Aula 2 Por que Gestão Documental Motivação, importância e vantagens

Prévia do material em texto

© Instituto Serzedello Corrêa, 2020.
CURSO A DISTÂNCIA
Gestão Documental no TCU
Módulo 1 – Introdução à Gestão Documental
Aula 2 – Por que Gestão Documental? Motivação, importância e vantagens
Esta aula está organizada nos seguintes tópicos:
1. Introdução
2. Objetivos da aula
3. Gestão Documental: Legislação, importância e vantagens
4. Gestão Documental e documentos digitais
5. Síntese da aula
6. Referências bibliográficas
ISC // EAD // GESTÃO DOCUMENTAL NO TCU
22
© Copyright 2020, Tribunal de Contas de União 
portal.tcu.gov.br
Permite-se a reprodução desta publicação, em parte ou no todo, 
sem alteração do conteúdo, desde que citada a fonte e sem fins comerciais. 
Responsabilidade pelo Conteúdo: 
Tribunal de Contas da União 
Secretaria Geral da Presidência 
Instituto Serzedello Corrêa
Centro de Documentação
Serviço de Gestão de Biblioteca e Arquivo
Ana Claudia de Carvalho Cabral Lopes
Tratamento Pedagógico:
Diretoria de Relações Institucionais e Pós-Graduação
Responsabilidade Editorial:
Tribunal de Contas da União
Secretaria Geral da Presidência
Instituto Serzedello Corrêa
Este material tem função didática. A última atualização ocorreu em Agosto de 2020. 
As afirmações e opiniões são de responsabilidade exclusiva dos autores e podem 
não expressar a posição oficial do Tribunal de Contas da União.
Brasil. Tribunal de Contas da União.
 Gestão documental no TCU. – Brasília: Tribunal de 
Contas da União, Instituto Serzedello Corrêa, 2020.
 10 p. : il., color.
 Conteúdo: Módulo 1. Introdução à gestão documental. Aula 2. 
Por que Gestão Documental? - Motivação, importância e vantagens.
 1. Gestão documental. 2. Acervo documental. 3. Documento. 4. Documento 
eletrônico. 5.Processo. 6. Processo eletrônico. 7. Preservação documental. 8. 
Preservação digital. 9. Serviço de Gestão de Biblioteca e Arquivo. I. Título.
Ficha catalográfica elaborada pela Biblioteca Ministro Ruben Rosa
3
ANA CLAUDIA DE CARVALHO CABRAL LOPES
1. Introdução
Na aula 2, estudaremos porque devemos fazer gestão documental. Conheceremos um pouco mais da 
legislação correlata, da importância e das vantagens de se adotar essa prática nas instituições.
Finalmente, no último tópico dessa aula, veremos a importância da gestão documental para os documentos 
eletrônicos.
2. Objetivos da aula
Ao final desta unidade, espera-se que o participante seja capaz de identificar a importância e as vantagens 
da gestão documental para os documentos e processos em qualquer suporte da informação. 
3. Gestão Documental: Legislação, 
importância e vantagens
Na aula anterior você já deve ter percebido alguns motivos para se fazer gestão documental. Vamos ver a 
seguir mais alguns e enumerar as vantagens que os órgãos têm ao adotá-la.
3.1. LEGISLAÇÃO E IMPORTÂNCIA
A gestão de documentos está prevista na Constituição Federal nos artigos a seguir:
“Art. 5º. Inciso XXXIII – todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse 
particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de 
responsabilidade.”
“Art. 216, § 2º - Cabe à administração pública, na forma da lei, tanto a gestão da documentação 
governamental, quanto as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.” 
A Lei nº 8.159/91, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras 
providências, também prevê a gestão documental:
“Art. 1º. É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de 
arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e 
como elementos de prova e informação.”
“Art.25º. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em 
vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de 
interesse público e social.”
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Leis/L8159.htm
ISC // EAD // GESTÃO DOCUMENTAL NO TCU
44
Em 2011 foi sancionada a Lei nº 12.527/2011, denominada Lei de Acesso à Informação (LAI), que regula 
o acesso às informações prestadas pelos órgãos públicos e revoga dispositivos quanto a sigilo de outras 
Leis, o que aumentou sobremaneira a importância da gestão documental nessas instituições. Para fornecer 
informação de maneira ágil e transparente, os documentos que as contêm precisam estar organizados e de 
fácil acesso.
“Art. 6o Cabe aos órgãos e entidades do poder público, observadas as normas e procedimentos 
específicos aplicáveis, assegurar a: 
I - gestão transparente da informação, propiciando amplo acesso a ela e sua divulgação; 
II - proteção da informação, garantindo-se sua disponibilidade, autenticidade e integridade; ... 
