Aula 11 - Organização de Eventos

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Organização de eventos
Os eventos são utilizados frequentemente, tanto nos órgãos públicos quanto na 
esfera privada, como forma de socialização de conhecimentos, discussão de assuntos 
da atualidade, comemoração, informação. Em última instância proporcionam o conví-
vio, relacionamento e desenvolvimento mútuo entre as pessoas.
A classificação dos eventos é bastante ampla. Vamos aqui tratar de maneira holís-
tica acerca de eventos organizacionais e, entre eles, os jantares formais, tendo em vista 
que uma das atividades do profissional de secretariado é a organização de eventos, isto 
é, são esperadas habilidades e conhecimento técnico para planejar, organizar, executar, 
coordenar e avaliar eventos.
Definição e tipos de eventos
Os eventos estão inseridos no campo das relações públicas, cuja preocupação prin-
cipal é com o conceito de quem o promove e não apenas com o retorno financeiro que 
irá proporcionar. “Para as relações públicas, evento é a execução do projeto devidamente 
planejado de um acontecimento com o objetivo de manter, elevar ou recuperar o concei-
to de uma organização em seu público de interesse” (CESCA, 2008, p. 20).
De maneira abrangente, os eventos podem ser considerados políticos, cívicos, re-
ligiosos, culturais, desportivos, artísticos, sociais, científicos, entre outros. Em se tratan-
do dos organizacionais, classificam-se como institucionais e promocionais, estes últi-
mos também chamados de comerciais. Os eventos podem ocorrer de diversas formas: 
brainstorning, convenção, congresso, encontro, exposição, feira, fórum, conferência, 
inauguração, jornada, palestra, painel, reunião, seminário, simpósio, workshop, para citar 
alguns.
A organização de eventos visa à integração da empresa com seus diferentes pú-
blicos; são acontecimentos que reúnem pessoas em torno de um objetivo. Para Nunes 
(1996), os eventos empresariais possibilitam, entre outros objetivos:
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Quadro 1– Objetivos dos eventos empresariais
- Comemorar datas importantes.
- Integrar a empresa à comunidade.
- Divulgar serviços ou produtos, bem como esclarecer atividades.
- Realizar inaugurações de interesse público.
- Lançar campanhas voltadas à comunidade.
- Recepcionar ou homenagear autoridades ou pessoas de destaque.
- Homenagear empregados.
- Promover um clima de cordialidade entre empresa e funcionários.
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Os eventos ainda são classificados de acordo com o público a que se destinam:
 Eventos fechados quando o público-alvo é totalmente definido, por meio de 
convocação ou convite.
 Eventos abertos quando possibilitam que todos os interessados participem, 
seja por adesão ou inscrição, com ou sem pagamento de taxa.
Os fatos que podem gerar eventos são muito diversificados. No quadro que 
segue, citamos os mais comuns para a realização de eventos empresariais, dividindo- 
-os a partir do envolvimento do público externo e interno.
Quadro 2 – Eventos empresariais
Público externo Público interno
Visitação pública.
Inauguração de interesse público.
Comemoração de datas cívicas.
Exposições (fixas ou itinerantes).
Concursos para o público externo.
Organização e financiamentos de grupos artísticos 
e culturais.
Adoção de praças ou escolas.
Patrocínios para clubes, hospitais ou creches.
Criação de movimentos ecológicos ou outros vol-
tados ao bem da comunidade.
Criação de cursos para alfabetização de adultos.
Dias de visitas para as famílias dos empregados.
Mostras e exposições de trabalhos artísticos feitos 
por empregados ou membros de suas famílias.
Concursos.
Competições esportivas.
Lançamento de benefícios aos empregados ou às 
suas famílias.
Inauguração de clubes desportivos ou associações 
recreativas para empregados.
Convenções internas.
Datas especiais (Dia das Mães, dos pais, das crian-
ças, Natal, Páscoa etc).
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rganização de eventos
Todos os eventos, com pequeno ou grande número de participantes, de curta ou 
longa duração, interno à empresa ou com participação externa de ilustres convida-
dos, devem passar pelas três etapas da organização de eventos, que, se realizadas com 
competência, reduzem a incidência de imprevistos e promovem melhores resultados. 
É claro, no entanto, que quanto maior a duração do evento e número de participantes, 
maior é a complexidade de sua organização.
A esse respeito, Cesca (2008, p. 49) afirma que “[...] a organização de eventos é tra- 
balhosa e exige grande responsabilidade. Acontece “ao vivo”, e qualquer falha com-
prometerá o conceito/imagem da organização para a qual é realizado e do seu 
organizador”.
Etapas da organização de eventos
A organização de eventos compreende três etapas: planejamento (pré-evento), 
execução (per ou transevento) e avaliação (pós-evento). Essas etapas abrangem todo 
e qualquer tipo de evento. Assim, daremos uma visão ampla dos processos, recomen-
dando que o secretário faça as adaptações necessárias para atender às demandas 
específicas.
Planejamento de eventos
Todas as tratativas, providências, encaminhamentos e decisões que antecedem a 
data do evento compõem o planejamento, que quanto mais criterioso, mais eficiente. 
