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MANUAL DO CURSO DE LICENCIATURA EM GESTÃO DE EMPRESAS INTRODUÇÃO GESTÃO II 2022 ENSINO ONLINE. ENSINO COM FUTURO MANUAL DO CURSO DE LICENCIATURA EM GESTÃO DE EMPRESAS INTRODUÇÃO GESTÃO II 2º ANO : INTRODUÇÃO GESTÃO II CÓDIGO ISCED21-ECOCFE008 TOTAL HORAS/ 1 SEMESTRE 125 CRÉDITOS (SNATCA) 5 NÚMERO DE TEMAS 5 UnISCED CURSO: GESTÃO DE EMPRESAS 20 Ano Disciplina/Módulo: Introdução á Gestão II i Direitos de autor (copyright) Este manual é propriedade da Universidade Aberta ISCED (UnISCED), e contém reservados todos os direitos. É proibida a duplicação ou reprodução parcial ou total deste manual, sob quaisquer formas ou por quaisquer meios (electrónicos, mecânico, gravação, fotocópia ou outros), sem permissão expressa de entidade editora Universidade Aberta ISCED (UnISCED). A não observância do acima estipulado infractor é passível a aplicação de processos judiciais em vigor no País. Universidade Aberta ISCED (UnISCED) Coordenação do Programa de Licenciaturas Rua Paiva Couceiro. No, Macuti Beira - Moçambique Telefone: 23323501 Cel: +258 823055839 Fax: 23323501 E-mail: direcção@unisced.ac.mz Website: www.unisced.ac.mz mailto:direcção@unisced.ac.mz http://www.unisced.ac.mz/ UnISCED CURSO: GESTÃO DE EMPRESAS 20 Ano Disciplina/Módulo: Introdução á Gestão II ii Agradecimentos A Universidade Aberta ISCED (UnISCED) agradece a colaboração dos seguintes indivíduos e instituições na elaboração deste manual: Autor Prof.Msc. Tito Raúl Naene Muassa Coordenação Design Financiamento e Logística Revisão Científica Revisão Linguística Ano de Publicação Local de Publicação Direcção Académica da UnISCED Universidade Aberta (UnISCED) Instituto Africano de Promoção da Educação a Distância (IAPED) XXXXX XXXXX 2022 UnISCED – BEIRA UnISCED CURSO: GESTÃO DE EMPRESAS 20 Ano Disciplina/Módulo: Introdução á Gestão II iii Índice Visão geral 1 Benvindo ao Módulo de Introdução á Gestão I ................................................................. 1 Objectivos da Disciplina/Módulo ....................................................................................... 1 Quem deveria estudar este módulo?................................................................................. 2 Como está estruturado este módulo? ........................................................................................ 2 Ícones de actividade .......................................................................................................... 3 Habilidades de estudo....................................................................................................... 4 Precisa de apoio? .............................................................................................................. 5 Tarefas (avaliação e auto-avaliação) ............................................................................... 6 Avaliação ............................................................................................................ 7 TEMA I: INTRODUÇÃO Á ESTRUTURA ORGANIZACIONAL 8 UNIDADE Temática 1.1. Introdução á Estrutura Organizacional ................................................ 8 UNIDADE Temática 1.2. Tipos de Estrutura Organizacional: Formal e Informal ....................... 10 UNIDADE Temática 1.3. Teorias básicas sobre a origem da autoridade. ................................ 15 UNIDADE Temática 1.4. Sistema de Comunicações ........................................................................ 16 UNIDADE Temática 1.4.1. Níveis de influência relacionados aos tipos de planejamento ........19 UNIDADE Temática 1.5. EXERCÍCIOS deste tema. ......................................................................... 22 TEMA II: EVOLUÇÃO DO PENSAMENTO ADMINISTRATIVO DAS ORGANIZAÇÕES 25 UNIDADE Temática 2.1. A função da Administrativa nas Organizações. ............................ 25 UNIDADE Temática 2.2. Criação da estrutura organizacional (ou departamentalização) .. 28 UNIDADE Temática 2.2.1. Características: vantagens/desvantagens ............................... …..28 UNIDADE Temática 2.2.2. Características de uma estrutura horizontal. ........................... …..39 UNIDADE Temática 2.3. EXERCÍCIOS deste tema. ..............................................................…………41 TEMA III: INTRODUÇÃO AOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO ORGANIZACIONAIS 43 UNIDADE Temática 3.1. Introdução a Teoria Geral dos Sistemas ...................................... 43 UNIDADE Temática 3.2. Visão sistêmica das organizações. .............................................. 45 UNIDADE Temática 3.2.1. Os três níveis da hierarquia de sistemas ......................... 48 UNIDADE Temática 3.3. Modelo de Gestão ............................................................... 49 UNIDADE Temática 3.3.1. Classificação dos subsistemas empresariais. .............................. 53 UNIDADE Temática 3.4. EXERCÍCIOS deste tema. .................................................................... 58 TEMA IV: SISTEMAS DE INFORMAÇÃO GERENCIAIS Erro! Marcador não definido. UNIDADE Temática 4.1. Introdução ao Sistemas de informação gerenciais ........................ 59 UNIDADE Temática 4.2. Entendendo o papel dos gestores das organizações .................. 62 UNIDADE Temática 4.3. O ciclo de vida dos sistemas de informação .............................. 64 UNIDADE Temática 4.4. Os sistemas de informação gerenciais e estrutura organizacional 66 UNIDADE Temática 4.4.1. A estratégica empresarial e os sistemas de informação gerencial .................................................................................................... 75 UNIDADE Temática 4.4.2. Entendendo o modelo básico de um sistema de informação gerencial. ............................................................................................................... 78 UNIDADE Temática 4.5. As entradas e saídas dos sistemas de informação gerencial .......... 81 UNIDADE Temática 4.5.1. As entradas de um SIG ................................................................ 82 UnISCED CURSO: GESTÃO DE EMPRESAS 20 Ano Disciplina/Módulo: Introdução á Gestão II iv UNIDADE Temática 4.5.1. As saídas de um SIG ......................................................83 UNIDADE Temática 4.6. EXERCÍCIOS deste tema. ............................................... 87 TEMA V: PLANEJAMENTO, PLANO E TOMADA DE DECISÃO 88 UNIDADE Temática 5.1. Visão Geral do Planejamento. .......................................... 88 UNIDADE Temática 5.1.1. Avaliação das condições atuais ............................. ..90 UNIDADE Temática 5.1.2. O fator tempo no Planejamento ................................. 90 UNIDADE Temática 5.1.2. O fator tempo no Planejamento ................................. 90 UNIDADE Temática 5.1.3. Os problemas de previsão no Planejamento ....................... 91 UNIDADE Temática 5.2. A coleta e a análise dos dados ..................................... 92 UNIDADE Temática 5.3. A coordenação dos Planos fator tempo ................................ 95 UNIDADE Temática 5.4. Princípios Gerais do Planejamento ...................................... 96 UNIDADE Temática 5.5. Princípios Específicos de Planejamento ................................... 98 UNIDADE Temática5.5.1. Partes do Planejamento ................................................ 98 UNIDADE Temática 5.6. EXERCÍCIOS deste tema. .............................................. 102 UnISCED CURSO: GESTÃO DE EMPRESAS 20 Ano Disciplina/Módulo:Introdução á Gestão II 1 Visão geral Bem vindo à Disciplina/Módulo de Introdução á Gestão II Objectivos do Módulo Ao terminar o estudo deste módulo de Introdução á Gestão II deverá ser capaz de: Apresentar os Princípios e os Fundamentos da Administração, proporcionar ao aluno condições de compreender a origem e evolução da ciência da administração e de seus pressupostos, com destaque para a realidade contemporânea do ambiente organizacional e desenvolver e consolidar conhecimentos de uma forma abrangentes sobre os princípios de gestão que norteiam a ciência e arte de administrar uma empresa. Objectivos Específicos ▪ Saber os conceitos de gestão e organizações. ▪ Conhecer os modelos de gestão e porque estudá-los. ▪ Fazer uma análise do ambiente organizacional. ▪ Ter conhecimentos dos sistemas organizacionais de aprendizagem. ▪ Implementar estratégias organizacionais. ▪ Envolve decisões tomadas pela alta administração; ▪ Envolve apropriação de muitos recursos, como dinheiro, mão-de- obra ou capacidade física; ▪ Tem impacto significativo a longo prazo; ▪ Focaliza a interação da organização com o ambiente externo. UnISCED CURSO: GESTÃO DE EMPRESAS 20 Ano Disciplina/Módulo:Introdução á Gestão II 2 Quem deveria estudar este módulo Este Módulo foi concebido para estudantes do 2º ano do curso de licenciatura em Gestão de Empresas da UnISCED e outros como Gestão de Rcursos Humanos, Gestão de Marketing e Relações Públicas, Administração Geral, entre outros. Poderá ocorrer, contudo, que haja leitores que queiram se actualizar e consolidar seus conhecimentos nessa disciplina, esses serão bem vindos, não sendo necessário para tal se inscrever. Mas poderá adquirir o manual. Como está estruturado este módulo Este módulo de Introdução á Gestão II, para estudantes do 2º ano do curso de licenciatura em Gestão Empresas, à semelhança dos restantes da UnISCED, está estruturado como se segue: Páginas introdutórias ▪ Um índice completo. ▪ Uma visão geral detalhada dos conteúdos do módulo, resumindo os aspectos-chave que você precisa conhecer para melhor estudar. Recomendamos