). Ademais, as diretrizes de constituição e funcionamento do Conselho Fiscal já são definidas no estatuto social da organização. A finalidade da governança corporativa é oferecer maior transparência para as partes interessadas e reduzir, assim, a assimetria de informações presentes entre os diversos stakeholders (acionistas, administradores, funcionários e credores). Dessa maneira, uma maior transparência das informações ofertadas pelas boas práticas de governança corporativa leva a uma redução do risco e, em consequência, do custo de capital da entidade (ASSAF NETO, 2014). Com a adoção da governança corporativa, todos os agentes envolvidos com a organização conseguem melhor acesso às informações e maior confiabilidade na disponibilização dessas informações. Essas práticas resultam em uma valorização nos preços de mercado das ações da organização, incorporando a elas o que é conhecido como prêmio de governança nas negociações desses papéis (ASSAF NETO, 2014). Governança Corporativa, Controle Interno e Compliace16 IMPORTANTE: A governança corporativa deve estar voltada para a criação de valor aos acionistas e, ao mesmo tempo, respeitar os relacionamentos da organização com os stakeholders. Assim, práticas de governança são mais destacadas em companhias que apresentam uma estrutura societária fragmentada, isto é, em que não se evidencia a figura de um acionista controlador (ASSAF NETO, 2014). Figura 3: Governança corporativa Fonte: ©Freepik VOCÊ SABIA?: A governança corporativa acaba por proporcionar certas vantagens de preços em caso de uma eventual negociação de controle do capital da sociedade aos acionistas minoritários. Governança Corporativa, Controle Interno e Compliace 17 Da mesma forma, os credores sentem-se mais seguros ao confirmarem que as informações necessárias à concessão de crédito estão acessíveis e não podem ser adulteradas (ASSAF NETO, 2014). A partir disso, Assaf Neto (2014) ressalta que é possível esperar uma redução do risco de crédito e, também, de seu custo financeiro. Assim, os investidores acabam por se sentirem atraídos por aplicarem recursos em ações de empresas que apresentam baixa assimetria de informações geradas pela governança corporativa. Para maiores proteção e participação dos acionistas minoritários nos negócios em bolsa de valores, a B3 (Brasil, bolsa, balcão) desenvolveu o Novo Mercado, em que apenas podem ser negociadas ações de empresas que aderirem às melhores práticasde governança corporativa. A ideia da criação do Novo Mercado é atrair mais investidores para os negócios com ações, incentivando, assim, o desenvolvimento do mercado de capitais brasileiro (ASSAF NETO, 2014). Assaf Neto (2014) salienta que o Novo Mercado é um segmento de listagem de ações de empresas que, de forma voluntária, comprometem se a assumir as melhores práticas de governança corporativa e transparência (disclosure) de suas informações em nível acima do que exige a legislação. Ainda para o autor, essa maior transparência das informações traz mais segurança aos acionistas/investidores; por isso, os custos de captação de recursos da empresa reduzem. Muitos estudos demonstram que as empresas que fazem parte do Novo Mercado possuem melhor precificação de suas ações, diminuindo, com isso, os custos de novos recursos. Governança Corporativa, Controle Interno e Compliace18 RESUMINDO: Nesta competência você conheceu a questão das técnicas e das teorias utilizadas no diagnóstico do desempenho, reconhecendo sua importância em fornecer resultados para melhoria, a qual pode contribuir para a geração de valor na organização, uma vez que pode levar ao aprimoramento dos processos, levando à otimização dos recursos e à agregação de valor. Assim, pudemos estudar a avaliação do desempenho organizacional, que abrange aspectos voltados ao Balanced Scorecard, ao valor da empresa e à governança corporativa. Governança Corporativa, Controle Interno e Compliace 19 Planejamento e controle do orçamento Nesta competência estudaremos sobre o orçamento que é um instrumento direcional, constituído por planejamentos característicos com relação a datas e a unidades monetárias, com a finalidade de orientar a administração da organização para atingir os objetivos da entidade. O sistema de orçamento funciona como um sistema de informação que dá suporte à gestão, pois permite realizar simulações dos desempenhos a partir de planos aprovados (FIGUEIREDO; CAGGIANO, 2017). Sistema Orçamentário Você já ouviu falar sobre Sistema Orçamentário? O sistema orçamentário gera um conjunto de informações físicas e econômico-financeiras para um período projetado, conjunto esse decorrente de políticas, procedimentos e metas construídos nos planos operacionais e nos conceitos estabelecidos de identificação, mensuração e informação. Além disso, o sistema orçamentário é referência para a avaliação dos planos, uma vez que os orçamentos possibilitam a medição de resultado por área de responsabilidade, exercendo o papel de controle, mediante os sistemas de custos e contabilidade (FIGUEIREDO; CAGGIANO, 2017). De acordo com Figueiredo e Caggiano (2017), os objetivos do orçamento são o planejamento (de curto e longo prazos), a coordenação e o controle, concentrando esforços para: reduzir os riscos operacionais; orientar a execução das atividades; otimizar o resultado total da entidade; facilitar o direcionamento dos esforços das áreas e de todas as atividades que compõem a entidade; possibilitar o reconhecimento das causas das diferenças entre o real e o planejado, possibilitando, assim, a implementação de ações corretivas. Governança Corporativa, Controle Interno e Compliace20 REFLITA: O orçamento de longo prazo, comumente, está voltado para objetivos estratégicos da empresa, com premissas como crescimento e expansão, estabelecidas na caracterização dos modelos propostos. É importante, todavia, ressaltar que os modelos de orçamento espelham as realidades de cada empresa a ser retratada; por isso, um pacote orçamentário não é aplicável igualmente a todas as organizações (FIGUEIREDO; CAGGIANO, 2017). Figura 4: Organização empresarial Fonte: ©Freepik É imprescindível, durante a aplicação da metodologia do BSC, o uso de indicadores que podem ser estabelecidos previamente, ou seja, ainda no planejamento estratégico da empresa, por isso faz-se necessário entendermos o que é planejamento. Os autores Kaplan e Norton (1997), idealizadores do BSC, destacam que informações financeiras e não financeiras devem fazer parte da rotina dos funcionários de todos os níveis da organização. O BSC deve traduzir a missão e a estratégia de uma unidade de negócios em Governança Corporativa, Controle Interno e Compliace 21 objetivos e medidas tangíveis. Ele preserva os indicadores financeiros como a