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Olá, pessoal! Primeiramente, é com grande satisfação que nós da UNINOVE o recebemos para a disciplina de Sistemas de Informação na modalidade EaD (Ensino à Distância). Vamos iniciar nosso conteúdo pensando na como a globalização afeta nossas vidas! Estamos na era tecnológica, onde a informação atinge milhares de pessoas em questões de segundos. Aproveite esta oportunidade e este ambiente para a busca de seus objetivos e realização pessoal e profissional. Nós faremos de tudo para que se sinta confortável no seu aprendizado e daremos ferramental, suporte e apoio para desenvolver as atividades da disciplina. Para isso, é fundamental que você tenha a responsabilidade e disciplina de sempre participar ativamente das aulas e dos fóruns, resolvendo os exercícios propostos, em que será incentivado a pensar, analisar, discutir e criar suas próprias respostas. No decorrer desta nossa primeira aula, iremos enfatizar a importância dos sistemas de informação no cotidiano das organizações e da sociedade moderna. Imagine ser questionado sobre um processo de tomada de decisão sem ter informações para auxiliá-lo neste processo, como você reagiria? Complicado, não é? Decisões, porém, são tomadas todos os dias e momentos, algumas que nos incomodam, pois sabemos que podem ser equivocadas por falta de qualidade e quantidade de informações suficientes sobre o assunto. Qual o impacto das revoluções trazidas pela tecnologia? Em meio à “digitalização do mundo”, há uma série de direcionadores que estão colocando o mercado em um novo patamar de gestão e competitividade. Podemos verificar no nosso cotidiano que diversos aspectos da sociedade contemporânea passam hoje por um acelerado processo de transformação digital. Especialistas definem o fenômeno como o conjunto de efeitos decorrentes da digitalização do mundo – ou seja, o processo de mudanças possibilitadas pela conversão da informação analógica em dados digitais (REZENDE, 2006). Essa nova era tecnológica já está alterando as estruturas socioeconômicas, os padrões organizacionais e o dia a dia das pessoas. E o mundo dos negócios não é exceção nesse cenário. É preciso entender as novas possibilidades tecnológicas e como suas aplicações podem mudar os processos produtivos, as formas de gestão e a experiência do cliente – ou seja, a construção de um novo modelo de negócio (MELO, 2002). Mas exitem os desafios de implementação dos sistemas: necessidade de investimentos em gestão e armazenamento de dados, treinamento das pessoas envolvidas, aumento dos riscos cibernéticos. De acordo com Batista (2012) "uma das mudanças que tem trazido profundas consequências para a vida social e para a administração das empresas é a tecnologia da informática (TI). A partir dos anos 80, com o advento e rápida propagação da microinformática, a gestão dos negócios começou a experimentar pressões violentas no sentido de mudar velhas práticas administrativas, exigindo uma completa reconfiguração das percepções que os administradores tinham/têm do seu ambiente de operação e do seu papel, mais do que uma simples atualização de instrumental". () Dessa forma, percebe-se que a própria natureza etária das empresas vem mudando radicalmente em função das Tecnologias da Informação, alterações que afetariam as estruturas, os processos de trabalho, a cultura e o comportamento dos membros das organizações no mundo moderno. Então, a nova economia traz em si a mudança de competição, em que as fronteiras tradicionais entre setores de atividades estão ficando cada vez mais acirrados, tornando empresas concorrentes em parceiros de negócios, caindo as fronteiras geográficas das empresas, enfim, formando alianças estratégias em busca do bem-comum para as organizações: o lucro. ECONOMIA DIGITAL Muitos são os conceitos utilizados para definir a nova economia, autores como (Castells, 2007), referem-se a essa nova situação como "economia digital", "economia da inovação", "economia em redes" e "economia eletrônica". A economia digital é amplamente analisada e discutida pelos autores modernos e grande parte deles é unânime em afirmar que o agente motivador para alcançar novos negócios e caminhos estratégicos é a internet. Dentro do mundo corporativo e dos negócios, a Internet e os sistemas operacionais integrados em rede são fantásticos: eles interagem, são visuais, multimídiáticos, integram e ramificam (atinge diversas pessoas em diversos locais). A grande vantagem para as organizações é distribuir a informação a um custo bem acessível, por isso as grandes organizações, na busca de competitividade, inevitavelmente migraram suas bases de informação para esse ambiente. Então, a "internet corporativa" também conhecida por "presença digital" nada mais é do que uma migração de informação, e nela também se encontram embutidos os projetos de comunicação, mas não se restringe a eles. A presença digital é identificada quando se visualizam as necessidades de seu uso no ambiente digital pelas áreas da cadeia de valor do negócio. Isso quer dizer que essas estratégias tem como missão atingir todos aqueles que se relacionam com a empresa a partir de dois segmentos: a estratégia de serviços que abrange a automação de processo interno e externo da empresa e a estratégia de comunicação (LAUDON, 2007). Assim, a empresa é responsável em definir conforme seus objetivos estratégicos, os esforços necessários para cada público. Consequentemente, ela poderá elaborar uma grande teia da corporação no ciberespaço, um ambiente colaborativo, que se desenvolve a partir de diversos projetos com padrões pré-definidos que se mesclam e trocam diversas informações de maneira a tornar fácil a vida e os negócios (CASTELLS, 2014). Questão 1 / 3 Em meio a "digitalização do mundo" e os sistemas integrados, podemos citar alguns desafios. Quais são eles? A- Pouca necessidade de investimentos em gestão e armazenamento de dados, treinamento das pessoas envolvidas, aumento dos riscos cibernéticos. B- Superar os riscos de vírus na internet, adquirir novos sistemas e verificar a capacidade de armazenamento. C- Não há riscos nessa área, uma vez que existem controles tecnológicos de alta qualidade e os dados são armazenados em núvem. D- necessidade de investimentos em gestão e armazenamento de dados, treinamento das pessoas envolvidas, aumento dos riscos cibernéticos. CORRETO Parabéns. Você acertou! Questão 2 / 3 A Internet e os sistemas operacionais integrados em rede são imprescidíveis para a tecnologia da informação, para o bom funcionamento das empresas, no mundo corporativo e dos negócios. Quais são algumas das razões para isso? A- Os sistemas interagem, são visuais, multimídiáticos, integram e ramificam (atinge diversas pessoas em diversos locais). CORRETO Parabéns! Você acertou. B- Os sistemas são voltados apenas para armazenagem de informações restritas e atingem apenas o escalão estratégico da empresa. C- Os sistemas interagem, são visuais, multimídiáticos, porém não há integração entre os sistemas e não atinge a todas as pessoas. D- Os sistemas são intuitivos e são muito acessíveis financeiramente. Questão 3 / 3 Alguns dos novos recursos digitais disponíveis têm como foco a atualização dos sistemas centrais e das capacidades existentes. Outras ferramentas – as quais chamamos de exponenciais – são projetadas para fornecer capacidades novas e diferentes. Pode-se entender: A- Juntas, elas formam um conjunto de soluções que a área financeira pode usar para melhorar o seu desempenho e servir a empresa de maneira mais eficiente, especialmente quando utilizadas em conjunto. CORRETO Parabéns! Você acertou B- Juntas, elas formam uma informação fácil de ser entendida e analisada pelos (as) gerentesco e assim a tomada de decisão fica rápida e precisa. C- As capacidadesnovas e diferentes são específicas para área de TI e somente quem é especialista consegue verificar as soluções e a melhoria de desempenho. D- Juntas, elas formam um conjunto de soluções que a área financeira pode usar para melhorar o seu desempenho e servir a empresa de maneira menos eficiente e menos eficaz, uma vez que são muitas informações e isso atrasa a tomada de decisão. Na evolução natural dos dados, são as informações que tornam as organizações capazes de iniciar o processo de tomada de decisão. A informação existe quando os sistemas recebem um conjunto de dados e os utiliza como entrada para algum tipo de processamento. Se não houver processamento, o dado não se transforma em informação e desta forma continua sendo apenas dados. () Os dados poderiam ser definidos como componentes do mundo real, apresentando-se na forma alfanumérica (letras e algarismos), de imagem (estática ou em movimento) ou como áudio. No contexto das organizações, O´Brien (2001:22) discute que dados são mais que a matéria-prima dos sistemas de informação. O conceito de recursos de dados tem sido ampliado pelos profissionais de sistema de informação a ponto de serem tratados como recursos de dados, pois é com a sua somatória que passamos a gerar sentido às coisas. O dado quando analisado sozinho, porém, muito pouco contribui para a tomada de decisão no âmbito das empresas. Para melhor elucidação vamos analisar um exemplo típico de conversão de dados, conforme segue: Imagine que você encontre uma pessoa com seis pés e dez polegadas de altura e que colocou cerca de 20 galões de combustível no seu carro para percorrer uma distância de 120 milhas de distância e para tal possui na carteira 125 euros. Certamente, você não irá conseguir transformar essas massas de dados em informações se não souber o fator de conversão, porém se lhe informar que uma pessoa de 1,85 cm de