É a fase mais trabalhosa e decisiva para o sucesso do evento. Nessa etapa ocorrem as 
seguintes definições:
Objetivo
O processo inicia com o delineamento dos objetivos do evento, o que se preten-
de com ele de maneira ampla e específica. A título de exemplificação, a divulgação da 
empresa como geradora de tecnologia consiste num objetivo geral, enquanto a apre-
sentação de um novo produto, por ela fabricado aos possíveis usuários, sua forma de 
funcionamento, vantagens e atributos, num objetivo específico.
O objetivo também é um fator para justificar a necessidade da realização do 
evento. Quando se propõe a oferta de um evento a diretores de empresa, por exemplo, 
o primeiro aspecto analisado é a sua importância, necessidade, justificativa. Enfim, o 
evento se justifica por tais motivos, por isso merece o investimento organizacional.
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Ao se delinear os objetivos, ainda se estabelece que tipo de evento será desen-
volvido para que tais objetivos possam ser alcançados: congresso, seminário, palestra, 
reunião-almoço, jantar. Com isso, se dá um nome ao evento, “Congresso Nacional de 
Secretariado – CONSEC”, que represente o que se pretende. Tal título é destacado nos 
documentos, convites, divulgação etc.
Público-alvo
Com base nos objetivos, identifica-se o público-alvo, a quem se destina o evento 
ou quem deverá atingir: se público interno ou externo e quem dentro dessa classi-
ficação, determinando se será um evento aberto ou fechado e o número de vagas 
disponíveis. Para Matias (2007, p. 121), o público pode ser classificado nos seguintes 
segmentos:
 participantes (reais e potenciais);
 expositores (reais e potenciais);
 convidados especiais;
 autoridades;
 veículos de comunicação;
 fornecedores;
 público em geral.
Data e horário
O próximo passo é estipular o período do evento, data e hora de início e térmi-
no. A escolha da data é precedida de consulta a agendas, calendários, programações 
regionais, a fim de identificar quaisquer outras atividades que envolvem o público- 
-alvo e que possam comprometer a participação do mesmo. O mesmo ocorre com o 
horário, que é estabelecido sempre buscando facilitar a participação dos envolvidos. 
O tempo de duração deve ser o suficiente para realizar a programação e atingir o ob-
jetivo proposto.
Local
O local sempre é estratégico, pode estimular a participação ou ter efeito contrário. 
A recomendação é ter presente o perfil do público-alvo e a finalidade do evento. Deve 
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ter estrutura para que toda a programação seja executada, além de ser de fácil acesso, 
atender aos critérios de iluminação, ventilação, limpeza, possibilitar a circulação das 
pessoas. Há que se pensar, quando for o caso, em espaço para recepção, coquetel, 
apresentações. Nos eventos mais longos, como os congressos, a escolha recai sobre os 
hotéis, pois se prevê a vinda de pessoas de várias regiões, podendo-se concentrar até 
mesmo a hospedagem e alimentação dessas pessoas no local do evento, o que facilita 
sobremaneira para quem desconhece a cidade. Em contrapartida, há ocasiões em que 
a melhor opção é a própria empresa: sala, auditório, refeitório, pátio. A questão finan-
ceira é mais um elemento a ser considerado na escolha do local. Após definido o local 
do evento, todas as providências de reserva e contratação deverão ser tomadas.
Programação
No estabelecimento do período do evento, já se tem noção da programação para 
saber se serão necessários um, dois ou três dias de evento para executá-la. Aqui, no 
entanto, a programação é elaborada nos mínimos detalhes, prevendo cada uma das 
atividades e o momento de realização, desde a chegada dos participantes até a des-
pedida. A complexidade da programação irá depender do tipo e finalidade do evento. 
As reuniões-almoço têm duração média de duas horas para a exposição do assunto, 
discussão e o almoço. Um congresso, no entanto, estende-se por uma semana, em 
média. A programação é mais bem visualizada em forma de cronograma e é a principal 
diretriz na execução do evento a toda a equipe de trabalho. Vejamos um exemplo de 
cronograma de uma reunião-almoço, simples de ser elaborado:
11:00 Recepção dos convidados.
11:30 Abertura e boas-vindas pelo Fulano de Tal.
11:35 Palestra “O diferencial da formação em secretariado”.
12:15 Levantamento de questões e discussão pelo público.
12:30 Serviços de buffet.
13:10 Definição de agenda semestral.
13:20 Encerramento.
Conforme a programação é elaborada, são tomadas as devidas providências, 
como nesse exemplo, a escolha do palestrante, contato e contratação do mesmo, a es-
colha do cardápio, a arrumação das mesas, a elaboração e entrega dos convites e assim 
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por diante. Tais providências, assim que confirmadas, são acrescidas na programação 
para que fique completa e atualizada.
Ainda acerca da programação, nos eventos de longa duração é importante variar 
as atividades, proporcionando momentos de lazer, de debate, de estudo, de prática, de 
descontração. Uma estratégia interessante são as apresentações culturais e artísticas, 
tais como danças, músicas, teatros, típicas da região.
