Base de dados com Excel 1

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TEMA: BASE DE DADOS NO EXCEL 1
Autor – Celso G. Van-Dúnem Paquete
MD, Analytics
Objectivos
• Capacitar os técnicos com conhecimento básicos para
entender, conhecer e manipular bases de dados simples;
• Subsidiar o técnico a trabalhar com o programa Microsoft
Excel para leitura, limpeza, análise e visualização de dados;
• Fornecer bases sobre estruturar, explorar e representar
dados de maneira a transformá-los em informações úteis
para a tomada de decisão;
Não são objectivos desta aula
• Entrar em questões de Sistema de Gestão de Base de Dados (SGBD)
ou Database Management Systems;
• Questões sobre SQL (Structured Query Language, Linguagem de
consulta estruturada);
• Gestão de BD com Formulário, Bancos de dados relacionais e não
relacionais, Bancos de dados orientados a objectos, Data lake e
warehouses, Bancos de dados NoSQL, Bancos de dados de grafos etc
etc;
• Importação de bases de dados externas tipo ficheiros do formado CSV
para tratamento;
• Abordar Diferenças entre Database x Databank e outros jargões
técnicos da ciência da computação ligados aos dados.
Sumário
•Conceitos
•Base de dados no Excel 
• Tabulação dos dados
• Elaboração de uma BD no Excel
• Validação de dados
• Fixar Painéis
•Manipulação de uma BD no Excel
• Filtros
• Tabulação de dados
Conceitos
• Uma base de dados é um local onde pode ser guardada informação e
a informação pode ser consultada, alterada, apagada, na totalidade
ou parcialmente.
• Uma base de dados consiste num conjunto de dados relacionados,
organizados de uma forma lógica e consistente.
• É um conjunto de dados organizados de acordo com uma
determinada estrutura. Com base nessa estrutura, é possível efectuar
um conjunto de operações sobre a informação: consulta; alteração;
reordenação; etc ...
Conceitos
• A estrutura de uma tabela ou lista, para poder ser tratada como base
de dados, é a seguinte:
Cada coluna da tabela representa um campo, ou seja, uma categoria em que dividimos a 
informação que queremos registar;
Cada linha da tabela representa um registo, ou seja, um conjunto de dados 
estruturado de acordo com os campos da tabela;
É necessária a existências de uma linha de cabeçalho com o nome dos campos.
Não devem ser deixadas linhas em branco entre os registos nem entre a linha dos 
cabeçalhos e as dos registos.
Conceitos
• A estrutura de uma tabela ou lista, para poder ser tratada como base
de dados, é a seguinte:
Cada coluna da tabela representa um campo, ou 
seja, uma categoria em que dividimos a 
informação que queremos registar;
Cada linha da tabela
representa um registo, ou
seja, um conjunto de dados
estruturado de acordo com
os campos da tabela;
É necessária a
existências de
uma linha de
cabeçalho com
o nome dos
campos
Base de Dados no Excel
• O Excel é fundamentalmente uma folha de cálculo com gráficos. Mas dado
que permite o armazenamento organizado de dados, pode implementar-se
uma base de dados com ele.
• Revela obviamente enormes limitações (especialmente do ponto de vista
de capacidade de armazenamento), já que todos os dados são carregados
em memória (não permitindo assim bases de dados de grandes
dimensões).
• Por outro lado, questões como controlo, segurança, recuperação, controlo
de integridade e outras, não se colocam, não lhe sendo dados quaisquer
suporte.
• Poderá dizer-se que possui algumas facilidades de SGBD que permitem a
criação de pequenas bases de dados.
Base de Dados no Excel
•Assim, uma base de dados no Excel, consiste 
somente numa zona de trabalho que:
•Possui uma determinada estrutura (semelhante a 
uma parte de uma BD);
•Pode ser tratada de uma forma especial (através de 
algumas operações típicas da BD);
Estrutura da BD em Excel
• Uma BD tem o seguinte formato:
• Colunas, também denominados “campos” (terminologia tradicional pt
br), que consistem em células que contêm sempre o mesmo tipo de
dados;
• Linhas, também denominados “registos” em terminologia tradicional,
que mais não é do que uma ocorrência de todos os campos de um
elemento da lista; cada elemento da lista, mostra os atributos
(propriedades) da entidade que pretende representar, permitira
conhecer as propriedades relativas a um determinado dado (nome,
morada, telefone, saldo, etc.).