vivamente que leia esta secção com atenção antes de começar o seu estudo, como componente de habilidades de estudos. Conteúdo desta Disciplina / módulo Este módulo está estruturado em Temas. Cada tema, por sua vez comporta certo número de unidades temáticas ou simplesmente unidades. Cada unidade temática se caracteriza por conter uma introdução, objectivos, conteúdos. No final de cada unidade temática ou do próprio tema, são incorporados antes o sumário, exercícios de auto-avaliação, só depois é que aparecem os exercícios de avaliação. Os exercícios de avaliação têm as seguintes características: Puros exercícios teóricos/Práticos, Problemas não resolvidos e actividades práticas alguns incluido estudo de caso. UnISCED CURSO: GESTÃO DE EMPRESAS 20 Ano Disciplina/Módulo:Introdução á Gestão II 3 Outros recursos A equipa dos académicos e pedagogos da UnISCED, pensando em si, num cantinho, recôndito deste nosso vasto Moçambique e cheio de dúvidas e limitações no seu processo de aprendizagem, apresenta uma lista de recursos didácticos adicionais ao seu módulo para você explorar. Para tal a UnISCED disponibiliza na biblioteca do seu centro de recursos mais material de estudos relacionado com o seu curso como: Livros e/ou módulos,CD, CD-ROOM, DVD. Para além deste material físico ou electrónico disponível na biblioteca, pode ter acesso a Plataforma digital moodle para alargar mais ainda as possibilidades dos seus estudos. Auto-avaliação e Tarefas de avaliação Tarefas de auto-avaliação para este módulo encontram-se no final de cada unidade temática e de cada tema. As tarefas dos exercícios de auto-avaliação apresentam duas caracteristicas: primeiro apresentam exercícios resolvidos com detalhes. Segundo, exercícios que mostram apenas respostas. Tarefas de avaliação devem ser semelhantes às de auto-avaliação mas sem mostrar os passos e devem obedecer o grau crescente de dificuldades do processo de aprendizagem, umas a seguir a outras. Parte das terefas de avaliação será objecto dos trabalhos de campo a serem entregues aos tutores/docentes para efeitos de correcção e subsequentemente nota. Também constará do exame do fim do módulo. Pelo que, caro estudante, fazer todos os exercícios de avaliação é uma grande vantagem. Comentários e sugestões Use este espaço para dar sugestões valiosas, sobre determinados aspectos, quer de natureza científica, quer de natureza didático- Pedagógica, etc, sobre como deveriam ser ou estar apresentadas. Pode ser que graças as suas observações que, em gozo de confiança, classificamo-las de úteis, o próximo módulo venha a ser melhorado. Ícones de actividade Ao longo deste manual irá encontrar uma série de ícones nas margens das folhas. Estes icones servem para identificar diferentes partes do processo de aprendizagem. Podem indicar uma parcela específica de texto, uma nova actividade ou tarefa, uma mudança de actividade, etc. UnISCED CURSO: GESTÃO DE EMPRESAS 20 Ano Disciplina/Módulo:Introdução á Gestão II 4 Habilidades de estudo O principal objectivo deste campo é o de ensinar aprender a aprender. Aprender aprende-se. Durante a formação e desenvolvimento de competências, para facilitar a aprendizagem e alcançar melhores resultados, implicará empenho, dedicação e disciplina no estudo. Isto é, os bons resultados apenas se conseguem com estratégias eficientes e eficazes. Por isso é importante saber como, onde e quando estudar. Apresentamos algumas sugestões com as quais esperamos que caro estudante possa rentabilizar o tempo dedicado aos estudos, procedendo como se segue: 1º Praticar a leitura. Aprender a Distância exige alto domínio de leitura. 2º Fazer leitura diagonal aos conteúdos (leitura corrida). 3º Voltar a fazer leitura, desta vez para a compreensão e assimilação crítica dos conteúdos (ESTUDAR). 4º Fazer seminário (debate em grupos), para comprovar se a sua aprendizagem confere ou não com a dos colegas e com o padrão. 5º Fazer TC (Trabalho de Campo), algumas actividades práticas ou as de estudo de caso se existirem. IMPORTANTE: Em observância ao triângulo modo-espaço-tempo, respectivamente como, onde e quando...estudar, como foi referido no início deste item, antes de organizar os seus momentos de estudo reflicta sobre o ambiente de estudo que seria ideal para si: Estudo melhor em casa/biblioteca/café/outro lugar? Estudo melhor à noite/de manhã/de tarde/fins de semana/ao longo da semana? Estudo melhor com música/num sítio sossegado/num sítio barulhento!? Preciso de intervalo em cada 30 minutos, em cada hora, etc. É impossível estudar numa noite tudo o que devia ter sido estudado durante um determinado período de tempo; deve estudar cada ponto da matéria em profundidade e passar só ao seguinte quando achar que já domina bem o anterior. Privilegia-se saber bem (com profundidade) o pouco que puder ler e estudar, que saber tudo superficialmente! Mas a melhor opção é juntar o útil ao agradável: Saber com profundidade todos conteúdos de cada tema, no módulo. UnISCED CURSO: GESTÃO DE EMPRESAS 20 Ano Disciplina/Módulo:Introdução á Gestão II 5 Dica importante: não recomendamos estudar seguidamente por tempo superior a uma hora. Estudar por tempo de uma hora intercalado por 10 (dez) a 15 (quinze) minutos de descanso (chama- se descanso à mudança de actividades). Ou seja, que durante o intervalo não se continuar a tratar dos mesmos assuntos dasactividades obrigatórias. Uma longa exposição aos estudos ou ao trabalho intelectual obrigatório, pode conduzir ao efeito contrário: baixar o rendimento da aprendizagem. Por que o estudante acumula um elevado volume de trabalho, em termos de estudos, em pouco tempo, criando interferência entre os conhecimentos, perde sequência lógica, por fim ao perceber que estuda tanto, mas não aprende, cai em insegurança, depressão e desespero, por se achar injustamente incapaz! Não estude na última da hora; quando se trate de fazer alguma avaliação. Aprenda a ser estudante de facto (aquele que estuda sistematicamente), não estudar apenas para responder a questões de alguma avaliação, mas sim estude para a vida, sobre tudo, estude pensando na sua utilidade como futuro profissional, na área em que está a se formar. Organize na sua agenda um horário onde define a que horas e que matérias deve estudar durante a semana; Face ao tempo livre que resta, deve decidir como o utilizar produtivamente, decidindo quanto tempo será dedicado ao estudo e a outras actividades. É importante identificar as ideias principais de um texto, pois será uma necessidade para o estudo das diversas matérias que compõem o curso: A colocação de notas nas margens pode ajudar a estruturar a matéria de modo que seja mais fácil identificar as partes que está a estudar e Pode escrever conclusões, exemplos, vantagens, definições, datas, nomes, pode também utilizar a margem para colocar comentários seus relacionados com o que está a ler; a melhor altura para sublinhar é imediatamente a seguir à compreensão do texto e não depois de uma primeira leitura; Utilizar o dicionário sempre que surja um conceito cujo significado não conhece ou não lhe é familiar; Precisa de apoio? Caro estudante, temos a certeza que por uma ou por outra razão, o material de estudos impresso, lhe pode suscitar algumas dúvidas como falta de clareza, alguns erros de concordância, prováveis erros ortográficos, falta de clareza, fraca visibilidade, páginas trocadas ou invertidas,etc). Nestes casos, contacte os serviços de atendimento e apoio ao estudante do seu Centro de Recursos (CR), UnISCED CURSO: GESTÃO DE EMPRESAS 20 Ano Disciplina/Módulo:Introdução á Gestão II 6 via telefone, sms, E-mail, se tiver tempo, escreva mesmo uma carta participando a preocupação. Uma das atribuições dos Gestores dos CR e seus assistentes (Pedagógico e Administrativo), é a de monitorar e garantir a sua aprendizagem com qualidade e sucesso. Dai a relevância da comunicação no Ensino a Distância (EAD), onde o recurso as TIC se torna incontornável: entre estudantes, estudante – Tutor, estudante – CR, etc. As sessões presenciais são um momento em que você caro estudante, tem a oportunidade de interagir fisicamente com staff do seu CR, com tutores ou com parte da equipa central da UnISCED indigitada para acompanhar as suas sessões presenciais. Neste período pode apresentar dúvidas, tratar assuntos de natureza pedagógica e/ou administrativa. O estudo em grupo, que está estimado para ocupar cerca de 30% do tempo de estudos a distância, é muita importância, na medida em que permite lhe situar, em termos do grau de aprendizagem com relação aos outros colegas. Desta maneira ficará a saber se precisa de apoio ou precisa de apoiar aos colegas. Desenvolver hábito de debater assuntos relacionados com os conteúdos programáticos, constantes nos diferentes temas e unidade temática, no módulo. Tarefas (avaliação e auto-avaliação) O estudante deve realizar todas as tarefas (exercícios, actividades e auto−avaliação), contudo nem todas deverão ser entregues, mas é importante que sejam realizadas. As tarefas devem ser entregues duas semanas antes das sessões presenciais seguintes. Para cada tarefa serão estabelecidos prazos de entrega, e o não cumprimento dos prazos de entrega, implica a não classificação do estudante. Tenha sempre presente que a nota dos trabalhos de campo conta e é decisiva para ser admitido ao exame final da disciplina/módulo. Os trabalhos devem ser entregues ao Centro de Recursos (CR) e os mesmos devem ser dirigidos ao tutor/docente. Podem ser utilizadas diferentes fontes e materiais de pesquisa, contudo os mesmos devem ser devidamente referenciados, respeitando