Divulgação
Especialmente nos eventos abertos, é necessário todo um processo de divulgação 
do evento, pois de nada adianta uma programação impecável se não houver a partici-
pação do público-alvo. A divulgação tem o papel de conscientizar a importância de tal 
evento. Pode englobar chamadas em rádio, TV e jornal, notícias na internet, no portal 
da empresa (se for o caso), o estabelecimento de parcerias com entidades, prefeituras, 
sindicatos, materiais impressos (folders, cartazes, convites etc). Enfim, várias estratégias 
podem ser adotadas para que a informação do evento seja amplamente disseminada e 
de conhecimento dos interessados.
Convites
O convite pode ser feito de forma impressa, por contato pessoal, telefônico, ou 
por e-mail, dependendo da formalidade do evento. Contudo, a forma mais elegante e 
respeitosa de se solicitar a presença de alguém em um evento é por convite impresso. 
Podem ser dirigidos às autoridades que se deseja receber, a alguns segmentos do pú-
blico ou a todo o público-alvo, quando o evento é fechado. Funciona como um impor-
tante meio de divulgação, por ser pessoal e direto.
O processo inicia com a elaboração da lista de convidados. A esse respeito alguns 
cuidados são necessários:
 evitar distribuir convites aleatoriamente;
 verificar a pertinência de convidar representantes de classe, do governo (mu-
nicipal, estadual e federal), dos meios de comunicação e de entidades relacio-
nadas à atividade-fim da organização promotora;
 convidar representantes de órgãos, entidades ou organizações apoiadoras do 
evento;
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 estabelecer um limite de convidados, considerando a capacidade do local do 
evento;
 consultar a chefia para formação da lista, solicitando e concedendo sugestões 
de nomes.
Em se tratando de convite impresso, emprega-se o estilo clássico. A qualidade e 
cor do papel, o tipo, tamanho e cor da letra, o design, a qualidade de impressão, expres-
sam o grau de formalidade ou informalidade do evento. A variedade é ampla devendo-
se dar preferência aos tons neutros. A letra preta impressa em papel branco representa 
uma perfeita combinação. Aconselha-se fazer testes com cores a fim de obter um bom 
visual, sem prejudicar a nitidez e leitura do texto.
Outro aspecto a destacar acerca dos convites impressos é quanto à linguagem 
empregada. A prioridade é pela simplicidade, clareza e discrição, lembrando que as pa-
lavras dão uma conotação mais ou menos formal. O uso adequado do vocabulário, da 
grafia das palavras, e da pontuação são essenciais, por isso revise quantas vezes forem 
necessárias e solicite para outras pessoas revisarem.
O texto do convite, na maioria dos casos, é padronizado. Elabora-se um único, 
que é encaminhado a toda a lista, sendo que o nome do convidado aparece apenas no 
envelope, com os devidos pronomes de tratamento. Não existe norma acerca do texto 
do convite, mas recomenda-se que contemple tais elementos:
 pessoa ou organização que convida;
 tipo de evento: posse, jantar, seminário, encontro, fórum etc.;
 data, horário e local do evento;
 quando da presença de convidado especial ou autoridade, é pertinente men-
cionar no convite;
 o traje a ser usado também é uma indicação importante ao convidado para 
evitar constrangimentos. Não mencionando, significa traje passeio ou social;
 ainda cabe a solicitação de confirmação de presença, pois é sempre muito im-
portante para quem organiza saber o número de participantes, pelo menos, 
aproximadamente. Usa-se a abreviatura RSVP que corresponde à expressão 
francesa de uso internacional Répondez S’il Vous Plaît. Em português significa 
Responda, por favor. Nos eventos com programação extensa, pode-se enviá-la 
anexa ao convite.
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Os convites devem ser enviados com 10 dias de antecedência (os mais formais), 
sendo que o convidado deverá confirmar ou não a presença até 48 horas antes do 
evento (CESCA, 2008).
Inscrições
Quando o evento compreende a realização de inscrição, ocorrem, geralmente, 
três situações: estipula-se um período/prazo para realizá-las; se estendem até o dia do 
evento ou até o preenchimento das vagas disponibilizadas. As inscrições realizadas an-
tecipadamente favorecem a organização, pois de antemão tem-se conhecimento do 
número de participantes. É uma informação fundamental na contratação de serviços 
de buffet, por exemplo.
Nos três casos há necessidade de se montar toda uma estrutura para receber ins-
crições, seja física ou virtual, bem como o controle das inscrições feitas e pagamentos 
efetuados. Esse controle é essencial, especialmente nos eventos em que o número de 
vagas é limitado.
Decoração
Também faz parte do planejamento as decisões envolvendo decoração, que em 
muitos casos é opcional e em outros, essencial, mas, sem dúvida dá um toque espe-
cial, tornando o ambiente mais acolhedor e nobre. A decoração deve combinar com o 
estilo do evento, ressaltar as belezas do lugar e encobrir suas imperfeições, bem como 
caber no orçamento do evento.
Recursoshumanos
Outra definição diz respeito à equipe de trabalho. Geralmente são necessárias re-
cepcionistas, garçons, mestre de cerimônia, pessoal para manutenção da limpeza. O 
secretário faz parte da comissão organizadora, na maioria das vezes como coordena-
dor, e é responsável por organizar a sua equipe, passando todas as instruções e infor-
mações pertinentes, bem como por fazer o acompanhamento dos serviços e, poste-
riormente, prestar contas acerca do trabalho realizado e do evento no geral.
