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O propósito principal da elaboração de índices e resumos é construir Representações de documentos publicados numa forma que se preste a sua inclusão em algum tipo de base de dados. A função das operações de indexar/resumir, no âmbito maior das atividades de recuperação da informação, são em primeiro lugar selecionar Documentos que atendam certos critérios para a sua inclusão na base de dados. O mais óbvio dos critérios é o Assunto de que trata o documento. Outros critérios, são tipos de documentos, língua e origem. O que se almeja, ao fazer uma busca numa base de dados, é encontrar documentos que sejam Úteis , para satisfazer uma necessidade de Informação .
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