síntese final do desempenho gerencial e organizacional, mas também incorpora um conjunto de medidas mais amplo e integrado que vincula o desempenho sob a ótica dos clientes, processos internos, funcionários e sistemas ao sucesso financeiro a longo prazo. Kaplan e Norton (1997), apontam que o Balanced Scorecard permite uma integração do planejamento estratégico e do processo de orçamento. Esses autores destacam a importância do estabelecimento de metas que, juntamente com o planejamento, permitem que os resultados pretendidos sejam mensurados; dão suporte para que o desempenho seja alcançado e também fornecem parâmetros de curto prazo tanto para medidas financeiras como para não financeiras do scorecard. Funções do Planejamento O planejamento pode ser visto como um plano, que, segundo Mintzberg, Ahlstrand e Lampel (2010), é uma direção, um guia ou curso de ação para o futuro. Esses autores definem ainda a escolha do planejamento para se estudar a estratégia, que faz uso de instrumentos formais e numéricos seguindo um modelo de planejamento e coloca o planejador como responsável pela elaboração, implementação e controle da estratégia. Mintzberg, Ahlstrand e Lampel (2010) destacam também um modelo para planejamento estratégico baseado em Steiner (1969) e intitulado “Top Management Planning” (em tradução livre: Planejamento de alto escalão) apontando alguns estágios-chave para a construção de um planejamento. Governança Corporativa, Controle Interno e Compliace22 Figura 5: Funções do planejamento Fonte: Padoveze e Taranto 2009, p. 85 Governança Corporativa, Controle Interno e Compliace 23 VOCÊ SABIA?: O planejamento pode ser uma ferramenta adequada para motivar funcionários e auxiliar no processo de tomada de decisões. Padoveze e Taranto (2009) afirmam que o planejamento é o ato de definir as metas globais e específicas das áreas de uma organização para vários períodos de tempo. Pode-se notar que há grande relação entre o planejamento e o controle, levando-se em conta que as ações dos indivíduos das organizações precisam estar de acordo com o planejamento definido. Segundo Maximiano (2005), o planejamento é uma ferramenta para administrar as relações com o futuro. Esse processo compreende três etapas essenciais, que também estão de acordo com o que os outros autores já citados apontam: ●aquisição dos dados de entradas – refere-se às informações sobre o passado, presente e futuro da organização e sua relação com o mundo externo; ●processamento desses dados – “lapidá-los” para transformá-los em informações valiosas e também em bases para decisões; ●preparação de um plano – é o resultado do processo de planejamento, e o registro das decisões para ações futuras. Assim, estabelece as metas a serem atingidas e como alcançá-las utilizando fontes e recursos. Sobre a formulação da estratégia, Mintzberg, Ahlstrand e Lampel (2010) apontam que ela deve ser resultada de um processo controlado, consciente e formal e constituída por várias etapas, além de ser primordial que seja amplamente divulgada na organização dando atenção aos objetivos, orçamentos e planos operacionais dos diversos níveis. O Governança Corporativa, Controle Interno e Compliace24 responsável pela formulação da estratégia é o CEO (apoiado pelos planejadores, que podem ser gerentes, supervisores, diretores). Pode-se perceber que os tipos de planejamento elencados aqui são classificados de acordo com o tempo a que esse planejamento se refere. Porém, o tempo não é a única forma de se definir tipos de planejamento. Padoveze e Taranto (2009) sintetizamque o planejamento deve apresentar as seguintes características para que tenha eficácia para a organização: ●ser formal; ●estar de acordo com a estrutura organizacional existente; ●estar em sintonia com a contabilidade/lançamentos orçamentários; ●ter periodicidade definida; ●consolidar planejamentos, planos, resultados e adequações. Assim, pode-se afirmar que para efetuar um planejamento consistente, deve-se ter uma meta bem definida para, a partir dela, elaborar as ações baseadas no que se sabe e até onde a organização pretende chegar. Para Horngren, Datar e Foster (2004), planejar para o futuro é necessário para que se possa antecipar e tentar evitar potenciais problemas (prevenir é melhor que remediar). Em Administração, quando se pensa em planejamento, logo nos vêm à mente planos orquestrados para resultados em longo prazo, e muitos desses planos têm estreita ligação com a estratégia organizacional. Funções do orçamento Padoveze e Taranto (2009) e Padoveze (2003) ressaltam as vantagens de se elaborar um orçamento, que pode ser, por exemplo, um incentivo para que os colaboradores reflitam mais adequadamente sobre ações, resultados e Governança Corporativa, Controle Interno e Compliace 25 consequências futuras por meio da formalização de suas ações e responsabilidades em relação ao planejamento. O orçamento também pode fornecer expectativas definidas que representam a melhor estrutura para análise e adequação das ações e do desempenho futuro, e pode também auxiliar os colaboradores na coordenação de seus esforços, de tal forma que os objetivos organizacionais estejam alinhados com os objetivos de seus diversos colaboradores, setores, filiais e subsidiárias. Pode-se notar que tanto o orçamento quanto o planejamento financeiro dão subsídios para verificar se as ações estão alinhadas aos objetivos organizacionais e se os resultados estão de acordo com as expectativas e metas propostas, além de ser uma forma de traduzir em números a situação em que a organização se encontra. A partir daqui, será dada uma atenção maior ao orçamento, pois, como visto, ele é parte fundamental do planejamento organizacional. Governança Corporativa, Controle Interno e Compliace26 IMPORTANTE: Na literatura sobre orçamentos surgem diversas nomenclaturas, definições e classificações sobre o assunto. Aqui serão apresentadas algumas mais usuais e relevantes para o estudo do BSC. O orçamento envolve diversas funções administrativas e se inicia com o planejamento, como já visto. Surge a partir daí um fator determinante para sua estruturação, que é o cuidado na definição das metas. Para dar início à execução das atividades, é necessária a função de direção, que deve conduzir e coordenar as ações para que se possam atingir as metas estabelecidas. Por fim, percebe-se a necessidade do controle, que deve ser responsável pela comparação entre a efetiva operação e o resultado esperado (que pode oferecer um precioso feedback aos envolvidos nas rotinas, podendo servir também como indicador para possíveis adequações nas atividades). Padoveze e Taranto (2009) ainda apontam que um orçamento deve ser formal e precisa atingir todos os diferentes níveis da organização, além de levar em