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Equipamentos/materiais
Os recursos materiais igualmente devem ser organizados com antecedência. 
Todo e qualquer material que se deseja disponibilizar aos participantes, além da ficha 
de avaliação do evento (ver tópico Avaliação), crachás, informativos. Equipamen-
tos de áudio e vídeo, filmadoras, computadores e máquinas fotográficas devem ser 
disponibilizados.
Previsão orçamentária
Ter clareza dos gastos que o evento originará é crucial, bem como as receitas, 
para julgar se o evento é viável ou não. Esse sempre é um fator a ser negociado com 
a organização promotora pois, embora a maioria dos eventos não visa ao lucro, os in-
vestimentos e custos deverão ficar dentro do orçamento da organização. Neste tópico 
procura-se levantar e descrever todas as despesas e as receitas, das menores às maio-
res. Nas despesas podemos citar os gastos com o local, decoração, divulgação, recursos 
humanos (palestrantes, pessoal de apoio) e materiais. No tocante as receitas estão os 
pagamentos advindos dos participantes, quando do pagamento de taxa de inscrição, 
parcerias firmadas com outras organizações ou agências de fomento, recursos gover-
namentais e da própria promotora do evento.
Avaliação
Todo o evento precisa ser avaliado, tanto que uma das etapas da organização de 
eventos é a avaliação. Aqui no planejamento não se faz a avaliação propriamente dita, 
mas se define como ela será feita, quem e como irá avaliar. Recomenda-se oportunizar 
aos participantes do evento a avaliação, pois o que mais se deseja saber é se o evento 
atingiu, e em que medida, as expectativas do público. Se os objetivos foram alcan-
çados ou não. Outra avaliação pode ser feita pela equipe organizadora, incluindo os 
promotores do evento.
Deve se dar preferência para a avaliação formal, desde que bem estruturada. A 
sugestão é utilizar questionário ou formulário impresso ou digital, com perguntas ob-
jetivas, simples e que motivem o participante a conceder a sua opinião. Espaço para 
críticas e sugestões também possibilitam receber dados interessantes para análise. Os 
fatores a serem avaliados muito irão depender do tipo do evento. Apresentamos um 
exemplo de questionário de avaliação relativo a um seminário interno, com duração 
de quatro horas.
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Figura 1 – Exemplo de formulário de avaliação.
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Formulário de avaliação
Para que possamos melhorar o nosso desempenho, pedimos sua colaboração no 
preenchimento deste questionário de avaliação.
Avalie a palestra [Título da palestra], proferida por [nome do palestrante], quanto 
à pertinência do tema e contribuições para a melhoria do seu trabalho:
 ( ) Ótimo ( ) Bom ( ) Regular ( ) Insatisfatório
Avalie a palestra [Título da palestra], proferida por [nome do palestrante] quanto 
à pertinência do tema e contribuições para a melhoria do seu trabalho.
 ( ) Ótimo ( ) Bom ( ) Regular ( ) Insatisfatório
No geral, como você qualifica os aspectos abaixo:
Organização geral do evento ( ) Ótimo ( ) Bom ( ) Regular ( ) Insatisfatório
Carga horária disponibilizada ( ) Ótimo ( ) Bom ( ) Regular ( ) Insatisfatório
Estrutura do local ( ) Ótimo ( ) Bom ( ) Regular ( ) Insatisfatório
Comentários/Sugestões:
Todas as definições realizadas durante o planejamento são reunidas num único 
documento, o projeto do evento, que é o documento enviado para instâncias superio-
res para análise ou avaliação e, se aprovado, pode ser executado. Por isso a preocupa-
ção com a clareza dos objetivos e da justificativa, a coerência entre os investimentos e 
o retorno que a organização poderá obter com o evento.
Algumas organizações possuem esquema próprio, os elementos que devem apa-
recer no projeto, podendo variar entre uma e outra, mas o propósito é o mesmo. Nas 
instituições de ensino, por exemplo, o projeto de evento tem características específi-
cas, visto que normalmente são enviados para agências de fomento, visando angariar 
recursos financeiros. Apresentamos a estrutura de um projeto com os elementos que 
não podem faltar, com a ressalva de que as particularidades de cada evento expressam 
a complexidade do projeto.
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Figura 1 – Exemplo de formulário de avaliação.
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Formulário de avaliação
Para que possamos melhorar o nosso desempenho, pedimos sua colaboração no 
preenchimento deste questionário de avaliação.
Avalie a palestra [Título da palestra], proferida por [nome do palestrante], quanto 
à pertinência do tema e contribuições para a melhoria do seu trabalho:
 ( ) Ótimo ( ) Bom ( ) Regular ( ) Insatisfatório
Avalie a palestra [Título da palestra], proferida por [nome do palestrante] quanto 
à pertinência do tema e contribuições para a melhoria do seu trabalho.
