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59 3.6.4. Documentação A documentação do SGSST pode ser ilustrada pelo Triângulo da Documentação (vide Figura 10), ou seja, é a forma triangular que usualmente representa a documentação e os níveis hierárquicos de uma orga- nização, os quais são (MELLO, 2008, p. 73): • Estratégico: Política, objetivos e manual do SGSST; • Tático: Procedimentos sistêmicos (ou padrões de processo); • Operacional: Procedimentos operacionais, instruções de trabalho, formulários e registros. O Manual da SST é, comumente, o documento que irá incluir: a descrição do escopo, a descrição dos principais elementos, a inteiração e a referências dos documentos associados ao SGSST. Enquanto o registro é a comprobação que assegura o planeja- mento, operação e o controle eficaz e eficiente dos processos associados à gestão de risco da SST (OH- SAS 18001, 2007, p. 22). 60 Figura 10 - Estrutura documental de um SGSST. (Fonte: OHSAS 18001, 2007, p. 22). A documentação do SGSST pode estar em pa- pel ou em mídia eletrônica. É importante destacar que a tecnologia moderna permite que toda a docu- mentação do SGSST seja mantida em mídia eletrô- nica (MARANHÃO, 2006, p. 59). 3.6.5. Controle de documentos O controle de documentos é um dos pontos críticos do SGSST. Historicamente o controle de documentos é responsável pelo maior índice de não conformidades nos processos auditoria. É importan- te que a quantidade de documentos do SGSST seja 61 devidamente dimensionada, evitando deste modo o controle impraticável de documentos. É imprescin- dível que documentos do SGSST sejam usados na revisão correta, eliminando a possibilidade de práti- cas incorretas (MARANHÃO, 2006, p. 61). Objetivando eliminar as dificuldades em re- lação ao controle de documentos do SST, a orga- nização deve estabelecer, implementar e manter procedimento para SST (OHSAS 18001, 2007, p. 223): aprovar documentação quanto a sua adequa- ção antes de seu uso; analisar criticamente e atua- lizar, quando necessário, e reaprovar documentos; garantir que as eventuais alterações e a atual si- tuação de revisão dos documentos seja revisada; garantir que os documentos disponibilizados nos pontos de consulta estejam atualizados; garantir a identificação e legibilidade dos documentos; ga- rantir o controle dos documentos de origem ex- terna; garantir que os documentos obsoletos se- jam utilizados indevidamente. Os registros são um tipo especial de documen- tos e devem ser devidamente controlados (OHSAS 18001, 2007, p. 223). A Figura 11 apresenta um exemplo utilizado para o controle de distribuição de cópias de documentos do SGSST. 62 Figura 11 - Exemplo de planilha de controle de documentos. (Fonte: BENITE, 2006, p. 35). 3.7. Controle operacional O controle operacional da SST3 deve estar ba- seado na identificação de perigo e avaliação de ris- cos, ou seja, devemos determinar o controle dos processos necessários, objetivando a eliminação dos perigos e/ou a redução dos riscos. Na seleção dos controles operacionais são ne- cessários que seja analisado vários fatores, entre eles: o nível de risco existente, os custos, a praticidade do controle, a possibilidade de se introduzir novos pe- rigos; número de pessoas expostas ao perigo, índice de utilização de equipamento de proteção individual (EPI); exigências legais; exigências de clientes con- tratantes; histórico de ocorrências de acidentes ou quase acidentes. A Figura 12 apresenta um exem- 3 SST – Saúde e Segurança do Trabalho 63 plo de aplicação de controle operacional (BENITE, 2004, p.69). Figura 12 - Aplicação de controle operacional. (Fonte: BENITE, 2004, p.69). Há três tipos de controle que devem ser levados em consideração no processo de definição, os quais são: fonte (perigo), meio e homem. É importante des- tacar que quanto mais próximos da fonte estiverem os controles, mais efetivos e eficientes serão os controles. 