UC 02 - ATIVIDADE 02

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Elaborar, organizar e controlar 
documentos da organização.
(UC 02 – Atividade 2)
Serviço Nacional de Aprendizagem 
Comercial – SENAC
Elaborar, organizar e controlar documentos da 
organização.
(UC 02 – Atividade 2)
Cíntia Tavares 
2022
FLUXO DE 
TRABALHO
Capacitamos as organizações a promover o 
pensamento colaborativo para impulsionar 
ainda mais a inovação no local de trabalho. O 
sistema organizado de atividades padrão, 
cujo objetivo é transformar processos em 
produtos, serviços ou informações, priorizando 
o Setor. Pode parecer um pouco técnico, mas 
na prática facilita muito a visualização e 
divisão das tarefas.
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BENEFÍCIOS DA ORGANIZAÇÃO
1. Economia de Dinheiro
2. Aumento de Produtividade
3. Encontrar o que precisa de forma rápida
4. Diminui a possibilidade de ter que refazer alguma tarefa
5. Otimização e racionalização de espaços e facilitando a 
limpeza
6. Redução de estresse, melhorando a qualidade de vida
7. Redução e prevenção de acidentes
8. Praticidade e funcionalidade na execução das tarefas, 
reduzindo o desperdício de tempo
9. Assimilação rápida e fácil de executar as tarefas
10. Melhoria na qualidade dos serviços
11. Melhoria nas relações humanas
12. Ter mais objetividade de fazer o que realmente importa
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PLANILHA S DE 
CONTRO LE DE 
ENT RADA E SAÍ DA DO 
EXPEDIENT E DA 
EMPRESA
FOLHA DE 
PAGA MENTO, 
DÉCIMO T ERCEIRO 
SALÁ RIO E FÉRIA S
PASTA S DO S 
COLA BO RA DORES 
COM FI CHAS DE 
REGIST RO E 
DOCUMENTO S 
PESSOAI S
CONTRO LE DE 
DISTRIBUI ÇÃO DE 
EPI ´S E U NIFO RMES 
DA EMPRESA
Método de Organização: Alfabético numérico.
Tipo de Arquivo: Ativo
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Método de Organização: Alfabético.
Tipo de Arquivo: Ativo
Método de Organização: Alfabético numérico.
Tipo de Arquivo: Ativo
Método de Organização: Alfabético.
Tipo de Arquivo: Intermediário
Método para gerenciar e controlar o Fluxo de 
documentos
PLANILHA DE CONTROLE DE ENTRADA E SAÍDA DA EMPRESA
Pelo fato da Academia ser uma empresa grande, o método de 
arquivamento por nome de cada colaborador, ano e mês, manterá os 
arquivos e as documentações organizadas, consulta e referência 
constante e atuais, ou que se encontra em fase de conclusão. 
Por esse motivo, é muito importante que um bom gestor tenha 
um conhecimento holístico sobre as necessidades do seu setor. O ideal é 
que seja prático, seguro e traga vantagens para a empresa e colaborador.
Ter um arquivamento de controle de entrada e saída é essencial para a 
organização que deseja melhorar a agilidade e segurança ao registrar 
a jornada de trabalho dos colaboradores. 
Por esse motivo, a empresa terá uma confiabilidade, que irá garantir um 
controle de funcionários mais seguro e ajudará a melhorar a relação com 
seus funcionários.
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FOLHA DE PAGAMENTO, DÉCIMO TERCEIRO SALÁRIO E FÉRIAS
Ainda que a informatização tenha facilitado o dia a dia das pessoas e das 
empresas, e suprimido a necessidade de alguns papéis, a conservação de 
muitos deles ainda é obrigação amparada pela legislação brasileira. A 
empresa Academia Saúde e Vida está ciente que não basta apenas pagar 
seus tributos até a data de vencimento, é necessário guardar os 
documentos da empresa por um determinado período para que não haja 
complicações futuras. Sendo assim, o que deve ser feito é respeitar o 
tempo de conservação dos documentos e guardá-los. Somente assim a 
empresa poderá evitar ser acionada pelo órgão responsável.
Pelo fato da empresa ter muitos funcionários esse método de 
arquivamento alfabético terá uma melhor logística, mais prático, simples 
de se executar e por se tratar de um documento importante e de uso 
constante e fácil de consultar. 
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PASTAS DOS COLABORADORES COM FICHAS DE REGISTRO E DOCUMENTOS 
PESSOAIS
Os documentos arquivados pelo setor Recursos Humanos da Academia 
Saúde e Vida guardam informações importantes sobre os funcionários da 
empresa. Sendo assim, precisam ser organizadas para garantir a eficiência 
do trabalho. 
O arquivamento deve ser feito em pastas exclusivas de cada funcionário, 
que podem ser organizadas por ordem alfabética e mantendo o arquivo 
ativo. Por sua vez, essas pastas precisam ficar guardadas em local livre de 
umidade ou luz forte para garantir a preservação dos documentos. Esse 
local deve ser de acesso facilitado para que os encontrem de maneira 
rápida. Deve-se ter cuidado também com as condições do local onde serão 
guardados os arquivos. Além de estar organizada pela ordem alfabética, 
podemos também organizar conforme a ordem de entrada, onde esta pasta 
precisa ficar próxima pois frequentemente ela será usada.
As pastas dos colaboradores e suas respectivas documentações, serão 
organizadas em ordem rigorosamente alfabética, de acordo com o nome 
de cada um.
‘’A organização é a palavra-chave que diferencia um departamento 
produtivo’’.
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CONTROLE DE DISTRIBUIÇÃO DE EPI´S E UNIFORMES DA EMPRESA
Pelo fato de ser um arquivo que não é necessário ser consultado com 
muita frequência, ficará melhor no método de organização 
intermediária. Implementando um Procedimento de gestão de EPI e 
padronizando um Termo de Responsabilidade Uso e Guarda de EPI´s, 
onde o colaborador declara que recebeu da empresa, a título de 
empréstimo, pra uso exclusivo em trabalho e comprometendo a 
mantê-los em perfeito estado de conservação.
Os Termos deverão ser guardados anexados à planilha, idealmente em 
um fichário com plásticos para sua melhor conservação, sendo a sua 
primeira folha preenchida com a planilha física e as demais com os 
Termos de Responsabilidade.
Esses documentos deverão ser arquivados no método citado acima, 
considerando a rotatividade da empresa.
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RESUMO
Na Academia Saúde e Vida, acreditamos em dar 110%. Usando 
nossa arquitetura de dados, ajudamos as organizações a 
gerenciar fluxos de trabalho ágeis. 
Nós prosperamos devido ao nosso conhecimento de mercado e 
a grande equipe por trás do nosso atendimento. 
Como diz nosso ASV, "As eficiências virão da transformação 
proativa da forma como fazemos negócios".
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OBRIGADO
Cíntia Tavares
Diretora Administrativa
206-555-0146
Cintiatavares.14@gmail.com
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