conta as estruturas atuais e as que podem sofrer alterações durante o período a que o orçamento se refere. Também é interessante que ele esteja em sintonia com o sistema contábil. Na literatura encontram-se determinados tipos de orçamento, e aqui foram selecionados alguns para um estudo mais aprofundado. São eles: estático, flexível, base zero, controle matricial e orçamento geral. As formas de se tratar um orçamento podem variar de acordo com sua estrutura e cultura organizacional, complexidade Governança Corporativa, Controle Interno e Compliace 27 operacional, entre outros fatores. Pode-se afirmar que o orçamento estático é mais fácil de se trabalhar e pode ser aplicado em diversos setores, mercados e organizações. Ressalta-se, no entanto, que uma de suas características é que seus dados não podem ser adequados a situações adversas que as organizações possam vir a enfrentar. Outra desvantagem desse tipo de orçamento é que ele não se adapta às mudanças que podem ocorrer e influenciar no funcionamento, efetividade e desempenho das atividades organizacionais, como no caso de uma greve de caminhoneiros, que pode encarecer (ou até inviabilizar) a entrega de matérias-primas, ou uma súbita alta no valor do dólar, que pode ter impacto em um certo insumo produtivo. Tendo em vista eliminar as debilidades do orçamento estático, há a opção de se trabalhar com um orçamento flexível (PADOVEZE, 2003), que tem como ponto mais relevante considerar que os orçamentos são dependentes das previsões da quantidade movimentada. Esse montante não deve ser fixado, e o volume de vendas flutua muito, por diversos fatores, tais como aumento do poder aquisitivo, época do ano e eventos esportivos. Nesse tipo de orçamento, ocorre uma distinção entre os custos fixos e os variáveis, e se trabalha da seguinte forma: o orçamento é “híbrido” – o orçamento estático trata dos custos fixos e orçamento flexível trata dos custos, despesas e receitas variáveis. Padoveze e Taranto (2009) também destacam o orçamento de base zero, que dita passos para manter a rigidez do orçamento e utilizá-lo como um poderoso instrumento de controle e avaliação do desempenho dos colaboradores. O orçamento de base zero é montado de uma forma que se analisa cada uma de suas atividades e se avalia a relevância e essencialidade de cada uma delas (e ignorá-las se ver que não há necessidade de manter o orçamento para tal atividade), mas vale destacar que esse Governança Corporativa, Controle Interno e Compliace28 tipo de orçamento é mais custoso (seu custo-benefício não é interessante), pois demanda mais recursos, principalmente tempo, para se efetuar as análises, e colaboradores, para efetuar as tarefas de uma forma satisfatória. Destacam-se como elementos básicos do orçamento de base zero a elaboração de pacotes de decisão – que devem ser registrados com informações, como descrição da atividade, objetivos, gastos e retornos, medidas de desempenho, alternativas de execução – e de ordenação desses pacotes em função de sua importância (custo- benefício ou de uma avaliação com critérios subjetivos). REFLITA: Os autores tratam ainda do controle matricial (que apresenta algumas ideias do orçamento de base zero) e trabalha com um controle duplo sobre os principais elementos de receitas e despesas (o que faz com que as prestações de contas sejam feitas por cada gestor para seu superior na estrutura hierárquica e também para outro responsável designado por cuidar de determinados pontos do orçamento), os dados são dispostos em matrizes, relacionando pacotes (as contas) e entidades (o gestor responsável pelo pacote). RESUMINDO: Nesta competência você conheceu a importância que os orçamentos possuem dentro das organizações empresariais, suas funções e capacidades de modificar e reorganizar a vida financeira e administrativa das empresas, de forma a contribuir com a qualidade dos planejamentos e suas estruturas. Governança Corporativa, Controle Interno e Compliace 29 Performance e organização dentro da governança corporativa Nesta competência iremos analisar e desenvolver as práticas e índices de performance e organização nas rotinas implementadas pela governança corporativa, com a função de organizar e contribuir com as atividades empresariais. Quando pensamos em performance organizacional, normalmente, consideramos a atuação dos funcionários. No entanto, o universo da performance vai muito além disso e abrange todas as áreas das organizações. Nesse texto-base, você encontrará os conceitos de performance, como mensurá-la e como avaliá-la. No contexto da mensuração, abordaremos a metodologia que tem por objetivo integrar as medidas financeiras às medidas queimpulsionam o desempenho futuro da empresa, o Balanced Scorecard (BSC). Para que metodologias como o BSC funcionem, algumas práticas são necessárias, tais como a elaboração de um planejamento e orçamento financeiro, o que também será abordado. Por fim, para a implantação e acompanhamento dessa metodologia (BSC) é necessário compreender as demonstrações financeiras, como avaliá-las e, a partir disso, estabelecer ações para o alcance dos objetivos organizacionais. Assim, abordaremos a consolidação desses dados e o seu papel no gerenciamento da performance organizacional. Performance organizacional Mensurar constantemente a performance da empresa possibilita que ajustes e correções sejam realizados, tanto no que diz respeito aos processos (melhorias e implementações de novas ferramentas e práticas), quanto nos resultados numéricos obtidos no decorrer do período planejado. Ao se Governança Corporativa, Controle Interno e Compliace30 realizar a mensuração constante, identificando se as metas são atingidas ou não, as empresas podem adotar ações que visem os objetivos organizacionais. Mudanças no cenário mundial e no cenário brasileiro acirraram ainda mais a competitividade entre as empresas e, com isso, a necessidade de melhores controles fez-se presente. Isso é apresentado no estudo sobre competitividade feito por Coutinho e Ferraz (1995) que identificam algumas mudanças no cenário brasileiro: aumentos da qualificação da mão de obra, das horas de treinamentos realizados pelos funcionários anualmente, da qualidade dos produtos, do nível tecnológico empregado nos produtos e serviços ofertados pelas empresas, da adequação dos fornecedores com as especificações técnicas, da capacitação nas produções fabris, da disponibilidade de informações referentes aos concorrentes, fornecedores, concorrência etc. diminuições dos custos relacionados à produção de produtos, dos prazos de entrega, das perdas de insumo no decorrer da sua produção, do tempo necessário para produção, de estoques (empresas trabalhando com estoques cada vez menores). Figura 6: Controle dos orçamentos