Apostila - Relatório em PDF e envio por Email

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A P O S T I L A C O M P L E T A
Aprenda a Criar um Relatório em PDF
e Enviá-lo por E-mail
V I S U A L B A S I C F O R A P P L I C A T I O N S
VBA nada mais é do que a programação que fica por trás do Excel. Para ser mais preciso, VBA é uma abreviação para Visual Basic for
Applications, que se refere à linguagem de programação que é utilizada dentro dos programas do pacote Office.
Com ele você vai conseguir criar códigos para tornar seu trabalho mais rápido e eficiente no Excel, Word, PowerPoint, Outlook e todos os
outros programas do pacote Office.
Como você já deve ter visto, o VBA é capaz de transformar trabalhos que duram horas em rotinas de apenas alguns minutos/segundos.
Sabendo o trabalho a ser feito, você só precisa dar as instruções ao VBA que ele vai fazer tudo por você de forma rápida e sem erros.
Além de automatizar rotinas repetitivas, ele pode ser utilizado para a criação de formulários interativos que facilitam a inserção de dados nas
planilhas. Pode ser utilizado para criação de relatórios e envio de e-mails. Pode ser utilizado para buscar informações na internet de forma
rápida e precisa.
Basicamente, o VBA pode ser usado em tudo que você faz no Excel e muito mais.
Agora que você já sabe o que é e para que serve esse tal de VBA, vamos começar com os conteúdos para que você aprenda como usar essa
linguagem de programação no seu dia a dia.
O QUE É VBA?
A U L A 3
O QUE VAMOS APRENDER:
Fala Galera! Nessa aula vamos te ensinar algo MUITO ÚTIL que vai te ajudar bastante.
Na verdade, vamos te ensinar 2 códigos em 1. Vamos te mostrar como exportar um arquivo em PDF para que você possa salvar o seu relatório sempre que
precisar.
Também vamos te mostrar como fazer todos ao passos enviar um e-mail com anexos automaticamente utilizando o VBA através do Outlook (lembra que
falamos que o VBA pode ser utilizado em outros programas da Microsoft, né?).
Já pensou fazer tudo isso clicando em um botão? Já imaginou quanto tempo iria economizar diariamente com esse código?
Pois é! Essa é mais uma das utilidades do VBA! Ele vai te ajudar muito a automatizar essas ações e reduzir as tarefas repetitivas.
Imagina a seguinte situação: todos os dias a sua base de dados é atualizada e você precisa enviar um relatório dessa base para o seu gerente por e-mail.
Fazendo isso na mão você perderia bastante tempo, certo?
Com o VBA nós vamos resolver isso e fazer com que essa atividade tome apenas alguns segundos do seu dia. Bora aprender!
Após todos esses conhecimentos, seremos capazes de
criar um código completo...
... Para salvar um relatório em PDF dentro de uma pasta e enviar um e-mail
contendo as informações importantes e um anexo!
O código que vamos criar é relativamente simples, mas o resultado dele é incrível!
Vamos primeiro obter algumas informações do nosso relatório e armazená-las em variáveis. Feito isso, vamos exportar nosso relatório em PDF.
Feitas essas duas etapas, vamos partir para a construção do e-mail utilizando as variáveis com as informações que guardamos inicialmente e
anexando o relatório em PDF.
Por fim, vamos enviar esse e-mail com as informações mais relevantes e o relatório completo em PDF.
Resumo Rápido:
Vamos salvar o relatório em PDF em uma pasta. Em
seguida, vamos pegar as informações mais
importantes do relatório e criar um e-mail para enviar
ao nosso gerente!
ENTENDENDO O CÓDIGO
Esse código que vamos criar vai nos dar 2 resultados. O primeiro deles vai ser o arquivo salvo em PDF com as informações do
relatório para guardar ou enviar por e-mail.
Já o segundo resultado é deixar o processo de envio de e-mails automático e padronizado (com o relatório em anexo).