64 Figura 13 - Eficiência dos controles operacionais. (Fonte: BENITE, 2004, p.70). Controle sobre as fontes A eliminação dos perigos ou evitar que eles existam é forma mais eficaz de não existir um aci- dente, daí a necessidade do controle sobre as fontes. Na impossibilidade da eliminação do perigo ou de evitar que ele exista, é importante que se busque a redução dos mesmos, de forma que se diminuía a gravidade dos danos que possam acontecer ou da probabilidade da sua ocorrência. É importante enfatizar que na maior parte dos casos de controle da fonte, haverá a necessi- dade do emprego de novas tecnologias, alterações significativas nos processos e, por conseguinte, aumento nos investimentos; em contra partida os resultados são positivos, gerando um impac- to significativo na SST da organização. Exemplos de tipos de controle sobre as fontes (BENITE, 2004, p.70): 65 • Eliminação da necessidade de um equipamen- to cortante em uma determinada atividade; • Eliminação de atividades em que o trabalha- dor esteja exposto à altura; • Eliminação do uso de produtos inflamáveis, explosivos e/ou tóxicos. Controle sobre os meios O controle sobre os meios está embasado na prevenção da exposição do homem a um determi- nado perigo, sem que o mesmo esteja extinto; é apli- cação de barreiras devidamente mantidas e opera- cionalizadas, de forma a impedir a ação do homem. A grande dificuldade é que este tipo de con- trole, em sua maioria, é dimensionado indevida- mente, permitindo que sejam removidas ou torna- das inoperantes, expondo o homem aos perigos. Exemplos de tipos de controle sobre os meios (BENITE, 2004, p.71): • Colocação de cercas próximas às áreas de mo- vimentação de veículos; • Colocação de barreiras acústicas em fontes de ruído; • Guarda-corpos de escadas e de periferia de lajes; • Dispositivos de proteção de máquina e equi- pamento. 66 Controle sobre o homem Este tipo de controle está embasado na cons- cientização dos trabalhadores e diretamente vincula- do a eficácia da implementação da “Consulta e Co- municação” e do “Treinamento, Conscientização e Competência”. Exemplos de tipos de controle sobre o homem (BENITE: 2004): • Utilização de EPI; • Instruções de segurança documentada; • Folhetos orientativos; • Placas de segurança. 3.8. Metodologia de Controle e Gestão de Riscos A hierarquia de um processo de gerenciamento de riscos perpassa pelas seguintes etapas e funções: a) Identificar os perigos; b) Avaliar os riscos; c) Comparar se os riscos são tolerados; d) Tratar os riscos. A Figura 14 ilustra os processos de controle e gestão de riscos. 67 Figura 14 - Processo de Controle e Gestão de Riscos. Fonte: Cardella (2007). Uma das formas de facilitar a análise e controle de riscos na organização é criando uma metodologia de análise baseada na escolha de técnicas de análise de riscos e na separação didática de setores ou fun- ções para o levantamento das informações. Desta maneira, os membros de comitês ou de grupos de trabalho podem capacitar e ser capacitados de uma maneira padronizada em toda a organização, crian- do-se padrões de análise e de modelos comparativos de gravidade e probabilidade de riscos. Figura 15 – Nível de atuação e pirâmide de riscos. Fonte: Brasiliano & As- sociados. Disponível em: http://www.brasiliano.com.br/niveisatuacao.php. Acessado em 30/07/2012. 68 Exemplificando-se o ilustrado no parágrafo an- terior, uma das metodologias de análise pode iniciar dividindo-se a organização em algumas áreas e setores de acordo com a natureza da tarefa ou a proximidade das áreas. Ressalta-se que esta divisão é apenas para facilitar a metodologia de análise, pois toda interven- ção deve ser executada e pensada de maneira holística, ou seja, completa e interligada, pois veremos que os riscos mesmo que aparentemente de cunho unifocal ou micro em geral possuem contribuintes macro ou organizacionais, o que pode ser iniciado a partir de outras áreas de onde ele foi mapeado inicialmente. A divisão didática da organização para que se faça uma análise inicialde riscos pode seguir os se- guintes exemplos: a) Atividades da organização: a. Atividades inerentes a produção e à natureza principal da empresa. b) Atividades externas à organização: a. Exemplo: acidentes durante um jogo de fute- bol, acidentes com familiares de um empregado da organização. c) Transportes: a. Por apresentar riscos especiais e específicos relacionados à natureza da tarefa de transportes. d) Atividades correlatas: a. Exemplo: contratação de novos funcionários, serviços executados por empresas terceirizadas. 