BIZU ESTRATEGICO - ARQUIVOLOGIA

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Aula 11
Polícia Federal (Diversos Cargos) Bizu
Estratégico - 2022 (Pré-Edital)
Autor:
Fernanda Harumi Amaral Jo,
Diogo Times Alves, Pedro
Gadelha, Roberto Cambraia Costa,
 Willian Henrique Daronch,
Marcela Neves Suonski, Késia
Vieira Ramos de Oliveira, Kauê
Salvaterra
27 de Janeiro de 2022
12010637798 - Igrezio Ramos da Cruz
 
 
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BIZU ESTRATÉGICO DE ARQUIVOLOGIA (POLÍCIA 
FEDERAL) 
Olá, prezado aluno. Tudo certo? 
Neste material, traremos uma seleção de bizus da disciplina de ARQUIVOLOGIA para 
o concurso do POLÍCIA FEDERAL. 
O objetivo é proporcionar uma revisão rápida e de alta qualidade aos alunos por meio 
de tópicos que possuem as maiores chances de incidência em prova. 
Todos os bizus destinam-se a alunos que já estejam na fase bem final de revisão (que já 
estudaram bastante o conteúdo teórico da disciplina e, nos últimos dias, precisam revisar por 
algum material bem curto e objetivo). 
 
 
Fernanda Harumi 
@fernandaharu_ 
Leonardo Mathias 
@profleomathias 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Fernanda Harumi Amaral Jo, Diogo Times Alves, Pedro Gadelha, Roberto Cambraia Costa, Willian Henrique Daronch, Marcela Neves Suonski, Késia Vieira Ramos de Oliveira, Kauê Salvaterra
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ANÁLISE ESTATÍSTICA 
 
Pessoal, segue abaixo uma análise estatística dos assuntos mais exigidos pela Banca 
CEBRASPE no âmbito da disciplina de Arquivologia em concursos da Área Policial. 
 ARQUIVOLOGIA (Foram encontradas 73 questões) 
Assunto Quantidade de questões % de cobrança 
Princípios da Arquivologia 8 11,0% 
Preservação, Conservação e Restauração 
de Documentos 
8 11,0% 
Protocolo 7 9,6% 
Introdução a Arquivologia - Conceito, 
Arquivos Públicos x Privados 
6 8,2% 
Gestão de Documentos - Ciclo de Vida 6 8,2% 
Instrumentos de Gestão de Documentos 6 8,2% 
Organização de arquivos 6 8,2% 
Documentos Eletrônicos Digitais 6 8,2% 
Documentos - Classificação 5 6,8% 
Gestão de Documentos - Correntes 5 6,8% 
Gestão de Documentos - Intermediários 4 5,5% 
 
* Análise realizada em todas as provas aplicadas até o ano de 2022. 
 
 
Com essa análise, podemos verificar quais são os temas mais exigidos pela banca CEBRASPE 
e, através disso, focaremos nos principais pontos em nossa revisão! 
 
A disciplina de ARQUIVOLOGIA no Edital do concurso do POLÍCIA FEDERAL para o cargo de 
agente administrativo abordou o seguinte conteúdo programático: 
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Segue uma tabela contendo a numeração dos bizus referentes a cada tópico abordado 
e os respectivos cadernos de questões selecionados no nosso SQ. 
 ARQUIVOLOGIA – POLÍCIA FEDERAL 
Assunto Bizus Caderno de Questões 
Conceitos fundamentais e princípios de 
arquivologia 
1 a 4 http://questo.es/egu0mp 
Gestão de documentos 5 a 11 http://questo.es/r88wiz 
Ciclo Vital dos documentos 12 a 14 http://questo.es/okd8zv 
Tipologias documentais e suportes físicos 15 a 17 http://questo.es/lrg8zd 
Protocolo 18 a 19 http://questo.es/ts6znd 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Apresentação 
 