 ( ) Ótimo ( ) Bom ( ) Regular ( ) Insatisfatório
No geral, como você qualifica os aspectos abaixo:
Organização geral do evento ( ) Ótimo ( ) Bom ( ) Regular ( ) Insatisfatório
Carga horária disponibilizada ( ) Ótimo ( ) Bom ( ) Regular ( ) Insatisfatório
Estrutura do local ( ) Ótimo ( ) Bom ( ) Regular ( ) Insatisfatório
Comentários/Sugestões:
Todas as definições realizadas durante o planejamento são reunidas num único 
documento, o projeto do evento, que é o documento enviado para instâncias superio-
res para análise ou avaliação e, se aprovado, pode ser executado. Por isso a preocupa-
ção com a clareza dos objetivos e da justificativa, a coerência entre os investimentos e 
o retorno que a organização poderá obter com o evento.
Algumas organizações possuem esquema próprio, os elementos que devem apa-
recer no projeto, podendo variar entre uma e outra, mas o propósito é o mesmo. Nas 
instituições de ensino, por exemplo, o projeto de evento tem características específi-
cas, visto que normalmente são enviados para agências de fomento, visando angariar 
recursos financeiros. Apresentamos a estrutura de um projeto com os elementos que 
não podem faltar, com a ressalva de que as particularidades de cada evento expressam 
a complexidade do projeto.
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TÍTULO DO EVENTO
Data início: Data término:
Horário início: Horário término:
Local:
Público-alvo:
Objetivo(s):
Justificativa:
Programação:
Horário: Atividade:
Estratégias de divulgação:
[descrever os meios que serão utilizados para divulgar o evento; se serão enviados convites etc.]
Recursos humanos
Coordenação:
Equipe de apoio:
[recomenda-se separar de acordo com as atividades, podendo ser: recepção, inscrições, acompanha-
mento de palestrantes, auxiliar de áudio/vídeo, garçom, mestre de cerimônias etc.]
Recursos tecnológicos e materiais:
Previsão orçamentária:
[descrição de todos os gastos e receitas previstas]
Avaliação do evento:
[descrever como o evento será avaliado e por quem. Pode-se anexar o formulário de avaliação]
Data: Assinatura
Figura 2 – Exemplo de estrutura de evento.
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Execução
O projeto foi aprovado e é chegada a datado evento. Espera-se que tudo esteja 
organizado e previsto, bem como que o coordenador tenha orientado bem a sua 
equipe de apoio acerca das funções, postura e informações gerais do evento. Que cada 
componente tenha clareza das suas atribuições e conhecimento para desempenhá-las 
satisfatoriamente. A execução compreende o transcorrer das atividades previstas, o 
período do evento, seja um turno ou uma semana.
É na execução que se percebe se o planejamento foi benfeito; se os detalhes 
foram lembrados, se as providências foram apropriadas. Os fatores não previstos certa-
mente têm grande probabilidade de tornarem-se problemas durante o evento, porém, 
mesmo aqueles amplamente pensados e trabalhados poderão gerar algum fato ines-
perado. Nessa fase, no entanto, não é o momento para fazer julgamentos, ou pior, pro-
curar culpados, há que se resolver a situação de modo mais discreto possível e a não 
causar prejuízos ao evento.
A comissão organizadora e de apoio é quem chega primeiro ao local, em tempo 
suficiente para averiguar se tudo encontra-se nos conformes e resolver o que for ne-
cessário. Antes do público e/ou convidados começarem a chegar, os recepcionistas 
tomam seus lugares.
Em eventos de grande porte monta-se uma secretaria para dar todo o suporte 
técnico e administrativo ao evento e participantes: fazer novas inscrições, emitir reci-
bos, coletar assinaturas, entregar materiais, fazer controle de frequência, fornecer cer-
tificados, acompanhar autoridades e palestrantes, entre outras.
Os eventos formais, considerados cerimoniosos1, iniciam com a leitura do protoco-
lo2 pelo mestre de cerimônias. Constitui-se a mesa com as autoridades previamente de-
finidas e convidadas, que são chamadas pelo mestre de cerimônias conforme a ordem 
de precedência3, respeitando a hierarquia entre as autoridades. Tais autoridades fazem 
uso da palavra, quando concedido, a fim de darem boas-vindas ao público, esclarece-
rem os objetivos do evento e oficialmente darem início às atividades programadas.
Nos jantares formais, no entanto, em que o objetivo é confraternizar, comemorar, 
promover a interação entre os participantes, geralmente não é constituída mesa, mas 
é feita a leitura de um breve protocolo e o anfitrião, em nome da promotora do evento, 
dá as boas-vindas, convidando para o jantar.
Toda a programação prevista há de ser cumprida durante a execução do evento 
e, preferencialmente, dentro do tempo estipulado. A pontualidade, tanto no início 
1 Por cerimonial entende-se “[...] o conjunto de diretrizes preestabelecidas que precisa ser conhecido e observado em eventos oficiais e especiais, sendo o 
indicador de como as pessoas devem se comportar no convívio social formal” (MARTINES, 2001, p. 15).
2 Protocolo é “[...] o implemento de normas previamente fixadas pelo cerimonial e adequadas para o estabelecimento de contatos sociais, tanto por organiza-
ções públicas quanto privadas, contendo indicativos para facilitar o convívio formal em sociedade. A aplicação prática e concreta do cerimonial está, pois, no 
protocolo, que ordena e controla as regras e a execução” (MARTINES, 2001, p. 16).
3 A ordem de precedência nas cerimônias oficiais, no Brasil, é regulamentada pelo Decreto n.º 70.274, de 09 de março de 1972.