altura, que abasteceu seu veículo com 82 litros de gasolina, que irá percorrer 200 quilômetros com cerca de 300 reais na carteira, você com certeza teria melhor compreensão de tudo, certo? A informação existe quando o cérebro humano recebe um conjunto de dados e os utiliza como entrada para algum tipo de processamento neural. Se não houver esse processamento neural, o dado não se transforma em informação; continua sendo apenas dados. Então, aqui podemos entender que a informação no seu estágio inicial é a somatória ou a compreensão de dados. Na visão de Melo (2002), informação são os dados trabalhados ou dados que foram organizados de modo a ter significado. A informação é um conjunto de fatos organizados que adquirem um valor adicional. Com base na informação, o gestor pode tomar uma decisão que para a empresa poderá ser um diferencial competitivo. Nesse contexto, o mesmo autor informa que as informações devem ter limites quanto às suas dimensões, já os dados podem ser ilimitados. Como complemento e ilustração desta parte da aula, visualize a tabela sobre dados x informação. A tabela faz parte do conteúdo da aula e facilita a sua compreensão. DADOS X INFORMAÇÃO Dado Informação Data de Nascimento:(18/08/1971) 38 anos Quantidade x Valor Unitário Preço total 39oC Tempo Quente Medição x Métrica de distância = 1.200 Km Muito Longe Conversão de dados em informações No contexto das empresas, os dados podem ser descritos como registros estruturados de transações. Por exemplo, quando uma pessoa entra em uma livraria e compra um livro, podemos obter dados sobre a quantia gasta, o livro adquirido e quando a transação foi realizada, mas isso não indica o motivo pelo qual o cliente escolheu essa, e não outra livraria, ou se ele retornará e muito menos se esse estabelecimento comercial é bem-administrado. Os dados só se transformam em informações quando ganham algum sentido ou importância. Existem alguns processos que auxiliam na conversão de dados em informações. São eles: Como complemento e ilustração desta parte da aula, visualize a tabela. A tabela faz parte do conteúdo da aula e facilita a sua compreensão. TABELA Contextualização Saber qual é a finalidade dos dados coletados. Categorização Estar separados por categorias. Dimensionado Analisado sob a sua forma (inteiro, caractere etc.). Amplitude A informação pode ter um alcance amplo ou estreito, ou foco interno ou externo. Precisa A informação deve estar isenta de erros. Integra Toda informação que for necessária deve ser fornecida. Relevante Importante para a tomada de decisão. Em tempo Dever ser utilizada quando necessário. Verificável Deve ser possível checar a sua precisão. O´Brien, 2004: 25 O valor da informação O valor das informações está ligado diretamente ao modo como elas auxiliam as organizações a atingirem suas metas por meio do uso estratégico das informações. Assim, a necessidade de uma administração eficiente das informações é um dos ativos mais importantes das empresas. Entretanto, alguns aspectos dificultam a utilização das informações de forma estratégica. Esses aspectos são: A informação aparece tanto de maneira explícita e abundante quanto de forma sutil. É difícil criar informação, mas é fácil reproduzi-la. A informação possui valor real apenas quando é proprietária. A informação possui valor real quando é compartilhada. Informação não se deprecia da mesma forma que os bens de capital. Gestão do conhecimento e inteligência "A definição de conhecimento está ligada aos procedimentos usados para organizar e transformar em resultados a informação, de tal forma que beneficie pessoas, organizações, clientes, funcionários, sociedade etc." (Laudon & Laudon, 2004) O gestor apresentará um diferencial competitivo quando fizer uso do conhecimento em suas aplicações, em que o conhecimento pode ser apresentado como uma experiência, aprendizado acumulado ou prático e que pode ser usado nos negócios empresariais ou na expertise para tomar decisão nas empresas. Já Levy (2000) define o termo inteligência como sendo a faculdade de apreender, aprender ou compreender, qualidade ou capacidade de compreender e adaptar-se facilmente, maneira de entender ou interpretar, interpretação. O filósofo nos lembra que a verdadeira inteligência do homem consiste em tornar a sua sociedade inteligente, mensagens, linguagens, ferramentas, instituições. A inteligência humana trabalha na conexão, conecta o homem com os seus semelhantes e com dimensões que só existe de fato para os seres humanos, o longínquo, o além, o passado o futuro. Para conectar-se cada vez mais, o homem apoia nos avanços tecnológicos uma tecnologia que antes de tudo deve ser humana porque é extensão do nosso corpo e de nossos sentidos. O que nos torna únicos é o nosso desejo de entender o futuro, a nossa necessidade de adaptação às novas tecnologias que criamos e que desenvolvemos, mas precisamos saber como identificar as promessas de cada evolução, o que de verdadeiro e necessário podemos implementar no menor prazo. O principal desafio é transformar inteligência em estratégia e informação em conhecimento. () Agora que você já estudou esta aula, resolva os exercícios e verifique seu conhecimento. Caso fique alguma dúvida, leve a questão ao Fórum e divida com seus colegas e professor. Exercícios 1. O valor das informações está ligado diretamente ao modo como elas auxiliam as organizações a atingirem suas metas? a) Correto. Correta b) Incorreto. 2. A evolução na natural é composta por dados, informação, conhecimento e por fim inteligência. a) Correto. Correta b) Incorreto. 3. O termo categorização significa separar a informação na sua forma e no seu tempo. a) Correto. Correta - A resposta categorização não faz relação à forma e tempo e sim à sua forma de separar por categoria os dados. b) Incorreto. 4. Um sistema é composto por quarto variáveis,entrada, processamento, saída e retroalimentação. a) Correto. Correta b) Incorreto Estamos vivendo um período da história humana caracterizado por mudanças dramáticas em todas as esferas da vida social, da política aos valores sociais, da cultura às formas de sociabilidade. Poderíamos dizer que este século em comparação com outros, é o século exponencial, devido ao grande número de inovações e à crescente velocidade com que as mudanças estão ocorrendo na sociedade. () Uma das mudanças que tem trazido profundas consequências para a vida social e para a administração das empresas é a Tecnologia da Informática (TI). A partir dos anos 1980, com o advento e rápida propagação da microinformática, a gestão dos negócios começou a experimentar pressões violentas no sentido de mudar velhas práticas administrativas, exigindo uma completa reconfiguração das percepções que os administradores tinham/têm do seu ambiente de operação e do seu papel, mais do que uma simples atualização de instrumental. () Dessa forma, percebe-se que a própria natureza etária das empresas vem mudando radicalmente em função da Tecnologia da Informação, alterações que afetam as estruturas, os processos de trabalho, a cultura e o comportamento dos membros das organizações no mundo moderno. Teoria dos sistemas de informação Um sistema de informação pode ser definido como "um conjunto de componentes interrelacionados que coleta (ou recupera), processa, armazena e distribui informação para dar suporte à tomada de decisão e ao controle da organização" ver figura 1, (Laudon & Laudon 2004). Sob a ótica das organizações, essa é uma solução empresarial e administrativa, baseada na tecnologia da informação, para um contexto baseado no desafio que as organizações modernas se incluem. Avaliando os desafios colocados para a área da Tecnologia da Informação, podemos destacar: Como complemento e ilustração desta parte da aula, visualize a figura sobre componentes interrelacionados. A figura faz parte do conteúdo da aula e facilita a sua compreensão. Globalização – integração de mercados consumidores, diminuição das fronteiras geográficas, unificação de grupos de trabalho e disponibilidade em âmbito global, gerando uma concorrência mundial. Transformação da economia industrial em economia baseada em serviços – está relacionada a aspectos da adaptação das organizações à economia baseada no conhecimento e informação: produtividade, concorrência, vida útil dos produtos, ambiente de trabalho e capacitação de funcionários, nível de adaptação às mudanças etc. Transformação da economia industrial em economia baseada no conhecimento e informação – aqui percebemos uma forte tendência de convergência na gestão e produtividade, concorrência, vida útil dos produtos, ambiente de trabalho e capacitação de funcionários em um ambiente competitivo e generalizado. Transformação nas empresas – Por fim, a adequação às novas estruturas organizacionais para a competição em um mercado sujeito à economia da informação e do conhecimento. Nesse contexto, podemos então entender que os sistemas de informação têm fornecido suporte para a abertura da comunicação em escala global e ainda auxilia na administração do fluxo de informações dentro da empresa. Daí, podemos afirmar que o tripé que dá sustentação aos sistemas de informação é avaliado conforme figura 2: Como complemento e ilustração desta parte da aula, visualize a figura sobre tripé dos sistemas de informação. A figura faz parte do conteúdo da aula e facilita a sua compreensão. IMAGEM Organização – As organizações são formadas por pessoas que constituem seu elemento-chave. Essas organizações direcionam-se para diferentes áreas de atuação, apresentando uma clara divisão do trabalho. Em função disso, demandam profissionais das mais diversas funções e habilidades. Por tratarem