“Art. 7o O acesso à informação de que trata esta Lei compreende, entre outros, os direitos de obter...
....II - informação contida em registros ou documentos, produzidos ou acumulados por seus órgãos 
ou entidades, recolhidos ou não a arquivos públicos;... ”
O Código Penal impõe responsabilidade penal para quem destruir documento público e determina pena ao 
responsável.
“Art. 305 - Destruir, suprimir ou ocultar, em benefício próprio ou de outrem, ou em prejuízo alheio, 
documento público ou particular verdadeiro, de que não podia dispor:
Pena - reclusão, de dois a seis anos, e multa, se o documento é público, e reclusão, de um a cinco anos, 
e multa, se o documento é particular.
Art. 314 - Extraviar livro oficial ou qualquer documento, de que tem a guarda em razão do cargo; 
sonegá-lo ou inutilizá-lo, total ou parcialmente:
Pena - reclusão, de um a quatro anos, se o fato não constitui crime mais grave.”
A destruição de documento classificado e avaliado com base nos prazos estipulados em tabela de 
temporalidade documental e com a aprovação de Comissão de Avaliação de Documentos respalda o 
responsável na execução dessa ação.
3.2 VANTAGENS
Podemos elencar, então, como vantagens da aplicação da gestão de documentos numa organização: 
 • a redução do custo operacional, assegurando a produção, tramitação, utilização e destinação final do 
documento; 
 • o acesso rápido e a disponibilidade da informação;
 • a utilização adequada de técnicas avançadas, garantindo a preservação dos documentos de valores 
históricos e científicos para guarda permanente.
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato2011-2014/2011/Lei/L12527.htm
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto-lei/del2848compilado.htm
5
ANA CLAUDIA DE CARVALHO CABRAL LOPES
Outras vantagens ainda podem ser mencionadas como:
 • clareza na distinção dos valores dos documentos;
 • melhor organização das informações;
 • maior consciência do valor das informações que devem ser preservadas pela instituição;
 • redução considerável de custos governamentais.
4. Gestão Documental e documentos eletrônicos
Antes de iniciar a leitura desse item sobre gestão documental e documentos eletrônicos, assista o filme Into 
the Future e reflita sobre as seguintes questões:
 • Você já viveu uma situação de perda de documentos eletrônicos pessoais ou de trabalho?
 • Qual o risco de não se cuidar da preservação dos documentos eletrônicos de uma instituição?
Documentos e processos eletrônicos já são reais no Tribunal de Contas da União desde 2008. Com a edição 
da norma que instituiu o Processo Eletrônico Judicial, o Judiciário também já vem trabalhando com 
processos eletrônicos há muitos anos. Essa tem sido uma tendência mundial. 
Atualmente, os protocolos eletrônicos têm se tornado comuns e facilitam o recebimento de documentos, 
pois esses já são enviados em formato digital.
Todos os documentos gerados ou recebidos em função de atividades específicas de um órgão, em papel 
ou digital são considerados documentos de arquivo. Sendo assim, independente do suporte, devem ser 
tratados de acordo com as normas que adotaram e regulamentaram a gestão de documentos na Casa.
Para o tratamento dos documentos ou processos eletrônicos, existe recomendação de que se elabore um 
Planoou uma Política de Preservação Digital - PPD. Esse plano é um documento estratégico que contém 
políticas e procedimentos orientados para constituição de uma estrutura técnica e organizacional, que 
permita preservar de forma continuada documentos de arquivo eletrônicos.
A Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE) do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) em 
seu Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos (E-Arq 
Brasil), recomenda que sejam utilizados como instrumentos básicos para a elaboração de um PPD o código 
de classificação de documentos por assunto e a tabela de temporalidade documental.
No Brasil alguns órgãos já possuem seus Planos de Preservação Digital e outros estão em fase de elaboração. 
Dentre os já adotados podemos citar o da Câmara dos Deputados.
Arellano em seu artigo Preservação Digital (2004) enumera os seguintes métodos para a preservação 
digital:
https://www.youtube.com/watch?v=_Nta65-bSuk
https://www.youtube.com/watch?v=_Nta65-bSuk
https://www2.camara.leg.br/legin/int/atomes/2012/atodamesa-48-16-julho-2012-773828-normaatualizada-cd-mesa.pdf
ISC // EAD // GESTÃO DOCUMENTAL NO TCU
66
Método de Preservação Digital
Métodos Estruturais Métodos Operacionais
Adoção de padrões Conservação de software/hardware
Elaboração de normas Migração de suporte
Metadados de preservação digital Conversão de formatos
Montagem de infra-estrutura Emulação
Formação de consórcios Preversação do conteúdo
Innarelli, em seu livro Preservação digital e seus dez mandamentos (2007) enumera 10 mandamentos para 
a preservação digital:
1. Manterás uma política de preservação;
2. Não dependerás de hardware específico;
3. Não dependerás de software específico;
4. Não confiarás em sistemas gerenciadores como única forma de acesso ao documento digital;
5. Migrarás seus documentos de suporte e formato periodicamente;
6. Replicarpas os documentos em locais fisicamente separados;
7. Não confiarás cegamente no suporte de armazenamento;
8. Não deixarás de fazer backup e cópias de segurança;
9. Não preservarás lixo digital;
10. Garantirás a autenticidade dos documentos arquivísticos digitais.
A existência de um sistema de classificação é essencial para a organização da informação. Por meio dele fica 
facilitada a recuperação dos documentos relativos a uma função ou atividade, podemos definir os níveis 
de proteção e acesso a diferentes conjuntos documentais, asseguramos a continuidade da nomenclatura 
dos documentos ao longo do tempo e percebemos as relações entre a informação de arquivo gerida por 
diferentes sistemas de informação.
A tabela de temporalidade documental é uma ferramenta que permite determinar os prazos adequados de 
retenção e as ações de migração de suporte ou eliminação de informações institucionais.
7
ANA CLAUDIA DE CARVALHO CABRAL LOPES
O que é e-ARQ Brasil?
É uma especificação de requisitos a serem cumpridos pela organização produtora/recebedora de 
documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos, a fim de garantir sua 
confiabilidade, autenticidade e acessibilidade. Além disso, o e-ARQ Brasil pode ser usado para orientar a 
identificação de documentos arquivísticos digitais. Para saber, mais acesse o documento integral clicando 
na figura.
O Poder Judiciário, com iniciativa e coordenação do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), editou o Modelo de 
Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Poder Judiciário (Moreq-
Jus), dando efetividade às recomendações da Carta da Organização das Nações Unidas para a Educação, 
a Ciência e a Cultura (Unesco) para a Preservação do Patrimônio Arquivístico Digital, que incentiva o 
estabelecimento de políticas públicas, metodologias e normas que minimizem a fragilidade de softwares e 
assegurem, ao longo do tempo, a autenticidade, a integridade e o acesso contínuo de documentos por todos 
os segmentos da sociedade.
O que é uma política de preservação digital (PDD)?
É um documento que define as diretrizes e objetivos de uma instituição para a implantação de um programa 
de preservação digital (PD). Deve estar perfeitamente alinhada aos objetivos e às demais políticas da 
instituição relacionadas à digitalização, segurança da informação, tecnologia da informação e orçamento. 
É um documento dinâmico que deve acompanhar o avanço da tecnologia e ser atualizado de forma 
periódica, abrangendo todos os elementos relacionados à PD.
Para elaborar uma PDD deve-se, antes de tudo, definir o objetivo do documento. É importante ter uma 
equipe multidisciplinar. O envolvimento de profissionais de várias áreas do órgão tais como arquivistas, 
bibliotecários, profissionais de tecnologia da informação e outras áreas pertinentes é importante, a fim de 
que a política seja a mais realista possível e que sua implantação torne-se viável, efetiva e seguida por 
todos.
Analisar políticas existentes e buscar informações com instituições que já tenham sua política de 
preservação podem ajudar no início do trabalho de elaboração do documento. É imprescindível discutir o 
documento com as áreas e pessoas interessadas antes de aprová-lo institucionalmente.
A estrutura de uma política de preservação deve conter:
 • Introdução e objetivos 
 • Escopo 
 • Atribuição de responsabilidades 
 • Princípios 
 • Estratégias de preservação
 • Atualização da política
https://www.cnj.jus.br/wp-content/uploads/2011/01/manualmoreq.pdf
https://www.cnj.jus.br/wp-content/uploads/2011/01/manualmoreq.pdf
https://www.cnj.jus.br/wp-content/uploads/2011/01/manualmoreq.pdf
http://conarq.gov.br/images/publicacoes_textos/Carta_preservacao.pdf
http://conarq.gov.br/images/publicacoes_textos/Carta_preservacao.pdf
ISC // EAD // GESTÃO DOCUMENTAL NO TCU
88
• Referências
O Conarq, em sua Resolução Nº 43, de 04 de setembro de 2015 preconiza que seja adotado um repositório 
digital confiável, ou seja, “um repositório digital que é capaz de manter autênticos os materiais digitais, de 
preservá-los e prover acesso a eles pelo tempo necessário.” E recomenda: 
“Para cumprir essa missão, segundo o relatório “Trusted Digital Repositories: attributes and 
responsibilities” (RLG/OCLC, 2002), os repositórios digitais confiáveis devem:
• aceitar, em nome de seus depositantes, a responsabilidade pela manutenção dos materiais digitais;
• dispor de uma estrutura organizacional que apoie não somente a viabilidade de longo prazo dos
próprios repositórios, mas também dos materiais digitais sob sua responsabilidade;
• demonstrar sustentabilidade econômica e transparência administrativa;
• projetar seus sistemas de acordo com convenções e padrões comumente aceitos, no sentido de
assegurar, de forma contínua, a gestão, o acesso e a segurança dos materiais depositados;
• estabelecer metodologias para avaliação dos sistemas que considerem as expectativas de
confiabilidade esperadas pela comunidade;
• considerar, para desempenhar suas responsabilidades de longo prazo, os depositários e os
usuários de forma aberta e explícita;
• dispor de políticas, práticas e desempenho que possam ser auditáveis e mensuráveis; e
• observar os seguintes fatores relativos às responsabilidades organizacionais e de curadoria
dos repositórios: escopo dos materiais depositados, gerenciamento do ciclo de vida e preservação,
atuação junto a uma ampla gama de parceiros, questões legais relacionadas com a propriedade dos
materiais armazenados e implicações financeiras.”