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quanto no final do evento, e de cada atividade, é crucial. A falta de rigor com o horário, 
além de demonstrar desorganização, é desrespeitosa com os participantes.
Cumpridas as atividades, agradecem-se os presentes, solicita-se a realização da ava-
liação aos participantes (quando for o caso) e encerra-se o evento, o que não significa que 
o trabalho da comissão organizadora e, principalmente do seu coordenador, finalizou.
Avaliação
A avaliação é a terceira etapa da organização dos eventos, também chamada 
pós-evento, embora esteja presente nas três etapas: no planejamento se prevê como 
será realizada; na execução se solicita que os participantes concedam a avaliação e, 
nesta terceira etapa se encerra o processo. Matias (2007, p. 150) explica que “[...] após o 
evento, inicia-se o processo de encerramento, que consiste na avaliação técnica, admi-
nistrativa e dos participantes. Isto é, ocorre a confrontação dos resultados esperados 
com os obtidos, possibilitando identificar os pontos positivos e negativos do evento”.
Nesta etapa, as atividades envolvem:
 devolução ou guarda de materiais, equipamentos;
 pagamento aos fornecedores, incluindo acerto de contas com os palestrantes, 
convidados especiais;
 fechamento do caixa, com todas as entradas e saídas, culminando com a ela-
boração do relatório financeiro, que é parte do relatório do evento;
 envio de correspondência aos apoiadores do evento, bem como às autorida-
des e convidados, agradecendo pela presença;
 sistematizar a avaliação advinda dos participantes. Quando é usado ques-
tionário, como a figura 1 ou outra forma semelhante, aqui se faz o computo 
das respostas obtidas e a análise, a fim de identificar se os objetivos foram ou 
não atingidos, em que medida o evento atendeu às expectativas dos partici-
pantes;
 reunião com a equipe, a fim de levantar os aspectos positivos e os a serem 
melhorados em futuros eventos. Este é o momento de esclarecer desentendi-
mentos, falhas na comunicação. Momento também de socializar as avaliações 
obtidas dos participantes (quando existirem);
 finalmente se elabora o relatório do evento, com as principais informações, 
atividades e resultados obtidos (avaliação dos participantes e da equipe), além 
do relatório financeiro. O documento é usado como prestação de contas às 
chefias e serve de referência nos próximos eventos. Pode conter anexos como 
fotos, tabelas, controles feitos, listagens. Apresentamos, a título de exemplo, a 
estrutura que pode ser usada nesse documento.
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RELATÓRIO DE EVENTOS
Evento:
Data de realização:
Local:
Organizadores:
Objetivo(s) do evento:
Público pretendido: Público alcançado:
Atividades desenvolvidas:
[podendo abranger antes e durante o evento]
Avaliação dos participantes
Fatores positivos: Fatores negativos:
Avaliação da comissão organizadora
Fatores positivos: Fatores negativos:
Sugestões dos participantes:
Sugestões da comissão organizadora
Relatório financeiro
Descrição:
Receitas: Despesas:
Principais resultados obtidos com o evento:
Data: Assinatura
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.
Figura 3 – Exemplo de relatório de eventos.
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rganização de eventos
Os jantares formais
Os jantares formais é um dos tipos de evento, por isso a organização dos 
mesmos segue as diretrizes gerais dos demais eventos, descritas anteriormente – 
planejamento, execução e avaliação –, com as devidas adaptações, em razão de suas 
particularidades.
Entre os jantares formais, destacam-se os jantares de negócio, por serem uma 
estratégia amplamente utilizada no mundo corporativo, cujo objetivo é promover e 
divulgar a empresa, ou seja, estabelecer relações comerciais. Esses encontros podem 
ocorrer entre membros da mesma empresa (diretores, conselheiros, gerentes, superin-
tendentes) ou entre membros externos (autoridades empresariais ou políticas, pesso-
as com alta influência social, clientes, colegas de profissão).
Os jantares de negócio geralmente envolvem poucas pessoas, uma ou duas, além 
do anfitrião, para facilitar a apresentação e discussão da proposta e para que o anfitrião 
possa dar completa atenção aos convidados. Assim, são utilizados serviços oferecidos 
por restaurantes, na maioria das vezes. A organização desses encontros geralmente é 
feita pelo próprio anfitrião, pois prefere ele mesmo contatar com a pessoa para efetuar 
o convite e gerenciar a sua agenda, de acordo com a disponibilidade do convidado.Também prefere ele mesmo escolher um restaurante conhecido e de sua con-
fiança, que disponha de estrutura e cardápio que atendam o estilo dos convidados, 
fazendo a reserva e demais combinações. Poderá solicitar uma mesa mais reservada, 
distante do fluxo maior de pessoas, para que a conversa não seja prejudicada por ba-
rulhos ou outros ruídos.
O secretário, quando solicitado pela chefia, poderá auxiliar em todo o processo, 
realizando o convite e agendando o jantar, fazendo as reservas, confirmando, organi-
zando material empresarial para a conversa etc.