Olá, futuro (a) aprovado(a)! Antes de darmos início aos nossos trabalhos, farei uma breve 
apresentação. 
Meu nome é Fernanda Harumi Amaral Jo, sou natural de São Paulo 
e hoje ocupo o cargo de Auditor de Controle Externo no Tribunal de 
Contas do Estado de São Paulo (TCE-SP), tendo sido aprovada no 
último certame, realizado em 2017. 
Depois de uma longa jornad de estudos, hoje também Integro a 
Equipe de Coaching do Estratégia Concursos junto com 
renomados profissionais e ex-concurseiros de todo o Brasil. 
Como pode perceber, há pouco tempo eu estava justamente aí, 
onde você concurseiro está. Logo utilizarei as experiências e 
conhecimentos adquirodos ao longo da minha trajetória para auxiliá-
lo na disciplina de Arquivologia . Fiz uma análise bem cautelosa dos 
pontos mais exigidos pela banca, e todos eles estão aqui! Cada questão vale ouro, então não 
podemos dar bobeira! Mãos à obra! 
 
Fernanda Harumi 
 
 
 
 
 
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Conceitos fundamentais e princípios de arquivologia 
1) Origem e Conceitos 
• Arché (Palácio dos Magistrados), Archeion (local de guarda e depósito dos 
documentos), Archivum (local de guarda de documentos e títulos). 
• Arquivos: documentos produzidos de forma orgânica e por alguma razão específica, 
relativa à atividade da entidade, independente do suporte e que são conservados para 
efeitos futuros, sejam eles legais ou culturais. 
• Arquivologia: a disciplina que estuda as funções do arquivo e os princípios e técnicas a 
serem observados na produção, organização, guarda, preservação e utilização dos 
arquivos. Arquivologia e Arquivística são sinônimos. 
 
2) Importância dos Arquivos 
• As principais razões para a criação de estruturas públicas para a guarda e preservação 
de documentos, os chamados Arquivos Nacionais, são: 
• Práticas: é necessário ampliar a eficiência governamental. 
• Culturais: arquivos públicos constituem fonte de cultura comparável a livros, 
coleções de museus etc. 
• Pessoais: interesses e motivação pessoal (lembrar exemplo Revolução 
Francesa). 
• Oficiais: são necessárias as atividades de governo e constituem sua principal 
fonte de informação. 
 
3) Princípios da Arquivologia 
• Proveniência: manutenção no respectivo fundo. 
• Organicidade: relação natural entre os diversos documentos do arquivo. 
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• Unicidade: caráter e papel único do documento no fundo. 
• Indivisibilidade / Integridade: preservação do fundo documental. 
• Cumulatividade / Naturalidade: acumulação progressiva, natural e orgânica. 
• Reversibilidade: procedimento ou tratamentos podem ser revertidos. 
• Respeito a Ordem Original: arquivo deve conservar o arranjo original. 
• Inalienabilidade / Imprescritibilidade: proíbe a transferência de arquivos públicos a 
terceiros. 
• Universalidade: contexto do documento em relação aos demais e ao fundo. 
• Proveniência Territorial / Territorialidade: documento fica próximo de onde foi 
produzido. 
• Pertinência Territorial: documento deve ser transferido em função do conteúdo. 
• Pertinência Temática: reclassifica o documento de acordo com o assunto. 
• Autenticidade: não sofreu alteração. Não se relaciona com o conteúdo. 
• Veracidade: é real, independentemente da forma. 
• Inter-relacionamento: relação do documento com o seu fundo. 
 
4) Natureza dos Arquivos 
• Fatores concretos: a forma dosarquivos, a fonte de origem e o local da sua 
conservação. 
• Fatores abstratos: elementos essenciais que permitem ou não considerarmos se 
estamos realmente falando de um arquivo. 
▪ Razão da acumulação: intuito de alcançar algum objetivo relacionado 
a atividade natural da entidade. É o chamado Valor Primário. 
▪ Valor da preservação: outro motivo que não seja apenas o motivo 
pelo qual foram criados ou acumulados. É o Valor Secundário. 
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o Valor Primário: é atribuído a um documento em função do interesse que 
possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade 
para fins administrativos, e seu valor legal e fiscal. 
o Valor Secundário: valor atribuído a um documento em função do interesse 
que possa ter para a entidade produtora e outros usuários, tendo em vista 
a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente 
produzido 
 