Tabulação de dados no Excel
• A tabulação de dados é a transformação de todas as informações
colectadas em material que possa ser analisado, facilitar a leitura e
simplificar o acesso a dados.
• Consiste, basicamente, em organizar informações da fonte de dados uma
só planilha a fim de facilitar o uso dessas mesmas informações ao fazer
análises comparativas, montar gráficos e etc.
• Tabulação é a actividade que visa facilitar a visualização dos dados de
pesquisa por meio de sua organização.
• Colocação dos dados em tabelas, de maneira a permitir a verificação das
relações que eles guardam entre si
Tabulação de dados no Excel Regras de Ouro
• Utilizar um campo (coluna) separado para cada item de 
dados, que se pretenda manipular individualmente;
• Utilizar sempre o mesmo formato de dados para toda a 
coluna;
• Não introduzir espaços no início das células;
Tabulação de dados no Excel Regras de Ouro
Utilizar um campo (coluna)
separado para cada item de
dados, que se pretenda
manipular individualmente;
Utilizar sempre o
mesmo formato de
dados para toda a
coluna;
Não introduzir
espaços no início
das células
Tabulação de dados no Excel
1° etapa – Numeração da fonte dos 
dados
Antes de começar a tabulação de 
dados, é necessário numerar as 
fontes, pois, dessa forma, é mais fácil 
de encontrar dados caso haja alguma 
inconsistência ao analisar os dados.
2° etapa – Base modelo no Excel
Cada linha da planilha deve 
corresponder à uma pessoa e cada 
coluna representa as variáveis para 
que o programa possa entender as 
informações e gerar os resumos de 
forma correcta.
3ª etapa - Tabulação de dados
Cada linha da planilha uma pessoa 
preencha com as informações 
correspondentes. O que não tem 
dado deve ser deixado em branco na 
planilha.
4° etapa – Revisão do material 
tabulado
Uma das etapas mais importantes é 
revisar o material depois de 
terminado. Para isso, o próprio Excel 
disponibiliza uma ferramenta bem 
simples, o Filtro.
1° etapa – Numeração da fonte dos dados
Antes de começar a
tabulação de dados,
é necessário numerar
as fontes, pois, dessa
forma, é mais fácil de
encontrar dados caso
haja alguma
inconsistência ao
analisar os dados
Elaboração de uma Base de dados no Excel
1. Para começar, é necessário efectuar uma análise à
informação que se quer registar e definir os campos da
tabela/lista/Base, ou seja, as categorias dos dados em que
a informação pode ser dividida.
2. É importante ter em conta que a primeira linha da tabela
vai passar a ser considerada o cabeçalho da Base de dados,
portanto, onde se encontram os nomes dos campos da
nossa base de dados.
3. Validações de entradas de dados - definir critérios de
validação para as entradas de dados numa célula ou
intervalo de células seleccionadas previamente
ORIGEM DA BASE DE DADOS
• Para começar, é necessário
efectuar uma análise à
informação que se quer
registar e definir os campos da
tabela/lista/Base, ou seja, as
categorias dos dados em que a
informação pode ser dividida.
• A ficha de recolha contem os
objectivos em forma de
variáveis.
• O formulário de recolha ou registo dos dados/ Grelha de recolha de dados/Ficha de recolha de dados
A primeira linha da tabela vai passar a ser 
considerada o cabeçalho da Base de dados
• É importante ter em
conta que a primeira
linha da tabela vai
passar a ser considerada
o cabeçalho da Base de
dados, portanto, onde
se encontram os nomes
dos campos da nossa
base de dados.
Validações de entradas de dados
• Aplicar validação de dados no Excel serve para determinar os valores
que podem ser inseridos nas células de uma planilha, restringindo a
inserção de dados diferentes daqueles preestabelecidos pelo usuário.
• Quando a planilha do Excel pode ser acessada por outros usuários,
aprendera validar dados é importante para que nenhuma informação
seja inserida em um lugar inapropriado ou de maneira equivocada.
Validações de dados
• EXEMPLO – no campo sexo
• OBS – em questões de dados e base de dados [M, Masc, Masculino,
M , m,] são dados diferentes.
• 1º Ter a base de dados criada
Validação de dados
Cada coluna da tabela representa um campo, ou seja, uma categoria em que dividimos a informação que 
queremos registar;
Cada coluna da tabela representa um 
campo, ou seja, uma categoria em que 
dividimos a informação que queremos 
registar;
Cada linha da tabela representa um 
registo, ou seja, um conjunto de dados 
estruturado de acordo com os campos 
da tabela;
É necessária a existências de uma linha 
de cabeçalho com o nome dos campos.