Além dos jantares de negócio, destacam-se os jantares que visam à descontra-
ção, integração ou comemoração entre os participantes. Esses eventos congregam um 
número maior de pessoas do que o anterior. Pode ser oferecido pela empresa ou por 
adesão, assim como pode ser fechado a dado público (exemplo, os funcionários da 
empresa) ou aberto a quem interessar (todos os profissionais de secretariado). São pro-
movidos em restaurantes, clubes e hotéis com certa sofisticação. O serviço pode ser 
simples ou requintado, dependendo do perfil dos convidados. O cardápio é definido 
antecipadamente, levando-se em conta a preferência dos participantes, dando priori-
dade para a culinária regional.
As mesas são montadas visando facilitar a localização e circulação das pessoas, 
sendo indispensável o conhecimento prévio do número de participantes e a hierarquia 
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destes para definir a posição das mesas. Os lugares podem ser marcados com pequenos 
cartões. Além de toalhas, louças e talheres, pode-se agregar decoração às mesas, como 
arranjos ou velas, desde que não atrapalhem a visualização e comunicação entre as pes-
soas. As louças, cristais e talheres são dispostos nas mesas de acordo com os pratos que 
serão servidos e serviço escolhido (à brasileira, à francesa, à americana, à inglesa).
Outro aspecto que merece ênfase nos jantares formais é a discrição e sobriedade 
no vestir. Nunes (1996, p. 142) lembra que, “[...] tanto o homem quanto a mulher, no de-
sempenho de suas atividades, onde quer que estejam, carregam consigo a responsabi-
lidade de representar o empregador. Esta responsabilidade transparece em todas as ati-
tudes que forem tomadas, seja no vestir, no falar, no sentar e até no comer ou beber”.
As terminologias utilizadas para designar trajes não são consenso. Algumas vesti-
mentas, contudo, são tradicionais e podem ser combinadas com modelos e tecidos da 
moda, com boa dose de bom senso. Durante o dia pode-se usufruir de tecidos e roupas 
estampadas, enquanto para eventos à noite os lisos são mais aconselháveis. A seguir 
apresentamos algumas sugestões.
Quadro 3 – Trajes para eventos formais
Traje Descrição Masculino Feminino
Gala
Usado somente em 
eventos extremamente 
sofisticados, restritos a 
grupo privilegiado de 
pessoas.
Casaca, fraque ou meio 
fraque.
Vestido longo sofistica-
do e as melhores joias.
Rigor ou black tie Usado em eventos for-mais.
Smoking (terno preto 
com gravata borboleta), 
summer-jacket (branco) 
ou dinner-jacket (branco 
ou azul).
Vestido longo.
Social
Eventos menos requin-
tado que os anteriores, 
mas com certa sofisti-
cação.
Terno escuro com gra-
vata. Vestidos longuete.
Esporte completo
Para eventos menos 
formais e mais descon-
traídos.
Blazer, sem gravata.
Vestido curto, conjunto 
de calça ou saia, biju-
terias, bolsas grandes, 
sandálias ou sapatos de 
meio salto.
Esporte
Adequado para situa-
ções totalmente infor-
mais e de cunho espor-
tivo.
Calça jeans, bermuda, 
calça de sarja, camisa 
de manga curta, polo, 
camiseta, sapato espor-
te, mocassim sem meia, 
tênis ou sandália.
Vestido, seguindo a ten-
dência da moda, ber-
muda, saia, sandálias, 
sapatos baixos, sapatê-
nis ou tênis.
(C
ES
C
A
, 2
00
8.
 A
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p
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rganização de eventos
Texto complementar
Negócios à mesa: finesse é o diferencial!
(ARAÚJO, 2004)
A conquista de uma boa imagem pessoal e profissional não se dá sem culti-
varmos um de seus mais valiosos atributos: a habilidade do correto manuseio dos 
talheres e a consequente elegância nos modos à mesa. Frequentemente surgem 
circunstâncias que obrigam executivos a negociarem com parceiros e clientes em 
almoços e jantares. Nessas oportunidades, as deficiências de traquejo e polidez de-
nigrem a imagem de profissionais e empresas. É sabido que desde a antiguidade 
grandes decisões são tomadas à mesa.
Aqueles que não dominam o correto comportamento à mesa, e sabem que 
isso é importante, geralmente evitam se expor e podem perder excelentes opor-
tunidades na carreira. Por isso, o grande contingente de empresas, executivos e 
executivas que procuram assessoramento em etiqueta empresarial, deixa paten-
te a necessidade dos profissionais aprenderem a lidar corretamente com essas e 
outras situações delicadas.
Muitos se julgam competentes tecnicamente e pensam que o refinamento do 
trato é dispensável. Ignoram, porém, que é no ato de comer que melhor se revela 
a educação de uma pessoa. Um profissional causa pior impressão quando comete 
gafes num almoço ou jantar de negócios, do que outro não tão bem-vestido ou que 
não fale fluentemente outros idiomas.
Justamente por isso cumpre não esquecer de certas regrinhas, que visam a 
conservar intactas a sua imagem e de sua empresa, na maioria dos casos duramente 
conquistadas. O domínio das boas maneiras à mesa lhe dá segurança e desenvoltu-
ra, possibilitando que você aprecie gostos e sabores e se relacione de modo descon-
traído com os demais, seja socialmente ou no mundo dos negócios.