também do armazenamento dessas informações, os sistemas de informação constituem parte das empresas. Processos – Na concepção de Batista (2004) processo é todo e qualquer modelo de gestão que envolve planejamento, execução, controle e ações corretivas, direcionando os resultados para a melhor tomada de decisão dentro das organizações. Tecnologia da Informação – O estudo dos sistemas de informação é um campo interdisciplinar que permite abordagens diferentes. A tecnologia voltada para esse segmento abrange o hardware (parte mecânica da máquina); o software (parte lógica, os programas). A tecnologia da comunicação resulta da interligação desses sistemas, ou seja, a ação conjunta entre hardware e software, permitindo a transferência de dados entre diferentes dispositivos. A abordagem técnica dos sistemas de informação enfatiza modelos com base na lógica (em áreas como, Ciência da Computação, Gestão da Produção, Gestão de Recursos, entre outras). Já a abordagem comportamental concentra-se nas mudanças de atitude, administrativas, políticas e de comportamento da sociedade (em áreas como Antropologia, Economia, Psicologia, Sociologia etc.). Os sistemas de informação são, portanto, sistemas de junção das áreas sócio-tecnológicas. Assim, os sistemas de informação desempenham papel crítico nas organizações de hoje. Apenas para ilustrar o leitor, a revista Exame, na sua edição de "Melhores e Maiores/2009" cita que a sua grande maioria de empresas tem direcionado parte do seu investimento como estratégia nas áreas de Pesquisa, Desenvolvimento e Tecnologia da Informação de seus produtos ou serviços. Como forma de ilustração, destacaremos os benefícios que os sistemas de informação possibilitam às empresas (segundo Laudon & Laudon, 2004): Valor agregado aos produtos e serviços (bens e serviços). Vantagens competitivas. Menos erros e maior precisão. Aperfeiçoamento das comunicações. Maior eficiência e maior produtividade. Carga de trabalho e custos reduzidos. Maior e melhor controle sobre as operações. Tomadas de decisões gerenciais baseadas em informação. O profissional em sistemas de informação A formação em sistemas de informação exige que o aluno possua conhecimentos nas áreas técnicas e comportamentais, pois como já foi dito, são sistemas sócio-tecnológicos. Isso implica um conjunto de disciplinas que apresentem subsídios para que os alunos adquiram as habilidades necessárias para atuar no mercado de trabalho. Na área comportamental, é importante adquirir habilidades, tais como: Trabalho em equipe – Desenvolver a habilidade de trabalhar em ambientes de equipe e saber avaliar estilos intelectuais de diferentes pessoas. Gerenciamento de projetos – Possuir competência para desenvolver, administrar e gerir um projeto. Comunicação interpessoal – Facilidade no trato e relacionamento interpessoal, de apresentações de ideias em público e de redação de documentos. Experiência em negócios – Vivência no ambiente de negócios. É de fundamental importância que o profissional de sistemas de informação tenha conhecimento administrativo e de gestão, para que possa avaliar o contexto ao qual a sua organização está inserida, reconhecendo oportunidades de negócios nos mais diversos ambientes. Já na área técnica, são esperadas desse profissional as seguintes habilidades: Rede de computadores – Que conheça as tecnologias de redes, seus protocolos, sistemas operacionais e os processos envolvidos na administração de redes. Gerenciadores de bancos de dados – Que possa administrar o armazenamento e recuperação de dados, nos diversos padrões de bancos de dados disponíveis. Linguagens de programação – Que possua raciocínio lógico, convertido em linguagens orientadas a objetos e às linguagens visuais. Enfim, estudamos nesta aula que a correta aplicação dos sistemas de informação no contexto das organizações traz vantagens e diferenciais competitivos, que se utilizando das informações geradas, dosadequados controles de processos e da gestão eficaz de pessoas, conduz as empresas ao diferencial competitivo no seu mercado. Agora que você já estudou esta aula, resolva os exercícios e verifique seu conhecimento. Caso fique alguma dúvida, leve a questão ao Fórum e divida com seus colegas e professor. Exercícios 1. A teoria dos sistemas de informação é composta por: globalização, transformações da economia baseada em serviços, em conhecimento e na informação. a) Correto. Correta b) Incorreto. 2. Podemos afirmar que o tripé que dá sustentação aos sistemas de informação é: Tecnologia, Processos e Computação. a) Correto. b) Incorreto. Correta - O termo computação não faz parte desse tripé, visto que ele já está contido em tecnologia. 3. Os sistemas de informação possuem duas abordagens, uma é técnica e a outra é comportamental. a) Correto. Correta b) Incorreto. 4. Processo é todo e qualquer modelo de gestão que envolve planejamento, execução, controle e ações corretivas. a) Correto. Correta b) Incorreto. A evolução dos Sistemas de Informação Olá, pessoal! Para falarmos de evolução, temos que entender um pouco do passado. Nas décadas de 70 e 80 a tecnologia de informação era considerada por muitos executivos como um mal necessário, referindo-se ao alto custo sem, no entanto, obter-se um retorno imediato, e os investimentos nessa área passaram a ser questionados. Entretanto, no final do século XX a tecnologia da informação se transformou em uma ferramenta fundamental para qualquer organização, pois com o uso das tecnologias disponíveis facilmente eram observados e gerenciados os processos. Assim, a tecnologia da informação ganha status de necessidade (BATISTA, 2012). Conforme as organizações buscavam uma maior competitividade, o ciclo envolvendo o desenvolvimento dos produtos e serviços foram sendo reduzidos. Para alcançar esses resultados, a busca pela qualidade total e a reengenharia foram ferramentas bastante utilizadas. Porém, isso estava distante de solucionar dificuldades encontradas com a gestão interna dos processos organizacionais. Para atender essa demanda foram introduzidos os primeiros Sistemas Integrados de Gestão (ERP - Enterprise Resource Planning ou Planejamento de Recursos Empresariais), que dentre outras facilidades, forneciam um controle automatizado dos processos, integrando todos os setores da organização. (CASTELLS, 2010). Segundo o autor CASTELLS (2010), pode-se compreender que o software ERP é um sistema de informática responsável para armazenar e por cuidar de todas as operações diárias de uma empresa, desde o faturamento ao balanço contábil, das compras ao fluxo de caixa, de apuração de impostos à administração de pessoal, de inventário de estoque às contas a receber, do ponto dos funcionários a controle do maquinário da fábrica, enfim, todo o trabalho administrativo e operacional feito numa empresa. Agora vamos ver como é subdividido o Sistema Integrado de Gestão Empresarial - software ERP Segundo LAUDON (2011), o ERP pode ser dividido em 3 fases: Aplicação: Nesta camada temos o software ERP com as suas funcionalidades, processos, cadastros (formulários divido em campos) e demais dados necessários para a operação da empresa; Banco de Dados: Os dados gerados na camada Aplicação devem ser armazenados de forma lógica no Banco de Dados (Possivelmente algum software ERP tenha que acessar o Banco de Dados por um mecanismo de conexão, não sendo uma conexão nativa); Framework: Todo software ERP deve ter uma camada onde é possível configurar/parametrizar o sistema e também customizar/personalizar o ERP, para isso é necessário uma camada de construção de novo código-fonte e sua compilação, para que assim, estas novas funcionalidades desenvolvidas, fora do ERP padrão, estejam disponíveis na aplicação; Os principais tipos de Sistemas de Informação. Neste tópico, vamos descrever os principais sistemas de informações, bem como a classificação do nível organizacional para cada empresa. Com o advento da tecnologia, é notório que as organizações necessitem cada vez mais de sistemas integrados de informação para armazenar conteúdos e dados relevantes para a tomada de decisão. As empresas podem possuir suporte executivo no nível estratégico; sistemas de informação gerenciais (SIG) e sistemas de suporte de decisões (SSD) no nível gerencial; sistemas de trabalho de conhecimento (STC) e sistemas de automação de escritório (SAE) no nível de conhecimento, e sistemas de processamento de transações (SPT) no nível operacional. Os sistemas em cada nível são, por sua vez, especializados para servir a cada uma das principais áreas funcionais. Desse modo, os sistemas típicos encontrados nas empresas são projetados para assistir os colaboradores de cada nível de uma organização (ALVES; ZAMBALDE e FIGUEIREDO, 2006). Vejamos abaixo alguns dos principais Sistemas de Informação: Sistemas de Informações Gerenciais - SIG De acorco com OBRIEN (2010), os sistemas de informações gerenciais ou funcionais (SIG), oferecem informações na forma de relatórios aos gerentes de nível intermediário, como apoio no planejamento, na organização e no controle de operações. O termo SIG é ocasionalmente utilizado como um conceito abrangente para todos os sistemas de informação combinados. Um SIG produz principalmente três tipos de relatórios: rotina, ocasionais e exceção. Relatórios de Rotina: São produzidos em intervalos programados, variando desde relatórios de controle de qualidade por hora, até relatórios mensais de taxas de absenteísmo. Relatórios Detalhados: mostram um nível maior de detalhes; por exemplo, um gerente pode examinar as vendas por região e decidir "detalhar mais" para ver as vendas por loja, e depois as vendas por vendedor. Relatórios Indicadores