os direitos do autor. O plágio1é uma violação do direito intelectual do(s) autor(es). Uma transcrição à letra de mais de 8 (oito) palavras do testo de um autor, sem o citar é considerado plágio. A honestidade, humildade científica e o respeito pelos direitos autorais devem caracterizar a realização dos trabalhos e seu autor (estudante da UnISCED). UnISCED CURSO: GESTÃO DE EMPRESAS 20 Ano Disciplina/Módulo:Introdução á Gestão II 7 Avaliação Muitos perguntam: Como é possível avaliar estudantes à distância, estando eles fisicamente separados e muito distantes do docente/tutor!? Nós dissemos: Sim é muito possível, talvez seja uma avaliação mais fiável e consistente. Você será avaliado durante os estudos à distância que contam com um mínimo de 90% do total de tempo que precisa de estudar os conteúdos do seu módulo. Quando o tempo de contacto presencial conta com um máximo de 10%) do total de tempo do módulo. A avaliação do estudante consta detalhada do regulamentada de avaliação. Os trabalhos de campo por si realizados, durante estudos e aprendizagem no campo, pesam 40% e servem para a nota de frequência para ir aos exames. Os exames são realizados no final da cadeira disciplina ou modulo e decorrem durante as sessões presenciais/online. Os exames pesam no maximo 60%, o que adicionado aos 40% da média de frequência, determinam a nota final com a qual o estudante conclui a cadeira. A nota de 10 (dez) valores é a nota mínima de conclusão da cadeira. Nesta cadeira o estudante deverá realizar pelo menos 3 (três) avaliações e 1 (um) (exame). Algumas actividades praticas, relatórios e reflexões serão utilizados como ferramentas de avaliação formativa. Durante a realização das avaliações, os estudantes devem ter em consideração a apresentação, a coerência textual, o grau de cientificidade, a forma de conclusão dos assuntos, as recomendações, a identificação das referências bibliográficas utilizadas, o respeito pelos direitos do autor, entre outros. Os objectivos e critérios de avaliação constam do Regulamento de Avaliação. UnISCED CURSO: GESTÃO DE EMPRESAS 20 Ano Disciplina/Módulo:Introdução á Gestão II 9 TEMA – I: INTRODUÇÃO Á ESTRUTURA ORGANIZACIONAL UNIDADE Temática 1.1. Introdução á Estrutura Organizacional UNIDADE Temática 1.2. Tipos de Estrutura Organizacional: Formal e Informal UNIDADE Temática 1.3. Teorias básicas sobre a origem da autoridade UNIDADE Temática 1.4. Sistema de Comunicações UNIDADE Temática 1.4.1. Níveis de influência relacionados aos tipos de planejamento UNIDADE Temática 1.5. EXERCÍCIOS deste tema UNIDADE Temática 1.1. Estrutura Organizacional Introdução Estrutura organizacional é o instrumento administrativo resultante da identificação, análise, ordenação e agrupamento das atividades e dos recursos das empresas, incluindo o estabelecimento dos níveis de alçada e dos processos decisórios, visando ao alcance dos objetivos estabelecidos pelos planejamentos das empresas”. (OLIVEIRA, 2006) As atividades da empresa devem estar bem identificadas, isto é, deve-se saber, exactamente, o que fazer e na ordem certa, primeiro uma e depois outra. Os recursos também devem estar conforme as atividades, por exemplo, uma máquina deve estar no lugar certo e as pessoas devem estar no lugar das atividades que elas sabem executar. Estabelecer os níveis de alçada e dos processos decisórios significa que a as pessoas só podem mandar ou agir dentro dos seus limites e as decisões só podem ser tomadas dentro do seu campo de ação. Uma empresa estabelece seus objetivos e, para queeles sejam alcançados, é necessário um planejamento. As atividades da empresa devem seguir o planejamento estabelecido. Se não for desta forma, tudo vira uma grande confusão. A Organização da empresa é definida como a ordenação e agrupamento de atividades e recursos, visando ao alcance dos objetivos e resultados estabelecidos. Para a adequada organização de uma empresa, pode-se considerar o desenvolvimento de alguns aspectos: • estrutura organizacional • rotinas e procedimentos administrativos Além da organização da empresa, o administrador tem três outras funções básicas: • planejamento da empresa, que representa o estabelecimento de objetivos e resultados estabelecidos e dos meios mais adequados para se alcançar estas metas • a direção da empresa, que representa a orientação e/ou coordenação e/ou motivação UnISCED CURSO: GESTÃO DE EMPRESAS 20 Ano Disciplina/Módulo:Introdução á Gestão II 10 e/ou liderança das atividades e recursos visando alcançar os objetivos e resultados esperados; e • controle da empresa, que representa o controle e a avaliação dos resultados obtidos em relação aos objetivos e resultados esperados Quando a estrutura organizacional é estabelecida de forma adequada, ela propicia: • identificação das tarefas necessárias • organização das funções e responsabilidades • informações, recursos e feedback aos empregados • medidas de desempenho compatíveis com os objetivos • condições motivadoras Se a Elaboração da estrutura organizacional é o conjunto ordenado de responsabilidades, autoridades, comunicações e decisões das unidades organizacionais de uma empresa, pode-se então assumir que, a estrutura organizacional é dinâmica, principalmente quando são considerados os seus aspectos informais provenientes da caracterização das pessoas que fazem parte de seu esquema. Deve ser delineada considerando as funções de administração como um instrumento para facilitar o alcance dos objetivos estabelecidos. UNIDADE Temática 1.2. Tipos de Estrutura Organizacional: Formal e Informal. Estrutura Formal da Organização É aquela representada pelo organograma. Todas as relações são formais. Não se pode descartá-la e deixar funcionários se relacionarem quando eles não devem ter relações diretas. A figura abaixo é um exemplo de organograma. UnISCED CURSO: GESTÃO DE EMPRESAS 20 Ano Disciplina/Módulo:Introdução á Gestão II 11 Tipos de Estruturas Organizacionais Formais As estruturas organizacionais formais podem ser dos seguintes tipos: Funcional - é estruturada por função da empresa. Ex: Departamento de Produção, Departamento Financeiro, Departamento de Marketing etc. Territorial - é usada quando a empresa é dispersa. Ex: região norte, região sul etc. Produtos/Serviços – quando a empresa tem várias linhas de produtos. Ex: têxtil, farmacêutico, químico etc. Clientes - por tipo de cliente. Ex: feminino, infantil etc. Processos - etapas de um processo. Ex: em uma indústria, tem os setores de corte, montagem, estamparia etc. Projetos - a alocação de pessoas e recursos é temporária. Quando acaba um projeto, a equipe muda para outro. Ex: uma construtora tem várias obras. Quando acaba uma construção, o pessoal e os equipamentos vão para outra obra. Matricial - a equipe trabalha para dois comandos simultaneamente. Ex: em uma fábrica, a equipe de manutenção recebe ordens da gerência de manutenção e também da gerência de produção. Mista - mistura os vários tipos de estruturas para se adaptar à realidade. Síntese: Vimos assim, o conceito de organização, seus principais tipos, a estrutura organizacional e suas partes. Devido à competição de mercados, as estruturas organizacionais tendem a ficar cada vez mais enxutas. Estrutura Informal da Organização É o relacionamento entre as partes fora do Organograma, ou seja, as relações não estão previstas. A estrutura informal surge naturalmente. Ela pode ajudar a empresa, facilitando o trabalho, mas pode, também, atrapalhar, realizando procedimentos errados. Por exemplo, um funcionário recebeu um documento sem carimbo. Se ele seguir a estrutura formal, o UnISCED CURSO: GESTÃO DE EMPRESAS 20 Ano Disciplina/Módulo:Introdução á Gestão II 12 papel deve retornar pelo mesmo caminho que veio. Caso resolva ir buscar o carimbo diretamente, ele está criando uma relação informal. Estrutura informal é a rede de relações sociais e pessoais que não é estabelecida ou requerida pela estrutura formal. Surge da interação social das pessoas, o que significa que se desenvolve espontaneamente quando as pessoas se reúnem. Portanto, apresenta relações que não aparecem no organograma. A estrutura informal focaliza as pessoas e suas relações. A estrutura formal focaliza autoridades e responsabilidades. Do ponto de vista de administradores, a estrutura informal é um empecilho que regularmente oferece resistência às ordens formais, ou as altera ou ainda as cumpre por um procedimento diferente do desejado. Independente de ser útil ou prejudicial, a primeira característica da estrutura informal é não poder ser extinta. Em contraste com o fluxo descendente da autoridade formal, a autoridade informal flui, na maioria das vezes de maneira ascendente ou horizontalmente. É mais um privilégio que um direito. É geralmente mais instável que a autoridade formal, pois está sujeita aos sentimentos pessoais. Devido à sua natureza subjetiva, a estrutura informal não está sujeita ao controle da direção, como o está a estrutura formal. A estrutura formal pode crescer bastante, mas as estruturas informais tendem a ficar menores, de maneira a permanecerem dentro dos limites das relações pessoais. Há, entretanto, muitas estruturas informais dentro de uma grande empresa. Elas existem em todos os níveis. Algumas são confinadas apenas à empresa enquanto que outras podem ser parcialmente externas à empresa. Características que favorecem o surgimento da liderança informal: idade, antiguidade, competência técnica, localização no trabalho, liberdade de se mover na área de trabalho, personalidade agradável e comunicativa. Embora cada pessoa em um grupo de trabalho