É de suma importância praticar e treinar diariamente o comportamento à mesa, 
principalmente na sua intimidade, para que ele se torne natural e pareça ter sido 
aprendido desde o berço.
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Posição de talheres e copos e como usá-los corretamente:
 Os talheres são colocados de ambos os lados e acima do prato, e são usados 
de fora para dentro.
 Os garfos ficam do lado esquerdo. A forma mais elegante de comer é con-
servá-los nessa mão.
 As facas e a colher de sopa ficam do lado direito, devendo ser manuseadas 
com a mão direita.
 O procedimento correto, em todos os países do mundo que adotam as ma-
neiras europeias, é usar os talheres na posição em que são apresentados; os 
canhotos devem treinar para não trocar de mão. A troca de lado só é tolera-
da se for inevitável e prejudicial à naturalidade.
 Crianças que aprendem desde os dez anos a manusear os talheres dessa 
forma não encontram o menor obstáculo.
 Massas do tipo espaguete ou talharim devem ser enroladas no garfo, que 
nesse caso estará na mão direita.
 Os talheres servem para levar a comida à boca, não se deve, portanto, levar 
a “boca” à comida.
 Ao cortar a carne, o garfo fica com a parte côncava virada para baixo e o 
dedo indicador da mão direita serve para firmar a faca.
 Ajudar com a faca a colocar a comida no garfo é a maneira mais elegante e 
prática. É a maneira europeia.
 A posição de descanso não admite apoiar os talheres na mesa. Facas ficam 
na borda direita do prato e garfo na borda esquerda.
 Ao terminar, os talheres ficam dispostos numa linha perpendicular ao prato, 
sentido norte-sul. Nunca cruzados. Não empurre o prato.
 A sopa deve ser tomada pelo lado da colher. Ao terminar ela fica no prato 
auxiliar.
 Mantenha os cotovelos sempre junto ao corpo. Nunca afaste os braços 
como asas.
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 Guardanapos de tecido devem ser colocados no colo e usados para limpar 
os lábios antes de beber. Ao final da refeição não devem ser dobrados nova-
mente, somente colocados do lado esquerdo do prato.
 O pão é comidocom as mãos. Não deve ser partido com faca.
Copos:
 Os copos são alinhados do lado direito do prato, na ordem em que serão 
usados, começando pelo mais próximo da mão.
 O primeiro, médio, para vinho branco.
 O segundo, um pouco maior, para vinho tinto.
 O terceiro, ainda maior, para água.
 Em ocasiões formais, poderá haver ainda um copo em formato Flüte, para o 
champanhe.
 Os copos devem ser segurados pelas hastes, sem deixar o dedo mínimo le-
vantar.
 Os copos não devem ser cheios até as bordas; o correto é dois terços.
(*) Não se esqueça de que abusar do álcool em circunstâncias profissionais 
pode comprometer o seu raciocínio e levá-lo a falar, fazer e decidir o que não deve.
(*) Evite também pedir pratos complicados de comer, pois será bem mais difícil 
concentrar-se no negócio e ao mesmo tempo se debruçar sobre a árdua tarefa de 
destrinchar uma lagosta inteira, um peixe cheio de espinhos ou uma ave cheia de 
ossos.
Algumas gafes observadas frequentemente em restaurantes:
 Não usar o guardanapo antes de beber.
 Gesticular com os talheres.
 Levar a faca à boca.
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 Colocar os cotovelos em cima da mesa.
 Recusar os vinhos. Sendo abstêmio, avise a quem estiver servindo, aceitan-
do só um pouco.
 Colocar a mão sobre o copo para dizer que não bebe.
 Comer muito devagar.
 Cortar toda a carne ou peixe de uma só vez.
 Pousar a taça na mesa, após o brinde, sem antes beber um pouco.
 Deixar a colher dentro da taça de sorvete ou dentro da xícara de café. Só no 
pires.
 Abrir os cotovelos como asas.
 Levar o corpo à comida, inclinando-se sobre o prato.
 Devolver sementes, ossos ou espinhos ao garfo, sem fazer anteparo com as 
mãos.
 Colocar sal ou pimenta antes de provar a comida.
Recomendação importante: almoços e jantares de negócios não contem-
plam apresentação de relatórios e pastas, pois será impraticável manuseá-los em 
meio a pratos, copos e talheres. Igualmente deselegante é fazer uso de calculadoras, 
notebooks e telefones celulares.
Atividade
Sintetize as etapas da organização de eventos.1. 
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Ampliando conhecimentos
Leitura da obra Tudo Sobre Etiqueta nos Negócios, de autoria de Mary Mitchell e 
John Corr, editora Manole, cuja primeira edição brasileira é de 2001. A parte 4 do livro 
aborda a etiqueta nos almoços, jantares e festas, inclusive nos jantares de gala, orien-
tando o comportamento adequado à mesa em cada situação.
Estudo do livro de Marlene Matias intitulado Organização de Eventos: procedimen-
tos e técnicas, também publicado pela editora Manole. A quarta edição, 2007, foi re-
visada e ampliada. A obra é bastante completa, apresenta a origem e evolução dos 
eventos, percorrendo detalhadamente as três etapas da organização: pré-evento, tran-
sevento e pós-evento. Certamente é uma referência importante nesta área.
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