• 1º Criar uma planilha com lista para a validação
Validação de dados
Validação de dados
• 3º Seleccionar as Células onde a validação será aplicada
Validação de dados
• 4º Com as Células seleccionadas
• 4.1 – Menu dados
• 4.2 – Grupo Ferramenta de dados
Validação de dados
• 5º Opção Validação de dados
Validação de dados
• 5º Seleccionar critério de validação por Lista
Validação de dados
• 6º Seleccionar a origem da listas
• 6.1 Clica no botão para seleccionar a origem
• 6.2 Clica na planilha onde esta localizada a lista de validação
• 6.3 Selecciona as opções de validação
Validação de dados
• 6.4 – Tecla enter
• 6.5 – Botão OK
Retirar validação de dados
Congelar painéis
Bibliografia e Links úteis 
1. Lista de funções do Google Sheets - https://support.google.com/docs/table/25273?hl=pt
2. Gestão de bases de dados e listas - DSI/Uminho› ManualExcelParte7
http://www3.dsi.uminho.pt
3. Curso Prático: INTRODUÇÃO À BASE DE DADOS Utilizando Microsoft Access José Coelho 2011 -
https://repositorioaberto.uab.pt/bitstream/10400.2/3462/1/Introdu%C3%A7%C3%A3o%20%C
3%A0%20Base%20de%20Dados.pdf
4. EXCEL Listas como Bases de Dados Curso de Gestão Comercial e da Produção Ano Lectivo
2002/2003 Por: Cristina Wanzeller / Jorge Loureiro -
http://www.estgv.ipv.pt/paginaspessoais/jloureiro/gcp_inf22002_2003/sebenta/seb_cap1.pdf
5. Veja o passo-a-passo de como fazer tabulação de dados!
https://caetreinamentos.com.br/blog/ferramentas/como-fazer-tabulacao-de-dados/
6. Qual é a diferença entre um banco de dados e uma planilha? -
https://www.oracle.com/br/database/what-is-database/
7. SQL: o prefácio (Excel vs. Bancos de dados) – Parte 01 - https://imasters.com.br/banco-de-
dados/sql-o-prefacio-excel-vs-bancos-de-dados-parte-01
8. Como aplicar validação de dados no Excel - https://www.techtudo.com.br/dicas-e-
tutoriais/2021/11/como-aplicar-validacao-de-dados-no-excel.ghtml
https://support.google.com/docs/table/25273?hl=pt
http://www3.dsi.uminho.pt/
https://repositorioaberto.uab.pt/bitstream/10400.2/3462/1/Introdu%C3%A7%C3%A3o %C3%A0 Base de Dados.pdf
https://caetreinamentos.com.br/blog/ferramentas/como-fazer-tabulacao-de-dados/
https://www.oracle.com/br/database/what-is-database/
https://imasters.com.br/banco-de-dados/sql-o-prefacio-excel-vs-bancos-de-dados-parte-01
https://www.techtudo.com.br/dicas-e-tutoriais/2021/11/como-aplicar-validacao-de-dados-no-excel.ghtml
SITES PARA CURSOS GRATUITOS COM CERTIFICADOS
• Cursos Online da OMS - https://openwho.org/courses?q=&channel=&lang=pt&category=&topic= 
https://openwho.org/courses?q=&channel=&lang=pt&category=&topic
Aplicações de interesse
• OpenWHO é a nova plataforma interactiva da OMS baseada na web que
oferece cursos on-line para pessoas que se preparam para trabalhar em
epidemias, pandemias e emergências de saúde ou já o fazem.
Aplicações de interesse
O Folhas de cálculo do Google é compatível com fórmulas de células que se encontram normalmente
na maioria dos pacotes de folhas de cálculo para computadores. Estas fórmulas podem ser utilizadas
para criar funções que manipulam dados e que calculam strings e números. O Sheets está associado
de forma inteligente a outras apps Google que adora para lhe poupar tempo. Analise facilmente dados
do Google Forms no Sheets ou incorpore gráficos do Sheets no Google Slides e Docs.
Aplicações de interesse
Ao criar uma conta no Google, todos os usuários têm acesso a 15 GB de armazenamento gratuito
Armazene ficheiros de forma segura e aceda aos mesmos a partir de qualquer dispositivo
Escolha pastas no seu computador para sincronizar com o Google Drive ou faça uma cópia de segurança para o 
Google Fotos e aceda a todo o seu conteúdo directamente do PC ou Mac