Principais: resumem o desempenho de atividades críticas; por exemplo, um diretor financeiro pode querer examinar o fluxo de caixa e a quantidade de dinheiro disponível. Relatórios Comparativos: comparam o desempenho de diferentes unidades de negócios ou período de tempo. Relatórios de Exceção: excluem apenas informações que estão fora de padrões de limites. Os sistemas são configurados para monitorar o desempenho, comparar o desempenho real com os padrões e identificar exceções predefinidas. Sistema de Apoio à Decisão - SAD De acordo com REZENDE (2006), esclarece que o SAD é um sistema de informação computadorizado que combina modelos e dados em uma tentativa de resolver os problemas semi-estruturados e alguns problemas não estruturados, com intenso envolvimento do usuário. Suas características são: Os Sads podem examinar várias alternativas muito rapidamente; Podem realizar uma análise de risco sistemático; Podem ser integrados a sistemas de comunicação e bancos de dados; Podem ser usados para apoiar o trabalho em grupo. Suas habilidades são: 1. Análise a sensibilidade: torna o sistema flexível e adaptável a condições mutantes e as diversas exigências das diferentes situações de tomada de decisão; 2. Análise de variações hipotéticas: essa habilidade tenta determinar o impacto que uma mudança nas suposições (dados de entrada) causa sobre a solução proposta; 3. Análise de busca de metas: busca descobrir o valor das entradas necessárias para alcançar determinado nível de saída, esse tipo de análise de apoio são importante. O(A) usuário(a) deste sistema está envolvido(a) com o problema ou decisão da empresa e onde o SAD tem a função de apoiar o usuário na tomada correta da decisão. Sistema de Processamento de Transações - SPT Os SPT têm a função de monitorar, coletar, armazenar e processar dados gerados em diversas transações da empresa. Esses dados são a entrada para o banco de dados da organização. Possuicaracterísticas importantes como: primeiramente os dados são coletados por pessoas ou sensores que são inseridos no computador por meio de algum dispositivo de entrada, em seguida, o sistema processa os dados de acordo com o processamento em lote ou online. Por exemplo: Quando você paga por um produto / item em uma loja, o sistema registra a venda pelo código de barras, reduz o estoque disponível em uma unidade, aumenta a posição do caixa da loja no valor que você pagou e aumenta a qualidade de vendas em uma unidade. Tipos de Aplicação: Processamento de pedidos; Fatura; Controle de estoque; Contas a pagar; Contas a receber; Compras; Recebimento; Expedição; Folha de pagamento; Contabilidade Geral. Sistema de Informação Executiva - SIE O Sistema de Informação Executiva é uma tecnologia integrada e computadorizada projetada em resposta às necessidades específicas dos altos executivos. Fornece acesso rápido a informações atuais e acesso aos relatórios gerencias. Um SIE é bastante fácil de usar, baseia-se em gráficos. O mais importante para os altos executivos é aquele que oferece as habilidades de relatório de exceção e de expansão. Finalmente, um SIE pode ser facilmente conectado a serviços de informação on-line e e-mail. Os SIEs podem incluir apoio à análise, comunicações, automação de escritório e apoio à inteligência (ALVES; ZAMBALDE e FIGUEIREDO, 2006). Apesar dessas funções comuns, os SIEs individuais variam em termos de habilidade e benefícios. Por exemplo, eles podem ser aperfeiçoados com análise e apresentação multidimensionais, acesso fácil a dados, interface gráfica simples, habilidades de edição de imagens, acesso à intranet, e-mail, acesso à Internet e modelagem. (ALVES; ZAMBALDE e FIGUEIREDO, 2006). Pessoal, neste bloco vamos estudar sobre a Tomada de Decisão Empresarial. Apesar da sua ajuda aos gerentes, principalmente para se comunicarem e distribuírem as informações, os sistemas de informação são limitados quanto ao auxílio na tomada de decisões gerenciais, o que é um dos grandes desafios dos gerentes atuais. O processo da tomada de decisão Segundo MELO (2012) a tomada de decisão é classificada de acordo com o nível organizacional no qual ela ocorre, vejamos abaixo alguns tipos: Tomada de decisão estratégica – Determina os objetivos, recursos e políticas de uma organização. Tomada de decisão para controle gerencial – Trata da eficiência e da eficácia com que os recursos são usados e do desempenho das unidades operacionais. Tomada de decisão de controle operacional – Determina como tarefas específicas (apresentadas pelos tomadores de decisão estratégicos e pela gerência média) devem ser realizadas. Tomada de decisão no nível do conhecimento – Trata da avaliação de novas ideias para produtos e serviços, do modo de comunicação de novos conhecimentos e das maneiras de distribuição de informações por toda a organização. As decisões, independentemente do nível, são classificadas como estruturadas ou não-estruturadas. As decisões não-estruturadas são aquelas nas quais quem toma a decisão precisa emitir julgamentos, avaliações e reflexões sobre o problema, o que faz com que cada decisão seja original, importante e não-rotineira. Com isso, não existe um procedimento estabelecido para tomar a decisão. As decisões estruturadas são aquelas repetitivas e rotineiras, que envolvem um processo bem definido, o que permite que sejam usadas em situações semelhantes. Ainda há as decisões chamadas de semiestruturadas, nas quais somente uma parte do problema pode ser tratada por meio de procedimentos estabelecidos, (MELO, 2012). Estágios da tomada de decisão A tomada de decisões é composta de várias atividades diferentes, compostas por quatro estágios: Inteligência – Identificação e compreensão dos problemas que ocorrem na organização (o porquê e o onde dos problemas e quais os seus efeitos). Sistemas de informações gerenciais tradicionais apresentam muitas informações detalhadas para ajudar na identificação dos problemas (principalmente se esses sistemas informam a ocorrência de exceções). Projeto de solução – Projeção de possíveis soluções para os problemas. Sistemas de apoio a decisões menores auxiliam muito nessa fase, pois operam com modelos simples, podendo ser desenvolvidos rapidamente e operados com dados limitados. Escolha – Opção entre as alternativas de solução. Nessa fase pode ocorrer a necessidade de uso do sistema de apoio à decisão para tratar de dados mais extensos ou de ferramentas de análise de dados para calcular custos, consequências e oportunidades. Implementação – Quando a solução é posta em prática e os gerentes podem usar sistemas para a geração de relatórios sobre o andamento da solução implementada. A tomada de decisão não é um processo simples, pois as situações diferem em termos de clareza das metas, dos tipos, da concordância entre elas e dos parâmetros de referência da situação. Os sistemas de informação não tomam decisões pelos seres humanos, mas dão apoio a esse processo. A maneira como isso acontece dependerá dos tipos de decisão, dos tomadores de decisão e dos parâmetros de referência, (MELO, 2012). Questão 1 / 3 A tomada de decisões é composta de várias atividades diferentes, compostas por quatro estágios. Quais são eles? A- Inteligência, projeto de solução, definição e arranjo físico. B- Produção, marketing, logística e gestão da qualidade. C- Inteligência, produção, escolha e implementação. D- Inteligência, projeto de solução, escolha e implementação. CORRETO Parabéns, você acertou. Questão 2 / 3 De acordo com o conteúdo estudado, leias as sentenças abaixo sobre os Sistemas Integrados de Gestão (ERP - Enterprise Resource Planning ou Planejamento de Recursos Empresariais), e indique a resposta correta: A- O ERP é um sistema de gestão de recursos responsável para armazenar e por cuidar de todas as operações diárias de uma empresa, desde o faturamento até o balanço. contábil, de Compras a fluxo de caixa B- O ERP é procedimento opereacional padrão responsável pelas condutas e práticas corretas da empresa. C- o software ERP é um sistema de informática responsável para armazenar e por cuidar das informações de pessoal da empresa. D- o software ERP é um sistema de informática responsável para armazenar e por cuidar das operações do departamento financeiro da empresa. E- o software ERP é um sistema de informática responsável para armazenar e por cuidar de todas as operações diárias de uma empresa, desde o Faturamento até o balanço contábil, de Compras a fluxo de caixa CORRETO Parabéns, você acertou! Questão 3 / 3 Os Sistemas de Informações Gerenciais, (SIG) é ocasionalmente utilizado como um conceito abrangente para todos os sistemas de informação combinados. Um SIG produz principalmente três tipos de relatórios. Quais são eles? A- Relatórios de gestão de recursos humanos, materiais e financeiros. B- Indicadores de desempenho, gráficos e tabelas. C- Relatórios mensais, ocacionais e exceção. D- Relatórios de rotina, ocasionais e exceção. CORRETO Parabéns, você acertou! Valor estratégico dos sistemas de informação Qualquer empresa, seja ela pública ou privada, independente do segmento de negócio, do seu objetivo, da sua missão e de seu tamanho, atua em um cenário de extrema competitividade e dinamismo. Diversas são as forças externas e internas presentes nas organizações, obrigando-as a um contínuo aprimoramento na busca de soluções eficazes e inovadoras. Se esse fato já é por si só intenso, outros fatores como globalização e novos concorrentes em mercados cada vez mais acirrados tornam a competição entre as empresas algo que exige o máximo de cada organização. Nesse contexto, vamos destacar aimportância do papel estratégico dos sistemas de informação nas organizações, identificar