Fonte: ©Freepik Governança Corporativa, Controle Interno e Compliace 31 Todas essas mudanças refletiram – e refletem – diretamente na gestão da competitividade das empresas, desde a compra da matéria-prima até a entrega de seus produtos e serviços para os clientes. Para isso, precisam desenvolver mecanismos de controle para suas operações que devem ser altamente eficazes e eficientes. IMPORTANTE: A essência da formulação de uma estratégia competitiva é relacionar uma empresa ao seu ambiente, ou seja, ao setor ou às empresas que competem entre si. A estrutura do mercado em que a empresa concorre tem uma forte influência na determinação das regras competitivas, assim como das estratégias potencialmente disponíveis para ela. Forças externas afetam todas as organizações do setor, e que o ponto chave da competitividade encontra-se nas diferentes habilidades apresentadas pela empresa e em sua capacidade de lidar com essas habilidades (PORTER, 1991). Estes conceitos são entendidos na área de gestão como sinônimos e complementares. Como sinônimos, ou quando têm o mesmo significado, referem-se aos resultados que a empresa está atingindo, ao que a empresa está alcançando com suas operações. Como complementares, referem-se também aos resultados, porém, quando se relacionam ao desempenho organizacional abordam os processos relacionados aos produtos e/ou serviços oferecidos pela empresa ao mercado consumidor, ou seja, a execução das atividades; e quando focam a performance organizacional referem-se diretamente aos resultados obtidos, ou seja, aos números Governança Corporativa, Controle Interno e Compliace32 alcançados pela empresa, como receita bruta, lucro, rentabilidade, lucratividade, participação de mercado, crescimento, entre outros. Com base nesses conceitos, podemos entender os termos como complementares, pois os resultados numéricos são frutos dos processos organizacionais. Utilizaremos, portanto, os conceitos como sinônimos, ou seja, ao falarmos de performance ou desempenho estaremos nos referindo a todo processo e os resultados obtidos a partir destes. Quanto mais elevada a quantidade de resultados obtidos com a mesma quantidade de recursos, mais produtividade a empresa terá. Para Maximiano (2000), a concepção de produtividade pode apresentar algumas variações. ●Entre dois sistemas que demandam a mesma quantidade de recursos, o mais produtivo será aquele que produz maior quantidade. ●Entre dois sistemas que produzem a mesma quantidade, o mais produtivo será aquele que demanda menos recursos (lembrando que tempo também reflete em gastos de recursos, ou seja, se os dois sistemas utilizarem o mesmo volume financeiro, o que utiliza menos tempo será o mais produtivo, considerando que tempo também é dinheiro em um sistema produtivo). ●A produtividade de um sistema irá aumentar à medida que a quantidade de recursos diminui, produzindo os mesmos resultados. ●A produtividade de um sistema irá aumentar à medida que a mesma quantidade de recursos produz mais resultados. ●A produtividade diminuirá à medida que aumentar a quantidade de recursos e os resultados produzidos permanecerem os mesmos. Governança Corporativa, Controle Interno e Compliace 33 A produtividade, primeiro critério de avaliação da eficiência, é uma medida simples, pois não considera aspectos como a qualidade do que foi produzido, porém auxilia a empresa na tomada de decisão por um investimento no sistema produtivo (como o exemplo dado) e serve como parâmetro de competitividade frente aos concorrentes. O segundo critério de avaliação da eficiência, apontado por Maximiano (2000), é a qualidade medida pela relação dos produtos ou serviços que atendem às especificações e à qualidade planejada. Trata-se de um conjunto de especificações de desempenho, forma e conteúdo de um produto ou serviço. SAIBA MAIS: Esse método foi o primeiro a trazer o conceito de rateio, para o qual os custos e as despesas fixas eram distribuídos aos produtos. O Reichskuratoriun für Wirtschaftlichtkeiti (RKW), ou seja, forma de custeio que gradualmente sendo substituído por melhores técnicas de rateio (custeio por absorção e ABC), mas continua sendo usado por várias empresas, principalmente em seu país de origem, a Alemanha. No final da Segunda Guerra Mundial, o método do RKW começou a ser questionado pelas empresas, principalmente as norte-americanas, em virtude da complexidade de sua implantação e operacionalização, tendo iniciado, então, a busca por métodos mais simples de apuração de custos. Nessa época, dois grandes métodos surgiram: o custeio por absorção e o custeio variável. O primeiro consiste na apropriação de todos os custos de produção de um bem – e só os de produção. Nesse método, todos os gastos relativos ao esforço de fabricação são distribuídos para todos os produtos fabricados no período. Governança Corporativa, Controle Interno e Compliace34 O procedimento-padrão desse método é fazer cada produção de bem ou serviço absorver uma parcela dos custos diretos e indiretos relacionados à fabricação (HANSEN; MOWEN, 2001). Já o custeio variável é um método mais flexível. O custo de produção para qualquer produto são apenas os custos variáveis, adicionando as despesas variáveis posteriormente, para fins de tomada de decisão. Este critério é coerente com análises gerenciais, tais como relação custo/volume/ lucro, ao determinar os diversos pontos de equilíbrio, assim como torna o processo de decisão sobre composição de mix de produção mais ágil e rápido. Entretanto, os dois métodos começaram a ser fortemente criticados nos anos 80 e 90, justamente por sua simplicidade e, com isso, sua deficiência informacional. Nesta época, surgiu o custeio baseado em atividades. Também chamado de ABC, ele é definido por autores como Hansen e Mowen (2001),Martins (2010), entre outros, como um método para rastrear os custos de um negócio, processo gerencial ou departamento para as atividades realizadas e verificar como elas estão relacionadas para a geração de receitas e o consumo dos recursos, pois primeiro acumula os custos indiretos para cada atividade da organização e depois aloca os custos das atividades aos produtos, serviços ou outros objetos de custos que causam aquela atividade. Exemplo: Para existir uma GM (General Motors), empresa de grande sucesso e controle financeiro, foi preciso que Henry Ford inventasse um conceito de produto criando um setor industrial inteiro em torno dele: o negócio de automóveis. Sloan o reinventou radicalmente. Ford realizou uma construção planejada segundo um conceito totalmente amarrado. Sloan fez o mesmo na GM. Para Ford, o consumidor era padronizado - seu foco era exclusivamente no produto; Sloan partiu de diferenças – “no bolso e na cabeça” - entre possíveis segmentos