possa ser líder de alguma pequena estrutura informal, geralmente há um líder primário que está acima dos outros. A administração deve saber quem é o líder informal e trabalhar com essa pessoa a fim de assegurar que esta liderança esteja acompanhando os objetivos da empresa em vez de antagonizá-los. Estrutura informal é um bom lugar para líderes formais se desenvolverem e adquirirem experiência. Entretanto, líderes informais podem falhar como líderes formais por não lidarem bem com a responsabilidade formal. O grupo surge e persiste para manter os desejos de seus membros e, envolve, basicamente, o desenvolvimento e manutenção da cultura do grupo, o desenvolvimento e manutenção de sistemas e canais de comunicação e o exercício do controle social, através do qual o comportamento dos outros é influenciado e regulado. O controle social acontece interna e externamente. O controle interno acontece para que membros do grupo se comportem de acordo com a cultura do grupo. O controle externo é dirigido aos de for a do grupo, tais como diretoria, sindicato. A pressão do controle externo pode ser bastante grande por exemplo, por ocasião de alguma greve. Uma administração efetiva resulta numa situação em que a estrutura informal complementa o trabalho UnISCED CURSO: GESTÃO DE EMPRESAS 20 Ano Disciplina/Módulo:Introdução á Gestão II 13 - o ideal é haver perfeita interação entre os dois tipos de estruturas. O quadro a seguir ilustra as principais vantagens e desvantagens da estrutura informal em uma organização. VANTAGENS DESVANTAGENS • proporciona maior rapidez no processo • reduz distorções existentes na estrutura formal • complementa a estrutura formal • reduz a carga de comunicação dos chefes • motiva e integra aspessoas da empresa • desconhecimento das chefias • dificuldade de controle • possibilidade de atritos entre pessoas Fatores que condicionam o aparecimento dos grupos informais: • interesses comuns que se desenvolvem entre um certo número de pessoas que, através deles, passam a sintonizar-se mais intimamente • a interação provocada pela própria estrutura formal • os defeitos na estrutura formal • a flutuação do pessoal dentro da empresa provoca, normalmente, alteração dos grupo sociais informais • períodos de lazer • disputa do poder Na consideração dos tipos de estrutura organizacional deve-se lembrar que estes são os resultados da departamentalização (funcional, clientes, produtos, territorial, por projetos, matricial, etc.). Entre os fatores internos que influenciam a natureza da estrutura organizacional da empresa (Drucker, 1962) estão: • a natureza dos objetivos estabelecidos para a empresa e seus membros • as atividades operantes exigidas para realizar esses objetivos • a sequência de passos necessária para proporcionar os bens ou serviços que os membros e clientes desejam ou necessitam • as funções administrativas a desempenhar • as limitações da habilidade de cada pessoa na empresa e limitações tecnológicas • as necessidades sociais dos membros da empresa • tamanho da empresa Com vistas no delineamento da estrutura organizacional, Vasconcellos (1972:145) apresenta os seus componentes, condicionantes e níveis de UnISCED CURSO: GESTÃO DE EMPRESAS 20 Ano Disciplina/Módulo:Introdução á Gestão II 14 influência que podem ser assim resumidos: A- Componentes da estrutura organizacional • sistema de responsabilidade (resultado da alocação de actividades), constituído por: departamentalização; linha e assessoria e especialização do trabalho • sistema de autoridade (resultado da distribuição do poder), constituído por: amplitude administrativa e níveis hierárquicos; delegação e descentralização/centralização • sistemas de comunicações (resultado da interação entre unidades organizacionais), constituído por: o que, como, quando, de quem e para quem comunicar Pode-se considerar mais um sistema componente da estrutura organizacional: o sistema de decisão (resultado da ação sobre as informações). B- Condicionantes da estrutura organizacional Vasconcellos (1972:1) resume em: • objetivos e estratégias • ambiente • tecnologia • recursos humanos C- Níveis de influência da estrutura organizacional • estratégico • tático • operacional Considerações Básicas sobre Componentes, Condicionantes e Níveis de Influência da Estrutura Organizacional A- COMPONENTES Sistema de Responsabilidade Responsabilidade refere-se à obrigação que uma pessoa tem de fazer alguma coisa para outrem (Jucius e Schhelender, 1968:232). O sistema de responsabilidade refere-se à alocação das atividades inerentes a esta obrigação (Vasconcelos, 1972:154) Aspectos básicos do sistema de responsabilidade são: a) Departamentalização b) Linha e Assessoria c) Atribuições das unidades organizacionais (a) b) e c) serão abordados futuramente). Sistema de Autoridade Autoridade é o direito para fazer alguma coisa. Ela pode ser o direito de tomar decisões, de dar ordens e requerer obediência, ou simplesmente o direito de UnISCED CURSO: GESTÃO DE EMPRESAS 20 Ano Disciplina/Módulo:Introdução á Gestão II 15 desempenhar um trabalho que foi designado. A autoridade poder formal ou informal (Jucius e Schelender 1968:234) UNIDADE Temática 1.3. Teorias básicas sobre a origem da autoridade (apresentadas por Koontz e O'Donnell 1973:48) Teoria formal da autoridade: a origem da autoridade na empresa deve obedecer a uma hierarquia, assim como a empresa se baseia nas instituições (sociais, políticas, econômicas, religiosas) para estabelecer suas normas internas. Essas instituições mudam à medida que os costumes, tradições e leis do povo mudam. Teoria da aceitação da autoridade: a origem da autoridade é a aceitação das ordens, desde que sejam compreendidas e estejam dentro das funções do subordinado. É uma teoria discutível, porque na prática o subordinado, pressionado pelo grupo, acabará obedecendo à ordem. Teoria da competência: a autoridade pode provir de qualidades pessoais de competência técnica. Dentro do grupo de subordinados pode existir um que se sobressaia e acaba transformando os outros em subordinados, apensar de não possuir autoridade devida. Devem-se considerar os tipos de autoridade, a saber: hierárquica e funcional. A hierárquica segue as linhas de comando estabelecidas pela estrutura hierárquica da empresa. A autoridade funcional corresponde à autoridade estabelecida pela função exercida pelas unidades organizacionais. Autoridade funcional deve ser muito bem estabelecida pela empresa, para evitar possíveis problemas de duplicidade de comando. O ideal é a autoridade funcional estar correlacionada apenas ao estabelecimento de políticas administrativas. Aspectos básicos do sistema de autoridade são: a) delegação, MAIS ALTO AMPLITUDE DE LIMITES DE NÍVEL MAIS BAIXO UnISCED CURSO: GESTÃO DE EMPRESAS 20 Ano Disciplina/Módulo:Introdução á Gestão II 16 b) centralização e descentralização, c) níveis hierárquicos, d) amplitude de controle (a serrem abordados futuramente). Comunicação é um processo mediante o qual uma mensagem é enviada por um emissor, através de um determinado canal, e entendida por um receptor (Vasconcellos, 1972:10) No sistema de comunicações deve ser considerado: • que/como/quando deve ser comunicado? • de quem deve vir a informação? • para quem deve ir à informação? • por que deve ser comunicado? • quanto deve ser comunicado? Na transmissão da informação deve-se considerar a interferência denominada ruído, que compreende qualquer coisa que se mova no canal que não sejam os sinais ou mensagens reais desejados pelo emissor. Alguns aspectos básicos do sistema de comunicações nas empresas são: 1) Esquemas de comunicação: formal (planejado, facilitado e controlado) e informal (surge espontaneamente na empresa, em reação às necessidades de seus membros). Comunicação informal pode ser boa ou ruim para uma empresa. A alta administração da empresa pode aumentar ou diminuir a comunicação informal, com o uso de determinados artifícios, entre os quais: alteração de arranjo físico; utilização de pequenas salas de reunião ou de café; alteração da estrutura organizacional e prática de competições esportivas. A B C D E Autoridade Hierárquica president diretoria de marketing diretoria financeira diretoria das regionais Regional Norte Autoridade Funcional setor de vendas setor de caixa UnISCED CURSO: GESTÃO DE EMPRESAS 20 Ano Disciplina/Módulo:Introdução á Gestão II 17 2) Fluxos da Comunicação As comunicações podem acontecer via os seguintes fluxos: • horizontal: realizado entre unidades organizacionais diferentes, mas do mesmo nível hierárquico • diagonal ou transversal, realizado entre unidades organizacionais e níveis diferentes • vertical, realizado entre níveis diferentes, mas da mesma área 3) Custo da Comunicação No estudo das comunicações entre pessoas ou unidades organizacionais, deve-se levar em consideração o aspecto custo para a empresa, pois a análise da transmissão das informações mostra que ela é muito mais custosa do que se poderia pensar, não tanto devido às despesas de apoio necessárias, mas principalmente em função do tempo que ela absorve e das demoras que acarreta (Litterer, 1970:82). Lei de N.C. Parkison: todo trabalho se dilata de maneira a ocupar todo o tempo disponível. O que Parkinson considerou como causas do aumento de custos na estrutura organizacional (Lodi, 1972:51): • demasiado número de níveis hierárquicos envolvidos na supervisão de atividadescorrentes a curto prazo; • demasiado número de estágios na elaboração das decisões • existência de grandes serviços funcionais ou de assessoria • complexidade da estrutura, responsabilidades