Gestão de documentos 
5) Conceito e objetivos 
 Gestão de Documentos: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à 
sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e 
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. 
 Objetivos: 
• Realizar com eficiência todos os procedimentos referentes à gestão 
de documentos arquivísticos (produção, tramitação, uso, avaliação, 
arquivamento e destinação). 
• Disponibilizar as informações no lugar certo, na hora certa, para as 
pessoas certas. 
• Eliminar de forma segura os documentos destituídos de valor. 
• Utilizar de forma adequada os equipamentos disponíveis. 
• Garantir o pleno acesso e a preservação às informações custodiadas. 
6) Fases 
 Produção (1a fase): criação racional de documentos sempre de acordo com as 
atividades naturais de um órgão ou setor da instituição. Evita a criação de 
documentos desnecessários. 
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 Utilização (2a fase): fluxo do documento enquanto está cumprindo a sua função 
administrativa. Inclui também a sua guarda após o encerramento da sua tramitação. 
Ou seja, estamos falando do controle, do uso e do armazenamento desses 
documentos. Inclui a atividade de Protocolo. 
 Destinação / Avaliação (3a fase): análise e avaliação dos documentos com o objetivo 
de estabelecer os seus prazos de guarda e a sua destinação final, ou seja, se deverão 
ser eliminados ou ser custodiados de forma definitiva em arquivos permanentes. É a 
fase mais complexa das 3. 
 
7) Atividades 
 Classificação: análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da 
categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo-se lhes atribuir códigos. 
Ocorre no protocolo. Divide-se em estudo e codificação e, de acordo com 
Schellenberg, possui 3 métodos: 
• Funcional - representa a lógica das funções, das subfunções e atividades 
do organismo produtor. 
• Organizacional - representa os vários níveis de segmentação interna do 
organismo produtor. 
• Assunto - método raro, de pouca aplicação. Costuma ser aplicado a 
documentos específicos como os que não derivam da ação 
governamental e não estão vinculados a atividade da organização. 
 Avaliação: processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos 
de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos. 
 Seleção e Destinação: A seleção é a separação dos documentos de valor permanente 
daqueles passíveis de eliminação, mediante critérios e técnicas previamente 
estabelecidos em tabela de temporalidade. Já a destinação é a decisão, com base 
na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente, 
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descarte ou eliminação. 
 
8) Instrumentos 
 Plano de Classificação: esquema de distribuição de documentos em classes, de 
acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das 
estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido. 
Expressão geralmente adotada em arquivos correntes. 
 Tabela de Temporalidade: instrumento de destinação, aprovado por autoridade 
competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a 
transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos. 
 
9) Programas e Sistemas de Gestão de Documentos 
• Estabelecem objetivos gerais e específicos focados nas ações e atividades 
de gestão de documentos. 
• Facilitam a identificação dos problemas/questões e os respectivos segmentos 
que devem ser alvo de intervenção. 
• São instrumentos de organização que articulam as ações para enfrentar os 
problemas/questões. 
• Nas ações são indicados: o que será feito e de que maneira, a base legal, a(s) 
meta(s) e o(s) produto(s). 
 
 SIGA (Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo) - finalidades principais: 
• Garantir o acesso aos documentos. 
• Integrar órgãos setoriais e seccionais que dele fazem parte. 
• Disseminar normas. 
• Racionalizar a produção da documentação. 
• Racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem. 
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• Preservar o patrimônio documental. 
• Articular-se com os demais sistemas. 
 Níveis de aplicação de programas de gestão de documentos 
• Mínimo: programas de retenção e eliminação de documentos e 
procedimentos para recolhimento ao arquivo nacional daqueles de 
valor permanente. 
• Mínimo ampliado: Além do mínimo, existência de um ou mais centros 
de arquivamento intermediário. 
• Intermediário: Além do mínimo e do mínimo ampliado, adoção de 
programas básicos que consistem, geralmente, em elaboração e gestão 
de formulários, elaboração de sistemas de arquivos corrente, gestão de 
correspondência e documentos vitais etc. 
• Máximo: Além dos três níveis anteriores, gestão de diretrizes 
administrativas, de correspondência e telecomunicações, de máquinas 
copiadoras, uso de recursos de automação, etc. 
10) Fundamentos Legais de Gestão de Documentos 
 Legislação aplicada - pontos importantes para provas: 
• CF 88: cabem à administração pública, na forma de lei, a gestão da 
documentação governamental e as providências para franquear sua 
consulta a quantos dela necessitem. 
• Lei 8.159/1991: é dever do poder público a gestão documental e a 
proteção especial a documentos de arquivo, como instrumento de 
apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico e como 
elemento de prova e informação. 
• Lei 8.159/1991: considera-se gestão de documentos o conjunto de 
procedimentos e operações referentes à sua produção, tramitação, uso, 
avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a 
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sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. 
• Lei 8.159/1991: a administração da documentação pública ou de caráter 
público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do 
Distrito Federal e municipais. 
 