consumidores. Governança Corporativa, Controle Interno e Compliace 35 O historiador Richard Tedlow diz: “Em 1908 não havia, em todo o mundo, exemplo de ninguém que tivesse combinado com sucesso boa qualidade com preço baixo, produzindo em grandes quantidades um único modelo de carro. Quem fez isso foi Henry Ford. Sejamos absolutamente claros com relação a isso: não foi o mercado que fez, não foi a opinião pública, não foram os europeus, nem os políticos. Foi Henry Ford”. No início da década de 20, falava-se em saturação de mercado. A maneira de vender carros - estabelecida para uma sociedade em que o automóvel fora novidade – estava obsoleta. Estava faltando marketing. Propaganda, desenvolvimento de técnicas de venda, pesquisa de mercado e, tudo isso começou a aparecer. A Ford Motor Company (leia-se, Henry Ford) era totalmente contra essa história de “fazer marketing”. A GM enfrentava os mesmos problemas, mas sua vantagem era que Alfred Sloan tinha consciência deles. Ford recusava-se sequer a considerar a hipótese de ter que alterar algo em sua, até então, ultra vitoriosa estratégia. Marketing para Ford era preço, preço, preço mais nada. Em 1924, o Modelo T estava sendo vendido quase a preço de custo, o lucro por carro era dois dólares (menos de Us$ 25 em poder de compra em dinheiro de hoje). [...] REFLITA: Como vimos no exemplo, enquanto a Ford estava focada em sua estratégia de fazer eficientemente o mesmo carro, a GM tinha a estratégia de fazer um carro para cada tipo de cliente, ou seja, estava voltada para o mercado. Governança Corporativa, Controle Interno e Compliace36 A GM tinha uma orientação, não apenas para seu processo produtivo, mas, como constatamos, para o mercado. Por isso, seu desempenho é resultado da eficiência e da eficácia. Ford foi considerado um mestre da eficiência, porém a GM se transformou na maior e mais bem-sucedida empresa do ramo. Nem sempre uma empresa eficiente é eficaz ao mesmo tempo, e vice-versa. Uma empresa pode desenvolver excelentes processos (está sendo eficiente) e ter os resultados esperados (não está sendo eficaz). Em situações como esta é necessário investigar as causas que afetam a performance da empresa. Uma possível causa, por exemplo, pode ser o próprio produto/serviço estar desalinhado em relação às necessidades do mercado, tanto no que se refere à tecnologia quanto ao preço (conforme exemplo da empresa Ford). Assim, ●eficiência: refere-se ao processo; utilização racional de meios/recursos para atingir objetivos. ●eficácia: refere-se aos objetivos; objetivo atingido com “sucesso”. VOCÊ SABIA?: A mensuração da performance organizacional é fundamental para o acompanhamento dos resultados das empresas. Na mensuração da performance periódica, o acompanhamento dos resultados e a análise comparativa entre os resultados planejados e os resultados alcançados são aspectos relevantes. Quando a empresa planeja seus resultados financeiros, verifica a inclusão de todos os seus custos e despesas, necessidades de investimentos, bem como a remuneração do capital investido. Desta Governança Corporativa, Controle Interno e Compliace 37 maneira, acompanhar os resultados no decorrer do ano é fundamental para garantir a sobrevivência da organização e para que os resultados sejam atingidos gradativamente. Com o acompanhamento, é possível analisar se os resultados estão dentro do esperado para o período. Caso seja identificada uma queda neles, logo no início do ano (primeiro trimestre do ano), por exemplo, é possível que a empresa adote ações corretivas nas suas ações. Porém, destaca-se que essa identificação e análise é de fácil elaboração para empresas que possuam um sistema de indicadores mensurados periodicamente. A empresa pode, também, estabelecer padrões para a performance, tanto de suas metas financeiras, quanto para seus processos. Estes padrões são metas organizacionais formuladas de forma concreta e mensurável. Seguem alguns exemplos de padrões que podem ser estabelecidos. Por exemplo: uma empresa pode definir como meta aumentar as vendas, mas não tem um padrão de desempenho ou de execução das atividades. Para criar esse padrão, a empresa teria que reformular sua meta em termos mensuráveis, como aumentar as vendas em 25% em comparação ao ano anterior. Desta maneira, os resultados poderão ser medidos e o sucesso em relação à meta estabelecida. Neste caso, também, pode ser utilizado como indicador a receita bruta de vendas. Se ainda, dentro dessa meta, houver o planejamento para aumento de vendas de determinados produtos ou serviços, poderão ser estabelecidos indicadores específicos de monitoramento para cada um deles, além de se poder realizar ações específicas para determinados itens, como ações de marketing. Governança Corporativa, Controle Interno e Compliace38 SAIBA MAIS: Depois de mensurar os resultados obtidos, é necessário avaliar se os resultados alcançados estão dentro dos planejados. Caso não estejam ou se superaram o esperado, é necessário avaliar quais foram as razões para não terem sido atingidos ou terem ultrapassado as metas. Avaliar é transformar os resultados alcançados em informações, ou seja, revelar o que existe por trás dos números. Nessa ação de avaliação, os processos internos precisam ser analisados em relação a sua eficiência. Figura 7: Controle interno Fonte: ©Freepik Governança Corporativa, Controle Interno e Compliace 39 O objetivo da avaliação da performance organizacional é auxiliar a organização e todos os seus subsistemas (processos, áreas, equipes, colaboradores) a trabalharem juntos para alcançar os resultados pretendidos. A avaliação tem como foco direcionar os esforços da organização para a efetividade. Para que isso ocorra, todos os desempenhos de processos individuais, de equipes, de áreas etc., devem estar alinhados, para que influenciem positivamente os resultados da empresa. É possível adotar ações corretivas, antes de prejuízos ainda maiores se, no processo de avaliação, por exemplo, foram identificados erros que levaram a empresa a resultados negativos, não obtendo a performance esperada. É comum vermos empresas com excelente performance num ano e no ano seguinte apresentarem prejuízo ou até mesmo fecharem as portas. Isso ocorre devido aos processos não serem realizados de maneira eficiente, fazendo com que não se sustentem a longo prazo. Segundo Thomas (2006), os objetivos de avaliação de desempenho são: Governança Corporativa, Controle Interno e Compliace40 Figura 8: Avaliação de desempenho Fonte: Thomas (2006, p. 96) Para avaliar o desempenho, é necessário conhecer os objetivos estratégicos e as metas estabelecidas, pois servirão de padrões de referência para essa avaliação. Além das metas e dos objetivos estratégicos, um padrão que pode ser utilizado complementarmente