e delinear as estratégias de ação que melhorem o desempenho da empresa. Nesse cenário, vamos ressaltar a importância das categorias dos sistemas de informação e, no decorrer dos capítulos que seguem esta disciplina, veremos as características de cada sistema de informação na cadeia de valor das organizações. (Alves, et. alli, 2006) Forças externas que impulsionam a empresa Segundo os autores (Alves, et. Alli, 2006), o planejamento estratégico da informação de uma organização tem como fator principal o conhecimento do negócio, principalmente por parte dos responsáveis pela implementação. Nessa visão, o conhecimento não se limita apenas a situações internas da organização, mas também a tudo que externamente, de alguma forma, possa influenciar nas atividades dessa organização, tais como: Clientes estão cada vez mais exigentes quanto a novos produtos e novos serviços. Os concorrentes trazem cada vez mais inovações, produtos com qualidade superior e preços mais competitivos. Clientes exigem prazo e margem de negociações cada vez mais apertadas e com pouco grau de manobra para barganha. Os acionistas cada vez mais exigentes quanto ao lucro e alcance de metas. Sindicatos cada vez mais rígidos quanto às questões trabalhistas, pleiteando aumentos de salários. Mudança da conjuntura econômica mundial, globalização e negociação sem fronteira. Evolução tecnológica constante, forçando as organizações a se adaptarem de forma rápida e constante. O que é um sistema de informação estratégico? Os sistemas de informação estratégicos são usados em todos os níveis da organização, eles mudam as metas, seus produtos oferecidos, os serviços e as relações internas e externas das empresas, alterando a forma como elas conduzem seus negócios. Para ser usado como ferramenta competitiva é necessário identificar onde são encontradas as oportunidades estratégicas para uma maior rentabilidade dos negócios. Essa vantagem competitiva pode ser conseguida melhorando o relacionamento da empresa com seus clientes, fornecedores, produtos e com os serviços que estão sendo criados pelas empresas entrantes no mercado. (Laudon e Laudon, 2004) afirma que para lidar com essas forças competitivas as empresas podem usar quatro estratégias básicas: Diferenciação do Produto – As empresas podem desenvolver a lealdade à marca por meio da diferenciação de produto, criando novos produtos e serviços únicos que podem facilmente ser distinguidos dos seus concorrentes, de um modo que os concorrentes atuais ou potências não possam copiar. Diferenciação localizada – Identificar um alvo específico para o produto ou para o serviço de forma que as organizações possam atender de uma maneira superior. Uma empresa pode fornecer um produto ou serviço especializado que atenda a esse mercado limitado melhor que os concorrentes existentes, desestimulando os novos. Sistemas de informação capacitam as empresas a analisar detalhadamente os padrões de compra, gostos e preferências dos clientes para que eles possam lançar campanhas publicitárias eficazes para alvos cada vez mais focalizados. Ferramentas como datamining analisam grandes quantidades de dados, encontrando padrões de compra dos clientes. Por exemplo, um supermercado pode descobrir que quando cervejas são compradas, produtos para churrasco também são comprados em 65% das vezes. Desenvolvimento de laços estreitos com clientes e fornecedores – As empresas podem criar laços com clientes e fornecedores que "prendam" clientes a seus produtos e que amarrem os fornecedores dentro da tabela de horário de entrega e da estrutura de preços modelada pela firma compradora. São exemplos os sistemas Just-in-time que permitem a redução de estoques. Tornando-se um produtor de baixo custo – Sistemas de informação estrategicamente orientados ajudam as empresas a reduzirem seus custos internos, permitindo entregar produtos e serviços a preços baixos e muitas vezes com melhor qualidade que seus concorrentes podem proporcionar. Essa prática ajuda a impedir que novos concorrentes entrem no mercado. Para gerenciar a cadeia de fornecimento, uma empresa busca eliminar os atrasos e reduzir a quantidade de recursos utilizados no meio do caminho. Classificação dos sistemas Qualquer que seja a organização, independente do seu tamanho, de seu porte ou da sua estrutura organizacional, pode ser dividida em quatro principais níveis de classificação funcional, que são: nível operacional, nível de conhecimento, nível gerencial tático e nível estratégico. Dentro desse contexto de processos gerenciais, os sistemas podem ser classificados de acordo com o problema organizacional que ajuda a resolver: Sistemas de nível operacional – dão suporte aos gerentes operacionais no acompanhamento das atividades e transações básicas da organização, tais como vendas, compras, folha de pagamento, contas a pagar, fluxo de caixa, controle de estoque. O foco desse sistema é responder a perguntas rotineiras e localizar o fluxo de transações por meio da organização. Na figura 1, a seguir, são demonstrados os níveis dos sistemas de informação: Como complemento e ilustração desta parte da aula, visualize a figura sobre classificação do sistema. A figura faz parte do conteúdo da aula e facilita a sua compreensão. Sistemas de nível de conhecimento – dão suporte aos trabalhadores do conhecimento e do operacional em uma organização. O seu propósito é ajudar a empresa a integrar novos conhecimentos no negócio e a controlar o seu fluxo de papel gerado pela empresa. Sistemas de nível gerencial – projetados para servir ao monitoramento, ao controle, à tomada de decisão não rotineira e às atividades administrativas dos gerentes médios. Sistemas de nível estratégico – ajudam a alta administração a administrar problemas estratégicos que irão impactar os resultados da organização a longo prazo, bem como seus concorrentes e a sociedade. Esse monta cenários e tendências para auxiliar o acionista a melhorar a tomada de decisão. Fica claro, observando a classificação dos níveis de sistemas de informação, que uma empresa dificilmente irá possuir apenas um sistema acima citado. No decorrer dos próximas aulas detalharemos os diversos tipos de sistemas, enquadrando-os nos níveis que já estudamos. Então, bom estudo e vamos em frente! Agora que você já estudou esta aula, resolva os exercícios e verifique seu conhecimento. Caso fique alguma dúvida, leve a questão ao Fórum e divida com seus colegas e professor. EXERCÍCIOS 1. Pode-se afirmar que as quatros estratégias básicas de um sistema de informação são: diferenciação do produto, do preço, estreitar laços com fornecedores e aumentar os custos? a) Correto. b) Incorreto. Correto - Aumento de custo não faz parte da estratégia de um sistema de informação. 2. É correto afirmar que o nível estratégico ajuda a alta administração na tomada de decisões estratégicas? a) Correto. Correto b) Incorreto. 3. O termo forças externas está ligado a questões relacionadas à influência de concorrentes e clientes nos preços de produtos? a) Correto. Correto b) Incorreto. 4. A classificação dos sistemas pode ser identificada como: operacional, conhecimento, gerencial e estratégico. a) Correto. Correto b) Incorreto Classificação dos sistemas Como já tratamos nas aulas anteriores, um sistema de informação é o conjunto de funções inter-relacionadas e interligadas para auxiliar as pessoas a tomarem a melhor decisão nos mais diversos ambientes. Para tal, os sistemas podem ser classificados de várias formas. De acordo com O´BRIEN (2001), algumas das classificações didáticas seriam as seguintes: Simples – Ex.: anotação de um recado em papel e lápis, pessoa vestindo um calçadoetc. Complexo – Ex.: shopping, aeroporto, Internet, sistema circulatório humano, sistema financeiro brasileiro etc. Aberto – Ex.: Esportista correndo a maratona de São Paulo (ele sua, bebe água, respira ar, perde calor, tem alterações metabólicas); empresa ativa no mercado (compra matérias-primas, vende produtos, sofre com a concorrência); sistema de folha de pagamento (o banco de dados recebe informações sobre as horas trabalhadas, recebe informações sobre os funcionários, emite dados para pagamento dos colaboradores, gera relatórios para áreas responsáveis) etc. Fechado – Ex.: um alimento acondicionado dentro de um reservatório, uma pessoa presa em um sistema carcerário etc. Estático – Ex.: uma avenida, pista de pouso do aeroporto, parede que divide cômodos de uma residência etc. Dinâmicos – Ex.: veículo em funcionamento correndo em uma rodovia, avião no ar voando entre São Paulo e Bahia, professor lecionando em uma universidade etc. Temporários – Ex.: criação de um cenário para apresentação de um show (assim que terminar a apresentação, o cenário se desfaz); homem patinando no gelo (ele não vai ficar patinando sempre) etc. Permanente – Ex.: sistema solar, construções (não considerar casos excepcionais), rodovia etc. A partir da definição e da classificação de sistema podemos definir que ele recebe entradas (inputs) ou insumos para poder operar, processando ou transformando entradas em saídas (outputs). (BATISTA, 2004) A entrada de um sistema é aquilo que ele recebe do mundo exterior. Pode ser constituído de um ou mais elementos, tais como: dados, informações, energia, material etc. Já o processamento é a transformação de uma ou mais entradas em uma ou mais saídas, ou seja, converte os insumos das entradas em produto final. A saída envolve a transferência de elementos produzidos por um processo de transformação até o seu destino final. E por fim, o acompanhamento dos resultados na forma de retroalimentação ou, em inglês, feedback, que é o acompanhamento do desempenho de um