11) Gestão de Documentos nos arquivos correntes 
 Arquivo Corrente - arquivo de primeira idade ou primeira fase do ciclo 
documental. São compostos pelos conjuntos documentais em curso ou que, 
mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes. Todos os 
documentos de arquivo passam necessariamente pelo arquivo corrente. 
 
 Protocolo - unidade responsável por todas as operações que caracterizam os 
serviços de gestão de documentos correntes. O Protocolo (embora esteja 
diretamente relacionado ao arquivo corrente, de primeira idade), faz parte da 2a 
fase do processo de gestão de documentos, a utilização (3 fases: produção, 
utilização e destinação). 
 
Ciclo Vital dos documentos 
12) Alguns Conceitos 
✓ Ciclo Vital dos Documentos: Sucessivas fases por que passam os documentos de um 
arquivo, da sua produção à guarda permanente ou eliminação. 
 
✓ Teoria das 3 Idades: é bastante conhecida também por Ciclo Vital dos documentos ou 
Ciclo de Vida dos documentos. Teoria segundo a qual os arquivos são "considerados 
arquivos correntes, intermediários ou permanentes, de acordo com a frequência de 
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uso por suas entidades produtoras e a identificação de seus valores primário e 
secundário". 
 
o Arquivo Corrente: conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo 
seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o 
produziu, a quem compete a sua administração. É o arquivo de primeira idade 
ou primeira fase do ciclo documental. Também chamado de arquivo ativo, de 
gestão ou de movimento. 
o Arquivo Intermediário: Conjunto de documentos originários de arquivos 
correntes, com uso pouco frequente, que aguarda destinação. Também 
chamado pré-arquivo, semiativo, limbo ou purgatório. Esse é o arquivo da 
segunda idade ou o que representa a segunda fase do ciclo de vida dos 
documentos ou ciclo vital. 
o Arquivo Permanente: Conjunto de documentos preservados em caráter 
definitivo em função de seu valor. Também chamado arquivo histórico ou 
inativo. Representa a terceira e última fase do ciclo vital de documentos. Os 
documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis. 
 
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13) Funções Arquivísticas: 
✓ Segundo Heloísa Bellotto, "a função arquivística é hoje considerada um todo 
indivisível, ao contrário da conceituação obsoleta de tomar-se, de um lado, a 
administração de documentos e, de outro, o arranjo e a descrição de fundos como 
atividades estanques e desvinculadas uma da outra. Há toda uma gama de tarefas 
sucessivas que cabe ao arquivista desempenhar ao longo de três fases bem definidas: 
o controle dos arquivos em formação, a destinação e a custódia definitiva". 
 
✓ Criação/Produção: Controle na produção de documentos. Aplica-se a 1a Idade e aos 
arquivos correntes. Tem como produto final o próprio documento de arquivo. 
 
✓ Classificação: Organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com 
um plano de classificação, código de classificação ou quadro de arranjo. Aplica-se à 1a 
Idade e aos arquivos correntes. Tem como produto final o plano de classificação de 
documentos. Três tipos segundo Schellenberg: Funcional, Organizacional e por 
Assunto. 
 
✓ Avaliação: Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos 
de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos. Aplica-se 
a 1a Idade e aos arquivos correntes e tem como produto final a Tabela de 
Temporalidade de Documentos. 
 