são os resultados obtidos nos anos anteriores, já que auxiliam na avaliação da evolução da empresa. Outra perspectiva da avaliaçãode desempenho refere-se aos indivíduos integrantes da organização, tanto no desempenho individual quanto na identificação de ações Governança Corporativa, Controle Interno e Compliace 41 que precisam ser tomadas para garantir o desenvolvimento futuro da empresa. A avaliação do desempenho dos funcionários é parte importante do Sistema de Avaliação de Desempenho Organizacional, pois permite ao gestor verificar se os resultados dos trabalhos realizados pelos colaboradores estão alinhados com aquilo que foi planejado para a organização. Os resultados obtidos pelos funcionários não podem ser avaliados com base somente em metas, mas também na maneira ou como esse resultado foi alcançado; ou seja, avalia-se se o processo realizado pelo funcionário é eficiente e se novas práticas administrativas podem ser adotadas com o objetivo de deixar o trabalho ainda mais eficiente e produtivo. Normalmente, a avaliação de desempenho dos funcionários é uma das funções da área de recursos humanos. Porém, ressalta-se que essa deve ser realizada de forma integrada à avaliação de desempenho organizacional, pois exerce influência direta nos resultados alcançados pela empresa. Um aspecto relevante da avaliação do desempenho individual é que pode revelar as razões de alguns resultados não terem sido alcançados como planejado, por exemplo, a desmotivação dos funcionários em relação ao trabalho pode impactar diretamente em sua produtividade. Para que a avaliação de desempenho individual seja eficaz, deve ser conduzida de maneira sistemática, utilizando critérios bem definidos, assim como na avaliação de desempenho organizacional. Atualmente, existem inúmeros métodos e ferramentas para avaliar o desempenho individual. Segundo Thomaz (2006, p. 168- 169), estes são alguns métodos dessa avaliação. Escalas gráficas: neste método, definem-se primeiramente os fatores de avaliação, que são relevantes Governança Corporativa, Controle Interno e Compliace42 para o desempenho adequado da função, e depois, os graus para cada fator. Nesse, o avaliador assinala o grau que melhor define a performance do funcionário para cada um dos fatores. É um método baseado em uma tabela de dupla entrada: as linhas representam os fatores de avaliação, descritas como assiduidade, qualidade, produtividade, relacionamento com os colegas, relacionamento com os superiores, habilidade e domínio da função; as colunas representam os graus de avaliação de cada fator. Esses graus podem variar de A a E ou de 1 a 5, por exemplo. ●Lista de verificação ou checklists: este método é baseado em uma relação de fatores de avaliação considerados para cada funcionário. Cada fator, previamente estabelecido, recebe uma avaliação quantitativa, que geralmente varia de 1 a 5, marcada pelo avaliador para definir a sua performance. É uma simplificação do método das escalas gráficas. ●Escolha forçada: consiste em avaliar o desempenho por meio de blocos de frases descritivas que focalizam determinados aspectos do comportamento ou da função exercida pelo funcionário. Cada bloco consiste em quatro ou cinco frases e o avaliador deve escolher no máximo duas frases para cada bloco. As frases devem descrever, de maneira efetiva, os diversos tipos de comportamento possíveis, tanto para um funcionário eficaz, como para um funcionário que não atinge o desempenho esperado para a função, pois é a partir dessa visualização que a equipe de avaliação terá condições de apontar os pontos fortes e fracos de cada funcionário e depois definir ações que serão tomadas em cada caso. ●Pesquisa de campo: é um dos métodos tradicionais mais completos de avaliação de desempenho. Baseia- se em entrevistas entre os especialistas em avaliação e os gerentes para, em conjunto, avaliarem o desempenho dos funcionários de cada setor da empresa. Esse método, Governança Corporativa, Controle Interno e Compliace 43 além de identificar a performance do funcionário, permite programar ações corretivas ou preventivas para direcionar o desempenho desejado para a função, o que requer acompanhamento por parte do superior da área. Esse método consiste em quatro etapas: entrevista inicial para avaliar o desempenho e os fatores que afetaram positivamente ou negativamente os resultados; entrevista de análise complementar para novas informações pertinentes; planejamento das providências necessárias; acompanhamento posterior dos resultados obtidos pelo funcionário. ●Autoavaliação: o funcionário preenche um formulário que indica os fatores de avaliação e os elementos favoráveis e desfavoráveis à realização de suas funções. Neste formulário, ele irá fazer uma autoavaliação, discorrendo a respeito de ter cumprido ou não os objetivos de sua função, se seus esforços foram suficientes para a realização de suas atividades, se a estrutura da organização atendeu às necessidades de sua função etc. ●Avaliação 360 graus: baseia-se no uso de fontes múltiplas para fornecer o feedback sobre as competências do funcionário, englobando suas habilidades, atributos pessoais, conhecimentos, comportamentos e desempenho. O desempenho é avaliado de forma circular por todos que interagem com o funcionário, incluindo a autoavaliação, num número mínimo ideal de seis pessoas. O funcionário recebe uma avaliação estruturada de seus superiores, pares, subordinados e de outras pessoas (como fornecedores, clientes) que a empresa julgar importante para o desenvolvimento do funcionário. A avaliação 360º tem por objetivo contribuir para o desenvolvimento de comportamentos e habilidades demandados pela organização que a utiliza. Esses métodos podem ser utilizados individualmente ou de forma combinada conforme as necessidades da empresa. Governança Corporativa, Controle Interno e Compliace44 RESUMINDO: Nesta competência você aprendeu que as avalições de competência podem ser bem uteis dentro do controle empresarial e sobre as estruturas empresariais, de forma a se adaptar e absorver as medidas e controles para que todos os departamentos das empresas possam ter consonância sobre as rotinas empregadas. Governança Corporativa, Controle Interno e Compliace 45 Medidas de performance Nesta competência você irá aprender e desenvolver medidas de performance é um dos grandes desafios das empresas que pretendem adotar uma gestão estratégica pautada em informações e avaliações internas confiáveis e que auxiliem nas tomadas de decisões. Estas medidas, comumente chamadas de indicadores, devem ser desenvolvidas de maneira que reflitam a estratégia organizacional. Os indicadores podem ser mensuráveis, como a produtividade da empresa, e subjetivos como a satisfação dos clientes. Normalmente