diluídas, comissões de coordenação, etc. • unidades organizacionais sem objetivos mensuráveis, função vaga e qualitativa, chefia sem agressividade; • unidades organizacionais sem meios completos e autônomos para atingirem seus objetivos • unidades organizacionais que trabalham abaixo da dimensão necessária B- CONDICIONANTES DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Fator Humano Fayol (1976:27) enumera que ão necessárias determinadas qualidades humanas cuja importância aumenta à medida que a pessoa sobe na hierarquia. Ele considera as seguintes capacidades: técnica, de comando, administrativa, de cooperação e de integração. Fator Ambiente Externo Análise do processo de relacionamento entre a empresa e seu ambiente. Fator Sistema de Objetivos e Estratégias Objetivo é o alvo ou situação que se pretende atingir. Estratégia é a definição do caminho mais adequado para alcançar o objetivo UnISCED CURSO: GESTÃO DE EMPRESAS 20 Ano Disciplina/Módulo:Introdução á Gestão II 18 O fator sistema de objetivos e estratégias tem influência na estrutura organizacional à medida que, quando os objetivos e estratégias estão bem definidos e claros, é mais fácil organizar, pois se sabe o que esperar de cada membro do grupo que compõe a empresa. Fator Sistema de Objetivos e Estratégias Vasconcellos (1972:7) considera o fator tecnológico como o conjunto de conhecimentos que são utilizados para operacionalizar as atividades na empresa para que seus objetivos possam ser alcançados. C- NÍVEIS DE INFLUÊNCIA DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL No desenvolvimento de uma estrutura organizacional tem-se os seguintes níveis de influência: • nível estratégico • nível tático • nível operacional UNIDADE Temática 1.4.1. Níveis de influência relacionados aos tipos de planejamento ➢ O planejamento estratégico pode ser conceituado como um processo gerêncial que possibilita ao executivo estabelecer o rumo a ser seguido pela empresa com vistas a obter um nível de otimização na relação da empresa com seu ambiente. O nível estratégico de influência considera a estrutura organizacional de toda a empresa e a melhor interação desta com o ambiente. Exemplo: necessidade de criação de uma nova divisão da empresa para melhor adequação de um produto ao seu mercado. ➢ O planejamento tático tem por finalidade otimizar determinada área de resultado e não a empresa como um todo. Exemplo: divisão de uma área industrial em duas áreas (produção e técnica) para ter melhor administração dos recursos da empresa. ➢ O planejamento operacional pode ser considerado como a formalização, principalmente através de documentos escritos, das metodologias de nível estratégico planejamento estratégico nível tático planejamento tático planejamento operacional nível operacional UnISCED CURSO: GESTÃO DE EMPRESAS 20 Ano Disciplina/Módulo:Introdução á Gestão II 19 desenvolvimento e implementação estabelecida. O planejamento operacional cria condições para a adequada realização dos trabalhos diários da empresa. Plano de Implantação da Estrutura Organizacional Três aspectos básicos devem ser considerados: • a mudança da estrutura organizacional • o processo de implantação • as resistências que podem ocorrer 1) Mudança na estrutura organizacional Aspectos a serem considerados • ter ciência que a estrutura organizacional mais adequada depende da atual • atentar para a necessidade de antecipar forças restritivas e propulsoras que podem ter influência no processo • a importância do fator humano • a qualidade técnica da nova estrutura organizacional é insuficiente para o sucesso da mudança • a importância do planejamento da mudança, para evitar ou minimizar possíveis problemas maiores na sua efetivação • antes de mudar a estrutura organizacional, verificar se não há uma situação alternativa mais adequada • ter sempre em mente a importância da participação • antes de efetivar a mudança, identificar e analisar o problema, bem como o que será mudado e quais as variáveis a serem consideradas 2) Processo de implantação Aspectos a serem considerados: • análise e aprovação pela diretoria da empresa (aspectos conceituais) • análise e aprovação pelos responsáveis das várias unidades organizacionais (aspectos conceituais e principalmente descritivos) • implantação efetiva • acompanhamento e avaliação do processo 3) Resistências que podem ocorrer UnISCED CURSO: GESTÃO DE EMPRESAS 20 Ano Disciplina/Módulo:Introdução á Gestão II 20 Avaliação da Estrutura Organizacional É um procedimento através do qual se verifica o que a estrutura organizacional tem de bom e de ruim. Para tanto deve-se fazer: • levantamento da estrutura atual • delineamento da estrutura ideal O analista de OSM deve comparar estes dois aspectos e obter a avaliação da estrutura organizacional. Pode reforçar a avaliação determinando o desempenho da empresa em termos de: • resultados apresentados • problemas evidenciados • nível de satisfação dos funcionários da empresa Etapas da Avaliação da Estrutura Organizacional 1) Levantamento Identificação dos problemas evidenciados pelos usuários entrevista com os elementos-chave da empresa 2) Análise • análise dos dados levantados anteriormente • interligação dos dados levantados, verificando sua veracidade e considerando os vários subsistemas da empresa • estabelecimento dos padrões e critérios de avaliação • identificação do efeito de cada um dos dados levantados na situação atual da estrutura organizacional da empresa 3) Avaliação • estabelecimento da situação dos quatro componentes da estrutura organizacional na empresa • verificação do envolvimento de cada um dos quatro condicionantes sobre a estrutura organizacional. • verificação do nível de influência de cada nível da empresa - estratégico, tático e operacional - para o delineamento da estrutura organizacional. Para uma adequada avaliação da estrutura organizacional é necessário que se estabeleça, anteriormente, um conjunto de políticas que devem servir de sustentação para todo o processo decisório. Políticas inerentes à estrutura organizacional que uma empresa pode julgar válido adotar podem visar uma estrutura organizacional • adequada aos mercados existentes UnISCED CURSO: GESTÃO DE EMPRESAS 20 Ano Disciplina/Módulo:Introdução á Gestão II 21 • adequada às novas tecnologias • descentralizada no processo decisório e centralizada no sistema de controle • voltada para resultados • racionalizada com operacionalização descentralizada dos sistemas administrativos Exercícios de AUTO-AVALIAÇÃO 1. A Estrutura organizacional é o instrumento administrativo resultante da identificação, análise, ordenação e agrupamento das atividades e dos recursos das empresas, incluindo o estabelecimento dos níveis de alçada e dos processos decisórios, visando ao alcance dos objetivos estabelecidos pelos planejamentos das empresas”. Afirma (OLIVEIRA, 2006). 1.1. Portanto, é correcto afirmar que, excepto: I. Para a adequada organização de uma empresa, pode-se considerar o desenvolvimento aspecto de estrutura organizacional. II. Para a adequada organização de uma empresa, pode-se considerar o desenvolvimento aspecto de rotinas e procedimentos administrativos. III. Para a adequada organização de uma empresa, pode-se considerar o desenvolvimento aspecto relacionados as atividades da empresa devem estar bem identificadas. IV. Para a adequada organização de uma empresa, pode-se considerar o desenvolvimento aspecto relacionado com os recursos, também devem estar conforme as atividades. Resposta: a) Todas as afirmações estão correctas.b) Todas as afirmações estão incorrectas. c) Apenas as afirmações II e III estão correctas. d) Apenas as afirmações I e II estão correctas. e) Apenas a afirmações III e IV estão correctas. 1.2. Quanto a Estrutura organizacional, pode-se afirmar que, excepto: I. Na organização da empresa, fazem parte de outras funções básicas do administrador, planejamento da empresa, que representa o estabelecimento de objetivos e resultados estabelecidos e dos meios mais adequados para se alcançar estas metas. II. Na organização da empresa, fazem parte de outras funções básicas do administrador, a direção da empresa, que representa a orientação e/ou coordenação e/ou motivação e/ou liderança das atividades e recursos visando alcançar os objetivos e resultados esperados; e UnISCED CURSO: GESTÃO DE EMPRESAS 20 Ano Disciplina/Módulo:Introdução á Gestão II 22 III. Na organização da empresa, fazem parte de outras funções básicas do administrador, o controle da empresa, que representa o controle e a avaliação dos resultados obtidos em relação aos objetivos e resultados esperados. IV. Na organização da empresa, fazem parte de outras funções básicas do administrador, estabelecer os níveis de alçada e dos processos decisórios. Resposta: a) Todas as afirmações estão correctas. b) Todas as afirmações estão incorrectas. c) Apenas as afirmações I está correcta. d) Apenas as afirmações IV está incorrecta. e) Apenas as afirmações III está incorrecta. 1.3. Quanto a Estrutura organizacional, pode-se afirmar que, excepto: I. Na organização, quando a estrutura organizacional é estabelecida de forma adequada, ela propicia, a identificação das tarefas necessárias. II. Na organização, quando a estrutura organizacional é estabelecida de forma adequada, ela propicia, a organização das funções e responsabilidades. III. Na organização, quando a estrutura organizacional é estabelecida de forma adequada, ela propicia, as informações, recursos e feedback aos empregados. IV. Na organização, quando a estrutura organizacional é estabelecida de forma adequada, ela propicia, as medidas de desempenho compatíveis com os objetivos e condições motivadoras. Resposta: a) Todas as afirmações estão correctas. b) Todas as afirmações estão incorrectas. c) Apenas as afirmações I está correcta. d) Apenas as afirmações II está incorrecta. e) Apenas as afirmações III está incorrecta. 