69 e) Produtos da organização: a. Os produtos da organização possuem carac- terísticas específicas de empresa para empresa, des- ta forma, as atuações devem levar em consideração às características do produto, como seu potencial de risco, suas características intrínsecas, tamanho, quantidade, forma de armazenamento e descarte, volume, etc. Daremos aqui alguns exemplos de divisão por áreas físicas, mas cabe ressaltar que se trata apenas de um exemplo, pois a divisão se for realizada deve le- var em consideração o tipo de organização, número de setores, tipos de riscos, similaridade entre setores e riscos, etc. Desta maneira tem-se alguns exemplos: • Por área funcional: o Soldagem; o Manutenção; • Por sistema: o Elétrico; o Ar comprimido; • Por fase do ciclo de vida de um produto ou processo: o Modelo de um produto; o Lote de um produto; etc. Discutindo-se mais sobre as fases do ciclo de vida de um produto ou processo, podemos dizer 70 que um ciclo de vida é o conjunto de estados pelos quais um produto ou processo percorre desde o seu nascimento/início até a sua desativação e finalmente disposição no meio ambiente. Cada estado do ciclo de vida é denominado de fase. Segundo Cardella (2007), um sistema de con- trole de riscos objetiva manter determinado risco abaixo do valor tolerado. Este mesmo autor chama de “filtro de riscos” todo e qualquer sistema que tem por finalidade controlar um risco. Podemos definir da seguinte maneira os ci- clos de vida dos 03 tipos de objetos mais comuns numa organização: instalações e equipamentos, produtos e pessoas: • Instalações e equipamentos: o Implantação: ›Projeto conceitual, projeto básico de de- talhamento, aquisição, construção e montagem, condicionamento. o Operação; o Desativação. • Produtos: o Implantação: › Desenvolvimento, produção, armazena- gem, transporte, distribuição. › Operação (uso) ›Desativação (disposição de resíduos). 71 • Pessoas: o Implantação: › Seleção, transformação, treinamento; o Operação: › Trabalho normal; o Desativação: › Pré-desligamento e desligamento. 3.9. Programas de Controle e Gestão de Riscos Em geral, leva-se um tempo até que uma inter- venção de controle de riscos surta efeitos positivos. Isto porque uma das ações requeridas em pratica- mente todo o plano de ação também deve contem- plar as crenças e valores de cada indivíduo e, conse- quentemente, da organização como um todo. Como sabemos, mudar o comportamento humano é uma tarefa que requer persistência e tempo. Desta maneira, uma das formas mais efica- zes para se solidificar uma cultura de segurança é através de programas próprios e específicos de SSO4. Desta forma, podem-se levar meses e até mesmo anos até que uma cultura de segurança (de acordo com os objetivos da política organiza- cional) alcance os resultados esperados pela co- 4 SSO – Saúde e Segurança Ocupacional 72 munidade organizacional e seja aprovada e man- tida pela alta direção. 3.10 Monitoramento de riscos Para que haja um controle de riscos é ne- cessário que a organização institua sistemas de monitoramento dos mesmos. Veremos que o mo- nitoramento contribui para a manutenção da se- gurança em níveis aceitáveis e que contemplem as metas e os objetivos estabelecidos nas etapas de planejamento de controle de riscos. Algumas destas metas e objetivos constam na Tabela 2. O emprego de objetivos não mensuráveis somente é aceito caso a organização não encon- tre formas adequadas para realizar o seu acompa- nhamento de forma quantitativa, ou seja, sempre que possível os objetivos devem ser mensuráveis (BENITE, 2004, p. 55). Tabela 2 - Exemplos de objetivos se SST desdobrados em metas e objetivos (F on te : B E N IT E , 2 00 4, p . 