✓ Descrição: Conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de 
conteúdo dos documentos para elaboração de instrumentos de pesquisa. Para a 
maioria dos autores ocorre ao longo das 3 idades. Para outros, só na terceira 
(Permanente). Tem como produto final os instrumentos de pesquisa. 
 
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✓ Aquisição: Ingresso de documentos em arquivo, seja por comodato, compra, custódia, 
dação, depósito, doação, empréstimo, legado, permuta, recolhimento, reintegração 
ou transferência. Ocorre ao longo de todas as idades e tem como produto final o 
incremento do fundo de arquivo. 
 
✓ Difusão: não está definida no DBTA, porém o termo é comumente equiparado a 
divulgação, ou seja, conjunto de atividades destinadas a aproximar o público dos 
arquivos, por meio de publicações e da promoção de eventos, como exposições e 
conferências. Ocorre em todas as idades e tem como produto final a disseminação da 
informação e a transparência. 
 
✓ Preservação: Ocorre em todas as idades e tem como produto final a manutenção da 
informação a longo prazo. Também há divergência quanto ao conceito. 
 
✓ Para Cassares: Preservação = Conservação + Restauração, com a seguinte definição: é 
um conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacional 
que contribuem direta ou indiretamente para a preservação da integridade dos 
materiais. 
 
✓ Já para o DBTA: Conservação = Preservação + Restauração, com a seguinte definição: 
Prevenção da deterioração e danos em documentos, por meio de adequado controle 
ambiental e/ou tratamento físico e/ou químico 
 
14) Normatização Nacional e Internacional de Arquivos 
✓ Conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de conteúdo 
dos documentos para elaboração de instrumentos de pesquisa. 
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✓ ISAD(G): norma geral internacional de descrição arquivística. Estabelece diretrizes 
gerais para a preparação de descrições arquivísticas, que tem como objetivo principal 
identificar e explicar o contexto e o conteúdo de documentos de arquivo a fim de 
promover o acesso aos mesmos. 
 
✓ ISAAR(CPF): norma internacional de registro de autoridade arquivística para entidades 
coletivas, pessoas e famílias. Dá diretivas para a preparação de registros de autoridade 
arquivística que forneçam descrições de entidades (entidades coletivas, pessoas e 
famílias) relacionadas à produção e manutenção de arquivos. promove a preparação 
de descrições consistentes, apropriadas e autoexplicativas de entidadescoletivas, 
pessoas e famílias que produzem documentos. 
 
 
✓ ISDIAH: norma internacional para descrição de instituições com acervo arquivístico. 
Apresenta regras gerais para a normalização de descrições de instituições com acervos 
arquivísticos. 
 
✓ ISDF: norma internacional para descrição de funções. Dá diretivas para a preparação 
de descrições de funções de entidades coletivas associadas à produção e manutenção 
de arquivos. 
 
✓ NOBRADE: Norma Brasileira de Descrição Arquivística. Seu principal objetivo é 
adaptar as normas internacionais de descrição arquivística à realidade brasileira. 
Estabelece diretivas para a descrição no Brasil de documentos arquivísticos, 
compatíveis com as normas internacionais em vigor ISAD(G) e ISAAR(CPF), e tem em 
vista facilitar o acesso e o intercâmbio de informações em âmbito nacional e 
internacional. 
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Tipologias documentais e suportes físicos 
15) Conceitos iniciais 
✓ Documentos: registros de informações, qualquer que seja o suporte ou o formato. 
o Informação: elemento referencial, noção, ideia ou mensagem contida em um 
documento. 
o Suporte: Material no qual são registradas as informações (papel, disco 
magnético, fita magnética, filme de nitrato, papiro, pergaminho, argila, etc). 
o Formato: Conjunto das características físicas de apresentação, das técnicas de 
registro e da estrutura da informação e conteúdo de um documento. Exemplos: 
livro, caderno, mapa, planta, etc. 
 
16) Classificação dos documentos 
✓ Registros de informações, independente da natureza ou do suporte que as contém. 
 