ENTENDENDO O RESULTADO
P R O G R A M A Ç Ã O E M
Inicialmente, vamos guardar algumas 
informações importantes do relatório 
em variáveis, e em algumas delas já 
vamos fazer uma formatação de 
moeda para melhorar o entendimento.
Em seguida, vamos salvar as 
informações da aba onde temos os 
gráficos do nosso relatório em PDF 
para facilitar a visualização.
Para finalizar, vamos juntar todas 
essas informações para construir o 
nosso e-mail e enviar para a pessoa 
responsável!
ENTENDENDO O CÓDIGO
Agora que você já sabe o que o código faz, vamos à explicação mais detalhada de cada uma das partes:
DETALHANDO O CÓDIGO
1. Temos o início da macro com o nome gerar_relatorio_e_enviar_email();
2. Em seguida, estamos criando uma variável para cada informação importante que vamos guardar do nosso relatório: faturamento,
quantidade, ticket_medio, filial e produto.
3. As 3 primeiras variáveis serão formatadas como moeda utilizando o Format para isso!
OBS: É importante que você veja que estamos utilizando o Sheets para indicar de qual aba estamos pegando essas informações, pois sem ele
o Excel vai puxar da aba em que você começou a executar o código.
1. Inicialmente, vamos criar uma variável caminho, onde vamos colocar o caminho em que do arquivo em PDF será exportado. Esse caminho
é onde o arquivo em PDF vai parar, então pode deixar assim mesmo que ele ainda não tenha sido criado.
2. Em seguida, vamos ao código da gravação do arquivo em PDF. Nele, vamos exportar o conteúdo da nossa aba Análise como PDF para o
caminho indicado (que está na variável caminho).
OBS: Você não precisa gravar esse tipo de código mais complexo, quando tiver dúvidas de como fazer alguma ação dentro do VBA você pode
utilizar a ferramenta de Gravar Macro que o Excel vai te mostrar em código como aquela ação funciona dentro do VBA.
Dessa forma, fica muito mais fácil para fazer tarefas mais complexas e é uma maneira de conseguir o código sem precisar de muito esforço ou
ficar lembrando vários códigos diferentes!
Vamos à segunda parte do código, que é onde vamos exportar o arquivo em PDF:
DETALHANDO O CÓDIGO
1. Nessa parte já vamos utilizar alguns comandos específicos para interagir e criar o e-mail utilizando o Outlook. Como falamos anteriormente,
o VBA tem aplicações nos programas do pacote Office (Outlook, PowerPoint, Word...) e, por isso, conseguimos fazer essa interação de forma
fácil.
2. Em seguida, temos 2 variáveis sendo criadas, na qual a primeira vai armazenar o e-mail da pessoa que vai receber o e-mail e a segunda
vai receber o assunto do e-mail.
Vamos à terceira parte do código, que é onde vamos começar as configurações para o envio do e-mail:
DETALHANDO O CÓDIGO
1. Iniciamos essa parte escrevendo o corpo do nosso e-mail com a linguagem HTML para facilitar a escrita e deixar ela mais apresentável.
2. Veja que vamos utilizar as variáveis que definimos logo no início do código para mostrar as informações importantes no corpo do e-mail.
3. Em seguida, nós vamos atribuir um anexo ao e-mail utilizando o mesmo caminho que exportamos o arquivo em PDF nos passos anteriores.
4. Por fim, vamos enviar o e-mail e teremos uma caixa de mensagem informando que o envio foi concluído!
Vamos à última parte do código. Nessa parte vamos escrever o corpo, anexar o arquivo em PDF e enviar o e-mail:
DETALHANDO O CÓDIGO
RESULTADO
Aqui temos o resultado do nosso envio:
Como falamos anteriormente, temos dois resultados ao final do código. O
primeiro deles é o relatório que foi exportado em PDF contendo todas as
informações relevantes da nossa base de dados.
O segundo resultado é o próprio e-mail que, além de ter um texto padronizado,
inclui vários indicadores-chave (em negrito) que facilitam o entendimento do
panorama geral da empresa!