2. Mencione os Fatores que condicionam o aparecimento dos grupos informais: * Resposta: • interesses comuns que se desenvolvem entre um certo número de pessoas que, através deles, passam a sintonizar-se mais intimamente • a interação provocada pela própria estrutura formal • os defeitos na estrutura formal • a flutuação do pessoal dentro da empresa provoca, normalmente, alteração dos grupo sociais informais • períodos de lazer • disputa do poder 3. Em relação ao Tipos de Estruturas Organizacionais Formais, marque com V, as verdadeiras e F, as falsas: UnISCED CURSO: GESTÃO DE EMPRESAS 20 Ano Disciplina/Módulo:Introdução á Gestão II 23 a) Funcional - é estruturada por função da empresa. Ex: Departamento de Produção, Departamento Financeiro, Departamento de Marketing etc. ( V ) b) Territorial - é usada quando a empresa é dispersa. Ex: região norte, região sul etc. ( V ) c) Produtos/Serviços – quando a empresa tem várias linhas de produtos. Ex: têxtil, farmacêutico, químico etc. ( V ) d) Clientes - por tipo de cliente. Ex: feminino, infantil etc. ( V ) e) Processos - etapas de um processo. Ex: em uma indústria, tem os setores de corte, montagem, estamparia etc. ( V ) f) Projetos - a alocação de pessoas e recursos é temporária. Quando acaba um projeto, a equipe muda para outro. Ex: uma construtora tem várias obras. Quando acaba uma construção, o pessoal e os equipamentos vão para outra obra. ( V ) g) Matricial - a equipe trabalha para dois comandos simultaneamente. Ex: em uma fábrica, a equipe de manutenção recebe ordens da gerência de manutenção e também da gerência de produção. ( V ) h) Mista - mistura os vários tipos de estruturas para se adaptar à realidade. ( V ) i) Síntese: Vimos assim, o conceito de organização, seus principais tipos, a estrutura organizacional e suas partes. ( V ) GABARITO (CORREÇÃO) 1.1 1.2 1.3 3 Marque V ou F A b c d E D D A V V V V V 2 * Resposta F g h i V V V V UnISCED CURSO: GESTÃO DE EMPRESAS 20 Ano Disciplina/Módulo:Introdução á Gestão II 24 TEMA – II: EVOLUÇÃO DO PENSAMENTO ADMINISTRATIVO DAS ORGANIZAÇÕES UNIDADE Temática 2.1. A função da Administrativa nas Organizações UNIDADE Temática 2.2. Criação da estrutura organizacional (ou departamentalização) UNIDADE Temática 2.2.1. Características: vantagens/desvantagens UNIDADE Temática 2.2.2. Características de uma estrutura horizontal UNIDADE Temática 2.3. EXERCÍCIOS deste tema UNIDADE Temática 2.1. A função da Administrativa nas Organizações. A função planejamento por meio de decisões prévias define o estabelecimento, entre outras coisas, de objetivos, metas, estratégias, diretrizes e planos; à função ORGANIZAÇÃO cabe a tarefa de “preparar a casa”, para que essas determinações se tornem viáveis. A organização no âmbito estratégico define o projeto da estrutura organizacional; no intermediário, se encarrega da estruturação dos departamentos e dos cargos e, no operacional, estabelece métodos, regras e procedimentos operacionais. ORGANIZAR é determinar esse COMO fazer e consiste essencialmente em: 1 - dividir o trabalho que deve ser realizado (o QUE a empresa precisa fazer); 2 - prover a coordenação necessária para que isso aconteça. 1- A divisão do que deve ser feito acontece em dois níveis: UnISCED CURSO: GESTÃO DE EMPRESAS 20 Ano Disciplina/Módulo:Introdução á Gestão II 25 • No nível de toda a empresa, criando-se uma estrutura para poder atingir os alvos estabelecidos. A partir do todo que deve ser realizado pela empresa, esse processo acontece pela definição de conjuntos de tarefas (partes desse todo) que ficarão sob a responsabilidade de algum “pedaço” da empresa. A cada parte da empresa, então responsável por alguma dessas porções de tarefas especificadas, damos o nome de departamento (do francês dèpartment, que significa parte ou pedaço). Assim, a criação dos departamentos deixa claro, dentro da empresa, “quem faz o que”, ou seja, quais as responsabilidades de cada um. Consiste em estabelecer o subsistema de atividades. Outro aspecto vinculado à criação desses departamentos é o fato de estabelecer as relações hierárquicas entre eles, ou seja, quais são os níveis de autoridade que uma organização deverá possuir, ou, ainda, “quem manda em quem”, ou seja, qual a autoridade que cada um tem. Este segundo tipo de divisão é que cria os níveis que serão ocupados pelos administradores: estratégico (topo da organização), tático (intermediário) e operacional (de frente ou de linha). Este esforço trata, então, do subsistema de autoridade. A maneira como a empresa faz uso dessa autoridade é estudada dentro dos mecanismos de coordenação. Ao conjunto estabelecido de todos os departamentos e de suas vinculações hierárquicas dá-se o nome de estrutura. Essa estrutura é simbolizada por uma figura muito conhecida: o organograma. Ele é, por assim dizer, o “retrato da estrutura formal”, uma vez que as relações informais não estão nele representadas. • No nível das pessoas, considerando que um departamento é um ente abstrato, se não existirem pessoas que o componham, um outro tipo de divisão do trabalho organizacional trata de determinar, para as pessoas que formam cada departamento, o que cada uma deverá desenvolver. Conceitualmente, é um processo similar ao de departamentalização, só que numa visão mais reduzida. Estamos, agora, falando da estrutura dos cargos oufunções. Esse processo de repartir os esforços envolvidos na empresa esclarece o intrincado problema de resolver o “pacote” formado pela tarefa organizacional de cumprir os objetivos traçados pelo planejamento. Agora, todos (departamentos e suas respectivas pessoas) sabem o que devem realizar e a quem se reportar para o atingimento dos objetivos e UnISCED CURSO: GESTÃO DE EMPRESAS 20 Ano Disciplina/Módulo:Introdução á Gestão II 26 metas individuais, setoriais e organizacionais. Porém, sempre que envolvemos mais de uma pessoa em qualquer tarefa, criamos, automaticamente, outro problema a ser resolvido: como compatibilizar o esforço de todos para que o resultado final faça sentido e não apresente deficiências, por falta ou por redundâncias, que sempre prejudicam esse produto final? O que é preciso fazer? Garantir que todas as partes da empresa (departamentos e respectivas pessoas) trabalhem em sintonia, para a obtenção harmoniosa de um produto final desejado. A esse esforço damos o nome de coordenação. O papel da coordenação consiste em garantir que todas as partes da empresa “joguem no mesmo time”, tenham um sentido de unidade, de comportamento sistêmico, apresentando um resultado sinérgico (lembrar de sinergia). O processo de coordenação envolve vários mecanismos para conseguir essa união departamental. Esses mecanismos representam como a organização trabalha com o seu subsistema de autoridade. Assim, ao produzir esses resultados que são: a definição de uma estrutura (com departamentos e cargos claramente estabelecidos) e a criação de seus mecanismos de coordenação, a empresa instituiu o seu como organizar o trabalho que precisa ser feito, isto é, como pretende realizar suas tarefas para atingir os objetivos pretendidos. Quando todo esse esforço ficou definido, pode-se dizer que a empresa cumpriu o que a função ORGANIZAÇÃO determina e, então, essa empresa pode ser considerada uma “organização “. Porém, em função da turbulência e da velocidade dos processos de mudanças ambientais que pressionam todas as organizações, não basta apenas à organização ser eficiente. A organização que define para si um nível desejado de eficiência, não pode entendê-lo como um estágio final que, se alcançado, deve ser conservado indefinidamente. Isso significa que o modo como a organização deve se estruturar precisa ser continuamente revisto e adaptado às exigências do imperativo ambiental, o que implica estar redefinindo sempre seus patamares de eficiência. Vamos, então, abordar a função organização, pelos seguintes tópicos: ➢ Criação da estrutura organizacional (ou departamentalização) ➢ Estruturação dos cargos UnISCED CURSO: GESTÃO DE EMPRESAS 20 Ano Disciplina/Módulo:Introdução á Gestão II 27 ➢ Provimento dos mecanismos de coordenação UNIDADE Temática 2.2. Criação da estrutura organizacional (ou departamentalização) Por que é bom ter uma estrutura? HAMPTON (1993, p.276) assinala quatro benefícios potenciais advindos de seu estabelecimento: 1. tornar claras a responsabilidade (“quem faz o quê”) e a autoridade (“quem obedece a quem”) 2. facilitar a comunicação e controle 3. melhorar a tomada de decisão 4. diferenciar as atividades. Assim, quando qualquer tarefa estiver sendo executada pela organização, deve ser praticamente imediata a sua associação com o departamento que lhe diz respeito. Cuidados Montar o projeto de uma estrutura não é uma tarefa simples. Esse autor informa que três aspectos essenciais precisam ser observados quando se vai montar uma estrutura: • estratégia: a sua definição condiciona o uso dos recursos de que a organização vai lançar mão para construir o seu caminho até o objetivo pretendido (mais ou menos departamentos, por exemplo); • tecnologia: a escolha de qual tecnologia será utilizada pela organização na sua produção implica o desenho que vai ter a estrutura (ou seja: tecnologias mais complexas normalmente exigem maior número de níveis organizacionais); • meio