✓ Gênero: Reunião de espécies documentais que se assemelham por seus caracteres 
essenciais, particularmente o suporte e o formato, e que exigem processamento 
técnico específico e, por vezes, mediação técnica para acesso. 
 
o Audiovisual: contêm imagens, fixas ou em movimento, e registros sonoros, 
como filmes e fitas vídeo magnéticas. 
o Bibliográfico: impressos como livros, folhetos e periódicos. 
o Digital: codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema 
computacional. 
o Eletrônico: documentos em meio eletrônico ou somente acessíveis por 
equipamentos eletrônicos, como cartões perfurados, disquetes e documentos 
digitais. 
o Fotográfico: Fotografia em positivo ou negativo. 
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o Impresso: textual impresso ou multigrafado. 
o Sonoro: registros fonográficos (discos e fitas audiomagnéticas). 
o Cartográfico: representações geográficas, arquitetônicas, ou de engenharia 
(mapas, plantas, perfis). 
o Informático: produzidos, tratados ou armazenados em computador (disquete, 
disco rígido/winchester, disco óptico). 
o Filmográfico: imagens em movimento (filmes e fitas videomagnéticas). 
o Iconográfico: imagens estáticas (fotografias, diapositivos, desenhos, gravuras). 
o Micrográfico: microrreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas 
específicas (rolo, microficha, jaqueta, cartão-janela). 
o Textual: manuscritos, datilografados ou impressos (contratos, folhas de 
pagamento, requisições diversas, atas, regulamentos, correspondências e 
outros). 
o Etc. 
✓ Espécie: uma divisão de Gênero Documental que reúne tipos documentais por seu 
formato (ata, carta, boletim, decreto, filme, folheto, fotografia, memorando, ofício, 
planta, relatório, etc.). 
✓ Tipo: configuração que assume uma Espécie Documental, de acordo com a atividade 
que a gerou (boletins de ocorrência, cartas precatórias, cartas régias, cartas-patente, 
decretos-leis, decretos legislativos, certidões de óbito, relatórios de fiscalização, etc.). 
✓ Natureza: do assunto: necessidade ou não de restrição de acesso aos respectivos 
conteúdos documentais. 
o Ostensivos / Ordinários: divulgação não prejudica a administração. 
o Sigilosos: são aqueles que, por sua natureza, devam ser de conhecimento 
restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua 
custódia e divulgação. o 
▪ Ultrassecretos - 25 anos de restrição 
▪ Secretos - 15 anos de restrição 
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▪ Reservados - 5 anos de restrição 
✓ Forma: grau de relação de um documento com seu original. 
▪ Minuta: é um escrito preparatório e reduzido para que, a partir dele, se 
possa confeccionar o documento original. Trata-se de um pré-original. 
Não é um rascunho! 
▪ Original: feito por direta vontade dos autores e conservado na matéria e 
na forma genuínas nas quais foi originariamente emitido. É um escrito que 
é um ato jurídico revestido de uma ou mais assinaturas. 
▪ Cópia: documentos formalmente idênticos a um original. 
 
✓ Formato: conjunto das características físicas de apresentação, das técnicas de registro 
e da estrutura da informação e conteúdo de um documento (livros, fichários, cadernos, 
apostilas, etc.). 
✓ Categoria: 
o Dispositivos: enquadram-se aqui os documentos Normativos (cumprimento 
obrigatório), os de Ajuste (pactuais) e os de Correspondência (determinam 
execução de ato normativo). 
o Testemunhais: são os que acontecem após o cumprimento de um ato 
Dispositivo. Podem ser de Assentamento (registro sobre fatos ou ocorrências) 
ou de Comprovação (comprovam os assentamentos). 
o Informativos: esclarecem e elucidam outras questões. São os Enunciativos. 
 
✓ Correspondência: toda e qualquer forma de comunicação escrita, produzida e 
destinada a pessoas jurídicas ou físicas, e vice-versa, bem como aquela que se processa 
entre órgãos e servidores de uma instituição. 
o Externa: trocada entre uma instituição e outras entidades e/ou pessoas físicas, 
como ofícios, cartas e telegramas. 
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o Interna: trocada entre órgãos de uma mesma instituição. São os memorandos e 
despachos circulares. 
o Oficial: quando trata de assunto de serviço ou de interesse específico das 
atividades de uma instituição. 
o Particular: quando é de interesse pessoal de servidores de uma instituição. 
 