sistema. O feedback é considerado como parte integrante do controle, visto que é nesse contexto que se pode avaliar a qualidade da tarefa prestada e tomar ações corretivas ou melhorar o inicialmente proposto, conforme figura 1, a seguir: Como complemento e ilustração desta parte da aula, visualize a figura sobre entrada, processamento, saída e retroalimentação. A figura faz parte do conteúdo da aula e facilita a sua compreensão. IMAGEM Podem ser considerados os sistemas que possuem interatividade com as ações do usuário, oferecendo dados e modelos para a solução de problemas semiestruturados e focando na tomada de decisões. Constituindo o principal exemplo de tomada de decisão auxiliada por computador, esses sistemas ainda produzem grande integração entre os profissionais de nível tático da organização com o de nível estratégico, facilitando e flexibilizando a capacidade de resposta que as organizações necessitam. É importante lembrar que esses sistemas ainda estão muito longe de tomarem decisões exatas em ambiente corporativo. Atualmente, baseiam-se em simulações ou cenários que permitem diversas visões do objetivo da tomada de decisões, a qual é totalmente controlada por profissionais de ampla experiência e altamente especializados nas áreas de conhecimento. São sistemas ligados ao campo da inteligência artificial, que utiliza o computador para tomar decisão no lugar dos gestores, substituindo em algumas fases das tomadas de decisão. Esse tipo de sistema ainda está em fase de desenvolvimento pelas empresas de software mundiais e trabalham com cenários, redes neurais e lógica difusa para tomada de decisão. Compõem-se de softwares que pretendem adquirir conhecimentos em domínios limitados, com o intuito de obter "conhecimento" e "experiência" dos seres humanos para aplicá-los na solução de problemas. A estrutura de um sistema especialista pode ser representada da seguinte forma, conforme define (Rezende, 2006): Bases de conhecimento, compostas de regras e fatos. Essas bases são ligadas a um mecanismo que permite inferir sobre as regras e ações armazenadas na base de conhecimento. A base de conhecimento é a interface de relacionamento entre o sistema e a aquisição de conhecimentos. Existência de um sistema de explicação que faz a interface com o usuário e o subsistema de aquisição de conhecimento e o subsistema de inferência. Vimos nesta aula alguns tipos de sistemas e classificamos alguns sistemas de informação, nas próximas aulas iremos dar sequência aos demais sistemas de informação e sua aplicação no mundo corporativo. Até mais! Agora que você já estudou esta aula, resolva os exercícios e verifique seu conhecimento. Caso fique alguma dúvida, leve a questão ao Fórum e divida com seus colegas e professor. EXERCÍCIOS 1. Um sistema de informação é considerado como: “Simples, Complexo, Aberto e Atual”. a) Correto b) Incorreto Correta - O termo atual não faz parte da resposta. 2. Os quatros elementos de um sistema de informação são: “Entrada, Processamento, Saída e Retroalimentação”. a) Correto. Correta b) Incorreto. 3. Sistemas empresariais básicos são sistemas utilizados para realizar tarefas rotineiras e repetitivas. a) Correto. Correta b) Incorreto. 4. É correto afirmar que um sistema especialista pretende adquirir conhecimentos em domínios limitados, com o intuito de obter “conhecimento” e “experiência” dos seres humanos. a) Correto. Correta b) Incorreto. Evolução dos sistemas de gestão empresarial (SGE) A globalização da atividade econômica encontra um dos seus maiores exemplos de crescimento na indústria de software de aplicação empresarial. Ao contrário do que se imagina, o mercado de ERP e suas soluções verticais estão longe da saturação. Porém, o que se percebe na realidade em termos de integração é que cada solução de produto de software na maioria das vezes não se acopla de forma a integrar ferramentas e conceitos em uma única aplicação. () Atualmente, a abordagem que utiliza sistemas computacionais para controlar e suportar as necessidades de informação de diversos processos de negócios é denominada sistema de gestão empresarial, ou, em inglês, Enterprise Resource Planning. () O surgimento dos sistemas de gestão empresarial se deu a partir do desenvolvimento do MRP (Material Requirements Planning), na década de 1960, e foi idealizado por Joseph Orlicky, que tinha como principal objetivo a execução computacional da atividade de planejamento das necessidades de materiais e controle da produção. Os autores Correa, Caon e Gianesi (2002) afirmam que o primeiro objetivo do MRP era o planejamento e a organização de toda a lista de materiais – ou BOM (Bill of Materials), que é a lista de materiais representados em vários níveis, respeitando a hierarquia do processo produtivo. O MRP atendia a departamentos específicos, não executando uma integração entre os diversos departamentos da empresa. Assim foi percebida a necessidade de desenvolvimento de outros módulos mais amplos, que receberam a denominação de MRP II. Esses incluem, além do cálculo da necessidade de materiais, funções como planejamento de vendas, cálculo da necessidade de capacidade em vários níveis e o controle do chão de fábrica () O sistema MRP II (Manufacturing Resources Planning – em tradução livre: planejamento dos recursos da manufatura) surgiu na década de 1980 sendo a evolução natural da lógica do sistema MRP, com a extensão do conceito de cálculo das necessidades ao planejamento dos demais recursos de manufatura, e não mais apenas dos recursos materiais. O MRP II é um sistema de planejamento infinito, ou seja, não considera as restrições de capacidade dos recursos e os upleads times (tempo médio de reposição de estoque, considerando-se desde o pedido de compra atéa entrega da mercadoria) de itens são dados na entrada do sistema e considerados fixos para efeito de programação. () Cadeia de valores do ERP Com as novas necessidades de informação de diversas áreas de negócios da empresa, tornaram-se necessárias a criação e a integração de novos módulos de controladoria, de gerenciamento financeiro, de compras, de apoio às atividades de vendas e de gerenciamento humano. Estes novos sistemas integrados passaram a ser chamados de sistemas ERP. Segundo exemplifica os autores Laudon (2002) e Rezende (2006), a evolução cronológica do sistema ERP, na Figura 1, demonstra que as novas tecnologias melhoram, com o decorrer do tempo, as relações comerciais das empresas. Como complemento e ilustração desta parte da aula, visualize a figura 1 sobre Evolução das cadeias de valores ERP. A figura faz parte do conteúdo da aula e facilita a sua compreensão. Analisando a figura1 acima, a evolução da cadeia de valores de um sistema ERP torna-se interessante, pois as ferramentas de gestão empresarial (saiba mais sobre o assunto ao final da aula)acompanharam, no decorrer dos anos, as evoluções administrativas de que cada período necessitava, atualizando os gestores de informações essenciais à tomada de decisão. Características dos sistemas ERP Os sistemas ERP possuem uma série de características específicas que, tomadas em conjunto, os distinguem dos sistemas desenvolvidos internamente nas empresas e de outros tipos de pacotes comerciais. Essas características são importantes para a análise dos possíveis benefícios e dificuldades relacionadas à utilização de sistemas ERP e aos aspectos relacionados ao sucesso de sua implementação. São estes: Como complemento e ilustração desta parte da aula, visualize a tabela sobre Pontos fortes e fracos de sistemas ERP. A tabela faz parte do conteúdo da aula e facilita a sua compreensão. TABELA Estrutura de um sistema ERP Os sistemas ERP são formados basicamente por uma base de dados central que recebe e fornece dados para os diversos módulos do aplicativo. Deve- se salientar que o termo base de dados central refere-se à definição centralizada da lógica de armazenamento e manipulação de dados, podendo os dados fisicamente estar distribuídos em diversas bases de dados e/ou múltiplas tabelas de acesso. (Davenport, 1998). Pacotes do tipo ERP apresentam a vantagem de eliminação da redundância de informações, pois necessitam da entrada da informação apenas uma vez e, a seguir, esta é manipulada por um módulo e armazenada. As novas informações são atualizadas automaticamente devido à integração entre módulos aplicativos. () A figura 2 apresenta uma estrutura típica de funcionamento de um sistema ERP. (Aqui, sugiro a você, aluno, que entre no site dos fornecedores de ERP, TOTVS, SAP, Oracle, e veja as principais novidades do mercado.) Como complemento e ilustração desta parte da aula, visualize a figura 2 sobre a estrutura típica de um ERP. A figura faz parte do conteúdo da aula e facilita a sua compreensão. Módulos e funcionalidades de um sistema ERP Atualmente, uma grande parte dos sistemas de gestão empresarial disponível no mercado oferece, em sua padronização, um conjunto de funcionalidades básicas bastante semelhantes entre si. Essas funcionalidades dos sistemas ERPs são usualmente agrupadas em módulos que correspondem aos processos de negócios das empresas. Os autores Correa, Caon e Gianesi (2002) classificam os módulos dos sistemas ERP, cuja relação das principais funcionalidades de cada um dos módulos é detalhada e demonstrada na figura 3: Previsão e análise de vendas; programação-mestre de produção. Planejamento de materiais; planejamento detalhado de capacidade. Como complemento e ilustração desta parte da aula, visualize a figura sobre a estrutura típica de um ERP. A figura faz parte do conteúdo da aula e facilita a sua compreensão. Agora que você já estudou esta aula, resolva os exercícios e verifique seu conhecimento. Caso fique alguma dúvida, leve a questão ao Fórum e divida com seus colegas e professor. EXERCÍCIOS 1. O surgimento do sistema ERP (Sistema de Gestão Empresarial), deu-se da evolução do MRP e por consequência do MRP II? a) Correta. Correta b) Incorreta. 