ambiente: a estabilidade ambiental (ou sua turbulência) estabelece o tempo de vida de cada estrutura (mais ou menos permanente em função desse aspecto). Tipos de departamentalização O foco é para quais as tarefas envolvidas e como poderão ser agrupadas para constituir os departamentos (“quem faz o que”) Os principais tipos de estrutura são os seguintes: • estrutura funcional • estrutura divisional (ou por produtos, ou serviços) UnISCED CURSO: GESTÃO DE EMPRESAS 20 Ano Disciplina/Módulo:Introdução á Gestão II 28 • estrutura geográfica (ou por região, ou territorial) • estrutura por cliente • estrutura por matriz (ou matricial, ou dual de autoridade ou, por projetos) • estrutura por processos • estruturas mistas ou combinadas Examinemos cada um desses tipos: • estrutura funcional O agrupamento das atividades e tarefas é realizado com base nas funções principais desenvolvidas dentro da empresa. Como exemplo, podem ser citadas as três funções que toda empresa realiza, qualquer que seja o seu tamanho, ramo, setor da economia etc.: compras, produção e vendas. Nesse caso, a departamentalização vai se dar de acordo com essas funções. Fonte: adaptado de Daft, Richard L. – Organizações: teoria e projetos – Ed. Pioneira Thomson Learning, 2002, pg.91. A explicação para o nome funcional é decorrente do fato de essa divisão ocorrer no primeiro nível de autoridade da organização, logo abaixo da “cabeça” da empresa, ou seja, do topo da pirâmide organizacional. É esse mesmo processo que vai nomear os vários tipos seguintes de estrutura apresentados. Logo abaixo de cada um desses três departamentos (compras, produção e marketing) outros departamentos subordinados deverão/poderão aparecer, de acordo com as necessidades de cada organização. Porém, o nome dado ao tipo de estrutura não dependerá nem do número nem do tipo de departamentos subordinados a esses do primeiro nível hierárquico. Ele já foi determinado pelo tipo de agrupamento feito nesse primeiro nível. • estrutura divisional (ou por produtos, ou serviços) A departamentalização é determinada pelos principais produtos ou UnISCED CURSO: GESTÃO DE EMPRESAS 20 Ano Disciplina/Módulo:Introdução á Gestão II 29 serviços que a empresa produz. Assim, todas as atividades relacionadas com determinado produto ou serviço são agrupadas em torno dele. Existirão tantos departamentos quantos forem os produtos importantes da organização. Fonte: adaptado de Daft, Richard L. – Organizações: teoria e projetos – Ed. Pioneira Thomson Learning, 2002 , pg.91. Um exemplo comum é o de empresas que produzem alimentos, cosméticos e utensílios domésticos. Cada unidade básica da empresa constitui um departamento de primeira linha (primeiro nível hierárquico, logo abaixo do topo da pirâmide organizacional), como uma fábrica isolada das outras, como se fosse uma empresa independente. É fácil perceber que cada uma dessas divisões terá, logo abaixo desse primeiro nível, outros departamentos necessários para que possa realizar os seus produtos/serviços. • estrutura geográfica (ou por região, ou territorial) A departamentalização (primeiro nível) ocorre em função da área geográfica onde o trabalho da organização deve acontecer ou então em função da área de mercado a ser servida pela empresa. Assim, cada departamento principal é nomeado pela região onde estiver instalado ou atendendo. UnISCED CURSO: GESTÃO DE EMPRESAS 20 Ano Disciplina/Módulo:Introdução á Gestão II 30 Fonte: adaptado de Daft, Richard L. – Organizações: teoria e projetos – Ed. Pioneira Thomson Learning, 2002, pg.94. Similarmente, departamentos subordinados podem ser criados a critério de cada organização. • estrutura por cliente Nesta estruturação o critério gira em torno de quem vai receber os serviçosda organização, ou seja, qual tipo de cliente deverá ser atendido. Fonte: adaptado de CHIAVENATO, Idalberto – Introdução à Teoria Geral da Administração, Rio de Janeiro, Editora Elsevier, 2003, p. 217. No gráfico, podemos ver uma departamentalização de um grande magazine. Se a empresa fosse um grande restaurante industrial, os clientes poderiam ser: refeições escolares, refeições hospitalares, refeições industriais etc. Entenda-se que, abaixo de cada uma dessas divisões, podem aparecer os departamentos que a organização definir para cada caso. UnISCED CURSO: GESTÃO DE EMPRESAS 20 Ano Disciplina/Módulo:Introdução á Gestão II 31 DAFT (2002) considera que as estruturas por produto/ serviços, por cliente e por geografia são tipos de estruturas divisionais. • -Estrutura por matriz (ou matricial, ou dual de autoridade ou, por projetos) Este tipo de estrutura envolve duas concentrações de atividades: –-na horizontal, os departamentos funcionais que concentram uma especialização qualquer (projetos, compras, fabricação, vendas, etc.) –-na vertical, a gerência de um produto/projeto que vai utilizar na sua realização recursos que serão fornecidos pelos departamentos indicados na horizontal. Terminado o produto/projeto, o gerente desse produto volta para um dos departamentos horizontais, bem como para os recursos que foram utilizados no mesmo. Cada projeto é determinado por uma linha horizontal, abaixo da linha de departamentos funcionais, e cada departamento funcional estará envolvido num projeto, se algum recurso de sua especialização for necessário. O uso de recursos de um departamento funcional vai ser marcado, sobre a linha de cada projeto, quando elas se cruzam. Os produtos/projetos são temporais: iniciam, desenvolvem-se e terminam. Os recursos sempre estão na organização, alocados em seus departamentos de origem e disponíveis para realizar qualquer outro produto/projeto que a organização vender em seu mercado. Os responsáveis (líderes, gerentes, chefes etc.) de cada projeto podem ser retirados de qualquer departamento funcional e permanecem à frente desse projeto até que este se encerre, voltando, após isso, ao seu local de origem. UnISCED CURSO: GESTÃO DE EMPRESAS 20 Ano Disciplina/Módulo:Introdução á Gestão II 32 Fonte: adaptado de Daft, Richard L. – Organizações: teoria e projetos – Ed. Pioneira Thomson Learning, 2002, pg.96. Um segundo exemplo é mostrado a seguir: Estrutura matricial Fonte: HAMPTON, David R. – Administração contemporânea – São Paulo, Editora Makron Books, 1993, p.291 UnISCED CURSO: GESTÃO DE EMPRESAS 20 Ano Disciplina/Módulo:Introdução á Gestão II 33 Os tipos de estrutura mostrados até aqui se prestam à criação de um número de níveis hierárquicos maior que o tipo de estrutura que vem a seguir. O que determina o número de níveis de uma organização é, principalmente, qual a tecnologia que a empresa escolheu para realizar o seu produto. Outros fatores são: a estratégia e o ambiente. Quanto maior o número de níveis hierárquicos que uma organização possuir, mais verticalizada ela será, ou seja, será “mais alta”. O próximo tipo de estrutura é uma proposta que tende à horizontalização, isto é, apresenta um número de níveis hierárquicos reduzido, portanto é “mais baixa”. • estrutura por processos De acordo com DAFT (2007, p.97), “A mais recente abordagem para a organização é a estrutura horizontal, que organiza os funcionários em torno de processos centrais à organização. Todas as pessoas que trabalham em determinado processo são reunidas de forma que possam facilmente se comunicar e coordenar seus esforços e fornecer valor diretamente para os clientes. A estrutura horizontal praticamente elimina a hierarquia vertical e as velhas fronteiras departamentais. Muitas organizações de hoje estão se empenhando em reduzir limites tanto dentro da organização como com outras empresas. ... A estrutura horizontal é em grande parte uma respostas às mudanças profundas que têm ocorrido no local de trabalho e no ambiente empresarial nos últimos 15 ou 20 anos. O avanço tecnológico dá ênfase à integração e coordenação baseadas no computador. Os clientes esperam atendimento mais rápido e melhor e os funcionários desejam oportunidades para usar suas mentes, aprender novas habilidades e assumir maior responsabilidade. As organizações, atoladas em uma mentalidade vertical, encontram muita dificuldade para responder a esses desafios. Dessa forma, numerosas organizações têm experimentado mecanismos horizontais como equipes interfuncionais para obter coordenação entre departamentos, ou forças-tarefas para realizar projetos temporários. Cada vez mais, as organizações estão se afastando de estruturas hierárquicas baseadas em funções e passando para estruturas baseadas em processos horizontais”. Esse tipo de estrutura, a princípio, não trabalha com departamentos: entende que o que tem que realizar é um processo, composto de inúmeros subprocessos sequenciais, que devem acontecer rigorosamente numa visão de fornecedor cliente, internos à organização. UnISCED CURSO: GESTÃO DE EMPRESAS 20 Ano Disciplina/Módulo:Introdução á Gestão II 34 Nesse tipo de trabalho, fica claro que há uma interdependência total de um processo e aquele que o precedeu e, também, aquele que virá em seguida. Todos os envolvidos têm ideia clara do que deve ser feito, para que o processo maior aconteça e, o cliente final, que está no mercado, receba exatamente aquilo que espera receber, com maior nível de qualidade possível. Cada processo fica designado para um responsável, também chamado de mestre ou proprietário do processo. Este profissional responde pelo processo, do início ao fim. Uma Estrutura Horizontal. Fonte: adaptado de Daft, Richard L. – Organizações: teoria e projetos – Ed. Pioneira Thomson Learning, 2002, pg.100. • estrutura mistas ou combinadas Na realidade, não é um tipo novo de estrutura, mas o exemplo do que acontece na maioria das organizações, quando há a inevitável combinação, nos vários níveis hierárquicos, de vários tipos de departamentalização possíveis, de acordo com critérios escolhidos por UnISCED CURSO: GESTÃO DE EMPRESAS 20 Ano Disciplina/Módulo:Introdução á Gestão II 35 essas organizações. Exemplo de departamentalização combinada. Fonte: CHIAVENATO, Idalberto – Introdução à Teoria Geral da Administração, Rio de Janeiro, Editora Elsevier, 2003 (p. 223) UNIDADE Temática 2.2.1. Características: vantagens/desvantagens A tabela, a seguir, é uma adaptação do que dizem dois autores. As características foram retiradas de CHIAVENATO (2003), enquanto que as vantagens e desvantagens foram extraídas de DAFT (2002). A tabela agrupa, na estrutura divisional, a visão de DAFT, que considera a estrutura por produtos, por região e por clientes, casos particulares da primeira: UnISCED CURSO: GESTÃO DE EMPRESAS 20 Ano Disciplina/Módulo:Introdução á Gestão II 36 Fonte: adaptado de CHIAVENATO, Idalberto–Introdução à Teoria Geral da Administração, Rio de Janeiro, Editora Elsevier (2003,p. 222) e de Daft, Richard L.