17) Preservação, Conservação e Restauração 
✓ Principais definições de acordo com Norma Cassares (Arquivo Público do Estado de 
São Paulo): 
o Preservação: é um conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, 
política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a 
preservação da integridade dos materiais. 
o Conservação: é um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o 
processo de degradação de documentos ou objetos, por meio de controle 
ambiental e de tratamentos específicos (higienização, reparos e 
acondicionamento). 
o Restauração: é um conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a 
reversão de danos físicos ou químicos adquiridospelo documento ao longo do 
tempo e do uso, intervindo de modo a não comprometer sua integridade e seu 
caráter histórico. 
 
✓ Principais definições de acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia 
Arquivística (DBTA): 
o Conservação: Promoção da preservação e da restauração dos documentos. 
o Preservação: Prevenção da deterioração e danos em documentos, por meio de 
adequado controle ambiental e/ou tratamento físico e/ou químico. 
o Restauração: Conjunto de procedimentos específicos para recuperação e 
reforço de documentos deteriorados e danificados. 
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✓ Fatores de Deterioração: dividem-se em quatro grandes grupos: 
o Fatores Ambientais: Temperatura, umidade relativa, radiação da luz e qualidade 
do ar. 
o Agentes Biológicos: Fungos, insetos e roedores. 
o Intervenções Inadequadas: São aquelas intervenções que, mesmo com a 
intenção de proteger o documento, acabam gerando danos ainda maiores. 
o Problemas com Manuseio: Ações que "tocam" o documento, seja durante a 
higienização, transporte e armazenamento, reproduções ou mesmo pesquisa 
pelo usuário. Furtos e vandalismo fazem parte deste grupo. 
 
 
✓ Conservação: ações estabilizadoras que interrompem a deterioração documental. As 
mais importantes são: 
o Higienização: Entre os agentes de deterioração, a "sujidade" é sempre aquela 
que mais afeta os documentos. Os principais tipos de higienização são: 
▪ Limpeza de superfícies: processo mecânico, a seco. 
▪ Higienização de documentos: muita atenção com suportes frágeis que 
não suportam a intervenção. 
▪ Limpeza do espaço físico: pisos, estantes e móveis, sempre com aspirador 
de pó. 
o Pequenos reparos: pequenos reparos são admitidos para interromper processos 
de deterioração documental, por isso são vistos como técnicas de conservação. 
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o Acondicionamento: tem como grande objetivo a proteção dos documentos que 
se encontram em condição fragilizada ou mesmo a proteção daqueles já 
tratados e recuperados. 
o Armazenamento: guarda do documento, ou seja, a sua acomodação em 
estantes, arquivos e armários, estando ele acondicionado ou não. 
o Desinfestação: O mais eficiente meio de combate aos insetos é a chamada 
Fumigação, que deve ser seguida por limpeza com o uso de pano macio, 
escovas e aspirador de pó. Não é mais recomendada com frequência em função 
do uso de produtos químicos prejudiciais aos documentos. 
o Alisamento: Neste processo submete-se o documento a ação do ar com forte 
presença de umidade, até que ele fique "molhado", em uma câmara de 
umidificação. Em seguida o documento é passado a ferro. 
 