os indicadores mensuráveis refletem os resultados numéricos e os indicadores subjetivos os processos organizacionais. Porém, para ambos os tipos de indicadores é necessário desenvolver métodos que tornem possível mensurar. Existem vários métodos que visam a mensuração da performance organizacional e cabe às empresas optarem para aquele mais adequado a sua realidade. Veja a seguir alguns modelos citados por McNamara (2006) que são utilizados para auxiliar na melhoria da performance organizacional. Balanced scorecard: monitora o progresso da empresa em direção aos seus objetivos estratégicos, baseado em quatro perspectivas para definir os indicadores: perspectiva financeira, dos clientes, dos processos internos e do aprendizado e crescimento. Busca interligar controles de curto e longo prazo e medidas financeiras e não financeiras. SAIBA MAIS: Benchmarking: baseia-se na comparação de determinados indicadores com outras organizações do mesmo setor, a fim de se obter uma perspectiva sobre o desempenho médio de outras empresas. Buscam-se medidas comparativas em empresas reconhecidas pelo seu bom desempenho. Governança Corporativa, Controle Interno e Compliace46 Esses e outros métodos surgiram em um contexto global de competitividadee que exige das empresas gestões cada vez mais eficientes. A maioria desses métodos apresenta alguns aspectos em comum: inclui ações para o estabelecimento de metas organizacionais, estabelece medidas para monitorar os resultados em direção aos objetivos e, assim, fazer ajustes com foco no alcance dos objetivos de forma mais eficaz e eficiente. Para McNamara (2006) uma grande organização com processos altamente padronizados (como uma indústria) pode utilizar medidas simples e de forma contínua. O autor dá o exemplo da Certificação ISO 9000 que pode, além de auxiliar nas medições e análises dos resultados, reforçar a imagem de uma organização voltada para a qualidade. Atualmente, poucas são as empresas que atuam com folga financeira e que podem ter resultados abaixo dos planejados sem prejudicar suas operações. A realidade de muitas empresas é de sobrevivência e, com isso, os indicadores se tornam necessários para auxiliar no controle minucioso de todos os resultados organizacionais. Medidas financeiras As medidas financeiras são as mais tradicionais e não podem ser ignoradas no desenvolvimento de um programa de indicadores de mensuração dos resultados organizacionais. Essas medidas fornecem informações que se relacionam aos recursos (lucro, por exemplo), e indiretamente aos processos, pois refletem os resultados alcançados referentes às atividades da empresa. Governança Corporativa, Controle Interno e Compliace 47 Figura 9: Estrutura empresarial Fonte: ©Freepik A estrutura empresarial e os interesses nos indicadores financeiros de cada membro envolvido são tratados no dia a dia pela direção da empresa, representada pelos administradores ou proprietários, que são os responsáveis pelo seu desempenho a longo prazo. Os gerentes são responsáveis pela eficiência operacional, pela rentabilidade a curto e a longo prazo, pela utilização eficiente do capital investido e pela dedicação dos funcionários, todos em um contexto das estratégias organizacionais. Já os proprietários estão especialmente interessados na rentabilidade atual e em seus patrimônios líquidos. Eles, normalmente, esperam lucros crescentes, fluxos de caixa e dividendos que, combinados, aumentem o valor econômico de suas empresas. E os fornecedores e credores, que são os responsáveis por disponibilizar “recursos de terceiros”, emprestam fundos para o negócio desenvolver suas atividades. Eles estão preocupados, principalmente, com a certeza do recebimento dos juros Governança Corporativa, Controle Interno e Compliace48 devidos, com a capacidade da empresa de pagar seus fornecedores e com a disponibilidade de valores residuais de ativos específicos, que lhes darão uma margem de proteção contra seus riscos (HELFERT, 2000, p. 78). Ressalta-se, assim, a importância de que os indicadores sejam estabelecidos, integrando os objetivos dos diferentes públicos envolvidos com a empresa. Essa recomendação também abrange os indicadores não financeiros. Mesmo com a crescente discussão acerca das medidas não financeiras, as empresas não devem abandonar os importantes indicadores financeiros. O que é necessário ter em mente é que esses indicadores financeiros refletem a realidade de curto prazo e os indicadores não financeiros refletem o curto e o longo prazo, pois dão uma perspectiva de futuro conforme o bom (ou não) desenvolvimento das atividades da empresa. Medidas não financeiras Pensando em traduzir a visão e a estratégia da empresa para todos os funcionários, bem como garantir a estabilidade da empresa a longo prazo, as empresas cada vez mais se preocupam em definir indicadores não financeiros para seus processos. Dentre eles, destacam-se os listados a seguir. ●Medidas relacionadas aos clientes: Alguns exemplos de indicadores que podem ser utilizados para mensuração dos objetivos estratégicos relacionados aos clientes. ●Medidas em relação aos funcionários: Seguem exemplos de medidas que podem ser utilizadas na perspectiva dos funcionários. É importante ressaltar que os objetivos estabelecidos para os funcionários devem estar alinhados com os objetivos financeiros e, consequentemente, com os objetivos relacionados aos clientes que proverão os ganhos financeiros da empresa. Governança Corporativa, Controle Interno e Compliace 49 Vamos considerar que a empresa estabeleceu como objetivo organizacional melhorar a moral dos funcionários, pois acredita que funcionários mais felizes são mais produtivos. Deste objetivo, pergunta-se: como medir a moral considerando que os indicadores precisam ser mensuráveis? Neste caso, estudos sugerem que se mensure comportamentos que podem ser observados, como absenteísmo, atrasos e rotatividade de pessoal. Pode- se estabelecer, inicialmente, as ações que serão implementadas para aumentar a moral dos funcionários e destas ações quais serão os impactos esperados, por exemplo, o aumento da produtividade. Montana e Charnov (2003) sugerem que para mensurar essa moral os indicadores incluam as relações número de funcionários/ dias ausentes; número de funcionários/atrasos; número de funcionários total/número de funcionários que deixaram o emprego. Esses indicadores possibilitarão que a empresa mensure se as ações apresentam os resultados desejados e se impactam na produtividade (objetivo estratégico). Ainda permitirão uma comparação entre os departamentos para identificar se existem diferenças entre eles, possibilitando, assim, a adoção de ações focadas nos problemas levantados. Medidas relacionadas às atividades (processos) desempenhadas pela