2. É correto afirmar que um sistema ERP traz como características principais a integração dos departamentos de uma empresa; bem como a centralização das informações em uma base de dados única? a) Correta. Correta b) Incorreta. 3. Como o ERP não é um sistema integrado, não traz consigo as regras de boas práticas incorporadas a essa ferramenta. a) Correta. b) Incorreta. Correta - A afirmativa está incorreta, pois o sistema ERP traz consigo boas práticas e regras incorporadas ao software 4. Pode-se afirmar que dois pontos fracos de um sistema ERP são: “não são sistemas integrados e “não utilizam banco de dados corporativo”. a) Correta. b) Incorreta. Correta Bem vindo novamente!!! Vamos refletir: Quando efetuamos qualquer operação comercial, seja de compra, de venda ou até mesmo uma permuta, uma série de transações relacionadas é gerada, mesmo que você nem se dê conta do que está acontecendo. A compra de uma revista em uma livraria gera, automaticamente, transações de entrada, de processamento e saída, tanto de dinheiro, mercadoria, quanto de atualização de estoque, necessidade de pedido de compra, entre outros. Porém, se uma operação falhar durante o processo, todo o conjunto de processamento de informações também poderá falhar. Para que isso não ocorra, a tecnologia da informação que nos permite gerenciar toda a cadeia de transação de forma equilibrada e integra é chamada de Sistema de Processamento de Transação. (OBRIEN, 2010) Os sistemas de processamento de transação, aqui substituído pela sigla SPT, tem como objetivo auxiliar as organizações a apoiar, realizar e monitorar as negociações, que na maioria das vezes está fortemente relacionada a atividades de rotina diária das mesmas. Nesse contexto, fica claro que os sistemas de processamento de transações atuam no nível operacional das organizações, conforme figura 1, desempenhando papel de suporte para as atividades empresariais e gerando base de conhecimento para outros sistemas de níveis mais complexos que veremos no decorrer de outros capítulos. Classificação dos níveis organizacionais Funções de sistema de processamento de transações (SPT) O objetivo dos SPTs é responder a questões rotineiras e de acompanhamento do fluxo diário de transações de uma organização, tais como: qual a quantidade de mercadoria de tal produto no almoxarifado "A"? Qual o motivo do desconto na folha de pagamento do funcionário "B"? Qual o valor da folha de pagamento deste mês? Quanto pagamos ao fornecedor "X" nos últimos três meses? Entre outras questões que se fazem importantes termos as respostas. O nível em que as decisões acima são tomadas é chamado de nível de soluções estruturadas (saiba mais sobre o assunto ao final da aula), pois se baseiam em procedimentos rotineiros e não envolvem um alto grau de complexidade na solução, de maneira que podem ser resolvidas em curto prazo. Os SPTs são utilizados na sua grande maioria pelo pessoal de nível operacional. O nível de responsabilidade limita-se a questões de pouco ou nenhuma decisão das pessoas que o utilizam. (BATISTA, 2012). Já sob a ótica de operação, os SPTs capacitam as organizações a executarem as atividades diárias de forma prática com eficiência e eficácia operacional. Dessa forma, esses sistemas são de grande valia, pois fornecem dados do nível operacional para os níveis mais elevados da gestão (gestores táticos e estratégicos). (LAUDON, 2011). Nesse contexto, fica claro que colaboradores de nível operacional estão preocupados com a gestão imediata da organização e do controlede atividades de procedimentos rotineiros e repetitivos; já indivíduos da tática e da estratégica estão envolvidos com as decisões e com as metas da organização, fazendo cumprir a realização dos objetivos propostos.(BATISTA, 2012). Agora, vamos analisar as características de um sistema de processamento de transações (SPT). Os sistemas de processamento de transação possuem diversas características gerais e relevantes a aplicações mais especificas, (OBRIEN 2010). De uma forma geral, a grande quantidade de SPT funciona de forma semelhante, recebendo grande quantidade de dados e gerando grandes quantidades de saídas, conforme os itens a seguir: Grande quantidade de dados de entrada. Grande quantidade de saídas. Necessidade de processamento eficiente para lidar com essas entradas e saídas. Capacidades de entradas/saídas rápidas. Alto grau de repetição no processamento. Cálculos simples como adição, subtração, multiplicação e divisão. Grande necessidade de armazenamento. Exige auditoria para assegurar que toda a entrada de dados, processamento e saídas estejam corretos, precisos e válidos. Podem surgir problemas relacionados com a segurança. Impacto do sistema sobre um grande número de usuários. Em caso de falha do SPT haverá impacto negativo sobre a empresa. Neste momento, vamos verificar as atividades de um sistema de processamento de transações (SPT) Como já dito anteriormente, SPT está ligado fortemente às atividades da rotina diária dos negócios e, por consequência, desempenha um papel específico de suporte às atividades empresariais, conforme relacionado a seguir: Coleta de dados – É a primeira atividade realizada no processamento de transações. Essa coleta pode ser um processo manual ou automatizado por dispositivos especiais de alimentação, como leitores óticos. Com o advento dos dispositivos de coleta de dados automatizada tornou a operação mais rápida e confiável, permitindo que as empresas usem dados coletados de maneiras muito mais flexíveis. Processamento de transações – É o processo de execução de transformações de dados relacionadas a uma ou mais transações empresariais. O processamento de transações manipula os dados e, para isso, ele os classifica, dispondo os arquivos em categorias, duplicando a informação, executando cálculos, resumindo os resultados obtidos e os armazenando. Armazenamento de dados – Após o processamento, a transação de dados é armazenada em um ou mais bancos de dados. Essas informações podem sofrer processamento adicional por outros sistemas. Geração de documentos – A geração de documentos envolve a saída de registros e relatórios. Esses documentos podem ser impressos em papel ou exibidos em telas de computadores. Processar dados relacionados a transações – Capturar, processar, armazenar transações e produzir documentos relacionados às atividades comerciais, que podem estar direta ou indiretamente relacionadas à venda de produtos e serviços a clientes. Eficiência do trabalho – SPTs podem reduzir substancialmente as exigências da carga de trabalho dos colaboradores. No início, os sistemas informatizados precisavam de grande quantidade de colaboradores e grande disponibilidade de tempo e de recursos de equipamento. (REZENDE, 2012). Método para processamento de transações e exemplos de aplicações dos SPT Anterior à introdução dos sistemas computacionais e dos sistemas integrados, as transações eram coletadas em grupos (geralmente por "cartões perfurados"), e processados na forma de rotinas lotes, ou seja, processamento a processamento. Logo na vanguarda da evolução os sistemas de processamento de transação começaram a se tornar on-line, dando origem aos chamados Processamento de Transação On-Line (PTON). Esse método envolve a realização completa de transações, quando e onde elas ocorrem de forma simultânea entre sistemas. (REZENDE, 2012). Outra forma de processamento permitida nos SPTs são as entradas on-line com processamento posterior, que é uma conciliação entre lote e on-line. Nesse tipo de processamento, a coleta de dados acontece de forma on-line, mas o processamento é realizado posteriormente. (STAIR, 2008). A seguir, vamos exemplificar algumas das principais aplicações de um SPT e na contribuição para a contabilidade da empresa: Folha de pagamento – Este é um dos primeiros SPTs. Em sua grande maioria, esses sistemas eram feitos e processados na sua forma de lote, porém, atualmente, já se encontram on- line. Esses sistemas tratam do pagamento de salário, férias, horas extras e relações vinculadas às relações trabalhistas das empresas. Processamento de pedidos de compras e vendas – Envolve a coleta e o agrupamento de pedidos dos clientes e consumidores. Uma vez tomado o pedido, ele é processado com o uso de um ou mais programas de computador. Controle de estoques – A entrada do documento fiscal, conhecido como Nota Fiscal de Entrada de Mercadoria, dá origem ao movimento para informações na área de estoque e também informações na área financeira. Fatura – Na opção de fatura, o sistema atualiza diversos controles operacionais de diversas áreas de uma organização, tais como: emissão do documento fiscal, baixa no departamento de estoque, cálculo das taxas, impostos, descontos, frete etc., bem como atualização do status financeiro do cliente. Contas a receber – Aqui, a principal saída da aplicação de contas a receber é a cobrança, que pode ser por meio de boleto bancário, ou, mais recentemente, pela cobrança eletrônica nas diversas instituições financeiras, que pode incluir as datas em que os itens foram adquiridos, descrições, números de referência e quantias. Além disso, as cobranças podem incluir valores para vários períodos, totais e permissões de descontos e abatimento. Contas a pagar – Nesta opção, a empresa aumenta o seu controle quanto ao fluxo de caixa, bem como o gerenciamento dos títulos com as devidas particularidades em