5 5) 73 O monitoramento pode ser definido como “a verificação periódica dos atributos de um objeto” (CARDELA, 2007). Este objeto pode ser exempli- ficado em nosso caso em máquinas, equipamentos, instalações, setores, homens, processos, materiais etc. Enfim, o monitoramento de segurança engloba qualquer objeto que pode afetar o nível de saúde e segurança numa organização. Esta monitoração em geral requer a utilização de ferramentas ou instrumentos para elucidação diagnóstica. Em geral, usam-se softwares, instru- mentos de medida, planilhas eletrônicas, indicadores etc. para agilizar, dar rapidez aos monitoramentos e padronizar metodologias de pesquisas. Monitoramento de segurança é a verificação periódica de atributos de um ou mais objetos que afetam a saúde e segurança ocupacional. É importante ressaltar que o monitoramento é uma das principais etapas de um programa de controle e análise de riscos. Isso se torna claro no sentido que o monitoramento está intimamente relacionado com a quantificação de riscos e seus desvios estatísticos. O monitoramento de riscos também contribui para se conhecer a realidade de segurança organizacional. A partir daí pode-se manter, adaptar, comple- mentar, e/ou criar novas estratégias para que os re- sultados encontrados sejam compatíveis ao que se 74 espera ou ao que foi definido na fase de planejamen- to de um programa de segurança na organização. Monitoração proativa e reativa Um sistema de monitoração precisa ser medido para que se acompanhe seu desempenho. Para tal, a análise do nível de desempenho de monitoração de riscos em uma organização deve incorporar tanto a monitoração proativa quanto à reativa. As monitorações proativa e reativa são empre- gadas para verificar o atendimento dos objetivos de Saúde e Segurança Ocupacional da organização ou para investigar, analisar e registrar as falhas do siste- ma de gerenciamento de Saúde e Segurança Ocupa- cional, incluindo os acidentes e incidentes. Sugere-se que sejam utilizados os dados de am- bos os tipos de monitoração como indicadores de resultado. Estes são utilizados para determinar se os objetivos estão sendo atingidos. Desta forma, fica claro que as monitorações proativa e reativa desempenham papéis complemen- tares na avaliação e controle de riscos, pois dados proativos são utilizados para monitorar o cumpri- mento dos controles de risco. Estes devem também ser utilizados em avaliações de risco subsequentes. Já a monitoração proativa de controles de risco faz parte em geral, do plano de controle organiza- cional. Por exemplo, se o controle da soldagem no 75 campo envolve uma autorização para trabalho, com a monitoração proativa verifica-se se os termos desta autorização estão sendo cumpridos e se a documen- tação está preenchida corretamente. As evidências provenientes da monitoração proativa e da experiência operacional devem ser re- troalimentadas e utilizadas para revisar e, se necessá- rio, aperfeiçoar a implementação de controles. Os dados da monitoração reativa, como relató- rios de investigações de acidentes, contribuem para os avaliadores de risco no sentido de fazer estimati- vas subjetivas da probabilidade e consequências de eventos perigosos e de selecionar controles de risco apropriados. Em seguida a uma avaliação de risco inicial, os dados reativos podem ser usados em base contínua para monitorar a eficácia dos controles. Há vários exemplos de indicadores de medidas de desempenho que uma organização pode adotar para monitorar o desempenho de Saúde e Seguran- ça Ocupacional. Cabe a cada organização definir ou desenvolver seus indicadores de acordo com as suas realidades e circunstâncias específicas.As necessidades de informações variam em ní- veis diferentes e em partes diversas de uma organi- zação. Por exemplo, o pessoal de maior graduação precisa de indicadores de resultado para confirmar se o sistema de Saúde e Segurança Ocupacional está 76 funcionando eficazmente (BS 8800, 1996). Já a nível operacional, outros