–Organizações: teoria e projetos – Ed. Pioneira Thomson Learning,(2002, p.100) Podemos buscar algumas palavras finais para o fechamento deste tópico, que trata da organização do trabalho, pelas quais esse autor conduz o foco para a tendência de mudança para organizações por processos ou estruturas horizontais: A estrutura organizacional deve realizar duas coisas para a organização. Ela precisa fornecer um referencial de responsabilidades, UnISCED CURSO: GESTÃO DE EMPRESAS 20 Ano Disciplina/Módulo:Introdução á Gestão II 37 relações de subordinação e arranjos, e deve fornecer mecanismos para vincular e coordenar os elementosorganizacionais em um todo coerente. A estrutura se reflete no organograma. A conexão da organização a um todo coerente requer o uso de sistemas de informação e dispositivos de ligação além do organograma. É importante entender a perspectiva do processamento de informação sobre a estrutura. A estrutura organizacional pode ser projetada para fornecer ligações verticais e horizontais de informação com base no processamento das informações necessárias para alcançar a meta global da organização. Os gerentes podem optar entre a orientação rumo a uma organização tradicional projetada para a eficiência, que enfatiza ligações verticais como hierarquia, regras e planos e sistemas de informação formais, ou a orientação rumo a uma organização mais moderna de aprendizagem, que enfatiza a comunicação e a coordenação horizontais. As ligações verticais não são suficientes para a maioria das organizações de hoje. As organizações garantem ligações horizontais por meio de sistemas de informação multifuncionais, contato direto entre gerentes atravessando fronteiras departamentais, forças-tarefas temporárias, integradores em tempo integral e equipes. As alternativas para agrupar funcionários e departamentos no projeto estrutural global incluem arranjos do tipo funcional, divisional, multidireccionado e horizontal. A escolha entre as estruturas funcional, divisional e horizontal determina onde serão maiores a coordenação a integração. Com as estruturas funcional e divisional, os gerentes também utilizam mecanismos de ligação horizontal para complementar a dimensão vertical e alcançar a integração de departamentos e níveis em um todo organizacional. Com uma estrutura central, as atividades são horizontalmente organizadas ao redor de processos básicos de trabalho. A estrutura matricial tenta alcançar um equilíbrio entre as dimensões verticais e horizontais da estrutura. A maioria das organizações não existe nessas formas puras e adota uma estrutura híbrida que incorpora características de dois ou mais tipos de estrutura. Em última análise, os gerentes tentam encontrar equilíbrio correto entre controle vertical e coordenação horizontal. Finalmente, um organograma consiste apenas em muitas linhas e blocos em um pedaço de papel. Uma nova estrutura organizacional não resolverá necessariamente os problemas de uma organização. O organograma simplesmente reflete o que as pessoas deveriam fazer e quais são suas responsabilidades. O Propósito do organograma é encorajar e dirigir os funcionários para atividades e comunicações que UnISCED CURSO: GESTÃO DE EMPRESAS 20 Ano Disciplina/Módulo:Introdução á Gestão II 38 permitam à organização alcançar suas metas. O organograma fornece a estrutura, mas os funcionários fornecem o comportamento. O diagrama é uma diretriz para estimular as pessoas a trabalharem juntas, mas a administração precisa implementar a estrutura e sustentá-la. UNIDADE Temática 2.2.2. Características de uma estrutura horizontal A estrutura é criada em torno de processos interfuncionais essenciais mais do que em torno de tarefas, função ou localização geográfica. Dessa forma, as fronteiras entre departamentos são obliteradas (eliminadas, suprimidas) • Equipes autodirigidas e não indivíduos são a base do projeto e desempenho da organização. • Os mestres de processo detêm responsabilidade por núcleo de processo em sua totalidade. • Os integrantes da equipe são dotados de habilidades, ferramentas, motivação e autoridade para tomar decisões capitais ao desenvolvimento da equipe. Os membros da equipe treinam entre si para se revezarem na execução de seus trabalhos e as habilidades conjugadas são suficientes para completar uma tarefa organizacional principal. • As equipes têm liberdade para pensar criativamente e responder com flexibilidade aos novos desafios que surgem. • Os clientes é que dirigem a empresa horizontal. A eficácia é medida por objetivos de desempenho de conclusão de processo (com base na meta de entregar valor ao cliente), bem como pela satisfação do cliente, satisfação dos funcionários e contribuição para as finanças. • A cultura é de franqueza, confiança e colaboração, concentrada no aprimoramento contínuo. A cultura valoriza a delegação de autoridade ao funcionário, a responsabilidade e o bem-estar. A experimentação com equipes e organização horizontal em geral começa nos níveis mais baixos da organização. Hoje, porém, algumas poucas empresas estão estruturando quase a totalidade da organização horizontalmente, com tal vez apenas uns poucos executivos mais velhos e funções de apoio tradicionais, como recursos humanos ou finanças. UnISCED CURSO: GESTÃO DE EMPRESAS 20 Ano Disciplina/Módulo:Introdução á Gestão II 39 De qualquer modo, essa é a estrutura que os novos tempos estão requisitando para muitas organizações. Exercícios de AUTO-AVALIAÇÃO EXERCÍCIOS DE AVALIAÇÃO – INTRODUÇÃO Á GESTÃO II TEMA – II: 1. A função planejamento por meio de decisões prévias define o estabelecimento, entre outras coisas, de objetivos, metas, estratégias, diretrizes e planos; à função ORGANIZAÇÃO cabe a tarefa de “preparar a casa”, para que essas determinações se tornem viáveis. 1.1. Portanto, é correcto afirmar que: I. A organização no âmbito estratégico define o projeto da estrutura organizacional no processo de intermediação organizacional. II. A organização no âmbito estratégico define o projeto da estrutura organizacional se encarrega da estruturação dos departamentos e dos cargos. III. A organização no âmbito estratégico define o projeto da estrutura organizacional no processo operacional da organização. IV.A organização no âmbito estratégico define o projeto da estrutura organizacional no estabelecimento de métodos, regras e procedimentos operacionais. Resposta: a) Todas as afirmações estão correctas. b) Todas as afirmações estão incorrectas. c) Apenas as afirmações II e III estão correctas. d) Apenas as afirmações I e II estão correctas. e) Apenas a afirmações III e IV estão correctas. 1.2. Quanto ao processo de organizar, pode-se dizer que é determinar esse como fazer a consistência essencialmente em: I. Dividir o trabalho em relação ao que deve ser realizado (o QUE a empresa precisa fazer); II. Prover a coordenação necessária para que isso aconteça. III. Dividir o que deve ser feito em nível de toda a empresa, criando-se uma estrutura para poder atingir os alvos estabelecidos. IV. Dividir o que deve ser feito em nível das pessoas, considerando que um departamento é um ente abstrato, se não existirem pessoas que o componham, um outro tipo de divisão do trabalho organizacional trata de determinar, para as pessoas que formam cada departamento, o que cada uma deverá desenvolver. Resposta: a) Todas as afirmações estão incorrectas. b) Todas as afirmações estão correctas. c) Apenas a afirmação II está correcta. d) Apenas a afirmação IV está incorrecta. 1.3. Quanto a criação da Estrutura organizacional (departamentalização), pode-se afirmar que para HAMPTON (1993), existem quatro benefícios potenciais advindos de seu estabelecimento, onde: I. Não é necessário tornar claras a responsabilidade (“quem faz o quê”) e a autoridade (“quem obedece a quem”). II. Facilitar a comunicação e controle é completamente inviável. UnISCED CURSO: GESTÃO DE EMPRESAS 20 Ano Disciplina/Módulo:Introdução á Gestão II 40 III. Não há necessidade de melhorar a tomada de decisão. IV. Não há necessidade de diferenciar as atividades. Resposta: a) Apenas a afirmação I está correcta. b) Apenas a afirmação II está incorrecta. c) Apenas a afirmação III está incorrecta. d) Todas as afirmações estão incorrectas. e) Todas as afirmações estão correctas. 1.4. Quanto a Montagem do projeto de uma estrutura não é uma tarefa simples. Portanto, pode-se afirmar que
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