datas, valores, abatimentos e descontos. Contabilidade geral – Destina-se a registrar as operações rotineiras das entradas e saídas de dados e relatórios financeiros automatizados. Normalmente é usada por gerentes operacionais contábeis para monitorar a lucratividade da organização. (STAIR, 2008). Questão 1 / 4 Qual dos itens a seguir é a resposta correta para um Sistema de Processamento Transacional (SPT)? A- Tático. B- Estratégico. C- Operacional. CORRETO Você acertou! Parabéns! D- Colaborativo Questão 2 / 4 Um SPT tem como função avaliar problemas do tipo: A- Rotineiro. CORRETO Está correto! Muito bom! B- Esporádicos. C- Eventuais. D- Processuais Questão 3 / 4 Quais os tipos de processamentos existentes em um SPT? A- Por lote e on-line. CORRETO Você acertou! Parabéns B- On-line C- On-line, imediato. D- Por processo e inédito. Questão 4 / 4 Quais as características de um SPT? A- Grande quantidade de entradas, baixa quantidade de saídas, baixo grau de repetição nos processamentos, cálculos simples como adição, subtração, multiplicação e divisão B- Grande quantidade de entradas, grande quantidade de saídas, alto grau de repetição nos processamentos, cálculos complexos como: adição, subtração, multiplicação e divisão. C- Grande quantidade de entradas, grande quantidade de saídas, alto grau de repetição nos processamentos, cálculos simples como adição, subtração, multiplicação e divisão. CORRETO Você acertou! Parabéns! D- Pequena quantidade de entradas, grande quantidade de saídas, alto grau de repetição nos processamentos, cálculos simples como adição, subtração, multiplicação e divisão. A evolução natural dos sistemas de informação são os sistemas de informações gerenciais (SIG). Segundo Batista (2012) verifica-se que os dados coletados e armazenados pelo sistema de processamento de transações serão usadospara fornecer valiosas informações para os sistemas de informação gerenciais. Quando analisamos os dados que são fornecidos pelo SPT e integrados no SIG, os gestores podem integrar diferentes informações, monitorando a qualidade dos dados e da tomada de decisão. Visão dos sistemas de informação gerenciais Na concepção de O´Brien (2010), os sistemas de informação gerencial formam o tipo original de sistemas de apoio gerencial e ainda constituem uma categoria importante de sistemas de informação. Um SIG gera produtos de informação e apoiam muitas das decisões da administração. Os relatórios, telas e respostas produzidas por esses sistemas fornecem informações que os gerentes especificaram de antemão para o adequado atendimento de suas necessidades de informação. Esses produtos de informação predefinidos satisfazem as necessidades de informações dos tomadores de decisão dos níveis operacionais e tático, que encontram tipos de situações mais estruturados. Os gerentes de vendas, por exemplo, recorrem muito a relatórios de vendas para avaliarem diferenças no desempenho entre vendedores que vendem os mesmos tipos produtos para os mesmos tipos de clientes. Ele obtém uma noção muito boa dos tipos de informação sobre os resultados que precisam para gerenciar de forma eficaz o desempenho de vendas desse grupo. Os sistemas de informações então fornecem informações aos gerentes de nível médio, na forma de relatórios pré-programados e uma entrada importante para ele são os dados de saída do SPT. Para muitas organizações, o SIG é a chave para o sucesso e para a vantagem competitiva no mundo globalizado, (OBRIEN, 2010). Relatórios gerenciais Os sistemas de informação gerencial fornecem uma multiplicidade de produtos de informação para os gerentes. Quatro importantes alternativas de relatórios são fornecidos por esses sistemas, segundo O´Brien (2010): Relatórios periódicos programados – Esta forma tradicional de fornecimento de informações para os gerentes utiliza um formato pré-estabelecido e projetado para fornecer informações em uma base regular e estruturada de dados. Um exemplo típico desses relatórios periódicos programados são os relatórios de vendas diários, semanais ou mensais, e os demonstrativos financeiros mensais. Relatórios de exceção – São produzidos automaticamente quando uma situação é incomum ou requer alguma atitude da gerência. Por exemplo, um gerente pode estabelecer um parâmetro para estoque mínimo, quando seria gerado um relatório. Como acontecem com os relatórios que possuem indicadores de pontos críticos, os relatórios de exceção são mais frequentemente usados para monitorar aspectos críticos para o sucesso de uma empresa. Em geral, quando um relatório de exceção é produzido, um gerente ou executivo toma uma atitude. A determinação de parâmetros para um relatório de exceção deve ser feita cuidadosamente. Parâmetros estabelecidos muito baixos podem resultar em uma grande quantidade de relatórios; parâmetros estabelecidos muito altos podem acarretar no fato de que problemas que precisariam de ações podem ficar negligenciados. Durante o tempo que o departamento de SI gasta para mudar esses parâmetros do sistema, informações gerenciais importantes podem estar sendo perdidas. Relatório de respostas por solicitação – As informações encontram-se disponíveis sempre que um gerente as requisita. Por exemplo, um gerente tático pode querer informações sobre a demanda de consumo de um determinado produto na produção da empresa. O relatório por solicitação (saiba mais sobre o assunto ao final da aula) pode dar essa informação de forma precisa e rápida para o solicitante da informação. Relatório indicador de pontos críticos – Este é um tipo especial de relatório programado que resume as atividades críticas de um período. Eles resumem níveis de estoques, atividade de produção, volume de vendas e similares. Os relatórios indicadores de pontos críticos estão geralmente ligados a fatores críticos de sucesso de uma empresa, de modo que os gestores possam tomar medidas rápidas e ações corretivas sobre aspectos significativos do negócio. Características dos sistemas de informação gerencial De acordo com Laudon (2011), geralmente os sistemas de informação gerenciais são baseados nas seguintes características: Seu foco está relacionado às informações de nível tático. Fornece informações para o planejamento operacional, tático e muitas vezes estratégico das organizações. Os SIGs, na sua grande maioria, são orientados para relatórios gerenciais e de controle. Produzem relatórios programados, sobre exceção, por solicitação e por indicadores. Usam basicamente dados internos gerados pelos SPTs, mas alguns SIGs usam fontes de dados externas. Na sua maioria, os SIGs são engessados e inflexíveis. Os SIGs têm pouca capacidade analítica para análise de dados corporativos. Oferece aos diversos níveis gerenciais da organização informações que permitam a avaliação do desempenho atual da empresa em comparação com o que foi planejado inicialmente, auxiliando assim o direcionamento das metas e dos resultados. Fases de implementação do SIG Segundo Stair (2008), o processo de implantação de um SIG é divido nas seguintes fases, conforme segue: Fase conceitual do SIG – É nesta fase da implantação do SIG que os gestores definem quais informações são importantes e de que forma elas deverão ser apresentadas aos usuários. É ainda nesta fase que são definidos os indicadores de desempenho, avaliando se os custos estão compatíveis com as solicitações. Fase de levantamento e análise – É nesta fase que identificamos quem serão os tomadores de decisão com base nos dados de origem. Ainda são avaliadas quais as decisões esta etapa busca responder e a padronização dos relatórios, como formatação de campos e o nível de demonstração das informações. Fase de estruturação – É nesta fase que se deve avaliar a estrutura do SIG, para analisar até que ponto o sistema se adapta à cultura e aos valores da organização, evitando resistência ao produto de software. Fase de implementação – É a fase da preparação da documentação e dos treinamentos. Após esta fase serão mensurados os resultados do SIG e, posteriormente, efetuadas as otimizações que a alta gerência acreditar ser conveniente. Exemplo de sistema de informação gerencial – sistemas de informação de marketing (SIM) Em geral, para se produzir satisfação ao cliente, a empresa necessita de informações. Os profissionais de marketing percebem cada vez mais a informação não como um subsídio para que melhores decisões sejam tomadas, mas como uma importante vantagem competitiva. Os concorrentes podem copiar equipamentos, produtos e procedimentos, mas não podem duplicar as informações e o capital intelectual de uma empresa. Na verdade, os gerentes de hoje geralmente recebem uma grande quantidade de informações. Contudo, mesmo com essa abundância, os profissionais de marketing reclamam da falta de informação certa o suficiente. Um sistema de informação de marketing (SIM) é constituído de pessoas, equipamentos e procedimentos para coleta, classificação, análise, avaliação e distribuição de informações necessárias, precisas e atualizadas para os responsáveis pelas tomadas de decisão de marketing. Esse sistema interage com os gerentes de marketing para identificar as necessidades de informações e, em seguida, gera as informações necessárias a partir de um banco de dados interno da empresa, das atividades de inteligência de marketing, da pesquisa de marketing e das análises das informações. (STAIR, 2008) Distribui as informações para os gerentes do modo correto e no momento certo, para ajudá-los a tomar as melhores decisões de marketing, Rezende (2012). Com isso pode-se levantar: Identificação das informações necessárias. Geração de informações. Dados
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