indicadores de desempenho po- dem ser necessários para monitorar a implementa- ção e eficácia de controles de risco. A seleção de indicadores de resultado apropria- dos depende dos objetivos escolhidos e das particu- laridades da organização. O que se segue são exemplos de indicadores de resultado proativos e reativos relevantes para uma gama de objetivos. As listas incluem exemplos de da- dos de monitoração tanto qualitativos quanto quan- titativos (BS 8800, 1996). Dados de monitoração proativos a) a extensão na qual os planos e objetivos fo- ram estabelecidos e atingidos; b) as percepções do pessoal quanto ao compro- misso da gerência em relação à S&SO5; c) se um diretor para S&SO foi designado; d) se um especialista em S&SO foi designado; e) a extensão da influência dos especialistas de S&SO; f) se uma política de segurança foi publicada; g) se uma política de segurança foi adequada- mente comunicada; h) os números de pessoas treinadas em S&SO; 5 S&SO – Saúde e Segurança Ocupacional 77 i) a eficácia do treinamento em S&SO; j) o número de avaliações de risco completadas em proporção àquelas requeridas; k) a extensão do atendimento aos controles de risco; l) a extensão do atendimento aos requisitos legais; m) a quantidade e eficácia dos rodízios de ge- rentes de alto nível nas posições de SSO; n) a quantidade de sugestões do pessoal para aperfeiçoamentos de SSO; o) as atitudes do pessoal em relação a riscos e controles de risco; p) a compreensão do pessoal quanto aos riscos e aos controles de risco; q) a frequência das auditorias de SSO; r) o tempo para implementar as recomendações das auditorias de SSO; s) a frequência e eficácia das reuniões dos co- mitês de SSO; t) a frequência e eficácia das reuniões de SSO com o pessoal; u) os relatórios dos especialistas em SSO; v) o tempo para implementar ações relativas a queixas ou sugestões; w) os relatórios de vigilância de saúde; x) relatórios de amostra sobre exposição pessoal; y) os níveis de exposição do local de trabalho (por exemplo, ruído, poeira, vapores); 78 z) a utilização de equipamentos de proteção in- dividual. Dados de monitoração reativa a) atos inseguros6; b) condições inseguras; c) quase acidentes; d) acidentes que só causam danos materiais; e) ocorrências perigosas informadas; f) acidentes causadores de perda de tempo - quando pelo menos um turno de trabalho (ou outro período de tempo) é perdido por uma pessoa como resultado de um ferimento em acidente; g) acidentes informados envolvendo a ausência do trabalho por mais de três dias; h) ferimentos informados de grande porte; i) ausências por doença - ausências do empre- gado em virtude de doença (relacionada ou não com a ocupação); j) queixas feitas; por exemplo, por membros do público; k) críticas feitas pelo pessoal de órgãos gover- namentais; l) ações de órgãos governamentais. 6 O temo “ato inseguro” foi extinto pela alteração na NR-01 em 04.03.2009 através da Portaria n° 84, alterou-se o item 1.7 da NR-01. 79 Como explicamos anteriormente, o uso de in- dicadores na padronização de metodologias de pes- quisas de monitoramento é importante para o en- tendimento e capacitação das equipes de trabalho, bem como para facilitar a criação e/ou adaptação de estratégias de controle de riscos. Segundo Cardela (2007), podemos definir indica- dor como um símbolo que é criado ou utilizado para representar uma realidade. Interessante ressaltar que os monitoramentos produzem indicadores. Apesar disso, a organização poderá predefinir alguns indicadores que serão utilizados na padronização quantitativa e qualita- tiva dos programas de segurança organizacional. Exemplo de Fatores de riscos: • Estado físico das instalações industriais; • Nível de agressividade dos agentes e/ou ma- teriais utilizados; • Cultura organizacional e políticas de segurança; • Comportamento dos trabalhadores. Os fatores de riscos, portanto, estão relaciona- dos a três categorias ou classes: • Ambiental (física); • Organizacional; • Comportamental (cognitiva). Dentre as propriedades a serem