5. Síntese
Vimos nessa segunda aula porque devemos fazer gestão documental e suas principais vantagens. Também 
conhecemos a legislação pertinente.
Por fim, discorremos sobre a relação dos documentos digitais com a gestão documental e sobre a 
importância de se planejar a preservação dos documentos nesse suporte.
Em nossa terceira aula, conheceremos a história da Gestão Documental no TCU, bem como a estrutura do 
código de classificação por assunto e da tabela de temporalidade.
Após a realização das atividades desta primeiraaula, esperamos que você seja capaz de:
• Descrever a importância, a fundamentação legal e as vantagens da gestão documental.
• Perceber a importância da elaboração de um plano ou política de preservação digital
https://www.gov.br/conarq/pt-br/legislacao-arquivistica/resolucoes-do-conarq/resolucao-no-43-de-04-de-setembro-de-2015
9
ANA CLAUDIA DE CARVALHO CABRAL LOPES
6. Referências bibliográficas 
BRASIL. CÂMARA DOS DEPUTADOS. Ato da Mesa nº 48, de 16 de julho de 2012, que institui a Política 
de Preservação Digital da Câmara dos Deputados.
BRASIL. CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001, que aprova 
a versão revisada e ampliada da Resolução do Conarq nº 4, de 28 de março de 1996, que dispõe sobre o 
Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio, a ser 
adotado como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de 
Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de 
Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração 
Pública. (revogada)
BRASIL. CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos. e-ARQ 
Brasil: Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos /
Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos. 1.1. versão. - Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2011.
BRASIL. CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Resolução nº 39, de 29 de abril de 2014. Estabelece 
diretrizes para a implementação de repositórios arquivísticos digitais confiáveis para o arquivamento e 
manutenção de documentos arquivísticos digitais em suas fases corrente, intermediária e permanente, dos 
órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.
BRASIL. CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Carta para a Preservação do Patrimônio Arquivístico 
Digital, 2005.< http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/media/carta.pdf> Disponível em: Acesso em: 14 
abr 2013.
BRASIL. Constituição da República Federativa do Brasil de 1998.
BRASIL. Decreto-Lei nº 2.848, de 7 de dezembro de 1940, Código Penal.
BRASIL. Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e 
privados, em seu art. 20, define a competência e o dever inerente aos órgãos do Poder Judiciário Federal de 
proceder à gestão de documentos produzidos em razão do exercício de suas funções.
BRASIL. Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, que regula o acesso a informações previsto no inciso 
XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei 
8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei nº 8.159, 
de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências.
BRASIL. Lei 12.682, de 9 de julho de 2012, que dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos 
em meios eletromagnéticos.
INNARELLI, H. C. Os dez mandamentos da preservação digital. In: SANTOS, V. B.; INNARELLI, H. C.; 
SOUSA, T. R. B. Arquivística: temas contemporâneos. Brasília: SENAC, 2007.
ARELLANO,M. A. Preservação de documentos digitais. In: Revista de Ciência da Informação, Brasília, v. 
33, n. 2, p. 15-27, maio/ago. 2004.
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/media/carta.pdf
ISC // EAD // GESTÃO DOCUMENTAL NO TCU
1010
BRASIL. TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO. Resolução nº 233, de 04 de agosto de 2010, que dispõe 
sobre o funcionamento do processo eletrônico e demais serviços eletrônicos ofertados por meio de solução 
denominada TCU-eletrônico (e-TCU), e altera as Resoluções-TCU nº 170, 30 de junho de 2004, nº 175, de 25 
de maio de 2005, e nº 191, de 21 de junho de 2006.
BRASIL. TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO. Portaria nº 325, de 16 de dezembro de 2011, dispõe sobre o 
recebimento e a gestão de documentos e objetos protocolados junto ao Tribunal de Contas da União.