empresa: Seguem alguns exemplos de indicadores relacionados às atividades realizadas pelas empresas e que impactam nos seus produtos e/ou serviços. Governança Corporativa, Controle Interno e Compliace50 SAIBA MAIS: Os indicadores de renovação e desempenho buscam mensurar e gerar informações sobre aspectos futuros da empresa. Esses indicadores estão diretamente relacionados com os demonstrativos financeiros na tentativa de estabelecer de que maneira a empresa realiza suas atividades no presente com o objetivo de preparar-se para as oportunidades futuras. Os sistemas de informação são parte fundamental de um bom programa de avaliação de performance. Quando algum problema é identificado na medição dos indicadores, os gerentes dispõem de informações para identificar a causa do problema. Por exemplo, se o indicador de prazo de entrega apresentar um tempo médio maior do que o esperado ou acertado com os clientes e se a empresa possuir um bom sistema de informações, os gestores terão como identificar em um menor espaço de tempo onde e porque os atrasos estão ocorrendo e que acabaram influenciando nas metas estabelecidas, que não foram atingidas. Após identificar onde o problema ocorre, os gestores adotarão medidas de correção para melhoria do processo e alcance das metas estabelecidas. Alguns autores afirmam que os métodos de avaliação da performance organizacional, baseados em indicadores contábeis e financeiros são, cada vez mais, insuficientes para a gestão das empresas. É nesse contexto que inúmeros modelos de mensuração, com o objetivo de gerenciar as informações financeiras e não financeiras, surgiram. Dentre eles, o Balanced Scorecard (BSC), que procurou integrar indicadores financeiros e também os não financeiros. O BSC complementa as medidas financeiras com três medidas não financeiras: clientes, processos internos e aprendizado e crescimento. Governança Corporativa, Controle Interno e Compliace 51 Balanced scorecard A metodologia BSC foi desenvolvida em 1992 por Robert Kaplan e David Norton, professores da Harvard Business School. A princípio, o BSC foi anunciado como um modelo que visava avaliar a performance organizacional, no entanto, quando foi efetivamente aplicado nas organizações, acabou se transformando em uma metodologia para a gestão estratégica. Para Kaplan e Norton (1997), o balanced scorecard reflete o equilíbrioentre objetivos de curto e longo prazo, entre medidas financeiras e não financeiras, entre indicadores de tendências e ocorrências e, ainda, entre as perspectivas interna e externa de desempenho. Esse conjunto serve como base para o sistema de mensuração e gestão estratégica por meio do qual o desempenho organizacional é avaliado sob quatro perspectivas: financeira, do cliente, dos processos internos da empresa e do aprendizado e crescimento. Assim, esse conjunto de informações possibilita que a empresa acompanhe não somente a performance financeira, mas a da empresa como um todo. Ao relacionar os objetivos, as iniciativas e os indicadores com a estratégia da empresa, o BSC garante o alinhamento das ações das diferentes áreas organizacionais em torno do entendimento comum dos objetivos estratégicos e das metas a atingir, permitindo, dessa forma, que a própria estratégia seja avaliada e atualizada conforme o desempenho organizacional. Porém, Kaplan e Norton (1997) afirmam que o balanced scorecard é “mais do que um sistema de medidas táticas ou operacionais. Empresas inovadoras estão utilizando o scorecard como um sistema de gestão estratégica para administrar a estratégia a longo prazo”. Conforme representa a figura a seguir, no centro do BSC encontram-se a visão e a estratégia da empresa. Governança Corporativa, Controle Interno e Compliace52 Figura 9: Estrutura empresarial Fonte: Kaplan; Norton (1997, p. 10. -Adaptado) O balanced scorecard busca integrar as medidas financeiras com medidas que impulsionem o desempenho futuro da empresa. Esses objetivos e medidas têm como foco a performance organizacional sob quatro processos, que formam a estrutura do balanced scorecard proposto por Kaplan e Norton. SAIBA MAIS: Segundo Kaplan e Norton (1997), as empresas adotam o BSC para viabilizar processos gerenciais críticos e alinhar suas estratégias. Os autores destacam que o BSC introduz novos processos gerenciais que, isolados ou em conjunto, contribuem para conectar objetivos de longo prazo com ações de curto prazo e alertam, ainda, que empresas que utilizam o balanced scorecard não devem se basear apenas em resultados financeiros como indicadores de performance. Governança Corporativa, Controle Interno e Compliace 53 Assim, o processo tem início com a tradução da estratégia em objetivos específicos para cada unidade de negócio da empresa. As primeiras metas que deverão ser estabelecidas são as financeiras, nas quais se deve priorizar a receita e o crescimento de mercado, a lucratividade ou a geração de fluxo de caixa (KAPLAN; NORTON, 1997). Após o estabelecimento das metas financeiras, devem- se estabelecer as metas para a perspectiva dos clientes. É importante que na perspectiva dos clientes fique claro quais os segmentos de clientes e mercados pelos quais a empresa está competindo. Os próximos objetivos e medidas a serem estabelecidos são os da perspectiva dos processos internos, nos quais inovações serão projetadas visando a busca pela excelência e, consequentemente, a obtenção de um desempenho superior para clientes e acionistas. Governança Corporativa, Controle Interno e Compliace54 RESUMINDO: E então? Gostou do que lhe mostramos? Aprendeu mesmo tudinho? Agora, só para termos certeza de que você realmente entendeu o tema de estudo deste capítulo, vamos resumir tudo o que vimos. Você deve ter aprendido que o orçamento apresenta forte relação com o planejamento, como se observará com as definições apresentadas. Assim como o planejamento, ele pode ser aplicado nos âmbitos profissional, organizacional ou pessoal, contribuindo assim para que a Governança Corporativa possa expressar em índices suas competências. Desta forma podemos dizer que a governança corporativa tem como finalidade proteger os investidores (externos à organização) de eventuais excessos dos investidores internos (administradores e acionistas controladores), em suas origens e momentos empresariais. E por fim aprendeu que as medidas financeiras fornecem informações de performance pontual, porém não explicitam informações relacionados aos processos de melhorias, inovações realizadas e investimentos focados no desenvolvimento das práticas organizacionais. Governança Corporativa, Controle Interno e Compliace 55 BIBLIOGRAFIA ASSAF NETO, A. Finanças Corporativas e Valor. 7. ed. São Paulo: Atlas, 2014. 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