consideradas para seleção de indicadores de monitoramento podemos citar: 80 • Fidelidade – qualidade de um objeto de man- ter-se sem desvios, ou seja, de não sofrer distorções. Outra propriedade a ser considerada para a se- leção de indicadores é a sensibilidade, a qual pode ser definida por: • Sensibilidade – qualidade de um objeto capaz de identificar variações, mesmo que pequenas, da re- alidade. Quanto maior for a sensibilidade, maior será a capacidade de detectar as variações. Outra propriedade a ser considerada para a se- leção de indicadores está relacionada ao tempo de resposta: • Tempo de resposta – é a duração de tempo necessária para identificarem-se variações do estado da realidade. SAIBA MAIS: Indicador é um símbolo criado para representar uma realidade. O monitoramento produz indicadores. Podem ser atributos do objeto monitorado ou derivados por fórmulas, algoritmos ou correlações. O atributo de maior interesse nos estudos de segu- rança é o risco e este não pode ser conhecido de forma direta, mas indireta, por meio de atributos e fenômenos da realidade que possam ser observados. Alguns exemplos de indicadores de peri- go incluem: agressividade, mobilidade, expansividade, exposição e frequência. Os indicadores de segurança podem ser exemplifi- cados como: atuação da liderança em saúde ocupacional, cultura organizacional, sistemas de gestão, sistema de controlo de riscos etc. Os indicadores de risco podem ser exemplificados como: ocorrências anormais, acidentes, danos e perdas. Texto baseado no livro: “Segurança no Trabalho e Prevenção de Acidentes”, p. 76. 81 Se um ou mais indicadores forem fiéis e sensí- veis, porém possuem um tempo de resposta muito baixo, talvez seja necessário que a organização opte por escolher indicadores mais eficientes na elucida- ção das informações buscadas pela organização. Ou seja, para se definir os indicadores é importante que a organização analise as propriedades dos mesmos (fidelidade, sensibilidade e tempo de resposta) para que contemple as necessidades organizacionais de monitoração e controle de riscos. Neste capítulo, estudamos que o controle de riscos tem como objetivo manter os riscos dentro de certos limites de tolerância. Vimos que em todas as atividades existem riscos. Definimos um sistema de gestão e controle de riscos como um conjunto de instrumentos utilizados por uma organização para planejar, operar e contro- lar suas atividades com o objetivo de controlar seus riscos (CARDELLA, 2007). Estudamos, ainda, que o gerenciamento e con- trole de riscos podem ser realizados em todas as or- ganizações, sendo elas grandes, médias ou pequenas. Estudamos sobre a importância de uma políti- ca organizacional. Vimos que ela tem o objetivo de estabelecer as principais regras de comportamento de uma organização. Descrevemos que um sistema organizacional deve permitir e controlar os riscos de uma manei- 82 ra macro e que o trabalhador deve, ao receber este apoio, controlar os riscos de sua interação, ou seja, um controle micro dos riscos. Estudamos que a hierarquia de um processo de ge- renciamento de riscos compreende as seguintes etapas: • Identificar os perigos; • Avaliar os riscos; • Comparar se os riscos são tolerados; • Tratar os riscos. Por fim, identificamos a importância de um monitoramento de segurança, o qual é definido como a verificação periódica de atributos de um ou mais objetos que afetam a saúde e segurança ocupacional, e que dentre as propriedades a serem consideradas para seleção de indicadores de mo- nitoramento citam-se:a fidelidade, a sensibilidade e o tempo de resposta. 83 Exercícios 1. O que efetivamente é um sistema? 2. O que é o ciclo PDCA? 3. O que é 5S? Quais são suas fases? 4.Quais as diferenças entre educação, treina- mento e experiência? 5. A comunicação é uma tarefa complexa e de difícil operacionalização para muitas organizações. O que a organização deve fazer para reduzir ou eliminar as dificuldades de comunicação? Cite exemplos.
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