✓ Restauração: conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a reversão de 
danos físicos ou químicos adquiridos pelo documento. Principais técnicas: 
o Banho de gelatina: documento é mergulhado em gelatina ou cola, com o intuito 
de aumentar sua resistência. Atrai insetos. Não prejudica visibilidade e 
flexibilidade. 
o Tecido: amplia a possibilidade de ataques de insetos. Objetivo é aumentar a 
resistência e a durabilidade do papel. 
o Silking: utiliza crepeline ou musseline de seda. Difícil e de alto custo. Afeta 
legibilidade e flexibilidade. UV e IV prejudicados. 
o Laminação: envolvimento do documento (duas faces) com acetato e papel de 
seda. Amplia a durabilidade e cria imunidade contra fungo e pragas. 
o Laminação manual: idêntica à laminação, porém substitui o uso da prensa por 
acetona. 
o Encapsulação: técnica moderna. Aplica lâminas de poliéster no documento 
(duas faces) e veda, formando um bolsão. 
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✓ Construção de arquivos: recomendações do Conarq para a construção de edifícios 
arquivos no que diz respeito a Preservação e Conservação de arquivos e documentos. 
o Edifício: escolha da localização é crítica. Deve ter três áreas: depósito, técnica e 
pública. 
o Localização: local seco, livre de inundações, sem vento, longe do mar, de 
indústrias, usinas, terminais de transporte, linhas de alta tensão, tráfego intenso, 
etc. 
o Funções: 
▪ Depósitos: 60% da área disponível. Isolado das demais áreas. Não deve 
ultrapassar 200m2 /depósito. Andares mais baixos, mas nunca em 
subsolos ou subterrâneos. 
▪ Áreas de trabalho: 15% da área. Andares superiores. Maior iluminação. 
▪ Áreas públicas: 25% da área. Andares mais altos, iluminados e silenciosos. 
▪ Recepção: Térreo. Acesso para veículos de carga. 
 
o Materiais e equipamentos: devem seguir especificações arquivísticas e de 
segurança: 
▪ Paredes e fachadas: máximo de 20% de janelas. Devem ser repelentes à 
água e pensadas como isolantes térmicos. 
▪ Coberturas: inclinadas, de material térmico isolante e impermeabilizadas. 
o Condições ambientais: condições ideais e estáveis de temperatura (20º C, com 
variação diária de +/- 1º C). e umidade relativa (entre 45% e 55%, com variação 
diária de +/- 5%). 
o Segurança: contínua preocupação em relação à incêndios e inundações. Entrada 
iluminada e visível. Depósito e área publica com acessos totalmente 
independentes. 
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Protocolo 
18) Conceitos e definições 
 
 Protocolo para o SIGA: serviço encarregado do recebimento, classificação, registro, 
distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos. 
 
 Protocolo para o DBTA: serviço encarregado do recebimento, registro, 
classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos. 
 
 Outras definições de Protocolo (cuidado para não se confundir e analise sempre o 
contexto antes de responder!): 
 "número de registro dado a um documento" 
 "nome atribuído ao livro de registros de documentos recebidos ou expedidos" 
 
 Portaria Interministerial 1677/2015: define os procedimentos gerais para o 
desenvolvimento das atividades de protocolo no âmbito dos órgãos e entidades da 
Administração Pública Federal. 
19) Atividades de Protocolo 
 Atividades de Protocolo: consideram-se atividades de protocolo o recebimento, a 
classificação, o registro, a distribuição, o controle da tramitação, a expedição e a 
autuação de documentos avulsos para formação de processos, e os respectivos 
procedimentos decorrentes. 
 
 Recebimento: entrada de documentos na Unidade com atribuições de 
Protocolo ou nas demais unidades do órgão/entidade. O objetivo é realizar a 
formalização dos documentos para que eles cumpram suas funções 
institucionais. 
 
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==248850==
 
 
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 Classificação: análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da 
categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo-se lhes atribuir 
códigos. Ocorre logo na sequência do recebimento dos documentos. 
 
 Registro: atividade do setor de protocolo que consiste na elaboração de 
instrumentos de controle da entrada de documentos e da sua tramitação. 
 
 Distribuição: os documentos que foram recebidos, classificados e 
registrados são então preparados para serem encaminhados aos respectivos 
destinatários internos. Não se esqueça que tanto na etapa de distribuição 
como na expedição, há envio de documentos aos destinatários. 
 
 Controle de Tramitação: controle do curso do documento desde a sua 
produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa. 
Também chamado movimentação ou trâmite. 
 
 Expedição: procedimento de remessa das correspondências ou 
documentos para outras instituições (destinatários externos). Não deve ser 
confundida com a distribuição interna de documentos ou correspondências. 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Vamos ficando por aqui. 
Esperamos que tenha gostado do nosso Bizu! 
Bons estudos! 
 
“A diferença entre o sonho e a realidade é a quantidade certa de tempo e trabalho” 
(William Douglas) 
 
Fernanda Harumi Leonardo Mathias 
@fernandaharu_ @profleomathias 
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